Dbuter avec le publipostage

Version 1.01 du 12.03.2006

Ralis avec : OOo 2.0.1

Plate-forme / Os : Toutes

Distribu par le projet fr.OpenOffice.org

fr.OpenOffice.org

Sommaire

1 Les lments dun publipostage......................................................................3

1.1 Le document de fusion.......................................................................................4 1.2 La source des donnes......................................................................................4 1.3 La connexion aux donnes................................................................................4 2.1 Scnario.............................................................................................................5 2.2 Inventaire des besoins.......................................................................................5 2.3 La lettre-type......................................................................................................5 2.4 Source des donnes Calc..................................................................................6
2.4.a La source des donnes..........................................................................................6 2.4.b Connecter la source des donnes la lettre-type..................................................7 2.4.c Insrer des repres de donnes dans la lettre-type...............................................8 2.4.d Visualiser les donnes avant de lancer la fusion.................................................10

2 Un exemple de publipostage avec OpenOffice.org v.2...................................5

2.5 Source des donnes OpenOffice Base............................................................10 2.6 Raliser la fusion : lassistant Mailing...............................................................11
2.6.a Slection du document de fusion.........................................................................12 2.6.b Choix du type de document..................................................................................12 2.6.c Insertion dun bloc dadresses..............................................................................12 2.6.d Cration de salutations.........................................................................................12 2.6.e dition du document.............................................................................................12 2.6.f Personnaliser les documents de mailing...............................................................12 2.6.g Enregistrer, imprimer ou envoyer.........................................................................12

3 Informations complmentaires......................................................................13

3.1 Les types de sources de donnes....................................................................13 3.2 Une mthode propre pour crer une source de donnes...........................14 3.3 Plus dinformations sur le publipostage............................................................14

4 FAQ...............................................................................................................14 5 Crdits ..........................................................................................................16 6 Licence..........................................................................................................16

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fr.OpenOffice.org Le publipostage en Anglais mailing est la facult offerte par les outils informatiques de fusionner deux ensembles dinformations : une lettre-type et un fichier dadresses par exemple. Cest, au demeurant, cet exemple que nous utiliserons tout au long de ce how-to. Sachez cependant que le publipostage peut sappliquer des foules de besoins, tels que la ralisation de fiches sur des matriels, des listages dquipements, la confection denveloppes ou dtiquettes, des formulaires pr-remplis, etc. Lopration de mailing est trs couramment utilise pour raliser des sries de documents dont seule une partie change (dans notre exemple, ce seront les adresses) et dont la forme demeure semblable dun document individuel lautre. Lorsque votre vpciste1 vous crit pour vous annoncer que vous avez gagn le Premier Prix son Grand Jeu Mondial du Sicle, il utilise trs exactement ce type dapplication informatique pour adresser la mme lettre personnalise des dizaines de gagnants . Ce document dcrit les fonctionnalits offertes par OpenOffice.org v.2 en matire de publipostage. Aprs avoir dfini les lments intervenant dans cette opration, nous effectuerons un publipostage-exemple trs basique, qui permettra de comprendre les notions qui sy rapportent. Ce how-to sappuie sur la version 2.0.1 dOpenOffice.org.

1 Les lments dun publipostage

Pour pratiquer un mailing nous devons disposer de deux lments ou ensembles dlments diffrents. Tout dabord, un document trous ou document de fusion, plus connu sous le nom de lettre-type, qui comporte la mise en forme gnrale des donnes. Ensuite, un ensemble de donnes variables, destines combler les trous du document de fusion. Le diagramme cidessous rsume les oprations.

1 Dnomination que se sont attribue les entreprises de vente par correspondance.

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fr.OpenOffice.org Le document de fusion ou lettre-type Les trous sont destins recevoir linformation variable tandis que le reste du document reoit la mise en forme et les donnes communes. Linformation variable sera ultrieurement reue de lensemble de donnes auquel nous relierons le document de fusion. Cette dernire opration la fusion sera dcrite plus loin. Les donnes variables Ce sont les informations qui prendront place sur le document de fusion lors de lopration du mme nom. Pour continuer notre exemple, un tableau comportant des sries de noms, prnoms et adresses peut constituer un ensemble de donnes convenable.

