CHOISIR UNE SOLUTION MEDIA

dans un contexte de bouleversement technique

et de réorganisation de l'entreprise

Mardi 29 mars 2005

L'ORGANISATION DES MEDIAS EN ENTREPRISE

Une expertise dans les métiers de l'image
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Problématique

• Comment initier un projet de gestion des documents?

• Quels services ?
• Dans quel périmètre ?
• Avec quelles ressources ?
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HISTORIQUE
Comprendre la situation actuelle

PHASE 1
Les années 60

- Gestion de fiches documentaires liées à des références :

une recherche -> une référence de document (cote)

- Indexation mécanique (fiches Kardex)

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PHASE 2
Les année 80-90

- Investissement dans la gestion du patrimoine de l'entreprise

- Archivage exhaustif
- 1977 : sortie de l'APPLE II et du PET de Commodore
- Exploitation des performances de la nouvelle informatique
- Réflexion sur les nouvelles techniques documentaires
- Mémoires informatiques : capacité croissante (loi de Gordon MOORE)
- Naissance des kits de communication
=> Fascination pour les "nouvelles technologies » :
Vidéodisque
Minitel
Disques Optiques Numériques (DON)
- Liaison : une recherche -> un document visible
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PHASE 3
Les années 1990-2000
Démocratisation des systèmes d'information
- Convergence des bases de données plurimédias issues de :
La Gestion Electronique Documentaire
Systèmes Images sous OSMac -> Windows -> réseau client / serveur -> TCP-IP
SSII à l'esprit neuf
Démocratisation des équipements de production de l'image
- Arrivée des appareils jetables (1986)
- Scanner au budget abordable : évolution des techniques de numérisation
- Commercialisation des appareils de prise de vue numérique (1992)
- Développement de l'Internet en France (après 1990)

Economie : accélération des restructurations d’entreprises : disparitions, fusions, nouvelles identités

La communication « à court terme » se développe,
La mémoire de l’entreprise perd en crédibilité : "L'entreprise n'a pas de passé, elle n'a qu'un avenir »
(3M France, DIRCOM, 1994)
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PHASE 4
Les années 2000

• Sophistication des réseaux communicants : Internet, Intranet

• Standardisation des métadonnées
• Développement des solutions de Content Management

• Les objectifs de rentabilité maintiennent la diminution des budgets de communication

• Les réorganisations dispersent la mémoire (KODAK, THALES, ARCELOR...)
• La gestion des images relève toujours de la communication (non stratégique)
• La baisse des coûts des équipements provoque l'atomisation de la production
• Les kits de documents prêts à l'emploi prévalent sur la gestion de bases exhaustives
• Appauvrissement des banques de documents visuels

La gestion documentaire centralisée est remise en cause,

elle doit intégrer la gestion contributive
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FACE A CES BOULEVERSEMENTS

COMMENT PROMOUVOIR UN NOUVEAU PROJET ?

Communiquer sur les priorités

- Accroître l’audience des systèmes d'information
- Promouvoir les fonds existants
- Elaborer un modèle économique démontrant la rentabilité de la gestion
documentaire : la mémoire visuelle = une aide à la décision
- Promouvoir la réutilisation des documents pour amortir les investissements
- Publier des contenus fiables juridiquement et techniquement
- Fédérer les actifs numériques en créant des synergies entre les différents sites
- Simplifier le partage de l'information (dépôt / exploitation)
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L'entreprise adopte des concepts nouveaux qu’il convient d’adopter

- La gestion globale
Centralisation
Interopérabilité des gisements => Gestion des métadonnées
- La gestion contributive
Partage de l'enrichissement d'une base de données au service de tous
Saisie unique
Validité des informations
- La gestion à minima des documents
Faire des sélections => publication d’éditings

L'entreprise bouge, la répartition de ses forces également.

