GUIDE DE GESTION

Destin

Aux pharmacies des Cases, Postes et Centres de sant Et Aux Dpts Priphriques

Dans les Pays en Voie de Dveloppement

SOMMAIRE

I. INTRODUCTION.......................................................................................5 II. COMMENT AMNAGER LA PHARMACIE OU LE DPT PHARMACEUTIQUE ?..6 1. LA STRUCTURE DOIT TRE UN ENDROIT SR 7 1. SUPERFICIE DU LOCAL DE STOCKAGE..........................................................................................7 2. SCURIT........................................................................................................................8 3. LE LOCAL DOIT TRE MAINTENU EN BON TAT................................................................................8 a) Il faut inspecter rgulirement ltat du local............................................................8 b) Il faut contrler la temprature dans le local.............................................................9 c) Il faut contrler la lumire solaire dans le local..........................................................9 d) Il faut viter les dgts lis leau et contrler lhumidit........................................9 e) Il faut viter lintrusion danimaux nuisibles.............................................................10 4. GARDER CE LOCAL PROPRE ET RANG.......................................................................................10 a) Isoler les produits du sol et des murs : Entreposer les produits sur des palettes et sur des tagres...........................................................................................................10 b) Nettoyer rgulirement le local et le maintenir en ordre.........................................11 c) Sil existe un rfrigrateur ou un conglateur, le maintenir en tat de bon fonctionnement............................................................................................................11 III. COMMENT RANGER LES PRODUITS ?.....................................................15 1. LES GRANDS PRINCIPES INCONTOURNABLES DE RANGEMENT 15 1. TOUS LES MDICAMENTS ET PRODUITS DE LABORATOIRE OU MATRIELS DE SOINS NE PEUVENT PAS TRE TRAITS DE LA MME MANIRE, IL FAUT TENIR COMPTE DE LEUR CATGORIE..................................................................15 2. TOUS LES PRODUITS DOIVENT TOUJOURS TRE CONSERVS DANS LEUR EMBALLAGE DORIGINE.........................15 3. TOUS LES PRODUITS DOIVENT TRE RANGS EN TENANT COMPTE DE : ..................................................16 4. PRINCIPE DU FEFO ( FIRST EXPIRATED, FIRST OUT ; PREMIER PRIM, PREMIER SORTI )............18 2. RANGEMENT ET TIQUETAGE DES TAGRES 19 IV. COMMENT TENIR LES DOCUMENTS DE GESTION ?..................................24 1. LA FICHE DE STOCK 26 1. RGLES LMENTAIRES .......................................................................................................28 2. DESCRIPTIF DE LA FICHE DE STOCK .........................................................................................29 3. REMPLISSAGE DE LA FICHE DE STOCK.......................................................................................30 4. ENREGISTREMENT DES MOUVEMENTS .......................................................................................30 a) Les entres : enregistrer tous les produits qui sont reus........................................31 b) Les sorties : enregistrer les produits qui sortent......................................................32 5. LINVENTAIRE PHYSIQUE......................................................................................................32 2. ETIQUETTEDE POSITION. 36 3. REGISTRE DE SORTIE DES MDICAMENTS PAR MALADE. 36 4. FICHE JOURNALIRE DES SORTIES CUMULES 38 5. REGISTRE DE DISTRIBUTION JOURNALIRE DES MDICAMENTS 40 6. CAHIER DE STOCK 42 7. CARNET DE COMMANDE/LIVRAISON 44 8. FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES 47 9. RAPPORT MENSUEL DE GESTION DES MDICAMENTS 50 10. CAHIER DE PREMPTION 51

11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

FICHE DES PRIMS/CASSS CAHIER DE VERSEMENT JOURNALIER DES VENDEURS DE TICKETS DES JOURNAL DES RECETTES LIVRET DE CAISSE BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DPENSES (POSTE DE SANT) BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DPENSES (CENTRE DE SANT) CAHIER DE VERSEMENT BANCAIRE

MDICAMENTS ESSENTIELS

54 56 58 61 63 65 67

V. COMMENT PASSER UNE COMMANDE EN SE BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTRIEURE ?................................................................69 1. CONSOMMATION MOYENNE MENSUELLE (CMM) 69 2. STOCK RESTANT OU STOCK DISPONIBLE UTILISABLE (SDU) 71 3. STOCK DE SCURIT / STOCK MINIMUM / SEUIL DE COMMANDE OU DALERTE OU DE RAPPROVISIONNEMENT, ET STOCK MAXIMUM 71 4. CALCUL DE LA QUANTIT A COMMANDER (QAC) 73 5. DTERMINER LA FRQUENCE DES COMMANDES 76 6. LES TAPES DE LA COMMANDE 77 1. FAIRE UN INVENTAIRE PHYSIQUE..............................................................................................77 2. COMPARER LE SDU AU STOCK MAXIMUM:................................................................................77 3. EXPRIMER LA COMMANDE PAR CRIT SUR LE FORMULAIRE DE COMMANDE : CARNET DE COMMANDE LIVRAISON/FICHE DE RQUISITION/ FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES.................................................77 7. REMARQUES IMPORTANTES POUR LES COMMANDES DANS LES SITUATIONS INHABITUELLES 81 EN CAS DPIDMIE, URGENCE OU MALADIE SAISONNIRE, NE PAS SUIVRE LES PROCDURES DE COMMANDE BASES SUR LA CONSOMMATION ANTRIEURE. PLANIFIER UNE URGENCE OU UNE SITUATION IMPRVUE.81

LISTE DES ABREVIATIONS

ARV : Anti-Rtro-Viraux ASC : Agent de Sant Communautaire ASP : Agent de Sant Pharmaceutique CA : Consultation Adultes CDAI : Centre Dpartemental dApprovisionnement en Intrants CE : Consultation Enfants CMM : Consommation Moyenne Mensuelle Cp : Comprim CPN : Consultation Pr-Natale DCI : Dnomination Commune Internationale DS : District Sanitaire EPS : Etablissement Publique de Sant FEFO : First Expired First Out Fl : Flacon ICP : Infirmier Chef de Poste MEDESS : Mdicaments Essentiels OMS : Organisation Mondiale de la Sant PEV : Programme Elargi de Vaccination PF : Planification Familiale PDA : Pharmacie dApprovisionnementde District PRA : Pharmacie Rgionale dApprovisionnement QAC : Quantit A Commander RAS : Rien signaler ReMeD : Rseau Mdicaments et Dveloppement RM : Rgion Mdicale SDU : Stock Disponible et Utilisable SIDA : Syndrome de lImmunoDficience Acquise SMax : Stock Maximum SMin : Stock Minimum SS : Stock de Scurit SSP : Soins de Sant Primaires SSSP : Superviseur de Soins de Sant Primaires VACC : Vaccination

I.

Introduction

Difficile dlaborer un guide universel compte tenu des diverses organisations des systmes/structures de sant des pays. Difficile dlaborer un guide universelle compte tenu des diverses organisations des systmes/structures de sant des pays.

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II. Comment amnager la pharmacie ou le dpt pharmaceutique ?

Il est essentiel que la structure soit bien amnage car : 1) Les mdicaments et produits pharmaceutiques sont des produits chers et prcieux, notamment ceux utiliss pour le traitement et le diagnostic du VIH et sida, il faut donc en prendre soin sinon ils se peuvent dtriorer. 2) Et, en cas de dtrioration, ils peuvent perdre de leur efficacit, provoquer des effets indsirables chez les patients ou, pour les tests diagnostiques, produire des rsultats incorrects. 3) Les mdicaments mal utiliss ou utiliss par des personnes non comptentes peuvent tre dangereux. 4) Son agencement et son utilisation doivent tendre liminer les risques derreurs et permettre un nettoyage et un entretien garantissant la bonne conservation des produits pharmaceutiques.Les locaux et le matriel doivent tre adapts de faon en assurer la scurit et convenir au mieux aux oprations effectuer. Par consquent, les produits en stock doivent toujours tre entreposs dans un local amnag et rserv cet usage, dans lidal, une pice fermant cl, en bon tat et bien amnage. Elle doit tre spare du lieu de dispensation/distribution. Dans les structures de petite taille, tels que les cases et certains postes de sant, il se peut quil nexiste pas de local pharmacie rserv lusage de la dispensation. Dans ce cas, il faudra utiliser un placard ou une armoire avec des tagres, qui ferme cl. Afin de faciliter laccs aux soins, la structure doit tre signalise : Par un flchage de laccs ; Par laffichage des horaires douverture ; Et du numro de tlphone du responsable. Remarque : Un numro de tlphone pour contacter un personnel de la structure en dehors des heures douverture peut savrer trs utile, notamment en cas durgence. Exemple de signalisation :
Bienvenu la Pharmacie De District DApprovisionnement de Diouloulou.

Horaires douverture: Lundi : Mardi : Mercredi: Jeudi : Vendredi : 9 h - 14 h FERMEE 9 h - 14 h 9 h - 14 h 9 h - 14 h

Pour tous renseignements, vous pouvez joindre le responsable du dpt, Mr MANGA, au 774550246 Merci.

Concernant lamnagement, la structure doit rpondre aux critres suivants :

1.

La structure doit tre un endroit sr

Choisir et entreposer les produits dans un endroit sr permet de les conserver en scurit et de connatre en permanence ltat du stock. L'idal est que ltablissement comporte une pice fermant cl, en bon tat et bien amnage. Dans les structures de petite taille (sil nexiste pas dans ltablissement de local pour amnager la pharmacie), un placard ou une armoire fermant cl peut suffire. Les locaux doivent tre conus et agencs pour assurer la scurit des produits pharmaceutiques entreposs et permettre un entretien garantissant leur bonne conservation.
1. Superficie du local de stockage

Pour un dpt, le local doit tre suffisamment grand pour contenir tous les produits, il faut compter 3m de surface pour 1m3 de stockage. Un dpt doit disposer dun volume global, affect au stockage et la prparation des commandes, suffisant pour rpondre aux exigences de son activit. Dans lidal, ce local de stockage doit tre diffrent du local de dispensation/distribution, ouvert pour la distribution ou dispensation et qui permet par exemple au patient et au soignant de se parler. Lorsqu'il n'est pas possible de sparer stockage et dispensation/distribution, placer un comptoir ou un bureau pour sparer les deux zones. Prvoir de laisser une surface libre prs de la porte (zone de rception), pour poser les cartons l'arrive dune commande avant de la ranger, ainsi qu'une table ou palettes (zone de livraison/dispensation) pour poser les produits qu'on sort pour les distribuer ou dispenser. Prvoir galement un espace rserv pour les dchets et pour les mdicaments prims, lieu scuris afin que personne ne puisse les rcuprer. Il faut donc dfinir certaines zones : Zone de rception de commande,
-

Zone de rangement/stockage,

Zone rserve pour les dchets et produits pharmaceutiques impropres la vente (non utiliss, prims, dtriors, retourns ou rappels en raison de leur non-conformit). Ils doivent tre isols dans une zone identifie et scurise afin de garantir quils ne puissent pas tre confondus avec les produits commercialisables et quils ne soient ni vendus ni distribus, ou rcuprs.
-

Zone de distribution/dispensation/expdition des produits.

Remarque : Les zones de repos et de restauration, les vestiaires et sanitaires doivent tre spars des zones affectes la rception, au stockage et distribution/dispensation. Cas particulier de certains mdicaments : 7

A lintrieur du local, un emplacement spar et scuris doit tre amnag pour conserver les stupfiants et les mdicaments coteux comme les mdicaments antirtroviraux (ARV) pour le traitement du VIH.
2. Scurit

Fermer cl le local permet de contrler les mouvements du stock, de connaitre en permanence ltat du stock. Cela permet aussi dviter la disparition, le vol des mdicaments et autres produits. Les locaux doivent tre quips pour assurer une protection des produits contre les risques de vol. Pour assurer une bonne scurit, il faut : Placer une serrure sur la porte du local de stockage ou de larmoire, lidal serait den placer deux ; Limiter le nombre decls disponibles et ainsi laccs au local, notamment pour les endroits o sont conservs les stupfiants et produitscoteux et les confier des personnes responsables, et lister les personnes en ayant possession ; Restreindre laccs aux seuls membres du personnel autoriss. Prendre des mesures pour empcher lentre de personnes non autorises. Scuriser les fentres/ouvertures en faisant poser des barreaux, des grilles ou des volets mtalliques pour viter les vols. Penser galement scuriser les bouches daration. Possder un moyen de lutte contre lincendie (un extincteur, ou sil ny a pas, un ou deux sceaux de sable prs de la porte pour les petites structures).
3. Le local doit tre maintenu en bon tat

Les fortes ou faibles tempratures, la lumire solaire ou l'humidit, ainsi que les animaux/insectes nuisibles peuvent dgrader et dtriorer les mdicaments et les produits pharmaceutiques. La chaleur dgrade tous les mdicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains mdicaments sensibles la lumire, tels que les injectables, en sont trs rapidement dtriors. Lhumidit peut endommager les comprims et glules qui absorbent facilement lhumidit ambiante, ce qui les rend poisseux et les dtriore. Mesure respecter : Tous les mdicaments ou autres fournitures doivent tre conservs dans leur emballage, rcipient ou bote dorigine. Ensuite pour la conservation, suivre les instructions inscrites sur les tiquettes, emballages.
a) Il faut inspecter rgulirement ltat du local

Inspecter : la toiture, les murs, la porte et les serrures, les fentres, 8

 le sol. Et faire rparer si besoin.

b) Il faut contrler la temprature dans le local

Il est ncessaire de surveiller les lvations de temprature avec un thermomtre, car la temprature du local doit tre comprise entre 8 et 25C pour viter laltration des mdicaments. La temprature doit tre contrle et enregistre priodiquement. Il est recommand que le local possde un double plafond, cela diminue la temprature ambiante. Pour le construire, il est possible dutiliser des cartons demballage usags. Il faut laisser l'air chaud s'chapper de la pice en crant une bouche d'aration scurise donnant sous le toit ou au ras du plafond et une autre au niveau du sol, et ouvrir la porte et les fentres lorsque quelquun travaille dans le local. Des rideaux aux fentres limitent lentre de la chaleur. Unrfrigrateurproduit de la chaleur en fonctionnant, ceci peut provoquer une lvation de la temprature ambiante. Il est donc conseill de le mettre dans une autre pice et poser une serrure de scurit sur la porte du rfrigrateur. Un ventilateur ou un climatiseur peuvent tre utiles dans la journe.
c) Il faut contrler la lumire solaire dans le local

Il ne faut pas que les mdicaments soient directement exposs aux rayons solaires. Faire attention la lumire entrant par les ouvertures. 3 solutions : Installer desrideaux, qui limiteront aussi lentre de la poussire et des insectes volants. Peindre les vitres en blanc. Installer une vranda devant les fentres.
d) Il faut viter les dgts lis leau et contrler lhumidit

Autour du local, il doit y avoir des canaux de drainage des eaux, indispensables en saison des pluies. La toiture doit tre munie de gouttires, et dans lidal cette eau de pluie doit tre collecte dans une cuve. Il faut que lair puisse circuler librement grce aux bouches daration et aux fentres qui doivent tre scurises (grilles pour les grandes ouvertures, grillage mtallique serr pour les petites). La ventilation doit tre approprie. Il faut inspecter rgulirement les murs afin de sassurer de labsence dhumidit et de moisissures. Il est indispensable de rparer les fuites ds quelles apparaissent pour viter les moisissures et limiter les dgts des eaux.

