Buro Excel

ESAT/DGF/DMSI/Applicatifs EXCEL
Excel est un logiciel dont le rôle principal est la

réalisation automatique de calculs. A cette fonction
essentielle viennent se greffer un éditeur de graphiques
et une base de données simplifiée.
Il ne s’agit en rien d’un éditeur de tableaux ! ! !
Word est parfaitement apte à réaliser tout type de
tableau.
Autre précision, Excel ne vous permettra pas de
résoudre un problème mathématique que vous ne savez pas
résoudre sur le papier. La plupart du temps ce n’est pas
Excel qui est à la source du problème, devinez qui c’est…
Page 1
Tab le d es Ma tières
TABLE DES MATIÈRES........................................................................................................2

DESCRIPTION.........................................................................................................................4
-- I GÉNÉRALITÉS...................................................................................................................................................4
-- II L’ÉCRAN EXCEL..............................................................................................................................................4
-- 1 Les sélections.............................................................................................................................................5
-- 2 Modifier les dimensions;...........................................................................................................................6
INTRODUCTION AUX CALCULS.......................................................................................7
-- I DÉFINITION D’UNE FORMULE..............................................................................................................................7
-- II LE B.A-BA PAR L’EXEMPLE...............................................................................................................................7
-- 1 Réalisation du calcul.................................................................................................................................8
-- 2 Modification d’une formule.......................................................................................................................9
LES RÉFÉRENCES ABSOLUES ET RELATIVES..........................................................10
-- I EXERCICE.......................................................................................................................................................10
-- 1 La poignée de recopie.............................................................................................................................10
-- 2 Calcul de la moyenne coefficientée.........................................................................................................12
-- II EXEMPLE......................................................................................................................................................13
-- III CAS D’EXCEL..............................................................................................................................................13
-- IV EN RÉSUMÉ..................................................................................................................................................14
UTILISATION DES NOMS..................................................................................................15
-- I CRÉATION DES NOMS.......................................................................................................................................15
-- 1 A partir de la zone de nom (voir description page 6).............................................................................15
-- 2 A partir des titres.....................................................................................................................................16
-- II UTILISATION DES NOMS..................................................................................................................................17
-- III REMARQUE..................................................................................................................................................17
UTILISATION DES FONCTIONS......................................................................................19
LES CALCULS ENTRE FEUILLES...................................................................................21
-- I NOMMER DES FEUILLES....................................................................................................................................21
-- II TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES.....................................................................................................................21
LES MISES EN FORME.......................................................................................................23
-- I LES FORMATS NUMÉRIQUES..............................................................................................................................24
-- 1 Les formats numériques personnalisés...................................................................................................24
-- 2 Les dates et les heures.............................................................................................................................27
LES GRAPHIQUES...............................................................................................................29
-- I SÉLECTION DES DONNÉES.................................................................................................................................29
-- II L’ASSISTANT GRAPHIQUE..............................................................................................................................30
-- 1 1ère étape : le choix du type de graphique.............................................................................................30
-- 2 2ème étape : Données sources du graphique..........................................................................................30
-- 3 3ème étape : Les options.........................................................................................................................31
-- 4 4ème étape : localisation du graphique..................................................................................................32
-- III PERSONNALISATION DU GRAPHIQUE................................................................................................................32
-- 1 Modification des choix initiaux...............................................................................................................32
-- 2 Modification de la mise en forme............................................................................................................33
L’IMPRESSION.....................................................................................................................34
Page 2
LA BASE DE DONNEES.......................................................................................................36
-- I CRÉATION DE LA BASE DE DONNÉES...................................................................................................................36
-- II TRI DES DONNÉES..........................................................................................................................................37
-- 1 Tri particulier..........................................................................................................................................37
-- 2 Sous-Totaux.............................................................................................................................................39
-- III LE FILTRAGE ET L’EXTRACTION DES DONNÉES ;..............................................................................................40
-- 1 Le filtre automatique...............................................................................................................................40
-- 2 Le filtrage élaboré...................................................................................................................................41
GLOSSAIRE...........................................................................................................................44
Page 3
Description
-- IGénéralités.
Naturellement l’interface d’Excel reprend l’essentiel des

éléments de Windows : ascenseurs, menus, menu contextuel, barres
d’outils…
Pour n’importe quel utilisateur, je ne dirai assez

l’importance du menu contextuel dans la découverte d’un nouveau
logiciel. Comme dans tout autre programme, si vous avez un ordre à
passer, pensez à sélectionner l’élément que vous voulez manipuler,
placez la souris sur la sélection puis appelez le menu contextuel
(bouton droit de la souris). Vous devriez, dans la majorité des
cas, y trouver l’être cher.
Si vous vous posez des questions sur une option ou une

commande d’une boîte de dialogue pensez à utiliser le point
d’interrogation qui se trouve en général en haut, à droite de la
dite boîte : . Il suffit de cliquer sur le point
d’interrogation et de cliquer ensuite sur l’option ou la commande
qui pose problème : une brève explication est généralement
fournie.
-- IIL’écran Excel.
L’élément de base d’Excel est la feuille de calcul : ensemble

de lignes et de colonnes dont les intersections sont appelées
cellules.
Généralement les colonnes sont repérées par des lettres et

les lignes par des chiffres1. La cellule A1 est donc l’intersection
entre la colonne A et la ligne 1.
A1 s’appelle la référence de la cellule, c’est son nom.
1
Dans le cas contraire, OUTILS / OPTIONS puis
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Un ensemble de cellules ou plage est désigné sous la forme :

« A1:D5 ». Cette plage représente le rectangle de cellules allant
de A1 à D5.
Le nom d’une feuille de calcul figure parmi les onglets en

bas de l’écran. L’onglet sélectionné, en blanc, contient le nom de
la feuille active.
Une feuille de calcul compte 256 colonnes et 65536 lignes ce

qui fait un peu plus de 16 millions de cellules !
3 feuilles seulement sont disponibles par défaut. Toutefois

vous pouvez en créer d’autres sans dépasser un total de 256
feuilles. L’ensemble des feuilles constitue un classeur.
Le jour où vous le remplirez n’est pas arrivé.
Le fichier que vous enregistrerez et qui porte l’extension

.xls est ce classeur.
-- 1Les sélections.
II.1.a - Sélectionner des lignes II.1.b - Sélectionner des
et/ou des colonnes. cellules.
Pour sélectionner une Pour sélectionner une
ligne ou une colonne, cliquez cellule, cliquez dessus : un
sur la case qui contient son trait noir plus épais doit
numéro ou sa lettre (en-tête de l’entourer.
ligne ou de colonne). Si vous
maintenez appuyé et glissez la Si vous maintenez cliqué
souris, plusieurs lignes ou et glissez la souris, vous
colonnes seront sélectionnées. sélectionnerez une plage de
cellules.
Si vous désirez
sélectionner plusieurs colonnes De multiples clics sur des
ou lignes non contigües, cellules, touche “Ctrl” appuyée,
maintenez la touche “Ctrl” vous permettront de sélectionner
appuyée pendant que vous cliquez plusieurs cellules disjointes.
avec la souris sur les en-têtes.
II.1.c - Sélectionner des
Pour sélectionner feuilles de calculs.
intégralement une feuille de
calcul, cliquez sur la case au- Pour sélectionner des
dessus du et à gauche du feuilles de calculs, maintenez
. la touche “Ctrl” appuyée et
cliquez sur les onglets
correspondants.
II.1.d - Annuler une sélection.
Cliquez ailleurs ou appuyez sur “Echap”.
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Dans le cas d’une sélection multiple, si vous voulez annuler

la sélection de certains éléments, touche “Ctrl” appuyée, cliquez
sur les sélections à annuler.
-- 2Modifier les dimensions;

