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INTRODUCTION
Les projets de construction auxquels le ministre de la Culture et des Communications est associ ncessitent, comme tout projet, un ensemble complexe dactivits. Afin de permettre aux professionnels du ministre de la Culture et des Communications de se familiariser la gestion des projets dimmobilisation, la Direction des immobilisations propose le prsent guide qui expose toutes les tapes du processus dlaboration dun projet de construction. Le processus devant conduire la ralisation dun projet de construction, partir de lexpression des besoins par un client jusqu lexcution complte des travaux peut savrer long et hasardeux, ce seul document ne peut pallier seul au besoin dun gestionnaire de projet expriment et comptent. Le processus propos se veut une forme de vulgarisation dun processus beaucoup plus vaste et complexe. Aprs la prsentation des grands objectifs dlaboration dun projet, le prsent guide expose les tapes ncessaires de tout projet de construction regroupes sous les phases de planification, ralisation et exploitation.
TABLE DES MATIRES Pages INTRODUCTION....................................................................................................... LES OBJECTIFS....................................................................................................... LES DIFFRENTES PHASES ET TAPES DU PROCESSUS................................ DIAGRAMME ILLUSTRANT DE PROCESSUS........................................................ PHASE DE PLANIFICATION .................................................................................... TAPES : 1.- AVANT-PROJET..................................................................................... 1.1- La demande du client............................................................... 1.2- Ltude dopportunit ............................................................... 2.- TUDES DE FAISABILIT ..................................................................... 2.1- La programmation des besoins ................................................ 2.2- Les tudes techniques.............................................................. 2.3- Le dveloppement durable ....................................................... 2.4- Le rapport de faisabilit ............................................................ 3.- DFINITION DU PROJET....................................................................... 3.1- La modlisation ....................................................................... 3.2- Le budget ................................................................................. 3.3- Le plan de financement ............................................................ 3.4- Le mode de ralisation des travaux.......................................... 3.5- Le scnario et lchancier de ralisation................................. 3.6- Le programme de construction................................................. 3.7- Lanalyse de la valeur............................................................... PHASE DE RALISATION ....................................................................................... TAPES 4.- CONCOURS DARCHITECTURE........................................................... 4.1- Les tapes du concours ........................................................... 5.- PLAN ET DEVIS ..................................................................................... 5.1- La formation de lquipe des professionnels ............................ 5.2- Les tapes de conception......................................................... 5.3- Lintgration des arts larchitecture........................................ 31 31 33 33 34 35 11 11 13 14 14 16 20 21 22 22 22 25 25 26 28 29 30 1 5 7 8 9
PROJET
Processus unique qui consiste en un ensemble dactivits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme des exigences pralablement dfinies telles que les contraintes de dlais, de cots et de ressources. ISO 10006 :1997
GESTION DE PROJET La gestion de projet est lapplication des connaissances, expertises, outils et techniques de planification, dorganisation et de contrle des activits et des ressources dans le but de satisfaire les exigences et les attentes des intervenants ayant un intrt dans le projet. Association des ingnieurs-conseils du Qubec
LES OBJECTIFS
LA SATISFACTION DES ATTENTES DU CLIENT LE RESPECT DU BUDGET LE RESPECT DE LCHANCIER
LES OUTILS
PROGRAMMES DES BESOINS BUDGET CHANCIER
LA SATISFACTION DES ATTENTES DU CLIENT Chaque projet vise rpondre des attentes et des besoins qui lui sont spcifiques. Les intervenants se doivent de les dfinir clairement et globalement. Ces dfinitions composeront le programme des besoins, lequel constitue lessence mme du projet. Il en exprime sa raison dtre et en dfinit la porte ainsi que les enjeux majeurs.
PHASE DE PLANIFICATION
Dans tout processus de ralisation dun projet, les premires tapes, savrent gnralement les plus stratgiques et les plus dterminantes. Quant aux rsultats de cette phase de planification, ils ont un impact direct sur les orientations et lampleur du projet. Cela est dautant plus significatif quun projet de construction engendre la plupart du temps des dpenses considrables et demande la participation dun trs grand nombre dintervenants. Il doit de plus se raliser lintrieur de balises, dordres temporel et financier, bien dfinies et tablies en fonction des contraintes identifies ainsi que des ressources disponibles. De cette premire phase rsulteront les dcisions et les donnes dterminantes relativement aux objectifs du projet, son contenu et ses paramtres de ralisation.
Si on me donnait une heure pour rsoudre un problme propos duquel ma vie dpendait, je passerais :
LA PHASE DE PLANIFICATION EST SUBDIVISE EN TROIS TAPES DISTINCTES : 1- AVANT-PROJET Il sagit de ltape au cours de laquelle la demande du client est dpose puis analyse pour juger de sa recevabilit ainsi que de lopportunit du projet soumis. 2TUDES DE FAISABILIT
Cette tape permet de cerner la teneur et la porte du projet par lnonc des besoins et la tenue des tudes prparatoires. 3- DFINITION DU PROJET Cette troisime tape consiste dfinir le projet planifi en fonction des besoins, des contraintes, des solutions prconises, des dcisions prises et des paramtres de ralisation tablis ainsi que de la description du projet planifi.