1.1 Le document de fusion

Cest, par exemple, un document de traitement de textes qui, outre la mise en forme habituelle, comporte des trous , ou plus exactement des emplacements rservs, pour y insrer les donnes voulues, prises dans la source des donnes au moment de la fusion proprement dite. Notre exemple sappuiera sur un document OpenOffice Writer que nous connecterons la source des donnes.

1.2 La source des donnes

La source des donnes est le fichier (galement nomme la table) o sont runies les informations variables insrer dans le document de fusion. OpenOffice.org v.2 accepte les sources de donnes des types suivants : fichiers texte (.txt, .csv) ; feuilles Calc (.sxc ou .ods) ; tables de base de donnes dBase (.dbf) ; tables de base de donnes OpenOffice Base (.odb) ; tables de bases de donnes externes accdes travers des pilotes ODBC ou JDBC. La manire daccder ce type de tables ne sera pas explique dans ce how-to. En termes de fonctionnalits les deux premires options (texte et Calc) ne sont pas quivalentes au trois dernires (tables de bases de donnes). Afin de montrer ces diffrences, notre exemple fera successivement appel une feuille Calc puis une table OpenOffice Base (voir aussi chapitre 3.1).

1.3 La connexion aux donnes

Cest lopration par laquelle nous indiquons au document de fusion o il doit aller prendre les informations qui lui manquent afin de remplir les trous . Bien sr, la connexion aux donnes ne peut seffectuer que si OpenOffice.org connat lemplacement o se trouvent les informations. Cet emplacement cest--dire le dossier o est enregistr le fichier qui constitue la source des donnes peut se trouver sur la machine hte ou autre part sur le rseau local. Comme suggr dans le paragraphe relatif la source des donnes, OpenOffice.org noffre pas le mme mode daccs aux donnes selon que la source est un fichier texte ou un tableau Calc ; une table de base de donnes. Dans le premier cas, les donnes ne pourront pas tre modifies pendant lopration de publipostage alors que dans le second ce sera possible.

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2 Un exemple de publipostage avec OpenOffice.org v.2

Aprs avoir pris connaissance de la description gnrale dun publipostage, il est temps maintenant de mettre ces informations en pratique. Nous utiliserons titre dexemple un scnario tout--fait original, dcrit ci-dessous, que nous prsenterons dans deux situations : lemploi de feuilles Calc et celui du nouveau module Base.

2.1 Scnario
Notre scnario est le suivant : nous faisons partie des 3 Redoutables Sources (galement connus sous le nom de K-MIF), entreprise de vente par correspondance, et nous dsirons promouvoir les articles de notre nouveau catalogue t 2084 auprs de nos clients. Nous avons alors une ide gniale et tout--fait originale : raliser un Grand Jeu Concours du Sicle par tirage au sort, auquel 10% de nos clients gagneront un lot. Il nous faut maintenant annoncer la bonne nouvelle aux heureux gagnants. Nous leur proposerons de nous retourner le bulletin de participation auquel nous aurons joint un bon de commande... tout hasard...

2.2 Inventaire des besoins

Nous commencerons par rdiger le courrier (la lettre-type) en prenant soin de reprer les emplacements o nous insrerons les donnes variables par la suite (voir le paragraphe suivant). Nous aurons alors une ide prcise de lensemble des donnes qui nous seront ncessaires. De quelles informations aurons-nous besoin pour garnir ce courrier ? En voici une liste, qui pourrait bien entendu tre enrichie en fonction du niveau de dtails recherch : les donnes concernant le client. Ces informations seront, typiquement, les nom, prnom, adresse, code postal, localit, civilit, code client ; les donnes concernant le prix gagn par le client. Il pourra sagir du niveau du prix (1er prix, 2 prix, etc.), de la nature et de la marque du lot ainsi que de sa valeur marchande pour faire saliver et motiver lacte dachat.