Les nouveaux décideurs des budgets et acteurs de la réduction des coûts
=> LA DIRECTION DES ACHATS
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RECENSER

- Recenser les producteurs de documents Interne et Externe

- Détecter les redondances
- Définir le périmètre d'analyse et d'influence du projet :
interne uniquement ou inclure l’externe
- Interviewer les prestataires : Agences, Photographes, Photograveurs, Imprimeurs
- Comprendre leurs métiers et recenser leurs types de documents
- Accroître sa culture du fichier
- Recenser les types de production : Publications, Multimédia, Audiovisuels, Evénementiel
- Recenser les différents statuts des documents :
Documents validés, privés, diffusion restreinte, diffusion large, archives
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RECENSER

- Recenser les besoins potentiels : Communication, Marketing, Bureau d'étude, DRH,

- Evaluer les densités d'information nécessaires pour les utilisateurs potentiels
• Pour les auteurs
• Pour une population restreinte ciblée
• Pour une communauté large de l'entreprise
• Pour des communautés extérieures
- Expertiser la rentabilité d’une gestion fédérative
- Esquisser des structures documentaires (fiches)
- Evaluer les moyens nécessaires au fonctionnement?
• Ressources humaines : Photographe, Documentaliste
• Equipement : Stockage physique, Archivage électronique, Production du
document, Diffusion
• Budget de fonctionnement : Production, Publication, Formation
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Initier un nouveau projet

- Une nouvelle organisation est indispensable : la transversalité de la gestion documentaire

- L'avenir est aux fonds retreints de documents certifiés s'appuyant sur une gestion
contributive modérée

- Montrer la spécificité d’une solution de gestion de documents visuels

- La centralisation n'est peut-être plus le modèle idéal

- Les détenteurs d'information [auteurs] doivent participer à l'enrichissement du fonds

- Envisager l’externalisation des tâches techniques sans valeur ajoutée

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Promouvoir la transversalité de la gestion

On ne peut plus bâtir un projet exclusivement réservé à l'image. L'ère des photothèques est révolue !

Communiquer sur le projet

Réunir les différents acteurs concernés par le projet :
- Achat
Pour souligner les économies d'échelle : mutualisation
Pour analyser la pertinence d'une solution interne ou externalisée
- Informatique
Pour impliquer les experts en systèmes et juger de leur disponibilité
Pour faire valider la pertinence d'une solution : durabilité, compatibilité...
Pour signaler une démarche professionnelle de réflexion préalable sans à priori
- Utilisateurs
Pour valider les services futurs
Pour informer sur les bénéfices d'une gestion globale
Chaque pôle doit connaître son implication dans le projet ou reconnaître une délégation de compétence.
Les échéances doivent être fixées.
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Apporter une solution à l'instant propice

Profiter d'événements organisés par l'entreprise pour montrer l'efficacité d'une centralisation de
la gestion : commémoration, campagne de lancement.

Vendre des sujets

Evitons de "vendre" les mérites de fonds gigantesques

Sans parler d'appauvrissement de la demande, les besoins sont de plus en plus simples,
redondants et instantanés. Il faut insister sur les bénéfices de l'archivage des recherches
documentaires sur des sujets précis (éditing) souvent réclamés.
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Démontrer la rentabilité du projet

Cette approche indispensable passe avant tout par la définition du périmètre de cette étude.
Montrer les bénéfices d'un outil et analyser les dépenses et recettes au niveau d'un service n'a rien à voir
avec une étude globale de pertinence et de rentabilité de la communication générale de l'entreprise.

Les coûts
Charges fixes du fonctionnement d'un service
Coûts de production des reportages
Gestion des droits d'auteur
Système de gestion informatisée
Formation
Veille technologique
Budget de mise en ligne: hébergement, réseau…
Communication interne
Les recettes
Vente des reportages au commanditaire initial
Revente aux filiales
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Le service rencontre beaucoup de difficulté à prouver sa rentabilité et à atteindre un équilibre

budgétaire sans une compréhension de la plus-value des services apportés.

