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Patrick Triadou otobre 2011 1

Audit interne
Dfinition de l'audit interne
L'Audit Interne est une activit indpendante et objective qui donne
une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses
oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue
crer de la valeur ajoute.
Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une
approche systmatique et mthodique, ses processus de management
des risques, de contrle, et de gouvernance, et en faisant des
propositions pour renforcer leur efficacit.
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Audit interne
Histoire de l'audit interne
L'audit interne est une activit d'assurance et conseil la gestion qui a
beaucoup volu depuis la seconde guerre mondiale. Autrefois cantonn
aux questions comptables, l'audit interne touche aujourd'hui toutes les
activits de l'entreprise et assure par consquent une grande varit de
services daudit et de conseil.
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Audit interne
Objectifs et place dans lvaluation
Inhrent la dmarche dassurance qualit, le processus dvaluation
permet de comparer les pratiques des rfrences admises
- pour en mesurer leur conformit
- avec lobjectif de les amliorer.
Diffrentes niveaux dvaluation sont pratiqus :
- auto-valuation
- audit interne
- audit externe
- inspection
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Audit interne
Audits
audit interne : pratiqu par des membres de la structure
audit externe : quipe dauditeurs indpendants de lorganisation. Il
sintgre gnralement dans une procdure de certification (audit
dvaluation, de certification, de suivi) ou daccrditation. Il peut tre
effectu par un client chez un fournisseur.
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Audit interne
Auto valuation
valuation soigneuse
informelle
destine juger de lefficacit de lorganisation et de la maturit du
systme qualit
pratique par des membres du management de la structure.
Lobjectif dune auto-valuation est de fournir un guide bas sur des
vidences susceptible dorienter des investissements de ressources
destins lamlioration de la qualit. Elle permet de mesurer les progrs
par rapport aux objectifs ou de vrifier la pertinence de ces objectifs. Le
questionnaire dauto-valuation est prpar par la structure et adapt
ses pratiques.
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Audit interne
Inspection
Si le rfrentiel utilis est dordre rglementaire et que lvaluation est
conduite par des personnes dtenteurs de lautorit requise, il sagit alors
dune inspection.
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Audit interne
Champ de laudit
Diffrents types daudit :
dorganisation
de qualit
de gestion
de management
de scurit
audit processus
audit procd
audit produit
audit service. Les limites du champ de laudit sont dfinies avec
prcision par le cadre du rfrentiel.
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Audit interne
Objectifs de laudit qualit
Fournir des preuves pour prvenir les non conformits
Dfinir lefficacit et ladquation des composants dun systme qualit
pour atteindre ses objectifs
Conclusions de laudit pour : plans damlioration, dfinir des priorits
Audits de certification, daccrditation : rfrentiel normalis
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Audit interne
Indpendance organisationnelle
Bien que ralis en interne, l'Audit Interne doit bnficier des mmes
garanties dindpendance et dobjectiv que l'Audit Externe :
! dfinition indpendante des objectifs, de la fonction et des procdures
daudit ;
! dfinition indpendante du plan daudit (annuel) ;
! rattachement hirarchique indpendant ;
! nomination et rvocation indpendante;
! les responsables de lAudit ne sont pas responsables de la gestion;
! ils conseillent le management sur lexcution de leurs responsabilits.
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Audit interne
Dfinition du programme d'audit
! les missions confies l'audit interne doivent rpondre aux risques de
l'organisation ;
! elles doivent tre priorises et planifies.
Engagement formalis de la mission
! la mission d'audit doit faire l'objet d'une notification formelle aux
entits audits ;
! le responsable de l'Audit doit s'assurer que les ressources qu'il utilise
disposent des comptences, de l'objectivit et du temps ncessaire pour
accomplir les travaux ncessaires la mission.
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Audit interne
Conduite de lAudit
L'audit se divise en 3 phases: prparation, test, synthse
! phase prparation: l'auditeur prpare sa mission en prenant
connaissance du rfrentiel applicable (procdures, rglementation,
bonnes pratiques, environnement de contrle...) relatif au thme de sa
mission. Il value partir des objectifs de bonne gestion et de la
documentation disponible les forces et faiblesses apparentes. Il dcrit les
tests d'audits qu'il devra dployer pour mener bien la mission.
