Dcouvrir Open ERP 6.

1 par l'exemple

Formation Open ERP 6.1

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v 1.2 11 / 2 0 1 2

CERPEG 2012

Sommaire
I Les partenaires....................................................................................................................4
1 Nouveau partenaire............................................................................................................................... 4

II Acheter et rgler les factures fournisseurs.....................................................................8

1 Crer un bon de commande d'achats.................................................................................................... 8 2 Rceptionner les marchandises........................................................................................................... 12 3 Valider la facture d'achat..................................................................................................................... 14 4 Rgler la facture d'achat...................................................................................................................... 19

III Vendre et encaisser les factures clients.......................................................................24

1 Crer un bon de commande de vente................................................................................................. 24 2 Livrer les marchandises....................................................................................................................... 28 3 Valider la facture de vente................................................................................................................... 31 4 Encaisser le rglement du client.......................................................................................................... 35

Sommaire

I Les partenaires
1 Nouveau partenaire Editer un partenaire
Crer ou diter un nouveau partenaire
Dans Open ERP, un partenaire est un tiers qui est en relation avec l'entit. Il peut tre la fois client, fournisseur, employ... Il existe donc plusieurs possibilits pour crer un nouveau partenaire. partir du menu : Achats > Carnet d'adresses > Fournisseurs > Crer Ventes > Carnet d'adresses > Clients > Crer

Informa tions g n ra le s
Ici nous allons modifier un fournisseur, nous allons donc cliquer sur Modifier

1-

Saisir le nom du fournisseur

Les partenaires

2-

Saisir le code du fournisseur. Ce code peut tre utile pour slectionner le fournisseur

3-

Saisir le type d'organisation Pour crer ou modifier les formes juridiques des entreprises : Ventes > Configuration > Carnet d'adresses > Formes juridiques

4-

Le fournisseur peut aussi tre un client !

5-

Chaque partenaire possde un ou plusieurs contacts (interlocuteurs). Cliquer sur Crer pour ajouter un nouveau contact. Renseigner les champs utiles. Cliquer sur Enregistrer pour valider les informations saisies.

6-

Cliquer sur Ajouter pour classer le fournisseur dans une ou plusieurs catgories. Pour ajouter des catgories : Ventes > Configuration > Carnet d'adresses > Catgories de partenaires

O n g l e t V e n t e s & Ac h a t s

CERPEG 2012

Les partenaires

1-

Slectionner l'utilisateur qui est en relation avec ce fournisseur (sinon laisser vide). Par dfaut le partenaire est Actif.

2-

Slectionner l'quipe commerciale en relation avec ce partenaire. L'adresse de son site internet. Slectionner ventuellement un partenaire Parent (cas d'un sous-traitant).

Onglet Comptabilit

Les partenaires

1-

Un partenaire fournisseur peut aussi devenir un client, open ERP complte donc les zones du compte client. Le compte client est complt automatiquement mais il est possible de le modifier (cas de comptes individuels crer). Le rgime fiscal est ncessaire pour la dclaration de TVA. Les conditions de paiement par dfaut Le compte fournisseur est complt automatiquement mais il est possible de le modifier (cas de comptes individuels crer). Saisir le numro de TVA intracommunautaire dans le cas d'un fournisseur UE. Cocher la case si le partenaire est assujetti la TVA.

2-

3-

Crer les coordonnes bancaires du partenaire.

Les partenaires

II Acheter et

rgler les factures fournisseurs

1 Crer un bon de commande d'achats

Nouveau bon de commande
partir du menu : Achats > Gestion des achats > Bons de commande > Crer

Ent te de la c ommande

1-

La rfrence de la nouvelle commande est complte automatiquement mais peut tre modifie. La codification du document est modifiable partir du menu : Administration >

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Configuration > Squences > Squences & identifiers et slectionner le document modifier (dans notre cas : Purchase Order > Ordre d'Achats). L'entrept est le nom de l'entreprise ou magasin qui va recevoir la marchandise. Slectionner ventuellement l'appel d'offres auquel vous devez rattacher la commande d'achat. 2 La date correspond la date du jour par dfaut. Saisir ventuellement une rfrence au fournisseur. 3 Slectionner le fournisseur en tapant son code ou les premires lettres ou en cliquant sur La liste de prix est affiche par dfaut. Les autres champs sont complts automatiquement (adresse...). Cliquer sur Crer pour ajouter les articles commander. .

