MaitriseSID 2000 BAUSSARD

Transfert d’une base documentaire préexistante en droit
de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la société

Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans
l’optique d’une utilisation élargie à l’ensemble du fonds
documentaire
Hélène Baussard
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Hélène Baussard. Transfert d’une base documentaire préexistante en droit de la concurrence sur le
logiciel DocuShare (de la société Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans l’optique d’une util-
isation élargie à l’ensemble du fonds documentaire. Sciences de l’information et de la communication.
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abroad, or from public or private research centers. publics ou privés.
Hélène BAUSSARD
MAITRISE EN
SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION
Rapport de stage
Stage effectué du 10 avril au 21 avril 2000

et du 13 juin au 22 septembre 2000
Au sein du
Cabinet RAMBAUD MARTEL
(PARIS 16ème)
Sous la direction de :
Monsieur COTTE, responsable universitaire

Monsieur THIBAULT, responsable professionnel
19 Septembre 2000
LILLE 3
UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE
UFR IDIST
B.U.C. LILLE 3
D 021 570078 3
Sùo\*Mi
INTITULE DE LA MISSION DE STAGE
TRANSFERT D'UNE BASE DOCUMENTAIRE PREEXISTANTE EN
DROIT DE LA CONCURRENCE SUR LE LOGICIEL DOCUSHARE
(DE LA SOCIETE XEROX) : PARAMETRAGES, TESTS ET

EVALUATIONS DANS L'OPTIQUE D'UNE UTILISATION ELARGIE
A L'ENSEMBLE DU FONDS DOCUMENTAIRE.
?
SOUTENANCE MAITRISE SID MARDI 19 SEPTEMBRE 10H
HELENE BAUSSARD
INTITULE DE LA MISSION DE STAGE :
«
Transfert d'une base documentaire préexistante en droit de la concurrence sur le logiciel
DocuShare (de la société Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans l'optique d'une
utilisation élargie à l'ensemble du fonds documentaire »
PLAN DE LA SOUTENANCE
1 / Présentation du Cabinet d'Avocats Rambaud Martel
2 / Présentation du sujet du stage

-
rappel du sujet
-
objectifs de la mission
-
enjeux de la mission
-
pour quels usages et usagers ?
3 / Méthodes
-
méthodes envisageables
-
méthodes réellement suivies
regrets
-
-
outils à disposition
4 / Exposé de la démarche suivie et des résultats obtenus

a : introduction au logiciel
-
grandes étapes de la mission

-
présentation logiciel
1
b : création de la base Test sous DocuShare
-
saisie données
présentation et avis des usagers
c : analyses et perspectives relatives au projet DocuShare

-
aspects positifs et négatifs du logiciel

-
pré-requis pour élargir la base

-
perspectives
5 / Conclusion : présentation de l'écart entre les résultats et les objectifs

initiaux
-
erreurs et
problèmes rencontrés
-
conclusions sur le choix du logiciel
-
avis sur la valeur formatrice du stage
Pièces jointes : impressions écran du logiciel pour commentaires.
2
REMERCIEMENTS
3
Remerciements
Je tiens tout particulièrement à remercier :
Mlle Lucie Debard et M. Laurent Thibault, documentalistes chez Rambaud Martel,
pour leur aide, leur soutien ainsi que leur gentillesse durant tout le stage.
Mme Delphine Deschamps, avocate associée au sein de la SCP Rambaud martel,

pour m'avoir recrutée en tant que stagiaire en documentation.
M. Jean-Pierre Martel, M. Christophe Lapp et Mme Françoise Mertz, avocats

associés au sein de la SCP Rambaud Martel pour leur confiance en mon travail et
leur sincérité.
M. Cotte, professeur à l'université de Lille 3, pour avoir accepté d'être

mon maître de stage ainsi que pour ses conseils.
Toute l'équipe du Cabinet Rambaud Martel, les avocats comme le personnel

administratif, pour leur gentillesse et leur disponibilité.
PLAN DU RAPPORT DE STAGE
5
Plan du rapport de stage
Introduction -
page 8
1 / Présentation - page 11
A : Présentation du Cabinet Rambaud Martel -
page 12
B : Présentation du centre de documentation du Cabinet -
page 14
1 :
L'organisation de l'espace - page 14
2 : Le fonds documentaire -
page 15
C : Présentation du mode de fonctionnement du centre de documentation
—page 16
2 / La méthodologie employée durant ce stage -page 20

A : l'observation —
page 21
B : Les entretiens informels -
page 21
C : La méthode pour le transfert des données -page 22
D : La préparation d'une opération de communication -page 22
E :
L'analyse après réalisation de la base test - page 22
F : La rédaction d'un petit guide d'utilisation DocuShare -page 23
3 / La naissance du projet d'informatisation -page 24

A :
L'origine du projet - page 25
B : Quel type d'informatisation ? -page 25
C : Pour quels usages et usagers ? - page 26
4 / Un projet de GED (gestion électronique de documents) : le logiciel DocuShare
page 30
-
A : Les notions de GED, d'Intranet et de Groupware -page 31

B : Présentation du logiciel DocuShare - page 33
C : Les grandes étapes du projet - page 35
5 / La base Test sous DocuShare -

page 37
A : Le choix de la base Test -
page 38
B : Le transfert des données -
page 38
6
C : Les difficultés rencontrées au fur et à mesure de la saisie des données
page 40
—
6/ La présentation de la base Test le 12 juillet 2000 —page 43

A : Rapport de la présentation du 12 juillet 2000 -page 44
B : L'importance de la notion de confidentialité des données - page 45
C : Conclusion de la présentation du 12 juillet 2000 -page 46
7 / Les analyses en vue d'un élargissement de l'utilisation de DocuShare - page 47

A : Analyse des aspects positifs et négatifs du logiciel DocuShare -page 48
B : Analyse des pré-requis nécessaires à tout élargissement de la base - page 63
C : Petit guide illustré à l'usage des utilisateurs et des administrateurs de
DocuShare -
page 66
1 : Se connecter à la base DocuShare -
page 68
2 : Utiliser la fonction « Quoi de neuf » - page 69
3 : Visiter la « carte du site »
-page 70
4 :
Naviguer dans les collections et les fichiers -page 71
5 : Utiliser la fonction « rechercher » -
page 73
6 : Ajouter une collection ou un fichier (en mode administrateur)
page 74
-
7 : Modifier des collections ou des fichiers (en mode administrateur)

page 76
-
Conclusion -
page 78
Glossaire -
page 82
Bibliographie - page 85
Annexes -
page 88
Plaquette de présentation du logiciel DocuShare

Extraits de la page DocuShare du site Internet de Xerox (US)
Conférences de presses de la société Xerox concernant DocuShare (en anglais)
Extrait du manuel de l'utilisateur fourni avec le logiciel DocuShare
7
Paris, le 04/09/2000
Monsieur,
Je vous envoie comme convenu un exemplaire de mon rapport de stage. J'espère qu'il arrivera
chez vous dans les délais fixés par l'université, à savoir quinze jours avant la soutenance, prévue le 19
septembre 2000.
Je tiens juste à préciser que la couleur mauve prédominante dans ce rapport est due à un caprice
de mon
imprimante, qui a décidé au moment de l'impression finale du rapport de transformer tout ce qui
était gris en mauve ... Ne pouvant pas l'expliquer ni encore moins y remédier pour le moment, je me
permets de vous envoyer le rapport dans cet état !
Enfin, je vous redonne mes coordonnées pour toute remarque ou interrogation que vous auriez à
me
communiquer avant la soutenance, suite à la lecture de ce rapport :
Hélène BAUSSARD
12 rue Victor Basch
94220 Charenton le Pont
Tel : 06 62 04 30 69
e-mail : helene.baussard@free.fr
En vous souhaitant bonne lecture, cordialement,
Hélène Baussard.
INTRODUCTION
8
Introduction
Etudiante en maîtrise SID (Sciences de l'Information et de la Documentation) au sein

de F UFR IDIST (Information, Documentation, Information Scientifique et Technique) à
l'université de Lille 3, j'ai choisi d'effectuer mon stage de maîtrise au sein de la SCP Rambaud
Martel, société d'Avocats à la Cour de Paris, située à Paris dans le 16ème arrondissement. Ce
stage, d'une durée de quatre mois (du 10 au 21 avril durant les vacances de Pâques puis du 13
juin au 29 septembre), devait en conformité avec le souhait des responsables de la formation
Maîtrise SID, comporter une mission déterminée par avance, d'un niveau qualifié de
« maîtrise » (bac + 4). Cette mission fut choisie avec les documentalistes du Cabinet, et
validée par M. Cotte, professeur au sein de l'IDIST, et maître de stage à cette occasion.
L'encadrement sur le lieu du stage fut assuré par les deux documentalistes en poste, Lucie
Debard et Laurent Thibault. L'intitulé de la mission était le suivant : « Transfert d'une base
documentaire préexistante en droit de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la

société Xerox) : paramétrages, tests et évaluations dans l'optique d'une utilisation
élargie à l'ensemble du fonds documentaire ». La question posée tout au long de la
mission, et qui nous sert de fil directeur pour ce présent rapport, est donc la suivante : est-ce
que le logiciel DocuShare répond aux besoins, aux attentes du Cabinet Rambaud Martel ? Ce
présent rapport détaille les différentes étapes de cette mission, correspondant à un projet
d'informatisation de certaines données du Cabinet, et plus précisément au test d'un logiciel de
gestion électronique de documents nommé DocuShare.
D'autre part, le stage se déroulant principalement durant les mois d'été, période de
vacances des documentalistes de la SCP Rambaud Martel, cette mission fut partagée environ
à mi-temps avec la gestion quotidienne du service de documentation. Les tâches réalisées
avec l'aide de l'équipe de documentation furent variées. La matinée était consacrée
principalement à l'élaboration d'une revue de presse disponible quotidiennement à la
bibliothèque pour consultation des avocats, collaborateurs ou associés, voire des stagiaires
juristes ou autres personnes intéressées. La gestion du courrier se faisait aussi en matinée, et la
diffusion de certaines revues
y était associée. Je participais aussi à d'autres tâches ponctuelles,
comme
par exemple à certaines recherches documentaires (recherches de presse,
thématiques, d'informations sur une société, etc...), à l'élaboration d'un Press Book, à la
refonte du catalogue, à des tâches de catalogage d'ouvrages récents...
9
Enfin, par certains aspects, ce stage se fit aussi en collaboration avec deux autres
stagiaires, présents pour l'un aux mois de juillet et août, et pour l'autre aux mois de juillet,
août et septembre. L'un d'entre eux, Grégory, était aussi élève en maîtrise SID. Suivi lui aussi
par M. Cotte en tant que tuteur de stage, sa mission se plaçait en amont de la mienne, car il
avait à réaliser une étude préliminaire au projet d'informatisation, concernant les usages et les
usagers du service de documentation, en élargissant sur les besoins et les attentes en matière
d'informatisation. Quant à Cécile, la dernière stagiaire, elle travaillait plus particulièrement sur
la documentation papier suivant le même plan de classement que celle qui serait transférée
dans la base de données DocuShare pour effectuer les tests. Nos trois travaux étaient donc en
relation étroite, tandis que nous partagions les tâches quotidiennes que les documentalistes
nous confiaient.
Il est nécessaire aussi de préciser un point important qui conditionne notamment

l'écriture de ce rapport de stage. Il s'agit de la clause de confidentialité à laquelle nous étions
soumis en tant que stagiaires : en effet, le cadre de ce stage étant celui d'un Cabinet d'avocat,
aucun document, ni nom de partie ou d'affaire traitée par les avocats, ne devaient sortir des
murs du Cabinet. C'est la raison pour laquelle je ne parlerai pas dans ce rapport de façon
précise du contenu de la base DocuShare sur laquelle se fonde ma mission de stage, mais je
précise ici qu'il ne s'agit pas de données indispensables à la compréhension de cette mission.
10
PARTIE 1 : PRESENTATION
PRESENTATION DU CABINET RAMBAUD MARTEL
-
PRESENTATION DU CENTRE DE DOCUMENTATION DU CABINET
-
PRESENTATION DU MODE DE FONCTIONNEMENT DU CENTRE
DE DOCUMENTATION
il
1 / Présentation
A : présentation du Cabinet Rambaud Martel
La SCP Rambaud Martel est une société d'avocats à la Cour de Paris : il s'agit d'un
Cabinet de soixante-dix avocats, situé dans le 16ème arrondissement de Paris. Les avocats
exercent une profession libérale et ne sont donc pas salariés de la société, qui possède le
statut particulier de SCP ou Société Civile Professionnelle. Le Cabinet compte 27 avocats
associés, 43 collaborateurs, et 38 salariés non-avocats. Il est partagé entre trois étages d'un
immeuble, et le centre de documentation se situe au deuxième étage depuis 1999.
Le Cabinet Rambaud Martel est né en 1925 de la volonté de M. et Mme Henri
Rambaud. Jean-François Rambaud, fils de Henri Rambaud, et Jean-Pierre Martel rejoindront

cette structure
respectivement en 1952 et 1967, d'abord en qualité de collaborateurs puis
d'associés. En 1970, le Cabinet se regroupe avec une dizaine d'autres afin de créer la plus
grande structure d'avocats de l'époque, connue sous l'appellation de 1' « Avenue de
Lamballe », du nom de la me où elle était implantée. N'ayant finalement pas trouvé dans ce
cadre les éléments les satisfaisant, Jean François Rambaud et Jean-Pierre Martel quittent cette
structure avec leurs collaborateurs pour créer la SCP Rambaud Martel en 1977. Ils
développent alors un Cabinet ayant vocation à couvrir l'ensemble des besoins juridiques des
entreprises, en conseil et en contentieux, avec la volonté d'offrir un service personnalisé et de
qualité. Ils enrichissent aussi le Cabinet de spécialités fortes, notamment dans le domaine des
travaux publics et de la construction, et leur succès dans de grands dossiers financiers et
contentieux a
beaucoup contribué à la notoriété du Cabinet et à sa réputation de sérieux et
d'efficacité. Aujourd'hui, M. Martel est toujours en activité, tandis que M. Rambaud a pris sa
retraite il y a quelques années.

Le Cabinet rassemble aujourd'hui 27 associés et 47 collaborateurs : il a beaucoup
grossi ces trois dernières années et a encore vocation à accueillir de nouveaux collaborateurs.
Chaque associé supervise un à trois collaborateurs qui ont vocation à travailler avec lui en
particulier, ce qui ne les empêche cependant pas d'être sollicités par d'autres associés. Chaque
équipe associé / collaborateurs est assistée par une ou deux secrétaires. La politique
d'association pratiquée par le Cabinet est celle de la rapidité afin que les bons éléments restent
attachés au Cabinet ; la quasi-totalité des associés ont ainsi débuté leur carrière en tant que
12
jeunes collaborateurs du Cabinet. L'intégration en tant qu'associé se fait en moyenne tous les
deux ans
après cinq ou six ans de présence dans le Cabinet.
L'organisation du Cabinet répond à un souci essentiel de continuité, de solidarité et
d'intégration dans une équipe soudée. La structure est composée d'équipes de généralistes
avec des activités dominantes. Ainsi, si l'objectif est de pouvoir assister l'entreprise dans tous
les problèmes qu'elle qu'en soit la forme, les associés sont aussi des spécialistes pointus dans
certaines matières ou certains secteurs d'activités. Face à cette vocation généraliste du
Cabinet, résolument tournée tout de même vers les entreprises et donc les affaires, les
domaines d'activités du Cabinet sont très nombreux et variés :
droit des sociétés, bourse et finance

droit public économique
contentieux, arbitrage et médiation
concurrence et concentration
droit communautaire et international privé

droit pénal des affaires
prévention et traitement des difficultés des entreprises
droit social
propriété intellectuelle
communication et publicité
immobilier et construction
droit des obligations et droit de la responsabilité

fiscalité
nouvelles technologies
Chaque associé est responsable du contrôle qualité des travaux dont il assume la
responsabilité à l'égard des clients, avec contrôle croisé d'un ou plusieurs autres associés sur
les dossiers délicats.
Quant à la gestion du Cabinet, ou fonctionnement de la SCP, elle est assurée par un

comité dédié, composé de cinq associés et d'une équipe administrative et comptable de trois
personnes. De plus, chaque associé est en charge particulièrement au sein de la SCP d'une
responsabilité particulière, comme par exemple la gestion des ressources humaines, de
l'informatique ou bien encore de la documentation...
13
B : présentation du centre de documentation du Cabinet
Le Cabinet Rambaud Martel possède depuis le début des années 1980 un centre de
documentation, que les usagers désignent souvent sous le nom de « bibliothèque » dont la
gestion est confiée à une équipe de deux documentalistes. Les deux personnes qui la gèrent
sont deux documentalistes, Laurent Thibault et Lucie Debard, arrivés tous deux au Cabinet
en 1997. La responsabilité du centre de documentation est confiée à Laurent Thibault, cadre
documentaliste.
1 :
L'organisation de l'espace
La bibliothèque du Cabinet Rambaud Martel est un espace d'environ 120 m2, divisé en
trois salles principales. Sur tous les murs sont dressées des bibliothèques qui accueillent en
leurs rayons des ouvrages de droit dans différents domaines. Le rayonnage suit un plan de
classement spécifique :
1.1 Droit commercial
1.2 Droit des sociétés
1.3 Droit bancaire
1.4 Droit boursier
2.1 Droit international, droits étrangers, arbitrage

2.2 Droit communautaire
3.0 Droit du transport
3.1 Droit économique

3.2 Droit de la communication, de la propriété intellectuelle et des nouvelles technologies
4.1 Droit fiscal
4.2 Gestion
5 Droit social
6.1 Droit administratif
6.2 Droit public des affaires

6.3 Droit de la construction et de l'urbanisme
6.4 Droit immobilier
6.5 Droit de l'environnement
7 Droit civil, Droit des assurances
14
8 Procédure civile et Procédure pénale
9 Droit pénal
Codes, mémentos et autres usuels (tels que dictionnaires, lexiques, Quid...)
Ce plan de classement par matière est noté sur les ouvrages ainsi que sur les étagères : les
neuf parties principales sont signalées chacune par une couleur différente sur la cote des
ouvrages. La signalétique est ainsi claire et simple, afin que les usagers soient le maximum
autonome.
Dans chaque salle principale est situé le bureau d'un des deux documentalistes. En entrant
dans la bibliothèque, on trouve sur la gauche une première salle, avec attenant le bureau de
Lucie Debard. C'est dans cette partie de la bibliothèque que l'on trouve la photocopieuse,
l'imprimante réseau, les quatre ordinateurs en libre accès pour les stagiaires juristes et autres
utilisateurs, permettant les recherches sur cédéroms, l'accès à Internet et le traitement de

texte. Les codes, cédéroms et autres usuels se trouvent dans l'enceinte du bureau de Lucie.
De l'autre côté, on trouve deux salles : dans l'une d'elle se situe le bureau de Laurent Thibault.
Il s'agit des deux salles de travail où sont installés les stagiaires juristes (ils sont en
permanence une dizaine), ainsi que plus ponctuellement des avocats venus effectuer une
recherche hors de leur bureau.
2 : Le fonds documentaire
Le Cabinet possède un fonds documentaire bien fourni. Quantitativement, la

bibliothèque rassemble environ 1050 ouvrages, de type encyclopédies et monographies, ainsi
qu'une centaine de codes et mémentos qui sont extrêmement utilisés. Ces codes paraissent de
façon annuelle ou biennale : à chaque nouvelle parution, la collection est renouvelée. Les
codes les plus utilisés sont parfois achetés en double exemplaire. Le marché des codes est
dominé par deux éditeurs principalement, qui sont Dalloz et Litec. Les méméntos paraissent
chez Francis Lefebvre. En règle générale, quelques éditeurs dominent le marché de la
documentation juridique : on peut citer ainsi Lamy, les éditions du Juris Classeur, LGDJ,
Dalloz...
La bibliothèque est abonnée à un grand nombre de revues et d'ouvrages à mise à jour

(une des spécificités de la documentation juridique). Les abonnements à des revues juridiques
sont environ au nombre de cent vingt : on peut citer comme exemple le Recueil Dallo% la
Galette du Palais, Les Petites affiches, ou la Semaine juridique JCP (Juris Classeur Périodique, en
15
trois éditions différentes :
entreprise, générale et notariale). La bibliothèque est aussi abonnée
à une
vingtaine de titres de périodiques courants tels que les quotidiens Te Monde, Ta Tribune,
Tes Echos, lAGEl'l, et d'autres encore...
Enfin, la bibliothèque possède une vingtaine de cédéroms de droit, qui permettent des
recherches plus rapides : on notera par exemple les trois cédéroms concernant la Cour de
Cassation, ou encore les cédéroms nommés « Lois et Règlements », « les Petites Affiches »,
« Dalloz », « Navis social », « Juridisque Concurrence », « Conseil d'Etat », etc...
Dernièrement, les documentalistes se servent aussi régulièrement des bases de
données Minitel ou Internet :
par exemple, ils sont abonnés au service Minitel Infogreffe, qui
leur fournit des renseignements sur les entreprises, et utilisent aussi des services comme le
3617 Jurifrance, qui permet de retrouver des données juridiques non disponibles à la
bibliothèque. Des sites Internet leur servent aussi pour certaines recherches ou pour assurer
une veille parlementaire, comme les sites de l'Assemblée Nationale ou du Sénat, par exemple.
Synthèse
Support papier Périodiques
monographies et encyclopédies
codes et mémentos
Support hors ligne Cédéroms
Support en ligne Internet

Bases de données Minitel
C : présentation du mode de fonctionnement du centre de documentation
Les documentalistes, au nombre de deux comme il a été dit précédemment, observent

une
répartition des tâches quotidiennes ou hebdomadaires à accomplir, sans que cette
répartition ne fige totalement les rôles de chacun, de sorte que chacun des deux puisse
remplacer l'autre durant une période de vacances ou un congé imprévu. Ces tâches sont à la
fois nombreuses et variées.
Quotidiennement, le centre de documentation du Cabinet réalise une "revue de

presse" consistant en une liste analytique de références, tirées de plusieurs journaux auxquels
le centre est abonné (des quotidiens comme T'Agefi, Tes Echos, Ta Tribune, 1m Monde, 1m Figaro,
Ubération, The Wall Street journal, The Financial Times, auxquels s'ajoutent plusieurs
hebdomadaires tels que Te Canard Enchaîné, 1m Point, Te Nouvel Observateur, T'express, The
16
Economist, business Week; et des mensuels ou bimensuels comme UExpansion, le Nouvel
Economiste...). Les documentalistes procèdent donc chaque matin à une lecture de tous ces
journaux ou revues, puis sélectionnent les références des articles qu'ils jugent intéressants
pour les avocats, et éditent cette liste de référence afin de la rendre disponible. Les avocats
intéressés par un article viennent ensuite lire à souhait les journaux qu'ils ont repérés. Cette
revue de presse nécessite beaucoup de temps chaque matin, et permet parfois de découvrir
des articles où le Cabinet ou un de ses avocats est cité : dans ce cas, cette lecture matinale
permet à la personne concernée d'être informée tôt de cette citation.

Chaque semaine, l'équipe de documentation réalise un autre produit documentaire,
plus spécialisé, qui sort le vendredi. Il s'agit du "Courrier de la doc", autre liste signalétique de
références bibliographiques classées par thèmes, mais dont les sources proviennent
exclusivement de périodiques juridiques. Les principaux titres retenus pour l'élaboration de ce
produit documentaire sont les suivants : BALO (Bulletin des Annonces Eégales Obligatoires),
Bulletin comptable et financier, Bulletin Joly bourse, Bulletin Joly sociétés, BRDA (Bulletin rapide de droit
des affaires), Droit et patrimoine, Droit et patrimoine hebdo, Droitpénal, Droit des sociétés, Actespratiques,
Galette du Balais, Journal Officiel série Lois et Décrets, Petites affiches, Procédures, Recueil Dallo%, Revue
dejurisprudence commerciale, Revue dejurisprudence Droit des affaires, Revue desprocédures collectives, Revue
des sociétés, Revue trimestrielle de droit civil, Revue trimestrielle de droit commercial, Semainejuridique édition
entreprise et Semaine juridique édition générale. Une fois cette liste publiée, les avocats qui le
désirent viennent lire les articles qu'ils ont repérés dans la liste directement à la bibliothèque
ou demandent en
prêt les périodiques concernés.
D'autre part, l'équipe a en permanence sous sa responsabilité (tout au moins physique)
une dizaine de stagiaires juristes. Il s'agit d'étudiants en droit, le plus souvent en phase
avancée d'études (la plupart est à l'Ecole du Barreau ou en troisième cycle). Ils effectuent un
stage au Cabinet d'une durée variable, souvent longue (de quatre à six mois) et leurs arrivées
s'échelonnent sur toute l'année. La bibliothèque est leur point d'ancrage, c'est à cet endroit
qu'ils effectuent les recherches que leurs confient selon un fonctionnement bien réglé
associés et collaborateurs. Leur présence représente une part de travail conséquente pour les
documentalistes, car ils ont souvent à les aiguiller dans leurs recherches et vers les sources
disponibles, notamment à chaque nouvelle arrivée de stagiaires. Ces futurs avocats (ils se
destinent à ce métier pour la plupart) sont donc le premier public de cette bibliothèque, dans
le sens où ils y sont constamment. Néanmoins, leurs recherches, effectuées pour de tierces
personnes, se répercutent logiquement à tous les étages du Cabinet. De plus, il est fréquent
17
que des avocats se déplacent personnellement à la bibliothèque pour effectuer une recherche
(certains d'entre eux étaient d'ailleurs en stage il y a à peine quelques années, dans le même
lieu).
Les documentalistes effectuent aussi un gros travail de fond, qui consiste en un suivi
constant de tous les travaux parlementaires, une veille permanente qui aboutit à la
constitution de gros dossiers où l'on peut absolument tout trouver sur une loi, de son
élaboration à son aboutissement. Ce suivi demande de nombreuses heures de travail et de
multiples recherches.
Les documentalistes assurent également de nombreux travaux quotidiens. Par
exemple, le Cabinet possède un Press Book (ou ouvrage répertoriant les articles de journaux
ou autres communiqués de presse dans lesquels il est question du Cabinet, d'une affaire
traitée, d'un avocat de la SCP...) qui est confié en double à l'une des documentalistes. Elle
gère sa mise à jour au fur et à mesure des articles retenus, ce qui nécessite une mise en page
parfaite (le Press Book est visible par les clients - réels ou potentiels - du Cabinet à l'accueil
du 4ème étage). D'autre part, la gestion du courrier (abondant chaque matin), de tous les
abonnements, de la diffusion et du prêt des revues, ainsi que de la comptabilité du centre
occupe une part importante du temps du personnel de la bibliothèque.

