Ileana Constantinescu professeur universitaire dr.

MANUEL DE FRANAIS POUR LENSEIGNEMENT DISTANCE

I-re anne Cyberntique, statistique et informatique conomiques

MILENA PRESS 2011

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Copyright 2011, MILENA PRESS Toate drepturile asupra acestei lucrri sunt rezervate EDITURII MILENA PRESS, Bucureti, B-dul Iuliu Maniu nr. 186, Bl. E, Sc. B, Et. 5, sector 6, tel.: 0727.598.614 Reproducerea integral sau parial a textului este posibil numai cu acordul scris al EDITURII MILENA PRESS

ISBN: 978-973-7873-34-7

Chre tudiante/cher tudiant,

Ce cours vous permettra de connatre des aspects concernant la communication crite externe dans le domaine commercial et des aspects concernant la communication crite interne au cadre de lentreprise. Vous allez mener a bin des tches professionnelles telles que: rdiger une lettre doffre, une lettre de commande rdiger une note de service comprendre des documents professionnels crer une bote ids au cadre de lentreprise Vous aurez la possibilit daccomplir des tches spcifiques pour matriser des savoirfaire et des savoir-tre ncessaires dans lexercice de votre profession. Ce module du cours pour le deuxime semestre comprend quatre units dapprentissage et une unit dvaluation. Chaque unit dapprentissage prsente un thme professionnel gnral qui comprend des sous-thmes et des situations diverses. Pour les aborder, les contenus langagiers, vocabulaire, activits communicatives vous donneront la possibilit datteindre les objectifs communicatifs en vous entranant : la comprhension orale et crite lexpression orale et crite linteraction Pour accomplir vos tches vous avez des explications de vocabulaire, des encadrs avec des Repres professionnels, des Repres(inter) culturels, des actes de parole ou des modles sous la rubrique Comment ... Aprs des exercices de comprhension crite ou orale des textes, vous allez remployer les nouveaux acquis dans des situations professionnelles. 3

Pour vous entraner la comprhension orale, vous pourrez trouver la cassette au lectorat franais (salle 1519) Dans la bibliographie vous trouverez dautres mthodes de franais. Chaque unit a la mme structure et les mmes parties :

Avez-vous bien compris ? Outils de communication Activits

Auto-valuation
Ce cours vous offre la possibilit damliorer vos capacits dauto-apprentissage et dauto-valuation (voir les corrigs aprs lunit 5 du module) En prsentiel, vous exercerez vos capacits dinteraction. Votre valuation semestrielle comprendra : vos devoirs crits (20%) la rdaction dun projet professionnel (20%) vos capacits dexpression orale (20%) deux tests en classe (30%) un point doffice (10%) Ce cours vous donnera les cls de la russite dans vos activits professionnelles dployes en franais. Bon courage ! 4

Table des matires Module I

La communication crite externe dans le domaine commercial
Unit 1 : La lettre doffre Unit 2 : La lettre de commande

La communication crite interne au cadre de lentreprise

Unit 3 : La note de service Unit 4 : La bote ides

Unit 5: Rvision I
Corrigs des auto-valuations Bibliographie

La communication crite externe dans le domaine commercial

Unit 1 La lettre doffre

Vous serez capable de :

rdiger une lettre doffre rpondre une lettre doffre

Vous pourrez :
mettre en page une lettre commerciale

Vous saurez utiliser :

des formules introductives pour des lettres doffre

Offrir des produits ou des services Unit 1 La lettre doffre

Avez-vous bien compris ?

La lettre doffre peut tre une rponse une demande doffre ou tout simplement une lettre par laquelle le fournisseur propose la vente de ses produits, de sa propre initiative. Elle peut tre soit sans engagement soit une offre ferme. La lettre doffre doit comprendre les mentions suivantes : validit de loffre, dsignation exacte de la marchandise, qualit, quantit, prix, conditions de livraison, modalits de paiement, dlai de livraison. Il faut joindre une documentation qui consiste dans des chantillons, listes de prix courants, photos, catalogues, prospectus, dpliants. Le vendeur peut accorder son client une rduction du prix : une remise est accorde pour lachat dune quantit importante ; on accorde un rabais pour des marchandises dont la qualit a souffert. Si lacheteur accepte loffre telle quelle est formule, il passera la commande. Mais si lacheteur veut encore des prcisions sur un ou plusieurs points de loffre, il adressera au vendeur une demande dinformations complmentaire.

Vocabulaire
fournisseur, euse (n.) : personne qui fournit des marchandises, des denres un client. marchandise (n.f.) : chose mobilire pouvant faire lobjet dun commerce, dun march. prix (n.m.) : rapport de valeur dun bien un autre bien. remise(n.f.): diminution de prix accorde certaines personnes. rabais (n.m.): diminution de prix accorde par le vendeur si la marchandise a des vices cachs.

1. Marquez le mot qui ne correspond pas au sens du mot : rduction : a) rabais b) prix c) remise 2. Prcisez si dans la lettre doffre il faut indiquer : la validit de loffre la dsignation exacte de la marchandise la qualit de la marchandise la quantit quon peut livrer le prix de la marchandise les conditions de livraison les modalits de paiement le dlai de livraison la remise accorde

Outils de communication
Comment ...
Mettre en page une lettre commerciale en-tte vedette rfrences le lieu et la date de lexpdition de la lettre objet pices jointes appel 8

Corps de la lettre

Signature

Comment ...
Commencer une lettre doffre Si la lettre doffre est une rponse un appel doffre, elle peut commencer de la faon suivante : Nous accusons rception de votre demande doffre du ..... et vous en remercions trs sincrement. Nous avons pris connaissance de votre demande doffre du ..... En rponse votre demande doffre du ..... Nous vous remercions vivement de votre demande doffre du ..... et vous rpondons immdiatement pour ..... Si le vendeur propose la vente de ses produits de sa propre initiative, alors il peut commencer la lettre par lune des formules suivantes : Nous vous adressons une offre pour ..... modle ..... prix ....., pice, emballage compris. Nous avons le plaisir de vous offrir ..... Nous avons le plaisir de vous soumettre loffre ferme suivante, valable jusquau .....