2.3 La lettre-type
Nous commenons donc par raliser une lettre-type, que nous avons enregistre sous C:\Publipostage\LettreType.odt. Par mesure dhomognit, nous choisirons ici le mme dossier que celui de la source des donnes. Ce nest pas le moins du monde une obligation mais cela nous vitera de disperser les lments manipuls. Ci-contre un aperu de la lettretype, pour linstant ltat brut , cest--dire sans connexion avec quelques donnes que ce soit : en prvision de linsertion ultrieure de donnes, nous avons marqu en soulign les endroits o ces futures donnes devront prendre place. Ces lments souligns sont actuellement purement fictifs et bien incapables de rpercuter quelque information que ce soit. Ils nous servent uniquement dans le cadre de la conception de la lettre-type. Lemploi de tels marqueurs nest bien sr pas exig mais il est bien utile de placer demble des repres qui permettent de contrler la structure du document Publipostage.odt - Retour au Sommaire 5 / 16

fr.OpenOffice.org pendant sa conception.

2.4 Source des donnes Calc

Pour premier exemple nous utiliserons une feuille OpenOffice Calc comme source des donnes. Cest certainement loption la plus couramment employe, dune part parce que seule cette option existe sous les versions 1.x dOpenOffice.org et dautre part parce que cest probablement celle qui est la plus facile mettre en uvre pour qui na pas encore utilis de gestionnaire de bases de donnes. Ce chapitre donne, pas--pas, les informations ncessaires et suffisantes pour raliser notre premier publipostage. Nous y apprendrons successivement dfinir une source de donnes, raliser la liaison entre la source des donnes et la lettre-type, insrer des repres de donnes dans la lettre-type, enfin excuter la fusion des donnes, objectif final de tout publipostage.

2.4.a La source des donnes

Nous disposons donc dune feuille Calc qui contient les informations ncessaires la ralisation du publipostage (voir figure). Cette feuille va dsormais constituer notre base de donnes , rudimentaire mais efficace.

Dans la feuille, les colonnes reprsentent chacune un type dinformation (p.ex : les noms, les codes postaux, etc.), les lignes sont des collections dinformations regroupes par affinit (ici, selon les clients). Ces lignes dinformations prendront plus tard place dans chacun des courriers envoyer aux clients correspondants. Pour faciliter lexploitation de cette base , nous prendrons soin de stocker ces informations (le tableau Calc) dans un dossier spcifiquement ddi. Pour lexemple, nous choisirons arbitrairement le dossier C:\Publipostage. Le nom complet de notre table dadresses est donc C:\Publipostage\Adresses.ods.
Conseils Veillez aux noms des colonnes : ils ne comprennent que des lettres (non accentues) et des chiffres, lexclusion de tout autre caractre. Ceci en prvision dune ventuelle migration de notre base vers un outil plus srieux qui pourrait ventuellement imposer des limitations en matire de nommage des colonnes. La longueur des noms de colonnes peut galement tre un cueil si vous envisagez ultrieurement de migrer votre tableau Calc sous le format dBase. En effet, ce dernier requiert que les noms de colonnes ne dpassent pas 10 caractres. Attention aux codes postaux ! Calc considre toute cellule contenant uniquement des chiffres comme un nombre. Le type de ces cellules doit donc tre positionn sur Texte, faute de quoi les zros de tte seraient limins.

Lessentiel du travail est maintenant fait : nous disposons dune lettre-type conforme nos Publipostage.odt - Retour au Sommaire 6 / 16

fr.OpenOffice.org besoins ; nous avons galement un tableau qui va alimenter cette lettre-type. Restent deux oprations, dcrites aux paragraphes qui suivent : tout dabord la ralisation de la connexion de la feuille Calc avec la lettre-type, enfin linsertion des repres de donnes dans la lettre-type. Nous pourrons alors lancer notre premire fusion.