Vous pouvez augmenter, diminuer la hauteur d’une ligne ou la
largeur d’une colonne. Placez la souris dans l’en-tête de colonne
par exemple, sur la ligne séparant deux colonnes : une double
flèche doit apparaître. Cliquez, glissez d’un côté ou de l’autre.
Si vous voulez donner automatiquement la bonne largeur à

votre colonne, au lieu de cliquer – glisser, cliquez deux fois. La
largeur de la colonne est ajustée.
Ces manipulations sont valables également pour la hauteur des

lignes.
Page 6
Introduction aux calculs.
Outre la feuille de calculs, l’écran Excel montre les deux

éléments suivants (juste au dessus de la feuille de calculs) :
• La zone de nom : qui permet de voir quelle

cellule est active,
• La barre de formule :
dans laquelle pourra être saisie une formule à l’origine d’un
calcul.
-- IDéfinition d’une formule.
Une cellule Excel peut contenir 3 types d’éléments :
• Du texte aligné par défaut à gauche de la cellule,
• Des valeurs numériques alignées par défaut à droite de la

cellule,
• Des formules destinées à faire des calculs.
Pour indiquer qu’une formule va être saisie, il faut

commencer la saisie par le signe “=” soit en le tapant au clavier
soit en cliquant sur celui qui se trouve dans la barre de formule.
Toute formule commence obligatoirement par le signe “=”
Le contenu d’une cellule est validé, après la saisie, par

l’appui sur la touche « Entrée » ou par un clic sur le symbole
qui est apparu à gauche de la barre de formule.
La croix annule la saisie avant toute validation.
-- IILe b.a-ba par l’exemple.
Saisissez les données suivantes :
Le but de l’exercice est de calculer le cours en euros dans

la cellule B2 (1 € = 6.55957 F). Pour y parvenir plusieurs méthodes
sont envisageables. Nous allons les décrire et garder la
meilleure.
Page 7
Avant toute chose, s’agissant d’un calcul, il nous faut

mettre une formule dans la cellule B2. Première chose à faire :
cliquer sur B2 et taper sur le symbole “=”.
-- 1Réalisation du calcul.
Le premier réflexe est souvent de créer la formule comme elle

le serait sur une calculatrice :
= 15 / 6.55957
Après validation le résultat, 2.286735, est correct. Ne
faites surtout pas comme beaucoup, inutile de vérifier avec la
calculatrice, Excel marche très bien !!!!
II.1.a - Problème
Imaginons que la somme à convertir ne soit plus 15 mais

57,50. Changez la valeur de la cellule A2 en supprimant l’ancienne
valeur.
Le résultat contenu dans B2 ne change pas : le calcul n’est

plus correct. En effet, la valeur affichée est le résultat de
15/6.55957. Vous allez donc devoir modifier ou supprimer la
formule pour taper la nouvelle qui sera :
=57.5/6.55957
II.1.b - Solution
Il est hors de question de devoir refaire les formules chaque

fois qu’une donnée du calcul change. Pour un calcul compliqué,
comprenant plusieurs dizaines de formules, la tâche serait
insurmontable.
Les formules d’un calcul sont saisies une fois pour toute. La
modification d’une donnée doit impérativement entraîner une mise à
jour automatique du résultat !!
Pour y parvenir la formule ne doit

pas contenir les données numériques
impliquées dans le calcul (15 ou 57.50
ou 6.55957). Elle doit uniquement faire
référence aux cellules qui contiennent
ces valeurs numériques :
Dans cet exemple, la somme en francs est toujours contenue

dans la cellule A2. On choisit également de toujours mettre le
taux de l’euro dans la cellule B4. La formule devient donc :
Page 8
=A2/B4
Ainsi, quelque soit le contenu des cellules A2 ou B4, le
calcul sera effectué et correct.
Les valeurs numériques entrant dans un calcul ne doivent jamais

être directement inscrites dans les formules mais stockées dans
des cellules auxquelles la formule fera appel.
II.1.c - Méthode à retenir.
Il serait fastidieux de taper à la main toutes les références

des cellules auxquelles la formule fait appel.
Pour faire plus simple, il suffit de cliquer sur les

différentes cellules au lieu de taper leur référence.
Dans le cas de notre exemple voici la suite des opérations :
clic sur A2
clic sur B4
“Entrée” ↵
Attention, tant que vous n’aurez pas validé la formule, un
clic sur une cellule même par erreur sera pris en compte dans la
formule.
-- 2Modification d’une formule.

Si vous avez déjà validé la formule, cliquez sur la cellule
contenant le calcul : la formule apparaît dans la barre de
formule.
• Cliquez dans la barre de formule pour y faire venir le

point d’insertion (le trait vertical clignotant).
• Déplacez-le avec les flêches du clavier jusqu’à l’endroit à

modifier.
• Supprimez et remplacez les erreurs.
Si vous n’aviez pas validé votre formule le point d’insertion

s’y trouve déjà.
Page 9
Les références absolues et relatives.
-- IExercice.
Nous nous proposons de calculer quelques moyennes.
Après avoir saisi la feuille précédente, réalisez le calcul

de la moyenne de durand.
 Quelques instants passèrent……
La formule est donc pour la moyenne :
=(note de math + note bureautique + note anglais)/ 3
Soit dans le cas de Durand : =(A3 +B3 +D3)/3.
A ce stade vous pourriez taper les 2 autres formules selon le

même principe en changeant ce qu’il y a à changer. Il s’agit d’une
tache un peu trop longue pour qu’il n’y ait pas de méthode plus
rapide. Cette méthode, c’est la poignée de recopie.
-- 1La poignée de recopie.

Lorsqu’une cellule est sélectionnée, un trait noir épais
l’entoure. En bas, à droite de ce cadre se trouve un petit carré
noir : la poignée de recopie.
La poignée de recopie a deux utilités : créer des copies du

contenu d’une cellule, créer des suites.
Page 10
I.1.a - La création de suites.
Ce cas se présente lorsqu’une cellule contient une date, un

jour de la semaine, un mois ou n’importe quel texte se terminant
par un chiffre.2
Sélectionnez cette cellule, placez la souris sur la poignée

de recopie. Une croix apparaît à la place de la souris. Cliquez,
glissez dans n’importe quelle direction. Excel a complété la
suite.
⇒
• la poignée de recopie reproduit également la mise en forme
de la cellule d’origine (couleur, bordure…)
• En maintenant la touche “Ctrl” appuyée pendant

l’utilisation de la poignée de recopie, le contenu de la
cellule d’origine sera copié et non pas incrémenté.
• Pour créer une suite de la forme (1, 4,7,10….) ou

simplement (1, 2, 3, 4….), saisissez les deux premières
valeurs dans deux cellules contigües, sélectionnez-les et
utilisez la poignée de recopie.
2
Pour la création de suites personnalisées voir 1ère étape. : Création d’une liste personnelle. Page 38
Page 11
I.1.b - La recopie de formules.
Lorsque des cellules en ligne ou en colonne doivent contenir

des formules effectuant des calculs identiques, on peut également
utiliser la poignée de recopie. Il suffit de sélectionner la
cellule contenant la formule et de tirer à l’aide la poignée sur
toutes les cellules devant contenir le calcul.
Vous pouvez l’appliquer à l’exemple précédent.
-- 2Calcul de la moyenne coefficientée.

