SECRETARIAT D'ETAT AUPRES DU REPUBLIQUE DE COTE D'IVOIRE PREMIER MINISTRE, CHARGE DU BUDGET Union = Discipline - Travail ET DU PORTEFEUILLE DE LETAT a CIRGULAIREN°000 1 DU Gs MAR 2018 RELATIVE AUX PIECES EXIGIBLES POUR L’INSTRUCTION DES REQUETES ADRESSEES A LA DIRECTION DES MARCHES PUBLICS Le Secrétaire d’Etat, auprés du Premier Ministre, chargé du Budget et du Portefeuille de "Etat, A Mesdames et Messieurs les Ordonnateurs et Ordonnateurs Délégués Mesdames et Messieurs les Administrateurs de crédits Dans le cadre de l'assainissement des finances publiques, Etat de Cote d'ivoire s'est inscrit dans le processus de réforme des marchés publics, engagé par Union Economique et Monétaire Quest Africaine (UEMOA), L'abjectif de cette initiative est de favoriser Faccroissement de la capacité d'absorption des crédits budgétaires des autorités contractantes et d'ceuvrer a la réalisation des investissements dans la zone UEMOA, Cependant, les efforts entrepris pour renforcer la performance du systéme des marchés publics, 2 travers la oélérité du traitement des requétes adressées 4 la Direction des Marchés Publics, sont irs souvent entravés par de fréquents rejets de dossiers incomplets. La présente lettre eirculaire @ pour objet de rappeler les différentes piéces qui sont nécessaires pour l'instruction desdites requétes. Selon le oas, ces piéces sont les sulvantes : Pour l'autorisation de passer un marché de gré a aré la requéte motivée : les cahiers des charges ou les termes de référence (TDR), selon le cas ; les pidces justificatives d'une mise en concurrence négaciée ; Tavis de nen.objection du bailleur de fonds de lopératian, le cas échéant ; offre technique du candidat retenu avec : + les copies légalisées des altestations d'impéts et de CNPS en cours de valigité ;Y la copie de 'acte d'inscription au Registre du Commerce et du Credit Mobilier (RCCM) ; V |e descriptif technique des travaux, fourniture ou services, le cas ‘échéant ; Y les plans des travaux, le eas échéant ; Yes justificatifs des capacités technique et financiare du candidat ; Y_ |e justifieatif du financement de la dépense concemée ; = loffre financiére du candidat retenu avec : ¥ Ia facture pro-forma ou le devis validé par un maitre d'ceuvre, le cas écheant ; = la demande et le bordereau de transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) ; - la licence au le brevet, le cas échéant. Pour l'autorisation de recourir a la procédure d’appel d'ofires restreint - la requéte motivée ; = laecord de principe de participation d’au moins cing (5) candidats retenus ; + les copies des actes d'inscription au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM) des candidats ; tout document indiquant les numéros des comptes contribuables des candidats ; - la demande et le bordereau de transmission électroniques édités du Systéme Intagré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) ; = le projet de dossier d’appel d'offres ou de la demande de proposition, selon le cas, - le justificatif du financement de la dépense concemée ; - Favis de non objection du bailleur de fonds de ropération, le cas échéant. Pour lautorisation de passer un avenant 41 Cas de l'avenant avec incidence finan: - la requéte motivée ; = un exemplaire du marché initial approuve ; = un exemplaire de chaque avenant antérieur approuvé, le cas échéant ; = la facture ou le devis quantitatif et estimatif des travaux, fournitures ou prestations concemés, délivré par le titulaire du marché et visé, le cas échéant, par le matire d'eeuvre de 'opération ; - |e justificatif du financement de la dépense concemée ; - la demande et le bordereau dé transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAF) ; = avis de non objection du bailleur de fonds de Fopération, le cas échéant. 