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Audit interne
prparation
dcision d'audit
domaine concern : les secteurs auditer
dfinition : choix des interlocuteurs
tablissement d'un calendrier
examen du rfrentiel
(courriers de notification); ordre de mission
tablissement dun questionnaire daudit partir du rfrentiel
identification des interlocuteurs interviewer en concertation avec les
audits
demande et analyse des documents ncessaires
dfinition des rles de chacun au sein de lquipe daudit en fonction
des comptences.
envoi de la charte de laudit aux audits
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Audit interne
! phase de test: l'auditeur ralise les tests dcrits lors de la phase de
prparation qui sont principalement :
entretiens
envoi de questionnaires
collecte de documents internes
tests applicatifs
visites de sites
inventaires physiques
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Audit interne
Droulement :
Laudit comprend :
une runion d'ouverture
des entretiens
une visite
lanalyse de documents
des runions de synthse entre les auditeurs
une runion de clture
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Audit interne
Runion douverture :
se prsenter
rappeler les objectifs de laudit, ses modalits, son objectif, ses suites,
planning des tapes (entretiens, examens de documents et visite des
lieux)
il sagit dune photographie
insister sur son aspect formaliste, mais indpendant et objectif, sur son
rle dans lorganisation
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Audit interne
Runion douverture :
prsentation de l'audit
information des personnes de l'objectif de l'audit
information sur le droulement de l'audit
information sur la confidentialit de l'audit effectu
charte de l'audit
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Audit interne
! phase de synthse : l'quipe d'audit organise les lments relevs selon
un systme de rfrencement trac et auditable. Les principaux outils
disponibles sont :
les comptes rendus d'entretiens valids par les audits
les feuilles de travail qui matrialisent les travaux des auditeurs
des outils spcifiques l'audit interne comme :
la Feuille de Rsolution et d'Analyse des Problmes (FRAP) qui
dcompose chaque problme en : Constat, Consquence ou
Risque, Analyse causale, Recommandation (Dans le meilleur des
cas, la recommandation est labore en collaboration avec l'entit
qui aura la charge de la mettre en uvre et fera l'objet d'un plan
d'action ds la parution du rapport)
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Audit interne
Runion de clture :
Le rfrentiel comportait Y rfrences : X/Y correspondent des
exigences satisfaites
Points forts
o volont dtermine de la direction
o existence dune procdure
Points faibles
o performance trs dpendante de lheure de la journe
o systme qualit embryonnaire
o dfinition des responsabilits
o traabilit
o systme documentaire : procdures
o valuation
Les carts concernent : .
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Audit interne
le rapport d'audit qui offre une vision synthtique des travaux de
l'auditeur la Direction de l'entit.
Suivi des recommandations
Selon l'organisation, l'Audit Interne ou le Contrle Interne a la charge de
s'assurer que les recommandations se traduisent par des plans d'action
suivis par les entits concernes.
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Audit interne
le rapport d'audit
reflte fidlement esprit et contenu de laudit
rassemble les diffrents carts constats par rapport au rfrentiel et
dgage les aspects positifs et les points amliorer. Chaque constat
doit tre suffisamment prcis pour aider les audits corriger les
carts
une fiche dcart est tablie raison dune fiche par critre : rappel
du critre,
description neutre de la rponse au critre, points forts, points
faibles
et recommandations
Le rapport est adress au demandeur de laudit
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Audit interne
Fiche dcart
rfrence
constat
point fort
point faible
recommandation
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Audit interne
Fiche dcart nx risque chimique, prvention
Rfrence : prvention des risques chimiques : quipement et
maintenance; Chapitre z : locaux conformes aux textes en vigueur
Constat : le port des gants lors de la manipulation de produits
chimiques ou biologiques risque n'est pas systmatique
Recommandations : la gestion du stock des botes de gants doit
tre organise. Les personnes manipulant des produits
potentiellement dangereux doivent respecter les rgles de bonnes
pratiques dans ce domaine.
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Audit interne
Suivi de laudit
une valuation distance
dans un dlai dfini en concertation, est prvue
pour vrifier que les carts constats ont fait lobjet dactions
correctives efficaces.
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Audit interne
Norme ISO 15189 Chapitre 4.14 audits internes
Afin de vrifier que les oprations sont toujours conformes aux
exigences du systme de management de la qualit, des audits
internes de tous les lments du systme, la fois de direction et
technique, doivent tre effectus des intervalles dfinis par le
systme lui mme
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Audit interne
Prparation de lvaluation sur site selon la norme NF en ISO
15189 (COFRAC)
4.14. Audits internes
Questions Rfrences, documents, commentaires
Le laboratoire procde-t-il des audits internes ?