Maintenant que la moyenne normale est calculée, procédez au
calcul de la moyenne coefficientée de la même manière que
précédemment.
La formule de la moyenne coefficientée est :
=(note de math × coef math + note bureautique × coef

bureautique + note anglais × coef anglais)/ somme des coefficients
Soit dans le cas de Durand : =(A3*B8+B3*B9+D3*B10)/

(B8+B9+B10).
Recopiez-la avec la poignée de recopie.
Une remarque s’impose : le 1er résultat est correct mais les

formules recopiées donnent un résultat erroné ou une erreur.
Dans de tels cas, une seule chose à faire : cliquer sur les
cases contenant les formules et vérifier si ces dernières sont
correctes.
Formule dans F4 ( pour Dupont) : =(B4*B10+C4*B11+D4*B12)/

(B10+B11+B12).
Les références aux notes sont correctes par contre les

références aux coefficients sont décalées d’une ligne vers le bas.
Cette remarque est valable pour les autres formules.
Résoudre ce problème impose d’aborder une notion nouvelle :

la différence entre références relatives et références absolues.
Page 12
-- IIExemple
Une analogie très simple peut être utilisée pour expliquer la

différence entre référence relative et référence absolue.
Imaginons que vous souhaitez vous rendre au Gaumont de Rennes

en partant de l’ESAT. L’itinéraire peut être décrit de deux
manières :
A partir de l’école, aller tout droit. Au Il est clair qu’avec ce

bout de la rue, prendre à gauche jusqu’au descriptif vous parviendrez à
rond point. Prendre à droite, à gauche à la destination si vous partez de
patte d’oie puis tout droit sur les quais. l’école et pas de Tombouctou !! Il
s’agit d’une adresse relative, vous
devez connaître le point de départ
pour arriver à destination.
Cinéma Gaumont
Par contre, avec l’adresse
8 Quai Duguay Trouin précédente, vous êtes capable
35000 RENNES d’arriver à destination quelque
soit le point de départ : il s’agit
FRANCE
d’une adresse absolue.
-- IIICas d’Excel.
Excel utilise lui aussi cette distinction :
Lorsque la référence d’une cellule est notée A1 par exemple,

il s’agit d’une référence relative,
Lorsque la référence d’une cellule est notée $A$1, il s’agit

d’une référence absolue. Le symbole $ signifie « absolu ».
Comment est-ce que ces deux références sont traitées par

Excel ?
En fait, la formule rédigée en F3 est interprétée ainsi par

Excel :
Page 13
= 3 colonnes avant même ligne x 3 colonnes avant 6 lignes plus bas
C’est cette formule que recopie la poignée de recopie :

lorsqu’on se déplace vers le bas, il est donc logique qu’un
décalage apparaisse.
Ce décalage ne pose pas de problème pour la 1ère partie car la

note prise en compte doit effectivement changer en fonction de la
ligne. Par contre, la 2ème partie est à l’origine des erreurs.
En effet, quelque soit la cellule où se trouve la formule, le

coefficient se trouve toujours au même endroit, à la même
adresse : il faut donc y faire référence avec une référence
absolue. D’où la formule :
= B3 x $B$9
Qui peut se traduire par :
=3 colonnes avant même ligne x $B$9
Vous pouvez faire apparaître les symboles $ avec la touche

« F4 ».
-- IVEn résumé
Lorsqu’une formule recopiée doit toujours aller chercher une

valeur à un endroit bien déterminé, il faut l’indiquer à Excel en
« fixant » la référence grâce au symbole $ synonyme d’une
référence absolue.
Page 14
Utilisation des Noms
Jusqu’à présent les cellules ou les plages de cellules ont

été désignées par des références (absolues ou relatives). Ceci
rend les formules peu explicites, qui peut dire ce que signifie la
formule suivante ?
=(B3 × $B$9 + C3 × $B$10 + D3 × $B$11)/($B$9 + $B$10 +

$B$11)
Il faut alors parcourir la feuille de calcul pour voir à quoi

correspondent les différentes références.
Peu pratique pour la réalisation d’un calcul, cette notation

est encore moins utilisable lorsqu’il s’agit de dépanner ou
compléter un calcul déjà existant. Même remarque quand il s’agit
d’utiliser les données de ces feuilles dans des macros, des
assistants ou diverses fonctions.
Un remède existe : l’affectation de noms à des cellules ou à

des plages.
-- ICréation des noms
3 méthodes sont à disposition pour créer des noms, en voici

deux.
-- 1A partir de la zone de nom (voir description page 7)

Sélectionner la cellule ou les cellules à nommer, cliquer
dans la zone de nom.
La référence apparaît en surbrillance, taper le nom de la

cellule à la place et appuyez sur la touche entrée.
Sont interdits les espaces, les caractères spéciaux et les

chiffres en première position. Généralement l’espace est symbolisé
par le tiret bas _.
Page 15
-- 2A partir des titres

Lorsque les données sont contenues dans un tableau ou
lorsqu’on peut en faire une sélection unique (avec éventuellement
des lignes vides), il est possible d’utiliser les intitulés de
lignes ou de colonnes pour créer les noms. Cette méthode à
l’avantage de la rapidité.
Sélectionner les données et la ligne ou la colonne contenant

les noms à utiliser (voir ci-dessous).
Faire : Insertion / Nom /Créer
La boîte de dialogue suivante apparaît :
En général, le lieu des noms est proposé (ici la ligne du

haut) ; sinon cochez l’option choisie et validez.
Si vous cliquez maintenant sur la flèche à côté de la zone de

nom, vous verrez la liste des noms créés. En en choisissant un, la
zone concernée sera sélectionnée. Remarquez bien que la cellule
qui contenait le nom ne fait pas partie de la sélection : c’est
normal !
Cliquer sur un nom est donc la méthode la plus rapide pour

atteindre des cellules.
Page 16
-- IIUtilisation des noms.
L’utilisation des noms dans les formules est très simple. Au

lieu de cliquer sur les différentes cellules impliquées dans le
calcul pour faire venir la référence, il suffit d’appeler la liste
des noms existants grâce à la touche F3. Cliquez deux fois sur le
nom à insérer. Répétez cette opération autant de fois que
nécessaire lors de la réalisation de la formule.
Ainsi, dans le calcul qui nous sert d’exemple la formule

deviendrait :
=(Bureautique*coef_bur+Math*coef_math+Anglais*coef_anglais)/
(coef_bur+coef_math+coef_anglais)
Il reste à utiliser la poignée de recopie comme d’habitude.
-- IIIRemarque.
Faites les deux essais de formule suivants :
Tirez la formule sur les 3 cellules suivantes, vers le bas,

avec la poignée de recopie.
On constate que l’une des formules fonctionne et pas l’autre.

