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lentreprise, le leader de lquipe Tigre, des spcialistes des technologies, de la scurit et de diffrentes disciplines comme larchitecture et lingnierie rseau, lassistance technique, les finances et la gestion de projet. Si le projet concerne des sites trangers, intgrez lquipe des responsables de chacun deux pour reprsenter les besoins locaux et la communaut des utilisateurs. Une fois que vous avez dtermin les comptences ncessaires et choisi tous les reprsentants, lquipe bien constitue doit commencer la mise en uvre en dfinissant clairement les objectifs densemble et en identifiant les tches ncessaires leur ralisation. Il convient galement de prciser les processus de gestion des modifications, les facteurs de risque et les dfis de problmes en cascade, tout ce qui permettra de minimiser les risques de lintgration dune solution de tlphonie IP lchelle de lentreprise.
Conseil n2. Faites participer vos utilisateurs
La rsistance au changement est une attitude normale qui doit toujours tre anticipe. Il est absolument indispensable de grer les attentes de vos utilisateurs si vous voulez rduire autant que possible les frictions. Lun des principaux moyens dy parvenir est dliminer le mystre et lincertitude qui inquitent les personnes concernes : informez-les et communiquez frquemment avec elles de manire ouverte et sincre. Dfinissez un plan qui vous donnera la souplesse, la ractivit et la capacit danticipation ncessaires. Anticipez les problmes et amliorez le processus en continu pendant quil progresse en ladaptant autant que possible aux besoins spcifiques des parties prenantes et des utilisateurs quils reprsentent. En plus de grer les attentes des utilisateurs, la mise en uvre de la tlphonie IP exigera gnralement des ajustements importants dans lentreprise, la formation et linformation du personnel ainsi que la redfinition de processus mtiers et autres remaniements fondamentaux. Tous ces changements doivent tre identifis de manire prcoce et grs en continu tandis que les initiatives seront coordonnes et intgres au moment appropri. Le plan de gestion des changements ne doit tre cr quaprs avoir identifi leur incidence et valu la capacit de lentreprise les accepter. Commencez par analyser limpact que le changement aura sur le personnel en examinant les dtails de prs et en tenant compte du calendrier : il ne faut pas, par exemple, que la rupture avec les anciennes mthodes intervienne pendant la clture du bilan trimestriel ou tout autre vnement dimportance. Enfin faites les choses bien du premier coup afin que les changements aient un minimum dincidence sur les utilisateurs et quils rpondent leurs attentes. Il y a quatre composantes essentielles la bonne gestion du changement : Prise en charge, Rsistance, Alignement culturel et Communications, et Comptences. Chaque membre de lquipe doit sefforcer de comprendre le processus par lequel le change-
Dans toute migration technologique denvergure, la premire chose faire, et la plus importante pour russir, est de crer une quipe inter fonctionnelle qui non seulement disposera des comptences et du savoir-faire techniques indispensables, mais reprsentera les utilisateurs concerns par le projet dans tous les secteurs de lentreprise. Cette quipe aura la responsabilit de garantir la ralisation rapide de la migration destine optimiser les investissements de lentreprise. Chez Cisco, nous appelons ce groupe les Tigres . Parmi les membres cls de lquipe figurent un parrain du projet et un comit directeur compos des parties prenantes de
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grer les implications ngatives du changement ; rvaluer les attentes ; susciter lengagement ; piloter lacceptation culturelle.
