MODULE A ANNEXE 1 : PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES ET DES REPORTING DES INSTITUTIONS DE LOHADA Responsable du Document : Directeur Financier

et Comptable OHADA Destinataires : Chefs de service financiers et comptables des Institutions

PHASE / TACHE/ACTIVITE PERIODICITE
TRAVAUX

RESULTAT / DATE/ECHEANCE DESTINATAIRES

RESPONSABLE

Journalier

Semaine

Mensuel

Trimestriel

Semestriel

Annuel

MODULE A ANNEXE 2 : PLANNING DES TRAVAUX COMPTABLES DE CLOTURE ET ELEMENTS DE TABLEAU DE BORD DES INSTITUTIONS DE LOHADA
Nature des travaux Responsables Externes aux services comptables Responsables lintrieur des services comptables Priodicits (jour, semaine, mois, trimestre, anne, ponctuelle) Informatique

Au niveau comptable - Etablissement de la balance avant inventaire des Institutions - Prparation et prise dinventaire - Enregistrement des critures dinventaire : - Elaboration et prsentation compare des tats financiers de synthse - Tenue et contrle des registres lgaux - Relation avec le commissaire aux comptes Tous les directeurs oprationnels Tous les directeurs oprationnels Anne

Nature des travaux

Responsables Externes aux services comptables

Responsables lintrieur des services comptables

Priodicits (jour, semaine, mois, trimestre, anne, ponctuelle)

Informatique

Au niveau juridique - Tenue des PV des runions darbritage budgtaire - Tenue des PV de runions du Conseil des Ministres DFC et CSFC - Tenue des livres obligatoires SP - formalits de convocation des runions darbitrage Projet dEtats financiers consolids - tablissement et contrle des tats financiers Au niveau social -Etablissement des bulletins de paie mensuels -Tenue du journal de paie et des comptes individuels des salaris -Etablissement des dclarations de charges sociales Au niveau de la gestion et des reporting - situations intermdiaires : - . - . - commentaires de gestion - situations prvisionnelles - situation dexcution budgtaire - tudes prvisionnelles - tableaux de bord -Tous les Directeurs oprationnels DFC/CSFC Mensuel / Trimestriel Annuel Permanent DFC Anne

DFC

Anne

DFC et CSFC

Trimestre/anne

DRHMAG/ CSRHMAG

DFC et CSFC

Mensuel

CSFC

Permanent

DRHMAG/ CSRHMAG

CSFC

Mensuel

Tous les Directeurs oprationnels

DFC/CSFC

Mensuel / Trimestriel Annuel

Planning des travaux comptables et lments de tableau de bord des Institutions de lOHADA

Intitul des travaux 1. 2. 3. 4. 5. 6. Contrle des pices justificatives Rfrenciation des pices comptables Imputation des pices comptables Saisie des pices comptables Justification des comptes Traitement et dition des tats priodiques 6.1 Validation passage du brouillard au journal

Priodicit Permanente

Echance

Mensuelle

Au plus tard le 15 du mois suivant Au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre

6.2 Tableau des recettes et dpenses 6.3 Utilisation des fonds par activit 6.4 Rapport sur ltat davancement des activits 6.5 Clture informatique Journal gnral Grand livre gnral Balance gnrale 6.6 Les ditions du suivi budgtaire budget par postes budget par postes, comptes, lignes budget rsum par comptes budget dtaill par lignes budget rparti par priodes budget rcapitulatif 7. Rapports dactivits et de performance 8. Travaux dinventaires 9. Etats financiers individuels et consolids Liasse individuelle des Institutions Liasse de consolidation 10. Classement des tats et pices Justificatives 11. Prvisions Budgtaires Prvision individuelle des Institutions Budget consolid

Trimestrielle Trimestrielle Mensuelle/Trim estrielle Trimestrielle Trimestrielle Annuelle

Au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre

Au plus tard le 05 du mois suivant le trimestre Au plus tard le 31 dcembre

Annuelle Permanente Au plus tard le 30 avril Au plus tard le 15 mai

Annuelle Au plus tard le 30 Aot Au plus tard le 30 septembre

MODULE A ANNEXE 3 : LISTE DES DOCUMENTS PRODUITS PAR LE DIRECTEUR DES AFFAIRES JURIDIQUES DE LA DOCUMENTATION ET DE LA COMMUNICATION Documents produits au Poste
Liste des questions dimportances soumettre la Confrence Questions retenues au SP

Destination
SP

Nbre
Variable

Priodicit
En cas ncessit

Utilit
A soumettre la Confrence

Etat assurant la Prsidence de la Confrence Selon nombre

En cas ncessit

Pour approbation et proposition lEtat assurant la Prsidence de la Confrence Pour tre traits par la Confrence

En cas ncessit

Projets de documents caractre juridique qui seront traits par la Confrence Etat des questions pertinentes soumettre lexamen du Conseil