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TAPE 1:
AVANT-PROJET
Lobjectif de cette premire tape est de juger de ladmissibilit de la demande du client ainsi que de lopportunit offerte. lchance de cette tape, le ministre dcidera de la recevabilit ou du rejet de ladite demande. Le travail danalyse, dvaluation et de recommandation du professionnel du ministre, responsable du projet, savre donc dterminant pour une prise de dcision claire. Le droulement de cette tape peut gnralement prendre plusieurs mois, voire plus dune anne dans certains cas.
1.1 - La demande du client Le client qui dpose une demande daide financire, pouvant atteindre parfois plusieurs millions de dollars, se doit de produire un document exhaustif et suffisamment document. Celui-ci doit permettre une analyse approfondie de la demande et lvaluation complte du projet soumis. Pour cette raison, le document doit notamment faire tat des donnes suivantes :
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Prsentation de lorganisme, de sa mission, un bref historique, lobjet de la demande, etc. Description des problmes rencontrs et des consquences sur la mission et les oprations courantes de lorganisme. Prsentation de la demande daide financire et des objectifs viss. Description de la programmation vise. Prsentation de la clientle cible ainsi que des objectifs de frquentation. Dpt du plan daffaires et des tudes de march disponibles. nonc sommaire des besoins : fonctions, superficies, liens fonctionnels. Prsentation des tudes dj ralises. Brve description du projet relatif la demande. Aucune esquisse ne doit tre produite cette tape-ci. numration des critres relatifs la localisation souhaite. Mention dun ordre de grandeur du budget anticip pour la ralisation complte du projet. Illustration du budget pro forma, y inclus les hausses des dpenses rcurrentes. Prsentation de tous les partenaires au projet ainsi que du montage financier prvu. Expos de pertinentes. largumentation et des justifications
OBJET DE LA DEMANDE PROGRAMMATION CULTURELLE FRQUENTATION DE LA CLIENTLE PLAN DAFFAIRES BESOINS IMMOBILIERS TUDES SOLUTIONS IMMOBILIRES ANTICIPES LOCALISATION BUDGET DE RALISATION BUDGET DE FONCTIONNEMENT PLAN DE FINANCEMENT ARGUMENTATION
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1.2 -Ltude dopportunit Le professionnel responsable au MCC doit procder une analyse exhaustive et critique de la demande reue. En loccurrence, il doit en valuer les aspects suivants :
; Analyse de la demande : le professionnel responsable doit vrifier
les donnes soumises puis valuer ladmissibilit de la demande. Il doit de plus juger de lopportunit offerte et en valuer la pertinence ainsi que la priorit dans un contexte local, rgional et national;
; valuation du projet : il doit analyser le projet soumis sous tous ses
aspects, en valuer le potentiel et les contraintes puis faire ressortir les avantages ainsi que les inconvnients lis sa ralisation;
ralisation du projet aurait sur le budget de fonctionnement de lorganisme. Il doit sassurer que ce dernier disposera des ressources financires et techniques qui lui permettront dassumer la gestion et lentretien de limmeuble livr et consquemment dassurer la prennit de lquipement culturel faisant lobjet de la demande;
; tude comparative : il doit vrifier lordre de grandeur des donnes
budgtaires fournies. Cet exercice consiste effectuer une valuation des cots unitaires anticips par rapport des projets comparables dj raliss;
dopportunit faisant tat des principaux lments de son analyse, de ses constatations ainsi que de ses recommandations quant la poursuite du processus de ralisation du projet ou de rejet de la demande dpose. LA DCISION La direction rgionale concerne fait part de ses recommandations aux autorits du ministre, afin dobtenir un accord de principe. Le cas chant, lorganisme demandeur sera autoris poursuivre le la planification amorce, par la ralisation des tudes de faisabilit et la dfinition du projet.
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Le ministre ayant acquiesc la recevabilit et la justesse de la demande daide financire dpose ainsi qu lopportunit offerte, le demandeur devient donc promoteur. Ds ce stade-ci du processus, il sadjoint les services dun gestionnaire de projet et autorise le droulement des tudes prparatoires. Ce gestionnaire va devoir superviser et coordonner lensemble des activits lies la ralisation du projet jusqu la livraison de louvrage. En retenant les services dun gestionnaire de projet de construction comptent et expriment, le promoteur lui confre une partie de son autorit lgard des divers intervenants. La ralisation de lensemble de ces tudes savre incontournable dans le cadre de la planification qui samorce. Cette deuxime tape du processus est essentielle la russite du projet et peut savrer la plus coteuse et la plus ardue de la phase de planification. Elle consiste essentiellement produire de faon prcise et dtaille, le programme des besoins ainsi qu identifier les contraintes lies la ralisation du projet. Le gestionnaire de projet devra, pour ce faire, sadjoindre les services des professionnels de la construction et des spcialistes concerns. Ds lamorce des tudes, une recherche empirique est fortement recommande afin de permettre le reprage de documents et de projets de rfrence ainsi que lidentification dintervenants disposs partager une exprience pertinente et, si possible, rcente. Afin de faciliter la comprhension de la prsente tape, nous lavons divise en deux sous-tapes qui se droulent simultanment : lnonc des besoins et les tudes prparatoires. Cette faon de procder permettra dobtenir un tableau le plus complet possible du projet.