Quelle plus-value ?
A l'origine, la photothèque mettait ses compétences aux services dans différentes entités en
termes de centralisation, de stockage, de recherche et de fourniture de duplicata.

Aujourd'hui, la communication numérique et la simplification de la communication obligent les

spécialistes à déplacer leurs compétences et modifier leurs comportements.

A une vision centralisatrice, il faut préférer des interventions au niveau de chaque entité et une
modération globale des enregistrements dans une base partagée.

Il s'agit donc plus de mettre en valeur l'apport au niveau de la coordination et la modération que
de défendre les bénéfices d'un service spécialisé, structuré aux moyens matériels tangibles
parfois coûteux.
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Ce qui est difficile

Démontrer la rentabilité d'un archivage exhaustif des documents de l'entreprise
Défendre l'existence d'un pôle spécialisé
Centraliser les informations dans des délais raisonnables
Financer une double saisie de l'information

Ce qui est possible

Communiquer sur les bénéfices de la gestion transversale des actifs numériques
Déporter la saisie d'une partie de l'information vers les auteurs : gestion contributive modérée
Assurer son expertise dans la constitution d'une base composée d'objets fiables : conseil et
modération
Promouvoir la gestion des métadonnées
Proposer de nouveaux services à valeur ajoutée comme l'indexation
Externaliser les tâches techniques
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Une expertise dans les métiers de l'image

Conseil
Formation
Atelier numérique
Gestion en ligne des documents numériques
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MAISON EUROPEENNE DE LA PHOTOGRAPHIE

Séminaire
Pour une nouvelle économie
de l’image en entreprise
Le donneur d'ordre, une culture en pleine évolution
Charley Sifaoui, revue "Page à Pas"
L'Image en Avance de Phase : photographier ce qui n'existe pas encore
Jean-Luc Atteleyn, News'UProduction
La gestion de cycle de vie du produit (PLM), une philosophie proche
de nos préoccupations
Jean-François Prevéraud, "Industrie et Technologies"
Une plate-forme numérique pour le Marketing et la Communication
Daniel Hennemand, Edillia
Optimisation de la production du packaging, un projet novateur
Véronique Rivaud, responsable du département Pack SYSTEME U
Traçabilité des fichiers - L'effet de levier de la gestion de la couleur
Frédéric Mélis, expert et formateur
PDF et archivage, les enjeux du XML dans la chaîne graphique.
Jean-Pierre Haré, Conseil et Formation - CIFAP
Rendre possible l'approche collaborative au sein de l'industrie graphique
Denis Bodereau, France Télécom, Dir. secteur informatique et média
La nouvelle économie de l'image dans l'environnement juridique de travail
Olivier Billard, docteur en droit, image et informatique
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MANUEL DE GESTION Introduction

Évolution du rôle du responsable de photothèque

DES ELEMENTS PRODUCTION

Produire une image numérique
Numérisation
DE COMMUNICATION Que faut-il numériser?
Référencement

EN ENTREPRISE
Le flux de production
Gestion de la couleur
Dupliquer les images
Extension des fichiers, identification
L'image polyvalente
Le Photo-CD, un format disparu

Editions EYROLLES GESTION

Aspect juridique
Informatiser sa photothèque

(projet)
Rédiger un cahier des charges
Rentabiliser l'image en archivant son passé et son avenir!
La fiche documentaire
L'indexation des images
Les métadonnées dans le monde de l'image
Gestion globale de l'image
La gestion contributive des images
La gestion en formule locative : l'ASP

DIFFUSION
La diffusion sur support optiques : CD-Rom et DVD
Les fichiers "pdf" Acrobat d'Adobe
Les images et le documents
Imprimer les images
L'accès aux informations
Les réseaux

SECURITES
Archivage et conservation des documents
Sécurité de diffusion
Sécurité documentaire
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ETUDE STRATEGIQUE :
LES MUTATIONS
DE LA FILIERE DE LA
COMMUNICATION GRAPHIQUE