Si oui, existe-t-il :
- une/des procdure(s) ?
- un/des planning(s) ?
A quelle frquence sont-ils organiss ?
Les audits internes couvrent-ils tous les lments du SMQ, aussi bien
les aspects organisationnels/de management que techniques ?
Le(s) auditeur(s) est/sont-il(s) qualifi(s) /habilit(s) pour procder
aux audits ?
Si oui, selon quels critres ?
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Audit interne
Les audits internes sont-ils sous-traits des auditeurs externes au
laboratoire ?
- Si oui, le laboratoire a-t-il une preuve de leur qualification ?
Si oui, prciser laquelle :
- Le laboratoire a-t-il tabli un contrat de prestations ?
Les actions correctives et prventives qui en dcoulent sont-elles
enregistres, documentes et ralises dans des dlais convenus ?
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Audit interne
Audit interne : fait vivre la dmarche qualit Norme ISO 15189
Chapitre 4.14 audits internes
Audit par secteur dactivit selon les
recommandations de la norme 15189,
effectu par un auditeur form
Etat des lieux du secteur audit
Processus damlioration
continue
Dfinition du plan
dactions
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Audit interne
Matriel Norme ISO 15189 : Chapitre 5.3 Matriel de laboratoire
SERVICE
BIO-MEDICAL
ACHAT PROCEDURE
DACHAT
DEVIS CONTRAT
MAINTENANCES
LABORATOIRE
FICHE DE VIE A RECEPTION
ACCOMP AGNEMENT ET
FORMATION DES
UTILISATEURS
SUIVI DES MAINTENANCES
JOURNALIERES, HEBDOMADAIRES
MENSUELLES
MAINTENANCES
PREVENTIVES REALISEES,
PROGRAMMEES
MAINTENANCES CURA TIVES
MATERIEL
de
Laboratoire
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Audit interne
Mtrologie
Mtrologies des volumes
Pipettes
Automates)
Mtrologie du temps
Minuteries /chronomtres
Mtrologie des tempratures :
Rfrigrateurs, chambres froides :
Stockage des ractifs
Conglateurs -80C /-30C :
Conservation des chantillons
Rserve : stockages des ractifs
Tempratures ambiantes des pices
techniques
Tempratures des Bain-marie/des
tuves
Domaines
Dapplication
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Audit interne
Consommables Norme ISO 15189 chapitre 4.6 services externes et
approvisionnement
FICHE DE STOCK MENSUELLE =
INVENTAIRE
RELEVE DE PROBLEMES: dlai de
livraison, premption, conditionnement=
FICHE DANOMALIE
SUIVI MATERIEL
SUIVI CONSOMMABLES
EVALUATION
ANNUELLE
FOURNISSEUR
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Audit interne
Norme ISO 15189
Les 23 exigences du systme qualit
Exigences relatives au management
4.1 Organisation et mangement
4.2 Systme de mangement de la qualit
4.3 Matrise des documents
4.4 Revue de contrats
4.5 Analyses transmises des laboratoires sous-traitants
4.6 Services externes et approvisionnements
4.7 Prestations de conseils
4.8 Traitement des rclamations
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Audit interne
Norme ISO 15189
Exigences relatives au management
4.9 Identification et matrise des non conformits
4.10 Actions correctives
4.11 Actions prventives
4.12 Amlioration continue
4.13 Enregistrements qualit et enregistrements techniques
4.14 Audits internes
4.15 Revue de direction
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Audit interne
Norme ISO 15189
Exigences techniques
5.1 Personnel
5.2 Locaux et conditions environnementales
5.3 Matriel de laboratoire
5.4 Procdures pr analytiques
5.5 Procdures analytiques
5.6 Assurer la qualit des procdures analytiques
5.7 Procdures post analytiques
5.8 Compte rendu des rsultats
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Audit interne
Conclusion
Le comportement des auditeurs (correction, respect, ponctualit,
impartialit, objectivit, coute) ainsi que leur exprience sont
essentiels la russite de laudit
Rfrences : la Norme ISO 10011 fournit les lignes directrices pour
effectuer laudit qualit dun systme qualit dun organisme ou
dune organisation