Pourquoi ?
Page 17
Lorsqu’on saisit une formule du type = Bureautique dans une

cellule, il y a en théorie une incompatibilité. Cela signifie en
effet qu’on souhaite mettre dans une seule cellule le contenu de
toutes les cellules contenues dans la plage Bureautique (soit les
4 notes).
Le message #VALEUR ! est la marque de cette impossibilité.
Pourquoi fonctionne-t’elle dans le cas de gauche ?
En fait, le cas de gauche bénéficie d’un heureux hasard : la

plage de cellules où se trouvent les formules est parfaitement
alignée avec la plage « Bureautique » contenant les notes. Excel
comprend la manœuvre et fait correspondre les différentes lignes.
Futé….
S’il n’y a pas correspondance des lignes ou des colonnes

(dans le cas de plages sous forme de ligne), Excel ne sait pas
faire.
Pour que le calcul fonctionne dans tous les cas, il faut

sélectionner toutes les cases vides devant contenir les formules
et taper la formule.
Attention on ne valide pas la formule comme d’habitude :
au lieu d’appuyer sur Entrée, réalisez la séquence de touches

suivante : Shift Control Entrée
Vous venez de réaliser votre première formule matricielle !!!
Le caractère matriciel de la formule apparaît sous la forme

d’accolades encadrant les formules contenues dans les différentes
cellules :
{=Bureautique}
 Pour modifier ou supprimer une formule matricielle, il

est important de sélectionner TOUTES les cellules qui contiennent
cette formule. Dans le cas contraire, une erreur apparaîtra. Pour
cette raison, n’utiliser la formule matricielle que dans les cas
où elle s’avère indispensable.
Page 18
Utilisation des fonctions
Toutes les formules réalisées jusqu’à présent l’ont été grâce

aux 4 opérateurs classiques : (+,-,*, /). Même si on peut faire
beaucoup de choses avec ces derniers, ça peut vite devenir
fastidieux. Pour simplifier la réalisation de calculs complexes,
Excel dispose de fonctions plus élaborées qui peuvent être
intégrées à des formules.
Lorsque vous saisissez une formule vous pouvez remarquer que

la zone de nom (voir page 7) se transforme en un bouton avec une
flèche à côté. Si vous cliquez sur la flèche, un menu déroulant
apparaît : il contient les dernières fonctions utilisées et une
commande « autres fonctions… ».
En cliquant sur « autres fonctions », vous obtenez

la liste de toutes les fonctions intégrées
classées par catégories. Pour chaque fonction,
vous sont données la syntaxe et une obscure
description de son rôle.
A ce stade, nous sommes tous égaux, seuls des

essais sur différentes fonctions nous permettent
de trouver celle qui convient.
Après avoir choisi une fonction, une boîte de dialogue

ressemblant à la suivante apparaît, elle permet de donner les
différents valeurs que la fonction doit utiliser.
Page 19
Si l’emplacement de cette fenêtre vous gêne, vous pouvez la

déplacer en cliquant dessus et en déplaçant la souris. Si vous
cliquez sur un des boutons , la fenêtre se réduit à la forme
suivante :
Cliquez sur le bouton à droite pour récupérer la fenêtre.
Chaque élément rentrant dans la construction de la fonction

est décrit en bas de la boîte de dialogue. Les zônes blanches de
saisie peuvent contenir :
• des valeurs numériques saisies au clavier
• des cellules ou des plages de cellules sélectionnées avec

la souris dans la feuille de calcul
• des noms que vous allez chercher avec la touche η.
• D’autres fonctions. On peut effet parfaitement imbriquer de

multiples fonctions.
Faites des essais, c’est souvent le seul moyen de découvrir

le fonctionnement des différentes fonctions.
Dans notre exemple, si on cherche à calculer une moyenne non

coefficientée, la formule peut prendre ces trois formes, pour la
première ligne :
• =MOYENNE(B3 ;C3 ;D3) , B3 est le nombre 1, C3 le nombre 2

et D3 le nombre 3, etc…..
• =MOYENNE(B3 :D3) , B3 :D3 est le nombre 1
• = MOYENNE(Durand)
Page 20
Les Calculs entre feuilles
Un calcul simple tient aisément sur une feuille, un calcul

compliqué pourrait également (4 millions de cellules dans une
feuille…). Toutefois, il est beaucoup plus intéressant de répartir
un calcul sur plusieurs feuilles :
• Une ou plusieurs feuilles peuvent contenir les données

numériques à la base du calcul ,
• Une ou plusieurs feuilles peuvent contenir les différents

calculs intermédiaires,
• Une ou plusieurs feuilles peuvent contenir les différents

résultats et graphiques.
Le calcul est ainsi beaucoup mieux structuré. Il peut être

facilement repris, corrigé. De plus, si la répartition précédente
est bien respectée, un utilisateur quelconque n’aura aucune raison
d’aller dans les feuilles de calculs intermédiaires. Aucune
modification n’est alors possible par erreur.
-- INommer des feuilles
Vous avez vu qu’il est nécessaire de nommer des cellules pour

rendre les calculs plus lisibles : même chose pour les feuilles !!
Autant indiquer par un nom le contenu d’une feuille donnée, ce
sera toujours plus parlant que feuil1 ou feuil3.
Cliquez deux fois sur l’onglet de la feuille à renommer. Le

point d’insertion apparaît : tapez le nouveau nom de la feuille.
-- IITravailler avec les feuilles.
Si vous avez suivi mes conseils et créé des noms, rien ne

change. Faites vos formules là où elles doivent être, appuyer sur
η pour appeler les noms comme d’habitude.
Si vous travaillez sans noms mais avec des références,

construisez votre formule comme au chapitre « Méthode à retenir. »
Page 9. Avant de saisir la référence d’une cellule, n’oubliez pas
de cliquer au préalable sur l’onglet de la feuille la contenant.
Les deux onglets sont alors sélectionnés et la formule est

toujours visible dans la barre de formule pour que vous puissez la
continuer ou la modifier.
Page 21
 Ne cliquez pas sur un autre onglet, par exemple pour

revenir dans la feuille d’origine, avant d’avoir mis un signe
mathématique du genre + ou *. Votre formule ne serait plus
correcte.
Appuyez sur la touche « Entrée » lorsque votre formule est

terminée.
Page 22
Les Mises en Forme
Maintenant que le résultat de votre calcul est correct et

seulement maintenant vous allez pouvoir vous attarder à la mise en
forme de vos feuilles et de vos cellules.
Les mises en forme, le joli, ne doivent jamais être réalisées

avant que tous les calculs oient finis et CORRECTS car certaines
d’entre elles peuvent perturber le logiciel lors de la
construction des formules. D’autres peuvent tout simplement vous
empêcher de trouver les erreurs éventuelles.
Quasiment toutes les commandes de mise en forme se trouvent

rassemblées au même endroit : menu contextuel ou menu
.
Les commandes contenues dans les 4 onglets suivants sont

intuitives, il suffit d’essayer et de regarder le résultat.
A noter la commande qui permet

d’écrire sur plusieurs lignes dans une cellule.
Page 23
-- ILes formats numériques.
Excel donne généralement ses résultats avec beaucoup de

chiffres après la virgule ou dans une notation scientifique qui
parle peu aux mathématiciens en herbe. Les dates et les heures
sont affichées d’une certaine manière et une unité, monétaire par
exemple, est parfois nécessaire. Toutes ces configurations font
appel aux formats numériques.
L’application d’un format numérique ne change rien aux

méthodes de calcul d’Excel, ce n’est qu’une couche de peinture
pour rendre joli. Si vous décidez de n’afficher que deux chiffres
après la virgule, Excel continuera pour sa part à travailler avec
la totalité des décimales.
L’onglet permet de les définir.
Différentes catégories de nombres vous sont proposées.

