La Cl informatique

Formation Access XP
Aide-mmoire

Septembre 2003

Dfinitions de termes Base de donnes : Se compare un norme classeur ayant plusieurs tiroirs o chacun deux contient des informations sur un sujet bien prcis. Table : Cest un tiroir du classeur, par exemple, celui contenant des informations concernant tous les employs dune compagnie. Enregistrement : Cest la fiche dun employ contenant tout son dossier. Champ : Ce sont les composantes dun enregistrement. Ils peuvent prendre divers noms, comme nom et prnom, adresse, salaire, etc. Cl primaire : Cest le numro de matricule dun tudiant par exemple. Il sagit dun champ contenant un information qui est unique cet enregistrement. Cration dune nouvelle base de donnes Aller dans le menu Fichier/Nouvelle base de donnes, slectionner lendroit sur le disque dur o sauvegarder celle-ci et appuyer sur OK. La fentre suivante apparat alors :

Il sagit de la fentre qui permet de naviguer parmi les divers lments formant votre base de donnes ou que vous souhaitez crer. gauche, vous trouvez les divers objets quil est possible de crer. Une fois lun deux slectionn, les actions possibles sur celui-ci apparaissent dans lcran de droite. Sil y a des objets de ce type qui ont dj t crs, ils apparaissent galement cet endroit. Il est noter que si vous fermez cette fentre, vous fermez galement votre base de donnes. Cration dune table Trois choix sont possibles pour crer de nouvelles tables dans une base de donnes Access : Crer une table en mode Cration Crer une table laide de lAssistant Crer une table en saisissant des donnes

Crer une table en mode Cration Pour accder cette option, il suffit dappuyer sur le bouton correspondant dans la fentre montre prcdemment. Une grille apparat alors, celle-ci comportant trois colonnes, soit une pour le nom du champ, une autre pour le type de donnes quelle contiendra puis une dernire dans laquelle il est possible dcrire une description du champ en question. Ce dernier champs est facultatif. Pour saisir le nom du champ, de mme que pour la description de celui-ci, il suffit de linscrire dans le champ correspondant. Pour ce qui est du choix du type de donnes, il faut cliquer dans la case correspondante de chaque nouvelle ligne pour voir apparatre une liste droulante.

Il sagit alors simplement de slectionner le type souhait. En plus de la slection du type de champs vous pouvez slectionner les diverses contraintes qui seront associes celui-ci, en slectionnant les options souhaites dans le bas de la fentre.

Comme vous pouvez le voir, il est possible de fixer la taille du champ, dy afficher une valeur par dfaut, de dterminer si les valeur nulles sont interdites ou non, etc. Une fois que tous les champs sont crs, il faut enregistrer la table en appuyant sur le bouton , puis nommer la table ainsi gnre. Si vous avez suivi attentivement cette procdure, un message apparatra au moment de sauvegarder votre nouvelle table. En effet, Access vous indiquera quaucune cl primaire nest dfinie dans votre table.

Deux choix soffrent alors vous. Soit vous rpondez Oui et le systme ajoutera un champs de numrotation automatique votre table, soit vous rpondez Non et la vous reviendrez la table pour slectionner le champ qui reprsentera la cl primaire de la table. Pour slectionnez une cl primaire, il faut simplement cliquer avec le bouton droit de la souris sur la ligne reprsentant le champ souhait et de slectionner Cl primaire dans le menu qui apparat. Une petite cl sajoute donc la gauche du champ en question, identifiant la nature spciale du champ. Crer une table laide de lAssistant La cration de table avec lAssistant est moins technique que la mthode prcdemment employe. En effet, il suffit de choisir parmi une slection de champs prdfinis par le systme.