Les lignes de la commande

Acheter et rgler les factures fournisseurs

1-

Saisir le code de l'article ou les premires lettres de l'article ou cliquer sur des produits. pour afficher la liste

Saisir la quantit commander La description de l'article s'affiche automatiquement

La date de livraison prvue provient des renseignements de la fiche article.

2-

Unit d'achat de l'article (dans notre cas : PCE, l'unit).

Le prix correspond au prix habituel d'achat de l'article.

Cliquer sur Sauvegarder & Crer pour enregistrer l'article et en commander un nouveau ou cliquer sur Enregistrer & Fermer pour enregistrer l'article et revenir au corps de la commande.

La c om ma nde cr e

CERPEG 2012

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Acheter et rgler les factures fournisseurs

1-

Les articles commander s'affichent, il est possible de modifier les lignes en cliquant sur .

2-

Cliquer sur Calculer pour afficher les taxes et les totaux.

Cliquer sur Convertir en bon de commande pour valider la commande.

Le s doc um ents g n rs

1-

La commande est valide, Open ERP cr plusieurs documents relatifs cette commande : Purchase order PO00030 is confirmed >> la commande PO00030 est confirme. Reception IN/00012 is ready to process >> les articles commands sont prts tre rentrs en stock (voir tape suivante). Invoice SI :PO00030 is waiting for validation >> la facture relative la commande PO00030 est cre l'tat "brouillon" et attend d'tre valide.

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Acheter et rgler les factures fournisseurs

2-

Cliquer sur Imprimer pour imprimer la commande

2 Rceptionner les marchandises

La rception des marchandises
Ds que le fournisseur aura livr les articles commands, le responsable des achats validera l'entre en "magasin". Pour cela, il faut vrifier la liste des commandes en attente de livraison. partir du menu principal : Achats > Rception de produits > Livraisons entrantes

R c e p t i o n n e r l a l i vr a i s o n

1-

Les marchandises livres par notre fournisseur sont prtes tre rentres en stock. Cliquer sur pour rceptionner les pour supprimer la

marchandises ou sur livraison.

12

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Valider les quantits

1-

Il est possible de modifier les quantits livres en cliquant sur .

2-

Cliquer sur Valider pour confirmer la livraison.

3-

Cliquer sur Cancel pour fermer la fentre.

Af f i c h e r l a l i vr a i s o n r c e p t i o n n e

1-

Cliquer sur Disponible (Ready to process) pour ne pas afficher les livraisons disponibles.

Cliquer sur Termin pour afficher les livraisons termines.

13

Acheter et rgler les factures fournisseurs

2-

La livraison IN/00012 est termine.

3 Valider la facture d'achat

La validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est rceptionne, il reste vrifier la facture d'achat gnre et la valider pour gnrer les critures comptables. partir du menu principal : Achats > Gestion des achats > Bons de commande

V rifie r l' ta t de la com ma nde

1-

La livraison est rceptionne (100%). La facture n'est pas valide (0%). Cliquer sur la commande PO00030 pour l'ouvrir et valider la facture brouillon.

14

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Valider la facture

1-

Slectionner l'onglet Livraison et Facturation.

2-

Cliquer sur facture l'tat "brouillon".

15

Acheter et rgler les factures fournisseurs

1-

Slectionner l'onglet Livraison et facturation.

2-

Si la facture est conforme, cliquer sur Approuver.

Sinon, il est possible de modifier les lignes de la facture en cliquant sur .

3-

Cliquer sur

pour approuver la facture

Cliquer sur Sauvegarder pour enregistrer la validation de la facture.

Cliquer sur

Cliquer sur Fermer pour fermer la fentre.

pour afficher les bons de commande en liste.

V rifie r le bon de c om mande

1-

Le bon de commande est rceptionn (100%) et la facture est approuve (100%).

Cliquer sur le bon de commande PO0002 pour afficher la facture gnre.