Conseil n3. Prparez le terrain
Envisagez un programme le client a la parole avec des tudes et des groupes de consultation centrs clients qui valueront et identifieront les services, les produits, les solutions et les fonctionnalits prfrs des utilisateurs. Utilisez ltude comme un outil pour identifier les caractristiques les plus importantes dun tlphone, valider les besoins mtiers fondamentaux, valuer du tolrance au risque et de linconfort des utilisateurs, identifier les fonctionnalits cls indispensables lactivit de lentreprise. Cette tude peut galement devenir loccasion dintgrer les fonctionnalits du nouveau systme de tlphonie IP et de choisir les fonctions activer en priorit. Pour lquipe de conception et dingnierie, les rsultats de ltude sont lquivalent dun relev de notes qui validera leur projet architectural. Loubli dlments cls de larchitecture est une erreur fondamentale : il suffit, pour lviter, dcouter les utilisateurs, de mener des analyses de trafic, de raliser un audit du rseau et une valuation de sa prparation, de comprendre limpact de la technologie sur linfrastructure actuelle et de vous familiariser avec la nouvelle technologie. Si cela vous semble prilleux, voire insurmontable, souvenez-vous que la tlphonie IP nest quune nouvelle application qui sexcute sur le rseau dont vous disposez et non un nouveau rseau part entire. Par consquent, en comprenant comment vos utilisateurs se servent du systme actuel, en alignant leurs objectifs sur les spcifications architecturales et en dfinissant correctement les attentes, vous aurez dj bien avanc sur la voie dune architecture rseau russie du premier coup.
Conseil n5. Commencez par ramper, puis marchez la tte haute et enfin, foncez !
La culture dentreprise est souvent dfinie comme la manire dont nous faisons les choses, ici . Cette culture impose un langage commun et unit les personnes pour leur permettre de travailler la ralisation dun objectif partag. Il est indispensable de comprendre et de travailler dans le sens de votre culture dentreprise pour russir la mise en uvre grande chelle dune nouvelle technologie. Votre entreprise encourage-t-elle la prise de risque ? Intgre-t-elle souvent des modifications et les soutient-elle ? Comment le changement a-t-il t introduit et institutionnalis par le pass ? Le processus a-t-il t couronn de succs ou cribl de problmes ? Les nouvelles technologies sont-elles bien ou mal accueillies ? Les employs cherchent-ils rsoudre les problmes en quipe ? La communication est-elle une priorit ? Etes-vous une entreprise virtuelle avec des tltravailleurs ou des employs parpills dans le monde entier ? Quavez-vous tir comme enseignement des prcdents dploiements technologiques sur les prfrences des utilisateurs en matire de formation ? Tous ces facteurs appartiennent la culture de lentreprise et peuvent avoir une influence sur votre capacit intgrer une nouvelle solution. Prenez le temps de connatre vos utilisateurs. Faites un vrai travail de prparation, capitalisez sur ce qui a dj march et tirez les leons des erreurs des autres. Tout aussi important, vous devez absolument obtenir, ds le dpart, la participation et la coopration de tous les membres de lquipe des Tigres. Un atelier de planification vous permettra de former lquipe et de favoriser la coopration en son sein. Il vous donnera galement les moyens de veiller ce que le projet demeure fidle aux exigences mtiers de votre entreprise et respecte les objectifs de mise en uvre. Les membres de lquipe doivent travailler ensemble planifier les lments que le projet doit fournir, valuer les capacits de la solution, dfinir les exigences matrielles, logicielles et de scurit, attribuer la mise en uvre de certains services des tiers, identifier le chemin critique et les jalons du projet et prciser les grandes lignes de la stratgie de migration. Le terrain couvrir est immense mais le Questionnaire sur la migration vers la tlphonie IP se trou-
Votre stratgie de mise en uvre doit vous permettre dacclrer progressivement mesure que lexprience vous rend plus efficace (voir le schma ci-dessus). Il ne faut aller ni trop vite, ni trop lentement. Le nombre des employs, la complexit des exigences utilisateurs, la taille du campus et sa dispersion auront, bien videmment, une influence sur votre stratgie de migration. Comme dans la plupart des entreprises, vous navez pas affaire un environnement statique. Les employs changent de site, dautres sont recruts ou sen vont, dautres encore travaillent sur la route, chez eux, sur le terrain ou ailleurs qu leur bureau. Pour vous adapter cet environnement en constante mutation, laborez une stratgie de migration qui tienne compte de toutes les variables susceptibles de modifier, daltrer ou daffecter de quelque manire que ce soit la mise en uvre de votre nouveau rseau convergent voix et donnes.
