Formation : Gérer un projet informatique

Fondamentaux de la gestion de projet

Livre 4 Partie 1

Page 1
 Gestion des plannings
Plan
Plan
dede
lala
formation
formation
• Définitions
Présentation
Introductiongénérale
à la gestion de projet

• Découpage du projet DeDe

la la
stratégie
stratégie
auau
lancement
lancement
des
des
projets
projets
Les
Les
processus
processus
métiers
• Estimation des charges
Choix
Choixetet
rentabilité
rentabilité
des
des
projets
projets
• Séquencement des activités Les
Les
acteurs
acteurs
dudu
projet
projet
LaLes
gestion
processus
des risques
projet
• Suivi du planning
Les
Démarche
processus
etprojet
type de projet
• Les indicateurs économiques Démarches
Gestion des
et plannings
types de projet
Choix
Gestion
d’une
des
solution
coûts
Manager
Gestionles
desressources
risques humaines
Communications
Choix d’une solution
dans et autour du projet

Vous êtes ici Gestion

Managerdesles
plannings
ressources humaines
Zoom
Gestion
sur des
les étapes
communications
du projet
Gestion
Les étapes
des coûts
du projet
2
Gestion
Gestiondede
la la
qualité
qualité
projet
projet
 Gestion des plannings

Principe des singes :

Si on place suffisamment de singes devant des
ordinateurs sur lesquels ils tapent au hasard, on finit
par obtenir les œuvres de Shakespeare.
Application de ce principe :
si on met les ressources on arrive toujours à la fin de
son projet.
La planification ne sert à rien
Mais
 Ressources projet limitées,
 Délais en général serrés,
 On souhaite faire bien du premier coup.
Donc : Une bonne planification est obligatoire. 3
 Gestion des plannings

• Phase, tâche, jalon

– Tâche (élémentaire) : élément de planification
– Activité = correspond à un regroupement de tâches
élémentaires
– Phase = correspond à un regroupement d’activités
– Jalon = événement important du projet (livraison, validation,
fin de phase, etc…)

• Durée, charge
– Durée : correspond à la différence entre la date de début et la
date de fin d’une tâche
– Charge : correspond au nombre d’heures, jours travaillés sur
une tâche

• Ressources
– Différents types de ressources 4
 Gestion des plannings

Découpage du projet

• Pourquoi « découper » le projet ?

– Gérer la complexité
– Définir les responsabilités
– Limiter les risques
– Organiser le projet dans le temps
• Comment découper le projet ?
– Lotissement
• Définition des tâches
• Créer la structure de découpage du projet
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 Gestion des plannings

PROJET
1 projet = n sous-projets

Niveau 1 Domaine
fonctionnel 1
Domaine
fonctionnel 2
Reprises Interfaces

WBS (Work Breakdown structure)

Identification des sous projet et chantiers
Hiérarchisation des phases et tâches
Niveau 2 Décomposition des livrables
Phase 1
Identification des dépendances

Niveau 3 Tâche 1 Tâche 2 Tâche 4

Tâche 3

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 Gestion des plannings

• Pourquoi estimer les charges ?

– évaluation du projet en phase d’étude
préalable
– ordonnancement et découpage en lot
– sous-traiter la réalisation
• Comment estimer les charges ?

Plusieurs
méthodes disponibles 7
 Gestion des plannings

• La méthode de répartition proportionnelle

– Evaluation par étape du projet, application de
ratios
– Charge calculée à partir de la charge globale du
projet ou d’une étape
ETAPE RATIO

Etude préalable 10% du total du projet

Etude fonctionnelle détaillée 20 à 30% du projet

Etude technique détaillée 15% de la réalisation

Réalisation 2 fois la charge d’étude fonctionnelle

Mise en oeuvre 30 à 40% de la réalisation

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 Gestion des plannings

• La méthode de répartition
proportionnelle
– Évaluation des autres étapes

ETAPE RATIO

Gestion de projet 20% de la charge de réalisation

Recette 30% de la charge de réalisation

Documentation utilisateur 5 à 15% de la charge de réalisation

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 Gestion des plannings
Estimation des charges

• La méthode d’évaluation analytique

– Permet d’évaluer la charge de réalisation :
exemple
Type de Facile Moyen Difficile
transaction
Menu 0,25 0,5 1
Consultation 1 2,5 4
Mise à jour 1,5 3 5
Edition 1 2 4
Type de prg Facile Moyen Difficile
Batch
Extraction 0,5 1 1,5