2.1 La programmation des besoins Le programme dtaill des besoins constitue lassise mme du projet. Le professionnel du ministre doit participer activement cette opration coordonne par le gestionnaire du projet. Ce
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DIAGRAMME FONCTIONNEL
FICHES TECHNIQUES
une description sommaire de la fonction du lieu; les superficies des locaux concerns; les dimensions minimales requises (longueur, largeur et hauteur); estimation du nombre dutilisateurs; les liens fonctionnels et visuels recherchs; les conditions ambiantes propres la fonction; les finis et revtements particuliers (plancher, plafond, murs, portes, etc.); les services spcifiques requis en lectricit, alarmes, communication, plomberie, ventilation, etc.; les listes du mobilier et de lquipement fabriquer puis intgrer louvrage; les listes du mobilier et de lquipement admissibles autre quintgrs; les exigences spcifiques des locaux (capacit portante des planchers, fenestration, clairage particulier, insonorisation, acoustique, conditions ambiantes, etc.; toute autre information lintention des concepteurs et susceptible dinfluencer le cot du projet.
SUPERFICIES DU PROJET
BUDGET CHANCIER
Comptabiliser les superficies nettes, relatives aux besoins exprims puis majorer de 25 % 30 % pour prendre en compte les pertes et les superficies de support (salles lectromcaniques, circulations horizontales et verticales, locaux sanitaires et dentretien, colonnes et murs, etc.) et ainsi dterminer la superficie de construction. valuation sommaire des cots par la mthode prix unitaires ($/m2) applique en fonction de la superficie de construction. Afin de permettre ltablissement de lchancier de ralisation, le promoteur doit faire tat des contraintes de dlais et dchance pouvant influencer la cadence du processus de ralisation : saison artistique, disponibilit des lieux, etc.
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Lembauche et la coordination de ces professionnels requirent les tches suivantes de la part du gestionnaire du projet :
Prparation du mandat propre chacun deux; Appels de candidatures, gnralement sur invitation, et lanalyse; Ngociation des honoraires; Prparation des contrats pour signature par le donneur douvrage; Supervision et coordination lors de lexcution des mandats; Analyse et recommandation des paiements dhonoraires et des remboursements de dpenses; Organisation et prsidence des runions de dmarrage et de coordination.
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CONDITIONS PARTICULIRES DE
MISE EN OEUVRE
Ces expertises servent connatre la nature du sol et du soussol, vrifier la prsence de contaminants, dterminer la hauteur de la nappe phratique ainsi qu identifier les risques lis aux inondations, aux glissements de terrain et aux secousses sismiques. Ces donnes serviront la conception des assises, de la structure du btiment et dautres interventions en sous-sol. valuation de limpact du projet sur le milieu naturel et bti ainsi que sur la qualit de vie dans le voisinage et le quartier. Consultation auprs de la Commission des biens culturels (CBC) et, sil y a lieu, valuation et recommandations. valuation et recommandations. Rglements durbanisme, impact sur la circulation et le stationnement, accs au transport en commun. Ralisation des relevs des informations manquantes aux plans et devis. Mesurage des superficies conformment aux normes BOMA pour tout difice faisant lobjet dune location ou dun PPP. o Architecture : toiture, murs, maonnerie, fenestration, ascenseurs, hauteur dalle dalle, conformit aux codes, installations sanitaires, vtust, potentiel de ramnagement, lments de valeur, etc.; o Structure : type, capacits portantes, tat gnral, trame des colonnes, etc.; o Mcanique : chauffage, ventilation, climatisation, plomberie, gicleurs, relevs de la consommation nergtique, etc.; o lectricit : entre lectrique, distribution, clairage, services, cblage informatique et tlphonique, systmes dalarme, etc.; o Ouvrages spcialiss : scnographie, acoustique, services alimentaires, mobilier intgr, etc.; o Agents contaminants : amiante, micro-organismes, mtaux lourds, BPC, pyrite, hydrocarbures, etc.; o Site : accs, infrastructures souterraines,cltures, clairage, drainage, amnagement, etc. Les donnes qui suivent auront un impact sensible sur le budget de construction : o Accs au site : loignement ou centre-ville, service routier, etc.; o Services disponibles : stationnement, entreposage, locaux sanitaires, bureau de chantier, etc.;
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PARTENARIAT PUBLIC-PRIV
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Amnagement cologique du site; Gestion efficace de leau; nergie et qualit de lair; Gestion durable des matriaux et ressources; Qualit des environnements intrieurs; Innovations et processus de design.