Remarque :
Certaines botes de comprims ou glules contiennent un sachet de produit dshydratant (cristaux secs non consommables). Le produit dshydratant conserve le contenu de la bote au sec. Ne pas ouvrir le sachet mais le laisser dans la bote, et garder la bote ferme, ne louvrir que pour dispenser des mdicaments. 9

e)

Il faut viter lintrusion danimaux nuisibles

Les animaux et insectes nuisibles courants comme les chauves-souris, rats, cafards, fourmis, termites o gupes peuvent endommager ou dtruire les mdicaments ou leur emballage ; il faut les empcher d'accder la pharmacie ou de s'y installer. Cimenter ou carreler le sol. Poser un grillage fin aux ouvertures pour empcher les insectes d'entrer. Ne pas laisser de cartons mme le sol (car les termites aiment beaucoup les cartons !). Mettre des branches pines au niveau de la toiture pour viter lintrusion des chauvessouris. Retirer les flacons briss et nettoyer immdiatement les produits renverss car les substances renverss sur le sol peuvent attirer les rats. Ne pas introduire d'aliments ou boissons sucres dans le local de stockage. Utiliser une poubelle avec couvercle.
4. Garder ce local propre et rang

Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rang. De plus les produits stocks y restent en bon tat et prts lemploi.

Intrts dune pharmacie propre

viter laltration du matriel et des mdicaments. Accueillir les gens dans des conditions dhygine dignes dune structure de sant. Renforcer la confiance des patients. Reprer rapidement les produits stocks. Faciliter le travail de dispensation et diminuer les risques derreur. Faciliter et rendre plus efficace la commande. Diminuer les pertes lies aux produits cachs ou oublis qui priment. Reprer aisment les prims. Assurer un rangement logique permettant tout remplaant de pouvoir trouver immdiatement les produits quil cherche. Impact financier positif, pharmacie plus accueillante et attractive

Intrts dune pharmacie bien range

a) Isoler les produits du sol et des murs : Entreposer les produits sur des palettes et sur des tagres

Lutilisation dtagres facilite le rangement des produits, et permet aussi une meilleure circulation de lair. Lamnagement doit assurer une circulation logique et aise afin dviter tout risque de confusion et permettre la rotation des stocks. Si les produits sont en grandes quantits, il est prfrable de les laisser dans leurs cartons, sinon il faut les disposer directement sur les tagres ou palettes. Les tagres peuvent tre mtalliques ou en bois ; si elles sont en bois, elles doivent tre peintes. 10

Il faut laisser un espace entre les cartons et le sol, entre les cartons et le mur, lair doit circuler autour des cartons. Prvoir un escabeau ou un tabouret trs stable pour accder aux tagres du haut. Ne jamais poser les cartons ou produits (exemple : plumpy nut) ou planches mme le sol. Le sol peut tre humide et lhumidit peut provoquer le pourrissement des cartons, des produits ou du bois. Les cartons au sol gnent le nettoyage de ce dernier. Risque de moisissure, dattaque par les insectes ou rongeurs. Remarque : Sil ny a pas dtagres dans la pharmacie, fabriquer des tagres provisoires en utilisant des cartons demballage, des briques et des planches ou des palettes.
b) Nettoyer rgulirement le local et le maintenir en ordre

La poussire contamine les produits et gne la lecture de leurs tiquettes. Les produits rpandus sur le sol et les bris de flacons favorisent laccumulation de poussire. Une fois par semaine, dans lordre, au minimum 1 fois par semaine : 1) Essuyer le plafond et les murs ; 2) Dpoussirer les tagres et les armoires, 3) Nettoyer le sol ( laide dune serpillre sil est carrel).
c) Sil existe un rfrigrateur ou un conglateur, le maintenir en tat de bon fonctionnement

Le rfrigrateur permet de conserver les produits et ractifs de laboratoire sensibles la chaleur. Son ouverture trop frquente provoque une lvation de la temprature intrieure et donc une dtrioration des mdicaments et tests/ractifs. Relever la temprature au moins une fois par semaine et vrifier quelle se situe entre 2 et 8C. Dans lidal, il serait mme de surveiller et relever cette temprature tout les jours. Dans le cas dun relev hebdomadaire, il est important de bien dfinir le jour de mesure et ventuellement associ cet acte un autre vnement afin de limiter les oublis (exemple : pour un musulman, faire la mesure le vendredi avant la prire). On peut sinspirer des fiches de relev de temprature des pages suivantes. 11

Le rfrigrateur doit tre surlev et plac dans une autre pice que celle de stockage des mdicaments (ce qui limitera laugmentation de la temprature de la pice de stockage des mdicaments). Veiller ce quil y ait assez despace autour du rfrigrateur pour permettre lair de circuler librement. Ne pas conserver de nourriture ou boisson dans le rfrigrateur. Sassurer de labsence de dveloppement de givre.

12

FICHE DE SUIVI JOURNALIER DE TEMPERATURE Anne : Jour 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Mois : Temprature (C)

13

FICHE DE SUIVI HEBDOMADAIRE DE TEMPERATURE Anne : Semaine Temprature (C)

14

III.

Comment ranger les produits ?

Un dpt/pharmacie bien rang a un impact mdical et financier positif, limitant : Les risques derreurs de dispensation/distribution ; Les ruptures de stock ; Et la prsence de produits prims ou dtriors.

Toute personne y travaillant doit avoir accs aux produits et tre capable de les trouver facilement, do lintrt dun systme standardis de rangement des mdicaments.

1.

Les grands principes incontournables de rangement

1. Tous les mdicaments et produits de laboratoire ou matriels de soins ne peuvent pas tre traits de la mme manire, il faut tenir compte de leur catgorie

On peut distinguer 4 catgories de produits et ds la rception dune commande, il faut les sparer et les ranger par priorit. Il faut rappeler que des informations sur les conditions de conservation des produits sont notes sur leurs conditionnements, emballages ou tiquettes. Ces produits doivent tre gards une temprature plus ou moins basse. Les tempratures sont prcises sur l'emballage et les conditions de stockage sont alors au conglateur de - 18 C - 5 C au rfrigrateur de + 2 C + 8 C au frais de + 8 C + 15C (pice climatise) Attention : les conditions de conservation peuvent tre diffrentes selon les composants de certains produits (par exemple, vaccin et son diluant, ractif et son diluant, etc.). a) Les substances contrles les stupfiants, les analgsiques opiodes, les substances psychotropes, doivent obligatoirement tre conserves dans un endroit scuris, en respectant les directives nationales. b) Les mdicaments antirtroviraux : doivent tre gards dans une armoire ferme cl, ventuellement avec certains antituberculeux (exemple: rifampicine). C'est le cas habituel, ils doivent tre conservs temprature ambiante de +15C + 25C. Il doit tre rang sparment des mdicaments.

1. Les produits temprature de conservation dtermine ranger immdiatement

2. Les produits "critiques" ranger selon des directives particulires

3. Les produits "standards" 4. Le matriel

Lorsque les produits stocks sont soumis des conditions particulires de stockage, ces conditions doivent tre respectes afin dviter tout risque de dtrioration ou de msusage.
2. Tous les produits doivent toujours tre conservs dans leur emballage dorigine

15

Cette rgle est respecter pour des raisons didentification mais aussi de conservation des produits. Pour illustrer, retenir limportance de cette rgle pour les ampoules injectables dont le contenu doit tre prserv de la lumire.
3. Tous les produits doivent tre rangs en tenant compte de : Leur voie dadministration Leur forme galnique Leur Dnomination Commune Internationale (DCI) Exemples : voies orale, injectable, gyncologique, cutane, ophtalmique, etc.

1) 2)

Cest la forme sous laquelle on trouve les produits pharmaceutiques. Exemple : ampoule injectable, comprim, sachet, suspension buvable, pommade, etc.
En tenant compte de lordre alphabtique.

3)

Les produits doivent tout dabord tre rangs par voie dadministration, ensuite par forme galnique ; et au sein des formes galniques les produits doivent tre classs par ordre alphabtique selon la DCI. (Classer les produits de chaque forme galnique par ordre alphabtique). Dnomination Commune Internationale (DCI) : La DCI est diffrente du nom commercial donn par le fabricant et correspond au nom chimique du mdicament, ou encore celui de la substance active ou principe actif. Ce nom est identique dans tous les pays et toutes les langues, cest celui dont on se sert pour ranger la pharmacie. Cest donc celui-ci quil faudra inscrire sur ltiquette de position derrire laquelle sont rangs les mdicaments correspondants sur ltagre. Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la mme DCI. Par exemple, Cotrex, Cotrim, Bactrim et Septrin sont des noms commerciaux pour le cotrimoxazole (sulphamthoxazole + trimthoprime). Le rangement selon la DCI permet de regrouper les mmes mdicaments ayant des noms commerciaux diffrents.

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Le rangement peut se faire de la faon suivante : Voie orale Voie injectable Voie cutane Voie gyncologique comprims et glules, sachets et sirops.

mdicaments injectables, solutions de perfusion et lectrolytes, vaccins et srums. pommades, liquides antiseptiques, dsinfectants. ovules, antiseptiques. pommades ophtalmiques et collyres.

Voie ophtalmologique Matriel

petit matriel consommable : pansements (cotons, compresses...), injections (aiguilles et seringues), sutures matriel de laboratoire. contraceptifs (condoms, dispositifs intra-utrins).

Mdicaments du PF (Planification
Familiale)

Remarque 1 : Dans les dpts, il est possible de tenir compte pour le rangement des produits de leur appartenance un programme (Exemples : Programme Sant de la Reproduction, Programme Tuberculose, etc.). Ainsi les produits seront rangs par programme et au sein de chaque programme les rgles de rangement prcdemment vues devront tre appliques. Remarque 2 : Les ARV Les conserver sparment dans une armoire ou un placard fermant cl. Les ranger selon leur classe thrapeutique ou selon leur appartenance au traitement antirtroviral (TARV) de premire ligne, au traitement alternatif de premire ligne ou au traitement de deuxime ligne.

Lorsque lon rpartit les produits sur les tagres, l aussi il faut adopter certains principes qui vont viter certains incidents et pertes.

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Exemple de rangement si lon dispose de 3 tagres : Ranger les formes solides (comprims, glules, sachets, poudre). Utiliser des rcipients hermtiques, si les mdicaments sont en vrac. Si ltagre du haut est proche du plafond ou hors de porte, lutiliser pour les produits qui ne sont pas sensibles la chaleur et qui ne sont pas utiliss rgulirement. Ranger les formes liquides (les sirops) et assimils (les injectables et les pommades). Ne pas ranger de mdicaments sous formes solides sur ltagre situe en dessous : une fuite de liquide pourrait endommager et faire perdre ces produits. Ranger les autres articles tels que le matriel mdical/chirurgical, les fournitures de laboratoire... Ranger les grands volumes de liquides.

tagre du haut

tagre du milieu

tagre du bas

Rappel : Ne rien entreposer directement sur le sol, car les risques sont moisissures et attaques par des insectes ou rongeurs. Donc, au minimum, si tous les produits ne peuvent tre placs sur les tagres, les mettre sur une palette (pour permettre de les surlever de 10 cm).
4. Principe du FEFO ( First Expirated, First Out ; Premier Prim, Premier Sorti )

Les produits ayant la dure de conservation la plus courte (date de premption proche) doivent tre placs devant ceux dont la dure de conservation est la plus longue (date de premption loigne), afin dtre utiliss en premier. Cette mthode de Premier Prim, Premier Sorti vite dutiliser des mdicaments de lots rcents avant ceux de lots utilisables plus anciens quil faudra dtruire si on atteint la date de premption avant leur utilisation. Donc on vite ainsi le gaspillage, li la premption, de mdicaments toujours utiles, parfois rares et indispensables aux patients. La rotation des stocks doit tre assure et frquemment contrle. La date de premption Les fabricants inscrivent sur les boites de mdicaments des dates indiquant le temps pendant lequel ces mdicaments restent efficaces. Ces dates sont appeles date de premption. Chaque produit une date de premption qui lui est propre ; au-del de cette date le produit est dit prim et doit tre dtruit. Une fois la date de premption dpasse, les mdicaments peuvent perdre de leur efficacit, provoquer des effets indsirables chez les patients ou ne plus avoir aucun effet, il en est de mme avec les ractifs de laboratoire comme les tests de dpistage du VIH prims qui peuvent donner de faux rsultats. Ils peuvent mme tre dangereux pour les patients. De manire gnrale, ne jamais distribuer/dispenser de produits prims (ou dtriors). 18

Quelques rgles lmentaires en plus de celle du FEFO pour rgler le problme des prims : Vrifier intervalles rguliers les dates de premption de tous les produits en stock (lors de linventaire physique). Toujours vrifier la date de premption dun produit lors de la rception de la commande et la noter au marqueur, sur chaque boite. Toujours vrifier la date de premption avant de dlivrer/distribuer un mdicament un patient ou dutiliser du matriel. Remarque 1 : Lordre dans lequel les produits sont reus ne correspond pas ncessairement lordre dans lequel ils seront prims. Des produits reus rcemment peuvent primer plus tt que des produits reus antrieurement. Il est extrmement important de vrifier les dates de premption et de sassurer que ces dates sont visibles pendant toute la dure de lentreposage. Remarque 2 : Ranger les produits qui ne portent pas de date de premption (savons, dtergents par exemple) en fonction de leur ordre de rception (Principe du FIFO = First In, First Out ; Premier entr, Premier sorti ). Placer les derniers produits reus derrire ceux qui taient dj entreposs. Il peut y avoir une date de fabrication sur ltiquette qui indique les produits les plus anciens utiliser en premier.