Toutes, sauf « Personnalisé » vous laissent peu de choix hormis
généralement le nombre de chiffres après la virgules (les
décimales) et l’unité monétaire.
La catégorie « Personnalisé » vous permettra de faire ce que

vous voulez à condition de savoir comment.
-- 1Les formats numériques personnalisés

En cliquant sur « personnalisé », vous disposez d’une zone
sous « type » dans laquelle vous allez pouvoir taper les
différents codes définissant un format numérique.
Un format numérique complet est défini à l’aide de 4 zones

séparées par des points virgules. :
Page 24
• La première définit le format des nombres positifs
• La seconde définit le format des nombres négatifs
• La troisième définit le format des nombres nuls
• La quatrième définit le format du texte
Aucune de ces zones n’est obligatoire, vous pouvez très bien

ne pas en définir certaines, vous devez malgré tout mettre les
points-virgules. Par exemple si vous ne voulez pas définir le
format des nombres négatifs, le format aura la structure
suivante :
Nombres positifs ;;Nombres nuls ;Texte
Chacune de ces zones peut se décomposer en trois parties

facultatives.
I.1.a - La couleur entre crochets.
Les couleurs possibles sont :
[NOIR][BLEU][CYAN][VERT][MAGENTA][ROUGE][BLANC][JAUNE]
I.1.b - L’affichage des nombres.
Deux symboles sont disponibles pour définir cette partie : le

0 et le #.
Le 0 indique la présence obligatoire d’un chiffre et le #

indique la présence facultative d’un chiffre. L’ensemble constitue
une sorte de masque qu’on pose sur le nombre contenu dans la
cellule :
• Si un 0 se trouve au-dessus d’un chiffre, le chiffre est

affiché sinon un 0 est affiché.
• Si un # se trouve au-dessus d’un chiffre, le chiffre est

affiché sinon rien n’est affiché.
Ces règles sont valables pour les chiffres après la virgule.

Avant la virgule tous les chiffres sont toujours affichés.
Si vous devez mettre une virgule dans le format, elle doit
être saisie avec la virgule située à côté du N.
Page 25
Contenu de la Code de Affichage

cellule format
#,### 1234,59
1234,59
#,000 1234,590
.631 0,# 0,6
12 #,0# 12,0
1234,568 1234,57
En mettant des espaces entre les 0 ou les # devant la

virgule, vous pouvez obtenir l’effet suivant :
# ### ### affiche 1200000 sous la forme 1 200 000
I.1.c - Les unités.
Que vous souhaitiez écrire 2000,5 FF ou 25 cm2 même combat :

il est hors de question de taper le texte à la main dans la
cellule. En effet ce ne serait plus une valeur numérique mais du
texte donc tout calcul serait a priori impossible.
Les unités ou tout texte additionnel doivent donc être

affichés grâce à un format personnalisé : c’est le rôle de cette
troisième partie.
Toute unité ou tout texte devant apparaître doit figurer dans

le format entre guillemets. Par exemple si une cellule contient le
nombre 512.532 et si vous souhaitez l’afficher sous la forme
512.5 kms, créez le format suivant :
#,#″ kms″ ou 0,0 ″ kms″
 Il est important de ne pas mettre d’espace entre le

dernier 0 ou # le guillement d’ouverture. En effet la présence de
cet espace donne l’ordre au logiciel de diviser la valeur par
1000.
Par exemple : le code # ″ cm2″ afficherait 120000 sous la forme

120 cm2.
I.1.d - Exemple de format personnalisé
[rouge]0″ kms″ ;[bleu]-0,00″ cm2″ ;[vert];[jaune]

Contenu Affiché sous la forme
2.56 2 kms (écrit en rouge)
-2.56 -2,56 cm2 (en bleu)
0 0 (en vert)
Bonjour Bonjour (en jaune)
Page 26
-- 2Les dates et les heures.

Contrairement à ce qu’on pourrait penser Excel ne sait pas
calculer avec des dates ou des heures données sous la forme 00/00/00
ou 24:00. Les dates et les heures ne sont pour Excel que des nombres
quelconques affichés (appelés numéros de série) à l’aide de
formats d’affichage particuliers comme précédemment.
En fait Excel dispose de son propre calendrier qui commence

le 1er janvier 1900. Pour le logiciel, une date particulière n’est
que le nombre de jours écoulés depuis ce jour. Donc n’importe quel
nombre entier peut devenir une date pour peu qu’on lui applique le
format adéquat.
36892 correspond au 1er janvier 2001
Pour les heures le problème est sensiblement le même : Excel

compte en tantièmes écoulés de journée . Une heure représente
1/24ème de journée et 20 minutes par exemple représentent 1/3
d’heure soit 1/3*1/24 ème de journée.
Donc s’il est 2 :20 du matin, pour Excel il est en fait :

2*1/24 +1/3*1/24 = 0.097222
Une journée écoulée soit 24 :00 est donc égale à 1. N’importe

quel nombre inférieur à 1 peut donc être une heure si on lui
applique le format adapté.
Si vous faites des calculs sur des dates ou des heures, Excel
décidera certainement, de sa propre inititative, que le résultat
doit être affiché sous forme de date ou d’heure. Pensez à
appliquer un format numérique standard selon le résultat que vous
espérez obtenir.
Quelques fonctions intégrées permettent de manipuler les

dates et les heures, pensez à y jeter un coup d’œil.
I.2.a - Création d’un format de date ou d’heure.
Par défaut les dates sont affichées au format 00/00/00.
Il est possible d’afficher les dates sous d’autres formes en

créant des formats personnalisés à bases de lettres : le j pour le
jour, le m pour le mois, le a pour l’année.
Page 27
Pour afficher Utilisez ce code

Mois sous la forme 01–12 mm
Mois sous la forme de jan–déc. mmm
Mois sous la forme de janvier–décembre mmmm
Jours sous la forme 01–31 jj
Jours sous la forme dim–sam. jjj
Jours sous la forme dimanche–samedi jjjj
Années sous la forme 00–99 aa
Années sous la forme 1900–9999 aaaa
Pour afficher Utilisez ce code

Heures sous la forme 00–23 hh
Minutes sous la forme 00–59 mm
Secondes sous la forme 00–59 ss
Heure sous la forme 4 AM h am/pm
Heure sous la forme 4:36 PM h:mm am/pm
Heure sous la forme 4:36:03 P h:mm:ss a/p
Temps écoulé en heures, par exemple, 25.02 [h]:mm
Temps écoulé en minutes, par exemple, 63:46 [mm]:ss
Temps écoulé en secondes [ss]
Pour afficher le 08/01/01 sous la forme de lundi 08 janvier