Mise à jour 2 3 5

Edition 1,5 2,5 4 10

 Gestion des plannings
Estimation des charges

• Quelques bonnes pratiques

– Tenir compte du contexte du projet
– Tenir compte des standards (usages,
compétences, outils de
développement…)
– Réactualiser en fonction de
l’avancement
(mesure des écarts, tendance,
projection…)

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12
 Gestion des plannings
Séquencement des activités
• Définir les caractéristiques des tâches
– Durée
– Lien entre les tâches : prédécesseurs, types de liens
– Contrainte sur les dates
• Les types de liens :
– Fin à Début
– Début à Début
– Fin à Fin
– Début à Fin
Possibilité d’introduire un retard positif ou négatif pour
représenter un délai
(par exemple entre la fin d’une tâche et le début d’une
suivante)
• Contraintes sur les dates
– « Doit finir le », « doit débuter le » etc…
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 Gestion des plannings
Séquencement des activités

• le PERT

tâches connexes

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 Gestion des plannings
Séquencement des activités

Contraintes d’ordonnancement des tâches

 Inflexibles : la tâche doit commencer ou s’achever à une date
 Doit commencer le (DCL).
 Doit finir le (DFL)
 Flexibles : pas de contraintes de dates. Liaisons avec des prédécesseurs et
successeurs
 Dès que possible (DQP). Si planification à partir du début
 Le plus tard possible (LPTP). Si planification à partir de la fin
 Semi-flexibles : contrainte sur la date de début ou de fin
– Début au plus tôt le (DPTO).
– Début au plus tard le (DPTA).
– Fin au plus tôt le (FPTO).
– Fin au plus tard le (FPTA).

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Déterminer le chemin critique du projet

– Le chemin critique est constitué des tâches dont une
modification de la durée impacte la durée de la phase ou du
projet.
• Pour tenir la date de fin du projet, les tâches du chemin critique ne
doivent pas être retardées

– La marge mesure le nombre de jours disponibles au-delà de la

fin de la tâche.
• Seules les tâches non présentes sur le chemin critique disposent d’une
marge.

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Le PERT

chemin critique
tâches connexes

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• le GANTT
– Technique simple et visuelle, la plus utilisée
– Chaque tâche est représentée par une barre,
proportionnelle à la durée de la tâche
– Les contraintes entre les tâches sont matérialisées
par les liens (tâche de type prédécesseur/successeur)

Tâche 1 6j

Tâche 2 3j

Tâche 3 0j

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

L'association tâche/ressource, la réservation et l'affectation

Quelques bonnes pratiques

– Attention aux ressources rares ou inexpérimentées sur les tâches critiques
– Attention : si une ressource rare est employée sur une tâche du chemin
critique, être attentif à ne pas laisser déraper les tâches qui précédent
– Si une ressource intervient sur une tâche du chemin critique et qu’elle ne
travaille pas sur le projet à temps plein : lui notifier son intervention à
l’avance
– Prévoir marge sur la dernière tâche
– Prévoir marge sur les tâches qui précédent une tâche du chemin critique

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Le rôle du planning initial

– formalisation de l’engagement collectif

– traduit les objectifs du projet, et l’organisation adoptée
– constitue une prévision en termes de dates, de ressources

Un projet sans planning, c’est la dérive assurée du projet !!

Le planning initial doit être conservé pour mesurer les écarts

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Allouer les ressources

planning ressources
charges disponibles

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Négocier les délais

demande utilisateur réalisme du planning

urgence
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 Gestion des plannings
Techniques de planification

• Les bonnes pratiques de planification

– Ne pas être trop optimiste (attention aux aléas)
– Tenir compte des événements extérieurs ou connexes
(projets connexes…)
– Se concerter avec les autres personnes ou services
concernés
– Communiquer le planning (validation, présentation)
– S’assurer de la faisabilité des dates

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Analyse des éventualités

– Objectifs
• Anticiper et évaluer les éléments qui peuvent influer les
délais
• Construire les scénarios possibles
– Facteurs internes
• Contraintes sur les ressources
• Report de livrables
• Complexité de certains travaux
• Existences de zones d’incertitudes
– Facteurs externes
• Contraintes de l’activité de l’entreprise
• Evolutions règlementaires • Objectifs du chef de projet :
•Anticipations et solutions possibles
•Maitrise des risques et probabilité
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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Compression des délais