2.

Rangement et tiquetage des tagres

En dehors de larrive dune commande, les mdicaments doivent tre rangs en permanence. Des tagres en ordre, selon des habitudes prcises font gagner un temps prcieux et contribuent un ravitaillement correct. Elles permettent de surveiller correctement et quotidiennement ltat du stock.

Sur les tagres : 19

Pour chaque voie dadministration et suivant la forme galnique, ranger les produits par ordre alphabtique sous leur DCI. Il faut donc trouver la DCI de chaque mdicament ; elle est inscrite sur lemballage/tiquette, souvent en plus petits caractres que le nom commercial. Exemples : Dans le local de pharmacie du poste de sant de Dombondir, il y a de la crme de ktoconazole 2% et des comprims de ktoconazole 200 mg. La crme est applique sur la peau (voie cutane, externe) et les comprims sont pris par voie orale (interne). La crme est range avec les mdicaments voie externe et les comprims avec les mdicaments voie orale. Dans la pharmacie, il y a aussi des comprims damoxicilline 250 mg et une suspension buvable damoxicilline 125 mg/5 ml. Les deux produits sont voie orale. Lagent de sant range les comprims avec les autres comprims et glules, et la suspension buvable avec les autres prparations liquides voie orale. Le phloroglucinol comprim sera plac aprs le phnobarbital comprim. Prvoir de lespace pour chacun des mdicaments et laisser un espace suffisant entre chaque produit.Laisser lair circuler autour des cartons/produits. Prvoir lespacement entre les tagres et les murs, vitant dventuelles dgradations par les inondations et les rongeurs. Grouper les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement (exemple : grouper les injectables par dix). Crer une tiquette de position (ou fiche signaltique) pour chaque produit, et laccrocher sur ltagre devant le produit.Pour faciliter le rangement. Sur les palettes ou sur les tagres, il faut inscrire lemplacement destin aux mdicaments. Ltiquette de position comporte les informations suivantes : Nom du produitsen DCI (+ si besoin un rappel des noms commerciaux, il est aussi possible dafficherdans la structure les tableaux de correspondance DCI/Nom(s) commercial(aux) et inversement Nom(s) Commercial(aux)/DCI afin de limiter les erreurs de confusion). Dosage. Forme galnique (comprim, glule, sirop, sachet, ampoule injectable). Stock de scurit. Stock maximum. Prix de vente par unit.

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Exemple de prsentation dtiquette de position :

DCI Nom chimique (Noms commerciaux) Dosage Forme Galnique

Prix de vente par unit de vente =

(Prix au comprim ou la plaquette ou par ampoule par exemple)

Stock maximum pour 1 mois = Stock de scurit pour une commande mensuelle =
(= seuil de commande)

OU Stock maximum pour 15 jours = Stock de scurit pour une commande tous les 15 jours =
(= seuil de commande)

En rangeant les produits de cette manire : Il est facile de savoir ce quil y a en stock et en quelle quantit (le nombre de boites de chaque produit est repr rapidement et facilement); Linventaire demande un minimum de temps ; Les ruptures de stock sont facilement repres, car un vide derrire une tiquette de position signifie une rupture de stock ; Le risque de confusion entre des produits daspect similaire ou dont les noms se ressemblent est diminu, Le tarif est clairement affich, et informe le patient de manire transparente sur le prix fix pour chaque produit. Remarque : Si les produits sont rangs dans une armoire, les fiches de position sont peu appropries. On utilise donc plutt une ou plusieurs affiche(s) accroche(s) au mur ou sur la porte de larmoire.

21

TABLEAU DE CORRESPONDANCE DCI/NOMS COMMERCIAUX DCI NOMS COMMERCIAUX

22

TABLEAU DE CORRESPONDANCE NOMS COMMERCIAUX/DCI NOMS COMMERCIAUX DCI

23

IV.

Comment tenir les documents de gestion ?

Il est important denregistrer avec prcision tous les mdicaments et produits pharmaceutiques en stock, ainsi que leurs mouvements. Pour un bon suivi de la gestion des stocks, il faut des outils de gestion disponibles et remplis rgulirement. Ces outils de gestion pharmaceutique permettent de suivre les mouvements dentre (rceptions, dotations, dons) et de sortie (distribution/dispensations aux patients, prims, destructions) des produits, et galement un important gain de temps pour savoir : Quels sont les produits disponibles dans le stock ? Quelle est la quantit de chaque produit dans le stock ? Quelles sont les consommations rgulires, et quelle est la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) de chaque produit ? Quand et en quelle quantit recommander un produit ? Les rponses ces questions permettent de diminuer le risque de rupture en produits, do limportance de cette gestion quand on sait que pour tre efficace auprs des patients, il faut disposer de larsenal thrapeutique adquat. La tenue jour des documents de gestion, en plus dtre un gain de temps, est une bonne protection contre laccusation. En effet, si le dpositaire est accus davoir vol ou mal utilis un produit, il peut se rfrer aux documents de gestion : les enregistrements retracent les mouvements des produits et montrent quil nest pas responsable du problme, donc chaque opration doit tre note. Les outils de gestion doivent tre conservs en lieu sr au moins dix ans (trois ou quatre ans) aprs quils soient compltement remplis. Lenregistrement des informations permet aussi la gestion des mdicaments quand le responsable est absent et quun collgue prend le relais. Les outils de gestion financire sont galement dtaills, car une gestion nallant pas sans lautre.

24

Les diffrents outils de gestion sont : Niveau dutilisation Outils 1 2 3 Fiche de stock Fiche inventaire Etiquette de position Fiche de rserve Tableau de correspondance DCI / Noms commerciaux Tableau de correspondance Noms Commerciaux / DCI Registre de sortie des mdicaments par malade Fiche de sorties cumules Registre de distribution journalire des mdicaments Cahier de stock Rappels utiles Prparation de commande Fiche technique de passage de commande Fiche technique de rception de commande Carnet de commande/livraison ou formulaire de commande de produits pharmaceutiques Formulaire de consommation mensuelle et de commande Bordereau dexpdition Formulaire de rclamation Rapport mensuel de gestion des mdicaments Fiche de suivi de la valeur du stock Cahier de premption Fiche des prims/casss Tableau des indicateurs de problmes de qualit et de dtrioration Fiche de suivi journalier de la temprature Fiche de suivi hebdomadaire de la temprature Cahier de versement journalier des vendeurs de tickets/mdicaments ou cahier de versement Journal de recettes Livret de caisse 25 Case de sant Poste de Centre de Dpt sant sant priphrique

4 5 6 7

Variable selon la prsence ou non dun logiciel de gestion

9 10 11

12 13 14

15 16 17

Bilan mensuel des recettes et des dpenses (Poste de sant) Bilan mensuel des recettes et des dpenses (Centre de sant) Cahier de versement bancaire Grille dvaluation

1.

La fiche de stock

Elle est le principal instrument de gestion, cest la pice maitresse de la gestion de stock, on peut parler de carte didentit / passeport des produits.

26

FICHE DE STOCK Identification de la structure : Dsignation du produit (DCI) : Forme galnique: .. Dosage : .. Unit : Numro de code : . Stock de scurit : vente dune unit : Date Provenance/Destination Stock maximum : Entre Sortie Stock restant s s Prix de

Remarques

27

Il sagit en gnral dune fiche cartonne(si possible, ou encore sous forme de cahier). La couleur importe peu, mais il arrive que la couleur des fiches soit diffrente selon le type de produits (mdicament, ractif de laboratoire, matriel (objet de pansement, etc.)), selon le type de mdicament (mdicaments courants, antituberculeux, ARV etc.), ou encore selon les programmes (programme Sant de la Reproduction, Planification Familiale, Tuberculose, etc.).
Remarque : Les donateurs peuvent exiger que leur stock soit conserv sparment desstocks provenant de la pharmacie dapprovisionnement ou dautres fournisseurs. Ceci implique lutilisation de fiches de stock distinctes qui aideront, au besoin, fournir aux donateurs des informations prcises sur lutilisation des dons.

La fiche de stock permet de : Connatre la situation du stock des produits ; Suivre tous les mouvements (entres et sorties) portant sur le stock de produits, et donc de connaitre lhistorique de chaque mdicament, et garantir la transparence des mouvements ; Dterminer la Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) pour chaque produit afin de prvoir les quantits commander ; Faciliter et rendre plus efficace la commande (viter les ruptures de stocks et les surstocks) ; Evaluer les pertes par la diffrence entre le stock thorique et le stock rel au moment des inventaires.
1. Rgles lmentaires

Il doit y avoir une fiche de stock pour chaque produit en stock (mdicaments, vaccins, ractifs de laboratoire, matriel, antiseptiques, produits stocks au rfrigrateur, conglateur etc.). On doit retrouver une fiche de stock individuelle pour chaque DCI, par dosage et par prsentation. Ne pas utiliser la mme fiche pourenregistrer les diffrentes formes, dosages ou conditionnements (si lunit de comptage correspond au conditionnement) dun mme mdicament. Donc sil y a dans le stock un produit prsent sous plusieurs formes, dosages ou conditionnements, utiliser une fiche de stock diffrente pour chacun de ces items (si lunit choisi correspond au conditionnement). Ces diffrences concernent, par exemple : La forme : un mdicament peut se prsenter sous forme de comprim, liquide ou pommade (exemple : mtronidazole comprim ou ovule). Le dosage (exemple : grisofulvine comprim 250 mg ou 500 mg). Le conditionnement : une bote peut contenir 50, 100, 500 comprims ou plus. Le plus simple est de prendre le flacon, ou la glule, ou le comprim etc. comme unit. Garder en mmoire quil peut y avoir plusieurs fiches de stock pour les diffrentes formes dun mme produit. Garder la fiche de stock sur ltagre ct du produit correspondant ou classe dans une pochette cartonne, dans un classeur, ou une boite. Lutiliser pour retracer tous les mouvements du produit et chaque mouvement (entre/sortie) : noter au fur et mesure quel moment et de quelle manire le produit est utilis (par exemples, la date darrive dune commande ou la 28

date laquelle un mdicament a t remis au patient). Dans lidal la fiche de stock doit tre remplie chaque mouvement mais par manque de personnel, il arrive parfois quelle soit remplie quotidiennement (dans ce cas, on ne pourra que conseiller dutiliser une fiche de sorties cumules , que lon abordera par la suite). Au-del, il est dconseill de reporter le remplissage de fiches de stock plus tard car cela est source derreurs et entraine une mauvaise gestion de stock. Chaque fois que la fiche dun produit est compltement remplie (ds que lon a remplit la dernire ligne du tableau des mouvements, c'est--dire quil ny a plus de place pour noter les mouvements du produit), il faut crer une fiche de remplacement. Remarque : Il faut archiver les anciennes fiches de stock et les conserver. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les consommations de mdicaments et produits pharmaceutiques dans ltablissement. Elles permettent danticiper les variations probables de consommations en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes.
2. Descriptif de la fiche de stock

Dans la partie suprieure, figurent les informations relatives lidentification du produit : Identification de la structure (case, poste, centre de sant, dpt de). Dsignation du produit (DCI) ; appellation du produit, pour les mdicaments, la DCI (exemple : Acide Actyl Salicylique au lieu de Aspirine). Forme galnique (comprim, sachet, ampoules injectable). Dosage. Unit (ou conditionnement, type de contenant) de comptage : il est trs important de bien dfinir une unit et de sy tenir : plaquette de 10 comprims, flacon, comprim), qui va servir surveiller la consommation, dfinir le prix unitaire ou faire les commandes. Il est fortement conseill dutiliser lunit lmentaire c'est--dire la plus petite (exemple : comprim au lieu de boite). Numro de code (ou de nomenclature): numro identifiant le produit, sil en existe un. Stock de scurit (ou de rapprovisionnement, ou seuil de commande/dalerte) ; permet de connatre quel moment il faut envoyer une commande pour complter le stock de ce produit, afin de ne pas en manquer. Cest le nombre dunits ncessaires dans le stock qui alerte que le niveau pour se rapprovisionner est atteint. Stock maximum. Prix par unit de vente.

29

 La fiche de stock comporte galement des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit : Date : quel moment larticle est entr ou sorti de la pharmacie. Provenance (Reu de) /Destination (Dlivr ) : nom du fournisseur / nom du patient ou vente journalire. Entres (ou quantits reues): nombre dunits reues en respectant lunit de comptage (boite, flacon, tube, comprim, etc.). Sorties (ou quantits dlivres): nombre dunits sorties (distribues/dispenses). Stock restant (ou Stock Disponible Utilisable / Solde): nombre dunits restant dans le stock (cette information aide dterminer sil est temps de dclencher la commande et quelle quantit commander). Remarques (ou observations) : informations importantes sur les mouvements du produit, numro de lot, date de premption (cela facilite de se souvenir sil y a en stock des produits prs de la premption), emprunt , retourn telle autre formation sanitaire, produits casss ou abims et donc impropres la dispensation, etc.
3. Remplissage de la fiche de stock

Les fiches de stock doivent tre remplies trs lisiblement et avec soin, certaines donnes sont modifiables, dautres doivent pouvoir tre modifies. Utiliser un stylopour enregistrer les informations qui ne sont pas susceptibles de changer : Lidentification, la dsignation, la forme galnique, le dosage, lunit, le numro de code ; Et toutes les informations relatives aux mouvements des produits. Utiliser un crayon grispour enregistrer les informations susceptibles de changer. Le stock de scurit (maladies saisonnires, nouveaux traitements, etc.) ; Le stock maximum ; Le prix de vente lunit. Utiliser un stylo dune couleur diffrente(par exemple rouge), uniquement pour le contrle par inventaire et inscrire toute la ligne dans la couleur choisie.
4. Enregistrement des mouvements

Noter avec un stylo (car cette information nest pas susceptible de changer)chaque entre ou sortie dun produit au fur et mesure des mouvements. Ne pas attendre la fin de la sance de dispensation, de la journe, de la semaine ou du mois pour le faire. Ninscrire quun seul mouvement par ligne (soit une entre, soit une sortie). Noter la date.

