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2. Quest-ce quun projet ?

T-Kit Gestion de projets

2.1 Ne pas confondre gestion de projet avec


Si le projet est devenu un lment cl des organisations de jeunesse, il nest pas le seul moyen de grer et dadministrer une organisation ou une institution! Il nest en fait quun outil permettant dorganiser des tches et datteindre des objectifs concrets. En cela, on peut le comparer et le distinguer de: crativit, leur engagement et leur productivit (ce qui suppose alors que les objectifs sont choisis dun commun accord). Elle fait davantage rfrence un style ou une approche du management.

MBWA: abrviation imagine par Scott


Adams, crateur de la bande dessine Dilbert sur les absurdits de la gestion et des affaires. MBWA est lacronyme de Management By Walking Around (la gestion en faisant les 100 pas) jusqu ce quventuellement quelque chose se produise. Cette thorie se veut probablement tre lantithse du management, celui-ci impliquant prcisment une dmarche daction, si ce nest de planication

La planication stratgique: orientation et


dnition long terme de politiques, dactivits et du dveloppement de lorganisation. Implique la capacit de prvoir et de se prparer des changements structurels ou des adaptations dans le cadre dune priode relativement longue. Gnralement, la planification stratgique influence et prend en compte (ou dclenche) les changements structurels et infra-structurels.

La gestion de crise: consiste grer une


crise aprs lautre ce qui, comme le MBWA, nest pas une mthode de management trs efcace. Le management doit au contraire permettre aux responsables danticiper et de prvenir les crises. La gestion de crise se propose de renoncer toute perspective court ou moyen terme et, en consquence, toute inuence sur le cours des vnements. Dans son acception positive, la gestion de crise consiste grer des crises ou des catastrophes exceptionnelles.

La planication tactique: trs similaire


la planication de projets, la planication tactique concerne les diverses tapes et processus mis en uvre pour atteindre des objectifs de planication stratgique ou, gnralement, pour diriger lorganisation sur une courte priode, notamment en sadaptant et en ragissant des volutions ou des changements imprvus.

La planication cyclique ou rcurrente:


administrer et grer des vnements rguliers ou prvisibles sur une base rgulire (ex.: activits en priode de vacances, assembles gnrales, etc.).

2.2 Un projet de jeunesse, cest


Le dictionnaire danglais Oxford dnit le projet ainsi: Entreprise individuelle ou collective soigneusement planie et destine atteindre un objectif particulier: (ex.) un projet de recherche/ un projet national pour encourager le dveloppement des entreprises. Le dictionnaire franais Petit Robert propose les dnitions suivantes: Projet: image dune situation que lon pense atteindre; cest ce qui est jet devant soi comme guide pour laction; dessein, intention, plan, rsolution, vue; premier tat dun travail, rdaction prparatoire, brouillon; tout ce par quoi lhomme tend modier le monde ou lui-mme dans un sens donn; dessin dun dice construire. En France, le terme projet a une dnition normalise AFNOR applicable au domaine professionnel: Un projet se dnit comme une dmarche spcifique qui permet de structurer

La planication quotidienne: dcider des


actions entreprendre immdiatement ou trs court terme.

La planification durgence: mesures et


actions envisages ou dcides pour rpondre des situations imprvues, si elles surgissent et au moment o elles surgissent.

MBO (Management by Objectives) direction par les objectifs (DPO): approche de la gestion des tches et des quipes qui consiste se concentrer sur les objectifs atteindre, souvent en laissant aux quipes le soin de dcider de la meilleure faon de les atteindre (approche qui parfois aussi laisse peu de place la exibilit et ladaptation!). Elle est employe dans des contextes o les employs, les travailleurs ou les volontaires jouissent de niveaux dautonomie relativement levs et est cense stimuler leur

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mthodiquement une ralit venir. Un projet est dni et mis en oeuvre pour laborer la rponse au besoin dun utilisateur, dun client ou dune clientle et il implique un objectif et des actions entreprendre avec des ressources donnes. Des animateurs, interrogs pour dfinir le projet au dbut de stages de formation la gestion de projet, ont suggr diverses rponses. En voici quelques-unes:

ville ouverte sur le monde, aussi le dme se composait-il de deux coques, lune interne et lautre externe.