Enfin, une des spécificités du droit est que de nombreux ouvrages sont dits "à mise à
jour", c'est à dire que de nombreuses parties de ces encyclopédies ou autres dictionnaires
permanents sont refondues régulièrement : il peut s'agir d'ajouts, de suppressions, de
modifications... La liste en est impressionnante, les mises à jour arrivent quasiment
quotidiennement : ce travail demande beaucoup de patience, de minutie et de sérieux. Il s'agit
d'une tâche très longue et fréquente. Les cédéroms eux aussi nécessitent des mises à jour
environ tous les trois mois.
Enfin, l'équipe de documentalistes effectue constamment des recherches ponctuelles
pour les avocats : ceux-ci leur envoient une demande de recherche par téléphone ou par mail,
ou se
déplacent à la bibliothèque et les documentalistes font au mieux pour les satisfaire
rapidement. En effet, ces demandes sont le plus souvent marquées par l'urgence. Ces
recherches peuvent être simples comme une commande de Kbis (recherche sur l'état d'une
société sur
Infogreffe, serveur Minitel auquel le centre est abonné), ou des commandes de
documents à la bibliothèque de l'Ordre des avocats, ou Bibliothèque du Palais ; mais il peut
aussi s'agir de recherches plus compliquées, prenant plus de temps et demandant davantage
de réflexion.
18
Synthèse
Les tâches essentielles du centre Aide aux
stagiaires avocats
de documentation Courrier de la doc
Gestion de la bibliothèque
Gestion de la facturation
Mises à jours des ouvrages et
cédéroms
Press Book
Recherches documentaires
Revue de presse
Traitement du Courrier
Veille parlementaire
PARTIE 2 : LA METHODOLOGIE EMPLOYEE DURANT CE STAGE
-
L'OBSERVATION
-
LES ENTRETIENS INFORMELS
-
LA METHODE POUR LE TRANSFERT DES DONNEES
-
LA PREPARATION D'UNE OPERATION DE COMMUNICATION
L'ANALYSE APRES REALISATION DE LA BASE TEST
-
LA REDACTION D'UN PETIT GUIDE D'UTILISATION DOCUSHARE
20
2 / La méthodologie employée durant ce stage
J'ai choisi de noter ici les grandes lignes de la méthodologie propre à ce rapport de
stage, et de renvoyer pour plus de précisions sur chaque point aux parties respectives du
rapport. En effet, la méthodologie se trouve de la sorte intégrée chronologiquement et
logiquement au cœur même du rapport de stage.
A : L'observation
L'observation m'a été fort utile pour développer les parties du rapport concernant la
présentation du Cabinet et de la bibliothèque (1 / présentation) ainsi que pour la partie
concernant la naissance du projet d'informatisation (3 / la naissance du projet
d'informatisation). En effet, ces descriptions se fondent quasiment uniquement sur
l'observation, à laquelle on peut ajouter les nombreux conseils donnés par les documentalistes
en
poste.
B : Les entretiens informels
Je parle ici d'entretiens informels car il ne s'agit pas d'entretiens préparés à l'avance,
selon un
processus bien défini et scientifique, et des rendez-vous pris avec les personnes.
Toutefois, il m'a semblé bon de parler ici des ces entretiens informels, car ils ont été tout au
long du stage un moyen indispensable de communication et d'information. En effet, le

dialogue a été primordial, tout d'abord entre les documentalistes et moi, puisque nous avons
eu de nombreux entretiens sur

chaque point du projet d'informatisation, mais aussi avec
d'autres personnes du Cabinet, au détour d'un couloir, qui m'ont permis de récolter parfois
des informations intéressantes pour mon projet. Ces entretiens informels se retrouvent donc
partout disséminés dans le rapport.
Je n'ai pas fait de questionnaire pour l'étude des usages et des besoins en matière
d'informatisation pour des raisons que j'ai déjà précisées : en effet, Grégory Schaub menait
parallèlement dans le même lieu de stage une étude sur les usages et les usagers qui devait se
conclure sur l'informatisation. Je me devais donc de ne pas empiéter sur son sujet de stage. Il
pose d'ailleurs dans son questionnaire des questions précises concernant l'informatisation,
sur
lesquelles nous avons réfléchi en commun, qu'il analyse ensuite.
21
C : La méthode pour le transfert des données
Cette partie technique du stage (4 / La première étape du projet : la base Test) s'est
opérée à vrai dire sans méthodologie précise, autre que celle de la rigueur : en effet, je
n'appliquais pas de méthode particulière pour opérer le transfert des données de la base Test,
mais il me fallait procéder pendant toute la durée du transfert aux mêmes opérations
répétitives, en étant rigoureuse et concentrée sur le travail que j'effectuais. Il me fallut aussi
beaucoup de patience pour réaliser ce transfert, qui s'effectuait en Intranet1, ce qui me rendait
dépendante de l'état de saturation ou non du réseau2.
D : la préparation d'une opération de communication.
A deux reprises, mais une seule n'est développée dans ce rapport en raison des dates
de soutenance (5 / La présentation de la base Test le 12 juillet 2000), j'ai du organiser avec
l'aide des documentalistes une présentation du projet et de son avancement, opération

destinée à communiquer sur le projet et aussi à en rassurer certains, ainsi qu'à bien expliquer
ce
que nous étions en train de mettre en œuvre. La première présentation s'est préparée
relativement rapidement, en établissant un petit mémo : récapitulatif du projet DocuShare,
puis choix de quelques exemples clefs à montrer sur la base, démonstration avec ces
exemples, puis conclusion sur l'état du projet. Elle était plus informelle que la seconde, et ne
devait pas durer longtemps. Par contre, même si la seconde présentation, prévue au mois de
septembre en présence notamment de M.Jean-Pierre Martel et d'autres avocats associés, n'est
pas encore préparée à l'heure de la rédaction de ce mémoire, je sais d'avance qu'elle sera plus
officielle et nécessitera plus de préparation et de rigueur dans la présentation.
E :
L'analyse après réalisation de la base Test
Ces analyses se sont déduites de la réalisation et de la présentation de la base Test

(6/A : analyse des points positifs et des points négatifs du logiciel DocuShare et 6/B : analyse
des pré-requis nécessaires à tout élargissement). Elles sont nées de la réflexion que j'avais pu
avoir en transférant les données, en organisant les données dans DocuShare et en naviguant
dans la nouvelle base, ainsi que des commentaires qui furent faits lors de la présentation de la
1
Voir définition n° 7 dans le glossaire page 82.
2
22
base Test. Elles s'appuyaient aussi sur des informations que j'avais reçues de la part des
documentalistes, concernant un possible élargissement de l'informatisation à d'autres données
du Cabinet. Les préconisations pour un élargissement du projet se fondent donc sur les
éléments qui sont apparus indispensables au fur et à mesure que la base Test avançait.
F la rédaction d'un petit guide d'utilisation DocuShare

:
-\X" V""
Ceci concerne la toute dernière partie du rapport, la partie 6/C : rédaction d'un petit
guide administrateur et d'un guide utilisateur. Il s'agit juste de quelques pages sur lesquelles
j'ai inséré des impressions écran de DocuShare, vierges de toute donnée concernant le
Cabinet pour cause de confidentialité des informations, qui montrent les quelques
fonctionnements et
potentialités de base, utiles aux futurs utilisateurs. Il ne s'agit pas d'un
guide très développé, d'autant qu'il existe pour ce faire un manuel de l'utilisateur obtenu avec
le logiciel et donc développé par Xerox, bien plus complet.
Ces quelques points de méthodologie ne sont donc que succinctement développés

dans cette partie du rapport. La méthodologie est ainsi disséminée dans chaque partie du
rapport qui la concerne, ce qui me semblait être une organisation intellectuelle plus logique.
Synthèse
L'essentiel de la méthodologie : observer
écouter
transférer
communiquer
analyser
rendre accessible
23
PARTIE 3 : LA NAISSANCE DU PROJET D'INFORMATISATION
-
L'ORIGINE DU PROJET
-
QUEL TYPE D'INFORMATISATION ?

-
POUR QUELS USAGES ET USAGERS ?
3 / La naissance du projet d'informatisation
A : L'origine du projet
Le projet de mettre en place une base de données et donc de procéder à une opération
d'informatisation est très ancien. Déjà, il y a plus de trois ans, l'ancienne documentaliste alors
en
poste avait réalisé une petite étude sur le sujet : elle s'était documentée alors sur les
logiciels existants et qui pourraient convenir au Cabinet. Mais, par manque de temps (elle était
alors seule à la documentation), cela n'avait pas pu se concrétiser. Par la suite, le projet
d'informatisation est resté au
premier plan : lors de leurs deux recrutements en 1997, Lucie
Debard et Laurent Thibault, documentalistes actuellement en fonction, ont vu ce point
souligné, au premier rang des grandes choses à mettre en œuvre dans un avenir proche.
Malheureusement, des tâches plus urgentes de refonte, de réorganisation du centre de
documentation, ainsi qu'un déménagement les ont empêchés de se mettre à l'ouvrage sur la
base de données. Le projet a vraiment réapparu en 1999 : il y eut alors plusieurs réunions
entre certains avocats et les documentalistes, afin d'évaluer notamment les usages de la future
base, son contenu, les besoins que le Cabinet avait en la matière, etc... Ces réunions ont
permis de déterminer le fil directeur du projet : désormais, les acteurs de ce chantier savaient
vraiment vers
quoi ils allaient et quel était le but à atteindre. Il a même été question d'une
étude qui aurait été réalisée par une personne extérieure, venant d'un Cabinet de conseil et
d'audit, mais le coût exorbitant de ce type d'étude a quelque peu refroidi le Cabinet. C'est
alors qu'une personne de chez Xerox - The Document Company a proposé la solution
DocuShare : le logiciel de gestion électronique de documents a été prêté au Cabinet et installé
sur trois postes en version de démonstration, tandis qu'il était décidé de prendre en l'an 2000
un ou une
stagiaire en documentation pour se plonger dans le projet, les documentalistes
manquant réellement de temps au quotidien pour s'en occuper. L'idée était alors de tester le
logiciel afin d'évaluer s'il correspondait aux besoins et attentes du Cabinet.
B : quel type d'informatisation ?
En premier Heu, il me faut préciser que le projet d'informatisation ne touche pas à

proprement parler la bibhothèque du Cabinet. En effet, les informations et données qui sont
touchées par ce projet ne sont pas celles du centre de documentation. Il ne s'agit donc pas,
comme on aurait pu le penser, de développer une informatisation à partir d'un logiciel
25
documentaire, qui comprendrait une indexation du fonds documentaire avec un thésaurus
ainsi que par exemple une gestion des abonnements du centre de documentation, qui sont
comme nous l'avons vu très nombreux. En fait, cette option n'est même pas envisageable
pour plusieurs raisons. Tout d'abord, il n'existe pas de thésaurus en droit, tant la somme
d'ouvrages est immense : il n'est donc pas possible à l'échelle du Cabinet, à moins d'y
consacrer énormément de temps, d'en réaliser un, ou même une liste d'autorité, qui
permettrait d'indexer le fonds. Or, sans ce thésaurus ou cette liste, on ne peut pas prétendre à
entreprendre une informatisation avec en soutien un logiciel du type de ceux que nous avons
pu observer pendant l'année en maîtrise (comme Taurus par exemple). D'autre part, il n'y a
pas réellement de raisons de procéder à un tel travail : en effet, les avocats représentent un
public très attaché à la documentation papier. Pour s'en rendre compte, il suffit de penser à la
masse de documents rédigés par les avocats... L'écrit est fondamental dans la documentation
juridique. Il n'est donc pas question de tout numériser, comme certains le conseillent
aujourd'hui. De plus, cela nous ramène encore à la question du temps passé à numériser : les
documentalistes ne
peuvent inclure cette tâche dans leurs journées, à moins de délaisser
d'autres tâches plus fondamentales au fonctionnement de la bibliothèque. Pour toutes ces
raisons donc, ce n'est pas le fonds documentaire de la bibliothèque qui est touché par le
projet d'informatisation que je présente ici.

Ainsi, les données qui sont susceptibles de rentrer dans le projet d'informatisation
sont des données internes au Cabinet, à savoir de l'information née du travail des avocats,
comme des assignations, des conclusions, des notes, des mémos, des comptes-rendus, qui
pourraient peut-être resservir à d'autres collègues du Cabinet pour des procédures identiques.
C :
pour quels usages et usagers ?
La base de données qui serait développée sous DocuShare contiendrait donc des
données internes au Cabinet. Ce choix fut déterminé par l'observation des usages des avocats
en matière de documentation interne, et par leurs demandes répétées, leurs besoins donc, de
trouver facilement et rapidement tel ou tel type de document. En effet, le domaine juridique
est le Heu d'une intense production de documents, car les procédures juridiques nécessitent
de nombreuses rédactions tout au long de leur déroulement : on peut citer à titre d'exemple
tous les recours, qu'il s'agisse de conclusions ou d'assignations, auxquels s'ajoutent des
dossiers de plaidoirie, des mémoires, des transactions, des courriers multiples aux chents, des
26
notes, des mémos, etc.. .11 peut aussi s'agir de dossiers entiers réalisés en vue d'une recherche,
qui contiennent des articles de presse, des textes spécialisés, et d'autres documents, et qui
peuvent resservir pour gagner du temps lors d'une recherche du même type. Même si chaque
dossier est un nouveau cas à part entière, et que les avocats font toujours preuve à cet égard
d'une grande capacité d'imagination, et de novation, la structure de certains documents, vidée
de son contenu, peut parfois être réutilisée dans une autre affaire que celle d'origine. Ces
documents sont en quelque sorte « codifiés », c'est à dire qu'il existe des règles de rédaction et
de présentation strictes. De la sorte, un document peut être réutilisé sorti de son contexte,
surtout pour sa structure, en faisant attention bien entendu à ne pas commettre d'impairs.
Mais encore faut-il en connaître l'existence ! Il existe d'ailleurs dans le domaine juridique de
nombreux « modèles »
qui servent à l'élaboration de documents juridiques.
C'est donc dans cette optique, pour cet usage de réutilisation, que le projet existe : il
s'agit de faire en sorte que soient mis en réseau certains documents, ou seulement leur
référence, avec les mentions d'auteur et de date de création. Les « modèles » suscités
pourraient aussi être inclus dans la base. Ainsi, un utilisateur pourrait gagner du temps en se
re-servant d'un document préexistant. C'est donc tout le savoir-faire, la mémoire du Cabinet
qui serait ainsi conservée et surtout réutilisable. Mais il ne s'agit en aucun cas de procéder à
une
opération de numérisation massive, ce qui prendrait beaucoup trop de temps aux
documentalistes, et couperait tout lien entre le créateur d'un document et celui qui aimerait
s'en re-servir.
Dès lors, on imagine un accès simple, en réseau disponible sur chaque poste, qui
permettrait de gagner du temps. Il pourrait aussi y avoir en ligne les textes les plus
fondamentaux des domaines de spécialisation du Cabinet, comme par exemple l'ordonnance
de 1986 en Droit de la Concurrence, à charge aux équipes de déterminer lesquels afin que se
mette en marche une
procédure de numérisation de ces quelques documents. On pourrait
aussi imaginer une liste de liens vers des sites Internet fondamentaux en droit, que tous les
avocats n'ont pas forcément pris le temps de rentrer dans leurs Bookmarks ou Favoris sur
Internet (ou qu'ils ne connaissent pas forcément), afin de leur faciliter les recherches. Tout
ceci permettrait d'effectuer des recherches plus rapides. Cela s'inscrit aisément dans le climat
de travail d'un Cabinet d'avocats, qui se caractérise notamment par l'urgence.
De plus, en dehors des documents des collègues qui pourraient être fort utiles, il peut
être très intéressant aussi, pour chaque personne, de retrouver sa documentation papier
personnelle, ou celle de son équipe, au sein d'une base de données en ligne. Il s'agirait d'un
27
gain de temps considérable, puisque au lieu de rechercher dans tous les classeurs existants, si
tant est
que la documentation papier ait été bien archivée dans des classeurs (et qu'elle ne soit
pas restée à l'état de piles de dossiers dans les bureaux), ils pourraient utiliser un module de
recherche inhérent au
logiciel choisi et retrouver quasi instantanément soit le document en
lui-même, soit son emplacement, son appartenance à un sous-domaine de travail.. .D'autre

part, une telle base permettrait de retrouver plus facilement un document sans
obligatoirement en avoir un souvenir très précis : la recherche par mots-clefs que connaît tout
logiciel, et plus encore les nouveaux modes de recherche en texte intégral3, permettraient ce
type de démarche. D'autant que comme nous l'avons déjà souligné, les avocats ont non
seulement parfois des besoins d'information sans en avoir une idée très précise, mais le tout
se
passe très souvent dans l'urgence : un document rédigé cinq années auparavant doit
pouvoir être retrouvé pour le soir-même ! Il leur faut donc un moyen rapide et efficace de
retrouver simplement et rapidement toute cette documentation, cette production à la fois
informelle et confidentielle.
D'ailleurs, c'est dans cette optique de retrouver facilement et rapidement des

informations que certains des avocats ou des équipes d'avocats ont déjà élaboré ou
commencent à y réfléchir ou à le faire, un plan de classement soit papier (avec souvent une
concordance classeurs de rangements / placards), soit informatique (dans ce cas, le plus
souvent sous Word, avec un système de liens hypertexte4 et de signets, plus quelques
documents à numériser), de leur documentation personnelle ou de celle de leur équipe de
travail. Ils ont donc bien conscience, pour la plupart, d'un besoin de classement,
d'organisation de toute cette documentation papier : ils en connaissent très bien le potentiel
d'information et réalisent donc bien que cela représente un vivier de ressources très
important.
En conclusion, ce projet d'informatisation est né dans l'idée d'offrir aux usagers que
seraient les avocats un

moyen de répertorier, de classer et de retrouver plus facilement
l'information autre
que celle contenue dans les livres ou les cédéroms, eux qui évoluent dans
un domaine où la production de documents est énorme. L'idée était aussi de développer un
usage qu'ils commençaient déjà à mettre en œuvre en créant depuis quelques temps des plans
de classement.
4
28
Synthèse
U sagers Avocats
Documentalistes
Usages Utiliser le document d'un collègue

Retrouver un document existant
Classer la documentation
PARTIE 4: UN PROJET DE GED (GESTION ELECTRONIQUE DE
DOCUMENTS) : LE LOGICIEL DOCUSHARE
LES NOTIONS DE GED, D'INTRANET ET DE GROUPWARE

-
PRESENTATION DU LOGICIEL DOCUSHARE
-
LES GRANDES ETAPES DU PROJET
30
4 / Un projet de GED (gestion électronique de documents) :
le logiciel DocuShare
A : Les notions de GED, d'Intranet et de Groupware
La mission du stage ici présenté consistait à effectuer des tests sur un logiciel de GED,
fonctionnant en Intranet et s'appuyant sur une technologie WEB5. Mais que signifient
concrètement ces termes, aujourd'hui communément utilisés en documentation ?
L'abréviation de GED6 signifie Gestion Electronique de Documents. Cette notion est
très présente dans le domaine de la gestion documentaire, mais elle ne s'applique pas
uniquement à la documentation. Il est possible en effet de mettre en place un système de

GED en vue d'améliorer un service comptabilité, ou de mieux gérer les admissions dans un
grand hôpital. Auparavant, le marché de la GED se présentait en segments clairement définis

et identifiables : on
parlait de GED administrative, de GED bureautique, de GED
documentaire... La GED documentaire en
particuber comporte des méthodes d'indexation
des documents et de recherches documentaires, avec les opérateurs booléens, les recherches
par mots-clefs, en texte intégral ou full text, en langage naturel, et vise des applications de
type bibliothèque, documentation scientifique, revue de presse...Mais ces distinctions ne
facilitaient pas le choix de l'utilisateur.

Aujourd'hui, les fournisseurs de logiciels dits de GED tendent à proposer des
solutions capables de prendre en charge tout le cycle de vie du document : acquisition,
classement, recherche, consultation et transmission de l'information. Les logiciels
documentaires en
particulier, dont la fonction originelle était d'assurer l'indexation en même
temps que la gestion d'un service de documentation, s'ouvrent largement désormais à la
GED, et, d'une façon plus générale, les prestataires de services veulent aujourd'hui une
«
technologie Internet » plutôt qu'une GED administrative classique. C'est ainsi donc que les
logiciels documentaires classiques se mettent à proposer des modules de GED fonctionnant
avec la technologie WEB. L'apport de la technologie d'Internet à l'exploitation du document
électronique conduit même certains éditeurs de logiciels à non plus seulement se positionner
sur le marché avec un module WEB mais à se
prétendre cent pour cent WEB : c'est le cas par
5
6
31
exemple du logiciel Basis Techlib de la société ID France / Open Text, ou du logiciel
Keymage de la même entreprise. Aujourd'hui tout système vendu doit permettre de retrouver
l'information pertinente, qu'elle se présente sous la forme de données structurées ou non, de
gérer les extractions — restitutions de documents (ce que l'on nomme « check in » et « check
out »), de contrôler les différentes versions des fichiers, et d'admettre un grand nombre de
formats.
D'autre part, les nouveaux logiciels se développant avec la technologie WEB sont
aussi une manière de se
réapproprier les Intranet des entreprises. En effet, les utilisateurs
réclament une interface7 unique, car ils ne veulent pas jongler sur leur poste de travail entre
l'Intranet de leur entreprise et les applications documentaires développées parallèlement.
Pourquoi ne pas lier alors ces nouveaux logiciels de GED aux Intranet ? D'autant que ceux-
ci, créés il y a quelques années dans un effet de mode (toute entreprise se devait d'en installer
un), sont parfois en panne de contenu. Et alors que l'on parle de plus en plus de citations de
références, de liens directs aux documents originaux, d'indexation en texte intégral, de
téléchargement8 direct, d'information accessible rapidement et simplement, l'Intranet pourrait
être une plate-forme idéale, eu égard à la facilité avec laquelle ils permettent de distribuer de
l'information et de la consulter.
Mais certains utilisateurs souhaitent aujourd'hui aller plus loin, jusqu'à pouvoir
effectuer un travail collaboratif avec leurs collègues, en passant par l'Intranet par exemple :
cette idée nous renvoie à la notion de Groupware9. Le terme et le concept de Groupware ne
sont pas récents : ils sont même bien antérieurs à ceux d'Intranet. Développés dans les années
mille neuf cent quatre vingt, la notion de Groupware qualifie selon Jean-Pierre Cahier10 « une
approche à la fois technique et organisationnelle du travail de groupe, recourant à la

messagerie, aux forums, à la circulation et au partage de documents ». Les deux termes,
Intranet comme
Groupware, renvoient tous deux autant au contenu (l'activité de
communication) qu'au contenant (l'infrastructure), et concernent le thème du travail en
réseau. Toutefois, tous les outils relevant de la technologie Intranet ou de la GED ne
permettent pas le Groupware : par exemple, tous ne possèdent pas une fonction de gestion
des droits d'accès. On trouve donc aujourd'hui d'un côté des éditeurs proposant des serveurs
dédiés au travail collaboratif, et de l'autre de nouveaux arrivants sur Intranet, proposant des
7
Voir définition n° 6 dans le
glossaire page 82.
8
Voir définition n° 11 dans leglossaire page 82.
9
10
Voir notice n° 9 dans la bibliographie page 85
32
modules de GED ou même de Knowledge Management (terme signifiant « management des
connaissances »). Ces derniers tendent toutefois à plus négliger la sécurité et la confidentialité
des données, ce qui s'avère gênant lorsque l'on se place dans une optique de partage des
documents. Mais tout cela n'empêche pas que de très récents produits apparaissent,
combinant mieux Groupware et Intranet, sur fond de GED, dans une optique de satisfaction
du client, qui recherche avant tout une interface simple et rapide d'accès.
On peut donc s'attendre à un renouveau de l'Intranet aujourd'hui : cet outil n'est
présent dans les entreprises que depuis quatre ou cinq ans, mais il donne déjà les moyens
d'organiser la gestion de l'information dans l'entreprise. Grâce à de nouveaux logiciels de

gestion électronique de documents, il pourrait prendre une place plus importante dans le
système de gestion de l'information, et permettre, comme nous l'avons vu, de nouveaux
modes de travail tels que le Groupware.
B : Présentation du logiciel DocuShare
Le projet DocuShare voit le jour en 1999. En effet, le Cabinet est client de la société
Xerox pour tout le matériel de type photocopieuses, scanners ou autres... Or, la société
Xerox (The Document Company) est alors en train de développer en Europe et
particulièrement en France un nouveau logiciel de Gestion Electronique de Document,
DocuShare. Ce logiciel est déjà commercialisé depuis quelques années aux Etats-Unis, et est
utilisé dans plusieurs grandes entreprises américaines ou universités. La société Xerox
propose alors au Cabinet Rambaud Martel et plus particulièrement à un des avocats associés
qui s'occupe de la relation client du Cabinet avec Xerox, de mettre en place DocuShare à
l'essai dans le service de documentation, avec une version de démonstration. Il s'agit donc
d'un prêt : le Cabinet n'a pas acquis le logiciel, il ne l'a pas acheté, et à ce jour, la situation est
restée la même, à savoir que ce prêt continue et que Xerox souhaite voir la base de données
se
développer pour vendre des licences au Cabinet, si développement il y a. En ce sens, cela
peut paraître moins étrange que le projet d'informatisation débute par une base Test
directement, et qu'il n'y ait pas de cahier des charges d'élaboré ni d'analyse des besoins
vraiment préalable (même si en parallèle Grégory Schaub réalise une étude sur les usages et
les besoins en la matière). Il n'y a pas eu de choix réel de logiciel entre plusieurs prétendants,
ni d'appel d'offre, comme cela est souvent le cas lors d'une démarche d'informatisation de
centre de documentation. Cette phase peut toutefois intervenir plus tard, car comme le
logiciel est à l'essai, il se pourrait qu'au terme de la base Test et des analyses qui en seront
tirées, le Cabinet choisisse de ne pas opter pour DocuShare et donc se recentrer sur d'autres
produits plus adaptés aux besoins. DocuShare est donc installé provisoirement sur deux
postes uniquement, ceux des deux documentalistes du Cabinet, et rattaché à un serveur11
dédié uniquement à son fonctionnement, situé aussi au sein de la bibliothèque.
DocuShare est un logiciel de la société Xerox- The document company. Il s'agit d'un
système de gestion électronique de document (GED) utilisant la technologie Web qui permet
de stocker, d'accéder et de partager facilement l'information dans un environnement de
travail collaboratif. En ce sens, il s'apparente au nouveau mouvement de travail en groupe par
le biais des réseaux que l'on nomme Groupware. Il est d'ailleurs possible de maintenir
l'information sur le Web sans connaître le langage de marquage hypertexte (HTML12). Avec
DocuShare, les utilisateurs peuvent créer leurs propres comptes, ajouter et supprimer des
informations sans l'intervention du webmaster ou de l'administrateur du site. Tout ceci
dépendant toutefois des vues ou accès qui sont donnés à chacun.