Comment ...
Terminer une lettre commerciale Formules standard Je vous prie dagrer, Monsieur/Madame/Messieurs, [lexpression de] mes/nos salutations distingues. Nous vous prions daccepter, Monsieur/Madame/Messieurs, [lexpression de] mes/nos sentiments distingus. Veuillez recevoir, Monsieur/Madame/Messieurs [lexpression de] mes/nos sentiments les meilleurs.

ACTIVITS
1. Commentez cette offre et mettez-la en page en fonction des indications prsentes ci-dessus : Messieurs, Nous vous remercions de votre demande du 14 courant et vous expdions ci-joint notre catalogue. Nous vous proposons les quipements priphriques (displays terminaux, lecteur perforateur de bande, claviers) figurant aux numros 12, 17, 27 de notre catalogue. notre vif regret, nous ne pouvons accorder aucune remise concernant les prix de vente indiqus. Nous serions heureux si ces articles vous convenaient et si vous nous favorisiez de vos ordres. Vous voudrez bien en nous passant commande, noter exactement le numro et la page du catalogue. Dans lattente de vos ordres, nous vous prsentons, Messieurs, nos salutations les plus empresses. 10

2. a) Comblez les blancs de la lettre ci-dessous par des mots choisis dans la liste qui suit : Socit CONSTANT 32, quai du Louvre 35001 Rennes Tl. : 99.72.08.11 Socit HAUT-BRANE 35, rue Jourdan 33020 BORDEAUX CEDEX Rennes, le 4 janvier 2011 Objet : offre de produits Monsieur, Nous vous remercions de votre ... de prix du 10 septembre. Veuillez trouver ci-joint la proposition tudie votre intention et qui contient, outre le prix, nos conditions gnrales de vente. Nos fabrications trs soignes, vous donneront entire ... . Nous restons votre disposition pour vous envoyer un modle de chacune des ..... et pour tudier avec vous les problmes d ..... que vous devez ..... . Nous esprons que notre ..... retiendra favorablement votre attention et vous prions de croire, Monsieur, lexpression de nos sentiments ..... Le Directeur commercial Christian Lefort 1. dvous 2. demande 3. offre 4. caisses 5. satisfaction 6. rsoudre 7. emballage

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b) Qui est lauteur de cette lettre ? A qui est-elle destine ? Quel est le sujet de cette lettre ? Quel est son but ? 3. Rdigez une lettre doffre pour des ordinateurs et des calculettes de poche, avec pices de rechange pour 2 ans de fonctionnement. Envoyez cette lettre un grand nombre de clients potentiels de divers pays francophones. Cherchez, en ce sens, quelques entreprises relles qui ont aussi des sites sur la Toile pour avoir des coordonnes prcises.

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Auto-valuation Auto-valuation

TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS

1. Compltez les phrases suivantes en utilisant les mots suivants : salutations, emballage, chantillons, prix. a. Veuillez nous faire parvenir une liste de ..... b. Nous vous envoyons ces dpliants et quelques ..... c. Je vous serais oblig de bien vouloir me communiquer le ..... franco frontire, ..... y compris. d. Veuillez agrer, Messieurs, nos ..... distingues. 2. Remettez les phrases de la lettre ci-dessous en ordre : Messieurs, Dans lespoir de recevoir bientt votre commande, nous vous prions dagrer, Messieurs, lexpression de nos sentiments dvous. Veuillez galement trouver en annexe nos conditions de vente qui, comme vous pourrez le constater vous-mmes, sont devenues beaucoup plus souples pour les commandes venant de ltranger. Nous profitons donc de la publication de notre nouveau catalogue pour attirer votre attention sur la gamme entirement renouvele de notre production. Nous sommes rests pendant un certain temps sans vos commandes. 3. De ces trois formules quelle est celle qui ne peut pas tre utilise pour commencer une lettre doffre ? a. Nous accusons rception de votre demande doffre du 10 janvier 2011 et vous en remercions trs sincrement. 13

b. Nous vous remercions vivement de votre demande doffre du 5 janvier 2011 et vous rpondons immdiatement pour vous prsenter nos derniers types dordinateurs et les conditions gnrales de vente. c. Nous vous prions dagrer, Messieurs, nos salutations distingues. 4. Lors de la rdaction de cette lettre un certain nombre de mots ont t effacs. Vous tes charg(e) avant limpression dfinitive de complter la lettre laide des mots donns ci-dessous : livraison, qualit, offre, agrer, prix, marchandise. Messieurs, En rponse votre appel d... du 15 janvier 2011, nous vous communiquons que nous pouvons vous livrer la ..... dans les conditions suivantes : PRIX : 1.500 euros, FOB Constantza, emballage compris. Dlai de ..... : mois de fvrier. Paiement : par louverture, en notre faveur dun accrditif irrvocable, confirm auprs de la Banque Commerciale Roumaine de Bucarest, une validit de 20 jours aprs louverture. Nous allons vous envoyer sous pli spar des prospectus, une documentation technique complte, de mme que notre liste de ..... Nos produits sont de premire ..... et ont des ..... avantageux. Si vous tes intresss notre ....., veuillez nous envoyer votre ordre le 15 fvrier 2011 au plus tard. Dans lattente de vous lire prochainement, nous vous prions d....., Messieurs, nos salutations distingues. Signature

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BIBLIOGRAPHIE
Constantinescu I., Le franais des affaires (I-re partie), Milena Press, Bucarest, 2005, Leon 6. Constantinescu I., Precup A.-N., Veronneau R., Dicionar de afaceri romn-francez, II-me volume, (Ve dition revue et complte), Milena Press, Bucureti, 2009. Sanchez Macagno M.-O., Corado L., Faire des affaires en franais, Hachette, Paris, 1997, Annexes.