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On trouve aujourdhui de multiples organismes qui se font un devoir de se conformer LEED. Ils affichent firement lentre de leur btiment la plaque signaltique confirmant le niveau de certification obtenu. De plus, nous sommes en mesure de constater que la croyance rpandue qui veut quun projet respectant la notion de dveloppement durable soit invitablement plus coteux quun autre, ne tient plus la suite de plusieurs ralisations rcentes au Qubec. 2.4 Le rapport de faisabilit Le gestionnaire de projet doit procder lanalyse du rsultat des diffrentes tudes et expertises au fur et mesure de la disponibilit de linformation. Il en informe le promoteur rgulirement et lui fait part sans tarder de tout imprvu et de toute constatation pouvant avoir un impact sur le scnario initial. la fin de cette tape, il doit produire un rapport faisant sommairement tat de lensemble des rsultats, tirer les conclusions qui simposent et faire les recommandations pertinentes aux fins de prise de dcision par le promoteur et ses partenaires lgard du projet dfinir.
LA DCISION la lumire des conclusions et recommandations issues des tudes de faisabilit, le promoteur informera le ministre de sa programmation dfinitive, de ses besoins, du rsultat des tudes effectues ainsi que de ses choix et dcisions.
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TAPE 3 :
DFINITION DU PROJET
Cette troisime et dernire tape de la phase de planification vise dfinir le projet, cest--dire faire tat des donnes et des paramtres qui vont orienter et baliser la conception des plans et devis, les appels doffres ainsi que la ralisation des travaux. Ces informations ainsi que les directives du donneur douvrage seront consignes dans le programme de construction. 3.1 - La modlisation Afin de cerner tous les lments essentiels llaboration du budget de construction dtaill, larchitecte procdera ltablissement dun modle thorique de projet en collaboration avec les ingnieurs, estimateurs et autres spcialistes mandats pour les tudes. Afin de leur faciliter la tche, larchitecte produira un plan sommaire illustrant un scnario dorganisation des espaces sur chacun des niveaux du modle retenu. La modlisation permettra de dterminer les principales constituantes du btiment et du site, puis dvaluer ltendue des travaux projets.
Le but de la modlisation nest pas den arriver un recueil dexigences fermes. Elle vise plutt dcrire les solutions qui ont t retenues aux fins dtablissement du budget de construction. Le ministre favorise la classification UNIFORMAT II pour la prsentation des exigences gnrales ou spcifiques au projet ainsi que pour le montage budgtaire. Le programme de construction issu de cet exercice doit permettre dtablir le lien entre ces exigences et le budget qui en rsulte. 3.2 - Le budget Parmi les trois constituantes majeures dun projet que sont la programmation, lchancier et le budget, ce dernier constitue la cl de son succs, mais aussi, plus souvent quautrement, la raison de son chec. Le budget savre le paramtre le plus laborieux dterminer et gnralement lobjectif le plus difficile respecter. Dans le contexte particulier des projets qui font lobjet de concours darchitecture, la question budgtaire devient un sujet des plus sensibles et son suivi requiert beaucoup de doigt, de manire assurer le respect des engagements tout en laissant suffisamment de latitude la crativit des concepteurs.
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3.2.2 - Les constituantes principales dun budget de projet Le tableau qui suit rsume les postes budgtaires importants pour ltablissement du budget dun projet. Matriaux et main doeuvre Mobilier intgr quipement spcialis intgr Conditions particulires de mise en uvre Frais gnraux de lentrepreneur Administration et profit de lentrepreneur Taxes applicables Contingences destimation et de design Total Budget de soumission : $ $ $ $ $ $ $ $ .. $ $ $ $ $ $ .. $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ .. $
Autres frais (permis, dmnagements, ) uvre dart Taxes applicables ce chapitre Indexation Contingences de construction Total Budget de construction : Cot des tudes prparatoires Cot du concours Honoraires professionnels quipement autre quintgr Financement du projet Acquisition difice et/ou terrain Financement des acquisitions Cots affrents Taxes applicables ce chapitre Inflation Contingences de projet Total BUDGET DU PROJET :
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3.4 - Le mode de ralisation des travaux Ds la phase de planification, le mode de ralisation des travaux (conventionnel, par phases et lots multiples, acclr, etc.) doit tre dtermin. Le mode retenu aura un impact direct sur le budget et lchancier du projet. Sauf dans certains cas exceptionnels, le mode de ralisation dit conventionnel avec contrat unique un entrepreneur gnral est celui quexige le ministre. Il faut de plus comprendre quil y a gnralement des cots supplmentaires associs un mode acclr de ralisation. Les dcisions en ce sens doivent tre justifies pour des raisons conomiques ou pour intervenir dans un contexte durgence. De mme, la ralisation par phases et lots multiples de travaux, bien quattrayante plusieurs gards, peut rvler des dpassements de cots qu la toute fin des travaux et mettre le donneur douvrage dans une situation budgtaire prcaire, voire impossible redresser sans lapport dargent neuf.