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Acheter et rgler les factures fournisseurs

La facture gnre

Cliquer sur la facture gnre Slectionner l'onglet Livraison et Facturation si ncessaire. La facture a t gnre, elle est l'tat "ouverte" ce qui signifie qu'il faut la payer. Le numro a t gnr automatiquement : EXJ/2012/0001

Voir l'criture comptable

La facture est valide, le systme a pass l'criture comptable correspondante. partir du menu principal : Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur Slectionner la facture EXJ/2012/0001

17

Acheter et rgler les factures fournisseurs

S lec tionne r la fac tur e

1-

Slectionner l'onglet Autres information

2-

Cliquer sur le numro de la facture pour afficher l'criture comptable.

18

Acheter et rgler les factures fournisseurs

Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e

1-

L'criture a t passe dans le journal des achats.

4 Rgler la facture d'achat

partir du menu principal : Comptabilit > Fournisseurs > Factures fournisseur Cliquer sur la facture payer

19

Acheter et rgler les factures fournisseurs

O u vr i r l a f a c t u r e p a ye r

1-

Cliquer sur Crer un avoir pour crer un avoir identique la facture

Cliquer sur Payer la facture pour procder au rglement

La mthode de paieme nt

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Acheter et rgler les factures fournisseurs

1-

Open ERP affiche le montant d au fournisseur (montant modifiable).

2-

Slectionner la mthode de paiement (il s'agit du journal de trsorerie dans lequel doit tre passe l'criture).

3-

Cliquer sur Valider pour gnrer le paiement.

L e p a i e m e n t e st e f f e c t i f

La facture est paye

21

Acheter et rgler les factures fournisseurs

12longlet paiement

La facture passe l'tat paye.

Affichage du numro de lcriture comptable dans longlet paiements

L' cr itur e c om pta ble

Dans le module Comptabilit. Slectionner Fournisseurs puis Paiement fournisseur

22

Acheter et rgler les factures fournisseurs

La liste des paiements saffiche

Cliquer sur le paiement concern.

1-

Slectionner l'onglet critures comptable pour visualiser l'criture qui a t passe.

23

Acheter et rgler les factures fournisseurs

III

Vendre et encaisser les factures clients

1 Crer un bon de commande de vente

Nouveau bon de commande client
partir du menu principal : Ventes > Ventes > Bons de commande > Crer

Ent te de la c ommande du c lie nt

1-

La rfrence de la commande est complte automatiquement mais peut tre modifie. La codification du document est modifiable partir du menu : Administration > Configuration > Squences > Squences et slectionner le

24

Vendre et encaisser les factures clients

document modififer (dans notre cas : Sale Order > Commande de vente). Le magasin correspond au lieu partir duquel sera effectu la livraison. 2 La date correspond la date du jour par dfaut. Saisir ventuellement une rfrence de la commande du client. 3 Slectionner le client en tapant son code ou les premires lettres de son nom ou en cliquant sur . La liste de prix est affiche par dfaut. Les autres champs sont complts automatiquement (adresse de commande, expdition...). Cliquer sur Crer pour ajouter les articles livrer.

Le s ligne s de la comma nde du c lie nt

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Vendre et encaisser les factures clients

1-

Saisir le code de l'article ou les premires lettres de l'article ou cliquer sur des produits. pour afficher la liste

Saisir la quantit commande par le client. La description de l'article s'affiche automatiquement.

L'unit PCE correspond au conditionnement, ici l'article est vendu la pice.

2-

Le prix unitaire correspond au prix de vente habituel (sans la gestion de liste de prix).

Saisir ventuellement une remise. Ne pas modifier la mthode d'approvisionnement.

Saisir le dlais le livraison si celui-ci ne convient pas.

cliquer sur Sauvegarder & Crer pour enregistrer l'article et en vendre un nouveau ou cliquer sur Sauvegarder & Fermer pour enregistrer l'article et revenir au corps de la commande.

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Vendre et encaisser les factures clients

La c om ma nde cr e
1 Les articles livrer s'affichent, il est possible de modifier les lignes en cliquant sur .

2-

Cliquer sur Calculer pour afficher les taxes et les totaux.

Les frais de port font l'objet d'un traitement particulier avec Open ERP.

Cliquer sur Confirmer la commande pour la valider.

Le s doc um ents g n rs

1-

The quotation SO008... >> prcise que la commande SO008 a t convertie en facture de vdente.

Delivery Order OUT/00004... >> informe que le bon de livraison est prt (voir tape suivante).