Remarque :Il se peut parfois que, par manque de personnel, les sorties de la journe soient regroupes en vente journalire et inscrites sur seulement une ligne.

30

a) Les entres : enregistrer tous les produits qui sont reus

Quand un produit est reu (achat ou don), le ranger sa place sur ltagre, et enregistrer le mouvement sur la fiche de stock. 1. Enregistrer la date de rception. 2. Enregistrer la provenance (origine) du produit (de qui il a t reu). 3. Enregistrer la quantit reue (en units, en rouge) dans la colonne entres . 4. Ajouter la quantit reue au stock restant. 5. Enregistrer le nouveau stock restant, en tenant compte de quantit reue et de la quantit restante (Quantit noter (restante aprs mouvement) = stock restant de la ligne prcdente + quantit reue). 6. Enregistrer ladate de premption et le numro de lotdu produit dans la colonne remarques . Exemple : TABLEAU DES MOUVEMENTS DU PARACETAMOL Comprims 500 mg FICHE DE STOCK Identification de la structure : POSTE DE SANTE DE KAFOUNTINE (DS Diouloulou RM Ziguinchor) Dsignation (DCI) : PARACETAMOL . Forme galnique : COMPRIME.. Dosage : 500 mg Unit : PLAQUETTE DE 10 COMPRIMES Date
noter la date de rception.

Provenance / Destination
inscrire la source du mdicament.

Entres
noter la quantit reue.

Sorties

Stock restant

Remarques

Quantit noter noter la date de premption = quantit du mdicament entr et le existante + numro de lot quantit reue

01/12/2010 04/12/2010

Inventaire physique PDA Diouloulou

50

5 55

Exp : 07/2013 XMT 310

31

b)

Les sorties : enregistrer les produits qui sortent

Un produit doit sortir du stock (distribus, dispenss, prims, casss ou dtriors) sous forme dunit de conditionnement complte. Ne pas dlivrer de portions dunits. 1. Enregistrer la date de sortie. 2. Enregistrer la destination du produit (dlivr ). 3. Enregistrer la quantit dlivre en nombre dunits dans la colonne sorties . 4. Soustraire la quantit dlivre du stock restant. 5. Enregistrer le nouveau stock restant, en tenant compte de la quantit sortie du stock et de la quantit restante (Quantit noter = stock restant de la ligne prcdente quantit sortie). 6. Consigner toute information utile sur le mouvement du produit dans la colonne remarques . Exemple :TABLEAU DES MOUVEMENTS DU PARACETAMOL Comprims 500 mg FICHE DE STOCK Structure sanitaire : POSTE DE SANTE DE KAFOUNTINE Dsignation (DCI) : PARACETAMOL . Forme galnique : COMPRIME.. Dosage : 500 mg Unit : PLAQUETTE DE 10 COMPRIMES Date
noter la date de sortie.

Provenance / Destination
inscrire la destination du mdicament.

Entres

Sorties
Noter la quantit sortie

Stock restant
Quantit noter = quantit existante quantit sortie

Remarques

01/12/2010 Inventaire physique 04/12/2010 PDA Diouloulou 06/12/2010 Vente journalire

50 10

5 55 45

Exp : 07/2013 XMT 310

Remarque : Il ne suffit pas de complter les fiches de stock chaque mouvement. En effet, si la colonne stock restant (ou solde) permet de connaitre en permanence le stock thorique du produit, c'est--dire celui obtenu par le suivi des mouvements, il doit tre valid par un comptage des units de produits en stock ou stock rel ; cest ce quon appelle linventaire physique.
5. Linventaire physique.

Il est important de compter les produits en stock, intervalles rguliers (minimum une fois par mois), on appelle cela linventaire physique. Il peut tre judicieux dutiliser une fiche inventaire , qui peut tre pr remplie et devenir 32

un outil indispensable pour la prparation dune commande. Son utilisation sera dtaille dans la partie consacre la prparation dune commande.

33

FICHE D'INVENTAIRE Date : Stock Disponi ble Utilisabl e

Dsignation (DCI, forme galnique, dosage)

Unit

Stock Max

QAC

34

Cet inventaire permet : de vrifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne stock restant de la fiche de stock (contrle permanent du stock) ; didentifier les carts entre les stocks thoriques et les stocks physiques /rels ; de rajuster le stock ; de dterminer le niveau de stock et au besoin renouveler celui-ci ; didentifier les produits prims ou dtriors et les retirer du stock.

Dans les conditions idales de gestion des stocks, la seule fiche de stock devrait permettre de connaitre tout instant le niveau de stock, elle est pour cela le premier lment de contrle du stock. Mais la gestion de stock nest pas labri dcart entre les quantits relles en stock et immdiatement utilisables et les quantits supposes consignes dans les documents de gestion. Cest l tout lintrt de la pratique de linventaire, qui consiste en un comptage physique des quantits pour connaitre ce dont on dispose rellement et en quelles quantits (utilisables). Frquemment et intelligemment men, linventaire met labri des surprises. Linventaire doit tre ralis avant le passage de chaque commande, ou au minimum une fois par mois. Dans un souci de transparence, pour viter des pertes et des conflits, il est ralis idalement par deux personnes. 1) Il faut comparer les articles un par un. 2) Compter le nombre dunits de produits en stock, (ou compter les boites et ensuite convertir le nombre obtenu en units de compte). Le nombre dunits dcomptes constitue le rsultat de linventaire physique. 3) Comparer le rsultat lexistant (colonne stock restant ) des fiches de stock puis mettre celui-ci jour si ncessaire. 4) Dans le cas o le rsultat delinventaire ne correspond pas au rsultat attendu, cest-dire au rsultat initialement inscrit dans la colonne stock restant , faire une vrification, par un 2me comptage. Puis si confirmation, rajuster le stock. Chercher la raison de cet cart. Il se peut que le nombre rel de produits stocks soit suprieur ou infrieur celui qui est indiqu sur la fiche de stock. Quelquun peut avoir oubli denregistrer un mouvement. Dterminer qui tait de service, qui avait les cls du stock. Etre attentif, dans les jours qui suivent, toute activit qui semblerait inhabituelle. Remarque N1 : Quand on fait linventaire, sassurer que les produits comptabiliss ensemble ont le mme nom chimique (DCI), la mme forme galnique, le mme dosage (et ventuellement le mme conditionnement selon lunit choisie). Remarque N2: Les inventaires physiques sont particulirement importants pour les mdicaments coteux, tels que les ARV, certains antibiotiques, et pour les mdicaments susceptibles dtre drobs, tels que les stupfiants. Ecriture de linventaire sur la fiche de stock : Tracer une double ligne en dessous de la dernire opration enregistre. Utiliser un stylo de couleur diffrente, rouge, pour tracer ces lignes et noter les informations relatives linventaire. Inscrire la date laquelle linventaire est effectu. 35

 Inscrire le mot inventaire provenance/destination.

physique

en

rouge

dans

la

colonne

Enregistrer le rsultat de linventaire (quantits physiques, le stock rel/compt) en rouge, dans la colonne stock restant et ceci grce la fiche dinventaire. Si une diffrence est constate et confirme, mentionner cart dans la colonne remarques , calculer la diffrence entre la quantit attendue et la quantit relle et la noter sur la fiche. Le rsultat de linventaire sera bien-sr le stock de rfrence pour le mouvement suivant. Mentionner la date de premption dans la colonne remarques. Tracer une double ligne avant et aprs avoir not le rsultat de linventaire physique. Ces doubles lignes mettent en vidence le rsultat de linventaire. Remarque : Sil manque une fiche de stock, en chercher la raison. Etablir une nouvelle fiche de stock. Indiquer, dans la colonne remarques , quil sagit dune fiche de remplacement. Si lancienne fiche est retrouve, la mettre jour en y reportant toutes les informations enregistres sur la fiche de remplacement, puis dtruire la fiche de remplacement.

2.

Etiquettede position.

Se rfrer au paragraphe Rangement et tiquetage des tagres .

3.

Registre de sortie des mdicaments par malade.

36

REGISTRE DE SORTIE DES MEDICAMENTS PAR MALADE

Structur e: Numro d'ordonnanc e (ou de consultation )

Date

Numro d'ordre

Prnom - Nom

Provenance

Nature du produit (DCI, forme galnique, dosage)

Quantit Observation Prix distribu Prix total sunitaire e remarques

37

Ce registre sert enregistrer les quantits de produits donnes aux malades, il permet de suivre les ventes des mdicaments et de remplir la fiche journalire de distribution des mdicaments et le cahier de versement journalier des vendeurs ; il permet aussi de vrifier si le malade a achet le traitement complet et pay le prix correct. A chaque fois que le grant dlivre des mdicaments un patient, il doit noter sur le registre de sortie des mdicaments par malade les renseignements suivants : Date de la vente. Numro dordre du malade. Numro dordonnance (ou de consultation) ; il sagit du numro qui figure dans le registre de consultation, en mme temps que sur lordonnance. Nom + prnom + ge + sexe du patient. Provenance du patient (adresse, village dorigine). Nature du ou des produit(s) / Traitement(s) dlivr(s) : nom(s) du (des) mdicament(s) (DCI, forme galnique, dosage) Quantit(s) dlivre(s). Prix unitaire : noter le prix dune unit de mdicament (et le prix du ticket de consultation). Prix total : indiquer le prix total par mdicament, ainsi que la somme totale rgler par le malade, en additionnant les prix totaux de tous les mdicaments et le prix du ticket de consultation. Remarque : Le traitement dune affection peut occasionner la sortie dun ou plusieurs mdicaments au cours dune mme journe. Dans ce cas, les colonnes date, numro dordre, numro dordonnance, prnom-nom, provenance sont remplies une seule fois. Par contre, les colonnes nature du produit, quantit distribue, prix unitaire, prix total, observations sont remplies autant de fois quil y a sortie de mdicaments. A la fin de la journe, le gestionnaire doit tirer un trait et noter, en rouge, sur la largeur de la page, le nombre total de clients et le total des recettes de la journe (en chiffres et en lettres). De mme, la fin de chaque semaine et de chaque mois, il doit tirer un trait rouge et noter les renseignements prcdents. Puis changer de page au dbut de chaque mois. Cest partir de cet outil quil sera possible de remplir le registre de distribution journalire. Le remplissage du registre de distribution journalire des mdicaments sera facilit par lutilisation de la fiche des sorties cumules de la journe.

4.

Fiche journalire des sorties cumules

38

FICHE JOURNALIERE DES SORTIES CUMULEES Date : Dsignation (DCI, forme Unit galnique, dosage) Sorties Total

Cest une fiche pr-remplie avec la liste des produits dtenus (toujours dans le mme 39

ordre dfini) par la structure. Chaque sortie de la journe sera inscrite au crayon, et le total des sorties de la journe peut tre ainsi tre rapidement dtermin. La feuille sera gomme une fois les informations utiles obtenues et peut servir pour le jour suivant. Cette feuille permet de connaitre la consommation journalire de chaque produit et permet aussi de remplir rapidement dautres outils de gestion tels que la fiche de stock, le registre de distribution journalire des mdicaments, etc.

5. Registre de distribution journalire des mdicaments

Ce registre est encore appel fiche journalire de consommation de mdicaments et matriel mdical consommableoufiche journalire de consommation de mdicaments et matriel renouvelable et vaccins.

40

REGISTRE DE DISTRIBUTION JOURNALIERE DES MEDICAMENTS

Jour Produits

Structure : ....................

Anne :

Mois :
Total Mois

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

41

Ce registre est constitu de feuilles avec les noms des produits (qui peuvent-tre pr-imprims) dans un ordre dfini (par ordre alphabtique par exemple). Il est remplit quotidiennement (en fin de journe). Il permet de connaitre la consommation journalire des mdicaments, du matriel mdical consommable et des vaccins, et de remplir le cahier de stock. Remplissage : Le premier jour du mois, reporter intgralement dans la colonne produits lensemble des mdicaments essentiels et autres produits distribus/dispenss. A la fin de chaque journe, pour chaque produit, le cumul total des units dispenses aux patientsou distribus aux clients du jour est fait (valeur facilement obtenue partir de la fiche des sorties cumules). Cette quantit totale de mdicaments vendus est alors enregistre dans la case de croisement de la ligne du mdicament et de la date de sortie correspondante. Pour apprcier les ruptures, il faut hachurer les cases lorsque le mdicament nest pas disponible car en rupture.

6.

Cahier de stock

42

CAHIER DE STOCK Structure : Num ro d'ord re Dsignation (DCI, forme galnique, dosage) Stock de scurit Stock dbut de mois Total entres du mois Mois : Quanti t totale Total sorties du mois

Unit

Stock fin Observa de mois tions

Ce registre a le format dun cahier regroupant tous les produits. Il est rempli mensuellement partir du registre de distribution journalire des mdicaments et des fiches de stock. Son intrt est de faciliter la comprhension des mouvements et de la situation de stock des mdicaments et ceci tous les mois. Son remplissage : 1. Attribuer un numro dordre squentiel mensuel chaque produit ; le dernier numro dordre indique le nombre de produits en stock. Il est conseill de garder la mme squence pour tous les outils de gestion (fiche dinventaire, fiche des sorties cumules, etc.). 2. 3. 4. 5. 6. Indiquer la dsignation du produit stock. Indiquer le stock de scurit (ou seuil dalerte) du produit. Indiquer la quantit en stock au dbut du mois concern. Indiquer la quantit entre durant le mois concern. Indiquer la quantit totale (= quantit en stock en dbut de mois + total des entres du mois). 43

7. 8. 9.