Le coin des internautes

Dictionnaire Larousse http://www.larousse.fr/dictionnaires/franais

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La communication crite externe dans le domaine commercial

Unit 2 La lettre de commande

Vous serez capable de / d:

rdiger une lettre de commande rdiger un accus de rception de la commande annuler une commande crire un ml

Vous saurez complter:

un coupon-rponse de commande

Vous saurez rpondre:

une lettre doffre intressante

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Commander des produits ou des services

Unit 2 La lettre de commande

Avez-vous bien compris ?

La commande prcde immdiatement la livraison. Lacheteur passe la commande aprs avoir choisi loffre la plus avantageuse. La commande peut tre passe par tlphone et aussi par tlgramme, tlex, par lettre ou le client peut remplir un bon de commande. La commande passe par tlphone doit tre confirme par crit. Le client peut envoyer la lettre ou le bon de commande par la poste, par tlcopie (fax) ou par courriel lectronique (ml). Dans une lettre de commande, lacheteur indique la dsignation exacte de la marchandise, la quantit, la qualit, la date ou le dlai de livraison, le mode dexpdition, le mode de paiement choisi au moment de loffre. Parfois il donne des recommandations concernant lamballage. Il est bon dintresser le vendeur la bonne excution de lordre, en lui faisant esprer dautres ordres plus importants. Au moment o le vendeur reoit la commande il doit envoyer son client un accus de rception aprs avoir vrifi que la commande correspond loffre. Si lordre ne peut pas tre excut, laccus de rception ne doit pas se faire attendre. Dans ce cas, le fournisseur doit exprimer sa gratitude, ses regrets et ensuite il doit expliquer brivement les motifs de son refus.

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Toute commande peut tre annule. Le ddit doit arriver destination au plus tard en mme temps que lordre. Sil arrive plus tard, le fournisseur peut ladmettre ou non. On peut annuler une commande par tlphone, tlgramme ou par lettre. Dans sa rponse le fournisseur exprime ses regrets ou essaie de faire revenir le client sur sa dcision. Dans ce but, le vendeur peut proposer un dlai de livraison plus court, une rduction de prix etc. La lettre de commande peut remplacer le contrat si elle est signe par les deux partenaires daffaires.

Vocabulaire
acheteur, euse (n.) : personne qui achte ; agent charg deffectuer les achats pour le compte dun employeur. vendeur, euse (n.) : personne qui vend quelque chose ; personne dont la profession est de vendre ; une personne qui connat et applique les procds de vente. accus de rception : avis informant quune chose a t reue.

Repres professionnels Conseils pour la rdaction de mls en contexte formel

Lobjet du ml scrit sans article. Objet : offre dordinateurs / commande dordinateurs / annulation de la commande du 15/2/11 Formules pour commencer : Madame, Monsieur, sans le nom de la personne En France, pour le ml (e-mail) on peut utiliser aussi le terme courriel Conseil Pour annuler une commande, prfrez le ml.

1. Dites si les affirmations suivantes sont vraies ou fausses : a. La mme lettre doffre peut tre envoye plusieurs clients potentiels en gardant len-tte et en modifiant la vedette. 18

b. On accorde un rabais pour des marchandises dont la qualit a souffert. c. Un fournisseur cest une personne qui fournit des marchandises, des denres un client. d. Chaque lettre commerciale doit tre signe. e. La lettre commerciale ne doit pas tre date. 2. Prcisez si la lettre de commande : a. doit correspondre loffre reue b. doit tre confirme par un accus de rception c. peut tre annule

Communication

Comment ...
Rdiger une lettre de commande Messieurs, Comme suite votre offre du ..... 2011, nous vous prions de nous livrer les marchandises suivantes : 2 ordinateurs ; 100 calculettes de poche ; 150 condensateurs ; 180 transistors avec pices de rechange pour deux ans de fonctionnement. Quant au prix, il sera calcul franco gare de limportateur, emballage y compris. 19

Nous vous prions dexpdier la marchandise par chemin de fer, conformment aux dispositions de la socit charge de lexpdition et de nous annoncer lenvoi dans les dlais prvus par les conditions de payement. En ce qui concerne les rclamations ultrieures relatives la quantit, nous vous les prsenterons dans un dlai de 14 jours partir de larrive de la marchandise, accompagnes par le procs-verbal de rception. Suite ces rclamations, vous livrerez gratuitement les pices qui manquent ou vous rembourserez la contre-valeur de la marchandise. Les rclamations concernant la qualit prsentes ventuellement dans les 41 jours aprs la rception, auront comme effet, notre choix, votre obligation soit de remplacer gratuitement les produits de qualit impropre soit de remdier vos frais aux dfauts constats soit de nous rembourser la contre-valeur de ces produits. Si nous sommes satisfaits de lexcution de notre ordre, vous pourrez compter sur de nouvelles commandes. En attendant la confirmation de la commande, veuillez agrer, Messieurs, nos salutations distingues. Signature

Comment ...
Rdiger un accus de rception de la lettre de commande Messieurs, Nous accusons rception de votre commande no ..... du ..... que nous excuterons dans les conditions tablies. Toujours dvous vos ordres nous vous prsentons, Messieurs, lassurance de nos sentiments distingus. Signature