Procurement BA1000... >> signale qu'aucune rgle de stock minimum n'a t prcise pour

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Vendre et encaisser les factures clients

cet article. Ceci n'empche pas de procder la livraison mais le rapprovisionnement automatique ne sera pas pris en charge par Open ERP.

2 Livrer les marchandises

La livraison des marchandises
Ds que le magasinier aura procd au colisage des marchandises, celles-ci pourront tre livres au client. partir du menu principal : Entrept > Gestion d'entrept > Bons de livraison

L e b o n l i vr e r

1-

Cliquer sur le bon pour traiter la livraison.

L e c o l i s a g e e t l a l i vr a i s o n

28

Vendre et encaisser les factures clients

1-

En cliquant sur Traiter, ou Forcer la disponibilit puis sur Traiter, toutes les lignes de la commande seront livres en une seule opration.

2-

L'icne

reprsente la mise au rebut de la

ligne slectionne. Les autre icnes de la ligne respectivement : 1 - La division de la ligne en lots de production (utile dans le cas d'un entreprise de production). 2 - La ligne sera ajoute dans le colis actuellement trait. 3 - La ligne sera traite dans un nouveau colis. reprsentent

Traite r le s c olis

29

Vendre et encaisser les factures clients

1-

Aprs avoir cliqu sur Traiter l'cran prcdent, Open ERP propose de traiter les lignes de la commande. Cliquer sur Validate pour procder la livraison du colisage. Cliquer ensuite sur Sauvegarder. Cliquer sur Cancel pour fermer la fentre.

L a l i vr a i s o n e s t e f f e c t u e

1-

Cliquer sur

pour afficher les bons de

livraisons en liste. Cliquer sur Disponible pour ne pas afficher les livraisons disponibles. 2 Le bon de livraison OUT/00001 est l'tat "Termin".

30

Vendre et encaisser les factures clients

3 Valider la facture de vente

La validation de la facture
La commande est termine, la livraison des marchandises est effectue chez le client, il nous reste valider la facture de vente gnre pour passer l'criture comptable. partir du menu principal : Ventes > Ventes > Bons de commande

V rifie r l' ta t de la com ma nde

1-

La livraison est effectue (100%). La facture n'est pas valide (0%). Cliquer sur la commande SO008 pour l'ouvrir et valider la facture brouillon.

31

Vendre et encaisser les factures clients

Valider la facture

1-

Cliquer sur Crer la facture finale.

C o n f i r m e r l a va l i d a t i o n d e l a f a c t u r e

32

Vendre et encaisser les factures clients

1-

Cliquer sur Valider pour passer les critures proposes.

L a f a c t u r e e s t va l i d e

1-

Open ERP a attribu un numro au document gnr.

23-

Cliquer pour imprimer la facture. Cliquer pour sauvegarder le document.

S lec tionne r la fac tur e

33

Vendre et encaisser les factures clients

1-

Slectionner l'onglet Historique.

Cliquer sur le numro de la facture, celle-ci saffiche

2- Cliquer sur Autres informations

3-

Cliquer sur le code de la facture pour afficher l'criture comptable.

34

Vendre et encaisser les factures clients

Af f i c h e r l ' c r i t u r e c o m p t a b l e

1-

L'criture a t passe dans le journal des ventes.

4 Encaisser le rglement du client

partir du menu principal : Comptabilit > Clients > Factures clients Cliquer sur la facture payer.

O u vr i r l a f a c t u r e e n c a i s s e r

35

Vendre et encaisser les factures clients

1-

Cliquer sur Crer un avoir pour crer un avoir identique la facture.

Cliquer sur Paiement pour encaisser le rglement.

La mthode de paieme nt

1-

Open ERP affiche le montant d par le client.

2-

Slectionner la mthode de paiement (il s'agit du journal de trsorerie dans lequel doit tre passe l'criture).

3 Cliquer sur Valider pour gnrer l'encaissement.

36

Vendre et encaisser les factures clients

L'e ncaissement est comptabilis

1-

La facture est l'tat "Post" ce qui signifie qu'elle est paye.

2-

Cliquer sur critures comptables, lcriture saffiche.

Voir l'criture compta ble

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Vendre et encaisser les factures clients