Indiquer la quantit sortie la fin du mois concern. Indiquer la quantit en stock la fin du mois concern (= quantit totale total des sorties du mois). Indiquer dans la colonne observations toutes informations utiles complmentaires.

7.

Carnet de commande/livraison

Cet outil est encore appel bon de commande ou fiche de rquisition.

Se rfrer au paragraphe Les tapes de la commande .

44

CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON Numro de commande :. Commande effectue : .. Commande approuve par : .
Quantit Dsignatio n des Unit Command Livre produits e

Date : .. Par :. Signature : Prix total

Comman d Livr

Identification de la structure /du service :

Ndor dre

Prix unitaire Command Livr

Prix total

Somme reue (en chiffres et en lettres) : Date de livraison : Nom et signature du livreur : Nom et signature du transporteur : Nom et signature du rceptionnaire : Observations :

45

Ce document se prsente gnralement sous la forme dun carnet souches trois exemplaires (1 souche et 2 copies dtachables). 1 exemplaire (la souche) sera conserv par la structure passant commande ; 1 exemplaire est destin au fournisseur (exemple : dpt priphrique); 1 exemplaire pour le comit de sant, responsable du centre de sant ou service comptabilit selon les cas. Remplir le carnet de commande/livraison permet : Dviter les erreurs et oublis lors de la commande en le remplissant pralablement avant de se diriger chez le fournisseur. De noter les diffrences entre commande et livraison. De justifier les achats de mdicaments vis--vis des autorits de supervision. Il doit tre rempli chaque fois quune commande est passe, et pour tous produits (mdicaments, vaccins, outils de gestion, etc.). Pour se faire, il faut remplir : Le numro de commande ; La date ; Lidentification de la structure ou du service ; Le lieu de prparation de la commande et le nom de la personne layant effectue ; Le nom des produits et la prsentation ; Lunit dsire ; Les quantits commandes ; Le prix unitaire command ; Le prix total command ; Le total en bas de page. Le reste du carnet sera rempli par le fournisseur, c'est--dire, le nom et signature de la personne approuvant la commande et les colonnes : Quantit livre ; Prix unitaire livr ; Prix total livr. Le document devra tre sign pour la livraison par le livreur/fournisseur et par le transporteur (sil existe un service de livraison). Les informations telles que boites ouvertes ou abimes seront indiques dans la rubrique observation . Remarque : Il est trs important de numroter progressivement les bons (exemple pour le premier de lanne : 001/2011 ; le deuxime : 002/2011). 46

Case de sant Poste de sant Dtenu, rempli et sign par Agent de sant ICP

Centre de sant Responsable de service

Dpt priphrique

Gestionnaire

Co-signature d'un membre du comit de sant Gestionnaire du Gestionnaire du Gestionnaire du Approbati ICP dont la case dpt dpt dpt du niveau on par dpend priphrique priphrique suprieur Signature par Signature par Signature du Gestionnaire du l'ASC et un l'ICP et un Rception responsable du dpt membre du membre du service priphrique comit de sant comit de sant 1 copie pour le grant du dpt, 1 copie pour le 1 copie pour le grant du dpt, responsable du 1 copie pour le centre de sant, comit de sant, la souche dans la souche dans le carnet pour le le carnet pour responsable du l'ICP service demandeur

Conservat ion

Quelques complments dinformations selon le niveau de la structure :

8. Formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Ce formulaire est une variante du carnet de commande/livraison. Selon le mme principe les items suivants seront remplis pralablement par la structure passant commande :

Structure; Numro de commande; Dsignation des produits; Conditionnement; Numro de code; Quantit commande.

47

Le reste sera rempli par le fournisseur.

48

FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES

Structure : Fournisseu r: Date de rception : Signature : Numro de commande : Numro du bon de sortie :

Signature :

Date d'expdition : Partie rserve au fournisseur Quantit command e Quantit dlivre

Nombre total de cartons expdis : Dsignation des produits Conditionneme Numro nt de code

Numro de code

49

9.

Rapport mensuel de gestion des mdicaments

50

RAPPORT MENSUEL DE GESTION DES MEDICAMENTS Structure :

Produits traceurs (DCI, forme galnique, dosage)

Anne :
Nombre Nombre Total de mois de jours Stock fin sorties/consom Unit CMM de stock de du mois mations du disponibl rupture mois e de stock

Mois :
Quantit Quantit command livre Prim Cass e Vols s s Pertes

Ce rapport mensuel de gestion des mdicaments peut servir pour le suivi de gestion de structures pharmaceutiques en slectionnant des mdicaments traceurs, afin de relever pour chacun leur : CMM ; Stock en fin de mois ; Nombre de mois de stock disponible ; Total des sorties du mois ; Nombre de jours de rupture de stock dans le mois ; Pertes (carts et ajustements) ; Quantits commandes ; Quantits reues dans le mois.

10. Cahier de premption

51

CAHIER DE PEREMPTION Anne : Dsignation (DCI) Forme galnique Mois : Dosage Numro de lot Quantit reue

52

Se rfrer au paragraphe PROTOCOLE DE RECEPTION DE COMMANDE . Cest un cahier dont chaque page reprsente un mois de lanne. Pour chaque produit reu, sont nots : la DCI, la forme galnique, le dosage, le numro de lot ainsi que la quantit reue la page correspondante son mois de premption. Le 1er jour de chaque mois, le cahier est vrifi, les mdicaments prims sont sortis du stock (physiquement ainsi que sur la fiche de stock) et la quantit des prims est note sur une fiche appele fiche des prims/casss .

53

11. Fiche des prims/casss

54

FICHE DES PERIMES/CASSES Dsignation (DCI, N de Quantit Prix Observati forme galnique, Unit Valeur lot unitaire ons dosage)

Date

A chaque fois que des produits sont retirs du stock pour cause de premption ou dgradation, il faut noter le mouvement sur la fiche de stock mais galement sur la fiche des prims/casss. 55

Il faut noter : La date du retrait ; Les produits concerns ; Leur numro de lot ; Lunit ; La quantit retire ; Le prix dune unit ; Et finalement la valeur totale du retrait.

Le remplissage de cette feuille au fur et mesure des retraits, sera un gain de temps lors de la ralisation de la destruction des produits prims/casss mis de ct. Cette fiche pourra tre associe au procs verbal de destruction.

12. Cahier de versement journalier des vendeurs de tickets des mdicaments essentiels

56

CAHIER DE VERSEMENT JOURNALIER DES VENDEURS DE TICKETS / MEDICAMENTS Structure :

Signatures Date CA CE CPN VACC. ACCOU. Autres Mdicamen recettes ts Vendeurs ICP Trsorier Tickets Mdicamen ts Observation s

57

Ce cahier est retrouv au niveau des postes de sant (lquivalent pour les centres de sant tant le journal des recettes ). Il est gnralement dtenu et rempli tous les jours par le trsorier, suivant les donnes provenant des vendeurs de tickets (carnet de ticket) et mdicaments (registre journalier de distribution). Dans les structures de petite taille, par manque de personnel, il nest pas rare que ce soit le gestionnaire qui remplisse ce document. Il est sign par lICP, le trsorier, le gestionnaire de la pharmacie et le vendeur de tickets, et permet de connatre les entres par jour et par rubrique. Il facilite aussi le remplissage du bilan mensuel des recettes et dpenses (pour la partie recettes ). Pour le remplissage : Indiquer la date du versement. Indiquer le montant de la somme provenant des consultations adultes toutes activits confondues dans la colonne CA ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations enfants toutes activits confondues dans la colonne CE ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations prnatalesdans la colonne CPN ; Indiquer le montant de la somme provenant des vaccinations PEV dans la colonne VACC ; Indiquer le montant de la somme provenant des accouchements dans la colonne ACCOU ; Indiquer le montant de la somme provenant dautres recettes dans la colonne Autres recettes ; Indiquer le montant de la somme provenant de la vente des mdicaments et matriel mdical vendus aux malades dans la colonne mdicaments ; Exiger la signature des responsables dsigns (ICP, Trsorier, vendeurs de tickets et vendeurs de mdicaments) ; Dans la colonne observation , indiquer les informations utiles complmentaires.

13. Journal des recettes

58

JOURNAL DES RECETTES Structure :

Nom et N.Fact. prno m Cons. Cons. Mdec. Chirur.

Date :
Interv. Serv. Accouc. Chir. Dent. Mdi. Et Cons. Observ./Tot aux et total gnral

CA

CE

CPN

PEV

Labo

R.X.

Hosp.

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Ce journal des recettes est utilis au niveau des centres de sant et est constitu de feuilles qui sont remplies en 2 exemplaires : Un pour le service de facturation ; Et un autre pour le service comptable.

Il est rempli pour chaque vente et un total est ralis en fin de chaque journe. Le remplissage se fait par le personnel du service de facturation car il est impratif de centraliser dans un seul point tous les encaissements. Ce journal de recettes permet de connatre les entres par jour et par rubrique ; en facilitant la prparation du bilan mensuel des recettes et dpenses (pour la partie recettes ). Il doit tre vrifi tous les jours par le trsorier, le comptable et le vendeur : vrification des montants en caisse et des totaux ; vrification des montants sur les factures et ceux reports sur le registre. Il est impratif de faire un arrt de caisse, en deux exemplaires, entre le vendeur et celui qui enlve largent (trsorier ou comptable). Lexemple de journal de recettes est adapter chaque centre de sant selon les types de services disponibles. Remplissage, en fonction des colonnes : Indiquer le nom et prnom du malade. Indiquer le numro de la facture ou du ticket donn au malade dans la colonne N. Fact. ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations adultes au triage infirmier (> de 15 ans) dans la colonne CA ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations enfants au triage infirmier (< de 15 ans) dans la colonne CE ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations chez le mdecin (dans le cas o le malade prfre aller directement chez le mdecin sans aller au triage) dans la colonne Cons. Mdec. ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations chirurgicales (chez le chirurgien) dans la colonne Cons. Chirur. ; Indiquer le montant de la somme provenant des consultations prnatales dans la colonne CPN ; Indiquer le montant de la somme provenant des vaccinations PEV dans la colonne PEV ; Indiquer le montant de la somme provenant du laboratoire dans la colonne Labo ; Indiquer le montant de la somme provenant de la radiologiedans la colonne R.X. ; Indiquer le montant de la somme provenant des hospitalisations dans la colonne Hosp. ; Indiquer le montant de la somme provenant des interventions chirurgicales dans la colonne Interv. Chir. ; Indiquer le montant de la somme provenant des accouchements dans la colonne Accouc. ; Indiquer le montant de la somme provenant du service dentaire dans la colonne Serv. Dent. ; 60

Indiquer le montant de la somme provenant de la vente des mdicaments et du matriel consommable dans la colonne Mdi. Et Cons. ; (Une colonne est laisse vide pour rajouter dautres recettes). Indiquer les informations utiles complmentaires, le total pour chaque ligne (montant de chaque facture) dans la colonne Observ./Totaux et total gnral .

Puis, la fin de la journe, totaliser les montants de chaque colonne et le total gnral vers au trsorier ou au comptable. Il est impratif de faire un arrt de caisse en 2 ou 3 copies : une copie pour le service de facturation, une autre pour le service de comptabilit, et une, ventuellement, pour le trsorier.

14. Livret de caisse

61

LIVRET DE CAISSE Structure : Rfrence Nature de (type et n Entres Sorties l'opration doc.) Page :

Date

Solde

Observations

Ce livret doit tre complt chaque opration concernant la caisse du poste et du centre de sant.

Il permet de connaitre la situation de la caisse et la nature des entres et des sorties. Il est dtenu et rempli par le trsorier ou par le comptable ; rempli simultanment avec le cahier de versement journalier des recettes pour les postes et le journal de recettes pour les centres de sant, ainsi quavec le carnet de bon des dpenses. Remplissage des colonnes : Indiquer la date pour toute opration. Indiquer le type et le numro du document de rfrence. Pour les entres, le numro de rfrence de versement journalier des recettes ; pour les sorties, le numro des pices justificatives des dpenses (bon de dpenses ou facture/reu). Indiquer la nature de lopration (exemple, recettes de la journe, achat des mdicaments, etc.). Remarque : quand une page est termine et quune autre est entame, indiquer le solde antrieur report la page actuelle. Indiquer le montant des entres la date mentionne dans la colonne entres . Indiquer le montant des sorties la date mentionne dans la colonne sorties . Indiquer le montant en caisse (= solde antrieur + entres sorties). Indiquer les informations utiles complmentaires. Eventuellement exiger la signature du responsable dsign. Remarque : Numroter les pages.

15. Bilan mensuel des recettes et dpenses (Poste de sant)

BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DES DEPENSES Anne : Poste de sant de : Mois : Montant A Solde antrieur Consultations adultes Consultations enfants Consultations prnatales Vaccination Accouchements Mdicaments B Recettes du mois Soins (Pansements, injections)

Total recettes C Disponible en caisse (A+B) Mdicaments et consommables mdicaux Outils de gestion Personnel Gaz Electricit Carburant Maintenance des locaux Maintenance chane du froid D Dpenses du mois Maintenance vhicules

E Signatures :

Charges exceptionnelles Autres dpenses Total dpenses Solde en caisse (C-D) ICP :

Prsident du comit de sant :

Trsorier du comit :

Ce registre est un carnet quatre feuillets dont trois dtachables carbons (1 pour le district, 1 pour le prsident du comit, et 1 pour le trsorier ; loriginal restant en possession de lICP).

Il est dtenu par lICP, rempli une fois par mois et signe par lICP, le prsident et le trsorier. Ce registre mensuel des recettes et des dpenses permet de connatre les totaux des entres et des sorties pour chaque mois dactivit. Il doit tre rempli partir des informations contenues dans le livret de caisse, le livret de banque et le cahier de versement journalier des vendeurs. Remarque : Toutes les entres et sorties de trsorerie doivent tre comptabilises et reportes dans le bilan mensuel, peut importe leur provenance (Etat, ONG, etc.). Il est trs important que toutes les entres et sorties dargent soient comptabilises dans le livret de caisse et de banque et ainsi dans le bilan mensuel. Toutes donations (ONG, prives, etc., ainsi que les subventions de lEtat) doivent paratre sur le bilan.