– Objectifs
• Ecourter le délai sans modifier le contenu du projet
• Respecter les contraintes du planning et les dates
imposées
– Techniques
• Compression par augmentation des ressources
– Compromis entre les coûts et les délais
– Coûts : constitués essentiellement par l’augmentation des
ressources
– Risques :
» qualité finale
» complexité de management
» réactivité effective
– N’apporte pas toujours une alternative viable ou
acceptable
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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Compression des délais

– Techniques
• Chevauchement
– Recherche des parallélisassions possibles de tâches initialement
séquencées
– Modification de la mobilisation des ressources
– Risques
» Démarrage sans information complète issue de tâches
antérieures
» Acceptation de surcoûts éventuellement (ajustement
postérieur)

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Niveler
– Maintenir le nombre de personnes travaillant sur le projet en
dessous d’une certaine limite
– Solution : décaler les tâches
Projet développement
N° Tâche / Semaine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Conc ept ion 1CP

2 Développement 1 2AP

3 Développement 2 1AP

4 Développement 3 1AP

5 Développement 4 1AP

6 Développement 5 2AP

7 Développement 6 3AP

Nombre de
personnes
requises 1 2 4 1 3

N° Tâche / Semaine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Conc ept ion 1CP

2 Développement 1 2AP

3 Développement 2 1AP

4 Développement 3 1AP

5 Développement 4 1AP

6 Développement 5 2AP

7 Développement 6 3AP

Nombre de
personnes
requises après
nivellement 1 2 2 3 3
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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Le lissage
– Répartir la charge de travail pour chaque ressource pour que
la ressource ne se trouve pas en surcharge ou sous charge
– Solution : décalage des tâches, on joue sur les marges,
réaffectation (peut amener à allonger les délais)

N° Tâche / Semaine 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 Conception 1CP

2 Développement 1 2AP
3 Développement 2 1AP 50 %

4 Développement 3 1AP

5 Développement 4 1AP
6 Développement 5 2AP

7 Développement 6 3AP

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 Gestion des plannings
Techniques de planification

Le planning sert à :
– Mesurer l’avancement
– Détecter, anticiper les dérives

Le planning est trop souvent utilisé pour constater

les retards, alors qu’il devrait être un outil
d’anticipation et un outil de management

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 Gestion des plannings
Le suivi de projet

Objectifs du suivi de projet

– Mesurer l’avancement du projet
– Déterminer / Ajuster le reste à faire
– Identifier / Anticiper les dérives
– Rendre compte de l’avancement du
projet

Suivre
Avancement en charge
l’avancement
Avancement en délai
30
 Gestion des plannings
Le suivi de projet

 Temps passé, reste à faire et avancement

– Temps passé (réalisé) : consommation

– Le reste à faire (RAF) : temps estimé par la ressource pour

terminer la tâche.

– Avancement : différence entre les 2 dernières évaluations du

RAF

31
 Gestion des plannings
Le suivi de projet

Le compte rendu d’activité (crac) :

 Saisi tous les jours par les acteurs

 Point régulier
 Comprend : le temps passé, le RAF et l’avancement
 Il doit être précis et le plus exact possible
 Il faut saisir les tâches hors projet.

Exemple de suivi de projet

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 Gestion des plannings
Le suivi de projet

Tableau de bord projet

Structure de reporting
Comité de
Planning global Le chef de
suivi
MSP projet
Validation
Arbitrages

Planning Le chef de
Excel projet

Planning Planning … Le
Excel Excel responsable
DF1 DF2 de domaine

Feuillle Les
Au niveau tâche/ressources de suivi
Suivi consommé des tâches
…. ressources
Reste à Faire R1 34
 Gestion des plannings
Analyse et traitement des aléas

Réactivité et anticipation

 Anticiper et mener des actions rapides par rapport aux dérapages

(tâches affectées à des ressources inexpérimentées par exemple)

 Surveiller comme du « lait sur le feu » les tâches qui précédent les
tâches affectées à des ressources rares du projet

 Il est important de communiquer sur les retards le plus tôt possible

 Il faut mettre en œuvre des actions

très rapidement à la moindre dérive

 Il ne faut jamais laisser pourrir

une situation même si on est responsable, surtout si on est
responsable …
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 Gestion des plannings
Analyse et traitement des aléas

• Accélération d’un projet

 Travailler sur les tâches du chemin critique : facilite la recherche
de moyens pour raccourcir le calendrier
 Superposition de tâches :
ex : tests peuvent commencer 2 jours avant la fin des
développements
 Exécution de tâches en parallèle
 Décomposition de longues tâches
en tâches courtes
 Ajustement de l’allocation des ressources
 Heures supplémentaires
 Ajout de ressources
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