Brunelleschi a ainsi rationalis larchitecture en linscrivant dans une perspective temporelle approche qui lui a permis de sparer ce qui relve de la conception et ce qui relve de son excution, ce qui relve du projet et ce qui relve de sa mise en uvre Cet exemple nous invite repenser le terme de projet et le considrer comme un concept qui sert organiser laction.

Promouvoir une ide, structurer une srie


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dides, concilier diverses propositions dactions. Envisager, planier et dnir le cours dune action que lon souhaite suivre pour arriver une situation spcique. Dcrire, un moment donn et dans une situation donne, le processus dun changement initier pour crer une nouvelle situation un moment spci dans le futur. Processus qui implique la construction dun programme global prenant en compte les divers aspects dune situation pour parvenir une autre situation. Rve, processus, instrument que lon peut utiliser pour se projeter dans lavenir, pour se donner des objectifs et des buts. Se baser sur le prsent pour envisager demain. Une destination labore ensemble.

Les projets dans lducation et le travail de jeunesse :


Cest le philosophe amricain John Dewey (18591952), auteur du fameux learning by doing (apprentissage par laction), qui a apport la principale contribution au dveloppement du concept de projet dans lducation. Pour lui, llaboration dun projet implique quatre conditions:

un processus de rexion commun qui permet au projet de grandir et de prendre forme;

lobservation des conditions offertes par Origines et signication du terme :


Le terme de projet a t employ pour la premire fois au 16 e sicle et vient du latin projicere, qui veut dire jeter en avant. Sa racine latine voque un mouvement, une trajectoire et un rapport lespace et au temps. Le processus impliqu est le suivant lenvironnement dans lequel le projet est construit;

la connaissance de ce qui a pu se passer


loccasion de situations similaires;

le jugement qui synthtise les observations


du prsent et la connaissance du pass pour en dgager la signication. A partir de l, nous pourrions en conclure que le projet: est une mthode qui permet de passer de lide laction en structurant les diverses phases de ce processus; se met en route pour modier lenvironnement (social) dans lequel il se droule; prend forme dans un contexte social, spatial et temporel spcifique; possde une dimension ducative et permet aux individus dapprendre en exprimentant; est le produit dun travail collectif; implique ncessairement une valuation, qui permet de faire le lien entre lide et laction; Cela signie que les projets possdent diverses caractristiques typiques.

un point de dpart, sur lequel on se base pour se lancer en avant vers un but.

Le mot et le concept ont t pour la premire fois employs par des architectes. Au 15 e sicle, Filippo Brunelleschi a introduit deux nouveauts dans les pratiques architecturales de lpoque:

La construction la cathdrale de Florence avait t interrompue au 14e sicle, et Brunelleschi a t charg de la continuer par la construction du dme. Avant de commencer, il t un dessin (progetto ou plan) du dme, en utilisant diffrentes perspectives pour crer une reprsentation gomtrique de la future structure telle quil se limaginait; par le jeu de ces perspectives, le dme se devait de reprsenter la ralit historicopolitique de la ville. Florence se voulait une

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Caractristiques du projet
Les projets ont un objectif : les projets ont des buts et objectifs clairement dnis et exposs pour produire des rsultats clairement dnis. Leur but est de rsoudre un problme, ce qui implique une analyse pralable des besoins. Suggrant une ou plusieurs solutions, ils visent un changement social durable.