16. Bilan mensuel des recettes et dpenses (Centre de sant)

BILAN MENSUEL DES RECETTES ET DEPENSES Centre de sant : Recettes Rubriques Consultations Adultes Consultations Enfants Consultations prnatales Consultations mdecin Consultations chirurgien Vaccination Accouchements Interventions chirurgicales Soins (Pansements, injections) Laboratoire Radiologie Hospitalisation Service dentaire Mdicaments et consommables Contributions de l'Etat Caisse Banque Total Anne : Dpenses Rubriques Mdicaments et consommables Outils de gestion Personnel Gaz Electricit Carburant Maintenance locaux Maintenance chaine du froid Maintenance vhicules Produits d'entretien Caisse Banque Total Mois :

Totaux Solde report Total recettes du mois Total dpenses du mois Solde reporter

Totaux

66

Ce document est soit constitu de feuilles reproduites par le service de comptabilit soit dun carnet quatre feuillets dont trois sont dtachables carbons (1 copie pour le district, 1 pour le prsident et 1 pour le trsorier). Il est dtenu par le comptable/gestionnaire de la structure, rempli mensuellement, et sign par le responsable du centre de sant, le prsident et le trsorier du comit de gestion.

Ce registre mensuel des recettes et des dpenses permet de connatre les totaux des entres et des sorties pour chaque mois dactivit. Il doit tre rempli partir des informations contenues dans le livret de caisse, le livret de banque et le cahier de versement journalier des vendeurs. Remarque : Toutes les entres et sorties de trsorerie doivent tre comptabilises et reportes dans le bilan mensuel, peut importe leur provenance (Etat, ONG, etc.). Il est trs important que toutes les entres et sorties dargent soient comptabilises dans le livret de caisse et de banque et ainsi dans le bilan mensuel. Toutes donations (ONG, prives, etc., ainsi que les subventions de lEtat) doivent paratre sur le bilan.

17. Cahier de versement bancaire

Ce cahier est tenu par le grant (vendeur de mdicaments et consommables, vendeurs de tickets). Il lui permet de prouver quil a effectivement vers des fonds de la recette (du jour ou de la priode) au trsorier. Il contient les colonnes suivantes : Date du versement. Nature du versement (recettes de telle date telle date). Montant du versement en chiffres et en lettres. Signature du dposant, le grant. Signature du receveur, le trsorier ou son remplaant. Exemple : Dans un poste, les versements du grant au trsorier ont lieu tous les 3 jours. A la fin de la journe du 2 mai 2009, l grant X compte la recette de la journe, vrifie que la somme est identique la recette journalire calcule dans le registre de sortie de mdicaments par malade. Il remplit alors son cahier de versement comme suit, le signe et le fait signer au trsorier Y :

Date

Nature du versement Recettes du 27/04/09 au 30/04/09

Montant Huit mille cinq cent cinquante francs CFA (8550 FCFA)

Dposant Signature X

Receveur Signature Y

30/04/09

02/05/09

Recettes du 31/04/09 au 02/05/09

Sept mille quatre cent cinquante francs CFA (7550 FCFA)

Signature Y

Signature Y

V. Comment passer une commande en se basant sur la consommation antrieure ?

Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin. Les mdicaments sont dautant plus susceptibles dtre disponibles si les commandes sont fates rgulirement et correctement (en se basant sur les consommations antrieures).La commande seffectue habituellement de faon mensuelle. En effet, une bonne prise en charge des diffrentes pathologies est conditionne par la disponibilit des mdicaments et consommables associs, ncessitant une bonne gestion des stocks au niveau des structures de prise en charge. De bonnes commandes, avec de bonnes estimations des besoins, ne sont possibles que si, au pralable, les outils de gestion sont correctement tenus. Pourquoi est-il important de connatre les quantits de produits ncessaires et passer des commandes rgulires dans ltablissement? Ceci permet : Dviterles ruptures de stock (produits dont le stock est puis) ; Dviter le sur-stockage etle gaspillage (excdent de produits en stock,pertes lies la premption ou mauvaise gestion des produits) ; De pouvoir proposer des services de sant fiables (disposer des mdicaments quil faut, et de faon prenne). Dans lidal, la commande doit se prparer en collaboration entre le personnel prescripteur et le grant de la pharmacie afin que les mdicaments dsirant dtre prescris soient disponibles la pharmacie. En gnral, le calcul des quantits de produits commander doit tre bas sur les quantits de produits utilises ou leur consommation antrieure, do limportance de remplir correctement les outils de gestion. La Quantit A Commander (QAC) se calcule pour chaque produit sur la base des paramtres suivants : 1) La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) ; 2) Le Stock Restant ou Stock Disponible Utilisable (SDU) ; 3) Les Stock de Scurit ou Stock Minimum (SS ou SMin) et Stock Maximum (SMax).

1.

Consommation Moyenne Mensuelle (CMM)

La Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) dun produit est le nombre dunits habituellement consommes (ou vendues, utilises) pendant un mois dans la structure. Elle se calcule partir des sorties sur une priode donne, laide des fiches de stock ou du registre de distribution journalire des mdicaments. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois, en fonction de la frquentation et des variations saisonnires. La CMM se calcule laide de la formule suivante, gnralement au minimum sur 3 mois : = Ou encore CMM =

La CMM est au minimum calcule sur les 3 derniers mois mais, si les fiches de stock le permettent, un calcul sur une plus longue priode permet une meilleure estimation de la consommation.Plus la priode tudie est longue (3, 6 ou mme 12 mois) plus le calcul est fiable. Une anne est une priode adquate pour calculer la CMM et en calculant les consommations sur plusieurs annes, il sera observ des variations de la consommation, lies par exemple aux diffrentes saisons de lanne, la survenue dpidmies, ou mme laugmentation de la population. La CMM doit donc tre recalcule priodiquement (ex : trimestriellement) pour tenir compte de lvolution des ventes avec le temps. Si lactualisation se fait annuellement, il faut additionner le nombre dunits de chaque produit dlivres chaque mois pendant lanne coule et le nombre dunits de chaque produit dlivres au cours de lanne prcdente. Diviser le nombre total dunits par le nombre total de mois considrs. La mise jour des CMM donne une ide prcise de la consommation antrieure. Elle permet de mettre en vidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes particulires la rgion. Les tapes pour calculer cette Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) : a) Compter le nombre dunits sorties par mois pour la priode considre. Compter le nombre dunits dlivres par mois depuis que lon a commenc tenir des fiches de stock (cette valeur est aussi retrouve dans le registre de distribution journalire des mdicaments). b) Additionner le nombre dunits sorties au cours de chaque mois considr. La somme est la quantit de produits consomms au cours des mois considrs. c) Diviser la somme par le nombre de mois considrs. Le rsultat correspond la consommation moyenne mensuelle. Remarque 1 : Si un chiffre de CMM nest pas un entier (un demi, trois quart, etc.), il faut larrondir lentier suprieur (le plus proche vers le haut) pour viter les ruptures de stock (un et demi devient deux, deux trois quart devient trois). Des portions dunit, par exemple un demi flacon daspirine, ne peuvent tre commandes. Il faut, par consquent, toujours utiliser le chiffre rond (entier suprieur) le plus proche. Remarque 2 : Si les documents de gestion sont utiliss pour la premire fois, calculer la CMM aprs 3 mois puis la recalculer aprs 6 mois, puis aprs 9 mois, puis 12 mois etc. Parfois la CMM nest recalcule ensuite que tous les ans. Remarque 3 : Le calcul de la CMM nest pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considrs (que ce soit au niveau du stock de la structure ou au niveau du stock du fournisseur). Sil y a eu des ruptures, calculer la CMM uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a t disponible. Ne pas prendre en compte les mois comportant une priode de rupture. Exemple : Calcul de la CMM pour lACT adulte (plaquette de 6 comprims) du dpt de Diouloulou. a) Il y a eu les sorties suivantes (sans priode de rupture) sur la fiche de stock : Mois davril : 100 plaquettes. Mois de mai : 130 plaquettes.

Mois de juin : 150 plaquettes. Mois de juillet : 125 plaquettes.

La consommation totale (le total des sorties) pour les 4 mois est de 100 + 130 + 150 + 125 = 505 plaquettes. La CMM de juillet octobre est donc de : 505 / 4 = 126,25 plaquettes par mois que lon arrondit. La CMM pour la priode avril-juillet = 127 plaquettes b) 3 mois plus tard, on met jour la CMM en intgrant les nouvelles sorties : Mois daot : 170 plaquettes Mois de septembre : 230 plaquettes Mois doctobre : 250 plaquettes

La consommation totale pour les 7 mois est de 100 + 130 + 150 + 125 + 170 + 230 + 250 = 1155 plaquettes. La CMM pour la priode avril-octobre devient donc 1155 / 7 = 165 plaquettes par mois. Il faudra donc tenir compte de cette augmentation de la CMM lors du calcul des quantits commander.

2.

Stock Restant ou Stock Disponible Utilisable (SDU)

Le Stock Disponible Utilisable (SDU) est le nombre dunits dun produit qui est en stock et qui peut tre utilis et dispens/distribu. Sont exclus du SDU les produits endommags ou prims. Il est facile de le dterminer en ralisant un inventaire physique avant dtablir la commande. Le stock physique/rel est obtenu linventaire aprs en avoir enlev les prims/casss : on lappelle galement SDU.

3. Stock de scurit / Stock Minimum / Seuil de commande ou dalerte ou de rapprovisionnement, et Stock Maximum
Le stock de scurit correspond au stock minimum avoir afin dviter la rupture. On part de lide quil doit toujours y avoir une quantit minimale de chaque produit pour garantir le fonctionnement des services (mthode du stock permanent) alors cela signifie que quand la quantit en stock atteint cette valeur minimale (stock de scurit) il faut sassurer quune commande est prvue, sinon en dclencher une. Pour calculer cette valeur minimale, il existe plusieurs formules. Dans le cas de commandes mensuelles, gnralement : Stock de scurit = 1 X CMM = Stock minimum (correspond la consommation entre 2 commandes, normalement 1 mois) Remarque : Si la trsorerie le permet et que les dates de premption des produits ne sont pas trop courtes, il est possible daugmenter le stock de scurit, par exemple 2 X CMM. De cette manire, une marge de prudence plus importante couvre les problmes ventuels des fournisseurs (ruptures de stock...). Une fois le stock de scurit dtermin, il est alors possible de calculer le stock maximum indispensable au calcul de la Quantit A Commander. Calcul du stock maximum : Le stock maximum est la quantit maximale dun produit qui vaut la peine de mettre en

stock. Il nest pas convenable de garder beaucoup de produits en stock (immobilisation de largent, risque de premption, etc.). Commander de manire obtenir les stocks maximum de chaque produit permet de subvenir aux besoins jusqu la prochaine commande, mme si une livraison programme ntait pas effectue. Comme pour le seuil dalerte, il existe plusieurs formules pour le calculer : Stock Maximum = Dlai entre 2 livraisons (en mois) X CMM + Stock de scurit Avec le plus souvent Stock de scurit = 1 X CMM Rappel : Sur la fiche de stock, utiliser un crayon gris pour noter le stock de scurit et le stock maximum, car ils peuvent varier en fonction des besoins (augmentation ou diminution des ventes) ou frquence de livraison. Si la consommation moyenne mensuelle dun produit change, effacer le Stock de Scurit inscrit sur la fiche de stock, recalculer le nouveau, et utiliser un crayon gris pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Indiquer que le seuil a chang dans la colonne remarques . Tenir compte du nouveau chiffre pour dterminer le Stock Maximum (et faire galement les modifications sur ltiquette de position) et ainsi les quantits commander. Exemple : A la PDA de Diouloulou, les produits sont commands chaque mois. La CMM des comprims pdiatriques de cotrimoxazole (sulfamthoxazole + trimthoprime 100 + 20 mg) est de 3 botes. Le stock maximum est donc de : 1 X 3 + 3 = 6 boites.

4.

Calcul de la Quantit A Commander (QAC)

Une fois que lon connait la CMM, le Stock de Scurit, le Stock Maximum, ainsi que le SDU (via linventaire) ; il suffit juste dappliquer une formule pour connatre la QAC : QAC = Stock maximum SDU QAC = Dlai entre 2 livraisons X CMM + SS SDU Soit pour une commande mensuelle, la formule se simplifie : QAC = 1 X CMM + CMM SDU QAC = 2 X CMM SDU Et sinon dans le cas dune commande trimestrielle, la formule devient : QAC = 3 X CMM + CMM SDU QAC = 4 X CMM SDU Quand le jour fix dans la structure pour passer la commande est arriv, aprs contrle du stock comparer le SDUet le Stock Maximum de chacun des produits en stock. Commander tous produits dont le SDUest infrieur au Stock Maximum. Par contre, si le stock physique est suprieur au stock maximum, il ne faut pas commander. Il peut tre intressant dafficher dans la structure un rcapitulatif des formules utiles pour la prparation dune commande, comme lexemple suivant.

RAPPELS UTILES Prparation de commande

Les valeurs des CMM, Stock de Scurit et Stock Maximum sont reporter sur:

les fiches de stock

noter au crayon gris les tiquettes de position

Elles sont recalculer RGULIREMENT, tous les 3 mois.

CMM: nombre d'units habituellement consommes pendant 1

mois. Quantits consommes (somme des sorties) pendant (n) mois considrs -----------------------------------------------------------------------------------(n) mois considrs

CMM =

Stock de Scurit: Stock Minimum avoir afin d'viter une

rupture.

SS SS

15j

= x CMM

pour une commande tous les 15 jours pour une commande mensuelle

1 mois

= 1 x CMM

Stock Maximum: Stock atteindre lorsque l'on passe une

commande.

SMax
jours

15j

= 1 x CMM

pour une commande tous les 15

SMax
linventaire.

1 mois

= 2 x CMM pour une commande mensuelle

= Stock rel obtenu

SDU: Stock Disponible Utilisable

QAC: Quantit commander. QAC = SMax SDU

5.