Nouveaux comportements
Nouvelles relations
Donneurs d'ordre - Prestataires
Enjeux & Avenir
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LES FORMATIONS IMAGE

Compréhension de la chaîne graphique

Comment gérer sa photothèque

Gérer sa photothèque avec un logiciel simple

Rédiger un cahier des charges pour un appel d'offre

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Un service de gestion

et de diffusion

de tous les éléments

de la communication

des entreprises
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Pourquoi
de nouveaux services
numériques ?
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Aujourd'hui, l'entreprise optimise

sa communication à travers
un flux 100% numérique
• Photothèque Images
• Packaging
• Illustrations
• Schémas
• Logos
• Brochures
• Catalogues
• Publi-promo
• Documentations techniques…
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Les utilisateurs potentiels

de ces nouveaux services
interne / externe
• Chefs produits
• Commerciaux
• Achat
• Revendeurs
• Filiales
• Clients
• Partenaires fabricants
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Le traitement des informations

est spécifique
à chacun des prestataires
• Processus de validation client
• Standards d’enregistrement
• Modes de stockage
• Transmission des fichiers
• Gestion de la sécurité d’accès
• Gestion de la sécurité d’archivage…
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Parce que les entreprises veulent optimiser leur communication

• Obtenir une visibilité globale sur les fichiers existants
• Normaliser les échanges externes et internes
- Faciliter l’accès aux documents
- Améliorer le dialogue avec les intervenants d’une production
• Diffuser des documents certifiés
• Améliorer la qualité globale
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Parce que les entreprises veulent réduire leurs coûts

et sécuriser leur production
• Accroître le taux de réutilisation des fichiers
• Analyser, comparer les coûts
• Fiabiliser les flux
• Sécuriser les données en archivant les dossiers en dehors du
contexte de production
• Permettre une certaine autonomie vis-à-vis de leurs sous-traitants
• Pouvoir réorienter un dossier de production vers un nouveau
prestataire en cas de défaillance de l’un des maillons de la chaîne
• Rendre compatibles systèmes de gestion et de communication
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Pour obtenir une vision globale du patrimoine numérique

Visibilité limitée hors les murs de l’entreprise
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Pour obtenir une vision globale du patrimoine numérique

Visibilité élargie en intégrant les documents produits par les prestataires
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Pour rentabiliser le document par

des applications multiples
Mise à jour
4 besoins de la base
4 profils utilisateurs de données
4 niveaux d'accès sécurisés

Studio PAO
Commercial Studio WEB Chef produit
de filiale

TELECHARGE TELECHARGE
TELECHARGE
TELECHARGE TELECHARGE
TELECHARGE TELECHARGEdes deséléments
éléments des
TELECHARGE
des hautesdéfinitions
des pour enrichir ses hautes
desbrochures
brochures des
deséléments
élémentsBD BD pour enrichir ses
appels
définitions
au
auformat
format.pdf
.pdfBD
BD pour exploitation WEB
pour exploitation WEB appelsd’offres
d’offres (dossiers)
(dossiers)
pour
pour diffusion
pour diffusion
Participe
Participeààlalamise
miseààjour
jour pourdes
desproductions
productions
de la base de données localisées
de la base de données localisées

+ + + +
logo
logo- -photothèque logo
logo- -photothèque logo
logo- -photothèque logo
photothèque photothèque photothèque logo- -photothèque
photothèque
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Pour rentabiliser le document par des applications multiples

Bureautique
PowerPoint
TéléchargementTéléchargement Téléchargement TéléchargementTéléchargement
Texte images BD fichiers PICT de fichiers .pdf fichiers PICT séquences
Quicktime

Marketing
Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement
Produit images BD fichiers .eps de fichiers .pdf fichiers .eps séquences
Cde CD-Rom HD Quicktime
Cde EKTA
L’e n t r e p r i s e