L'information stockée dans DocuShare est organisée dans des dossiers imbriqués les
uns dans les autres : ils sont appelés collections dans ce logiciel. Les collections peuvent
contenir d'autres objets DocuShare : agendas, blocs-notes, URL et autres collections, ainsi
que des fichiers ou documents. N'importe lequel de ces objets DocuShare peut apparaître
dans plusieurs collections en même temps et peut être retrouvé rapidement en utilisant
différentes fonctionnalités de recherche DocuShare.
On peut dresser une liste non exhaustive de quelques-unes unes des fonctions
principales de DocuShare telles que les décrit le manuel de l'utilisateur 13:
création et gestion de leurs propres comptes et espaces de travail par les utilisateurs eux-
mêmes
possibilité de télécharger vers son ordinateur les fichiers stockés dans DocuShare, et
possibilité de télécharger des fichiers depuis son ordinateur vers DocuShare.

possibilité de connecter un site DocuShare avec un lecteur de l'explorateur Windows et
de gérer les fichiers directement depuis l'explorateur Windows en utilisant DocuShare
Client Windows.
possibilité de créer et de stocker des objets DocuShare tels que des documents, images,
collections (dossiers), agendas, blocs-notes et URL.
11
12
13
Voir en annexe un extrait du manuel de l'utilisateur fournit par Xerox avec le logiciel DocuShare.
34
Possibilité de définir et de gérer l'accès aux fichiers sans l'assistance du webmaster ou de
l'administrateur du site, par un système de droits ou de vues
possibilité de trouver facilement les nouvelles informations dans DocuShare en utilisant la

fonction « Quoi de Neuf. »
conservation des versions successives d'un fichier, consultation de l'historique des

versions de fichiers et possibilité de verrouiller un fichier afin d'éviter les mises à jours
multiples et simultanées
possibilité d'apparaître simultanément dans plusieurs emplacements pour les objets
DocuShare
possibilité de rechercher des objets dans DocuShare par rapport à la date, au texte
contenu dans l'objet (module de recherche en texte intégral), au type d'objet...
C : les grandes étapes du projet
Le projet d'informatisation peut se décomposer en plusieurs grandes étapes. Comme

le projet est imposant à long terme, il ne sera pas possible durant le stage de procéder à toutes
les étapes. De plus, le stage s'effectue durant l'été, qui correspond à une période de léger repli
de l'activité mais surtout aux vacances de certains avocats. La fin du rapport contiendra donc
plutôt des préconisations sur la suite du projet. La présentation finale de la base test
notamment ne sera pas encore faite, ni même sa préparation, eu égard aux délais de rédaction
de ce
rapport.
J'ajoute ici une autre précision : un stagiaire étudiant en maîtrise SID à Lille 3 effectue
une mission préalable à celle de l'informatisation, dans le même Cabinet d'avocat : il s'agit de
Grégory Schaub, qui réalise une étude sur les usages et les usagers du Cabinet en matière de
documentation, d'un point de vue d'abord général, qui se termine par les besoins et les
attentes en matière d'informatisation. C'est la raison pour laquelle je n'effectue pas d'analyse
précise des besoins dans ce rapport, puisqu'il prend en charge cette partie dans sa mission de
stage et que nos deux rapports sont donc complémentaires.
Les étapes principales du projet d'informatisation sont les suivantes :
1 : Choix de la base Test
2 : Transfert des données de la base Test dans le logiciel DocuShare

3 : Evaluation de la base test pendant la phase de saisie des données
4 : Première présentation de la base Test et rapport de cette présentation
35
5 :
Analyse des points positifs et des points négatifs du logiciel DocuSharc
6 :Réflexion sut les pré-requis indispensables à tout élargissement de l'utilisation de
DocuShare
7 : Rédaction d'un petit guide administrateur et utilisateur de DocuShare

8 :
Préparation de la présentation officielle de DocuShare en septembre 2000 auprès
notamment de Jean-Pierre Martel.
9 : Décision d'une procédure d'élargissement ou non, décision de conserver le logiciel ou
non.
36
PARTIE 5 : LA BASE TEST SOUS DOCUSHARE
LE CHOIX DE LA BASE TEST
-
LE TRANSFERT DES DONNEES
LES DIFFICULTES RENCONTREES AU FUR ET A MESURE DE LA
SAISIE DES DONNEES
37
5 / La base Test sous DocuShare
A : Le choix de ia base Test
Comme nous l'avons souligné plus haut, nous avions en réalité plutôt qu'à choisir un
logiciel convenant au type de données et aux besoins du Cabinet, à tester un logiciel qui avait
été fourni en
prêt. C'est pourquoi nous avons recherché une base pouvant servir de base
Test, contenant des données et une structure qui permettrait de juger de l'efficacité ou non du
logiciel pour l'utilisation à en faire chez Rambaud Martel. Il se trouvait qu'un des
collaborateurs du Cabinet avait créé dans son domaine de travail une base de données sous
Word. Cette base de données consistait en un

plan de classement de titres de documents, sur
le système de l'arborescence dossiers / documents, et contenant de nombreux liens

hypertextes. Ces liens hypertextes renvoyaient à la fois aux grandes parties du document (les
grandes parties du plan étaient notées avec ces liens en tête de document, et permettaient
d'accéder directement par exemple à la partie 15, car le plan comptait une trentaine de pages),
mais aussi, quand ils se trouvaient sur des titres de documents et non de dossiers ou classeurs,
aux documents eux-mêmes. Cette base avait le mérite d'être très pratique, car le système de
liens dans Word est très rapide étant donné qu'il ne s'agit pas d'un système de navigation en
réseau, et d'être très simple aussi. Toutefois, elle n'était réellement connue que de son
créateur, et de l'équipe de travail de son domaine, soit cinq personnes en tout. De plus, il
avait réussi à faire en sorte
que son accès soit surveillé. Il en était le seul administrateur, et les
personnes voulant visualiser sa base se retrouvaient en lecture seule, c'est à dire qu'ils
n'avaient qu'un droit de lecture sur sa base. Nous verrons plus loin dans le rapport du projet
qu'il s'agit là d'une donnée fondamentale, celle de la sécurité des bases et aussi de la
confidentialité. Donc, le créateur de cette base nous permit de l'utiliser pour effectuer un essai
dans DocuShare. Cette base était une véritable chance pour nous, car son arborescence était
déjà créée, et allait nous permettre, par un transfert de données, de voir concrètement et avec
déjà des données concrètes en droit, ce que le logiciel DocuShare permettait de faire. Il fut
donc décidé de commencer
par cette étape et de lancer le transfert des données.
B : Le transfert des données
La phase de saisie des données a duré deux semaines à mi-temps, ce qui peut paraître
long mais se comprend aisément quand on réalise que le logiciel fonctionne en Intranet et
38
que donc la vitesse de saisie est très moyenne et varie selon les heures. D'autre part, la base
Word faisait près de trente pages, et contenait plus de 200 liens renvoyant à des documents.
Le transfert se fit donc minutieusement, car il fallait pour chaque fichier (document) ou
collection (dossier) procéder à plusieurs étapes et vérifications : aller dans Word chercher le
titre et le lien hypertexte (son adresse) correspondant, puis passer dans DocuShare, demander
à ajouter une collection ou un fichier, saisir les données requises, attendre le téléchargement,
puis re-vérifier que les deux documents étaient bien les mêmes, qu'il n'y avait pas d'erreurs
dans la transmission du lien. Je parle ici de téléchargement car en effet, une des particularités
de DocuShare est que chaque document rentré est en réalité copié, il devient une copie du
document original qui est installé sur le serveur dédié décrit plus haut dans ce rapport. Ceci
nous
arrangeait beaucoup dans le sens où il était impératif que nous ne modifiions en aucune
sorte la base Word préexistante, à laquelle son créateur était logiquement très attaché. Il est
vrai que nous travaillions sur une copie de la base Word, ce qui empêchait toute erreur
involontaire de ce côté, mais il n'aurait pas fallu qu'en créant nos liens dans DocuShare nous
perdions un document lui appartenant... D'autre part, il était aussi très important qu'en
rapatriant des documents, ils deviennent indépendants de leur origine, par le biais d'une copie
comme ce fut le cas, car sinon, il suffisait que quelqu'un modifie l'emplacement d'un fichier
pour que le lien créé dans DocuShare ne fonctionne plus (son adresse serait modifiée).
D'ailleurs, un des problèmes qui se posait dans la base Word était que certains liens n'étaient
plus valides à cause de changements d'adresse des documents sources. Ceci posait un
véritable problème à son créateur car refaire tous les liens nécessitait beaucoup de temps.
Afin que le transfert des données se fasse plus facilement et surtout plus sûrement, il
fallut que je réalise un plan de correspondance entre les deux bases, la base Word et la base
DocuShare. En effet, la numérotation de l'arborescence dans la base Word était moins
rigoureuse que celle nécessitée par DocuShare. Le plan de classement Word comportait
plusieurs grandes parties, numérotées de 1 à 15, suivies de quelques sous-parties, numérotées
parfois par exemple 1.1,1.1.1 (suivant le numéro de la grande partie de rattachement), ou a, b
suivant la partie de rattachement. Souvent, en allant plus en profondeur dans l'arborescence,
on trouvait des listes de documents identifiés par des tirets sous un titre de partie. Le créateur
de cette base et les utilisateurs s'y retrouvaient aisément certes, parce que connaissant bien
leur base qui se situait dans leur domaine quotidien de référence en droit, mais nous
souhaitions agir avec plus de rigueur dans le classement des documents et collections, et
numéroter plus strictement chaque dossier ou fichier. Ainsi, quand la base serait plus grande,
39
puisque l'idée dans l'absolu était de la faire grossir avec d'autres documentations dans d'autres
domaines du droit touchant certaines équipes du Cabinet, les personnes néophytes dans un
domaine d'activité s'y retrouveraient plus facilement. Donc, nous avons décidé de refaire une
numérotation de toute la base, très rigoureuse, sur le modèle « 1-1.1-1.1.1-1.1.1.1-... ». Mais il

n'était pas question encore de modifier dans le plan Word la numérotation, parce que les
personnes qui s'en servent la connaissent telle quelle. Il fut donc décidé simplement de
réécrire la base ou
plan de classement dans Word en mettant côte à côte les deux systèmes de
numérotation ou références : les nouvelles de la base DocuShare entre
parenthèses devant les
anciennes. De la sorte, on obtenait très simplement un plan de correspondance entre les
deux, qui facilitait le transfert des données, et allait permettre aussi tant que les deux bases
coexistent (ce qui pouvait durer de nombreux mois suivant l'évolution du projet DocuShare)
d'apporter facilement les modifications, qu'il s'agisse de suppressions ou d'ajouts, que le
gestionnaire de la base Word effectuerait : il n'aurait qu'à nous dire simplement où il avait
apporté des modifications dans son plan, et nous les répercuterions facilement dans
DocuShare en lisant simplement le plan de correspondance pour trouver notre emplacement
dans DocuShare. Une fois ces préparatifs terminés et le plan de correspondance ainsi réalisé,
le transfert des données put s'effectuer.
C : Les difficultés rencontrées au fur et à mesure de la saisie des données
Durant la phase de saisie, des difficultés nous sont apparues, attenantes à la

transformation de la base Word ou aux fonctionnalités du logiciel DocuShare. Nous avons
essayé d'en établir une liste assez structurée sans, dans un premier temps, y apporter de
réponses. Il s'agissait juste, avant même de présenter la base à quiconque, de voir surtout
techniquement ce qui avait posé problème dans le transfert des données.
Tout d'abord, nous pûmes observer qu'il existait auparavant au sein de la base Word
des liens internes aux documents, fonctionnant par un système de signets. Cela signifiait que
le lien sur un document renvoyait l'utilisateur directement à la partie du document désirée :
par exemple, dans une loi, l'utilisateur pouvait atterrir directement sur un des articles
concernant la partie du plan. Ce système était très pratique notamment parce que certains
documents de droit sont très longs. Malheureusement, cela ne semble plus possible dans la
nouvelle base. En effet, lorsqu'on clique sur un document dans DocuShare, il ouvre ce
document mais directement en haut du fichier. Il ne semble pas possible de préciser lorsque
40
l'on crée le Ken que l'on veut tel article précis. Le système permet lorsque l'on crée un fichier
d'utiKser un mode « parcourir » qui va chercher dans l'ordinateur un document, mais sans
plus de précision. On ne peut pas faire de système de signets ou d'ancres comme sur Internet.
Certains documents de la base Word avaient un nom identique, dans des parties
différentes du plan de classement. En effet, en droit, il est fréquent que des noms génériques
reviennent sans cesse dans des domaines différents : c'est le cas par exemple de
« vademecum », de « jurisprudence ». Or, dans DocuShare, Il n'est pas possible de garder ce
système, car malgré des adresses différentes, le nouveau logiciel a tendance à les considérer
comme des documents identiques, ce qui créerait des erreurs importantes. Donc, les
documents portant le même nom furent renommés selon l'intitulé de leur partie respective.
D'autre part, quelques problèmes qui peuvent sembler être des détails sont apparus au
transfert de ces données. Par exemple, nous nous sommes rendu compte que DocuShare
classait automatiquement les collections avant les fichiers, ce qui tendait à bousculer parfois
notre ordre raisonné (en effet, certains fichiers servaient en effet de référence à toute une
partie et devaient donc se classer avant les collections ). De même, il ne savait pas compter,
c'est à dire qu'il classait par exemple une collection n°10. entre la collection n°l. et la
collection n°2.. Pareillement, si un document n'était pas numéroté mais juste signalé par un
tiret, il était automatiquement classé par ordre alphabétique, sans moyen visible d'en changer.
Autre détail, mais qui a aussi son importance dans l'agencement du site, nous nous
sommes
aperçus qu'il existait une sorte d'« explorateur Windows », en ce sens qu'il est
possible dans le logiciel, en cKquant sur une icône nommée « Carte du site » de voir
l'arborescence se dérouler de haut en bas et en entier (selon l'endroit d'où l'on part pour
chquer sur cette « carte du site »). Cette option semblait bien pratique car elle permettait de se
positionner directement sur un document sans avoir à passer les étapes de toutes les
collections qui le précèdent, comme par exemple lorsque l'on désire chercher le document
« 2.2.2.2.2 ». Mais nous nous sommes rendu compte que, à la différence de l'explorateur
Windows qui fait apparaître toutes les collections ainsi que les documents, la « carte du site »
de DocuShare ne fait apparaître que les collections ou dossiers, et que l'arborescence était
moins malléable, dans le sens où il n'est pas possible de chquer sur une collection pour la
fermer et réduire le site, ou au contraire de l'agrandir en en déroulant une nouvelle partie.
Une autre difficulté tenait essentiellement dans la gestion du temps : en effet, comme le
logiciel DocuShare fonctionne en Intranet, il est nécessaire même en mode administrateur
(c'est à dire en mode de gestionnaire autorisant à effectuer des modifications) d'être connecté
41
au site, et donc de faire tous les ajouts, tout le transfert de données en réseau. Or, bien que le
Cabinet ait opté pour une connexion Internet à haut débit, le réseau sature tout de même de
temps à autre, et en règle générale, le transfert avec les téléchargements de fichiers est plutôt
lent. Il s'agit d'un paramètre à prendre en compte car si le fonctionnement de ce logiciel était
étendu dans le Cabinet, le nombre d'utilisateurs grossirait et il ne faudrait pas ni que les
utilisateurs perdent patience ni que les administrateurs perdent du temps alors que ce type de
logiciel est censé en faire gagner en permettant le partage des documents. D'ailleurs, le
fonctionnement « tout web » dont se vantent aujourd'hui les créateurs de logiciels est à
l'origine aussi d'un autre petit problème : il fut remarqué déjà que lors de l'ouverture d'un
document, lorsque l'on voulait retourner au plan, il fallait cliquer sur l'icône « précédente »14
et que parfois les délais expiraient. Cela veut dire que la page d'avant ne peut plus être
affichée pour cause d'expiration de délais, et que la connexion à DocuShare est perdue et doit
être relancée. Peut-être est-ce tout simplement paramétrable afin que cela n'arrive plus.
Synthèse
Les premières difficultés Impossibilité de créer des liens internes
recensées : aux documents
Problème des noms identiques pour
plusieurs documents
Classement automatique des collections
Carte du site peu détaillée et non
modifiable
Temps passé au transfert des données
14
Comme DocuShare fonctionne Intranet, la barre de tâches en haut de l'écran est identique à celle du
en
navigateur, l'occurrence ici Internet Explorer. Les icônes sont donc les mêmes que celles auxquelles
en
l'utilisateur est habitué lorsqu'il navigue sur Internet.
42
PARTIE 6 : LA PRESENTATION DE LA BASE TEST LE 12 JUILLET
2000
-
RAPPORT DE LA PRESENTATION DU 12 JUILLET 2000
-
L'IMPORTANCE DE LA NOTION DE CONFIDENTIALITE DES
DONNEES
-
CONCLUSION DE LA PRESENTATION DU 12 JUILLET 2000
43
6 / La présentation de la base Test le 12 juillet 2000
A : Rapport de la présentation du 12 juillet 2000
La base Test réalisée sous DocuShare fit l'objet d'une présentation semi-officielle le
mercredi 12 juillet 2000. Il était d'ores et déjà entendu que la présentation officielle se
déroulerait en
septembre 2000. Cette première présentation se fit donc en comité restreint. La
base n'avait jusque là été montré qu'au créateur de la base Test. Les points qu'il avait soulevés
ont été développés dans la partie précédente (4/C). Les participants à cette réunion étaient les
suivants : une des documentalistes (son collègue était absent pour cause de vacances) ; moi-
même ; trois personnes de chez Xerox, à savoir un des directeurs commerciaux, un ingénieur
responsable réseau, et un jeune informaticien en contrat de qualification travaillant
notamment sur le développement de DocuShare ; un avocat collaborateur, collègue du
créateur de la base Word qui se trouvait alors en vacances, et travaillant dans le même
domaine que lui ; et deux avocats associés du Cabinet, l'un responsable informatique au sein
de la SCP et l'autre interlocuteur privilégié de la SCP avec la société Xerox. La réunion se
déroulait au sein du service de documentation, dans le bureau de l'un des documentalistes.

Les personnes de chez Xerox étaient venues la veille préparer une projection sur le mur au
moyen d'un rétro-projecteur. Nous avons donc présenté succinctement le projet DocuShare
pour les quelques personnes qui n'en auraient pas encore été très bien informées, puis nous
avons fait une démonstration au

moyen de quelques exemples. Tout d'abord, nous avons
montré le système en arborescence, au moyen de la carte du site, afin de présenter le travail

de transfert de la base qui avait été effectué, et aussi afin de rassurer les participants qui se
retrouvent à priori plus facilement dans un système qui ressemble sommes toutes à Word ou
à l'explorateur Windows. Le public « avocats » n'est pas en effet spécialiste de l'informatique :
certes tous ont un

poste dans leur bureau, des collaborateurs aux associés, mais ils s'en
servent le plus souvent pour du traitement de texte et des recherches sur Internet. Il faut bien
se rendre compte que le cas du collaborateur qui avait créé cette base Word avec des liens
hypertextes était une exception dans le Cabinet. Donc, une fois montré ce déroulement de
l'arborescence et
expliqué ce système de collections / fichiers, correspondant aux dossiers /
documents que l'on rencontre habituellement, nous avons montré comment accéder à un
document rentré dans la base et fait le lien avec la base Word que nous avions ouverte
parallèlement. Ceci afin de prouver que le document était bien le même, même s'il était entre
44
temps passé sur un autre serveur, celui dédié à DocuShare. Ensuite, nous avons procédé à
quelques essais de recherche de documents. En effet, DocuShare possède un module de
recherche en texte
intégral. Il est possible de faire une recherche à partir de la page d'accueil,
en
tapant simplement quelques mots et en envoyant la recherche, ou alors en allant sur la
page de recherche plus approfondie15. Ces quelques recherches ont donné des résultats
mitigés que je développerai dans la partie suivante. Une fois ces quelques essais réalisés, la
discussion s'est engagée autour de Xerox et des avocats : les personnes de chez Xerox ont
pris la parole afin de vanter les mérites de leur logiciel : ils nous ont montré comment il était
possible d'aménager le site, de le personnaliser (notamment en ce qui concerne la page
d'accueil qui est un peu austère). Pour ce faire, leur jeune informaticien y a d'ailleurs inséré un
logo de Rambaud Martel. Puis, ils nous ont amené sur des sites qui utilisent DocuShare : le
leur d'abord, puis des sites américains, et ils nous ont parlé de clients français qui utilisent
DocuShare. Il était clair que leur démarche était logiquement commerciale : pour eux, vendre
leur logiciel dépendrait notamment de la façon dont le Cabinet développerait la base. En
effet, comme il ne s'agit pas d'un logiciel documentaire classique, mais d'un logiciel de GED
fonctionnant en réseau Intranet, il ne faut payer de licences qu'en mode administrateur, et
non en mode utilisateur. Donc, le bénéfice qu'ils en tireraient dépendrait du nombre de
postes administrateurs que le Cabinet choisirait : à priori, il ne devrait s'agir que des postes
des documentalistes, afin d'éviter toute confusion dans la saisie des données. Ainsi, le choix
de DocuShare coûterait moins cher au Cabinet qu'un logiciel documentaire classique que l'on
voudrait étendre sur
plusieurs postes : il s'agit d'une donnée à prendre en compte. De plus,
comme le logiciel fonctionne en Intranet, il ne nécessite pas une installation compliquée sur
chaque poste : il suffit de connecter au réseau Intranet les utilisateurs que l'on désire associer
à la base.
B :
L'importance de la notion de confidentialité des données
Par l'intervention de l'un des avocats associés, la discussion s'est rapidement orientée
sur la notion de confidentialité des données : en effet, les personnes de chez Xerox partaient
déjà vers l'idée d'un portail sur leur site qui ferait le lien entre les sociétés clientes ayant
développé un site ou Intranet sous DocuShare. Or, les Cabinets d'avocats ont interdiction de
faire de la publicité en France, au contraire des Etats-Unis, où il s'agit d'un véritable business.
15
Des impressions écrans du logiciel sont reproduites dans la partie 7/C de ce rapport.
45
Il fallut donc quelque peu ramener à la réalité les commerciaux de Xerox. Hormis cela, la
confidentialité interne à la base fut aussi évoquée. En effet, il n'est pas question (et nous le
savons
depuis le début du projet) que la base et tous les documents qu'elle contient, d'autant
plus si l'élargissement a lieu et qu'elle grossit, soit en accès libre sur tous les postes du
Cabinet. Il est notamment exclu que tout le monde ait les mêmes droits. Il s'agit là d'un sujet
sensible au Cabinet, sur lequel les avis mêmes des avocats associés sont partagés : ils ne sont
pas tous d'accord. Certains désirent une ouverture complète à l'information, prônant la
confiance et l'intégrité de chacun, mais d'autres sont plus réservés à ce sujet et plus craintifs
aussi. Certes, le logiciel permet déjà de choisir des droits de lecture ou d'écriture suivant les
personnes ou utilisateurs. Mais il était aussi question que des personnes ne puissent même pas
lire un document, qu'elles aient par exemple juste accès à une liste de titres, afin qu'elles ne
puissent même pas imprimer le document, tout en ayant connaissance de son existence...
Dès lors, comment faire ? Est-ce que DocuShare permet cette sécurité absolue ?. Les avocats
avaient l'idée d'avoir dans chaque équipe de travail un interlocuteur documentation unique, et
désiraient aussi qu'un utilisateur découvrant l'existence d'un document sur sa base se rapporte
au nom de son créateur pour aller le voir et lui demander des conseils et une autorisation sur
l'utilisation de ce document dans son cas précis de travail. Bien entendu, cela concerne
surtout les textes personnels, comme des notes de travail, des comptes-rendus relatifs à une
affaire, ou des contrats rédigés dans un contexte bien précis, car il est vrai qu'il pourrait y
avoir sur la base des textes généraux de droit en accès libre pour tous..
C : Conclusion de cette présentation
Cette présentation auprès de trois avocats a permis de dégager quelques commentaires