Dterminer la frquence des commandes

Le systme des commandes peut varier dune structure une autre : Un fournisseur (pharmacie centrale dapprovisionnement, dpt rgional ou local, hpital, etc.) peut fournir des produits pharmaceutiques selon un calendrier quil a fix, (par exemple chaque mois, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou selon les directives des programmes spcifiques (Programme National de Lutte contre le Sida, Programme des Nations Unis pour le Dveloppement, Planification Familiale etc.). Parfois, les produits peuvent aussi tre dlivrs selon diffrents calendriers pour diffrents services. La frquence de commande est donc impose. Les commandes sont rgulirement passes auprs du fournisseur. La frquence dpend donc de lorganisation propre de la structure. Mais les rythmes de livraisons peuvent tre perturbs par les conditions climatiques ou des problmes de transport. Prendre connaissance du systme de commande dans ltablissement. Dans le cas o la frquence de commande est libre : En fonction des commandes antrieures, dterminer quelle frquence les commandes sont passes (fonction de la gestion et de la trsorerie) et planifier les prochaines commandes. Il est conseill de fixer une frquence de passage de commande (par exemple tous les 15 jours, le 1er de chaque mois, le premier lundi de chaque mois, le dernier lundi du trimestre, entre le 1er et le 5 de chaque mois etc.). Les commandes doivent tre faites une priode prcise du mois. Exemple : Commandes antrieures : 10 dcembre 2009. 4 janvier 2010. 20 janvier 2010. 30 janvier 2010.

Dans ce cas, les commandes sont passes en moyenne tous les 15 jours, donc une commande toutes les 2 semaines serait lidal. La dtermination de cette frquence va permette de dterminer les valeurs retenues pour le stock de scurit et le stock maximum. Des commandes rapproches (par exemple tous les 15 jours) permettent de reconstituer une trsorerie confortable qui permettra par la suite de mensualiser la commande. La planification des commandes et son passage date fixe a pour avantage de pouvoir ventuellement fermer ltablissement le jour o lon va la chercher et la ranger (sans oublier quil est possible de dclencher une commande quand le stock passe en dessous du stock de scurit).

6.

Les tapes de la commande

1. Faire un inventaire physique

Compter pour chaque produit, le SDU prsent sur les tagres.

Passer devant chaque tiquette de position, permet de noublier aucun produit. Comparer la valeur obtenue celle inscrite sur la fiche de stock, modifier si ncessaire. Vrifier les dates de premption. Pour gagner du temps il est possible de mettre en place une fiche inventaire pr-remplie des produits en stock. Dans ce cas, il suffit de faire linventaire et de le reporter sur la fiche dinventaire et ensuite comparer les valeurs avec celles des fiches de stock.
2. Comparer le SDU au Stock Maximum:

Dans le cas de produits consommation stable : Si le SDU est infrieur au Stock Maximum, il faut passer le produit en commande. La quantit commander correspond la diffrence entre le Stock Maximumet le SDU. Si le SDU est suprieur ou gal au Stock Maximum, ne pas passer le produit en commande. Cette situation ne devrait pas tre frquente, toute commande devrait en principe ramener le SDUau niveau du Stock Maximum. Exemple 1 : Quelle quantit de paractamol 500 mg comprim doit-on commander pour la commande mensuelle sachant que la CMM est de 400 boites et quil reste 150 boites en Stock Disponible et Utilisable ? La quantit de paractamol commander est de : QAC = 2 X CMM SDU. QAC = 2 X 400 150 = 800 150 = 650 boites de paractamol. Remarque : Si la QAC calcule est gale zro ou ngative, le produit ne doit pas tre command. Exemple 2 : Quelle quantit de cotrimoxazole (400+80) mg comprim doit-on commander pour la commande mensuelle sachant que la CMM est de 100 boites et quil reste 220 boites en stock disponible et utilisable ? La quantit de cotrimoxazole commander est de : QAC = 2 X CMM SDU. QAC = 2 X 100 220 = 200 220 = - 20 boites de cotrimoxazole. La QAC est ngative donc le cotrimoxazole ne doit pas tre command ce mois-ci. Dans le cas dune variation importante de la consommation (pidmie, variation saisonnire) : Le stock de scurit dterminera le dclenchement de commande. Un stock infrieur au stock de scurit doit entrainer le passage dune commande, il ne faut pas attendre la date fixe pour dclencher la commande.
3. Exprimer la commande par crit sur le formulaire de commande : carnet de commande livraison/fiche de rquisition/ formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Le formulaire de commande est utilis la fois par la personne qui passe la commande et par la personne qui traite la commande (le fournisseur). Il permet dtablir facilement la liste des produis ncessaires. L grant (et dans lidal, avec la collaboration du personnel prescripteur) doit remplir la premire moiti du carnet de commande/livraison:

Le numro de commande ; La date ; Lidentification de la structure ou du service ; Le lieu de prparation de la commande et le nom de la personne layant effectue ; Le nom des produits (DCI, forme galnique,dosage, prsentation, numro de code sil existe) ; Lunit dsire ; Les quantits commandes ; Le prix unitaire command ; Le prix total command ; Le total en bas de page.

Ecrire lisiblement en lettres capitales afin dtre compris par tous. Le reste du carnet sera rempli par le fournisseur, c'est--dire, le nom et signature de la personne approuvant la commande et les colonnes : Quantit livre ; Prix unitaire livr ; Prix total livr. Ainsi la rception de chaque commande effectue, le grant peut comparer les produits livrs aux produits commands. Il est important de toujours noter lexpression des besoins rels (quantits souhaites recevoir) sur le carnet de commande/livraison., mme pour les produits dont on sait quils sont en rupture au niveau du fournisseur. Noter les produits dont on sait quils sont en rupture permet davoir un meilleur suivi des ruptures et permet au fournisseur de connatre les besoins rels de ses clients (et pourra ainsi en tenir compte pour ses prochaines commandes). En cas de rupture, le fournisseur notera 0 dans la colonne Quantit livre .

Exemple :
CARNET DE COMMANDE / LIVRAISON Numro de commande :024//2010. 22/11/10.. Identification de la structure /du service : Poste de sant de Niomoune (DS Diouloulou) Commande effectue : Niomoune.. Signature : X
Quantit Dsignatio n des Unit Command Livre produits e Prix unitaire Command Livr

Date :

Par :ICP Moussa.

Commande approuve par : Gestionnaire Manga.

Ndor dre

Prix total
Comman d Livr

5834

7067 4089

Paractam ol 500 mg cp Paractam ol 125mg/5m l sirop SRO

Cp

1000

1000

8000

8000

Fl Sache t

50 200

0 100

200 50

0 50

10000 10000

0 5000

Prix total

28 000 13 000

Somme reue (en chiffres et en lettres) : 13 000 ; Treize mille francs CFA Date de livraison : 22/11/10 Nom et signature du livreur : PDA de Diouloulou. Manga Nom et signature du transporteur : RAS Nom et signature du rceptionnaire : ICP Moussa

Observations : RAS

LICP ne paiera ici que 13000 F CFA pour sa commande, alors quil tait prvu de commander des mdicaments pour un montant total de 28 000 F CFA. En effet, il y a rupture de paractamol sirop, et la pharmacie dpartementale dapprovisionnement (PDA) ne peut fournir que 100 sachets de SRO au lieu des 200 sachets commands.

Fiche technique - Passage de Commande

1) Prparer les outils utiles pour le passage de la commande :

La fiche d'inventaire pr-remplie Les fiches de stock Le carnet de commande/livraison.

2) Raliser un inventaire physique avant chaque commande en saidant

de la fiche dinventaire :
FICHE D'INVENTAIRE Date : Stock Disponi ble Utilisabl e (SDU)

Dsignation (DCI, forme galnique, dosage)

Unit

Stock Max

QAC

Passer devant chaque produit et inscrire les valeurs du SDU sur crayon gris.
-

au

3) S'installer sur une table de travail avec la fiche d'inventaire, les fiches de stock et le carnet de commande/livraison.
4)

Comparer les valeurs du SDU de la fiche d'inventaire avec celles des fiches de stock, modifier les stocks sur les fiches de stock si ncessaires. formule : QAC = SMax SDU La QAC est inscrire sur la fiche d'inventaire dans un premier temps, au crayon gris.

5) Calculer la Quantit Commander pour chaque produit laide de la

6) Exprimer tous les besoins sur le carnet de commande/livraison.

7. Remarques importantes pour les commandes dans les situations inhabituelles

En cas dpidmie, urgence ou maladie saisonnire, ne pas suivre les procdures de commande bases sur la consommation antrieure. Planifier une urgence ou une situation imprvue. En cas dpidmie ou durgence (comme le cholra ou la mningite).

Faire une estimation des produits ncessaires (les besoins pour faire face lurgence) et passer une commande en urgence, en se basant sur une consommation mensuelle anticipe. Sassurer de savoir o et comment se procurer rapidement les produits. En cas de maladies saisonnires (comme le paludisme), commander les mdicaments adapts, en quantits suffisantes, bien avant la priode prsume du dbut de la maladie saisonnire. Dterminer les quantits commander en se basant sur les consommations de la saison prcdente, par exemple celle de lanne dernire ou de la prcdente saison des pluies ou saison sche. En cas de problmes de transport ou dintempries, viter les retards de livraison. Anticiper les problmes. Si la saison des pluies approche, que les routes seront probablement inondes, faire livrer ou aller chercher les produits avant larrive des pluies. Commander les produits en quantits plus importantes ou passer les commandes plus tt que dhabitude. Dterminer les quantits commander en tenant compte des consommations moyennes et le nombre de mois couvrir.

1.

Comment rceptionner une commande ?

Il faut accorder une grande attention la rception dune commande de produits destins la pharmacie et excuter mthodiquement les tches qui sy rapportent, car la majeure partie de lactivit de la structure de sant repose sur un approvisionnement correct. Il y a un certain nombre de vrifications faire, de prcautions prendre et de documents tablir. Cest au responsable Au moins un membre du personnel doit tre prsent pour rceptionner les produits lors de la livraison de la pharmacie de rceptionner les commandes, cest lui quon demandera de rendre des comptes. Personne ne doit faire le travail sa place, il peut cependant tre assist, notamment pour rceptionner certains produits spcifiques comme par exemple les ARV, les stupfiants ou les substances psychotropes (car ce qui semble tre fait secrtement apparait toujours suspect, on peut avoir besoin dun tmoin).

1.1.

Le carnet de commande/livraison.

Toute livraison est accompagne dun duplicata de la commande. Cette pice en plusieurs exemplaires porte les renseignements relatifs la commande passe, et est ncessaire pour assurer une bonne rception (quantitative). Ce document est archiver pour constituer un historique des commandes. Dans le cas o la commande est livre, elle est accompagne dun bordereau/bon de livraison o toutes les observations (colis manquant ou abms, colis dcercls, ou manifestement ouverts et referms) doivent tre inscrites au stylo sur tous les exemplaires du bordereau de livraison la place prvue cet usage. Ce document doit tre correctement archiv (mis dans un dossier spcial), il permettrait plus facilement de rgler les problmes (vol, perte, erreur de destinataire, produits abims).

1.2.

Le transport de la commande.

Les moyens de transport utiliss (mobylette, vlo, automobile) ne sont pas toujours adapts au transport de marchandises fragiles comme les mdicaments (flacons en verre, ampoules).
Certaines prcautions doivent tre prises pour viter la perte de produits :

Ne pas mettre les ampoules et flacons en verre au fond des cartons. Bien caler les produits dans les cartons. Bien immobiliser les cartons pendant le transport. Protger les mdicaments contre le soleil et la pluie.

Penser apporter une glacire pour les mdicaments de la chaine du froid, et des cartons ou autres systmes pour le transport des produits.

1.3.
1)

Protocole de rception de commande.

Les produits soumis des conditions particulires de stockage doivent tre immdiatement identifis et stocks conformment des instructions crites et aux dispositions techniques rglementaires qui leur sont applicables.

Se proccuper en priorit des produits ncessitant le respect de la chaine du froid, devant toute autre activit : ce nest pas trs long de les mettre en scurit. Ranger immdiatement les produits, notamment ceux temprature de conservation dtermine et les produits critiques . Les contrler et les ranger immdiatement, surtout si le dballage de la livraison est diffr de quelques heures.

Il est essentiel de sassurer que la chaine du froid nait pas t interrompue et que leurs conditions de transport aient t correctes (accumulateurs de froid ou carboglace). 2) La commande doit tre place au niveau de la zone de rception (sur les palettes prvues cet effet.) 3) Prparer les documents de gestion ncessaires la bonne rception de la commande sur la table de travail: Duplicata du carnet de commande livraison. Toutes les fiches de stocks. Cahier de premption.

4) Vrifier, avec le bordereau dexpdition, que le nombre de cartons reu est gal au nombre inscrit sur le bordereau de livraison. 5) Vrifier lintgrit des cartons demballage pour sassurer quaucun produit na t vol. Vrifier si des cartons ont t ouverts. Le fond du carton a pu tre ouvert dlicatement et des articles de petites tailles ont pu tre retirs. Quelquun peut avoir vid une boite de son contenu, replac la boite vide dans le carton et referm soigneusement le fond du carton. 6) Dballer les colis : Ds cette phase douverture des colis, il faut identifier certains problmes immdiatement visibles : botes crases, produits mouills, emballages contenant manifestement de la verrerie brise Cette premire exploration peut permettre de sauver certains produits avant quils ne soient atteints par des liquides rpandus. Retirer avec prcautions les conditionnements casss, en cas de suites de liquide, retirer et liminer tous les produits endommags. Vrifier la conformit la commande des produits rceptionns. 7) partir du duplicata du bon de commande/livraison carnet de commande/livraison valid livre , prendre les produits un un au niveau des palettes de rception. Commencer par les produits en grandes quantits ou encombrants. Poser les produits sur une surface, par exemple sur une table de travail, et vrifier laspect gnral (la bonne qualit, vrifier labsence de dtrioration apparente) de chaque produit livr ainsi que la quantit. 8) Vrifier les produits ncessitant une chaine de froid : Si des mdicaments conserver au rfrigrateur ne sont pas livrs dans un emballage rfrigr, ils peuvent tre altrs, il faut les refuser. Vrifier la couleur des mdicaments et des vaccins. Rechercher des conditionnements casss, les fuites de liquide. Rechercher les conditionnements non scells et les produits ne portant pas dtiquette. Les produits conservs dans des conditionnements non scells peuvent avoir t manipuls, il est dangereux de les utiliser ainsi que les produits ne portant pas dtiquettes. Inspecter les comprims et glules. Ouvrir les conditionnements scells sil est suspect une dtrioration, sentir le contenu, verser et inspecter quelques comprims ou glules sur une surface propre. Les refuser sils ont une odeur inhabituelle, sils sont casss, rduits en poudre, poisseux, fendus ou gonfls. Inspecter les solutions injectables. Agiter les flacons, observer la lumire, une solution limpide ne doit pas contenir de particules rflchissant la lumire. Refuser le produit sil prsente des petites particules. Les mdicaments de mauvaise qualit ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent tre dangereux, ne pas les accepter.