Dépôt de roughs Dépôt de fichiers Dépôt de fichiers

Dépôt de fichiers

Communication
Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement
Publicité images BD fichiers .eps de fichiers .pdf fichiers .eps séquences
RP Commande Quicktime
CD-Rom HD
Cde EKTA Dépôt de fichiers
Emission sélection

Multimédia
Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement Téléchargement
Sites Internet images BD fichiers .eps de fichiers .pdf fichiers .eps séquences
Sites Intranet Quicktime/Mpeg
Cde CD-Rom
CD-Rom séquences

Photothèque Illustrations Imprimés Logos Vidéo

Téléchargement
Images Schémas Brochures
Dépôt vers la base Dessins Fiches techniques

Documents disponibles sur la plate-forme

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Architecture A : l’annonceur maîtrise la gestion documentaire

et soustraite la gestion technique
Le donneur d’ordre administre ses documents et s’appuie sur les serveurs et
l’application de la régie numérique

agence

Administration
administration
documentaire
pré-presse

donneur photograveur
d’ordres

Imprimeur 1
Administration
Administration
technique
technique
Imprimeur 2
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Architecture B : l’annonceur soustraite la gestion documentaire

et la gestion technique
La régie numérique administre les documents de l’annonceur

agence

Administration
administration
documentaire
pré-presse

donneur photograveur
d’ordres

Imprimeur 1
Administration
Administration
technique
technique
Imprimeur 2
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Architecture C : l’annonceur soustraite la gestion technique

et supervise la gestion documentaire répartie
Chaque prestataire administre ses propres documents

Agence administration
Mise à jour

Supervision
administration
Pré-presse Mise à jour
administration

donneur Photograveur Mise à jour

administration
d’ordres

Imprimeur 1 Mise à jour

administration
Administration
Administration
technique
technique
Imprimeur 2 Mise à jour
administration
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Une gestion déléguée des documents numériques

Un outil paramétrable immédiatement disponible
Communiquer, rassembler, partager

Une exploitation sécurisée

choisir un mode de recherche

• Une recherche intuitive par thèmes

• Une recherche avancée multicritère
• Un accès aux sélections enregistrées
• Un accès aux publications
Communiquer, rassembler, partager

Une exploitation sécurisée

La reconnaissance des prestataires

Documentaire produit
Ce que je vois
Légale
Ce que j'ai le droit d’en faire
Technique
Ce que je peux en faire
Sécurité / Traçabilité
Identification des prestataires
Communiquer, rassembler, partager

Une exploitation sécurisée

vous êtes propriétaires de votre patrimoine
grâce aux informations encryptées dans les fichiers - Normes IPTC, EXIF, xml …
 RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER

Les
bénéfices
Clients

• Optimiser la communication des documents visuels

• Offrir de nouveaux services aux partenaires et en interne

• Améliorer la communication entre intervenants

• Diminuer les coûts de production de la communication

• Sécuriser le patrimoine

• Etre réactif en cas de défaillance d’un maillon de la chaîne

RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER
 RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER

Une exploitation sécurisée

Un paramétrage poussé

Gestion de tous types d’objets

Gestion des privilèges sur trois niveaux
Domaines
Rôles
Groupe
Gestion des accès, des droits en lecture / écriture, en exploitation

Traçabilité des actions d’administration et d’exploitation

 RECHERCHER, CONSULTER, EXPLOITER

L’offre d’abonnement

Prise en charge
Ouverture de dossier
Validation des besoins client
Paramétrage fiche documentaire & bon de commande
Formation et prise en main
Abonnement mensuel
Hébergement et connexion au réseau
Maintenance technique
Gestion du trafic des commandes
3 formules
ALBUM Gestion de photothèque non modérée
GLOBALE Une gestion contributive d’une base de données plurimédia
PRODUCTION Une gestion intégrée à la production
Options
Etude préalable d’organisation des processus et des médias
Administration de la base et indexation
Gestion de trafic des commandes
www.edillia.com
www.photogestion.com