essentiels pour la suite du projet. En effet, comme la discussion s'était fortement et
rapidement orientée sur la confidentialité des données à mettre en réseau sur la base
DocuShare, cela nous indiquait les priorités à donner à notre projet d'informatisation. Il est
clair qu'il nous fallait maintenant axer notre étude sur les potentialités ou les manquements du
logiciel dans ce domaine. Cette présentation, les idées qui y furent échangées ainsi que les
remarques qui avaient déjà été faites lors du transfert des données ont permis de déterminer
les aspects positifs et les aspects négatifs de ce logiciel de GED.
46
PARTIE 7: LES ANALYSES EN VUE D'UN ELARGISSEMENT DE
L'UTILISATION DE DOCUSHARE
ANALYSE DES ASPECTS POSITIFS ET NEGATIFS DU LOGICIEL
DOCUSHARE
-
ANALYSE DES PRE-REQUIS NECESSAIRES A TOUT
ELARGISSEMENT DE LA BASE
-
PETIT GUIDE ILLUSTRE A L'USAGE DES UTILISATEURS ET DES
ADMINISTRATEURS DE LA BASE DOCUSHARE
47
7 / Les analyses en vue d'un élargissement
de l'utilisation de DocuShare
A : Analyse des aspects positifs et négatifs du logiciel DocuShare
Nous avons
essayé d'élaborer un tableau à double entrée recensant les aspects positifs
et négatifs du logiciel DocuShare. Ces données proviennent des résultats de la base Test, de la
présentation du 12 juillet 2000, ainsi que des avis des premiers utilisateurs.
Ce tableau a été mis en format paysage en vue d'une meilleure lisibilité. La colonne de
gauche donne l'intitulé du point développé. Les deux colonnes suivantes donnent sur ce
point un état des avantages et inconvénients que présente le logiciel. Ce tableau n'est
toutefois pas exhaustif : d'une part, des difficultés peuvent apparaître plus tardivement, au
cours d'une utilisation plus fréquente, et d'autre part, certains problèmes pourraient être
résolus par l'intervention du personnel de Xerox auquel nous les rapportons régulièrement. Il
existe de plus un projet de nouvelle version de DocuShare, que nous n'avons pu voir, mais
qui comporterait aux dires des interlocuteurs Xerox des améliorations sensibles sur certains
de points soulevés dans cette partie.
48
négatifs
Aspects
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Aspects
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Aspects
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Le sytème
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àDocppnuroS'aeehmasrntt dldocgpmuuieceantniôtsr, ddocpuameertngts dipnoelsaeè dompcneonmapeuslrte dlinecdpoexsnutsrr. ddpecolnutensai dloeecurmnstnts fldiaepecoiolsrmsibte, blleerauéecfdhsiintrt.rs damccnnéaeueussr bdloamcpsuecsaininrtre, dongriseqaueniadrtt l(db'uesasiluetenccorp leprcmexooaqct-tucmlisfn trsruaeuppvélésmnenttaaiilr db'aminsestru.
Com e logicel électronique (Groupwae), IThésalur . d'autorié blaase duetil terme serait mots-clef pouvoir faudrait alors d'autoriés rech contraie l'équipe la
pas Ceci pour
positf
Aspects
fddicocheelutinr, lppéramsegteaen àl'o:vcenoulert ddoécpucnomeraienunrt lfpusqoetiurioari écaéuapsuumirrsn(îqet dldlLioaveress)o.n tprraètiquse.

A ccrhéaaqtioune DocuouSnhvarere informqautiens cehfoisrt cmotse-lf, poreechnute, document eseimsptlt
dPréecisson donées
en
peut des lesous sytème
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Le
nouveatés
Les
B : Analyse des pré-requis nécessaires à tout élargissement de la base
Dans l'optique d'une utilisation élargie de DocuShare, c'est à dire dans le cas où après
la présentation officielle du mois de septembre 2000, il serait décidé de continuer le projet
DocuShare, d'étendre la mise en réseau du logiciel et d'augmenter le nombre d'utilisateurs de
la base de données, il nous a semblé nécessaire d'étudier les pré-requis, c'est à dire les
éléments indispensables à tout élargissement du projet. En effet, l'analyse des points positifs
et des points négatifs du logiciel nous a permis de mieux cibler les souhaits et les besoins du
Cabinet dans cette phase d'informatisation de certaines données.
Procéder à un élargissement signifie tout d'abord que la base s'étendrait à d'autres
domaines de compétence du Cabinet que celui qui a servi lors de l'élaboration de la base Test.
Les acteurs concernés par ce projet ne vont donc plus être uniquement l'équipe qui tournait
autour du concepteur de la base Word qui nous avait servi de point d'ancrage et d'aide au
démarrage du projet. Les acteurs vont se multiplier et les domaines se diversifier. Un premier
point à souligner est que nous n'avons pu concevoir cette base Test que grâce justement à la
préexistence de la base ou plan de classement dans Word que le collaborateur avait créé. Que
cette base possède ou non des tiens hypertextes comme ce fut le cas n'est pas réellement
primordial. Cependant, ce qui est primordial et surtout préalable à tout élargissement est que
les autres équipes conçoivent-elles aussi un plan de classement de leur documentation,

ordonné dans le sens d'une arborescence afin de correspondre comme nous avons pu le voir
avec la structure du logiciel DocuShare. Les administrateurs / gestionnaires de la base,
vraisemblablement les documentalistes uniquement, ne sont pas en mesure de créer ce plan
de classement, car n'étant pas spécialistes de ces domaines. Leur travail devrait consister à
accorder des plans préexistant avec DocuShare, à effectuer et à organiser un transfert de
données entre les deux bases, mais non à élaborer entièrement les plans de classement.
D'abord, ce travail est immense, mais surtout il nécessite d'être spécialiste de son domaine, de
le connaître sur le bout de doigts afin de trouver une organisation rationnelle des documents.
Il n'est pas forcément nécessaire de créer ce plan de classement dans Word avec un système
de tiens : un plan papier peut suffire, avec comme indications complémentaires l'adresse,
l'emplacement des documents, à ajouter dans la base. Eventuellement, il peut ne s'agir que de
titres, puisque nous avons vu que cette solution est envisageable dans le sens d'une plus
grande confidentialité des données. On pourrait avoir juste un plan de classement très détaillé
allant jusqu'à donner les titres et un résumé des documents sans pour autant qu'ils soient
rentrés dans la base. Ceci d'autant plus que certains documents ne sont disponibles qu'en
version papier, et qu'il n'est pas question à cette heure de mettre en œuvre une grande phase
de numérisation intensive pour tout stocker dans la base. Les avocats représentent un public
attaché à la version papier des documents, et il est donc impératif que ces documents
coexistent de toute manière en version numérisée ou en
ligne et en version papier, ou qu'ils
n'existent qu'en papier. Dans tous les cas donc, ce plan de classement de la documentation
doit être réalisé par les équipes du Cabinet, selon une organisation vraisemblablement par
pôles d'activités majeurs. Il serait très pratique que dès le début de la conception de ce plan,
les équipes qui y travaillent le créent en accord plus ou moins avec la base DocuShare, afin de
faciliter le travail futur de transfert des données : ce sont de petits détails qui permettent de
gagner beaucoup de temps. Ainsi, hormis le fait qu'il faille un système en arborescence,
comportant des dossiers et des sous-dossiers, il est préférable que chaque dossier et chaque
document comportent un numéro : ce numéro s'apparente en effet à un identifiant unique, et
permet de retrouver facilement et rapidement dans chaque domaine un document (ceci est
très pratique lors des modifications ou suppressions ultérieures de documents, et pour le
classement dans DocuShare). Bien entendu, ce travail pourra être fait en collaboration avec
les documentalistes, qui pourront donner des conseils sur le type d'arborescence à développer
afin que la base DocuShare se développe au mieux. L'exemple de la base Test déjà réalisée
sera mis en avant comme
exemple de plan de classement. D'ailleurs, certains avocats ont déjà
l'idée de déterminer un interlocuteur privilégié avec la documentation dans chaque équipe de
travail du Cabinet : une sorte de rapporteur qui ferait le lien avec les documentalistes en
permanence, ce qui permettrait d'établir une petite structure identique dans chaque équipe et
d'organiser des réunions individuelles ou réunissant tous les interlocuteurs afin de faire le
point des travaux, d'échanger des idées sur la conception des plans de classement, de
résoudre certaines difficultés... Dans le même ordre d'idées, chaque équipe aurait aussi un
interlocuteur documentaliste unique, afin de faciliter les rapports.

D'autre part, dans le même domaine d'idées, il semble indispensable aussi que les
mots-clefs ajoutés à chaque collection ou document, ainsi que les résumés, qui comme nous
l'avons souligné dans la partie précédente seraient une aide précieuse à l'indexation et surtout
à la recherche réussie de documents (permettant notamment de limiter bruit — trop de
réponses - et silence - pas assez de réponses - dans les résultats de recherche), soient
pareillement réalisés par les équipes d'avocats et non par les documentalistes. Ceci tout au
moins dans la phase initiale, c'est à dire qu'il serait préférable que les équipes choisissent leurs
64
mots-clefs et donnent quelques idées de résumés. Ensuite les documentalistes pourraient leur
procurer une aide, en établissant par exemple, une fois réceptionnés les mots-clefs choisis, les
listes d'autorités structurées de mots-clefs, puisqu'il s'agit là d'un savoir-faire qu'ils possèdent,
le tout se faisant toujours en collaboration avec les interlocuteurs documentation des équipes
d'avocats. Pareillement, les documentalistes pourraient se charger de rédiger les résumés, sur
proposition des avocats. Le tout serait bien entendu soumis à l'appréciation des équipes
spécialistes en leur domaine, avant d'être validé. De plus, comme nous l'avons souligné plus
haut, le résumé pourrait être un instrument essentiel de la confidentialité des données dans le
sens où il pourrait permettre de limiter l'accès aux documents pour certaines personnes à sa
seule lecture, sans possibilité de téléchargement ou d'impression, ou même remplacer la

lecture du document qui ne serait même plus possible, à charge pour ces personnes ensuite
de se rendre auprès du créateur du document afin de lui en demander l'accès, et ainsi de
discuter avec lui de la façon de s'en servir.
Dans le même ordre d'idées, il apparaît essentiel après la première présentation de la
base à quelques utilisateurs potentiels, et dans l'optique toujours de la confidentialité de
certaines données, que chaque document qui serait intégré dans la base DocuShare ou même
chaque titre de document (si l'accès en lecture est restreint) comporte le nom de son créateur
(par exemple, très succinctement en utilisant le système d'initiales déjà en vigueur au Cabinet
dans les échanges de données, ce qui permet de limiter l'espace d'écriture que cela occuperait)
et la date précise de la création. Ceci permettrait facilement d'identifier le document et sa
source, et permettrait à l'utilisateur d'aller très facilement voir le créateur.

Afin d'améliorer la coordination entre les équipes travaillant dans leur domaine de
compétences et les documentalistes gestionnaires de la base, il serait très intéressant qu'entre
chaque équipe d'Avocats, ou entre les correspondants - documentation de ces équipes, et la
documentation elle-même s'établisse un
système très simple de fiches de liaisons. Ceci pour la
phase ultérieure où les données seront rentrées dans la base, mais où les équipes voudront
modifier, ajouter ou supprimer tel ou tel document. Dans cette optique de faire vivre la base,
les informations à apporter dans DocuShare ne sauraient être transmises verbalement ou de
manière non ordonnée, sans procédure. En effet, il n'y aurait pas de meilleur moyen de
perdre l'information. Il serait donc sans aucun doute utile de réaliser des fiches types de
liaisons, les mêmes pour chaque domaine de compétence du Cabinet, pour chaque pôle
d'activités majeur, que les avocats désireux d'apporter un changement quel qu'il soit
rempliraient et transmettraient à la documentation (celle-ci pourrait par exemple avoir prévu
65
une case à cet effet à l'entrée de la bibliothèque, pourquoi pas proche du système des fiches
de retour des ouvrages empruntés). Cette fiche notifierait le changement à apporter, dans quel
grand domaine (le domaine majeur serait écrit en haut des fiches, distribuées à chaque équipe,
afin d'éviter toute confusion), de quel ordre, dans quelle partie, sur quel document, etc...
Ceci avec le plus de précision possible, afin d'éviter toute confusion pour les documentalistes
qui ne devraient pas avoir à recontacter les avocats pour être certains de ne pas se tromper.
Cette fiche type serait de la sorte assez détaillée pour éviter tout incident ou erreur. La
responsabilité de ces fiches incomberait d'ailleurs aux documentalistes, qui les éditeraient et
les distribueraient par avance en nombre conséquent.
Les points qui viennent d'être évoqués sont essentiels dans toute procédure de
développement du projet DocuShare : la rigueur principalement est de mise si l'on veut que
ce
projet aboutisse dans les meilleures conditions de réalisation et d'entente entre les équipes
et la documentation en
charge d'administrer DocuShare.
Synthèse
Les pré-requis essentiels pour Préexistence d'un plan de
développer la base sous classement
DocuShare :
Système en arborescence avec
dossiers et sous-dossiers, ainsi
qu'une numérotation
Choix d'un correspondant
documentation unique dans chaque
équipe
Choix de mots-clefs par les équipes
directement
Confidentialité des données
Pour chaque document : nom du
créateur et date de création
C : Petit guide illustré à l'usage des utilisateurs et des administrateurs de la base

DocuShare
J'ai voulu ici faire l'ébauche d'un petit guide à l'attention des utilisateurs et
administrateurs de DocuShare, en sachant que ces deux groupes de personnes ne possèdent
pas les mêmes droits concernant la base de données sous DocuShare. Je vais donc détailler
les quelques manipulations essentielles et courantes que l'on est amené à faire devant ce
logiciel, en illustrant mes propos par des impressions écran de pages vierges du logiciel
66
(vierges de toute donnée du Cabinet, prenant exemple sur des fausses collections crées pour
l'occasion). Ce paragraphe devrait permettre aux personnes qui ne connaissent pas le logiciel
DocuShare (encore peu connu du grand public d'ailleurs) de mieux se représenter le logiciel
et ses fonctionnalités, telles que nous les avons décrites au cours des parties précédentes.
67
1 : se connecter à la base DocuShare
Que l'on soit utilisateur ou administrateur, il faut de toute manière commencer son
entrée dans le site en

passant par la phase « connexion », afin d'être reconnu par le logiciel et
qu'il détermine les droits possédés.
J J 4 'à *2 vj V f lTil
POCUS'Jlflrr admin Connexion Comptes Carte du Site Recherche Nouveaux Aide
Connexion DocuShare ^
Nom d'utilisateur: \
1
Mot de passe: |
Connexion
|
Déconnexion Vous ne devriez normalement jamais devoir le faire, mais si vous souhaitez être
connecté en tant que Invité, vous pouvez vous déconnecter de DocuShare.
Afficher les
Vous pouvez modifier ou afficher vos informations personnelles.
propriétés
Visitez la page Annuaire de DocuShare pour afficher ou créer des utilisateurs ou

Comptes
des groupes.
Face à cette fenêtre de dialogue, on entre alors son login17 ou nom d'utilisateur et son
mot de passe, qui déterminent le statut d'utilisateur ou d'administrateur / gestionnaire du site.

Le login et le mot de passe auront été donné au préalable à chaque utilisateur par les
gestionnaires. Commençons d'abord par entrer en tant qu'utilisateur. En règle générale
l'utilisateur n'aura pas le droit d'écriture, mais seulement de lecture.
17
68
2 : utiliser la fonction « Quoi de neuf »
Une des premières choses que l'utilisateur peut vouloir faire, c'est se mettre au courant
de nouveautés contenues dans la base. Pour ce faire, il va utiliser la fonction « quoi de neuf »,
en
cliquant par exemple sur « nouveaux » dans la barre de tâches en haut de son écran, ou s'il
est dans la page d'accueil, sur le bouton « quoi de neuf ». Il peut choisir dans un menu depuis
quelle date il désire connaître les nouveautés du site
-U " * V gfl -'A -J
DOC II a ~lîiali Connexion Comptes Carte du Site Recherche Nouveaux Aide
Liste des Nouveaux Items
Liste des items qui sont nouveaux | Dans la dernière heure 31

Aujourd'hui
Dans les deux derniers jours
Dans les trois derniers jours
Dans les quatre derniers jours
Copyright © 1997, 1998, 1999Xerox |Depuis la dernière interrogation (5 Jours)
69
3 : visiter la « carte du site »
Une fois cette

opération réalisée, il peut aller visiter la « carte du site », qui lui
permettra de visualiser les collections (dossiers) que la base contient, dans le domaine qui
l'intéresse.
b- * - J ^ 3^1#
DOCUShare^Èm Connexion Comptes Carte du Ste Recherche Nouveaux Aide
Index de collection
Q collection nouveau!
hD collection 1 nouveau.
lCD collection 1,1 nouveau!
Cil collection 2 nouveau!
Q collection 3 nouveau.
L
CD collection A nouveau.
Copyright © 1997,1998, 1999 Xerox Corp
L'utilisateur reconnaît alors le système en arborescence décrit plus haut, et se trouve
face à une
page qui lui rappelle sûrement 1' « explorateur » de Windows.
? '
a
p Wlv .
70
4 :
naviguer dans les collections et les fichiers
En naviguant dans cette carte, l'utilisateur peut avoir envie de passer de collection en
collection. Par exemple, il peut demander à voir la page « collection » :
Dnni VUnre admr. Connexion Comptes Carte du Ste Recherche Nouveaux Aide
collection
| Modifier.. T| Exécuter | Ajouter. Exécuter |

Apparaît dans: Jroit Public
P~1 collection 1 nouveau* admin 12/07/2000 i

Q collection 2 nouveau* admin 12/07/2000 0 'S»}
Û collection 3 nouveau* admin 12/07/2000 0 Sj]
P~l collection 4 nouveau* admin 12/07/2000 0
Copyright© 1997, 1998, 1999Xerox Corp
Puis en
cliquant sur « collection 1 » il va se trouver déporté sur la page de la
« collection 1 »
qui indique l'existence de sous-collections. C'est ainsi que l'on peut naviguer
dans l'arborescence du site. Pour revenir en arrière, rien de plus simple : il suffit de cliquer sur
le nom de la collection mère de celle de la page en cours, et l'on revient d'un cran en arrière.
Le nom de la collection mère est noté dans «
apparaît dans ». Le système est donc très simple.
71
DoCll S'/?(U'C admin Connexion Comptes Carte du Ste Recherche Nouveaux Aide
collection 1
| Modifier... T] Exécuter |Ajouter... Exécuter |

Apparaît dans: collection
Q collection 1.1 nouueaw admin. 12/07/2000 ;
Copyright © 1997, 1998, 1999 Xerox Corp
Ensuite, on aboutit au document en lui-même, le fichier « 1.1 », que l'on ne pouvait

pas apercevoir depuis la carte du site, qui ne montre que les collections. Ce fichier correspond
ici à un document Word : en
cliquant sur son nom, on se retrouve dans le logiciel Word
directement, face au document ouvert.
-JES jjiiJV jgj | JQJ

DoCUN/W/T ykPL" Connexion Comptes Carte du Site Recherche Mouveaux Aide
collection 1.1
| Modifier ~z\ Exécuter ||Ajouter.. Exécuter |

Apparaît dan»:collection 1
*5Fichier 1 1 mouû. admin 12/07/2000 ï]
Copyright© 1997, 1998, 1999 Xerox Corp
72
5 : utiliser la fonction « rechercher »
Un utilisateur peut aussi vouloir effectuer une recherche dans la base : pour ce faire, il
peut soit passer par la page d'accueil du site (qui n'est pas représentée ici car elle contient des
données confidentielles internes au Cabinet), où se trouve une petite fenêtre de recherche
simple : on y tape sa requête directement, et on choisit entre les options de recherche « tous
ces mots », « cette phrase », ou « un seul de ces mots ». Puis il suffît de valider sa recherche.
Toutefois, si l'utilisateur désire plus de précision dans sa recherche et donc aussi dans sa
réponse, il peut passer par une page de recherche plus élaborée, telle que nous la présentons
ici.
Ce module de recherche permet de limiter sa demande, de la préciser, notamment par
type d'objet, par date, par type de document, par nombre de réponses à afficher lors du
résultat, et surtout par contenu et emplacement dans le document (dans le titre, le résumé, les
mots-clefs...). Cette page de recherche peut être très utile donc aux utilisateurs, même non
connaisseurs des équations de recherche, puisque la recherche est très guidée. Il est possible
d'y accéder par la page d'accueil de l'Intranet, en cliquant en dessous de la fenêtre destinée à
la recherche simple, ou par la barre des tâches, comme pour la « carte du site » suscitée.
Docu S h are adtnin Connexion Comptes Carte du Site Recherche Nouveaux Aide
Recherche (Informations sur les

options de Recherche)
—F
Nbre Maximum d'objets répondant aux critères

Type d'objet: [Tous Tj de Recherche: [20 T]
Type de Document: |Tous 3
Date de Création: | est après T] est
avant 3 (Jour/M ois/An)
Date de Modification: | est après ~3 est

avant 3 (Jour/Mois/An)
Partout contient
Où:
1
| Partout ▼
contient
Et 3
1
| Partout zi contient
Et "3
73
6 : Ajouter une collection ou un fichier (en mode administrateur)
Imaginons maintenant que l'on se connecte au tout début des opérations en mode
administrateur. Cela donne des droits différents, notamment le droit d'écriture, c'est à dire le
droit de modifier, d'écrire dans la base. On peut alors faire exactement les mêmes opérations
qu'en mode utilisateur, mais on peut aussi effectuer quelques manipulations supplémentaires.
Tout d'abord, si l'on veut ajouter une collection ou un fichier, il faut se placer à l'endroit
voulu du site, par exemple au sein d'une collection, puis demander dans le menu déroulant
«
ajouter », soit une collection, soit un fichier. Cela ouvre alors deux sortes de boîtes de
dialogues, selon ce qui est demandé (pages ajouter collection et ajouter fichier).
Comme on
peut le voir, la page « ajouter collection » comporte une seule mention
obligatoire, celle de donner un titre au nouveau dossier. On peut aussi rajouter un résumé,
une
description et des mots-clefs. Ensuite, en faisant « appliquer », on crée véritablement
cette collection.
74
-
J JÎI -jS & JÀ V d B -J
Don 1 Sadrran Connexion Comptes Carte du Site Recherche Nouveaux Aide
Ajouter Fichier
Document:
(obligatoire)
Parcourir... |
Titre:
(obligatoire)
Résumé:
Nombre Maximum de Versions:

<
(obligatoire)
Description:
Al
Mots Clés:
Ecriture Restreinte: r Oui Non
Auteur:
Appliquer |
Copyright ICI 1997, 199S, 1999 Xerox Corp
Dans la page « ajouter fichier », les éléments à remplir sont plus nombreux et il existe
trois champs dont la saisie est obligatoire : il s'agit des champs « document - parcourir », c'est
à dire de l'adresse du document, de son emplacement actuel pour aller le télécharger, de son
titre, et de son nombre maximal de versions (par défaut, il existe quatre versions maximum
d'un même document). Ensuite, il est possible de compléter cette fiche signalétique du
document en lui ajoutant une description, des mots-clefs, le choix oui-non d'une écriture
restreinte et le nom de l'auteur. Avec le même bouton «
appliquer » que pour la page
précédente, on télécharge le fichier dans la base automatiquement.
75
7 : Modifier des collections ou des fichiers (en mode administrateur)
L'administrateur peut aussi procéder à autre chose que des ajouts dans la base : il peut
modifier certains documents ou en
supprimer certains. Pour ce faire, il lui suffit de se
positionner sur la petite icône en forme de tournevis qui se situe à droite de chaque collection
ou fichier, et de cliquer dessus. Ce petit tournevis lui ouvre alors des pages « services
collection » ou « services fichier », selon ce que l'on a choisi de modifier au départ. Se déroule
alors dans les deux cas une liste de propriétés propres à chaque collection ou fichier. Les
données sont un
peu différentes selon que l'on se trouve dans la page collection ou dans la
-f- -J ^ &
DoCU.SV/tfn' jfe Connexion Comptes Carte du Site Recherche Nouveaux Aide
Services Collection
Supprimer
>llection 1.1
Permissions
Visualiser Propriétés
Modifier Propriétés
Modifier Emplacement
Mots Clés:
Identifiant: Collection-416
Propriétaire: Site Admmistrator

Date de Création: mercredi 12 juillet 2000 11:42:08 Paris, Madrid (heure d'été)
Date de modification: mercredi 12 juillet 2000 11:42:08 Paris, Madrid (heure d'été)
Modifié par:
Logo:
Image d'Arrière Plan:
Ordre de Tri: Par Type et Titre
Apparaît dans: collection 1
Copyright © 199?, 1998, 1999 Xerox Corp
page fichier
Dans la page « services collection » on a la possibilité de modifier, de supprimer, de

visualiser les permissions, de visualiser et de modifier les propriétés et de modifier
l'emplacement. Le fait de pouvoir modifier l'emplacement est très pratique au cas où
l'arborescence originelle changerait et que des documents ne se retrouvaient plus à la bonne
place.
76
DOCUSIiaii' admin Connexion Comptes CarteduSKe Recherche Nouveaux Aide
Services Fichier
Modifier... T| Exécuter
Supprimer
Titre: Fichier 1.1
Permissions
Visualiser Propriétés tésumé:
Modifier Propriétés
Modifier Emplacement
rnption:
Nouvelle Version ts Clés:
Historique ntdiïant: File-254
Verrouiller
Propriétaire: Site Administrator
Date de Création: mercredi 12 juillet 2000 11:43:08 Pans, Madnd (heure d'été)
Date de modification: mercredi 12 juillet 2000 11:43:08 Pans, Madnd (heure d'été)
Modifié pan
Document: fichier doc
Format de Fichier Contenu: application/msword

Auteur:
Nombre Maximum de Versions: 4

Verrouillé par:
Taille: 19456
Apparaît dans: collection 1.1
Dans la page « services fichier », on trouve les mêmes fonctionnalités que dans la page
« services collection », auxquelles s'ajoute la possibilité de créer une nouvelle version du

fichier, d'en voir l'historique (on peut en effet garder des versions antérieures d'un document
lorsqu'on le modifie), et verrouiller ce document, ce qui nous ramène à la question de la

confidentialité des données.
77
CONCLUSION
78
Conclusion
La mission de mon
stage au sein du Cabinet Rambaud Martel était la suivante :
«Transfert d'une base documentaire prééxistante en droit de la concurrence sur le logiciel

DocuShare (de la société Xerox) : paramétrages, tests et évaluation dans l'optique d'une
utilisation élargie à l'ensemble du fonds documentaire ». Cette mission a donc été menée à
son terme : en effet, nous avons procédé à toutes les étapes nécessaires à sa réalisation, qui
forment comme nous l'avons vu la trame de ce
rapport de stage. La base Test a été réalisée, et
cela nous a
permis d'en déduire des analyses tant sur les potentialités et les faiblesses du
logiciel DocuShare, que sur les besoins et les pré-requis nécessaires à tout élargissement du
projet.
A l'heure de la rédaction de ce
rapport, c'est à dire aux alentours du quinze août 2000,
le projet d'informatisation est potentiellement en veille. Ainsi, nous attendons principalement
de réaliser une
présentation officielle de la base test sous DocuShare, auprès de personnes
ayant le pouvoir de décision le plus important au sein du Cabinet. Cette présentation, qui se
fera peut-être en premier lieu sans la présence des personnes de la société Xerox, afin d'être
plus libres dans nos démonstrations et dans nos avis sur le logiciel, fixera l'avenir du projet
d'informatisation. En effet, la décision finale d'élargir la mise en réseau du logiciel et de lancer
une
procédure d'informatisation de données internes du Cabinet étendue à d'autres équipes
de travail que celle nous ayant permis de réaliser la base test dépend entièrement de la tenue
de cette réunion, voire de plusieurs réunions consécutives. Il est toujours possible que le
logiciel DocuShare soit rejeté et qu'un appel d'offres étendu à d'autres logiciels soit lancé, ce
qui nous amènerait au commencement d'une nouvelle mission. Les test réalisés sous
DocuShare, qui est prêté au Cabinet, visent bien à s'assurer que le logiciel convient aux
besoins de Rambaud Martel. Le projet dont il fut question tout au long de ce stage en est
donc aujourd'hui à ce stade d'avancement.

Pour conclure sur la question principale nous ayant servi de fil conducteur tout au
long du stage et du rapport, et que nous avions posée en introduction, à savoir est ce que le
logiciel DocuShare répond aux besoins, aux attentes du Cabinet Rambaud Martel, je dois dire
que la réponse est plutôt positive à l'issue du stage : en effet, sous réserve d'apporter des
solutions aux
problèmes que j'ai plusieurs fois soulevés, DocuShare me semble bien adapté
aux besoins du Cabinet. Il s'agit d'un outil simple et rapide d'utilisation ; son module de
recherche de documents, s'il laisse à désirer sur certains points, est dans l'absolu plutôt
79
performant. La base DocuShare, si elle était étendue à tout le Cabinet, fournirait un moyen
facile de retrouver de l'information et de la partager entre collègues. La question de la sécurité

et de la confidentialité est toujours au centre des préoccupations, même si les avis sont
partagés sur ce point (certains souhaitent une ouverture totale de la base sans restrictions,
tandis que d'autres sont plus réservés et aimeraient que soit mis en œuvre un système de
droits et de vues complet), mais les personnes de Xerox nous ont informés très récemment
de l'existence d'un logiciel qui compléterait DocuShare en permettant une plus grande gestion
de la sécurité des données. Ce logiciel semble être à l'essai, et nous n'en savons pas plus pour
le moment : nous attendons des précisions sur ce point. De même, nous avons aussi appris il
y a peu que certains des faiblesses du logiciel relevées dans mon analyse ont été corrigés dans
la deuxième version de DocuShare, qui sortira d'ici quelques mois, et dont nous pourrions à
priori bénéficier. Certaines difficultés se sont aussi résolues d'elles-mêmes : par exemple, la
recherche en texte intégral est plus fiable aujourd'hui, grâce à une petite manipulation sur
notre serveur ... Nous sommes ainsi en contact constant avec les personnes de la société
Xerox travaillant sur le logiciel DocuShare, et nous leur soumettons toutes les difficultés que
nous
éprouvons. Enfin, si l'interface de DocuShare ne me paraît pas très conviviale,
notamment en ce qui concerne la page d'accueil ou Home Page, je sais aujourd'hui que son
design est paramétrable à souhait, selon les volontés du Cabinet. Le Cabinet se dotant à partir
du mois de septembre 2000 des services d'un informaticien à plein temps, nous allons
pouvoir exposer à cette personne nos quelques difficultés techniques, et il nous apportera
certainement son soutien lors de la présentation officielle de septembre 2000.

Au terme de ce stage, il me paraît nécessaire de préciser quelques faits. Tout d'abord,
il est important de noter que la mission a pu être menée à son terme. Le fait notamment
d'effectuer un
long stage (d'environ quatre mois), ainsi que le soutien à la fois de l'équipe de
documentation, des avocats concernés par le projet et surtout des personnes de l'équipe nous
ayant fourni la matière pour réaliser la base test, ont permis le bon déroulement de cette
mission. Certes, la mission s'est déroulée principalement durant l'été, période synonyme de
congés, mais si ceci a pu ralentir quelque peu la prise de décision finale, cela n'a pas gêné
l'accomplissement du travail. De plus, je tiens ici à ajouter que cette tâche s'est effectuée dans
un
parfait climat de travail, et que j'ai été constamment entourée de personnes motivées par
ce
projet, ayant autant que moi le désir de le voir aboutir. Toute l'équipe m'a d'ailleurs
parfaitement intégrée dans ce projet, de sorte que je me suis tout de suite sentie plus
collaboratrice que stagiaire pour cette mission. Toutes les réunions au sujet du projet se sont
80
d'ailleurs faites en ma présence. Il est aussi très agréable d'avoir le sentiment que cette
mission va se
poursuivre, et que les analyses effectuées durant ces dernières semaines vont
être utilisées pour la suite du projet. J'ai d'ailleurs la grande chance de pouvoir continuer à
suivre ce
projet, puisque je reste attachée à l'équipe de la documentation dans le cadre d'un
emploi à durée indéterminée effectif à l'issue de mon stage.
Enfin, même si ceci n'a pas trait directement à la mission détaillée dans ce présent
rapport, j'aimerais souligner que tout en mettant en œuvre ce projet d'informatisation, j'ai
aussi été formée par les documentalistes à la majeure partie des tâches qu'ils accomplissent au
sein du centre de documentation, et que les deux documentalistes ont consacré beaucoup de
temps et de bonne volonté à cette formation, ce dont je leur suis extrêmement
reconnaissante. Ceci m'a permis d'apprendre au jour le jour le métier que je désirais exercer.
Je suis donc très satisfaite de ce stage, qui clôt mon année d'études en Maîtrise de Sciences de
l'Information et de la Documentation, et très heureuse de continuer à travailler pour le
service de documentation du Cabinet Rambaud Martel, en attendant je l'espère de voir
aboutir le projet DocuShare.
81
GLOSSAIRE
82
Glossaire 18
1. Document électronique :
Document stocké sous forme numérique
2. GED (Gestion Electronique de Documents) :
Gestion de documents stockés sous forme numérique. La Ged prend en compte le

stockage, l'indexation, la recherche et l'archivage.
3. Groupware (en français : logiciel de travail en groupe) :
Ensemble de logiciels employés en réseau, tout particulièrement conçus pour le travail en
groupe, utilisant un mode dialogue (conférence électronique, gestion de projet, courrier

électronique ...)
4. HTML (Hypertext Markup Language ) :

*-*■
Langage pour coder des pages hypertextes sur le Web. Des balises (TAGS) définissent la
structure du document.
. 5. Hypertexte
Terme inventé par Ted Nelson en 1965. Il s'agit d'un document (sur Internet ou cédérom)
dans lequel des liens existent entre les différents contenus, ou avec d'autres documents (écrit,
image ou vidéo), ce qui permet une consultation non linéaire. A l'aide de mots-clefs (liens) on
peut accéder directement à d'autres pages, ou à d'autres documents, qui contiennent eux-
mêmes des mots-clefs. L'hypertexte est le moyen le plus convivial de navigation. Cette
structure non linéaire constitue l'essence même des pages Web.
6. Interface
^
Dispositif intermédiaire permettant la communication entre deux espaces ou deux
systèmes distincts
18
Les définitions sont extraites des ouvrages 2 et 3 de la bibliographie page 85.
83
7. Intranet :
L'Intranet constitue l'Internet de l'entreprise : il utilise les mêmes outils, logiciels ou
protocoles au service de l'entreprise et de ses partenaires. Les informations sont véhiculées

par le biais de pages Web, de forums, de discussions ou de courriers électroniques, avec une
possibilité de préserver la confidentialité professionnelle en installant une barrière ou proxy
8. Login (en français : identifiant unique, code d'accès)

Action de se brancher sur un réseau en s'identifiant par un nom et un mot de passe
9. Réseau (en anglais : network)

Interconnexion permettant la transmission d'un signal d'un point vers de nombreux
autres. Le nom de réseau quabfie un ensemble d'ordinateurs connectés entre eux soit en local
(LAN : Local Area Network) rebés par cables spéciaux, soit en longue distance (WAN : Wide
Area Network) rebés par le réseau téléphonique.
10. Serveur :
Ordinateur central instabé sur un réseau informatique, consultable à distance et proposant

des services à d'autres ordinateurs (ou terminaux) cbents, généralement par l'intermédiaire
d'une hgne téléphonique.
11. Téléchargement :
^
Chargement à distance de fichiers, sur les réseaux et par l'intermédiaire d'un modem. Le
mode de téléchargement sur Internet est le transfert par FTP (File Transfert Protocole).
12. Texte intégral :
Se dit d'un mode d'indexation ou de recherche où l'ensemble du texte de chaque

document est utibsé pour la recherche ou pour l'indexation automatique. Cette technique
permet des recherches basées sur le contenu .
13. WEB :
Toile d'araignée. Le WEB représente la partie multimédia d'Internet et il s'agit d'un des
termes utibsé pour désigner le World Wide Web.
84
BIBLIOGRAPHIE
Bibliographie
Monographies :
Domaine juridique :
1. Cottin, Stéphane et Moyret, Sophie. Vêtit guide d'accès à l'informationjuridique française. Paris :
ADBS éditions, 2000.
Dictionnaires et encyclopédies :
2. Cacaly, Serge (dir.). Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation. Paris :
Nathan, 1997.
3. Donfu, Pierre. Diconet : le monde multimédia, Internet, les mots, les outils, les adresses. Paris :
Flammarion, 1997.
Ouvrages en sciences de l'information :
4. Ader, Martin. Management collectif de l'information : gestion électronique de documents (GED),
collectique (Groupware), flux de travail (Workflow). Paris : Insep, 1996.

5. Chaumier Jacques. Va gestion électronique de documents. Paris: PUF, 1999. (collection Que
sais-je ? n°3087).
6. Lassoury, Jacques. Va documentique : gestion électronique de documents et gestion documentaire.
Paris : Dunod, 1994.
7. Le Coadic, Yves. Usages et usagers de l'information. Paris : Nathan, 1997.
8. Prax, Jean-Yves. Va gestion électronique documentaire. Paris : Armand Colin Editeur, 1994.
Articles de périodiques :
Archimag
9. Cahier, Jean-Pierre. Groupware-Intranet, le contraire d'un match. Archimag, mars 2000,
n°132, p.26-27.
10. Favre, Gérald. La conduite d'un projet de GED .Archimag, octobre 1998, n°118.
11. Flamon, Philippe (propos recueillis par Michel Remrie). La prochaine grande évolution
sera celle du Workflow .Archimag, octobre 1998, n°118.
12. Jouineau, Marc. Produits documentaires : migrer sur Intranet. Archimag, mars 2000, n°132,
p.28.29.
86
13. Lubkov, Michel. Logiciels documentaires et GED. Archimag, septembre 1994, n°77, p.31-
37.
14. Remize, Michel. La GED contre-attaque. Archimag, octobre 1998, n°118.

15. Remize, Michel. Oda : un projet de GED pour faire simple. Archimag, octobre 1998,
n°118.
16. Remize, Michel. Tendance : la GED monosaveur. Archimag, octobre 1999, n°128, p. 24-
25.
17. Roumieux, Olivier. Parlez-vous la GED ? Archimag, octobre 1998, n°118.
Documentalistes Sciences de l'information :
18. Buffeteau, Annie. L'intégration des nouvelles technologies dans un centre de

documentation spécialisé : l'exemple de l'IFP. Documentalistes Sciences de l'information,
novembre-décembre 1994, Vol 31, n°6, p. 275-279.
19. Chaumier, Jacques . la ré-ingénierie documentaire : reconcevoir ou repenser.
Documentalistes Sciences de l'information, juillet-octobre 1998, vol 35, n° 4-5, p. 251-254.
20. Mignot, Henriette. Documentation juridique automatique : la réalisation du CRIDON de
Lyon, SIDONI (Système de Documentation Notariale Automatique). Documentalistes
Sciences de l'information 1971, n° hors-série, p. 42-48.
,
21. Ranjard, sophie. Actualité de la GED (journée d'études ADBS, Paris, 17 dec
1994). Documentalistes Sciences de l'information, mars-avril 1994, vol 31, n°2, p. 89
Sites Internet :
22. http : //www.adbs.fr

23. http : //www.archimag.fr
24. http : / / www.bpi.fr
25. http : // www. xerox. fr
87
ANNEXES :
PLAQUETTE DE PRESENTATION DU LOGICIEL DOCUSHARE

-
EXTRAITS DE LA PAGE DOCUSHARE DU SITE INTERNET DE
XEROX (US)
-
CONFERENCES DE PRESSE DE LA SOCIETE XEROX
CONCERNANT LE LOGICIEL DOCUSHARE
-
EXTRAIT DU MANUEL DE L'UTILISATEUR FOURNI AVEC LE
LOGICIEL DOCUSHARE
88
DocuShare 2.0
La SolutionFacile, Sécurisée utilisant la Technologie Web
pour Gérer et Partager l'Information.
La nouvelle version Docushare 2.0 est la méthode idéale permettant à des groupes de travail ou
des organisations de partager leur ressource la plus précieuse: la connaissance !
Grâce à DocuShare, la puissance du Web est dompté pour fournir un véritable partage
d'informations à chaque utilisateur, que ce soit dans le bureau d'à côté ou à l'autre bout du monde.
Procurez-vous DocuShare et ravivez les bases de connaissances de votre société.
•actéristiques de DocuShare 2.0

Leader reconnu en matière de partage des exerce un effet de levier sur l'information avec
;iciel basé sur le Web connaissances laquelle vous travaillez jour après jour.
:ériel et navigateur indépendant L'introduction de DocuShare a révolutionné la Structure à plusieurs niveaux pour un
tion de tous les fichiers dans leur manière dont les personnes communiquent et maximum de flexibilité
nat original, y compris les vidéos gèrent l'information. Que ce soit dans le
DocuShare offre une structure tiers pour
domaine de l'éducation, au sein d'un
:s exécutables
gouvernement ou d'une société, DocuShare a répondre aux exigences uniques propres à
totation des documents en
impressionné les utilisateurs et les chaque organisation.
sant des champs de administrateurs de systèmes par sa convivialité,
DocuShare Basic
a données ses exigences administratives minimes et son
faible coût total d'acquisition (tco). DocuShare Les petites équipes, les services ou département
port de la numérisation par le 2.0 met la barre encore plus haut grâce à ses de
du lien
grandes entreprises peuvent utiliser
s PaperPort nouvelles caractéristiques, ses nouvelles rapidement cette application de partage des
txation améliorée du texte plein options d'interface et configurations adaptées connaissances complète, comprenant
aux besoins de votre organisation en matière de l'indexation plein texte, le soutien de langages
herche à travers plusieurs partage spécifique des connaissances. multiples et la personnalisation avec XML.
'eurs Web à la fois1
Des résultats immédiats DocuShare Office
urité intégrée
DocuShare fournit un moyen convivial et Les groupes de travail moyens à grands
retien du contenu et de la
coopératif pour la capture, la gestion et le possèdent tout ce qu'il leur faut en termes de
cture par l'utilisateur partage des connaissances. Il permet aux partage des connaissances dans
utilisateurs d'intégrer leurs informations au sein l'environnement Microsoft Windows. Ils
rface XML Web adaptable
du groupe de travail ou du "pool de peuvent se connecter directement avec
rface Explorateur Windows avec connaissances " de l'entreprise au moyen de DocuShare à partir des applications populaires
:uShare Windows Client' leur navigateur Web grâce auquel ils ajoutent et Windows 95, 98 et NT en utilisant le
gèrent les objets contenus. DocuShare Windows Client. Il leur est aussi
vegarde directe sur DocuShare à Les utilisateurs peuvent rapidement créer leur
îr des applications ODMA
possible d'utiliser les fonctions "drag and drop"
propre groupe de travail, organiser, gérer et pour laisser les fichiers sur un répertoire
aortées '
protéger l'information et informer leurs DocuShare'comme si c'était un disque sur le
Lération collaborateurs des changements dès qu'ils LAN. Ou d'effectuer une recherche simultanée
dynamique de pages
surviennent. Toute l'information est stockée à travers de multiples serveurs Web DocuShare
a -
pas de programmation
VIL sous son format original: inutile de se soucier pour accéder rapidement à l'information. 500
de la conversion de fichiers ou de la licences d'utilisateurs sont comprises dans
ralisation des documents DocuShare Office.
programmation HTML. En outre, tous les outils
;autique à l'aide de votre de navigation sur toutes les plates-formes
DocuShare Entreprise
igateur Web peuvent être utilisés pour la recherche, la
visualisation et le retrait d'information. Il est Conçu pour de plus grandes organisations,
tien base de données Oracle2
facile de partager des URL, des bulletins et DocuShare Entreprise offre l'accès à un nombre
autres informations basées sur le Web, alors illimité d'utilisateurs.
Entreprise accroît
même que les liens hyper texte permettent à également l'investissement technologique
l'information d'apparaître à plusieurs endroits existant de l'organisation en proposant une
lement DocuShare Office et Entreprise
sans être copiée. Maintenant, toute personne connectivité directe à la banque de données
lement DocuShare Entreprise
disposant d'un outil de navigation Web peut Oracle.
faire partie de votre équipe virtuelle sûre, ce qui
Logiciel de Gestion de Documents

^.iww'iwi'wimrrfiWfywM'niw
1 « ** **"fi
elechargeûii
IMlL, x
Tiik DocumentCOMi'wi
XEROX
; DocuSharé 2.0
/V.'
La Solution Facile, Sécurisée utilisant la Technologie Web pour Gérer et Partager l'Information.
onctionnalités Utilisateurs Puissantes
Outils Puissants pour les Administrateurs

:rsonnalisation et localisation sans effort
out facile et sans programmation des graphiques et Interface ligne de commande

s fonds d'écrans dans les collections de documents,
tégrez DocuSharé sans effort à votre site Internet Structure basée sur des standards XML,
istant grâce aux modèles XML ou visualisez les WebDAV, ODMA et support Oracle.
tous en plusieurs langues, idéal pour les
janisations internationales. Indexation puissante et conversion HTML

Rapport et filature de l'utilisation
icurité avancée
:cès contrôlé Convivialité Incroyable

jusqu'au niveau du
cument - seuls les utilisateurs Recherche^
Quiconque utilise navigateur Web peut utiliser DocuSharé.
un
torisés peuvent visualiser ou éditer
Téléchargez Windows Client pour une connexion parfaite entre
formation restreinte. La gestion
DocuSharé et Microsoft Office ou d'autres applications
s version conserve l'historique des
compatibles ODMA. Ou utilisez le "Glisser et Déposer" de
tdifications de documents.
l'explorateur Windows directement dans DocuSharé sans recourir
à un logiciel FTP.
lissants Outils de Recherche
calisez l'information en ,
:herchant dans le contenu d'un „

Evolutif et Peu Onéreux
cument ou d'un mot clé. _3La gatwne «ttefneMs
iutilisez le bouton "Quoi de neuf pour recueillir les i~ô^ Fichxs Produt Ci oc Ajoutez par étape des utilisateurs à
*
_J W'SS Gamme99.cioc DocuSharé, de 25 à des milliers. De
mieres informations. Windows Clients permet la recherche à •
-Jj IDl
nouvelles fonctionnalités grâce à
vers plusieurs serveurs Web DocuSharé pour encore plus de •
zsd F'pioot Sf Pissen (SI
Windows Client ou la connectivité
_zJ mpnmines
P sur*au 3e conh^jnir
uitats extraordinaires. ûeces reteau h cmene
Oracle. Ajoutez un support pour les
H* OocuShate
utilisateurs ne parlant pas français grâce à
•
$ 13
.
_J IriosMsgasrs des kits de langues en option. Le coût
.
_J Mewî
-
_J Pioduts 99 d'implémentation minime de DocuSharé

* -Jfl
*
_3 Manuefa c» vous donnera la flexibilité nécessaire
J Tanls 99 pour ajouter plus d'utilisateurs ou de
ructure Flexible _] Restais
fonctionnalités si besoin est.
a") T Jqhet e4an*iéeî
éez très rapidement des structures de stockage (collections) et J il
s groupes d'accès pour répondre aux exigences individuelles,
rez l'information à partir de n'importe quel navigateur Web
directement à partir de Windows avec Windows Client, Support des Formats Original de Fichier
éez des "collections virtuelles" constamment à jour en Tous les documents sont sauvegardés sur le serveur
lisant des liens hypertextes pour trouver la source des Web dans leur format original. Cliquez sur l'icône pour
cuments. lancer l'application d'origine pour l'édition ou visualiser
des documents supportés sur votre navigateur Web.
mfiguration système
ntiguration minimale du serveur1 Sun Solaris Version 2.5 ou 2.6 Pour plus d'information et caractéristiques techniques,
Serveur Apache (avec DocuSharé) ou Serveur visitez notre site Internet sur:
ndows:
Netscape Entreprise 3.0 www.xerox.eom/nroducts/docushare:'
200 MHz Pentium Pro ou équivalent
64 MB RAM Exigences minimales pour la plate-forme client2
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100 MB d'espace libre sur le disque pour les Interface Web: toutes les plates-formes (y direct DocuSharé sous: http://docushare.xerox.conV
applications. + l'espace du contenu des archives compris Windows, Macintosh et UNIX) avec un
Serveur Windows NT Version 4.0 extension au navigateur Web (Internet Explorer 3.0 ou plus Pour commander le DocuSharé 2.0, appelez :
moins par le Service Pack 3 récent, Netscape 3.0 ou plus récent
Microsoft IIS 3.0 ou US 4.0 ou serveur Netscape recommandé). Certaines limitations d'utilisation
Entreprise 3.5 dépendent du navigateur Web que vous utilisez. bolutions Valley
Interface Windows: Windows 95, 98 ou NT4 et
MIX 41, rue Anatole France
Internet Explorer 4.0 ou plus élevé.
27780 Garennes sur Eure
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100 MB d'espace libre sur le disque pour les :
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Version 2.2
Docu
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Manage any file in its native format
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Platform- and web browser-independent
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Seamlessly intégrale DocuShare with your existing intranet or
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DocuShare, sharing information is as easy as storing it on your
hard-drive, finding it is as easy as browsing the Web.
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Quickly add additional users or even DocuShare servers as needed
Effortless Knowledge Sharing Easy to Administer