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Comment ...
Annuler une partie de la commande Mucicor 8, Place Victor Hugo, GRENOBLE 38000 Tl.: 76.67.57.75 RCS Grenoble B 206 835 49 S 389857 Socit Flips 82, boulevard de Reuilly 75012 PARIS V/ Rf. N/Rf. AR/JMS 102 Objet : N/commande du 17 mars, 2010 Grenoble, le 21 mars 2010 Messieurs, Nous avons command le 17 mars 2010, 80 lecteurs de disques laser (Modle No. A6234). Or, cause du lancement dun nouveau lecteur dAtisha cette semaine, les conditions du march pour les lecteurs de disques ont chang brusquement. En effet, nous avons rduit nos prvisions de ventes pour Modle No. A6234 de lecteur Flips en prvoyant de perdre 25% de ventes dans le trimestre prochain. Mme si la qualit des lecteurs de Flips reste suprieure, cette nouvelle offre dAtisha, tant beaucoup moins chre, tire nos clients. En consquence nous vous demandons de bien vouloir annuler une partie de notre commande et de nous expdier 60 lecteurs de disques laser au lieu de 80 (une rduction de 25%). 21 CCP Grenoble

Dans le cas contraire, nous esprons que vous pouvez nous assister stimuler les ventes de ce modle de disque laser. Nous serions reconnaissants de nous adresser votre stratgie marketing contre cette concurrence, et les aides la vente (une rduction du prix, la vente promotionnelle, etc.) que vous pourriez nous offrir. Nous restons dans lattente de votre rponse favorable et nous vous en remercions davance. Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de nos sentiments distingus. Signature

ACTIVITS
1. Comblez les blancs de la lettre par des mots choisis dans la liste qui suit : Messieurs, Votre ..... no B27 du 5 janvier 2011 nous est bien parvenue. Nous vous en ..... . Lexpdition de la ..... aura lieu, comme prvu, par nos ..... dans le ..... fix. Sincrement dvous. Signature

1. dlai 2. commande 3. soins

4. marchandise 5. remercions 22

2. Comblez les blancs de la lettre ci-dessous en utilisant les mots suivants: expression, commande, excuser, expdier stock. Messieurs, Votre ..... du 10 courant nous est bien parvenue et nous vous en remercions. Malheureusement nous regrettons de ne pouvoir vous ..... par retour les marchandises demandes car nous sommes actuellement en rupture de ..... . Esprant que vous voudrez bien nous ..... pour ce fcheux contretemps, nous vous prions dagrer, Messieurs, l ..... de nos sentiments distingus Le Directeur commercial 3.a. Vous tes collaborateur (trice) de M. Durand, directeur commercial de la Socit de peausseries Tan-Centre dont le sige est 2, place de la Poste, 36000 CHATEAUROUX et vous trouvez sur votre burreau la note manuscrite suivante : Veuillez commander ds aujourdhui un logiciel de comptabilit et de gestion en remplissant le bulletin ci-joint. b. Remplissez le coupon-rponse de commande de logiciel de comptabilit et de gestion.
Socit _________________ Nom ________________ Adresse ______________________________________ Code Postal Je dsire recevoir CIEL-COMPTA-GESTION (300 E.H.T.) CIEL PAIE (225 E.H.T.) RGLEMENT LA COMMANDE PAR CHQUE DE CIEL-COMPTA-GESTION : 450 E.T.T.C. CIEL PAIE : 375 E.T.T.C. Les deux logiciels : 500 E.T.T.C. 425 E.T.T.C. Une facture justificative vous sera adresse. Coupon-rponse adresser CIEL. Compagnie internationale ddition de Logiciels. Ville ____________________ ______________________ Tl. : __________________

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4. Rdigez une lettre dannulation dordre par le fournisseur tant donn que la marchandise dsire est momentanment puise. Regrets. 5. Vous voulez annuler une commande. Marquez les phrases qui expliquent la raison de lannulation : Notre entreprise a rduit les prvisions de vente pour le modle command cause de la concurrence. Veuillez annuler notre commande no 376 du 28 janvier 2011 cause du retard la livraison. Malgr nos diffrents appels tlphoniques nous navons rien reu de vous. Nous recherchons aux tats-Unis un fournisseur qui sengage nous approvisionner rgulirement. 6. Pour passer commande la Socit X, la socit Y dispose des moyens suivants : tlphone, bon de commande, lettre, tlex. Le bon de commande et la lettre peuvent tre transmis par la poste ou par tlcopie. Quel moyen choisir ? Compltez le tableau ci-dessous et indiquez pour chaque caractristique si le moyen vous parat excellent (E), bon (B) on insuffisant (I). La commande est envoye de la rgion parisienne Lille (prs de la frontire de la France avec la Belgique).
Bon de commande Poste Tlcopie Lettre Courrier Tlcopie

Caractristiques Rapidit de prparation Risques derreurs ou domissions Rapidit de transmission Cots Moyen de preuve

Tlphone

Tlex

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7. Transformez le tlex ci-dessous en lettre : BONJOUR, POUVEZ-VOUS MODIFIER NOTRE ORDRE DU 8 NOVEMBRE ET EXPEDIER 100 ORDINATEURS AU LIEU DES 200 RESTANT A LIVRER ? VENTE DES ORDINATEURS TROP DIFFICILE. MERCI DE VOTRE COMPREHENSION. SALUTATIONS

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Auto-valuation

TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS

[1] Comblez les blancs avec les mots ou groupes de mots suivants : annuler, client, demande, sentiments, marchandise Messieurs, Je vous ai adress le 7 janvier 2011 une commande de 50 imprimantes laser avec paiement au comptant la rception des marchandises. Or, il ne me sera pas possible de payer votre ..... comme convenu. Je connais en effet actuellement des difficults de trsorerie la suite de la dfection dun ..... important. Je me trouve donc dans lobligation de vous demander d..... ma commande dans sa totalit. Jespre que vous pourrez rpondre favorablement ma ..... et vous en remercie davance. Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de mes ..... distingus. [2] Dites pour chaque opration si cest le client ou le fournisseur qui la ralise : a. Comparaison des offres reues b. Slection du fournisseur c. Accus de rception de la commande