2.4.b Connecter la source des donnes la lettre-type

Notre feuille de donnes OpenOffice Calc ne sera exploitable que lorsque la lettre-type saura o se trouve cette feuille et quelles donnes doivent tre insres o. Nous allons maintenant procder ltablissement de cette liaison entre les donnes et le courrier. Ouvrons tout dabord la lettre-type, si ce nest dj fait. OpenOffice.org v.2 propose plusieurs mthodes pour connecter une lettre-type une source de donnes. Passons-les en revue rapidement : 1. Lassistant Source de donnes des adresses (Fichier / Assistants / Source de donnes des adresses) porte un nom qui prte confusion puisquil permet de grer les bases de donnes de tout type et non pas seulement celles dadresses (choix Autre source de donnes externe) ; 2. La gestion de la source du carnet dadresses (Fichier / Modles / Source du carnet dadresses, bouton Grer...), qui se ramne loption prcdente ; 3. Lassistant Mailing (Outils / Assistant Mailing) est lui aussi, premire vue, orient Adresses. En fait, il permet galement de grer la connexion tout type de table de donnes ; 4. Le menu Outils / Options / OpenOffice.org Base / Bases de donnes permet de grer directement les dossiers qui contiennent des tables, nomms ici bases de donnes ; 5. La cration directe dune base par Fichier / Nouveau / Base de donnes ; 6. Le changement de base de donnes (diter / Changer de base de donnes) permet de raliser une connexion la vole. Six possibilits ? Bigre ! Mais alors, laquelle choisir ? Pour notre premire exprience nous choisirons bien entendu... la plus simple ! En loccurrence, la plus simple est la dernire cite ; si elle nest pas parfaite (voir plus loin) elle permet, en une seule manipulation, de pointer vers la feuille Calc qui contient les donnes exploiter et de crer la connexion. Aprs appel du menu diter / Changer de base de donnes, on obtient le dialogue ci-contre :

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fr.OpenOffice.org Cliquons Parcourir... la recherche du fichier Calc qui contient nos donnes :

Aprs validation, retour au dialogue prcdent. Dplions la branche correspondant notre nouvelle source de donnes, slectionnons la feuille concerne (Feuille1) et cliquons Dfinir. La liaison est maintenant tablie entre notre lettre-type et la feuille Calc. Il serait dailleurs plus exact de dire que la liaison est maintenant dclare OpenOffice.org et devient accessible tout document de fusion que nous pourrions tre amens raliser lavenir.
Remarque La manipulation dcrite ci-dessus entrane la cration dun fichier Base (.odb ) dans le dossier Mes documents. Ce fichier est nomm daprs le nom du classeur Calc de rfrence. Si la cration de fichiers .odb sauvages dans votre dossier Mes documents vous semble une aberration, vous pouvez faire appel la cration directe de bases de donnes, plus propre, prsente au chapitre 3.2.

Il nous reste choisir les informations insrer dans la lettre-type. Cest ce que nous allons raliser maintenant.

2.4.c Insrer des repres de donnes dans la lettre-type

La liaison avec la source de donnes est dsormais effective. Pour nous en assurer, appuyons F4 (ou bien Afficher / Sources de donnes). Nous devrions voir apparatre, en haut de la fentre dOpenOffice.org, une sous-fentre supplmentaire : celle du Navigateur de sources de donnes (voir figure)1.

Le panneau de gauche (appel lExplorateur de sources de donnes) liste toutes les sources de donnes connues dOpenOffice.org, la source slectionne tant affiche en gras 2. Un aperu du contenu de la source active apparat dans le panneau de droite. Ouf ! Il sagit bien de notre feuille... Le Navigateur comporte galement une barre doutils spcialise que nous dtaillerons plus loin. Pour insrer des repres de donnes dans le document de fusion, nous pourrons faire appel
1 Pour la faire disparatre, appuyez une nouvelle fois sur F4. 2 La base Bibliography est livre avec OOo v.2

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fr.OpenOffice.org deux manipulations alternatives : au moyen de la souris, par Glisser / Dposer, ou travers un dialogue par Insrer / Champs. Ces deux manipulations sont dcrites ci-dessous. Insertion par Glisser / Dposer Pour le moment, nous nous contenterons dinsrer des repres de donnes (nomms des colonnes ou champs) dans notre lettre-type, qui, actuellement, est purement passive. Lopration seffectue par glisserdposer de la colonne dsire vers lendroit voulu du texte (voir figure). Rptons lopration pour chacune des rubriques lier.