Les projets sont ralistes : leurs objectifs doivent tre ralisables, ce qui implique la prise en compte non seulement des exigences, mais aussi des ressources nancires et humaines disponibles. Les projets sont limits dans le temps et dans lespace : ils possdent un dbut et une n et se droulent dans un lieu et un contexte spciques. Les projets sont complexes : les projets peuvent faire appel diverses comptences en matire de montage et de conduite, et impliquer divers partenaires et acteurs. Les projets sont collectifs : les projets sont le produit dune entreprise collective. Ils sont conduits par une quipe, impliquent divers partenaires et rpondent aux besoins dun public cible. Les projets sont uniques : les projets naissent dune ide nouvelle. Ils apportent une rponse spcique un besoin (problme) dans un contexte spcique. Ils sont innovants. Les projets sont une aventure en soi : chaque projet est diffrent et novateur ; il implique forcment une certaine incertitude et des risques. Les projets peuvent tre valus : les projets sont planis et organiss selon des objectifs mesurables qui doivent pouvoir tre valus. Les projets sont constitus de plusieurs phases : les projets se composent de phases distinctes et identiables (voir Chapitre 3 : Le projet : tape par tape).

Par contre, les lments qui suivent ne sont pas des projets (en vertu du sens qui leur est donn dans le travail de jeunesse):

les activits sans objectifs prcis; les activits que lon peut rpter ou transplanter nimporte o nimporte quel moment;

les activits anciennes rptes lidentique


sur une base rgulire;

les activits en cours.

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2.3 Modles de projet

Se lancer dans un projet, cest opter pour laction en vue dun changement contrl dans le temps. Un projet nest pas un rve mais un

rve qui devient ralit peut devenir un projet. La mthode du projet est le cadre dans lequel le rve peut prendre forme et devenir ralit.

A lcole du camlon (Mali)

Le camlon est un trs grand professeur.

Regardez-le. Quand il prend une direction, il ne tourne pas la tte. Faites comme lui. Ayez un objectif dans votre vie et que rien ne vous en dtourne. Le camlon ne tourne pas la tte mais cest son il quil tourne. Il regarde en haut, en bas. Cela veut dire : informez-vous. Ne croyez pas que vous tes seul sur la terre. Quand il arrive dans un endroit, il prend la couleur du lieu. Ce nest pas de lhypocrisie. Cest dabord de la tolrance et puis du savoir-vivre. Se heurter les uns les autres narrange rien. Jamais rien na t construit dans la bagarre. Il faut toujours chercher comprendre lautre. Si nous existons, il faut admettre que lautre existe. Si le camlon avance, il lve le pied. Il balance. Cela sappelle de la prudence dans la marche. Pour se dplacer, il accroche sa queue, ainsi, si ses pieds senfoncent, il reste suspendu. Cela sappelle assurer ses arrires. Ne soyez donc pas imprudent. Lorsque le camlon voit une proie, il ne se prcipite pas dessus, mais il envoie sa langue. Si sa langue peut lui ramener, elle lui ramne. Sinon il a toujours la possibilit de reprendre sa langue et dviter le mal. Allez doucement dans tout ce que vous faites. Si vous voulez faire une uvre durable, soyez patient, soyez bon, soyez humain. Voil. Si vous vous trouvez dans la brousse, demandez aux initis quils vous racontent la leon du camlon.

AMADOU HAMPAT B

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Il existe diffrents modles de projet qui retent des dnitions et des dveloppements diffrents au niveau de la mthodologie dans le temps et dans diffrents domaines dapplication. Chaque modle est aussi adapt certains facteurs: contexte, groupe cible, ressources disponibles,

etc. Nanmoins, tous les projets suivent un mme schma; nous allons tenter didentier certaines caractristiques rcurrentes qui nous permettront de construire notre propre schma pour la ralisation de notre projet.

Structurer le projet autour de questions se poser avant son lancement


Problmatiques principales Dnir les buts, objectifs, le contexte et le public Quelques questions se poser avant de commencer le projet Dans quel environnement ou contexte le projet va tre ralis ? Quels changements va-t-il entraner ? Pourquoi raliser ce projet ? Quel est le rsultat attendu ? Pour qui le projet est-il prvu ? Quel est lenjeu ? Quel est le thme et le contenu du projet ? Quelle est lapproche choisie (mthodologie) ? Quelles activits ? Quest-ce qui est ncessaire la ralisation du projet ? O doit se raliser le projet ? Combien de temps va durer le projet ? Quand commence-t-il ? /nit-il ? Quelle logistique implique le projet ? Quelle organisation matrielle est ncessaire ? Quel est le cot global du projet ? (conception / ralisation et valuation), Comment, do viennent les fonds ncessaires la ralisation Qui sont les partenaires ? Quel est leur rle ? Comment se fait la coordination ? Existe-t-il des aides nancires qui peuvent sappliquer au projet ? Le projet peut-il sintgrer dans des dispositifs dj existants ? (conditions) Communication interne : Comment circule la communication lintrieur de lquipe menant le projet ? Communication externe : Faut-il mdiatiser le projet (pourquoi ? comment ? sur quels aspects ?) Comment et partir de quand valuer le projet ? Sur quels aspects / pour quoi ? Quelles seront les suites du projet ?