Les produits dont la fermeture ou lemballage a t endommag ou encore ceux qui peuvent avoir t dtriors doivent tre isols des stocks de produits en circulation et, sils ne sont pas dtruits immdiatement, doivent tre stocks en un endroit clairement identifi, de faon ce quils ne puissent pas tre distribus par erreur ou affecter la qualit dautres produits. Mettre dans un carton au fur et mesure les produits limins et remplir un formulaire de rclamation pour rendre compte des problmes rencontrs, et renvoyer le carton au fournisseur. Dans tous les cas, les dfauts constats doivent faire lobjet dun relev prcis et tre signals aux fournisseurs dans les dlais leur permettant une action rapide conforme aux ncessits de qualit. Appliquer systmatiquement les rgles de rangement pour tous les produits. 9) 10) Comparer ce qui est reu ce qui est command et factur, en qualit (forme, dosage) et en quantit (nombre dunits). Pointer sur le duplicata du carnet de commande/livraison pour : Vrifier que les produits livrs correspondent bien aux produits commands (forme, dosage, aspect) (analyse qualitative). Vrifier que la quantit livre est gale la quantit facture (analyse quantitative). Vrifier la date de premption de chaque produit et lcrire au marqueur en grand sur les boites ou cartons, ainsi que dans le cahier de premption.

Ce cahier de premption est un cahier dont chaque page reprsente un mois de lanne. Chaque produit (nom, forme, dosage, n de lot) ainsi que la quantit reue est note la page du mois et de lanne de sa premption. Le dernier jour de chaque mois, le cahier est vrifi, les mdicaments prims sont sortis des rayons et la quantit des prims est note sur une fiche appele fiche des prims/casss . 11) Noter lentre sur la fiche de stock : indiquer la date de premption et le numro de lot du produit reu ainsi que la quantit livre. Crer de nouvelles fiches de stock pour les produits nouveaux ou dont le conditionnement est diffrent si lunit de comptage est le conditionnement. Si, par exemple, lunit adopte jusquici est la boite de 20 comprims et quon reoit des boites de 50 comprims (de mme dosage), il faut crer une fiche nouvelle pour les boites de 50 ; ou bien changer dunit et crer une nouvelle fiche. Si les boites de 20 et de 50 contiennent des plaquettes de 10 comprims, il est possible de prendre comme nouvelle unit les plaquettes de 10 comprims, ou encore, adopter le comprim comme unit. Dans tous les cas, il est fortement conseill dadopter la mme unit que celle utilise pour faire les commandes. Si pour un produit, il y a diffrents n de lot et/ou dates de premption : crer sur la fiche de stock autant de lignes de rception que de n de lot et/ou date de premption diffrents. 12) Chaque produit est ensuite rang. Le rangement se fait par voie dadministration, par forme pharmaceutique, puis par ordre alphabtique selon la DCI, en mettant sur le devant de ltagre les produits dont la date de premption est la plus proche (rgle FEFO), au niveau de son tiquette de position. 11) Vrifier et mettre jour les prix dachat et de vente et si ncessaire crer une nouvelle tiquette de position avec le nouveau prix de vente. 12) Classer le duplicata du carnet de commande/livraison ; ou le laisser dans le carnet.

BORDEREAU D'EXPEDITION
Signature du Numro Nombre de membre du Marque du d'immatricula cartons personnel vhicule tion du livrs rceptionnan vhicule t

Date:

Numro de Numro du bon commande/rquis de livraison ition

Nom du livreur

Signature du livreur

85

Fiche technique Rception de commande

Ds la livraison de la commande, RANGER LES PRODUITS SENSIBLES LA CHALEUR au rfrigrateur.

Rceptionner la commande au niveau de la zone de rception , sur les palettes prvues cet effet. Prparer les documents de gestion ncessaires la bonne rception de la commande sur la table de travail : Un exemplaire de la commande (carnet de commande/livraison ; bon de livraison, fiche de rquisition, facture) TOUTES les fiches de stocks Le cahier de premption partir du lexemplaire de la commande, prendre les produits un un au niveau des palettes de rception. Commencer par les produits les plus volumineux.

Poser ces mmes produits sur la table de travail. Compter le nombre de produits livrs. Vrifier leur bon tat.

Vrifier que la quantit livre soit gale la quantit facture en pointant la ligne sur lexemplaire de la commande. Vrifier galement que les produits reus correspondent bien aux produits commands. Indiquer sur la fiche de stock du produit la quantit reue avec un stylo ROUGE dans la case ENTREES , ainsi que la date de premption et le N de lot du produit dans la colonne REMARQUES . Relever et inscrire les dates de premption et N de lot dans le cahier de premption. Une fois les vrifications faites et le stock mis jour, le produit doit tre rang son emplacement sur l'tagre, tout en respectant la rgle du F.E.F.O.

Prendre ensuite le produit suivant et procder de la mme faon en reprenant les tapes 4), 5), 6), 7), 8), 9) et 10). Vrifier les prix et faire les mises jour si ncessaire sur les tiquettes de positions.

1.4.

Gestion des anomalies.

Il faut documenter toute livraison non conforme la commande, et avertir lICP ou le superviseur, car tablir un rapport de rclamation protge. Si lanomalie est constate au moment de la livraison : demander des explications au chauffeur-livreur et mentionner lanomalie sur le bordereau dexpdition. Si lanomalie est constate aprs la livraison : contacter le fournisseur. Lidal est de disposer dun formulaire de rclamation car cest un moyen pratique pour signaler les anomalies. 1Enregistrer tous les produits manquants ou livrs en quantit suprieure la quantit commande, les produits prims, endommags et de mauvaise qualit. 23Signer le formulaire. En conserver un exemplaire dans un dossier.

87

FORMULAIRE DE RECLAMATION
Structure: Commande rceptionne par : Tmoins : Date :

Renseignements sur la livraison : Numro de commande : Transporteur : Numro de livraison : Nom du livreur : Nombre de cartons reus : Numro d'immatriculation du vhicule : Renseignements sur les anomalies : Conditionnemen Dsignation : Code : t: Produits manquants

Quantit :

Produits livrs en quantit suprieure la commande

Produits prims

Produits endommags ou de mauvaise qualit

Autres anomalies

Nom:

Signature:

Fonction :

Sil nexiste pas de formulaire, crire une lettre de rclamation dcrivant les anomalies constates (penser garder une copie). Sil manque des produits, les commander immdiatement pour viter la rupture. Si la quantit de produits reue est infrieure la quantit commande, garder les produits, les utiliser, mais prvoir de recommander rapidement les quantits manquantes pour atteindre le stock maximum. Si des produits non-commands ou ne figurant pas sur le bon de livraison sont livrs, les retourner. Si des produits parviennent en quantits excdentaires, il y aura un surstock et les produits ayant un dlai de premption court arriveront expiration avant dtre utiliss. Si des produits prims sont livrs, ne pas les accepter car ils peuvent tre nocifs pour le patient ou navoir aucune efficacit. Les retourner ou les dtruire.

Pour le fournisseur, les produits non dfectueux qui ont t retourns par le destinataire ne doivent pas tre redistribus avant quune dcision de remise en circulation nait t prise. Ces produits ne peuvent tre remis en circulation quaprs avoir t examins par, une personne habilite qui vrifie notamment que : Leur emballage dorigine est en bon tat et intact, Les conditions dans lesquelles ils ont t stocks et manipuls taient appropries (les produits soumis des conditions particulires de conservation ne peuvent tre remis en stock, notamment les produits thermolabiles). Le dlai de premption est encore suffisant.

QUALITE SECURITE
Retirer de la pharmacie les mdicaments prims/dtriors et ceux de mauvaise qualit et les placer dans la zone prvue cet effet ;

Analyse qualitative : Inspection des produits. Lanalyse qualitative consiste regarder laspect gnral des produits mais aussi leur date de premption. Les mdicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualit ou dtriors prsentent autant de risques que les produits prims, ils sont aussi dangereux. Cest pourquoi il faut connaitre les signes qui doivent faire carter sans hsitation un produit probablement dtrior. Ces signes concernent le contenant du produit ou le produit lui-mme. Ltat du contenant peut donner des doutes sur la nature ou lorigine du produit le rendant inutilisable. Les retirs et les placer dans une zone prvue cet effet. Cette analyse qualitative intervient plusieurs niveaux : - A linventaire mensuel avant le passage de la commande. A la rception de commande. Lors de la dlivrance des produits (dispensation).

Au moment de la rception de la commande, vrifier laspect gnral de chaque produit livr.Rechercher les produits endommags ou dtriors. Cette inspection se fait tout naturellement au moment o lon range les produits sur les tagres. Les mdicaments de mauvaise qualit ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent tre dangereux. Ne pas les accepter. Lors de linventaire physique et lors de la dispensation, il faut reprer les mdicaments prims et ceux de mauvaise qualit.

Les diffrents types de mdicaments, tels que les liquides, comprims ou produits injectables, subissent diffrents types de dgradation. La table des Indicateurs de Problmes de Qualit et de Dtrioration dcrit les lments permettant didentifier les produits de mauvaise qualit. Saider de cette table pour dterminer quels sont les produits dont la qualit nest pas acceptable. Et ne pas utiliser ces produits devant toute dtection de problme de qualit ou de signe de dtrioration.

Table des Indicateurs de Problmes de Qualit et de Dtrioration :

CONDITIONNEMENTS :
Conditionnements casss ou dchirs (flacons, bouteilles, botes, emballages etc.)

TIQUETTES :
tiquettes manquantes, incompltes ou illisibles

LIQUIDES:
Changement de couleur Turbidit (aspect trouble) Prsence dun sdiment Rupture de la capsule sur les flacons Ampoules, bouteilles ou flacons fls

COMPRIMES (PILULES):
Changement de couleur Comprims dsagrgs

Comprims manquants (dans lemballage plastique thermoform) Aspect poisseux (en particulier pour les comprims enrobs) Odeur inhabituelle

Prsence dhumidit ou de moisissures dans lemballage

PRODUITS EN LATEX:
Secs Friables, cassants Craquels

GELULES :
Changement de couleur Aspect poisseux Glules crases Glules agglomres.

PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE:

Emballage poisseux Emballage tach

SOLUTIONS INJECTABLES:
Le liquide ne reforme pas une suspensionaprs agitation

Produit ou lubrifiant ayant chang de couleur Fuite du lubrifiant (emballage humide)

CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE DALUMINIUM:

Perforations de lemballage (conditionnement perc) Conditionnement dcoll

PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF Intra-Utrin) :

Emballage dchir ou fendu Emballage tach Parties manquantes Parties casses ou tordues Humidit lintrieur de lemballage

REACTIFS CHIMIQUES:
Changement de couleur

TUBES :
Tube poisseux Contenu qui fuit Perforations ou trous dans le tube Tube desserti

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

Conserver une trace du retrait des produits.

Veiller enregistrer systmatiquement tous les produits, dtriors ou de mauvaise qualit, retirs du stock sur la fiche des prims/casss. Noter galement sur la fiche de stock la date, lheure, le nom du tmoin et ce quil est advenu des produits. Les produits retirs doivent tre conservs dans une zone bien dfinie de la pharmacie (pour viter de les confondre avec les autres mdicaments). Pour dtruire les produits, le faire conformment aux directives, car il sagit dun acte qui peut tre dangereux. Gnralement, ils doivent tre remis lICP ou au mdecin chef de district afin quils fassent procder la destruction en comit avec le service dhygine. Un compte-rendu de destruction sera rdig avec la liste des produits dtruits, la manire dont on les a dtruits, le nom et la signature des tmoins.

Attention, ne jamais jeter aucun produit dans la nature. Agir de cette manire est irresponsable, car ce qui est jet peut tre ramass, aval par des enfants, ou rcupr pour tre utilis ou revendu. En jetant des produits pharmaceutiques il est possible de tuer.

A la rception dune commande : - Vrifier la couleur des mdicaments et vaccins.

Si les mdicaments ou les vaccins ont chang de couleur, ils sont dtriors. Ne pas les accepter.
- Rechercher la prsence de conditionnements casss, et fuites de liquide.

Retirer avec prcaution les conditionnements casss. En cas de fuites de liquide, retirer et liminer tous les produits endommags. .
- Rechercher les conditionnements non scells et les produits ne portant pas dtiquette.

Les produits conservs dans des conditionnements non scells peuvent avoir t manipuls. Il est dangereux dutiliser des produits ne portant pas dtiquette. Ne pas les accepter.
- Inspecter les comprims et glules.

Ouvrir les conditionnements scells uniquement si une dtrioration est suspecte. Une fois la bote ouverte, vrifier la qualit, sentir le contenu de la bote. Verser quelques comprims ou glules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier pose sur une table. Si les comprims ou glules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir t dtriors. Ne pas les accepter. sont casss, rduits en poudre, poisseux, fendus ou gonfls, ils peuvent avoir t endommags. Ne pas les accepter.
- Inspecter les solutions injectables.

Agiter le flacon. Lobserver la lumire. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules rflchissant la lumire. La prsence de petites particules indique que le produit est dtrior. Ne pas laccepter.

Tableau de correspondance DCI-Noms commerciaux :

TABLEAU DE CORRESPONDANCE NOMS COMMERCIAUX / NOMS CHIMIQUES

2. NOMS COMMERCIAUX NOMS CHIMIQUES (DCI)