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[3] Le fournisseur qui reoit une demande de modification ou dannulation de commande peut soit accepter soit refuser la demande. Il doit motiver sa rponse. Dites si les motifs invoqus ci-dessous annoncent une acceptation (A) ou un refus (R) : 1. Les marchandises ont t dj remises au transporteur. 2. Les articles sont dj sortis de nos stocks et ils sont en cours dexpdition. 3. Compte tenu du caractre exceptionnel de votre demande ..... [4] a. Lisez la lettre ci-dessous :
Socit LAMIDOU 32, boulevard Saint-Jacques, 38059 GRENOBLE Courrier dentreprise distribution exceptionnelle Compte bancaire Grenoble 688 305 Vos rfrences : TL/PK Nos rfrences : HS/FB321 tablissements LAMY et Compagnie Bote postale 75 5, square Villemin 38000 GRENOBLE Pices jointes: 0 Messieurs, Nous avons bien reu le 10 courant votre documentation concernant vore microordinateur professionnel portable. Nous souhaiterions en faire lessai dans nos bureaux techniques situs dans le btiment B (deuxime tage), au 12, faubourg Sainte-Anne Grenoble au jour et lheure qui vous conviendraient. Veuillez agrer, Messieurs, lexpression de nos sentiments distingus Le Prsident-Directeur Gnral Henri SANSON Socit anonyme au capital de 250 000 euros Registre du commerce et des socits Grenoble 47 b 4262 Grenoble, le 13 janvier 2011 Telphone 38.85.70.70 Tlex 889009 LAM

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b. Rpondez aux questions suivantes : 1. Quelle est la date de lexpdition de la lettre ? 2. Il y a des pices jointes cette lettre ? 3. De quoi sagit-il dans la documentation reue par la Socit LAMIDOU ?

BIBLIOGRAPHIE
Bloomfield, A., Tauzin B., Affaires suivre, Hachette, Paris, 2001. Constantinescu I., Le franais des affaires (I-re partie), Milena Press, Bucarest, 2005, Leon 6. Habert L., Penfornis J.-L., Afaires.com.Cahier dexercices, CLE International, Paris, 2007 Le Goff, French for business (Le franais des affaires), (IIe dition), Les Editions Didier, 1989, Chapitre 4. Constantinescu I., Precup A.-N., Veronneau R., Dicionar de afaceri francez-romn, I-er volume, (Ve dition revue et complte), Milena Press, Bucureti, 2008.

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La communication crite interne au cadre de lentreprise

Unit 3 La note de service

Vous serez capable de:

comprendre une note de service.

Vous pourrez:
rdiger une note de service.

Vous saurez:
que chaque note de service doit avoir un plan chronologique.

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Informer par crit le personnel dune entreprise

Unit 3 La note de service

Avez-vous bien compris ?

La note de service est une brve communication crite au cadre de lentreprise. Pour ne pas entraner de ractions de rejet, la note de service doit expliciter ce qui la motive. Tout comme les lettres, les notes de service ont une dmarche chronologique. Le rdacteur conduit le lecteur par trois tapes : pass, prsent et futur. Le cur de votre message cest ltape prsent. Cest ici quon dveloppe la raison de la communication. La troisime tape vous permet, en utilisant le futur, de prsenter les rsultats attendus. La formule de politesse finale nest jamais utilise dans la note de service.

Vocabulaire
dvelopper (v.I) : exposer en dtail avec une certaine longueur ; faire crotre, faire prendre de lampleur, de limportance, de lextension. entreprise (n.f.) : unit conomique de production ou de services but commercial. rejet (n.m.) : action de rejeter ; fait de rejeter rejeter (v.I) : refuser ; ne pas agrer ; ne pas admettre

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1. Marquez le mot qui ne correspond pas au sens du mot dvelopper: a) liminer b) crotre c) augmenter 2. Prcisez si la note de service contient : une formule finale et si elle doit ou non respecter un plan chronologique

Repres professionnels
Dans les notes de service lemploi du je est plus hirarchique, cest un chef de service qui sexprime. Lutilisation du nous, sous-entend que cest une quipe qui sexprime. Les notes de service lorsquelles ne sont pas bien rdiges, elles peuvent crer des ractions ngatives, violentes des salaris.

1. Rpondez aux questions suivantes : a. Dans les notes de service on peut utiliser le pronom personnel je ? b. Si dans une note de service on utilise nous quest-ce quon sous-entend ? c. Quelles pourraient tre les causes pour lesquelles une note de service nest pas bien rdige ?

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Outils de communication
Comment ...
Rdiger une note de service en respectant un plan chronologique
Note lensemble du personnel Pass: Prsent: Futur: Les dysfonctionnements actuels du matriel de la salle micro semblent en partie imputables des gobelets renverss sur des claviers. Afin de remdier cet tat de fait, nous souhaitons que cette salle soit exclusivement rserve au travail. Nous vous demandons, par consquent, de bien vouloir, lors de vos pauses, utiliser partir du 3 janvier 2011 la salle de repos situe proximit du distributeur de boissons. Conclusion: Nous comptons vivement sur votre participation pour respecter et faire respecter cette consigne. Le Directeur administratif
(Daprs Guides pratiques Larousse, Bien communiquer aujourdhui, Editions Larousse, page 200)