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3.6 - Le programme de construction Le programme de construction constitue le rsultat concret de tous les efforts dploys durant la phase de planification dun projet. Il fait tat de lensemble des informations et des directives mises lintention des concepteurs et des autres intervenants de la phase de ralisation qui suivra. Le programme de construction type devrait faire tat des donnes suivantes : PRSENTATION DU PROJET PARAMTRES DE MISE EN UVRE CRITRES DE DESIGN PROGRAMME DTAILL DES BESOINS EXIGENCES TECHNIQUES GNRALES ET
SPCIFIQUES DU PROJET
Sommaire, contexte, site, liste et rle des divers intervenants ainsi que certaines dfinitions. Budget, chancier, modes de gestion et de ralisation des travaux, terrain, contrle de la qualit, mise en service. Considrations architecturales, urbaines et environnementales, implantation et intgration, approche de dveloppement durable, etc. Exigences fonctionnelles et oprationnelles, tableau des superficies, fiches descriptives des besoins, etc. Infrastructures, structure, enveloppe, amnagement intrieur, services, quipements, ameublement, spcialits, dmolition, amnagement du site, etc. Uniformat-II de niveau 3 et modlisation connexe. Identification et ordonnancement des activits, valuation des dlais, expression graphique, outil de suivi et de gestion, etc. tudes des sols, plan de cadastre, rglement de zonage, plan durbanisme, grille danalyse LEED, etc. Procdures dinspection et dacceptation des travaux, tests, correction des dficiences, matriel dentretien, documentation dopration, garanties, formation du personnel, programmes dentretien planifi, etc. Milieu sensible, difficults daccs, centre-ville ou loignement, travaux dhiver, difice occup en tout ou en partie, grille de risques, etc.
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PHASE DE RALISATION
La phase de planification ayant permis de dfinir prcisment les objectifs, le contenu et les paramtres dexcution du projet, de confirmer le cadre financier et dobtenir lensemble des autorisations requises, le donneur douvrage amorce le droulement de la phase de ralisation. Il doit pralablement signer la convention le liant au ministre. compter de ce stade du processus en cours, la cadence des dbours va sacclrer pour atteindre son point culminant durant la ralisation des travaux. Il peut arriver, au moment dentreprendre cette phase, quune validation et une mise jour des donnes techniques et financires simposent si le projet a subi une longue priode de stagnation depuis la phase de planification.
LES TAPES DE LA PHASE DE RALISATION Au cours de la phase de ralisation, nous verrons se concrtiser le projet que tous les intervenants ont longuement tudi et dfini dans ses moindres dtails. Les tapes qui caractrisent cette phase sont :
Concours darchitecture; laboration des plans et devis; Appels doffres; Travaux; Livraison de louvrage.
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TAPE 4 :
CONCOURS DARCHITECTURE
cette premire tape de la phase de ralisation, le gestionnaire du projet doit constituer une nouvelle quipe de professionnels. Cette quipe nest pas la mme que la prcdente mandate pour les tudes et la dfinition du projet. Il faut dabord considrer que, pour les projets dont le budget de construction est gal ou suprieur deux millions de dollars, le ministre exige la tenue de concours darchitecture pour la slection de larchitecte.
Ce mode de slection oblige dabord le promoteur sadjoindre les services dun architecte expriment qui assumera le rle de conseiller professionnel tout au long de cette procdure de slection . 4.1 - Les tapes du concours Embauche du conseiller professionnel : . mandats, propositions, ngociations, contrat, etc.; laboration du programme du concours : . ce document renferme les donnes que le conseiller professionnel juge essentielles llaboration du projet. Le programme de construction demeure cependant disponible pour les finalistes retenus. Il ne doit subsister aucune contradiction entre les deux documents; Rdaction du rglement du concours : . celui-ci regroupe lensemble des rgles dtermines par le conseiller professionnel lintention des participants au concours;
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LA DCISION Le promoteur entrine les recommandations du jury et confirme au ministre le choix de la firme laurate.
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TAPE 5 :
PLANS ET DEVIS
La tenue du concours a permis de choisir larchitecte et de le mandater. Certains ajustements ou des rvisions plus substantielles au concept retenu peuvent savrer ncessaires des fins de fonctionnement ou de contrle budgtaire. Cette tape permettra de dvelopper les concepts en ingnierie ainsi que dans les spcialits du projet et, par la suite, dlaborer les plans et devis dfinitifs pour soumission : architecture, mcanique, lectricit, structure, gnie civil et autres. Larchitecte a la responsabilit dassurer la coordination des plans entre les diffrentes spcialits.
5.1 - La formation de lquipe des professionnels Le gestionnaire du projet doit dabord complter son quipe de ralisation. Celle-ci aura pour mandat dlaborer les plans et devis, prliminaires et dfinitifs, et dassurer les services durant la construction. Pour ce faire, le gestionnaire de projet doit procder :
; Loctroi du contrat larchitecte :
Si les honoraires nont pas t dtermins pralablement au concours et si aucune soumission de prix ntait requise au moment du dpt des propositions, le gestionnaire doit ngocier une entente de gr gr et faire recommandation cet effet au donneur douvrage. Le cas chant, il doit prparer le contrat et les conditions gnrales qui sy rattachent pour signature par les parties contractantes.