•
NEW! Recycle Bin Management: Quickly recover from inadvertent
•
NEW! Summarization: Get an intelligent content summnry without
deletion of information
opening and reading each source document
• NEW! Online user and administrator training: Quickly go from novice
•
NEW! Saved Queries: Save complex or frequently-used queries so you
always find up to date information using the same scarch criteria

to expert with this self-paced program
•
Install DocuShare on most servers in a matter of minutes. Create a
•
NEW! Notification: "Subscribe" to a collection and DocuShare
automatically notifies you via e-mail when content is updated or added complété knowledge sharing solution injust a few hours
Upload entire user lists and perform routine batch processes with
•
■
NEW! Thumbnail View: Quickly find the scanned document or graphie
DocuShare's Command Line Interface
you need visually
•
UPDATED! PaperPort Link: Drag and drop scanned files into DocuShare
•
Keep track of usage and performance with built-in reporting
from the latest version of PaperPort SVSTEM REQUIREMENTS

Minimum Server Requirements:
■
Store documents on the Web in their origjnaf format, access them
Windows: 200 MHz Pentium Rro or équivalent • 64 MB RAM (600 MHz Pentium
from any computer with a current web browser Pro w/128 MU RAM recommendecl) • 100 MB disk space • Windows NT Server 4/SP
•
View supported document types within your web browser, with 3/4/5/6 or Windows 2000
•
Microsoft IIS 4.0 or: Netscape Enterprise Server 3.0
DocuShare's dynamic HTML conversion capabilities
Unix: Sun Spàrc Ultra • 64 MB RAM • 100 MB disk space • Sun Solaris 2.5/2.6/7
•
Find information by location, title, content, type, and other metadata, •
Apache web server (included) or Netscape Enterprise Server 3.0
using powerful search tools Minimum Client Requirements:
Web interface: Any platform (Windows, Mac OS, UNIX) with a current web browser
(Internet Explorer 4.x/5.x or Netscape Navigator 4.x recommended)
Flexible Information Management
Windows interface: Windows 95/98/NT4, 2000 • Internet Explorer 4.x/5.x (required)
•
Easily manage related information using DocuShare's familiar
file/folder/drive metaphor FOR MORE INFORMATION ORTO ORDER DOCUSHARE
•
Display documents in multiple locations with hyperlinks that point to the Please contact your authorized Xerox Channel Partner
or Xerox Sales représentative. Or call our sales department at:
most current version of the file
1-800-428-2995 (within the U.S.), or 1-650-813-7279 (outside the U.S.)
•
Control user access down to the document level for maximum security In Europe please call +441488 657686
■
Create nested folders and add content with just a few mouse clicks Questions? Comments? E-mail us at xissinfo@pahv.xerox.com
or visit our web site at www.xerox.com/docushare/
•
Add new versions of documents without worry; DocuShare keeps
track of versioning for you Copyright © 2000 Xerox Corporation. Ail rights reserved. Xerox©, The Document Company®, the
digital X and DocuShare® are trademarks of Xerox Corporation. Ail other trademarks are the property
of their respective companies and are recognized as such.
P/N 610P701690 02/00
Seamless Intégration with Microsoft Windows
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of the Microsoft Windows operating System
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Open, edit and save documents stored on DocuShare directly from THE DOCUMENT COMPANY
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"Drag and Drop" between Windows Explorer and DocuShare
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software license key. And ask about our

great pricing on additional DocuShare
seats!
Copyright © Xerox Corporation 1996-2000. Ail Rights Reserved. Xerox®, The Document Company®,
askOnce™ DocuShare®, GlobalView™, Visual Recall™, and the stylized X are trademarks of the
Xerox Corporation. Ail other products are trademarks of their respective companies.
http : //docushare .xerox. com/marketing//index. shtm 1 23/08/00

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XfiROX Workflow for

DocuShare-
DocuShare Click Here!

THIRD-PARTY APPLICATIONS
Oak Grove Systems Document
Accelerator certifiedby Xerox as an
New Xerox DocuShare 2.2 builds on the
approved third-party DocuShare
power and ease of use for which it has
application. More...
become renowned, offering even more
convenience to users and
administrators alike. Click on the DocuShare Applications, Services &
Download link to get your free trial Solutions
version. Most VARs now offer additional
DocuShare customization and services.
Take a look at some of the solutions and
NEW FEATURES
applications available, including training,
»
Windows 2000 Support archiving, LDAP support and workflow.
•
Microsoft Office 2000 Intégration More...
•
Scanning Support via PaperPort
•
Notification RESELLERS, VARs & ISVs
•
Saved Queries
•
Summarization
•
Thumbnail Views
•
Recycle Bin Management
•
And Much, Much More!
Xerox Nexus Site launched
Interested in becoming a Xerox Reseller?
UPGRADE INFORMATION
Looking for a solution provider to help
Existing DocuShare 2.1 Users
you with a spécifie need? Trying to locate
If you or your organization already have
a reseller in your area? Nexus has ail the
DocuShare 2.1 you qualify for a FREE
answers you need.
upgrade to DocuShare 2.2 - simply
download the software and install it.
NEWS & INFORMATION
"New Xerox Products help firms dia into
Existing DocuShare 1.5/2.0 Users document repositories". Christa Degnan, PC
with a current support contract Week Online, 09 Nov 1999
Yep, you qualify for a free upgrade too!
And with ail the great new features in DocuShare Press Release (PDF, 37 KB)
DocuShare 2.2 there's simply no reason
to wait.
After downloadinq and installing the 2.2
software call Customer Care Center
our
at 1-800-428-2995 to obtain a new

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Xerox —
Try It Page 1 sur 1
liJïTi
Ti
Try DocuShare Live

Y2K COMPLIANCE Expérience DocuShare first hand! The site is generated
LIVE by Docushare 2.2. You can search, post files, create
DOCUSHARE INFO collections, set access rights and create calendars.
Home
DocuShare
This interactive web site provides an opportunity to take
Detailed Product Info DocuShare for a test drive without having to download and
Press / Reviews install our trial version.
Try It Live

Please take a moment to visit the DocuShare LIVE site.
Buv It!
Here are a few of the things that you can do on the

DOCUSHARE SUPPORT
DocuShare LIVE site.
DocuShare
FAQ
2.0 Patches
DISCOVER ITÎBrowse a brief overview of DocuShare's
features.
SEE IT! Check out some sample DocuShare
OTHER PRODUCTS
collections.
askOnce
TRY IT! Expérience the full range of capabilities of
Detailed Product Info
Press / Reviews
DocuShare without leaving the comfort of your
Free Evaluation Copy browser.
GlobalView
Visual Recall
OTHER SITES
Xerox
DocuShare Live
Xerox and Y2K
Xerox — Press Release Page 1 sur 1
rj
DocuShare Press and Reviews
Y2K COMPLIANCE Press Releases
DOCUSHARE INFO • Xerox Docushare 2.1 Adds Features To Flaqship Knowledge
Home Sharinq Software. 09 Nov 1999 - Paio Alto, ca
• Xerox Ships DocuShare 2.0, Créâtes Powerful Knowledge

DocuShare
Detailed Product Info Shaririq Platform, 09 Mar 1999 - Paio Alto, ca
Press / Reviews • Xerox DocuShare 1.5 SE Links Document Scanninq Hardware

Trv It Live with Internet-based Software, Expandino Potions for Businesses to
Free Evaluation Copv Share Knowledge and Digital Images, os sep 1998 - Paio Alto, ca
Buv It!
• Xerox Introduces Enhanced Version of DocuShare at Internet
Showcase, 27 Jan 1998 - Palo Alto, CA
DOCUSHARESUPPORT • Xerox Ships Its Intranet-Enabled Document Management
DocuShare Product. 12 Aug 1997 - Palo Alto, CA
FAQ • Xerox Introduces Intranet-Enabled Document Management
2,0 Patches
Product. 16 Apr 1997 - New York, NY
OTHER PRODUCTS Media Coverage

askOnce
• "New Xerox products help firms diq into document repositories".
Press / Reviews
Christa Degnan, PC Week Online, 09 Nov 1999
Free Evaluation Coav
• "New Document Svnerqy: Xerox Corp. DocuShare". iw Reviews,
GlobalView
Internet World, Feb 1998
Visual Recall
OTHER SITES
Xerox
DocuShare Live
Xerox and Y2K
Copyright © Xerox Corporation 1996-2000. All Rights Reserved. Xerox®, The Document Company®,
Xerox Corporation. All other products are trademarks of their respective companies.
http://docushare.xerox.com/marketing/docushare/ds_press.shtml 23/08/00
XEROX
Public Relations Office:
Xerox Square-004
100 South Clinton Avenue
Rochester, New York 14644
716-423-5230 or 5074, 4336, 4476
For Immédiate Release
XEROX DOCUSHARE 2.1 ADDS FEATURES TO
FLAGSHIP KNOWLEDGE SHARING SOFTWARE
DocuShare™ 2.1 adds saved queries and notification
PALO ALTO, Calif., November 9, 1999 —Xerox Corporation (NYSE:XRX) today
announced a new release of its popular DocuShare software. DocuShare is a
secure, web-based software product for managing and sharing knowledge
throughout any organization. Xerox continues to deliver important new features and
functionality to ensure DocuShare s contribution to corporate knowledge Systems.
DocuShare was developed with the understanding that knowledge sharing
must be integrated into today s work environment without dramatically changing the
way people interact with information and each other, said Ranjit Singh, senior vice
président and général manager, Xerox Internet and Software Solutions. The ability
to quickly leverage communities of interest combined with the product s new saved
queries and notification features, place us in a unique position to meet the needs of
our customers.
Introducing DocuShare 2.1
DocuShare 2.1 is easy to install, use, and maintain, and provides a secure,
convenient environment to manage documents and information. Users can access

DocuShare through any current web browser on any platform to share, search for and
manage information. New features include:
• Saved Queries Query Collections can be created and saved so

—
frequently used queries are always available and up to date.

• Notification —email is sent to users notifying them of defined collection
changes via DocuShare 2.1 s Subscribe feature.
• Summarization —intelligent document summaries are created on-the-fly
without having to actually open the file.
Pricing and Availability
DocuShare 2.1 is available for purchase immediately and will ship in
December. Suggested retail price for a 50-user license is $4,995, and 500-user
license is $19,995. An unlimited user license is $49,995. A 50-seat add-on is $2,495.
DocuShare 2.1 will be sold through authorized Xerox Channel Partners, the Xerox
Internet & Software Solutions sales force, via the Web at http://www.xerox.com/, at 1-
800-428-2995, and through Xerox Global Document Service.
DocuShare 2.1 will be showcased in the Xerox booth (#L6035) at Comdex,
November 15-19 in Las Vegas, NV.
About Xerox
Xerox Corporation is a $19 billion enterprise serving the Worldwide document
processing market. It develops, manufactures, markets, services and finances a full
range of products and services that make businesses more productive.
-XXX-
Customer Contact: John Dasher, 650-813-7232, dash@pahv.xerox.com
Media Contacts:
Steven Hendricks, XeroxCorporation, 716-383-6700,

steven.hendricks@usa.xerox.com
Stacie Sherer, Burson-Marsteller for Xerox Corporation, 415-591-4034,
stacie_sherer@sfo.bm.com
NOTE TO EDITORS: XEROXa, The Document Companyn and the stylized X are trademarks of Xerox
Corporation. Product and service names profiled herein are trademarks of Xerox Corporation. Any other
named products profiled herein are trademarks of their respective companies.
Xerox — DocuShare Home Page 1 sur 2
nattu»
DocuShare 2.2 is Here!
Y2K COMPLIANCE DocuShare 2.2 is the Easy, Secure,

Web-based Solution for Managing
DOCUSHARE INFO
Home
and Sharing Knowledge.
DocuShare 2.2 harnesses the power of
the Web to bring true information
©
DocuShare
Detailed Product Info sharing to every desktop, whether
Press / Reviews across the aisle or around the globe. Get DocuShare
Trv It Live and bring your company's knowlege base to life!
Buv It!
DocuShare 2.2 Offers a Scalable Solutions for Any
Organization
DOCUSHARESUPPORT
DocuShare 2.2 has been further enhanced to meet your
DocuShare needs. Great new features include Windows 2000 support,
FAQ
2.0 Patches
intégration with Microsoft Office 200, document
summarization, notification of changes via e-mail,thumbnail
views of scanned documents, and much, much more. Click
OTHERPRODUCTS
here for more detailed information.
askOnce
* •
Platform and browser independent Inline document viewing
Press / Reviews
* •
Free Evaluation Copv Scanning support through PaperPort Save directly to DocuShare from
link supported ODMA applications
GlobalView * •
Search across multiple Web servers Oracle database support
Visual Recall *
Built-in •
security Dynamic Web page génération
*
User-maintained content and structure •
Enhanced full text indexing
* •
OTHER SITES Customizable XML Web interface Manage any file in its native format
*
Xerox Save and edit directly from Windows

•
Runs on Solaris and NT Servers
DocuShare Live
Xerox and Y2K Try DocuShare LIVE
Discover for yourself how easy and powerful DocuShare is! The
entire DocuShare Live site was built with and runs on DocuShare
2.1. Build your own collections! Upload documents! Add objects!
Or check out the incredible custom pages you can generate
dynamically using XML.
Download a Product Overview

Check out the détails on DocuShare offline. Download our HTML-
based DocuShare Overview and install it PC. Then step on your
through the entire product at your leisure. (PC ZIP format) Or you
can download the DocuShare Data Sheet. (PDF format)
What Others Are Saying About DocuShare

Intranet qives Honevwell control over documents "The system has
enabled Disario's PSC to reduce the cycle time for distributing
paper documents from four weeks to two days."
InfoWorld Electric Article, March 15th. 1999
"DocuShare has been primary tool to unleash the geographical

our
boundary limitations inherent in accessing critical business

information,"
Joanne Disario, Honeywell IAC
http : Ildocushare. xerox. com/marketing/docushare/ds_index. shtml 23/08/00

Xerox — DocuShare Home Page 2 sur 2
"If you think you know what document management is ail about,
Xerox Corp's DocuShare will shatter your preconceptions."
Internet World
"DocuShare is one of the least resource-intensive Systems we've

evaluated, with straightforward déployaient over the Intranet and
minimal administrative and maintenance requirements."
Jennifer L. Harty, Doculabs
"The beauty of DocuShare is in its simplicity and the amount

of control and creativity it puts in the hands of the user. This
combination is making technology users of staff members
who before have not been able to fmd purpose in other more
glitzy, but unwieldy technologies. DocuShare has become a
major component of our web based instruction programs."
Jack McCabe, Wayne-Finger Lakes BOCES
http ://docushare. xerox. com/marketing/docushare/dsindex. shtml 23/08/00

IHSB
Press Releases
Y2K COMPLIANCE XeroxShips DocuShare ® 2.0, Créâtes Powerfu!

Knowledge Sharing Platform
DOCUSHARE INFO
Home New Release Delivers Powerful New Customization
DocuShare Tools, Support for Web and IT Standards

Press / Reviews PALO ALTO, Calif - March 9, 1999 - Xerox
Trv It Live
Corporation today announced immédiate availability of
DocuShare 2.0, the company's flagship knowledge
Buv It!
sharing platform. DocuShare 2.0 includes significant
new document repository management features and
DOCUSHARESUPPORT
extensions that allow developers and value added
DocuShare
resellers (VARs) to build customized knowledge sharing
FAQ
solutions.
2.0 Patches
DocuShare 2.0 is also the first commercially available

OTHER PRODUCTS
implementation of WebDAV, the emerging Web
askOnce
Distributed Authoring and Versioning standard
Press / Reviews
endorsed by Netscape, Microsoft and Oracle among
Free Evaluation Copy others. Support of WebDAV, ODMA 1.5, and XML also
GlobalView âllows developers to build powerful, multi-platform
Visual Recall solutions using DocuShare 2.0. The new DocuShare
Windows Client provides a seamless interface between
DocuShare servers and the end user's desktop. It also
OTHER SITES
allows users to easily manage large document
Xerox
DocuShare Live
repositories in multiple locations across the Web.
Xerox and Y2K
"DocuShare 2.0 epitomizes Xerox' expertise in
implementing innovative, easy-to-use solutions which
empower end users," said Ranjit Singh, Senior Vice
Président and General Manager, Xerox Internet
Software and Solutions "We have made sure that the
powerful new intégration and customizability features of
the DocuShare 2.0 platform are easy to take advantage
of, both for developers and end users"
Xerox has also built on the DocuShare

platform to
provide interoperability with popular Xerox document
capture and output devices such as the Xerox
Document Centre™ delivering a complété paper-to-
,
digital solution. The DocuShare 2.0 System can also

easily be linked with popular document capture and
management products, including Pagis Pro 2.0 and
Visioneer PaperPort.
One business that can testify to the benefits of an
http ://docushare .xerox. com/marketing/docushare/pr990309. shtml 23/08/00

integrated Xerox hardware and software system built

upon DocuShare is Honeywell IAC.
"DocuShare has been primary tool to unleash the

our
geographical boundary limitations inherent in accessing

critical business information; now we are now where
our customer is." said Joanne Disario, manager of the
printing and services center at Honeywell IAC. " We

look forward to the unveiling of release 2.0. We have
spécifie interest in the Oracle database support and
multi-server search features. We are excited to be a
part of this knowledge wave!"
To better serve customers

large and small, Xerox has
alsoexpanded the DocuShare sales channel.
DocuShare is now available through Xerox Business
Services (XBS), as an accessory to Xerox Document
Centre networked multifunction devices, and through its
VAR channel. With this expanded channel strategy,
Xerox provides customers the option of buying
DocuShare as a software-only solution, an integrated
hardware/software solution, or a complété services
solution.
DocuShare 2.0 Extensibility
With the release of DocuShare 2.0, DocuShare can

now form the basis of highly customized, vertical
knowledge sharing solutions in both workgroup and

enterprise environments.
"DocuShare is the fastest program on the market for

integrating knowledge-sharing with existing enterprise
applications," said Alan Hochman, président of
IntegratedMedia, Inc., a DocuShare VAR whose current
DocuShare clients include Ogilvy & Mather, Toys "R"
Us, Miramax Films, Secure Digital Music Initiative and
Bloomberg. "Templates allow for complété front-end
customization. Open standards allow for greater
intégration with other enterprise applications, or even
the development of complété applications built around
DocuShare repositories. The DocuShare 2.0 platform
significantly eases the process of building knowledge-
sharing applications."
DocuShare 2.0 Functionality & Product Structure
DocuShare 2.0 is available in three versions, designed

to effectively meet the needs of organizations of ail
sizes. DocuShare Basics, designed for distributed
Workgroups requiring an intuitive user interface and fast
deployment over the Internet or intranet, builds on the
http://docushare.xerox.com/marketing/docushare/pr990309.shtml 23/08/00
success of earlier versions of DocuShare. DocuShare

Office meets the needs of complex organisations,
more
and offers a easily customizable Web interface

secure,
as well as a Windows Client for larger Workgroups
running Microsoft Windows. DocuShare Enterprise

brings knowledge-sharing to the entire organization,
and cost-effectively intégrâtes with enterprise-wide
applications such as Oracle databases.
The new, tiered structure of DocuShare 2.0 ensures

organizations get the capabilities they need to solve
their
spécifie knowledge sharing needs. Key features
include:
• scalable architecture
•
open platform to third party developers
•
tight intégration with Microsoft Windows and
Microsoft Explorer
•
support for Oracle databases
• robust security
• customizable web interface utilizing open XML
and templating tools
• file management in native formats, including
multimédia
•
interoperability with ODMA 1.5-compliant
applications
•
dynamic web page création
• enhanced full-text indexing and search
capabilities
• centralized software deployment and
administration
"What has always made DocuShare so appealing is the

ease with which it
can be set-up and used," said Frank
Gilbane, Director, CAP Ventures. "The three versions of

DocuShare 2.0 important because this ease of use
are
is maintained, but there are additionaloptions for

companies who need more sophisticated capabilities.
Xerox did not fall into the all-too-common trap of simply
piling on features until a product becomes unwieldy."
Pricing and Âvailability
DocuShare pricing in the US starts with a Basics server

and 25-user license for only $1,345. An Office server
with 500 licenses is $14,995. An unlimited Enterprise
server license is $44,995, and includes links to Oracle
databases. Ail prices are $US, and include support for

one year. For more information or to obtain a free trial
copy of DocuShare, customers can call 1-800-428-2995

in the US or visit the Xerox Web site at:
http://www.xerox.com/products/docushare
#####
NOTE TO ED1TORS: Xerox, The Document Company, the digital X and DocuShare are
trademarks of Xerox Corporation. Ail other signs or marks are the property of their
respective owners, and are recognized as such. For more information about The
Document Company Xerox, please visit our Web site at http://www.xerox.com
llTtTi
Press Releases
Y2K COMPLIANCE Xerox DocuShare 1.5 SE Links Document Scanning

Hardware with Internet-Based Software,Expanding
DOCUSHARE INFO Options for Businesses to Share Knowledge and
Home
Didital Images
DocuShare
Detailed Product Info Enhanced DocuShare Connects to Popular Visioneer
Press / Reviews PaperPort for Drag and Drop Management of Paper-
Trv It Live Based Documents in Knowledge Sharing System
Buv It!
PALO ALTO, CALIF., September 8,1998 - Xerox
Corporation today announced Xerox DocuShare 1.5
DOCUSHARE SUPPORT
Scan Enabled (SE), an enhanced version of Xerox's
DocuShare
web-based, community-maintained document sharing
FAQ
2.0 Patches system, with scan enablement capabilities through a
software link to Visioneer, Inc.'s popular PaperPort
software. Xerox also announced the packaging of a
OTHER PRODUCTS
trial version of Xerox DocuShare 1.5 SE with the
askOnce
CentreWare Network Scanning Services option for its
Press / Reviews
Document Centre 230ST and 220ST, creating a
Free Evaluation Copv complété, integrated document delivery solution for
GlobalView mid-sized businesses that is low cost as well as easy-
Visual Recall to-use and manage. DocuShare now allows
Workgroups and organizations to share ail types of
OTHER SITES
information, whether from electronic or hard copy
sources, with everyone in the organization easily,
Xerox
DocuShare Live
flexibly, and securely.
Xerox and Y2K
As recent analyst research reports indicate, the trend
among senior executives is increasingly to view a
company's corporate knowledge as a source of
compétitive advantage. Maximizing access to and
management of corporate knowledge, as represented
by paper and digital documents, fosters better and
more rapid decision-making, swifter action, and the
birth of new ideas. Xerox, which has a long history of

helping people use documents to share information
and of understanding how people work with
information, has responded to the corporate knowledge
need by creating hardware Systems to manage paper
as well as software solutions like DocuShare for the
growing number and types of electronic or digital
documents.
Now, Xerox has also developed document sharing

solutions that combine these two technologies. The
cornerstone of this strategy is DocuShare 1.5 SE.
Available October 1, DocuShare 1.5 SE allows
businesses toorganize, index, secure and access

paper documents, including those with logos, graphs or
other images, as simply as digital documents, in one
DocuShare software program.
"Intoday's compétitive business environment, every

purchase, whether hardware or software, has to impact
productivity and reduce costs," said John Kavazanjian,
Vice Président and General Manager of Xerox
Software Solutions. "Xerox has a well-earned
réputation of helping people use documents to improve
communication while maintaining ease-of-use and
lowering total cost of ownership (TCO). Now, with
DocuShare 1.5 SE, Xerox has taken this commitment
one step further and combined our strengths in
hardware and software so that businesses can share
every kind of document - digital or paper- with
everyone in the organization."
Xerox DocuShare --Web-enabled document sharing
Introduced eighteen months ago, DocuShare is a

secure Intranet-basedapplication for storing, managing
and sharing collections of information, including
multimédia images and electronically published
materials. Particularly useful for virtual or
geographically dispersed organizations which use
multiple platforms, DocuShare has quickly been
adopted across a wide range of industries and
applications due to its ease of deployment, immédiate
return on investment (ROI), and rapid user acceptance.
Unlike other document management solutions,
DocuShare is community-maintained and places
control over shared documents in the users' hands,
thereby eliminating the bottleneck, as well as cost and
management overhead, of centralized system
administration.
DocuShare 1.5 SE now makes it easy

to share hard
copy documents alongside electronic documents by
scanning them into PaperPort and then dragging and
dropping them onto a DocuShare icon. This places
image documents in the same Intranet-based
document libraries as other, related electronic files with
ail of DocuShare's powerful organization, indexing,
access and protection features.
While DocuShare 1.5 SE continues to provide features

such as foldering, access management and versioning
to end users through standard web browers, it now also
supports Secure Socket Layer (SSL) for Extranet
applications and form validation through JavaScript.
The DocuShare 1.5 SE server runs on Microsoft

Windows NT 4.0 servers with Microsoft IIS 4.0 and Sun
Solaris 2.5 servers with Netscape Enterprise Server 3.0
or the Apache web server software.
Xerox Document Centre - Multifunction network

connectîvity for document sharing
Document Centre and its CentreWare Network

Scanning Services option deliver the most advanced
set of document services in the world to the desktop of
everyone on the network. Accessible in "walk-up mode"
orfrom any PC desktop, Document Centre intégrâtes
the document services most used by medium-sized
businesses, including copying, printing, scanning, and
faxing, into one powerful system that serves an entire
office over the network. New performance standards
improve processing speeds and ease-of-use with far
better reliability and image quality than is possible with
traditional, single-function devices.
Independent tests prove Document Centre is the most

productive document solution for the office. It provides
better conflict resolution, and faster switching between
functions than compétitive Systems. It can also copy
while a user faxes, fax while a user scans and print
while a user faxes. Superior document technology
allows Document Centre users to send documents
once, then print many times.