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ACTIVITS
1. Lors de la rdaction de cette note de service un certain nombre de mots ont t effacs. Vous tes charg(e) avant limpression dfinitive de complter le texte avec les mots suivants : entreprise, personnes, travaux, transformer. Paris, le 15 dcembre 2010. De: direction administrative tout le personnel qui travaille dans le dpartement informatique partir du 3 janvier 2011, lentre des bureaux 54, rue Pierre Maurel sera ferme en raison des ..... qui vont la ..... entirement. En consquence, toutes les ..... qui travaillent dans ces locaux utiliseront le portail principal de l ..... . Paul Durand 2. Rdigez la note de service adresse lensemble du personnel annonant la mise en service du systme suivant partir du 15 fvrier 2011. Afin de mieux contrler les dpenses tlphoniques de lentreprise Armel, son directeur financier, M. Gaillac, a fait installer un logiciel reli au standard. Ce logiciel permet dobtenir la liste mensuelle des numros appels avec indication de la date, de lheure, de la dure et du montant de la communication pour chacun des postes et des services. 3. Aprs avoir pris connaissance de la note de service, la dlgue syndicale de lentreprise, Mme Delteil, runit les reprsentants des diffrents services (production, vente, exportation, administration) pour prparer la runion quelle doit avoir avec M. Gaillac. Ceux-ci se plaignent de ne pas avoir t consults. En reconnaissant quil faut contrler les dpenses, ils pensent que la mesure adopte rvle un manque de confiance de la part de la direction envers le personnel. Jouez en classe la discussion entre les reprsentants des diffrents services et Mme Delteil. 33

4. Lenqute effectue lentreprise Milena, en Roumanie a montr une prfrence pour les horaires variables. Votre chef vous demande de rdiger la note de service qui annonce au personnel la mise en application des horaires variables en indiquant la technique choisie pour enregistrer les heures darrive et de dpart de chaque salari.

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Auto-valuation

TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS

[1] a. Lisez la note de service ci-dessous : Note lensemble du personnel Nous vous demandons dutiliser la salle micro des fins professionnelles ; aucune boisson ne doit y tre introduite. Il est rappel quun local vous est rserv cet effet proximit du distributeur de boisson. b. Prcisez si la note de service ci-dessus a. comprend une tape rsumant le pass. b. a beaucoup dimpact sur les lecteurs. c. semble imposer une dcision en exprimant les raisons explicites. d. est date et signe. [2] Prcisez si dans une note de service il faut indiquer : a. la date dapplication. b. les modalits dapplication. [3] Comblez les blancs de la note de service ci-dessous en utilisant les mots suivants : portail, locaux, entre, bureaux, personnes partir du 15 fvrier 2011 l..... des ..... 15, rue des Chaussetiers sera ferme en raison des travaux qui vont la transformer entirement. En consquence toutes les ..... qui travaillent dans ces ....., utiliseront le ..... principal.

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[4] Prcisez si dans une note de service qui annonce au personnel la mise en application des horaires variables, il faut indiquer ou non la technique choisie pour enregistrer les heures darrive et de dpart de chaque salari.

BIBLIOGRAPHIE
Constantinescu I., Le franais des affaires (I-re partie), Milena Press, Bucarest, 2005, Leon 8. Danilo M., Tauzin B., Le franais de lentreprise, CLE International, Paris 1990 / Unit 2, pp. 20-21. Habert L., Penfornis J.-L., Afaires.com.Cahier dexercices, CLE International, 2007. Sanchez Macagno M.-O., Corado L., Faire des affaires en franais, Hachette, Paris, 1997, Dossier 14, pp. 146-147.

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La communication crite interne au cadre de lentreprise

Unit 4 La bote ides

Vous serez capable de:

comprendre de rle de la bote ides. mettre en place une bote ides. choisir un type de bote ides.

Vous pourrez:
connatre la pratique de quelques entreprises qui ont des botes ides.

Vous saurez:
quels sont les outils facilitateurs pour linnovation collaborative.

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De la bote ides linnovation 2.0

Unit 4 La bote ides

Avez-vous bien compris ?

La bote ides est une bote spcialement conue dans le cadre de lentreprise dans le but de collecter les ides des salaris pour amliorer lactivit de lentreprise. Il existe deux types possibles de bote ides: physique on virtuel. La premire doit tre place au cadre de lentreprise, la porte de tous, ct de la machine caf par exemple, avec un crayon et du papier. La deuxime trouvera sa place sur lIntranet. En choisissant un format lectronique, la gestion et le traitement des ides peuvent tre facilits, comme larchivage dailleurs. Mais le systme de gestion des ides est variable dune entreprise lautre et il doit sadapter la culture, lenvironnement, la taille ou les moyens de celle-ci, selon lopinion de Luc de Brabandre sur le site http://les afaires.com/publications/pme

Vocabulaire
collecter (v.I) : faire une collecte. collecte (n.f.) :action de recueillir et de rassembler. Intranet (n.m.) : rseau de tlcommunication et de tlinformatique destin lusage exclusif dun organisme et utilisant les mmes protocoles et techniques que linternet. traitement (n.m.) de linformation: ensemble des techniques permettant de stocker des informations, dy accder, de les combiner en vue de leur exploitation. archivage (n.m.) : action darchiver un document. archiver (v.I) : classer dans les archives (une pice, un crit, un document)

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1. Marquez le mot qui ne correspond pas au sens du mot collecter a. ramasser b. recueillir c. dissiper 2 a. Prcisez quel est le type prfrable de bote ides : a. le type physique b. le type virtuel 3. quoi doit sadapter le systme de gestion des ides dune entreprise ?

Repres professionnels
Pour vrifier si votre bote ides sert vraiment lentreprise, suivez lvolution de certains indicateurs : le nombre dides par employ, le taux de mise en uvre, le temps moyen de traitement des ides, le cot de ralisation, les conomies ralises. Lauteur doit tre guid par un formulaire remplir qui permettra de traiter les ides par domaine ou mtier. Il pourra avoir un intitul pour lide, un petit texte descriptif auquel sajouteront un champ pour dcrire lintrt ou lapport de lide pour lentreprise. Chaque auteur peut ajouter un mot cl son ide ce qui permettra une indexation automatique. videmment chaque formulaire devra contenir le nom et le prnom de lauteur, le service dans lequel il travaille et le moyen de le contacter : le courrier lectronique ou le tlphone.