Insertion par le dialogue Insrer / Champs Si vous craignez de ne pas matriser la manipulation de Glisser/Dposer, vous pouvez faire appel au menu Insrer / Champs / Autres..., onglet Base de donnes, Type de champ = Champ de mailing. Dplions alors la branche correspondant la source des donnes en cours. Il suffit maintenant de positionner successivement le point dinsertion dans le texte lemplacement vis puis de choisir les champs dsirs dans la bote de dialogue et de cliquer Insrer.

Le document de fusion aprs insertion des champs Le texte comporte, aprs cette manipulation, des marqueurs sur fond gris (ce type dinformation se nomme un champ), tels que <Code>, <Nom>, etc. Leurs noms sont ceux des colonnes quils reprsentent. Nous pouvons maintenant liminer le texte temporaire de conception. Le rsultat final est montr Publipostage.odt - Retour au Sommaire 9 / 16

fr.OpenOffice.org la figure ci-contre.

2.4.d Visualiser les donnes avant de lancer la fusion

Notre lettre a bel aspect ! Mais pouvons-nous tre srs que, dans certains cas, les donnes seront correctement formates (alignement, coupure inesthtique, oubli...) ? Non. Il faudrait pouvoir maintenant visualiser les donnes telles quelles apparatront lors de la fusion pour vrifier que tout est conforme. Cette option existe : il sagit du bouton Donnes dans les champs, quatrime partir de la droite sur la barre doutils du Navigateur de donnes et prsent ci-contre.

Slectionnons une des lignes de donnes dans le Navigateur puis cliquons ce bouton. Les donnes apparaissent dans le document, chacune dans le champ qui la concerne. Pour visualiser une autre srie de donnes, il suffit de rpter la slection et dactiver ce bouton nouveau.

2.5 Source des donnes OpenOffice Base

Depuis la version 2, OpenOffice.org est livr avec un module de gestion de bases de donnes : Base. Les possibilits offertes par ce module dpassent de loin ce quil est possible de raliser avec une simple feuille Calc, a fortiori un fichier texte. Si vous avez des besoins importants en matire de gestion de donnes, lemploi de Base est peut-tre adapt votre cas. Ce chapitre montre comment utiliser une table Base pour raliser un publipostage. Mais Base offre galement des possibilits de requtes et de vues SQL. Ces dernires peuvent galement tre utilises comme source de donnes de publipostage. Inutile alors de disposer dune table ddie : les donnes peuvent tre extraites dune ou plusieurs tables existantes au coup par coup en fonction du mailing raliser. Nous nous contenterons ici de montrer que laccs aux tables Base est immdiat et, surtout, dynamique.
Crer une base de donnes partir dune feuille Calc Cette opration se ralise simplement par Copier / Coller de Calc vers Base. Elle est dtaille dans le how-to De Calc Base que vous trouverez dans la section documentation du site fr.openoffice.org.

Ds lors quune base de donnes OpenOffice Base existe sur le poste de travail, aucune manipulation supplmentaire nest ncessaire pour raliser la liaison avec une lettre-type. En effet la cration dune base de donnes dans le module Base gnre cette liaison demble. Lappui sur F4 en tmoigne : la nouvelle base est dores et dj prsente et lensemble de ses tables, Publipostage.odt - Retour au Sommaire 10 / 16

fr.OpenOffice.org requtes et vues sont accessibles (voir figure).

Dans le cas o la source se trouve sur un autre poste du rseau local, il faut procder par diter / Changer de base de donnes... comme indiqu au paragraphe 2.4.b.