2001, il suffit donc de créer le format :
jjjj jj mmmm aaaa
Page 28
Les Graphiques
Après avoir fait le plein de calculs dans tous les sens, il

est souvent utile d’en donner une représentation graphique chargée
de mettre en évidence certaines conclusions. C’est le rôle des
graphiques : attention, n’importe quel graphique ne convient pas à
n’importe quel message à transmettre. Il faut faire le bon choix.
-- ISélection des données
Avant toute chose, il faut indiquer au logiciel quelles sont

les données à intégrer au graphique. Ceci passe par leur
sélection : valeurs numériques et intitulés des lignes ou colonnes
correspondantes.
Comme vous pouvez le voir, il est parfaitement possible de

faire des sélections non continues (voir Page 5).
Il est par contre très important que toutes les lignes de la

sélection aient la même largeur en nombre de cellules (de même
pour les colonnes mais pour la hauteur). Les sélections doivent se
faire toujours dans le même sens : de la gauche vers la droite par
exemple.
Ceci fait, cliquez sur le bouton ou allez dans le menu

« Insertion / Graphique… ». L’assistant graphique qui apparaît
vous guidera pour les étapes suivantes.
Page 29
-- IIL’Assistant Graphique.
-- 11ère étape : le choix du type de graphique
Faites votre choix !!! Il est beau, il est beau mon

graphique….
Cliquez sur .
-- 22ème étape : Données sources du graphique.
La zone « plage de données » vous indique la sélection que

vous avez réalisée. Un aperçu vous donne une petite idée du
résultat.
Page 30
Les options « série en lignes » ou « série en colonnes »

modifient la représentation des données en inversant le contenu de
la légende et celui de l’axe des abscisses. Attention à ce choix,
car la lecture des deux graphiques possibles n’est plus du tout la
même.
Ici, par exemple, on compare les notes des personnes pour une
matière donnée alors que dans le cas suivant on compare les notes
des différentes matières pour une personne donnée :
L’onglet n’est à utiliser que si vous souhaitez vous

compliquer la vie (si vous n’avez sélectionné aucune donnée avant
de faire le graphique par exemple…)
-- 33ème étape : Les options.
Cliquez sur les options, remplissez les différentes zones et

regardez l’aperçu : vous trouverez toutes vos réponses.
Page 31
-- 44ème étape : localisation du graphique.
Vous pouvez décider que votre graphique apparaîtra dans une

de vos feuilles de calculs (en tant qu’objet) mais attention, vous
risquez de galèrer un peu pour lui donner les bonnes dimensions.
Personnellement je préfère nettement le créer dans une

nouvelle feuille : toute la place lui est alors réservée, plus de
soucis de dimensions…
Cliquez sur et le graphique surgit.
-- IIIPersonnalisation du graphique.
Le graphique, tel qu’il apparaît, n’est jamais dans sa forme

tout à fait définitive. Sa mise en forme (couleurs, polices, …)
correspond à des paramètres par défaut qui ne vous plairont pas
forcément, forcément…. Vous pouvez également avoir envie de
revenir sur certains de vos choix. Dans les deux cas il est très
facile d’arriver à ses fins.
-- 1Modification des choix initiaux.

Si vous placez votre souris sur le fond blanc de votre
graphique l’infobulle suivante apparaîtra à côté de la
flèche . Appelez alors le menu contextuel, il doit contenir les
commandes suivantes :
Elles correspondent aux quatre étapes de l’assistant

graphique, cliquez sur celle qui vous permettra de modifier
l’élément souhaité.
Page 32
-- 2Modification de la mise en forme.

Modifier les couleurs, les polices utilisées, l’orientation
des textes se fait aisément. Cliquez deux fois sur l’élément que
vous voulez modifier : le fond du graphique, les axes, la légende,
les barres, les textes, la zone de graphique (voir Modification
des choix initiaux. Page 33).
Une boîte de dialogue contenant un ou plusieurs onglets vous

proposera alors les différentes modifications possibles :
ESSAYEZ !!! il n’y a rien de difficile….
Page 33
L’Impression
Comme toujours la commande « Imprimer » se trouve dans le

menu « fichier ».
Toutefois, avant d’imprimer, il est de coutume d’aller faire

un petit tour dans la commande « Mise en page ». Vous pourrez
ainsi faire les derniers réglages.
Les onglets « Page » et « Marges » sont tout à fait

classiques.
« En-tête et pied de page » permet de rajouter différentes

informations, automatiques (comme les numéros, date et heure…) ou
manuelles, sur les différentes pages imprimées. La plupart du
temps vous aurez à cliquer sur ou
pour les conformer à votre goût. Lisez
l’explication, elle se suffit à elle-même…
L’onglet « Feuille » demande plus de précisions.
: cliquez dans le rectangle blanc et sélectionnez

des cellules dans la feuille de calcul.
Attention, tant que la zone d’impression sera définie, seules ces

cellules seront imprimées
Page 34
: si un tableau se répète sur plusieurs

pages à l’impression, vous pouvez demander que les lignes ou les
colonnes dont les références figurent dans les rectangles blancs
se répètent en haut ou à gauche de chaque page (lignes ou colonnes
de titres).
: permet d’imprimer les lettres ou les

chiffres qui servent à repérer les lignes ou les colonnes.
Page 35
La Base de donnees
Excel offre quelques possibilités de travail avec des bases

de données simples présentées sous la forme d’un tableau à une
dimension : la première ligne contient les intitulés des
différentes données (ligne de titre), les données s’accumulent sur
les lignes suivantes.
Ces possibilités sont les suivantes :
• Tri des données
• Filtrage et extraction des données
• Calculs de totaux et sous-totaux
A ces fonctionnalités élémentaires, on peut ajouter les

tableaux croisés dynamiques.
-- ICréation de la base de données.
Première chose à faire : saisir la première ligne de votre

tableau. Elle contient les intitulés des colonnes. Si possible
faites le nécessaire pour qu’elle se trouve sur la ligne 1 de la
feuille de calculs (surtout en cas d’éventuel publipostage).
Mettez cette ligne en forme (bordure, police, trame de

fond…).
La deuxième ligne contiendra le début des données, mettez-la

également en forme sans y saisir de texte. N’insérez pas de ligne
vide entre la ligne de titre et la première ligne de données.
Une fois les mises en forme réalisées, cliquez dans l’une de

ces deux lignes et exécutez la commande « Grille… » du menu
« Données ». Un message survient, cliquez sur , une grille
de saisie destinée à faciliter la saisie des données apparaît.
Vous pouvez aller d’un champ à l’autre en cliquant dans les

différents champs ou avec la touche « Tabulation » du clavier.
« Shift Tab » permet de revenir en arrière. N’appuyez sur la
touche « Entrée » que pour passer à une nouvelle fiche qu’on
appelle également enregistrement. Vous remarquerez à cette
occasion que ce que vous avez saisi s’écrit dans la feuille de
calculs. Notez aussi, pour le reste des enregistrements, que la
mise en forme du début se reproduit automatiquement.
Cliquez sur lorsque la saisie est terminée.
Page 36
Vous pouvez rappeler la grille à tout moment pour compléter

votre base : cliquez dans le tableau et rappelez la grille.
-- IITri des données.
Préalable à toute manipulation : cliquez dans votre base,