1. Marquez laffirmation inexacte : a. Une bote ides sert amliorer lactivit dune entreprise et les conditions de travail. b. Celui qui introduit dans une bote ides une ide nouvelle pour raliser une conomie dchelle, il ne contribue pas au progrs de lentreprise. 2. Concevez un formulaire remplir pour la bote ides de votre entreprise qui permettra lauteur de traiter les ides par domaine ou mtier. Chaque formulaire devra comporter des espaces pour le nom et le prnom de lauteur, le service o il travaille, le courrier lectronique ou le tlphone de lauteur. 39

3. Aprs avoir conu le formulaire pour traiter les ides des salaris par domaine ou mtier au cadre de lentreprise, remplissez-le en supposant que vous travaillez au dpartement informatique de BRD-Socit Gnrale. 4. a. Lisez le texte suivant : Chez Toyota, chacun des 58000 employs dans le monde implantent 36 ides par an. Ils prennent 16 heures construire une voiture, par rapport 23 heures chez GM. b. Rpondez aux questions : 1. Combien demploys travaillent dans le monde chez Toyota ? 2. Combien dides par an implantent les travailleurs chez Toyota ? 3. Quels sont les avantages du grand nombre dides des employs chez Toyota par rapport dautres entreprises du mme domaine ? 5. a. Lisez le texte suivant : En mettant sur pied un systme de bote ides, les entreprises mobilisent les employs autour dun objectif commun en valorisant lexpertise acquise dans leur domaine et elles font des conomies importantes peu de frais. Par exemple, le programme QI (pour Qualit innovation) du fabricant dappareils de tests Olympus NDT Qubec engendre des conomies de lordre de 300.000 400.000 dollars par an.
(Daprs http:/www.lesaffaires.com/publications/pme, larticle de Chantal Dauray)

b. Rpondez aux questions suivantes : 1. Quel est lavantage dun systme de bote ides prsent dans le texte ci-dessus ? 2. Quelles sont les conomies ralises par an par le programme QI du fabricant dappareils de tests Olympus NDT Qubec ?

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Outils de communication

Comment ...
Communiquer si lon na pas les moyens de crer un intranet.
Il existe des applications en ligne qui peuvent tre trs utiles. Olympus NDT utilise Bugzilla, un systme qui permet dajouter les ides des uns celles des autres sur une fiche http://frenchmozilla.sourceforge.net/bugzilla, site en anglais pour lequel il y a aussi des versions franaises tlchargeables sur le site. Il y a aussi dautres outils gratuits sur Internet.

Collaborer en temps rel, abolissant les distances grce aux nouvelles technologies dites 2.0 1. Les rseaux sociaux : ces outils permettent de connecter les individus en rseau, collaborer en diffusant les informations, organiser et utiliser les connaissances collectives. 2. Les plates-formes conversationnelles : elles permettent aux participants internes dchanger, commenter et mme voter pour des ides. On peut mme identifier les personnes cls de lentreprise. 3. Les plates-formes documentaires : elles regroupent les documents sur un espace de travail collaboratif. 4. Les solutions de management des ides : ces outils donnent la possibilit de suivre une ide depuis sa cration jusqu son industrialisation.

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ACTIVITS
1. Compltez le texte ci-dessous avec les mots suivants : prix, entreprise, formule, marchandise, systme, programmes : Chez Canlyte, on a dfinitivement opt pour la ..... carotte en mettant sur pied un ..... semblable aux ..... de fidlisation de type Air Miles : chaque ide propose vaut cinq points quelle soit mise en pratique ou non. Une ide concrtise vaut une participation de 50, 100 ou 150 points au tirage mensuel. Les collgues qui donnent un coup de pouce sont aussi rcompenss. Les points sont changeables contre de la ..... leffigie de lentreprise. Le ..... le plus convoit ? Un blouson en cuir qui vaut 200 points. 2. Mentionnez quelques les possibilits dun patron de stimuler tous les salaris simpliquer par des ides personnelles au bon fonctionnement dune entreprise. 3. Compltez le texte ci-dessous par les mots suivants : argent, employ(s), valeur, ordinateurs, entreprise, appareils. Chez Olympus NDT, on essaie de faire participer les ..... moins receptifs en doublant, par exemple, les points pour toute ide soumise pendant une priode donne, ou en doublant les points pour une premire ide. Du moment quun ..... a obtenu des points, il est admissible aux tirages de prix en ..... ou en objets de ..... (..... numriques, ....., consoles wii etc.) organiss rgulirement dans l..... . 4. Chez le Groupe Forget, les cinq meilleures ides du trimestre sont rcompenses de 40 dollars, chacune, et le salari qui remporte la palme de lide mritoire de lanne reoit 400 dollars. a. Aprs avoir lu le texte ci-dessus, prcisez quelles pourraient tre les rcompenses dans les entreprises roumaines pour les meilleures ides fournies par les salaris.

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Auto-valuation

TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS TESTEZ-VOUS

[1.] Comblez les blancs en utilisant les mots suivants : salaris, innovation, tendance, groupes, fin, entreprises Il existe une ..... trs claire ladoption de l..... collaborative qui est trs importante pour les ..... . Ainsi la ..... de 2009, 75% des grands ..... ont mis en place un ou plusieurs dispositifs d ..... associant les ..... [2.] Prcisez si les affirmations suivantes sont correctes on incorrectes en mettant dans les cases ci-dessous C ou I. a. Les ides des salaris peuvent tre sources dconomies on dun renforcement de la comptitivit pour lentreprise. b. Il faut encourager les salaris dposer des ides et rcompenser chaque ide donne, pas seulement celles qui sont effectivement retenues. [3.] Marquez les mots qui ne correspondent pas au sens du mot collecter : a. ramasser b. recueillir c. fournir d. traiter e. dissiper 43

[4.] Compltez les blancs du texte suivant avec les mots suivants : solutions, moyen, comptences, capacit, problmes Le fait de faire appel aux salaris et dexploiter leurs ides est dj en soit une reconnaissance de leurs ..... . La bote ides peut savrer un excellent ..... pour faire remonter les ..... dordre organisationnel ou technique, et par l mme de reprer ceux qui ont la ..... dceler les freins de lentreprise et proposer des ..... pour y remdier.