Etats

SP / Prsident Conseil

Selon nombre

Au moins 2 fois lan

Pour dcision ou approbation du Conseil des Ministres

Etats Projets de documents caractre juridique qui seront traits par le Conseil SP / Etats Informations et documents techniques traiter par la Confrence Coordonner la rdaction des textes finaux de la Confrence (compte rendu, dclaration, communiqu final, dcisions, etc.) Informations et documents techniques traiter par le Conseil des Ministres Textes finaux du Conseil des Ministres (rapports, motions, dcisions, rglements, Actes uniformes, Trait en cas de rvision, etc.) Termes de rfrence pour llaboration du

Selon nombre

Au moins 2 fois lan Pour tre traits par le Conseil des Ministres

Variable

En cas ncessit

Pour tre traits par la Confrence SP / Etats, communication Variable En cas de runion Pour assurer la cohrence et la pertinence des textes

Variable SP / Etats En cas de session Variable SP / Prsident du Conseil En cas de session Pour tre soumis au Conseil des Ministres

Pour signature Variable par an En cas de besoin Variable SP Chaque fois que Pour choisir les consultants chargs dlaborer le projet dActe uniforme

Consultants / PTF

projet dActe uniforme

SP / Partenaires SP / Partenaires / Etat

Variable

de besoin Pour ngociation de leur contribution au projet Pour validation Chaque fois que de besoin Pour validation

Liste des partenaires techniques et financiers Mmo choix du consultant

variable

Chaque fois que de besoin

Faire rapport sur les livrables (validation pralable) Lettre de transmission du projet dActe uniforme aux Etats Parties Etat des observations des Etats SP / Etats, observateurs, PTF SP / Plnire des Commissions Nationales SP / Etats parties Variable Chaque fois que de besoin Pour amendements

Variable

Chaque fois que de besoin

Pour validation

Variable

Lettre de convocation dune assemble plnire des Commissions Nationales OHADA de tous les Etats Parties

Chaque fois que de besoin

Rechercher un consensus sur les grandes options du projet dActe uniforme, entre les Etats Parties

SP / CCJA Rapport et lettre de saisine de la CCJA pour avis Projet dActe uniforme finalis

Variable

Chaque fois que de besoin

Pour avis

SP

Variable

TDR pour les tudes dvaluation

SP / Partenaires

Variable

Chaque fois que de besoin

Pour son inscription lordre du jour de la prochaine runion du Conseil des Ministres de lOHADA pour adoption Recrutement consultant

Note sur les rapports dtudes et dvaluation Note synthse aprs les constatations directes ou travers des investigations auprs des Etats des points damlioration Projet de Rglement et dcision de mise en uvre du Trait

SP/ CM

Variable

Chaque fois que de besoin

Pour proposition au Conseil des Ministres les dcisions prendre Pour proposition au Conseil des Ministres les dcisions prendre Pour signature

SP/ CM

Variable

Chaque fois que de besoin

SP / CM

Variable

Chaque fois que de besoin Chaque fois que

SP / CM

Variable

Pour signature

Mise en forme et finalisation des textes quand ils procdent dune tude dexpert avant leur signature Projets de Rglements et de dcision soumettre au Conseil des Ministres pour adoption Projet de dcisions issues des dlibrations des Conseils des Ministres Documents publier Maquette Bon tirer (BAT)

de besoin

SP / CM

Variable

Chaque fois que de besoin

Pour signature

SP / CM

Variable

Chaque fois que de besoin

SP /Imprimeur SP /Imprimeur SP / imprimeur

Variable Variable Variable

En cas de besoin En cas de besoin En cas de besoin

Pour visa via le Secrtaire permanent et signature du Prsident du Conseil des Ministres Pour impression Pour proposition Accord pour impression et diffusion Diffusion

JO imprim Informations et documents publier sur le site

SP / Etats

100

En cas dimpression

www.ohada.org
Affiches, dpliants et cd roms Drapeaux des Etats et autres banderoles de circonstance Projet de texte de convention technique Programme dactivits pluriannelle chiffr colloques, sminaires, etc. Correspondance pour partenaires techniques et financiers colloques, sminaires, etc. Rapports de droulement des colloques, sminaires Projet de Budget des besoins bibliothque Expression des besoins Commande des ouvrages PV Rception et gestion de

SP / webmaster

Variable En cas de besoin Transmission au gestionnaire des contenus du site Diffusion

SP SP

Variable En cas de besoin Variable En cas de besoin Utilisation Ngociation

SP / Partenaire

variable

En cas de besoin

SP / CM

Un

Annuel

Adoption

SP

Variable

En cas dactivit

Compte rendu

SP / PTF

Variable

En cas dactivit

Compte rendu

SP /CM

Annuel

Annuel

Adoption

SP / ACHAT

Variable

Variable

Commande

SP

Permanent

permanent

Gestion

la base documentaire (codification, gestion des mouvements, inventaire) : rapport dactivits, etc.