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tape 3. Dfinir le suivi et le contrle de projet tape 4. laborer une structure de rapport dtat tape 5. Commencer la prparation du site tape 6. Raliser les installations et les configurations tape 7. Grer les essais et ladmissibilit tape 8. Fournir les transferts de connaissance tape 9. Vrifier lacceptation par les clients tape 10. Finaliser Le mini-poster Road to IP Tlphonie dcrit en dtail les tapes cls de la mise en uvre : vous pouvez le tlcharger gratuitement cette adresse : http://www.ciscopress.com/1587200880.
Conseil n7. Veillez au succs de la prise en mains du Jour 2
Assurez-vous que rien ne vous chappe en rpartissant la migration en plusieurs catgories centres sur lutilisateur ou sur le site, ou les deux. Envisagez par exemple les catgories nouveaux employs , employs existants dplacs vers un nouveau site , btiments nouvellement connects , rattrapage des btiments existants , fusion et acquisition de btiments ou btiments dont le contrat PABX doit tre bientt renouvel . Par ailleurs, comme nous lavons dj dit, donnez-vous le temps de comprendre vos erreurs, dobtenir un retour dinformations, de btir des processus prouvs et de crer des normes auxquelles lquipe toute entire se conformera. Minimisez le risque de migration en commenant au laboratoire avant de dvelopper la validation de principe et prvoyez le temps ncessaire la formation et la pratique. Une fois que vous avez russi cette tape, passez la mise en uvre sur le terrain, dans un bureau sans grande importance stratgique. Appliquez ensuite ce que vous avez appris et commencez acclrer en passant de manire plus agressive la mise en uvre lchelle du campus.
Conseil n6. Adoptez la rgle des 80/20 pour la mise en uvre
Ds que vous passerez la phase de mise en uvre proprement dite, le succs de votre migration vers la tlphonie IP dpendra de plusieurs facteurs : une bonne planification, la dfinition de normes cohrentes, lidentification des facteurs de risques, la disponibilit dun plan de secours ou de retour en arrire, le service client, la ralisation pralable des travaux de prparation, le recours aux pratiques exemplaires, lattention porte aux dtails et lautomatisation de la plus grande partie possible du processus. De tous ces facteurs importants, le plus critique est la planification. En fait, la formule gagnante de toute migration est :
Pour russir la prise en main du Jour 2 la priode qui suit immdiatement la mise en service de votre nouvelle solution de tlphonie IP vous devez disposer dun plan dassistance bien rflchi. Quatre composantes capitales sont ncessaires pour permettre le fonctionnement efficace et la ractivit de lassistance de votre rseau convergent : lquipe dassistance, les processus dassistance, les services dassistance et les outils dassistance. quipe dassistance. Le premier objectif de lassistance est de rgler rapidement et efficacement tous les problmes. Vous devez mettre en place la bonne combinaison de personnes au bon moment afin de rsoudre les problmes de toutes natures susceptibles dapparatre dans un environnement de rseau convergent. Afin de rationaliser ce processus, envisagez de crer une structure interne conomique trois niveaux disposant des comp-
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Avez-vous fait raliser une valuation de la tlphonie IP ? Avez-vous identifi tous les quipements PABX lous et toutes les dates dexpiration de leurs contrats respectifs ? Quels sont les facteurs de risque ? Disposez-vous dun modle de gouvernance pour ragir et grer les facteurs de risque ? Quel est votre plan de gestion des contenus ? Les conventions dappellation sont-elles normalises ? Les responsables des sites locaux ont-ils t intgrs aux discussions de planification ? Avez-vous dfini un plan pour minimiser limpact sur les clients ? ARCHITECTURE Quelles sont les principales fonctionnalits indispensables aux parties prenantes et aux units mtiers ? Quels sont les utilisateurs haut risque pour lesquels le zro dfaut est un impratif ? Avez-vous dfini des solutions ou des contournements ? Avez-vous dfini les fonctionnalits incontournables de larchitecture rseau ? Existe-t-il des problmes particuliers que larchitecture doit rsoudre ?