n’importe où.
Dans le menu « Données » vous trouverez la commande

« Trier… »
Chaque zone s’appelle une clé de tri. Si vous cliquez sur la

flèche, vous retrouverez les différents intitulés de vos colonnes.
Vous pouvez ainsi décider de trier vos données selon une de ces
rubriques, en ordre croissant ou décroissant.
Admettons que vous ayez fait un tri sur le nom des personnes.
Plusieurs personnes peuvent porter le même nom, vous pouvez alors
décider de classer ces personnes dans l’ordre croissant de leur
prénom : c’est le rôle de la deuxième clé de tri. Elle a pour but
d’affiner, de compléter le classement.
De même pour la troisième clé.
L’option « ligne de titres » indique au logiciel si la

première ligne contient les titres ou des données. Si vous
répondez « oui », la première ligne sera exclue du tri sinon elle
sera triée comme toutes les autres.
-- 1Tri particulier.
Les clés de tri précédentes ne vous permettent de trier que
par ordre alphabétique ou numérique croissant ou décroissant.
Page 37
Vous pourriez aussi avoir envie de trier vos données selon

d’autres critères : par grades par exemple (SGT, SCH, ADJ, ADC,
MAJ, SLT, LTN, CNE, CDT, LCL, COL). Le problème est que cette
liste ne correspond à aucune règle de progression connue et
surtout pas alphabétique.
II.1.a - 1ère étape. : Création d’une liste personnelle.
Pour pouvoir trier selon une liste quelconque, il faut

d’abord déclarer cette liste à Excel :
Outils / Options /
Cliquez sur « Nouvelle liste » à gauche et tapez les

différents éléments de votre liste à droite en appuyant sur
« Entrée » après chaque élément. Lorsque tous les éléments sont
saisis, cliquez sur .
Vous pouvez également taper votre liste dans la feuille de

calcul en mettant un élément par cellule. Sélectionnez-les, Outils
/ Options / et cliquez sur
Terminez par OK.
II.1.b - Tri selon une liste personnelle.
Cliquez dans la base de données, dans la colonne que vous

voulez trier et appelez la commande « Trier… ». La boîte de
dialogue est inchangée mais vous allez maintenant pouvoir utiliser
le bouton .
Page 38
Choisissez votre liste dans la rubrique « Première clé de

l’ordre de tri » et dites .
Respecter la casse signifie respecter les minuscules et les

majuscules.
-- 2Sous-Totaux.
Les différents enregistrements de votre base sont maintenant
triés donc regroupés par clé de tri dans les colonnes concernées.
L’envie peut vous prendre de créer des sous-totaux en fonction de
ces regroupements (age moyen par grades identiques, salaire moyen
par catégorie socio-professionnelle etc…).
A cet effet, il existe une commande Sous-totaux dans le menu

Données (pensez à cliquer dans la base au préalable).
DONNÉES / SOUS-TOTAUX
Indiquez ici la colonne que vous

avez utilisée pour votre tri. Ici,
par exemple, tous les
enregistrements sont regroupés par
Villes.
Pour chaque groupe

d’enregistrements, le sous-total
est le résultat d’un calcul
appliqué sur une ou plusieurs des
colonnes de la liste ci-dessus.
Vous pouvez faire le choix de la fonction dans cette zone :
.
Page 39
-- IIILe filtrage et l’extraction des données ;
Le tri n’a pour résultat qu’un rangement différent des

données mais toutes sont affichées.
Le filtrage a pour but de n’afficher que les données qui

correspondent à certains critères définis par vous.
Deux types de filtres vous sont proposés : le filtre

automatique et le filtre élaboré qui offre plus de possibilités.
-- 1Le filtre automatique.

Comme toujours il vous faut cliquer dans la base au
préalable.
Données / Filtre / Filtre automatique
Des cases contenant des flèches noires apparaissent dans la

ligne de titres.
Si vous cliquez sur l’une d’entre elles, vous verrez une

liste apparaître : celle de toutes les données contenues dans
cette colonne. Choisissez l’un des éléments, aussitôt ne sont
affichées que les lignes qui le contiennent.
Remarquez que la petite flèche est devenue bleue, signe d’un

filtre est en action.
Lorsqu’un filtre est en action dans une colonne vous pouvez

en appliquer d’autres dans d’autres colonnes.
Pour revoir toutes les lignes, cliquez sur les flèches bleues
et demandez (Tous).
La liste qui apparaît lorsque vous cliquez sur les flèches

contient également la commande : choisissez-la.
Page 40
Cette boîte de dialogue autorise la création de filtre un peu

plus complets que précédemment. En effet, vous pouvez choisir des
conditions telles que : égal, inférieur, supérieur, différent….
Vous pouvez taper vos propres critéres de choix à droite mais
attention, respectez les majuscules, minuscules et naturellement
l’orthographe.
Si vous utilisez deux critères de choix, attention au choix

entre « et » et « ou ». Le résultat change du tout au tout. Pas
d’inquiétude, c’est de la logique pure et il paraît que le
français est logique, isn’t it ???
Pour sortir du filtrage automatique, c’est à dire pour faire

disparaître les flêches, il faut redemander filtre automatique
dans le menu « Données / Filtre ».
-- 2Le filtrage élaboré.

Contrairement au filtrage automatique, le filtrage élaboré
permet l’extraction des données correspondant aux critères de
filtrage vers d’autres endroits du classeur. Il est même possible
de ne conserver que les colonnes qui nous intéressent réellement
alors que le filtrage automatique affiche l’enregistrement complet
avec toutes ses colonnes.
Données / Filtre / Filtre élaboré
III.2.a - Zone « Plages ».
Cette rubrique doit contenir les références des cellules ou

le nom de la plage correspondant à la base de données y compris la
ligne de titres.
Si vous avez pris la précaution de cliquer dans la base avant

de demander le filtre, cette rubrique se remplit d’elle-même.
Vérifiez quand même, on ne sait jamais.
III.2.b - Zone « Zone de critères ».
Les critères sont les conditions que les données à filtrer

devront respecter.
La zone de critères correspond aux cellules qui contiennent

ces conditions, c’est à vous de les saisir dans la même feuille
que les données ou dans une autre feuille.
Page 41
Attention, si vous mettez vos critères dans la même feuille

que vos données, placez les à côté de votre tableau de données
plutôt qu’en-dessous.
Si vous comptez réaliser plusieurs filtres différents, il

peut être intéressant de regrouper toutes les zones de critères
dans une seule et même feuille.
Exemples de zones de critères : ou
La première ligne contient le nom de la rubrique qui sert de

base au filtrage.
La deuxième ligne contient la condition à respecter. Dans

l’exemple donné, les données concernant les personnes agées de
plus de 30 ans doivent être extraites. Dans le deuxième cas,
seules les données des personnes habitant Rennes seront extraites.
Attention minuscules, majuscules et orthographe sont très

importantes. L’idéal est de faire un copier-coller.
Si vous voulez extraire les renseignements concernant les

personnes agées de moins de 20 ans ET habitant Laval vous devrez
créer la zone de critères suivante :

personnes agées de moins de 20 ans OU habitant Laval vous devrez

personnes dont l’âge est compris entre 25 et 35 ans, vous devrez
Si vous voulez respecter deux conditions en même temps,

placez les sur la même ligne. Si vous voulez réaliser l’une ou
l’autre placez les sur deux lignes différentes.
Pour faire apparaître les références de la zone de critères

dans l’espace qui lui est réservé, cliquez d’abord dans cet espace
puis sélectionnez toutes les cellules faisant partie de votre zone
de critères.
III.2.c - Zone de destination.
Cette zone n’est valide que si vous choisissez l’option