DocuShare 1.5 SE pricing starts at US $695 for a
single server and 25 clients or US $25,000 for an
unlimited server license. Additional clients can be
added to an existing server for US $495 per 25 clients.
Volume pricing and support options are also available.
-XXX-
Media contacts:
Greg Cholmondeley, Xerox Document Management
Systems, 716-383-7986; gcholmon@mc.xerox.com
Pamela Sufi, Burson-Marsteller, 650-287-4026,
pamela_sufi@bm.com
Copyright © Xerox Corporation 1996-2000. Ali Rights Reserved. Xerox®, The Document Company®,
Vx
Press Releases
Y2K COMPLIANCE Xerox Introduces Enhanced Version of DocuShare

at Internet Showcase
DOCUSHARE INFO A/eiv Partners Announce Plans to Bring Turnkey Web-

Home Based Publishing Solutions to Market
DocuShare
Detailed Product Info SAN DIEGO, January 27,1998 - Xerox Corporation
Press / Reviews
today introduced DocuShare™ 1.5, a new release of its
Trv It Live
community-maintained tool for posting and managing
collections of information on corporate intranets, at
Buv It!
Internet Showcase in San Diego. DocuShare 1.5
provides enhanced customization features for indexing
DOCUSHARE SUPPORT
and retrieving information as well as automatic HTML
DocuShare
conversion of documents. At the same time, Xerox
FAQ
announced partnerships with Encanto Networks, Inc.,
2.0 Patches
and Chiliad who will incorporate DocuShare 1.5 into
web-based access and publishing solutions.
OTHER PRODUCTS
askOnce
"DocuShare has gained rapid acceptance across a
Press / Reviews
wide range of markets from éducation and government
Free Evaluation Copy to finance and high technology," said Tayloe
GlobalView Stansbury, vice président, Document Management,
Visual Recall Xerox Production Systems Group. "Its widespread
acceptance is a resuit of its ease of use and community
control in enabling users from anywhere on the globe
OTHER SITES
to collaborate through the création and accessibility of
Xerox
documents. Today's announcement signais our
DocuShare Live
commitment to continue enhancing DocuShare to
Xerox and Y2K
provide greater levels of customization, flexibility and
power."
New DocuShare Features

DocuShare 1,5's new customization feature enables
users toassign any properties or attributes they choose
for cataloging and retrieving digitally stored information.
Users no longer are limited to a sélection of predefined
attributes. Attributes for new or existing DocuShare
objects are defined through an administrator feature
and are fully indexed and searchable. "This new
customization feature significantly extends an
organization's ability to tailor DocuShare to suit its
particular information sharing and management needs,
bringing more of the traditional document management
capability to a web-based tool," Stansbury said.
Another significant feature of the new release is

automatic HTML conversion of documents based on
the Verity KeyView® HTML export technology. Users
http : //docushare .xerox. com/marketing/docushare/pr980127. shtml 23/08/00

now can view and print a document from within the

browser, so it is not necessary to have the application
in which the document was authored. DocuShare 1.5
supports most common desktop application formats. At
this time, the automatic HTML conversion feature
initially is available only for the NT server platform.
Support for browser view on the Solaris server platform
is planned.
In otherareas, DocuShare 1.5 provides enhanced log

reporting enabling administrators to track activity on the
DocuShare server and détermine who did what, when
and how often. The capability is useful in monitoring
system loads and capacity requirements, apportioning
system costs by usage levels and simply tracking
usage patterns. The enhanced log reporting facility
reports both normal login activity and errors with user
id, date, command and arguments. Log files are stored
in CSV format, so they can be easily imported into
Excel or other applications.
DocuShare 1.5 also supports Secure Socket Layer

(SSL) for extranet applications and JavaScript, so that
form validation is more convenient. In addition, the
DocuShare 1.5 Upload Helper application adds support
fordrag and drop, nested folders, and spécifications of
unique summaries for each uploaded file. The upload
helper is an optional application which supports file
upload in older browsers as well as multi-file batch
uploads.
DocuShare Enhances Partner Offerings

Encanto Networks, Inc. and Chiliad Publishing Inc.
have announced their plans to incorporate DocuShare
into web-based publishing solutions. Encanto
Networks, Santa Clara, Calif., plans to incorporate
DocuShare into its turnkey Internet solution for small
businesses and branch offices, which includes the
e.go ™ Webstation, a complété and fully integrated
Web server, and Instant Connect™ access service.
Chiliad, headquartered in Oakland, Calif., will
incorporate DocuShare into its Interactive Modular
Publishing process for publishing content on the
Internet or intranets.
"e.go enables our customers to get a business web

site up and running in less than 30 minutes, " said Jeff
Stem, Encanto director of marketing. "As such, we can
not compromise on ease of use and innovation in the
solutions we develop. DocuShare met our criteria head
on and so was the obvious solution for online
publishing and content management, which we believe
is key to our offering."
http : //docushare .xerox. com/marketing/docushare/pr980127. shtml 23/08/00

Chet Grgz, Chief Information Officer at Chiliad, said

"The inclusion of DocuShare in our Interactive Modular
Publishing process reflects our goal to work with
partners who provide best-of-class publishing tools. In
developing DocuShare, Xerox has identified what users
are looking for in collaboration, convenience, simplicity
and flexibility. We believe that the product greatly

enhances our offering, making it more attractive to
users in many markets."
Customers Applaud Ease of Use

DocuShare's ease of use is equally critical to
customers such as the Fayetteville-Manlius school
district in Syracuse, New York. The district recently
installed the System on its intranet to facilitate the
sharing of published administrative information
including policies and procédures, initially among the
administrative staff but eventually among ail of the
district's 700 employées. "Before DocuShare, our
document management system consisted of manuals
which contained the policies and régulations," said Bob
Nickerson, Director of Business Services for the district.
"We would reprint the new documents and distribute
them to owners of these manuals a time consuming
-
and paper-intensive task. Now as updates are made,

we publish them immediately on our intranet.
DocuShare is very userfriendly; it prompts you every

step of the way."
Platform and Server Requirements

DocuShare 1.5 requires no client software other than a
web browser. The DocuShare 1.5 server runs on
Microsoft Windows NT 4.0 servers with Microsoft IIS
3.0(IIS 4.0 support will be available in Q1 ('98) and
Sun Solaris 2.5 servers with Netscape Enterprise
Server 3.0 or the Apache web server software.

DocuShare 1.5 pricing starts at US $695 for a single
server and 25 clients or US $995 for a server with 50
clients. Additional clients can be added to an existing

server for US $495 per 25 clients. Volume pricing and
support options are also available. DocuShare 1.0

users can upgrade to DocuShare 1.5 for only $245 per
25 clients or can purchase an upgrade and annual

support contract - which entitles them to future
upgrades at no additional cost - for only $745 per 25
clients. For more information or to purchase
DocuShare, contact Xerox at 1-800-428-2995 or
through the company's web site at
http://www.encanto.com.
Incorporated in 1996 and headquartered in the

Northern California Bay Area with offices in London,
England and Aix en Provence, France, Chiliad provides
the knowledge management advantage for publishers
of high-value and professional content.
Xerox Corporation is the leader in providing world-class

document processing and management products,
Systems and services. Xerox copiers, electronic
printers, optical scanners, facsimile machines, digital
publishing machines and related products, software
and supplies are marketed in more than 130 countries.
-XXX-
Media contacts:
Lawrence F. Vogel, Xerox Corporation, 716-383-7948;
LVogel@mc.xerox.com
Patty Peper, Xerox Corporation, 415-813-7142;
ppeper@psg.pa.xerox.com
Barbara Kohn, Brodeur Porter Novelli, 408-324-4848;
bkohn@brodeur.com
Y2K COMPLIANCE Xerox Ships Ils Intranet-Enabled Document

Management Product
DOCUSHARE INFO Free Trial Program Offered On-line
Home
DocuShare PALO ALTO, CALIF., August 12,1997 - Xerox
Detailed Product Info Corporation announced today that it is shipping
Press / Reviews DocuShare™, a community-maintained tool for posting
Trv It Live and managing collections of information on corporate
intranets. The new offering places control over shared
Buv It!
documents in the users hands, thereby eliminating the
bottleneck and overhead of centralized system
DOCUSHARESUPPORT
administration. It supports any client platform and runs
DocuShare
on dominant server environments. Xerox is offering a
FAQ
free trial of DocuShare, which can be downloaded from
2.0 Patches
the Internet at www.xerox.com/products/docushare.
OTHER PRODUCTS
Other document management products currently
askOnce
available from Xerox Production Systems Group
Press / Reviews
include the InterDoc™ print job submission software,
Free Evaluation Copv WIMS global document delivery and tracking system,
GlobalView DMA interoperability middleware and Visual Recall™
Visual Recall document repository.

OTHER SITES
Xerox
DocuShare Live
Xerox and Y2K
For more information, contact the Xerox site on the
World Wide Web at http://www.xerox.com.
-XXX-
Media contacts:
Lawrence F. Vogel, Xerox Corporation, 716-383-7948;
LVogel@mc.xerox.com
Patty Peper, Xerox Corporation, 415-813-7142;
ppeper@xsoft.xerox.com
Barbara Kohn, Brodeur Porter Novelli, 408-324-4848;
bkohn@brodeur.com
Marnee Clement, Brodeur Porter Novelli, 408-324-
4848; mclement@brodeur.com
http ://docushare. xerox. com/marketing/docushare/pr970812. shtml 23/08/00

rj
Press Releases
Y2K COMPLIANCE XEROX Introduces Intranet-Enabled

Document Management Product
DOCUSHARE INFO
Home New "Community-Maintained" Product Places Control
DocuShare
for Posting and Sharing Documents Over Intranets in
Detailed Product Info Users' Hands
Press / Reviews
Trv It Live
NEW YORK, April 16,1997 - Xerox Corporation today
entered the rapidly growing market for intranet-enabled
Buv It!
document management Systems with its new
DocuShare™ software product. Xerox announced
DOCUSHARESUPPORT
DocuShare, a community-maintained tool for posting
DocuShare
and managing collections of information on corporate
FAQ
2.0 Patches
intranets, at the AIIM show in New York. The new
offering places control over shared documents in the
users' hands, thereby eliminating the bottleneck and
OTHER PRODUCTS
overhead of centralized system administration.
askOnce
Press / Reviews
"DocuShare marks a newgénération of document
Free Evaluation Copv sharing and management tools from Xerox," said
GlobalView Tayloe Stansbury, vice président, Document
Visual Recall Management, Xerox Production Systems Group.
"DocuShare maps to the way people work today,
OTHER SITES sharing information across geographical, functional and

Xerox system boundaries through the convenience of
DocuShare Live
corporate intranets. In the spirit of the Web, DocuShare
créâtes a common ground among users so that
Xerox and Y2K
regardless of their technology expertise, they can
participate easily in the collaborative process of
developing and sharing information."
DocuShare makes it possible to publish and manage

collections of information on intranets without
knowledge of hypertext markup language (HTML) or
traditional web sitemanagement. This unique approach
is format independent, allowing users to easily upload
or post any type of document to DocuShare collections.
Documents and other objects in DocuShare collections

are displayed in familiar nested folders and viewed
through popularweb browser software. Furthermore,

with DocuShare, users create their own user accounts,
groups, shared workspaces and access control.
"As businesses increasingly operate across diverse

Systems, locations and standards, the value of
DocuShare increases," said Stansbury. "With our
offering, companies can leverage their investment in
corporate intranets to create a Virtual' shared work

environment."
DocuShare's scalability is vividly demonstrated in

several installations within Xerox, the largest of which
has rapidly expanded to serve in excess of a thousand
users. Input from these users has strongly shaped the
development of DocuShare, which was initially

conceived as part of a research initiative for knowledge
management within the Xerox Wilson Center for
Research and Technology.
"Our production publishing customers increasingly look

to Xerox for complété document solutions," said John
D. Kavazanjian, vice président and général manager,
Network Software, Xerox Production Systems Group.
"Document management Systems such as DocuShare
are critical components in meeting their needs."
Other document management products currently

available from Xerox Production Systems Group
include the InterDoc™ print job submission software,
WIMS global document delivery and tracking system,
DMA interoperability middleware and Visual Recall™
document repository.
Advanced Web-Based Document Management
Unlike traditional web servers, DocuShare is able to

restrict read and write access at the folder and
document level. Users directly control security for the
documents they own, and can create and maintain their
own access rights groups.
DocuShare supports versioning of engineering, design

and other critical documents for which change control
and tracking is essential. It can track multiple revisions
of documents, providing a complété history or audit trail
of changes made. DocuShare also helps manage
collaborative efforts with its ability to lock documents to
prevent multiple updates from being attempted
simultaneously.
In contrast with traditional file

Systems, DocuShare
objects may appear in multiple folders at the same
time, to enable multiple views of the same information.
A unique "What's New" feature makes it possible to list
everything that has been newly added or modified to
the DocuShare collections.
DocuShare allows users to easily search and retrieve

documents by text or by attribute, or both. Using an
http ://docushare. xerox .com/marketing/docushare/'pr970416. shtml 23/08/00

intuitive, menu-driven search engine, users can search

within the content of documents created in
WordPerfect, Microsoft Word, PowerPoint, Excel and
many other applications. Relevancy ranking displays
the items that most closely match search terms.
Platform and Server Requirements
DocuShare gives users the ability to build, view and

manage collections using any workstation equipped
with intranet access and a web browser. DocuShare
requires no client software other than a web browser,
so it lets users leverage their existing infrastructure
without installing any additional software on their
workstation. The DocuShare server runs on either
Microsoft Windows NT Server 4.0 or Sun Solaris 2.5.
DocuShare pricing starts at US $695 for

a single server
and 25 clients US $995 for a server with 50 clients.
or
Additional clients can be added to an existing server for

US $495 per25 clients. Volume pricing and support
options are also available upon request. For more
information or to purchase DocuShare, contact Xerox at
1-800-428-2995 or through our web site at
www.xerox.com/products/docushare. DocuShare will
be available for customer shipment by the end of the
second quarter 1997.

For more information, contact the Xerox site on the
World Wide Web at http://www.xerox.com.
askônce™ DocuShare®, GlobalView™, Visual Recall™, and the stylized X are trademarks of the
http : //docushare. xerox. com/marketing/docushare/pr970416. shtm 1 23/08/00

ZDNet: eWEEK: New Xerox products help firms dig into document repositories Page 1 sur 2
MyZDNet | Reviews | Shop | Business | Heip | News | Electronics ) GameSpot | Tech tife | Downloads I Developer
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50 Free Downloads
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Diaital Caméra Guide
tel BUILDING •
SEë^JJiLQownloads
Tm.com tmmmm
ZDNet > Business & Tech > eWEEK > News. > New Xerox products help firms dig into
document repositories
^reYouBaya
ï Storagenow
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Ipwer-courtrevîew
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New Xerox products help firms dig
Reviews
into document repositories Inte|showspff2GHz
Spencer F. Katt Pentium 4 chip
By Christa Degnan, eWEEK
Spécial reports November 9, 1999 1:30 PM ET
SEE ALSO: Intel qems
Columnists
to be on disolav
Downloads Xerox Corp. announced today that its Document
Webcasts SolutionsGroup will soon offer an upgrade of its GNOME vs. KDE: Poes
DocuShare software product as well as a new meta- thismeanwar?
search application.
Resource Centers
. ASP PLUS: It._win_fae_tou3b
•
CRM DocuShare 2.1 enables users to save document ooinq for GNOME
•
Desktops
• Enterprise Apps
repository search queries as folders. Users can also
subscribe to the folders and be notified when their
•
•
Java
Linux contents are updated. DocuShare 2.1 features y/ Contact us
• Management thumbnail icons of documents and document
I E-mail ttrisî
• Mobile summarization capabilities using technology from
•
Networking Xerox PARC (Palo Alto Research Center) spin-off
• Securitv I.
• Servers Inxight Software Inc. Printthist
•
Storage
• Telecom
AskOnce, meanwhile, is a new browser-based server
Save this!
• Windows 2000
•
Wi.rel.ess application that lets users search a number of
document repositories, including DocuShare and
Check Prices
offerings from Documentum Inc., Lotus Development
AJsp on BizTech: • Ail Groupware - E-
•
Enterprise Corp. and Oracle Corp. A version supporting Microsoft
nv>i! • Woiktlow
• E-Business Exchange is expected next year.
• Srnnii Business
• Free newsletters
Available December 1, askOnce will be priced starting
at$4,995 for 50 seats. Slated to ship by December 31, ELSEWHERE
DocuShare is priced the same. ON ZDNET
ZDNet s IT Respurçe
Click here!
Centers
Xerox, of Rochester, N.Y. will demonstrate the
products next week at Comdex in Las Vegas.
Company Info
The company delayed announcing the products
Microsoft Corp. MSFT
because of the fatal shootings at one of its offices
in
LU Printers
Hawaii last week, according to officiais. The suspect in Oracle Corp, ORCt
-J Modems
U Scanners those shootings, copier repairman Byran Uyesugi, is Xerox Corp. XRX
.3 and MORE!
being held on $7 million bail.
lAdvertisementl Xerox Corp. XRX
Xerox can be reached at www.xerox.com. Dpcumentutin,

Inc.,
Inxight
http://www.zdnet.com/eweekystories/general/0,11011,1018057,00.html 23/08/00
ZDNet: eWEEK: New Xerox products help firms dig into document repositories Page 2 sur 2
Software Inc.
Lotus
Development
Corp.
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originally appearing in eWEEK Copyright (c) 2000 Ziff Davis Media. Ail Rights Reserved. eWEEK and Ziff Davis Media are
trademarks of Ziff Davis Publishing Holdings Inc.
http://www.zdnet.eom/eweek/stories/general/0,11011,1018057,00.html 23/08/00
Xerox — Internet World Page 1 sur 3
Internet World Review
Y2K COMPLIANCE IW REVIEWS -

February 1998
DOCUSHARE INFO New Document Synergy

Home Xerox Corp. DocuShare
DocuShare
Detailed Product Info If you think you know what document management is
Press / Reviews ail about, Xerox Corporation's DocuShare will shatter
Trv It Live
your preconceptions. When it cornes to document
Buv It!
management Systems (DMSs), intranets change
everything. In contrast to the LAN and WAN-based
DMSs of old, this Internet-age product is inexpensive,
DOCUSHARESUPPORT
easy to set up, easy to use, and cross- platform on the
DocuShare
client side. In many ways, DocuShare resembles a
FAQ
2.0 Patches
workgroup collaboration tool more than a traditional
DMS.
OTHER PRODUCTS
DocuShare does share the core functions of old-style
askOnce
DMSs: letting users check documents in and out, and
Press / Reviews maintaining audit trails for each document. Since
Free Evaluation Copv DocuShare works on top of a Web server, however,
GlobalView anybody with a Web browser can access it. And once
Visual Recall it's installed, any user can manage it.
OTHER SITES
Administrators and authorized users create collections
of documents, which appear onscreen as folders and
Xerox
subfolders. Thus it's easy for even small Workgroups to
DocuShare Live
create folders for spécifie projects or areas of
Xerox and Y2K
responsibility. Each folder and document has an owner,
typically the person who adds it to the collection.
Users add documents directly from within their Web

browser or by using a stand-alone application, that
cornes with DocuShare and is called from the browser.
The owner gives each file a description and détermines
the folder in which it will résidé and who can access it.
DocuShare indexes documents as it
imports them into
the collection and incrementally indexes each version
of a document.
DocuShare's home page lists ail user options, including

links to a log-in page and a listing of the main
collections of documents that DocuShare manages.
The home page also includes handy shortcuts, such as
the "What's New" button for viewing a list of documents
recently added to the collection.
http://docushare.xerox.com/marketing/docushare/iwo298.shtml 23/08/00
From the home page, you can perform simple searches

or you can access an HTML form that helps you create
more complex, or Boolean, searches. You can also
query the database on the basis of such items as

attributes. These search results are ranked by
relevancy to help you find the document you want
quickly.
DocuShare's administration capabilities are simple and

thorough. It displays major options in the top frame of
the HTML page, sub options in the left frame, and
HTML forms for setting up sub options in the main
viewing window. These forms are editable from within
the browser by the designated system administrator.
Set-up capabilities range from the essential-granting
authority to users to add, delete, and edit documents-
to the pedestrian, such as determining how long the
"New" icon is displayed after an item is added.
Besides its easy client-side access and administration,

DocuShare works well as a workgroup collaboration
tool because it manages objects otherthan documents,
per se. Specifically, you can place threaded
discussions, Web URLs, and HTML-based calendars in
any folder.
Forinstance, an R&D department might develop a

folder called
"Ajax Project," which could include
mémos, reports, and design documents. In addition,
each folder could include threaded discussions about
spécifie issues, links to relevant Web sites, and a
project calendar.
Since it is Web-based, IT managers can easily control

and manage access to the DocuShare system from
outside the firewall. This means, relatively speaking,
easy access for traveling workgroup members, those in
satellite offices, and trusted external collaborators.
Like ail easy-to-use applications, DocuShare

compromises on power in a number of areas: Its
calendars are simple, user-editable HTML documents,
not a group scheduling system with features like
conflict checking and appointment confirmations. The
threaded discussion capabilities are simple to set up
and use but, like ail HTML-based discussion groups,
slowerand clumsierthan using a dedicated newsgroup
reader.
More important for some, DocuShare uses a

proprietary database for which IT professionals can't
http : //docushare .xerox. com/marketing/docushare/i wo298. shtml 23/08/00

write applications. This means making a transition from

legacy document management applications will be
difficult. Also, DocuShare's ease-of-use suffers from its
reliance on HTML forms. A more flexible and visually
interesting Java client application for managing
documents with drag and drop capabilities would be
simpler for end users.
Still, DocuShare represents a powerful yet simple new

approach to managing documents in the office. The
program leverages your existing intranet investment so
no end-user training is necessary and virtually any
computer platform can access DocuShare. Since
administration is simple and decentralized, and it can
manage threaded discussions and other objects,
DocuShare moves beyond traditional document
management programs, and is, instead, an easy-to-
maintain collaboration tool for Workgroups.
-David Haskin
Reprinted from Internet World magazine Vol. 9 No. 2,

(c) 1998 Mecklermedia Corporation. Ail rights
reserved.
Xerox Corporation. Ali other products are trademarks of their respective companies.
http://docushare.xerox.com/marketing/docushare/iwo298.shtml 23/08/00
DocuS/7are2.0 Guide de Référence Rapide
Ce guide fournit un aperçu des fonctionnalités de DocuShare les plus communément utilisées. Il s'adresse aux
utilisateurs qui souhaitent obtenir des réponses rapides etestiment avoir une bonne connaissance de la technologie
Web. Vous pouvez consulter le Guide Utilisateur pour une description plus complète et détaillée des fonctionnalités
de DocuShare.
Plate forme nécessaire