La plupart des grandes entreprises possdent des centaines de lignes et de circuits qui, avec les annes, ont sombr dans loubli quand ils ne sont pas simplement inutiliss. Bien que ce conseil ne cherche pas couvrir toutes les considrations techniques dun nettoyage de rseau, il est important de se souvenir que la mise en uvre de la tlphonie IP est une excellente occasion de faire le mnage dans votre rseau, pour
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Cest bien, vous y tes presque. Vous voyez le bout du tunnel et cest un radieux rseau voix et donnes convergent dont tous les utilisateurs ont migr vers la tlphonie IP. Avant de sabrer le champagne, toutefois, il reste deux ou trois questions qui exigent votre sagacit. Vous devez rester disponible pour prparer lavenir de votre rseau. Une fois que votre rseau sera en place, le processus le plus difficile entretenir sera la gestion des changements, mais pas en raison des modifications de routine ni des mises jour logicielles. Votre capacit entretenir un processus rigoureux, mais volutif et facile grer sera la cl de votre russite. Ce ne sont pas seulement vos mthodes et vos procdures qui ncessiteront un plan dexcution bien pens, mais galement les normes utilises pour communiquer ce plan. liminez le plus de facteurs inconnus possible en documentant vos procdures, en tirant les leons de lexprience et en les intgrant dans le processus de gestion des changements afin de loptimiser. Prenez lengagement de supporter en permanence votre nouveau rseau dynamique en rvaluant frquemment les plans de secours, en ralisant des audits constants des performances du rseau, en intgrant de nouvelles fonctionnalits grce aux mises niveau logicielles et en rexaminant les services contractuels qui protgent, surveillent et supportent votre rseau. Pour bien prparer lavenir, vous devez tenir compte de votre prparation aux nouvelles applications de tlphonie IP. A mesure quelles deviennent disponibles, vous devez disposer dun mcanisme qui analysera la technologie pour vrifier son applicabilit, testera sa faisabilit, formulera un avis sur son adoption et veillera ce que toutes les quipes soient impliques, en harmonie, et prtes tirer tous les avantages du dploiement dune nouvelle application de communications IP.
Lorsque vous entamerez la mise en uvre, vous disposerez certainement encore dquipements lous, ce qui sous-entend que le calendrier de votre migration vers la tlphonie IP sera essentiellement dict par les dates de fin de contrat PABX. Pour tre certain dorganiser correctement la lourde tche de restituer temps des quantits importantes dquipements lous, le leader de lquipe charg du nettoyage de rattrapage doit saisir dans une feuille de calcul tous les quipements PABX lous et laborer un plan pour que ces retours seffectuent dans les temps. Veillez associer soigneusement la liste des quipements du bail initial aux lments dinventaires restitus, tablissez une liste dinventaire par conditionnement et faites-la signer par le fournisseur au moment de la restitution. Paralllement la gestion des retours de tous les quipements lous, vous devez organiser la suppression de toutes les solutions et systmes auxiliaires associs au PABX principal. Le processus de dmantlement complet de linstallation PABX prendra plus de temps que vous ne le pensez ; il est par consquent prudent de constituer une quipe projet qui se chargera de supprimer toutes les applications qui sexcutent encore sur lancien rseau tlphonique.
Conseil n10. Regardez en arrire, allez de lavant et prparez lavenir
Que votre installation de tlphonie IP comprenne 200 ou 200 000 tlphones, le soin et la minutie que vous accorderez la planification, aux communications, au travail dquipe et la recherche des piges cachs vous permettront desquiver les problmes avant mme quils surgissent.
STEPHANIE L. CARHEE est Directrice principale de projet au sein de lquipe Marketing des services de Communications IP de Cisco et lauteur de The Road to IP Telephony: How Cisco Systems Migrated from PBX to IP Telephony. Avant doccuper ces fonctions, Stephanie Carhee tait directrice des projets informatiques des services voix dans le groupe Strategic Program Management et leader de lquipe Cisco pour la migration vers la tlphonie IP, le plus important dploiement de ce genre dans lindustrie ce jour. Vous pouvez la contacter ladresse suivante : scarhee@cisco.com.
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