Contenu du projet

La construction spatio-temporelle

Organisation pratique

Montage nancier

Partenaires

Moyens daction

Communication

Evaluation et suites

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Structurer le projet en fonction des questions en W (inspir de la mthode de Laswell)

Identiez les lments de la pratique et leurs relations laide de questions. Y rpondant vous pourrez avoir une vue densemble de la pratique et saisir les liens entre ces diffrents lments.

QUI ? POUR QUI ? AVEC QUI ? (Who ?) identication des partenaires ou des groupes-cibles, leurs rles et leurs relations dans le projet leur discours forces et faiblesses qui ressortent de ces relations et de ces discours QUOI ? (What ?) les principales activits spontanes, organises, institutionelles champs sociaux-conomiques, culturels, politiques, ducatifs impacts du projet sur ces champs POURQUOI ? (Why ?) besoins et aspirations auxquels le projet rpond motivations et intrts des acteurs principaux objectifs options de nancement rapports entre objectifs des acteurs et objectifs institutionnels

O ? (Where ?) contexte social du projet et situation des participants

QUAND ? (When ?) moments privilgis (pass, prsent, futur) court, moyen, long-terme pratique et histoire des acteurs COMMENT ? (How ?) comment cela sest fait ? modes dorganisation et processus de participation techniques et instruments utiliss apport de lexprience des acteurs, de thories, dautres projets

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Structurer le projet autour de ses diffrentes phases


Dfinir

Modle en spirale
(Institut National de la Jeunesse et de lEducation Populaire (INJEP). La crise de lorganisation scolaire / Document 48, Guide mthodologique pour la direction de projets. Formation au Diplme dEtat de Directeur de projet danimation et de dveloppement sous la responsabilit de Annette Coulon, CREPS, Chatenay-Malabry 1991)
BUTS

Planifier

OBJECTIFS

Raliser

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Accompagner Ajuster
Organisation Environnement Groupes Cibles

Evaluer

Clbrer

Histoire

Modle en spirale
(Institut National de la Jeunesse et de lEducation Populaire (INJEP), Elaboration dun projet dtablisssement dmarche gnrale en spirale /Document 47/MAFPEN, Rennes 1988)

Diagnostiquer

Diagnostiquer

Imaginer

Percevoir

Agir

Choisir

Contractualiser

Programmer

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Reprsentation schmatique des phases dlaboration dun projet


(Institut National de la Jeunesse et de lEducation Populaire (INJEP), Mthodologies de projet /Document 46 Direction des Lyces et Collges, 1990)

Gense du projet

Constat dune situation Qui peut tre amliore Rassembler les personnes

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Analyse de la situation

Dcider de travailler ensemble Projet encore flou

Formuler les buts et les objectifs

Raliser

Conditions de ralisation - ressources - limites

Formuler les actions - tches - mthodes - calendrier Formuler un plan dvaluation

Mise en uvre Accompagnement

Evaluation Bilan

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Phases de la gestion de projet


(Outil de formation Leonid Kelim / session dtudes Jeunes femmes des Minorits et Minorits dEurope CEJ Budapest December 1999)

Projet

Planifier

Grer

Accompagnement

Gense du projet

Etablir une demande de financement

Recherche de financements

Mise en uvre du projet

Evaluation du projet

Rapport

Phases et valuation du projet


(outil de formation Rui Gomes)