Nous pouvons maintenant passer linsertion des champs dans la lettre-type. La mthode tant dcrite au chapitre prcdent, nous ny reviendrons pas ici.
Note Nous remarquons cependant une lgre diffrence visuellement parlant entre le tableau de donnes ci-dessus et celui prsent dans le cadre de lutilisation des feuilles Calc : au-dessous de la dernire ligne de donnes figure une nouvelle ligne vierge, repre par une toile. Oui : il est parfaitement possible ici dinsrer de nouvelles donnes directement dans la table, manipulation qui ne peut tre ralise de manire simple lors de lemploi de feuilles Calc. Le paragraphe 3.1 discute des avantages respectifs des diverses sources de donnes sous OpenOffice.org.

2.6 Raliser la fusion : lassistant Mailing

Quelle que soit la source de donnes pour laquelle nous aurons opt, tout est prt maintenant pour raliser le publipostage lui-mme. Lopration finale se nomme la fusion. Au cours de celle-ci, OpenOffice.org insre (fusionne) les informations de la source de donnes dans la lettre-type pour gnrer au choix : un nouveau document, un courriel (e-mail), une sortie directe sur limprimante. Il sagit ici de notre premier essai. Nous nentrerons donc ni dans les dtails ni dans dautres perfectionnements, nous contentant de prsenter les fonctionnalits de base. Ouvrons notre lettre-type si ce nest pas dj fait et appuyons sur F4 afin dafficher le Navigateur de sources de donnes. Il est temps maintenant dexaminer sa barre doutils (figure).

Notons quen fonction du contexte tous les boutons ne sont pas actifs. Nous ne dcrirons ici que le seul bouton directement utile la ralisation de la fusion, cest--dire le troisime partir de la droite, reprsent ci-contre (ce bouton est quivalent au menu Outils / Assistant Mailing). LAssistant Mailing est compos dune srie de huit dialogues. Il permet de gnrer les documents finals. Toutes les tapes ne sont pas obligatoires. Nous nenvisagerons dailleurs ici que les plus importantes, dans le cadre de notre scnario.

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2.6.a Slection du document de fusion

La premire fentre demande quel est le document de base (le document de fusion). Puisquil sagit du document ouvert, assurons-nous que le bouton radio slectionn est bien Utiliser le document actif. Suivant >>

2.6.b Choix du type de document

Nous ne traiterons pas ici des courriels (e-mails), donc Suivant >>

2.6.c Insertion dun bloc dadresses

Ce dialogue ne nous concerne pas. Suivant >>

2.6.d Cration de salutations

Ce dialogue ne nous concerne pas. Suivant >>
Note : nous aurions pu directement sauter les tapes 2, 3 et 4 en slectionnant ltape 6. diter le document dans la colonne de gauche.

2.6.e dition du document

Utilisons les flches de dplacement de la moiti suprieure du dialogue pour visualiser les donnes correspondantes au sein du document en arrire-plan. ce stade, il est possible, en cochant la case Exclure ce destinataire, dliminer certains enregistrements du document final. Notre document tant suppos termin, la partie infrieure diter le document ne nous concerne pas. Suivant >>
Writer gnre maintenant les documents en fait un document unique qui comprend autant de pages que de destinataires , ce qui prend quelques instants. Nous remarquons ce nouveau document en arrire-plan, nomm Sans nom 1.

2.6.f Personnaliser les documents de mailing

Cet cran nous donne lopportunit dintervenir directement sur certains documents individuels qui auraient besoin dune retouche. Ce dialogue ne nous concernant pas, choisissons Suivant >>

2.6.g Enregistrer, imprimer ou envoyer

Nous dsirons imprimer les pages envoyer nos clients. Nous slectionnons donc le bouton Imprimer le document fusionn.