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Dans un mme ordre dides, le gestionnaire du projet doit obtenir des propositions de service pour chacun des professionnels dont les services sont requis. Chacun de ces contrats requiert les activits suivantes : prparation des documents dappel de candidatures : mandat, chancier, contrat-type, conditions gnrales, instructions aux soumissionnaires; lancement des appels de candidatures publics ou sur invitation; comit de slection : formation du comit, valuation des offres et sance dvaluation; ngociation des honoraires et recommandation; prparation et signature des contrats; avis dexcution.
5.2 - Les tapes de conception Le tableau qui suit rsume les grandes activits lies la conception et llaboration des plans et devis dun projet de construction : Concept Les plans et devis environ 20 % davancement o o o o o o o o o Plans et devis prliminaires o o Runion de dmarrage; Runions de coordination bimensuelles; Validation du concept darchitecture; Proposition de larchitecte pour lintgration des arts larchitecture; laboration des concepts en ingnierie et autres spcialits; Validation du budget de construction +/- 15 % de prcision, Uniformat II, niveau 3, par tableau comparatif; Validation des programmes de subventions applicables; Vrification et commentaires du ministre sur les concepts dposs; Analyse de la valeur (fortement recommande cette tape). Runions de coordination bimensuelles; laboration des plans et devis;
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5.3 - Lintgration des arts larchitecture En parallle la prparation du concept et des plans et devis prliminaires, le comit ad hoc choisit lartiste qui ralisera luvre dart intgrer larchitecture, en vertu de la Politique dintgration des arts larchitecture et lenvironnement des btiments et des sites gouvernementaux et publics . Le promoteur octroie le contrat lartiste retenu. Le gestionnaire du projet autorise llaboration du concept de luvre intgrer louvrage. Idalement le concept de luvre sera connu et approuv ds le dbut de la prparation des plans et devis dfinitifs. LA DCISION Le donneur douvrage doit transmettre une copie complte des plans et devis de soumission au ministre. Il doit de plus confirmer le respect du budget du projet et dposer lchancier des travaux.
Pralablement au lancement des appels doffres, il doit confirmer la disponibilit du financement requis et sassurer de lassentiment de tous ses partenaires au dossier.
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TAPE 6 :
APPELS DOFFRES
Afin de bnficier des meilleurs prix du march, le donneur douvrage procdera des demandes de soumissions au moyen dun appel doffres public auprs de tous les entrepreneurs gnraux du Qubec. Cet appel doffres doit tre publi dans deux des principaux quotidiens nationaux, un francophone et un anglophone, ainsi que sur le site du SEAO. Le Service lectronique dappel doffres constitue le mdia officiel de publication des avis dappel doffres pour les organismes publics du Qubec. Le SEAO permet galement aux organismes subventionns de bnficier de ses services. 6.1 - Principales activits de ltape Dfinition de la nature et de la porte de chacun des appels doffres, que ce soit pour de la construction, des achats ou des prachats; Prparation des documents contractuels autres que les plans et devis : avis de publication, instructions aux soumissionnaires, formulaire de soumission, bordereau des prix unitaires et/ou spars, contrat type, conditions gnrales, etc. ; Publications : journaux, SEAO ; Impression et vente des documents; Demande du permis de construction; Visite organise des lieux et rencontres dinformation avec les soumissionnaires; Rponses aux questions des soumissionnaires et mission des addenda; Ouverture des soumissions en prsence du reprsentant du ministre, analyse et procs-verbal; Recommandation et dcision; Ngociations requises exceptionnellement; Rception des cautionnements dobligations et dexcution; Rception des assurances multirisques de chantier et responsabilit civile; Rception de la ventilation du cot des travaux; Signature du contrat et des avenants, le cas chant; Prparation et mission des plans pour construction .
6.2 - Dpassement dans les rsultats des soumissions! Bien que les professionnels, concepteurs et estimateurs, aient valid le budget de soumission dtaill pralablement la parution de lappel doffres, il demeure possible que le rsultat des soumissions affiche des dpassements significatifs, voire substantiels.
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Que faire lors dun dpassement de cot ? Dans un premier temps, obtenir copie du procs verbal douverture des soumissions faisant tat du montant de chacune et confirmant leur conformit ou la raison de leur rejet; Obtenir copie de la ventilation dtaille des cots de la soumission conforme la plus basse; Demander copie de lanalyse que les professionnels concerns font des rsultats obtenus et des raisons quils invoquent pour expliquer les variations de cots dans toutes les spcialits concernes; Sassurer quun exercice de rationalisation soit effectu. Les concepteurs doivent proposer au promoteur des pistes dallgement peu susceptibles de dnaturer le projet ou den hypothquer la programmation ou le fonctionnement, tout en ayant une porte significative sur cet exercice. Il faut cependant viter que les coupures effectues ne constituent des travaux diffrs qui devront de toute faon tre excuts ultrieurement; Si les dpassements sont limits et que la situation permet un rattrapage, des ngociations peuvent tre entreprises auprs du plus bas soumissionnaire afin de ramener les cots de construction lintrieur des limites budgtaires; Vrifier si la conjoncture du march de la construction dans la rgion, au moment de lappel doffres, a pu avoir un impact important sur les soumissions. valuer la possibilit de reprendre lappel doffres dans une priode subsquente plus favorable, par exemple en janvier plutt que durant les mois dt. Certaines conditions doivent cependant tre respectes avant de retourner en soumission; Si le projet a antrieurement fait lobjet de plusieurs exercices dallgement et quaucune coupure nest possible sans affecter son objectif, vrifier laccessibilit de sources de financement additionnelles auprs des partenaires autant du secteur priv que du secteur public.