Elaborer un projet partir de ma fonction dans le projet


(outil de formation Alain Roy, Universit Marc Bloch / Strasbourg)

Buts de lorganisation

Evaluer Rajuster
Buts sociaux et pdagogiques
(en lien avec lenvironnement social)

Agir

Objectifs concrets et mesurables

Activits

Ressources

E v A L U A T I O N

Percevoir mon rle

Contractualiser

Diagnostiquer

Programmer

Formuler des hypothses

Formuler des objectifs

Rsultats

Imaginer des solutions

Interprter

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Phases du montage de projet


(modle produit par le rseau Initiatives de la rgion Midi-Pyrnes (France) pour un stage de formation pour jeunes accompagnateurs de projets)

Eveil linitiative des jeunes Gense du (milieu rural, lyces, projet quartiers dfavoriss) Tmoignage des conseillers bnvoles (dmarche, exprience, contacts)

Premier accueil: coute et aide la formulation du projet mise en relation avec un conseiller bnvole

Validation de lide

Documentation Rencontres avec des personnes ressources Ralisation denqute ou dtude de march Premire synthse du projet

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Transmission dexprience ralise par un conseiller bnvole (conseils, critiques, contacts) Information sur les dispositifs financiers adapts Orientation sur les institutions et les structures de conseil adaptes Aide la formalisation du dossier de prsentation Mise disposition de moyens techniques (ordinateur, fax, internet)

Dfinition prcise des objectifs

Dfinition des objectifs prcis Dfinitions des moyens humains, des comptences ncessaires, des moyens financiers et de la stratgie de communication Dfinition de lchancier Rdaction du dossier de prsentation

Acquisition de moyens
Ateliers jeunes crateurs dactivits Tables rondes sur des thmes spcifiques (cration dentreprise, projets humanitaires, entreprises culturelles, dition) + intervention des conseillers bnvoles. Aide la promotion de jeunes crateurs

Acquisition de comptences Choix du statut juridique et fiscal adapt Acquisition de ressources financires Acquisitions de moyens techniques

Ralisation technique du projet


Identification des rsistances humaines et techniques Ajustements, dcalages dans le temps et rvision des objectifs Communication interne et externe Gestion et comptabilit Feed-back auprs des partenaires Dossier dvaluation Nouvelles collaborations Porteur de projet expriment

Animation et gestion du projet

Mise en relation avec dautres porteurs de projets

Bilan et perspectives de dveloppement

Conseiller bnvole du rseau initiative

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Les modles prcdents ont t utiliss comme outils de formation pour porteurs de projet dans des contextes divers: projets dquipement, projets de travail de jeunesse et projets dans des tablissements scolaires. Ces modles sont plus ou moins dtaills et complexes et ne reprennent pas toujours la mme terminologie mais, globalement, ils prsentent la mme structure et se droulent tous selon les tapes suivantes: 1) Gense du projet et Conception, structuration: dnition et antcdents, environnement; organisation, objectifs de lorganisation; groupes cibles; perception analyse, valuation de la situation, buts sociaux; mergence du projet, gense et validation de lide; dveloppement, choix, dnition des buts et des objectifs; formulation dobjectifs concrets et mesurables, formulation des activits, valuation des ressources, formulation des actions, planication; planication de lvaluation.

gestion, accompagnement, ajustement, rgulation; gestion des ressources.

3) Evaluation: valuation; valuation-analyse; valuation des rsultats; valuation-capitalisation; bilan; perspectives de dveloppement.

La frontire entre ces tapes nest absolument pas rigide et peu varier dans la pratique selon le type de projet, le contexte, le public, etc.

2) Mise en uvre: ralisation, mise en oeuvre; planication, attribution des tches, actions;

Grer un projet signie le conduire de lide initiale jusqu sa ralisation, en sadaptant la ralit et en grant les ressources et les individus tout au long des diffrentes phases. Cette dmarche dlicate exige de la concentration et une bonne dose dendurance sur toute la dure de vie du projet Voir le graphique ci-dessous!

Source: Els van Mourik et Danny Hearty Knowing me knowing you : an intercultural training resource pack, Largas, 1999

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