Pour trouver le champs qui vous convient, il faut dabord slectionner le domaine dutilisation de la base de donnes, soit Affaire ou Priv. Ensuite, il faut choisir lune des tables exemples, ce qui fera apparatre divers champs dans la liste Champs exemple. Il suffit finalement de slectionner le ou les champs dans cette liste et de recommencer le processus jusqu lobtention de tout le contenu dsir. Il est noter que si vous naimez pas le nom prdfini qui est donn un Champ, vous pouvez le renommer. Son format demeurera le mme. Une fois les champs slectionn, appuyer sur Suivant, ce qui vous mne la partie dans laquelle vous devez nommer votre table et dcider de la cl primaire de celle-ci. Vous pouvez choisir le champ que vous voulez ou bien laisser le systme ajouter un champ de numro automatique pour vous. Ltape suivante consiste dterminer si des liens existent entre la table que vous crez actuellement et dautres dj existantes dans votre base de donnes. Si cest le cas, il suffit dappuyer sur le bouton Relations, qui vous fera choisir la situation dans laquelle vous vous trouvez. Nous nirons cependant pas plus loin en ce qui concerne les relations au cours de cette formation. Enfin, lAssistant vous demande ce que vous souhaitez faire avec la table nouvellement cre. Vous pouvez entrer des donnes de faon manuelle, le faire via un formulaire cr par lAssistant ou bien modifier la structure de la table, ce qui mnera vers le mode Cration vu plus haut. Crer une table en saisissant des donnes En suivant cette option, une grille apparat dans laquelle vous pouvez inscrire vos donnes directement, sans passer par la dfinition du format des champs. Vous pouvez renommer chacune des colonnes en double-cliquant sur celles-ci. Comme pour les deux autres modes de cration, vous devez spcifier une cl primaire et le laisser faire pour vous par le systme. Modification de tables existantes

 partir de la fentre principale de votre base de donnes, vous pouvez modifier une table divers niveaux. En effet, vous devez dabord slectionner la table modifier en cliquant une seule fois sur son nom, puis dappuyer sur lun ou lautre des boutons suivants. Pour ouvrir la table en mode Saisie de donnes Pour louvrir en mode Cration et ainsi en modifier la structure (ajout et suppression de champs, de leur format, etc.) Pour supprimer la table de faon dfinitive Le bouton vous permet dajouter de nouvelles tables votre base de donnes, soit laide de lune des trois mthodes vue plus haut, soit en important une table provenant de lextrieur de la base. Il est noter que divers formats de tables peuvent tre imports, y compris une table Microsoft Excel. diter les donnes dune table Access offre certaines options pour modifier le contenu dune table. Pour pouvoir le faire, ouvrir la table existante en mode Saisie de donnes. De ce point, il est possible de trier les enregistrements, en ordre croissant ou dcroissant, laide des boutons . Il est noter que le tri seffectue par rapport au premier champ de chaque ligne, qui correspond gnralement la cl primaire de la table. Vous pouvez galement supprimer un enregistrement en slectionnant celui-ci puis en appuyant sur le bouton . Un avertissement apparatra vous demandant si vous tes bien sr de vouloir effectuer la suppression. Si vous rpondez par laffirmative, il vous sera dsormais impossible de rcuprer lenregistrement supprim. Pour supprimer plusieurs enregistrements la fois, il suffit de slectionner ceux-ci puis de suivre la mme procdure. Le bouton vous permet dajouter un nouvel enregistrement vide dans votre table en vue de lajout manuel de contenu. Le bouton permet de rechercher et/ou de remplacer une valeur dans une table. Son utilisation est semblable aux autres engins de recherche des logiciels de la suite Office. Finalement, le bouton permet de filtrer les enregistrements lgard de la slection . En effet, si vous ne souhaitez visualiser que les enregistrements contenant une valeur prcise, il vous suffit de slectionner lun deux et dappuyer sur le bouton pour que tous les autres disparaissent momentanment. Il est noter que cette procdure ne supprime pas les champs de correspondant pas la valeur recherche. Crer des requtes Les requtes sont utilises pour visualiser ou traiter les informations contenues dans les tables. Deux faons distinctes sont offertes pour la crations de requtes : Crer une requte en mode Cration

