rn TES-VAL-001 ral CONTROL DE VALORES, GARANTIAS | Version oot i Y CARTAS FIANZAS [Fecha Tuned Unidos administrative [ Area Responsable | Mocificado | Oficina General de Administracién -OGA | Unidad de Tesorerla Paging | «det Descripcin del Procedimiento ‘Ord |__ Responsable 7 = En — 4 Para controlar fs crtasfloneas, se sigue ls siguientes pasos | + Recibira través de mesa de partes o como parte de un proceso de seleccién 0 conven, la | ‘carta fanza orignal y evsa lo siguiente: Nombre del Banco | Importe dela carta fanza | = Nomire del proveedor | | Fecha de emisién y de vencimiento Condicin de a carta fanza = Nimero dela carta fanza = Firmas autorzadas + Solcitar al rea usvara, copia del contrato (evando sea aplcable) y levar un control en | Excel de los movimientos de las cartas fanzasy fecha de cada ocurrencia y su respectiva | custodia a | reargado de cae + Comunicar al rea usuaria mediante un memo a fn de que se pronuncie sobre las acciones a tomar (prérroga de la misma, ejecucién 0 su conformida), quince (15) das antes de | vencimiento de a cart faze, | Enviar un ofcio de ejecucién de la carta fianza firmado por el Director de la OGA en la fecha de vencimiento, ses que no se ha recibido respuesta del usuario; dcha carta se envia notariaimente al banco, + Al término de la recepcién del oficio notficado se comuniea al Banco la cobranza del | + be haberse realizado la prérroga, el proveedor y/o area Usuaria envia por correo electrénico la nueva cata fanza; luego comunican el ingreso oficial de la orignal por mesa de partes del MVC. 4+ Entregaral proveedor la carta fanaa orignal anterior a su solcitud + Actualizarelrejstro de control de catasfanzas + Mantener ls carts fianzas en una aja de seguridad o en atro medi simi + Los mecanismos de control para la lave y clave dele caja fuerte, serdn los mismos que se _ indicen en los procedimientosgarala administeacién dela caja chica | Biaenaciones ~— = Taborado por