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fr.OpenOffice.org Des options spcifiques apparaissent : Choix du priphrique dimpression et sa configuration ; Slection des pages imprimer (toutes ou une srie seulement). Cliquons le bouton Imprimer tous les documents pour obtenir les lettres limprimante. Ceci tant fait, un clic du bouton Terminer clt lAssistant mailing. Le document Sans nom 1, gnr par OOo avant ltape de personnalisation ci-dessus, pourra, au choix, tre conserv (enregistr) ou dtruit (referm sans enregistrement). _____ Nous venons de crer nos premiers courriers personnaliss. Nul doute quils sont le prlude une longue pratique qui ne fait que commencer ! Bon travail avec OpenOffice.org ! Le chapitre suivant donne quelques informations complmentaires, avant que daller plus loin dans lutilisation des fonctions de publipostage livres avec OpenOffice.org.

3 Informations complmentaires
3.1 Les types de sources de donnes
Comme cela a t voqu plus haut, OpenOffice.org accepte de multiples types de sources de donnes. Ces sources appartiennent deux catgories : les sources bureautiques . Ce sont les fichiers texte (.txt, .csv) et les classeurs Calc (.sxw et .ods) ; les bases de donnes. Ce sont les tables dBase (.dbf) et OpenOffice Base (.odb) ainsi que toutes les tables de bases de donnes tierces accessibles via des pilotes ODBC ou JDBC. Les sources bureautiques et les bases de donnes ont chacune leurs avantages et leurs inconvnients. Nous les classerons selon quatre critres demploi, rsums dans le tableau cidessous et comments plus bas. Les notes vont de 1 (technique) 4 (facile). Mme si ces apprciations comportent une part de subjectivit, elles vous aideront choisir le type de source de donnes le plus appropri votre contexte de travail. Texte Connexion Mise jour Exploitation Prise en mains Les connexions aux sources ODBC et JDBC requirent un savoir-faire technique qui nest pas la porte immdiate de lutilisateur moyen. Elles exigent galement des droits dadministration sur le poste pour installer les pilotes en question. Le module OOoBase est handicap par sa nouveaut et ncessite, dans le cadre du publipostage, un petit apprentissage ;
1 Via Calc

OOoCalc

dBase1

OOoBase

ODBC/JDBC

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fr.OpenOffice.org Les mises jour dynamiques des informations stockes dans des fichiers bureautiques (fichier texte, feuille Calc) au moment de la ralisation du publipostage ont toujours t dlicates. En particulier, elles exigent plusieurs manipulations successives que bien des utilisateurs considrent, juste titre, comme interfrant avec la tche en cours (fermeture du dmarrage rapide, fermeture/rouverture du document de fusion) ; Lexploitation des donnes est trs aise lorsque lon choisit des sources de type base de donnes . Ces sources permettent, de plus, la ralisation de requtes ou de vues qui permettent de se dispenser de concevoir des tables complmentaires spcifiques. Les sources Calc et dBase sont galement aises exploiter, le premier tant nanmoins pnalis par le problme des mises jour (voir point prcdent) ; La prise en main des diverses sources de donnes est plus aise lorque lon y est dj habitu (sic !). Les bases de donnes ncessitent un apprentissage, en particulier celles qui sont accdes via des pilotes ODBC ou JDBC, car ces outils souffrent du manque dintgration la suite OOo.
En rsum Une feuille Calc est sans doute le support le plus accessible pour raliser vos premires expriences. Il est nanmoins probable que vous vous sentirez rapidement brids par les problmes lis la mise jour des donnes ou la cration de requtes ou de vues pendant les oprations de publipostage. Aussi vous dirigerez-vous alors sans doute vers un outil de type base de donnes . Le module Base, dont lintgration la suite OpenOffice nest pas la moindre des qualits, sera alors mme de vous offrir une panoplie doutils sophistiqus : les requtes et les vues. Les bases de donnes externes (MySQL, PostgreSQL, pour nen nommer que deux des plus connues) sont une alternative, nanmoins plus lourde mettre en uvre.