DCISION Le cot des travaux est maintenant connu. Le financement est confirm et disponible pour couvrir les normes dpenses venir jusqu la livraison finale de louvrage. Les partenaires ont donn leur accord la poursuite du processus de ralisation. Le donneur douvrage peut donc procder loctroi du contrat au plus bas soumissionnaire conforme.
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TAPE 7 :
TRAVAUX
A la suite de loctroi du contrat de construction par le donneur douvrage, ltape des travaux dbute ds que le gestionnaire du projet transmet lavis dexcution lentrepreneur gnral. Cet avis permet lentrepreneur de signer les contrats avec ses sous-traitants, de passer les commandes ses fournisseurs et dentreprendre les prparatifs du chantier. Lentrepreneur doit transmettre au gestionnaire, dans les meilleurs dlais, la liste et les coordonnes des sous-traitants et fournisseurs ainsi quun chancier prcis des travaux au chantier. Il existe plusieurs modes dexcution des travaux. Le mode conventionnel avec entrepreneur gnral, que nous utilisons pour les besoins du prsent exercice, est celui que le ministre privilgie. Par contre, si la nature des travaux ne se rsume qu une seule spcialit de la construction, alors le contrat peut tre confi un entrepreneur spcialis la suite dun appel doffres public. Tous les entrepreneurs et fournisseurs ayant leur place daffaires au Qubec, quils soient entrepreneurs gnraux ou spcialiss, doivent pouvoir bnficier des retombes issues des investissements publics, peu importe la rgion o ils se ralisent sur le territoire qubcois. La meilleure faon datteindre ces objectifs de transparence et dquit dans lattribution des contrats lis la ralisation de ces projets consiste procder par appels doffres publics.
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RUNIONS DE COORDINATION BIMENSUELLES OU, SI REQUIS, HEBDOMADAIRE S, PRSIDES PAR LE GESTIONNAIRE DU PROJET MISE JOUR DES PLANS ANNOTS
Lentrepreneur doit annoter sur une copie de plan tous les travaux qui diffrent des plans mis pour construction.
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SUIVI BUDGTAIRE
SUIVI DE LCHANCIER DPT ET APPROBATION DES DESSINS DATELIER ET DES CHANTILLONS PROCDURES DE TESTS ET DEXPERTISES SUR LQUIPEMENT ADMINISTRATION GNRALE DES CONTRATS POUR LES FOURNISSEURS DE BIENS ET DE SERVICES EN RAPPORT DIRECT AVEC LE DONNEUR DOUVRAGE GESTION DES DNONCIATIONS
Gestion des dnonciations ainsi que des quittances partielles et/ou finales des entrepreneurs, fournisseurs de matriaux et de services. Ce suivi ncessite beaucoup de
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En prsence des professionnels concerns et du reprsentant du propritaire, responsable de lentretien et des oprations.
Cette exigence doit tre spcifiquement demande et dcrite dans les devis ou dans les conditions gnrales au contrat de lentrepreneur. La teneur et la porte de ce programme doivent tre entirement dcrites dans les devis.
Le propritaire ne peut prendre possession dune partie de louvrage avant la rception provisoire des travaux moins dune entente formelle et spcifique avec lentrepreneur. Cette procdure a gnralement lieu au moins 95 % davancement de lensemble des travaux. Ceci implique que louvrage est substantiellement complt. Lentrepreneur demande la rception des travaux par crit au donneur douvrage : inspection par les consultants dans leurs spcialits respectives; liste des travaux parachever; liste des dficiences corriger; listes des certificats, manuels et garanties recevoir; rsultats des tests effectus; recommandations de rception provisoire des travaux signes par les professionnels.
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DCISION La dlivrance du certificat de rception provisoire des travaux confirme que le btiment est prt pour lusage auquel il est destin. Les professionnels font recommandation de rception au donneur douvrage. Ce dernier est le seul pouvoir mettre ce certificat au moment opportun. Lentrepreneur ne quitte cependant pas le btiment, car il doit parachever certains travaux et effectuer les correctifs requis. Le donneur douvrage en devient propritaire. Il peut donc lutiliser selon ses besoins, en a la responsabilit et doit, consquemment, le couvrir des assurances adquates.