« copier vers un autre emplacement ».
Page 42
Cliquez dans l’espace réservé aux références de la zone de

destination et sélectionnez la cellule à partir de laquelle
seront placées les données à extraire. Toutes les colonnes de
chacune des données extraites seront alors reproduites.
Si vous désirez n’extraire que certaines colonnes

intéressantes pour une application donnée, si vous souhaitez par
exemple n’extraire que le nom et l’âge, faites un copier-coller
des intitulés qui vous intéressent à l’endroit où vous voulez
extraire les données. Cliquez dans la zone destination et
sélectionnez les cellules contenant les intitulés de destination.
Après avoir fait OK, vous obtenez effectivement les données

désirées.
 Lorsque vous voulez extraire des données vers une autre

feuille, vous devez vous placer dans la feuille de destination
avant même de demander le filtre avec la commande
« Données/Filtre/Filtre élaboré » !!!!
Page 43
Glossaire
L’aide est souvent un outil indissociable de l’utilisation

d’un logiciel. Vous serez toujours amené à faire de nouveaux
calculs, à utiliser de nouvelles fonctions. Beaucoup sont
nébuleuses et résoudre le mystère de leur utilisation passera
forcément par un petit séjour dans l’AIDE. Malheureusement, loin
de tout solutionner, elle vous entraînera parfois encore plus au
fond de votre désespoir.
Premier conseil : épluchez les exemples qui sont donnés.

Essayez-de les faire dans une feuille de calcul ou ressortez vos
papiers-crayons de la naphtaline. L’usage d’un logiciel ne
dispense absolument pas de l’utilisation de ces vestiges des temps
passés bien au contraire.
Deuxième conseil : les termes utilisés dans l’aide semblent

parfois tenir de l’hébreux, réécrivez les phrases importantes sur
papier en remplaçant les arguments sous forme de texte par des
valeurs numériques.
Termes « bizarroïdes » que vous rencontrerez parfois dans

l’aide :
Vecteur : ensemble de cellules sous la forme d’une colonne ou

d’une ligne.
Matrice : cellules sous la forme d’un tableau composé de plusieurs

lignes et colonnes. Une matrice d’une colonne ou d’une
ligne s’appelle aussi vecteur.
Plage : ensemble de cellules en ligne, colonne ou tableau. On

indique une plage en notant la référence de la cellule
formant le coin gauche supérieur et celle du coin inférieur
droit séparées par deux points.
Page 44
Exemple de la plage ci-dessus : B2:D6
Argument : les valeurs que vous rentrez à l’intérieur d’une

fonction (un nombre, une cellule, un ensemble de cellules
ou du texte) et à partir desquelles se fera le calcul se
nomment des arguments.
Les arguments notés en gras sont obligatoires, les

autres sont facultatifs.
Syntaxe : il faut écrire une fonction d’une manière bien précise,

dans le bon ordre pour qu’elle s’exécute correctement,
c’est ce qu’on appelle la syntaxe (analogie avec une
phrase de français compréhensible)
Expression : formule sans le signe =. Des expressions sont

régulièrement utilisées dans les arguments des
fonctions.
Critère : condition à respecter.
#VALEUR ! : erreur générée par excel pour indiquer, en général,

qu’une valeur utilisée dans la formule n’est pas un
nombre mais du texte.
Page 45

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Excel est un logiciel dont le rôle principal est la

TABLE DES MATIÈRES........................................................................................................2

Naturellement l’interface d’Excel reprend l’essentiel des

Pour n’importe quel utilisateur, je ne dirai assez

Si vous vous posez des questions sur une option ou une

L’élément de base d’Excel est la feuille de calcul : ensemble

Généralement les colonnes sont repérées par des lettres et

A1 s’appelle la référence de la cellule, c’est son nom.

Un ensemble de cellules ou plage est désigné sous la forme :

Le nom d’une feuille de calcul figure parmi les onglets en

Une feuille de calcul compte 256 colonnes et 65536 lignes ce

3 feuilles seulement sont disponibles par défaut. Toutefois

Le jour où vous le remplirez n’est pas arrivé.

Le fichier que vous enregistrerez et qui porte l’extension

II.1.d - Annuler une sélection.

Cliquez ailleurs ou appuyez sur “Echap”.

Dans le cas d’une sélection multiple, si vous voulez annuler

-- 2Modifier les dimensions;

Si vous voulez donner automatiquement la bonne largeur à

Ces manipulations sont valables également pour la hauteur des

Introduction aux calculs.

Outre la feuille de calculs, l’écran Excel montre les deux

• La zone de nom : qui permet de voir quelle

-- IDéfinition d’une formule.

Une cellule Excel peut contenir 3 types d’éléments :

• Du texte aligné par défaut à gauche de la cellule,

• Des valeurs numériques alignées par défaut à droite de la

• Des formules destinées à faire des calculs.

Pour indiquer qu’une formule va être saisie, il faut

Toute formule commence obligatoirement par le signe “=”

Le contenu d’une cellule est validé, après la saisie, par

La croix annule la saisie avant toute validation.

-- IILe b.a-ba par l’exemple.

Saisissez les données suivantes :

Le but de l’exercice est de calculer le cours en euros dans

Avant toute chose, s’agissant d’un calcul, il nous faut

Le premier réflexe est souvent de créer la formule comme elle

Imaginons que la somme à convertir ne soit plus 15 mais

Le résultat contenu dans B2 ne change pas : le calcul n’est

Il est hors de question de devoir refaire les formules chaque

Pour y parvenir la formule ne doit

Dans cet exemple, la somme en francs est toujours contenue

Les valeurs numériques entrant dans un calcul ne doivent jamais

II.1.c - Méthode à retenir.

Il serait fastidieux de taper à la main toutes les références

Pour faire plus simple, il suffit de cliquer sur les

Dans le cas de notre exemple voici la suite des opérations :

-- 2Modification d’une formule.

• Cliquez dans la barre de formule pour y faire venir le

• Déplacez-le avec les flêches du clavier jusqu’à l’endroit à

• Supprimez et remplacez les erreurs.

Si vous n’aviez pas validé votre formule le point d’insertion

Les références absolues et relatives.

Nous nous proposons de calculer quelques moyennes.

Après avoir saisi la feuille précédente, réalisez le calcul

 Quelques instants passèrent……

La formule est donc pour la moyenne :

=(note de math + note bureautique + note anglais)/ 3

Soit dans le cas de Durand : =(A3 +B3 +D3)/3.

A ce stade vous pourriez taper les 2 autres formules selon le

-- 1La poignée de recopie.

La poignée de recopie a deux utilités : créer des copies du

Soit dans le cas de Durand : =(A3B8+B3B9+D3*B10)/

Formule dans F4 ( pour Dupont) : =(B4B10+C4B11+D4*B12)/