Crer une requte laide de lAssistant

Crer une requte en mode Cration Dans ce mode, la premire action faire est de slectionner les tables dont nous aurons besoin dans notre requte. partir de la mme fentre, il est galement possible douvrir une requte dj existante pour la modifier. Les tables ainsi choisies sont affiches en haut de lcran de cration de requte. Si des champs de diffrentes tables ont le mme nom, le systme va avoir cr un lien entre eux. Pour lenlever, il suffit de cliquer dessus avec le bouton droit de la souris et de slectionner loption supprimer. Un lien entre deux champs permet dassocier les donnes de diffrentes tables. Par exemple, si lon a une table contenant les informations personnelles dun employ et une autre avec des donnes propres son travail dans lentreprise, une requte devant afficher des donnes provenant des deux tables devra avoir un lien sur un champ qui leur est commun, comme le numro demploy. Crer une requte implique donc que lon doit dabord crer les liens qui simposent entre toutes les tables impliques de faon ce quobtenir toutes les donnes souhaites. Pour crer ceux-ci, il suffit de slectionner lun des champs lier avec le bouton gauche de la souris et, sans le lcher, emmener le pointeur jusquau deuxime champ. Une ligne joindra dsormais les deux champs. Ensuite, il faut slectionner les champs que lon veut voir apparatre suite lexcution de la requte. Cela se fait dans lespace du bas de la fentre de Cration. Il est possible dentrer manuellement les donnes, mais la mthode la plus rapide est de double-cliquer sur le champ en question. Il ne reste alors qu slectionner un ordre de tri si vous le souhaitez, dterminer si vous voulez que le champ apparaisse dans la table rsultante et les critres de slection du champ. propos de ces critres, ceux-ci sont surtout utiles en ce qui a trait aux champs numriques. En effet, si lon veut par exemple que notre requte nous retourne uniquement les informations sur les employs dont le salaire est suprieur ou gale 40 000$, il suffit dinscrire dans une case de critre lexpression suivante : >=40000 . Les oprateurs mathmatiques sont : > < >= <= = <> plus grand plus petit plus grand ou gal plus petit ou gal gal diffrent (pas gal)

Loprateur dgalit peut galement servir pour des critres oprant sur des champs texte, mais les lments comparer doivent tre insrs entre apostrophes. Par exemple, si lon veut retourner tous les employs dont le prnom commence par la lettre s il suffit dinscrire lexpression = s dans le champ critre.

Pour visualiser le rsultat dune requte, il suffit dappuyer sur le bouton droite de lcran. Le bouton vous ramnera dans le mode Cration.

, situ en haut

Crer une requte laide de lAssistant Fonctionnant un peu de la mme faon que la cration de table avec lAssistant, ce mode de cration de requte vous demande dabord de slectionner les champs que vous souhaitez voir apparatre lorsquon excute la requte. Il est noter que si vous choisissez des champs en provenance de diffrentes tables, lAssistant vous demandera de crer les liens entre les tables. Pour ce faire, il suffit daller dans le menu Outils/Relations, qui fait apparatre une fentre comportant toutes les tables de la base de donnes. Pour crer un lien, il suffit de procder de la mme manire que celle vue lors de la cration de requtes en mode Cration. Ltape suivante consiste choisir le mode de visualisation de notre requte. Vous pouvez choisir de voir tous les champs et tous les enregistrements retourns par la requte ou slectionner le mode sommaire, qui vous permet en plus dajouter des informations pour les donnes dune colonne numrique, comme la somme de tous les enregistrements ou leur moyenne. Finalement, vous devez nommer votre requte et dcider si vous souhaitez visualiser les donnes retournes tout de suite ou aller dans le mode Cration pour vrifier que tout correspond ce que vous souhaitiez. Crer des formulaires Les formulaires permettent de consulter, de modifier ou dajouter les donnes des tables ou des requtes dune manire plus accessible que le mode Feuille de donnes. Encore une fois, deux faons de crer des formulaires sont disponibles, soit en mode Cration ou avec laide de lAssistant. Puisque cette dernire manire est clairement la plus simple pour une utilisation moyenne des possibilits offertes par Access, nous allons voir celle-ci plus en dtail. Crer un formulaire laide de lAssistant Il est noter quun formulaire cr de cette faon permet autant la visualisation que lentre de donnes. La procdure est simple. En effet, il sagit dabord de choisir les champs que lon souhaite retrouver dans notre formulaire. Ensuite, vous devez slectionner le type de prsentation que vous souhaitez pour les donnes du formulaire. Voici un aperu de chacun deux :

Colonne simple :

Tabulaire :

Feuille de donnes :

Justifi :

Les boutons et servent se dplacer parmi les fiches existantes. et servent se rendre rapidement au dbut ou la fin de la table. Enfin, permet de se positionner sur une nouvelle fiche afin dajouter dautres informations. Troisimement, il sagit de choisir lun des dix styles offerts pour le formulaire, cela consistant en un agencement de couleurs et darrire-plan. Enfin, vous devez dcider du nom et de laction prendre une fois le formulaire cr, cest--dire si vous souhaitez commencer enter et visualiser des donnes ou modifier manuellement lapparence du formulaire en entrant dans le mode Cration. Pour supprimer un enregistrement via un formulaire, il faut dabord se positionner sur lenregistrement enlever puis aller dans le menu dition/Supprimer enregistrement.