3.2 Une mthode propre pour crer une source de donnes

Dans notre exemple, et pour simplifier au maximum les notions nouvelles, nous avons dlibrment choisi une seule manipulation pour pointer vers la feuille Calc qui contient les donnes exploiter et crer la connexion. Cette option ne va cependant pas sans un inconvnient important : chaque cration dune connexion, une table Base correspondante est cre en arrire-plan dans le dossier Mes documents. Tant et si bien que, pour peu que nous ayons de nombreux publipostages raliser, ce dossier va rapidement se remplir de fichiers .odb sauvages . Pour viter ce problme, il est tout--fait possible de crer nous-mmes les bases de donnes correspondantes, dans des dossiers que nous aurons choisis. Il existe deux possibilits : par copie des donnes dune feuille Calc ou par cration directe. Ces mthodes sont prsentes dans des how-tos et guides ddis, disponibles sur le site fr.openoffice.org.

3.3 Plus dinformations sur le publipostage

Ce how-to est volontairement limit une premire approche du publipostage et na dautre objectif que de prsenter la mthode utilise par la suite OpenOffice.org. Vous trouverez sur le site fr.openoffice.org de nombreux guides et how-to qui vous permettront de vous perfectionner et daller beaucoup plus loin dans ce domaine. Notez que les how-to qui ciblent le publipostage sous la version 1 dOpenOffice.org restent souvent applicables dans leurs grandes lignes. Ils constituent donc galement des sources dinformation dignes dintrt.

4 FAQ
Les articles de cette FAQ sont extraits de messages de la liste users du site fr.openoffice.org. La barre doutils des donnes de la table a disparu du Navigateur de source de donnes. Comment la faire revenir ? Fermer OOo2 et le dmarrage rapide puis supprimer le fichier suivant du profil utilisateur : Publipostage.odt - Retour au Sommaire 14 / 16

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user/registry/data/org/openoffice/Office/UI/DbBrowserWindowState.xcu Au lancement suivant, tout rentre dans lordre.

Jai cliqu le bouton Donnes dans les champs afin dafficher les donnes correspondant aux champs dans le document. Comment puis-je revenir la situation antrieure et revoir les noms des champs tels quils taient affichs auparavant ? Cliquer diter / Changer de Base de donnes... / Dfinir, sans modifier la slection. Jai beaucoup de sources de donnes dans la fentre de lExplorateur des bases de donnes. Comment puis-je retirer celles qui sont devenues inutiles ou obsoltes ? La gestion des sources de donnes est accessible via le menu Outils / Options / OpenOffice.org Base, Bases de donnes1. Il suffit de slectionner la source grer et de choisir le bouton qui convient. Jai des adresses dans lAin (lAisne, lAube, lAude, etc.), mais les codes postaux sont incomplets : les zros de tte ont disparu. Pourquoi ? La colonne de la source de donnes qui les contient est au format Nombre. Il suffit de choisir le format Texte pour que tout rentre dans lordre.

1 Malgr son nom qui peut laisser penser lexploitation de sources OpenOffice Base, ce dialogue permet en fait la gestion de toutes les sources de donnes externes.

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5 Crdits
Auteur : Jean-Francois Nifenecker Remerciement : Intgr par : Tony Galmiche Contacts : Projet Documentation OpenOffice.org - fr.OpenOffice.org Traduction : Historique des modifications : Version 1.01 Date Commentaire 12/03/2006 Deuxime version pour relecture

6 Licence
Appendix Public Documentation License Notice The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version 1.0 (the "License"); you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License. A copy of the License is available at http://www.openoffice.org/licenses/PDL.html. The Original Documentation is Faire un double clic pour indiquer le nom original du document. The Initial Writer of the Original Documentation is Jean-Francois Nifenecker Copyright 2006. All Rights Reserved. (Initial Writer contact(s): jean-francois.nifenecker@laposte.net). Contributor(s): ______________________________________. Portions created by ______ are Copyright _________[Insert year(s)]. All Rights Reserved. (Contributor contact(s):________________[Insert hyperlink/alias]). NOTE: The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original Documentation. You should use the text of this Appendix rather than the text found in the Original Documentation for Your Modifications.

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