MODULE A ANNEXE 4 : DOCUMENTS PRODUITS PAR LE DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES, DU MATERIEL ET DE L'ADMINISTRATION GENERALE (DRHMAG)
5.2 Documents produits au Poste de travail
Gestion et suivi des recrutements Plan de recrutement

Destination

Nbre

Priodicit

Utilit

SP + CM

Annuel

Pour laboration de budget pluriannuel et annuel Pour le recrutement

Confection dossiers confier au cabinet (description de poste) Prparation des lettres de notification de recrutement Prparation de projets de contrat de travail

Cabinet

Variable

En cas de recrutement En cas de recrutement En cas de recrutement

SP / Candidats

Variable

Pour information

SP / Candidats

variable

Pour formalisation

Gestion administrative du personnel Traitement des demandes dautorisations dabsences, maladies Gestion des congs annuels et de maternit/paternit Rapport annuel sur lvaluation du personnel

Personnel / direction daffectation Personnel/directi on daffectation SP / CM

variable

Permanent

Pour dcision

Permanent

Pour dcision

Annuelle

Pour information et dcision

2.

La supervision fonctionnelle des Services de Ressources Humaines et du matriel des institutions de I'OHADA Gestion des Ressources Humaines Plan de recrutement Rapport de mise en uvre du plan de recrutement Plan de motivation et sa mise en uvre Note sur la politique salariale Rapport sur la mise en uvre du statut du personnel Rapport sur lvaluation du personnel Plan de formation et rapport de mise en uvre du plan de formation Fichier actualis du personnel et rapport Chefs service 1 Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Trimestrielle et Annuelle Pour consolidation

Chefs service

Pour information

Chefs service

Pour information

Chefs service

Pour recueillir des propositions Pour suivi

Chefs service

Chefs service

Pour suivi

Chefs service

Pour suivi

Chefs service

Trimestrielle et Annuelle

Pour consolidation

Acquisition et gestion du matriel Rapport mise en uvre plan de passation des marchs et rapport Fichiers des fournisseurs agrs Chefs service 1 Trimestrielle et Annuelle Annuelle Pour suivi

Chefs service

Pour suivi

Elabore la politique des achats Rapport sur le plan de passation des marchs Fichier consolid des inventaires Rapport sur les recoupements

Chefs service Chefs service

1 1

Annuelle Annuelle

Pour suivi Pour suivi

Chefs service Chefs service

1 1

Annuelle Trimestrielle

Pour suivi Pour fiabilisation des soldes

3.

Ladministration et la gestion du matriel Rapport de gestion de la comptabilit matires Plan de passation de marchs SP + Chefs service Chefs service 1 Trimestrielle Pour information

Annuelle

Pour valuation des besoins Pour application harmonise Pour information

Conception des documents et des supports de gestion Etat du patrimoine (assurances, entretien, etc.) Etat des mouvements (entre sortie) Elaboration du systme de codification Etat de linventaire des immobilisations et des stocks

SP + Chefs service SP

Variable

Permanent

Trimestrielle

SP

Mensuelle

Pour information

Chef service

Annuelle

Pour application

SP + DFC

Annuelle

Pour information et prise en compte dans la comptabilit

4.

Gestion des Passations de marchs Plan de passation des marchs SP + Chefs service SP + Chefs service 1 Annuelle Pour suivi

Fichier des fournisseurs agrs Acquisition de biens dquipement (vhicules, mobilier, matriels) Prparation de dossiers dappel doffre Prparation du P.V. dattribution de march Etablissement de bons de commande Etat du matriel

Annuelle

Pour suivi

Fournisseurs

Variable

En cas dappel doffre En cas dappel doffre En cas dappel doffre Mensuelle

Pour soumissions

Commission des marchs SP + Fournisseurs SP

Variable

Pour signature et notification

Variable

Pour signature et excution du march Pour information et dcisions

Contrats de services et de consultations Elaboration des termes de rfrence (TDR) Prparation des dossiers dappel doffre Prparation de PV dattribution de march Confection de projet de contrats

SP

Variable

En cas dappel doffre En cas dappel doffre En cas dappel doffre En cas dappel doffre

Pour validation

Consultants

Variable

Pour soumission Pour signature et notification Pour signature et excution de march

Commission des marchs SP + Fournisseur

Variable

Variable

5.

Organisation des runions et des missions de lOHADA Missions officielles organises par le SP Rapport sur lorganisation des runions et missions Personnel Variable Selon programme dactivits Selon programme dactivits Pour excution programme dactivits

Gestion de la logistique et du protocole

Institution

Variable

Pour excution

Administration gnrale Correspondances SP Variable Permanent Pour signature