21 Cas de l'avenant sans incidence financiére = la requéte motivée ; - un exemplaire du marché initial approuve * un exemplaire de chaque avenant antérieur approuvé, le cas échéant ; ~ fa facture ou le devis quantitatif et estimatif des travaux, fournitures au prestations coneemés, délivré par le titulaire du marché et visé, le cas échéant, par le maitre d'ceuvre de lopération (en cas de variation de la masse des travaux, fournitures ‘ou services sans variation du montant du marché) ;Toriginal de attestation de non redevance délivrée par la banque indiquée au marché ial et le relevé d'identité bancaire concernant le nouveau compte de domiciliation (en cas dé changement de la domiciliation bancaire) : une copie de la notification des crédits budgétaires (en cas de changement d'imputation budgétaire) ; la demande et le bordereau de transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) ; dune maniére générale, les documents justifiant la modification de la clause soncemée du marché initial Pour Tautorisation de passer une convention entre persannes morales de droit public la requéte motive : le projet de convention ; les termes de référence les offes technique et financiére du prestataire ; le procés-verbal de négociations ; 'avis de non ebjection du bailleur de fonds de lopération, le cas &chéant ; la demande et le bordereau de transmission électroniques edités du Systeme Intagré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) ; \e justificatif du financement de la dépense concemée. Pour la résiliation d'un marché public Pour la certification Ia demande de résiliation ; Texemplaire du marché initial ou de la convention approuvés ainsi que les avenants éventuels ; Tordre de service de démarrage des prestations ; ordre de service de mige en demeure avec l'accusé de réception, Ie cas échéant | le rapport d'exécution du marché, le cas échéant les états de decomptes, le cas échéant ; Ja lettre du fitulaire avouant sa carence ou celle de l'autorité contractante, le cas echéant ; la demande et [é bordereau de transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP). nforme a Foriginal d'une copie du marché en vue de nantissement la requéte motives un exemplaire du marché initial approuvé » la convention de nantissement, La numérotation des marchés, est sournisé 4 deux conditions préalables : existence du numéro de compte contribuable de t'attributaire du marché dans la base SIGFIP ; Yexistence de |'imputation budgétaire dans la base SIGMAP. Sinon il convient de produire le budget de l'autorité contractante.Pour la numérotation effou l'approbation d'un marché aprés un appel d'offres ouvert = Jes exemplaires du marché signés et datés par lattributaire et par l'autorite contractante ; - |e procés-verbal d'ouverture des plis, daté et signe = = le rapport d'analyse des offres, daté et signé : _ |e procas-verbal de jugement des offres daté et signé ; ~ [avis de non objection de !a Direction des Marchés Publics, le cas échéant ; _ avis de non objection du bailleur de fonds de lopération, le cas échéant ; _ attestation de disponibilité de creaits budgétaires, signée par ordonnateur et le comptable payeur et le cas échéant par le Controleur Budgétaire (cas des Etablissements Publics Nationaux, sociétés d'Etat, collectivités territoriales, Projets) ; _ le procés-verbal de délibération du Conseil de !a collectivi la dépense, le cas échéant ; _ les copies legalicées des attestations diimpats et de CNPS de Fattributaire en cours de validité ; ~ la demande et le bordereau de transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAP) é territoriale autorisant Pour la numérotation ct/ou approbation d'un marché passé aprés un appel d'offres — Ia lettre autorisant le recours a lapel d'oftres restreint , - les exemplaires du marché signés et dalés par Vattributaire ef par lautorité contractante ; _ le procés-verbal douverture des plis, daté et signé : - |e rapport d'analyse des offres, daté et signé : - le procés-verbal de jugement des offres, daté ef signé : _ avis de non objection de la Direction des Marchés Publics, le cas échéant ; _ [avis de non objection du bailleur de fonds de lopération, fe cas échéant ; _ attestation de disponibilté de crédits budgétaires, signée par l'ordonnateur et le comptable payeur et le cas écheant pat le Contréleur Budgéiaire (cas des Etablissements Publics Nationaux, sociétés d'Etat, collectivités territoriales, Projets) _ Ie procds-verbal de délibération du Conseil de Ia collectivité territoriale autorisant la dépense, le cas échéant; «les copies légalisées des atiesiations d'impéts et de CNPS de l'attributaire en cours de validité ; la demande et le bordereau de transmission électroniques édités du Systeme Intégré de Gestion des Marchés Publics (SIGMAF). Pour la numérotation etfou l'approbi mavenant In - la lettre autorisant la passation de 'avenant; _ les exemplaires de avenant signés et datés par le titulaire du marché et par Yautorité contractante ; - [attestation de non redevance bancaire (cas de l'avenant pour le changement de domiciliation bancaire) ; 416