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Rvision 1 MODULE 1
Comprhension crite et expression crite
1. Compltez le texte avec les mots suivants : accus de rception, bon de commande, commande, courrier, tlcopie, tlphone. Si vous passez votre commande par ....., vous devez la confirmer par crit, soit par ..... soit par ..... lectronique. Pour ce faire, nous vous remercions dutiliser le ..... qui se trouve dans notre catalogue papier ou en ligne. Vous recevrez un ..... ds que votre ..... nous sera parvenue. 2. Lisez le courriel et rpondez aux questions :
Date : 7 janvier 2011 De : Gressier Vidal A : Expo 6 Objet : V/commande ID877 du 20 dcembre Messieurs, Nous remettons ce jour notre transporteur, la socit Avix, les articles faisant lobjet de votre commande du 20 dcembre, soit 150 panneaux publicitaires rfrencs PP98. Ces articles vous seront livrs sous 48 heures, franco de port. Nous vous en souhaitons bonne rception et vous prions dagrer, Messieurs, nos salutations dvoues. Didier Ulrich Responsable des expditions Socit Gressier Vidal 61 rue Hrault, 37550 Saint-Avertin Tl. : 02 47 42 66 43 41 ; Fax : 02 47 42 43 38

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a. Qui a command les marchandises ? b. quelle date la commande a-t-elle t passe ? c. Qui expdie ? d. quelle date a lieu lexpdition ? e. Quel est lobjet de la commande ? 3. Michel Dubois est responsable des ventes dans une entreprise. Compltez sa note de service avec les mots suivants : remise, commander, quantit, commande, demande : NOTE DE SERVICE LATTENTION DES VENDEURS Notre nouvelle politique commerciale devra respecter les rgles suivantes : 1. Si un client ..... en grande ....., vous pourrez lui proposer un tarif dgressif, mais condition que le rglement soit au comptant. 2. Au cas o le client passerait sa premire ..... chez nous, vous pourrez lui offrir une ..... exceptionnelle de 2,5% 3. Sil sagit dun client habituel, offrez lui le tarif dgressif. 4. Au cas o il demanderait une ....., incitez-le ..... en plus grande ..... . 5. Si vous pensez que nous risquons de perdre un client pour refus de ....., vous pourrez de manire exceptionnelle, proposer une ..... condition que vous en fassiez dabord la ..... la direction 4. Les tablissements INFOX, entreprise spcialise dans la fabrication de logiciels, a quitt il y a deux mois la banlieue parisienne pour sinstaller Nantes. Comme beaucoup de salaris habitent Paris ou aux environs, il y a beaucoup de retards au travail cause du fait que dans le nouveau parking de lentreprise il ny a pas suffisamment de places pour les voitures des salaris, chose qui provoque aussi des conflits. Le directeur dcide de runir les salaris en assemble gnrale. Rdigez la note de service envoye au personnel de lentreprise INFOX pour le convoquer lassemble gnrale.

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5. Prcisez quel est le rle des rseaux sociaux, des plates-formes conversationnelles, des plates-formes documentaires pour lamlioration de lactivit dune entreprise. 6. Vous tes le directeur commercial dune grande entreprise dun pays francophone qui produit des quipements informatiques. Rdigez une offre en prsentant les types dquipements informatiques que vous produisez, les prix, les conditions de livraison. Envoyez cette lettre un grand nombre de partenaires daffaires.

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Corrigs des auto-valuations

La communication crite externe dans le domaine commercial Unit 1 La lettre doffre

1. a. prix ; b. chantillons ; c. prix, emballage ; d. salutations. 2. Messieurs, Nous sommes rests pendant un certain temps sans vos commandes. Nous profitons donc de la publication de notre nouveau catalogue pour attirer votre attention sur la gamme entirement renouvele de notre production. Veuillez galement trouver en annexe nos conditions de vente qui, comme vous pourrez le constater vous-mmes, sont devenues beaucoup plus souples pour les commandes venant de ltranger. Dans lespoir de recevoir bientt votre commande, nous vous prions dagrer, Messieurs, lexpression de nos sentiments dvous. 3. c. 4. offre, marchandise ; livraison ; prix ; qualit, prix ; offre ; agrer.

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Unit 2 Le demande doffre

1. marchandise ; client ; annuler ; demande ; sentiments 2. a. le client ; b. le client ; c. le fournisseur 3. 1. refus ; 2. refus ; 3. acceptation 4. 1. le 13 janvier 2011 ; 2. Non ; 3. Il sagit dun micro-ordinateur professionnel portable

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La communication crite interne au cadre de lentreprise Unit 3 La note de service

1b. a. Non ; b. Non ; c. Non ; d. Non. 2. a. Oui ; b. Oui. 3. entre, bureaux ; personnes ; locaux, portail. 4. Oui.

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La communication crite interne au cadre de lentreprise Unit 4 La bote ides

1. tendance, innovation entreprises ; fin, groupes, innovation salaris. 2.a. C ; b. C 3. c, d, e 4. comptences, moyen, problmes, capacit, solutions

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BIBLIOGRAPHIE
Constantinescu I., Le franais des affaires (I-re partie), Milena Press, Bucarest, 2005, Leon 8, pp. 53-55. Danilo M., Tauzin B., Le franais de lentreprise, CLE International, Paris / Unit VI, pp. 62-63. Constantinescu I., Precup A.-N., Veronneau R., Dicionar de afaceri francez-romn, I-er volume, (Ve dition revue et complte), Milena Press, Bucureti, 2008. Vocabulaire des techniques de linformation et de la communication. Termes et dfinitions publis au Journal Officiel, Paris, 2005.

Le coin des internautes

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Bon courage !

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