Vous pouvez accéder à DocuShare et l'utiliser à partir d'un navigateur Web standard sur n'importe quelle plate-forme
et système d'exploitation qui permettent d'accéder à Internet. Vous pouvez également accéder à DocuShare et
l'utiliser à partir de Microsoft Windows Explorer sur Windows 95, 98 et NT.
Navigateur nécessaire
Internet Explorer 3.0, Netscape Navigator 2.0 et les versions ultérieures de ces navigateurs fonctionnent correctement
avec DocuShare. Pour les autres navigateurs, assurez-vous qu'ils acceptent les "cookies" pour les connexions et les
visualiseurs extérieurs pour l'affichage de divers formats de fichiers.
DocuShare fournit une application optionnelle d'assistance au téléchargement de fichiers que vous pouvez installer
sur votre ordinateur si votrenavigateur ne gère pas le téléchargement de fichiers. (Par exemple, Internet Explorer 2.0
et 3.0 ne gèrent pas le téléchargement de fichiers). Cette application est disponible pour Windows 95/98/NT, NT 3.51
et Windows 3.x. Les instructions d'installation se trouvent dans le Guide Utilisateur.
Pour utiliser au mieux DocuShare, vous devez paramétrer votre navigateur de la manière suivante:
■
Cache du Navigateur: Désactivez le cache de votre navigateur en validant l'option "Vérifier à chaque visite de la
page".
■
Serveurs Proxy: Désactivez l'utilisation des serveurs proxy pour l'accès à votre serveur DocuShare.
■
Applications Assistantes : Vous devrez configurer l'Assistant de votre navigateur Web pour utiliser les
applications appropriées pour lire les fichiers stockés sur votre serveur DocuShare. La plupart des navigateurs
vous permettent d'adapter ces paramètres à chaque fois qu'ils rencontrent un type de fichier qu'ils ne
reconnaissent pas. Pour configurer par avance votre navigateur, référez-vous au chapitre "Démarrer" du Guide
Utilisateur.
Terminologie
Les informations que vous stockez sur un serveur DocuShare sont décrites ici comme des "objets. Les objets
DocuShare peuvent être des Fichiers, des Collections, des URL, des Blocs-Notes, des Notes, des Agendas, des
Evénements, des Utilisateurs et des Groupes. Trois types d'objets - les Collections, les Blocs-Notes et les Agendas-
peuvent contenir d'autres objets et sont appelés objets contenants.
Utiliser DocuShare
L'Administrateur du Site DocuShare a la possibilité de définir une politique des droits d'accès, de la création de
comptes et d'informations générales pour les inscriptions. La politique définie par défaut permet tout le monde de
visualiser toute la partie de la base en accès public, en se connectant comme "Invité". Pour créer votre propre compte
utilisateur, cliquez sur "Comptes" sur la page d'accueil ou dans la barre de navigation qui se trouve sur toutes les
autres pages de DocuShare. Les utilisateurs inscrits peuvent ajouter et éditer des
objets, accéder à d'autres parties
du serveur, en fonction des droits d'accès dont ils disposent sur les objets.
Après avoir créé votre compte, vous ne
pourrez néanmoins pas consulter les informations à accès restreint tant que vous n'aurez pas contacté le(s)
propriétaire(s) de(s) objet(s) pour lui/leur demander de vous accorder un accès à ces objets.
dans le Site
Dans un site DocuShare standard, la navigation est basée sur les fonctionnalités hypertextes normales du web. Le
contenu du site est présenté selon un modèle traditionnel de répertoires et de dossiers imbriqués. Ils sont appelés
collections. La principale différence est que, grâce aux puissantes capacités hypertextes du Web, n'importe quel objet
DocuShare peut apparaître dans plusieurs collections en même temps.
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Web Jazz Development Collection Services

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Morliftîî By: Armorie
I)ucnmimt: -ziç-zt. dc<: W.
Contint Typt»:
Ci-dessus, l'exemple d'une page standard de Collection. Une barre de navigation, en haut de la page, contient les
utilitaires généraux de DocuShare comme la recherche et l'aide. Puis, sont affichés le titre de la Collection, son
résumé et une brève description de la collection. La barre d'outils liste les opérations que vous pouvez exécuter sur
la collection -supprimer, éditer les propriétés, éditer les permissions, ajouter un objet. Sous la barre d'outils
figure le
contenu de la collection qui peut être composé d'autres collections ou de fichiers, d'URL, d'agendas et de blocs-
notes. D'autres fonctions sont accessibles
grâce aux liens qui pointent vers d'autres pages importantes de
DocuShare. Par exemple, toutes les fonctions d'édition portant sur les objets, comme Editer les Propriétés, Editer les
Permissions et Editer l'Emplacement se trouvent sur la barre d'outils de la page Services de l'objet.
Permissions
Tous les objets DocuShare ont un propriétaire et une liste des droits d'accès des utilisateurs et des groupes. Chaque
utilisateur ou groupe d'utilisateurs
figurant sur la liste des droits d'accès est titulaire d'un ou plusieurs droits sur l'objet:
,?
Droit de lecture L'utilisateur ou le groupe d'utilisateurs peut lire l'objet et en visualiser les propriétés mais il ne peut
réaliseraucune opération d'édition, f "
Droit d'Ecriture L'utilisateur peut éditer le contenu, les propriétés et l'emplacement de l'objet, verrouiller et
déverrouiller un fichier et ajouter de nouvelles versions du fichier. Accorder un Droit d'Ecriture n'attribue pas
automatiquement un Droit de Lecture.
Droits de Manager L'utilisateur possède un Droit de LectureÈâLun Droit dJEcriture et peut, en outre, supprimer l'objet
et enéditer les permissions.
Les permissions d'un objet sont accessibles grâce à la fonction Permissions dans le menu Modifier de la page
Services correspondant à l'objet. Il est possible d'ajouter un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs à la liste des droits
d'accès d'un objet à partir de la page Modifier Permissions. Cette page n'est accessible qu'avec des droits de
Manager.
Lorsqu'il est intégré à la base, un nouvel objet hérite de la configuration des droits d'accès de l'objet qui le contient. Si
les permissions de l'objet contenant sont modifiées, les nouvelles permissions ne sont pas automatiquement
étendues aux objets qu'il contient. La fonction Unifier sur la page des Permissions de l'objet contenant fournit un
moyen d'étendre la configuration actuelle des permissions d'un objet contenant à tous les objets qu'il contient.
Les groupes d'utilisateurs constituent un moyen simple de gérer les droits d'accès sur les objets. Un groupe peut
contenir des utilisateurs et d'autres groupes.Assigner des permissions à un groupe sur un ensemble d'objets ne vous
permet d'éditer que le groupe et non tous les objets lorsqu'il devient nécessaire de modifier les permissions. Les
groupes sont définis et gérés dans le Registre de la Communauté DocuShare.
Comment faire pour...
Ajouter de nouveaux objets (collection, fichier, agenda, etc.)
Les nouveaux objets sont ajoutés à une Collection, à un Agenda ou à un Bloc-Notes existant en sélectionnant le type
d'objet désiré dans le menu Ajouter de sa barre d'outils. Par exemple, les types d'objet suivants peuvent être ajoutés
à une collection:
Collection Un objet contenant universel.

Fichier Le document d'un utilisateur, contenant à la fois le fichier original et des informations
relatives à ce fichier telles que son titre, son résumé, son auteur et ses mots-clefs.
URL L'adresse Internet (URL) d'un document pertinent, pointant généralement vers une
page extérieure au serveur DocuShare.
Bloc-Notes Un objet contenant des Notes simples pour vous ou pour d'autres utilisateurs.
Agenda Un agenda contenant des événements.
Pour chaque type d'objet ajouté, un formulaire s'affichera, vous permettant de fournir des informations sur l'objet,
telles que son titre, son résumé et ses mots-clefs. Après que vous aurez rempli le formulaire et cliqué sur le bouton
Appliquer, l'objet sera créé avec un numéro identifiant unique ( par exemple, Collection-37) et apparaîtra dans son
objet parent. Son parent est l'objet affiché lorsque vous avez sélectionné la commande Ajouter. Les permissions par
défaut du nouvel objet seront les mêmes que celles de son parent. De plus, des droits de manager sur le nouvel objet
seront automatiquement accordés au propriétaire de l'objet parent. Vous, l'utilisateur
qui avez créé l'objet, en serez le
propriétaire initial et disposerez donc de droits de Manager dessus.
Ajouter de nouveaux fichiers (,navigateur)
La commande Ajouter un Fichier sur la barre de navigation de chaque collection, lance la procédure pour les
utilisateurs de navigateur Web. Vous pouvez utiliser un navigateur pour ajouter (télécharger) des fichiers en utilisant
l'une des deux méthodes d'ajout de fichier -utiliser un navigateur qui gère le téléchargement de fichiers, tel que
Netscape Navigator 2.0 et versions supérieures, ou utiliser une application d'assistance au téléchargement disponible
sur votre site DocuShare. La méthode utilisée pour le téléchargement de fichiers dépend de deux facteurs. D'une
part, DocuShare essaiera de déterminer si votre navigateur est capable de télécharger des fichiers et, dans le cas
contraire, vous empêchera de télécharger des fichiers. D'autre part, votre enregistrement d'Utilisateur contient un
attribut appelé Utilisation Assistant de
Téléchargement qui peut prendre l'une des trois valeurs suivantes:
3
■
Jamais. Ne jamais utiliser l'Assistant de Téléchargement.
Si Nécessaire. Utiliser le navigateur à chaque fois que c'est possible, sinon utiliser l'Assistant de
T éléchargement.
■
Toujours. Toujours utiliser l'Assistant de Téléchargement, jamais le navigateur. Ce paramètre est nécessaire si
vous utilisez un navigateur qui est capable de télécharger les fichiers mais que vous souhaitez néanmoins utiliser
l'Assistant de Téléchargement pour sa fonctionnalité de téléchargement de multiples fichiers en une seule fois
(par groupes de fichiers).
Pour utiliser l'Assistant de Téléchargement de DocuShare, vous devez:
1. Installer l'application sur votre poste de travail. Elle est disponible à l'adresse suivante:
http://Gfoa/s/7are_sen/e/fen-us/UpHelper/UpHelper.htm
2. Configurer votre navigateur. Pour Internet Explorer et Netscape Navigator, le programme d'installation de
l'Assistant de Téléchargement le configure pour vous. Sinon, vous pouvez consulter le Guide Utilisateur.
3. Editer l'attribut Utilisation Assistant de Téléchargement de votre enregistrement Utilisateur et le paramétrer de

la manière souhaitée.
Ajouter de nouveaux fichiers (Windows)

Les utilisateurs de Windows peuvent ajouter de nouveaux fichiers ou de nouvelles versions d'un fichier de plusieurs
manières. La première méthode consiste à utiliser le bouton Ajouter un Document dans la barre d'outils de Windows
Explorer. Vous sélectionnez alors un fichier existant, saisissez les informations relatives à ce fichier, puis, vous le
téléchargez sur le serveur DocuShare. Le seconde méthode consiste, après avoir achevé le document, à sélectionner
Enregistrer Sous dans l'application dans laquelle vous l'avez composé (par exemple, Microsoft Word) et à enregistrer
le fichier directement sur DocuShare. Enfin, vous pouvez faire glisser les fichiers selon la procédure standard de
Windows Explorer pour déplacer ou copier des fichiers de votre disque dur sur le serveur DocuShare.
Editer les objets existants
Toutes les fonctions d'édition d'un objet existant, Editer les Propriétés, Editer l'Emplacement et Editer les Permissions
sont accessibles sur la Services de l'objet. Lorsqu'un objet est listé dans le contenu d'une collection, un lien
page
Services se trouve dans la colonne de droite en face de l'objet, il permet d'accéder à la page Services de l'objet. De
plus, la fonction Editer les Propriétés des collections, agendas et blocs-notes se trouvent dans leur barre d'outils et
permet d'accéder à la page Editer les Propriétés.
Editer un fichier (créer une nouvelle version)
Les documents peuvent être ouverts et édités dans leur application native, puis enregistrés de nouveau dans
DocuShare comme une nouvelle version du document.
Pour mettre à jour un fichier existant en utilisant le navigateur Web:

1. Cliquez sur l'icône Sortir en Ecriture correspondant au fichier, dans la liste des objets contenus dans une
collection ou sélectionnez la fonction Sortir en Ecriture dans le menu Editer de la page Services du fichier. Cette
action verrouillera le fichier et l'ouvrira dans l'éditeur approprié. En verrouillant le fichier, vous indiquez aux autres
auteurspotentiels que vous travaillez sur le document et vous les empêchez de télécharger de nouvelles versions
du document dans la base.
2. Modifiez le document.
3. Si l'éditeur fonctionne le client ODMA

avec (par exemple, Microsoft Word), utilisez la fonction Enregistrer Sous
pour placer le fichier sur le serveur DocuShare et enregistrer le fichier modifié comme une nouvelle version. Dans
le cas contraire, enregistrez le fichier modifié dans un emplacement temporaire de votre disque dur et
cliquez sur
Nouvelle Version dans la page Services du fichier de DocuShare.
Pour mettre à jour un fichier existant en utilisant le Client Windows de DocuShare:

1. Sélectionnez le fichier à mettre à jour et choisissez Sortir en Ecriture avec le bouton droit de la souris. Cette
action verrouillera le fichier et l'ouvrira dans l'éditeur approprié. En verrouillant le fichier, vous indiquez aux autres
auteurs potentiels que vous travaillez sur le document et vous les empêchez de télécharger de nouvelles versions
du document dans la base.
4
2. Modifiez le document.
3. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez la fonction Fermer dans le menu Fichier de l'éditeur. Pour la plupart des
applications, il vous sera demandé si vous souhaitez enregistrer le fichier comme une nouvelle version dans
DocuShare. Cliquez sur Oui.
Les commandes de DocuShare sont présentées sous forme de menus dans la barre d'outils de chaque page.
Personne n'est autorisé à ajouter ou à éditer un objet sans être loggé, indépendamment des permissions accordées
sur cet objet. Ces commandes sont également accessibles directement en saisissant l'URL correspondante. Le nom
de la commande en gras correspond à l'affichage de la commande dans les menus de DocuShare. Le nom de la
commande en dessous, en italique, correspond au nom de la commande tel qu'il apparaît dans l'URL qui pointe vers
commande.
cette
5
! O UJvr-JUjvS;
Visualiser les Fonction: Affiche la page Services de l'objet où les propriétés de l'objet sont
Propriétés affichées, telles que son titre, son résumé et sa date de création et à
ViewProps partir de laquelle vous pouvez accéder à un ensemble de services.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture sur l'objet.
Emplacement: Lorsqu'ils sont listés dans le contenu d'une collection, tous les objets
apparaissent avec un lien Services dans la colonne à droite, qui
pointe vers la page Service de l'objet. Le menu Editer des collections,
agendas et blocs-notes contient la fonction Editer les Propriétés qui
vous permet également d'accéder à leur page Services.
Editer les Propriétés Fonction: Edite les propriétés de l'objet, notamment son titre, son résumé et sa
EditProps description. L'emplacement de l'objet et ses droits d'accès ne sont
pas considérés comme des propriétés.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit d'Ecriture sur l'objet.
Emplacement: La page Services de l'objet.
Ajouter Fonction: Ajoute un nouvel objet de type classe à l'objet contenant dont
Add / handle / class l'identifiant est identifiant.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit d'Ecriture sur l'objet
contenant identifiant.
Emplacement: Barre d'outils de n'importe quelle page de collection, d'agenda ou de

bloc-notes.
Créer un Utilisateur Fonction: Créeun nouveau compte utilisateur.
AddUser Autorisation: Dépend du paramètre Droit de Création d'Utilisateur, défini par

l'administrateur du site. Par défaut, tout le monde.
Emplacement: Page Comptes (Registre de la Communauté).
Créer un Groupe Fonction: Créer un nouveau groupe pour l'attribution des permissions.
AddGroup Autorisation: N'importe quel utilisateur loggé.
Emplacement: Page Comptes (Registre de la Communauté).
Supprimer Fonction: Supprime l'objet. Lorsque vous appliquez cette fonction à une
Delete collection, il
vous est proposé de supprimer également tous les objets
qu'elle contient.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant des droits de Manager sur l'objet.
Emplacement: La page Services de l'objet. Pour les collections, les agendas et les
blocs- notes, cette fonction est également accessible dans le menu
Editer de la page principale de l'objet.
Editer l'Emplacement Fonction: Modifie le(s) emplacement(s) dans le(s)quel(s) un objet apparaît,
EditLocation c'est-à-direajoute des emplacement, supprime des emplacements et
déplace l'objet.
Emplacement: La page Services de l'objet.
Visualiser Fonction: Affiche un objet contenant (Collection, Bloc- Notes, Agenda) et son
View contenu.
Emplacement: Le titre d'un objet lorsqu'il apparaît dans le contenu d'une collection.
Prendre Fonction: Prend un fichier. Le fichier sera affiché dans le navigateur lorsque
Get c'est possible ou téléchargé sur le poste de l'utilisateur, en fonction
des paramètres du navigateur relatifs aux applications assistantes.
Emplacement: Le lien du titre de l'objet lorsqu'il apparaît dans le contenu d'une
collection.
Verrouiller Fonction: Verrouille un fichier qui n'est pas verrouillé. Cette action évite que
Lock d'autres utilisateurs n'ajoutent une nouvelle version du fichier jusqu'à
ce que vous l'ayez déverrouillé. Le fichier sera déverrouillé
automatiquement si vous ajoutez une nouvelle version. La
6
suppression sera encore autorisée.
Emplacement: La page Services du fichier.
Déverrouiller Emplacement- Déverrouille un fichier actuellement verrouillé. Cette action permet à
Unlock d'autres utilisateurs avec un droit d'Ecriture d'ajouter de nouvelles
versions d'un fichier.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit d'Ecriture sur le fichier.
Emplacement La page Services du fichier.
Sortir en Ecriture Fonction: Verrouille un fichier qui n'est pas verrouillé et l'ouvre dans
CheckOut l'application appropriée.

Emplacement La page Services du fichier.
Nouvelle Version Fonction: Intègre une nouvelle version d'un fichier. La version précédente est
NewVersion toujours enregistrée dans la base et reste accessible dans l'historique
des versions du fichier.
Historique Fonction: Affiche l'historique des versions d'un fichier. Chaque entrée
History représente une version différente, avec la mention de la date à
laquelle élle a été créée, qui l'a créée et les commentaires qui lui sont
associés. Toutes les versions antérieures d'un fichier peuvent être
retrouvées dans l'historique du fichier.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture sur le fichier.
Permissions Fonction: Affiche ou Edite les permissions de l'objet. Montre la liste des
Permissions utilisateurs et des groupes d'utilisateurs, les droits qui leur ont été
attribués et l'attribut Privé de l'objet.
Autorisation: La page Editer sera présentée à n'importe quel utilisateur possédant
des droits de Manager sur l'objet. Tous les autres utilisateurs
disposant d'un droit de lecture sur l'objet accéderont à la page
Visualiser.
Emplacement: La page Services de l'objet. Pour les collections, les agendas et les
blocs-notes, il est possible d'y accéder par le menu Editer de la page
principale de l'objet.
Ajouter à la Liste des Fonction: Ajoute des utilisateurs et des groupes à la liste des droits d'accès
Droits d'Accès aux objets. Après avoir été intégrés à cette liste, des permissions
EditACL peuvent leur être accordées.
Emplacement: La page Permissions de l'objet.
Unifier Fonction: Unifie les permissions de tous les objets contenus dans une
Unify collection, un agenda ou un bloc-notes. Cette action attribue aux
objets contenus dans cet objet, des permissions identiques.
La commande Unifier ne modifiera les permissions que des objets
contenus sur lesquels vous possédez des droits de Manager.

Modifier Propriétaire Fonction: Attribue la
propriété d'un objet à un autre utilisateur.
ChangeOwner Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant des droits de Manager sur l'objet.
Modifier le Mot de Fonction: Modifie le mot de passe de votre compte.

Passe
ChangePassword Autorisation: Le propriétaire du compte.
Emplacement: La page Services de l'utilisateur, qui s'affiche lorsque vous cliquez sur
le nom du compte, par exemple lorsqu'il apparaît en haut de la page
7
comme nom d'Utilisateur loggé.
Modifier le Nom Fonction: Modifie le nom d'utilisateur de votre compte, c'est-à-dire le nom que
d'Utilisateur vous utilisez pour vous logger à DocuShare.
ChangeUserName
Autorisation: Propriétaire du compte.
Emplacement: La page Services de l'utilisateur qui s'affiche lorsque vous cliquez sur
le nom du compte, par exemple lorsqu'il apparaît en haut de la page
comme nom d'Utilisateur loggé.
Vue Mois Fonction: Modifie l'affichage de l'agenda d'une vue semaine par semaine à une
CalendarMonth vuemois par mois.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture sur l'Agenda.
Ne modifie ni l'objet ni l'affichage de l'objet pour les autres
utilisateurs.
Emplacement: Barre d'outils de n'importe quel calendrier en vue semaine.
Vue Semaine Fonction: Modifie l'affichage de l'agenda d'une vue mois par mois à une vue
CalendarWeek semaine par semaine.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture sur l'Agenda.
Ne modifie nil'objet ni l'affichage de l'objet pour les autres
utilisateurs.
Emplacement: Barre d'outils de n'importe quel calendrier en vue mois.
Visualiser les Objets Fonction: Affiche les notes
périmées d'un bloc-notes. Il vous est également
Périmés proposé de supprimer un ensemble de notes périmées.
ViewExpired
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture sur le bloc-
notes. Un droit d'Ecriture sur le bloc-notes permet également de
supprimer des notes périmées.

Emplacement: Barre d'outils de n'importe quel bloc-notes.
Envoyer A Fonction: Envoyer un e-mail à un Groupe d'Utilisateurs. Cette fonction utilise la
MailTo fonctionnalité courrier électronique de votre navigateur qui doit être
correctement configuré pour envoyer des e-mails.
Autorisation: N'importe quel utilisateur.
Emplacement: La page Propriétés du qroupe.
Index Fonction: Affiche la Table des Matières d'une collection. Par défaut, ne sont
Index affichés que les cinq premiers niveaux de l'arborescence. Il est
possible de paramétrer un affichage plus complet grâce à l'option
"/n". Seules les collections sont affichées.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture. Seuls les
objets sur lesquels l'utilisateur a un droit de Lecture seront affichés.
Emplacement: La barre de Navigation.
Index Complet Fonction: Affiche la Table des Matières d'une collection. Affiche tous les
IndexAil niveaux de tous les types d'objets contenus dans la collection.
Autorisation: N'importe quel utilisateur possédant un droit de Lecture. Seuls les
objets sur lesquels l'utilisateur a un droit de Lecture seront affichés.
Emplacement: Nulle part. L'URL doit être saisie (par exemple, /IndexAII/Collection-
45).
Liste parType Fonction: Liste tous les objets d'un type défini qui se'trouvent dans la base.
ListType Autorisation: Tout le monde. Seuls les objets sur lesquels l'utilisateur a un droit de
Lecture seront affichés.
Emplacement: Nulle part. L'URL doit être saisie (par exemple, /ListType/Collection).

MaitriseSID 2000 BAUSSARD

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Transfert d’une base documentaire préexistante en droit

de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la société

To cite this version:

HAL Id: dumas-01719173

HAL is a multi-disciplinary open access L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION

Stage effectué du 10 avril au 21 avril 2000

Cabinet RAMBAUD MARTEL

Monsieur COTTE, responsable universitaire

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE

TRANSFERT D'UNE BASE DOCUMENTAIRE PREEXISTANTE EN

DROIT DE LA CONCURRENCE SUR LE LOGICIEL DOCUSHARE

(DE LA SOCIETE XEROX) : PARAMETRAGES, TESTS ET

INTITULE DE LA MISSION DE STAGE :

1 / Présentation du Cabinet d'Avocats Rambaud Martel

2 / Présentation du sujet du stage

pour quels usages et usagers ?

méthodes réellement suivies

4 / Exposé de la démarche suivie et des résultats obtenus

grandes étapes de la mission

présentation et avis des usagers

c : analyses et perspectives relatives au projet DocuShare

aspects positifs et négatifs du logiciel

pré-requis pour élargir la base

5 / Conclusion : présentation de l'écart entre les résultats et les objectifs

Pièces jointes : impressions écran du logiciel pour commentaires.

Je tiens tout particulièrement à remercier :

Mlle Lucie Debard et M. Laurent Thibault, documentalistes chez Rambaud Martel,

Mme Delphine Deschamps, avocate associée au sein de la SCP Rambaud martel,

M. Jean-Pierre Martel, M. Christophe Lapp et Mme Françoise Mertz, avocats

M. Cotte, professeur à l'université de Lille 3, pour avoir accepté d'être

Toute l'équipe du Cabinet Rambaud Martel, les avocats comme le personnel

2 / La méthodologie employée durant ce stage -page 20

3 / La naissance du projet d'informatisation -page 24

4 / Un projet de GED (gestion électronique de documents) : le logiciel DocuShare

A : Les notions de GED, d'Intranet et de Groupware -page 31

5 / La base Test sous DocuShare -

6/ La présentation de la base Test le 12 juillet 2000 —page 43

7 / Les analyses en vue d'un élargissement de l'utilisation de DocuShare - page 47

7 : Modifier des collections ou des fichiers (en mode administrateur)

Plaquette de présentation du logiciel DocuShare

permets de vous envoyer le rapport dans cet état !

94220 Charenton le Pont

En vous souhaitant bonne lecture, cordialement,

Etudiante en maîtrise SID (Sciences de l'Information et de la Documentation) au sein

documentaire préexistante en droit de la concurrence sur le logiciel DocuShare (de la

Il est nécessaire aussi de préciser un point important qui conditionne notamment

PRESENTATION DU CABINET RAMBAUD MARTEL

A : présentation du Cabinet Rambaud Martel

Rambaud. Jean-François Rambaud, fils de Henri Rambaud, et Jean-Pierre Martel rejoindront

retraite il y a quelques années.

droit des sociétés, bourse et finance

droit communautaire et international privé

droit des obligations et droit de la responsabilité

les dossiers délicats.

Quant à la gestion du Cabinet, ou fonctionnement de la SCP, elle est assurée par un

1.1 Droit commercial

1.2 Droit des sociétés

1.3 Droit bancaire

1.4 Droit boursier

2.1 Droit international, droits étrangers, arbitrage

3.0 Droit du transport

3.1 Droit économique