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TAPE 8 :
LIVRAISON DE LOUVRAGE
Cette tape a t spare de la prcdente afin dinsister sur limportance de bien encadrer les activits de fin de chantier. Ltape de livraison de louvrage concerne principalement le suivi de la correction des dficiences et des travaux parachever. On y effectue la mise en service des principales constituantes et des quipements de limmeuble livr. Les exigences cet effet doivent avoir t pralablement dcrites dans les documents contractuels. Le donneur douvrage a procd la rception provisoire des travaux effectus dans le cadre du contrat. La dure des garanties commence courir et le propritaire amorce loccupation physique des lieux. Durant la priode allant de la dlivrance du certificat de rception provisoire des travaux jusqu la rception dfinitive, les activits suivantes ont cours : parachvement des travaux; correction des dficiences; dpt des manuels dopration et dentretien comprenant notamment : garanties, copie des dessins datelier, rsultats des tests et expertises, fiches techniques, manuels dentretien; amnagement du mobilier et de lquipement dans les nouveaux locaux; planification et supervision des dmnagements; lentrepreneur demande, par crit, la rception finale de ses travaux lorsque TOUS les travaux sont termins et que TOUTES les dficiences ont t corriges la satisfaction des professionnels et du donneur douvrage; obtention des quittances finales pour lensemble des dnonciations de contrats mises par les sous-traitants et les fournisseurs de matriaux et de services. Le gestionnaire du projet doit complter le registre de ces informations et faire rapport au propritaire; leve des hypothques lgales, le cas chant. La prise dune hypothque lgale rvle gnralement lexistence dun litige ou dune situation conflictuelle entre diverses parties au dossier. Le gestionnaire du projet doit effectuer un suivi rigoureux de ces hypothques et sassurer que toutes les mesures sont prises pour leur leve, et cela, dans les meilleurs dlais; attestation de la conformit de lentrepreneur avec la CSST et la Rgie du btiment; inspection finale par les professionnels concerns;
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8.1 - Post-mortem Il peut arriver, dans certaines circonstances, que le propritaire demande ce que lon procde une rtrospective et une analyse du processus tel quil sest droul afin de comprendre les raisons qui auraient pu entraner des difficults particulires et affecter les objectifs fixs. Les comptes rendus de runions, les volutions budgtaires, le tableau des modifications, le suivi des dnonciations de contrats et les quittances ainsi que les autres documents du gestionnaire de projet seront essentiels pour cet exercice. DCISION Lorsque le propritaire dcide de procder lmission du certificat de rception dfinitive des travaux , il met fin automatiquement au contrat qui le lie avec lentrepreneur.
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PHASE DEXPLOITATION
Lmission du certificat de rception dfinitive des travaux a mis fin tout lien contractuel entre le donneur douvrage et lentrepreneur. Cependant, cette procdure obligatoire pour le donneur douvrage ne dgage pas lentrepreneur de ses obligations en vertu du code civil, de la validit des garanties ou des malfaons qui pourraient savrer avec le temps. Pour sa part, le propritaire a maintenant lobligation, envers le ministre et ses autres partenaires financiers, dassurer la prennit de limmeuble et des quipements.
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TAPE 9 :
EXPLOITATION DE LIMMEUBLE
Bien que le btiment soit achev et que le projet est en principe termin, nous tenons inscrire lexploitation de limmeuble comme une tape part entire dans le processus. Conformment aux proccupations que nous avions ds la premire tape, le ministre a lobligation de sassurer de la capacit du propritaire sacquitter de ses obligations visant la prennit et la juste utilisation des quipements financs laide des programmes de subventions. Pour ce faire, un certain suivi doit tre effectu, de faon vrifier les points suivants : lutilisation des locaux et des quipements est-elle conforme aux fins prvues lentente? une partie de limmeuble serait-elle utilise dautres fins ou loue des tiers? les assurances sont-elles en rgle? le budget de fonctionnement annuel est-il conforme aux clauses du protocole? lachalandage savre-t-il conforme au plan daffaires? le remboursement de la dette seffectue-t-il conformment aux ententes initiales? limmeuble fait-il lobjet dun entretien normal? y a-t-il des cranciers susceptibles de prendre une hypothque lgale sur limmeuble?
Le propritaire doit effectuer en bon pre de famille , la gestion et lentretien de lquipement culturel livr comprenant ldifice, le site ainsi que les quipements. Pour ce faire, il doit assumer les responsabilits suivantes : lapplication des recommandations du programme dentretien planifi et le maintien jour dun journal des interventions; loctroi des contrats de services dentretien requis; lobservance des codes, lois et rglements applicables afin dassurer la scurit de la clientle et du personnel; lexcution sans dlai des travaux de maintien dactif et des rparations qui simposent; la gestion des garanties et des obligations y relatives.
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processus unique qui consiste en un ensemble dactivits coordonnes et matrises comportant des dates de dbut et de fin, entrepris dans le but datteindre un objectif conforme des exigences prdfinies telles que les contraintes de dlais, de cots et de ressources .
Ce document est une ralisation de la Direction des immobilisations. Conception et rdaction : Collaboration : Claude Cloutier, architecte Catherine Bourgault Lucie Tardif
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