Ministre de la Culture et de la Communication

Direction gnrale des mdias et des industries culturelles

Service du Livre et de la Lecture

Bote outils du numrique

en bibliothque

Fiche pratique n2

La r-informatisation

Groupe de travail Bote Outils du Numrique en bibliothque

Pascal Allard (DRAC Nord-Pas-de-Calais)
Anne Balavoine (Association pour le Dveloppement des Documents Numriques en
Bibliothques)
Catherine Dhrent (Bibliothque nationale de France)
Philippe Gauchet (Mdiathque dpartementale du Pas-de-Calais)
Patricia Le Galze puis Pauline Le Goff-Janton (Ministre de la Culture et de la
Communication / Direction gnrale des mdias et des industries culturelles / Service du
Livre et de la Lecture) Coordinatrice du groupe de travail
Sophie Perrusson (Mdiathque de Levallois)

Experts invits :
Eric Anjeaux (Six&Dix)
Nordine Benyoub (DSI, Ville de Levallois)
Catherine Granger (Bibliothque centrale des muses nationaux)
Marc Maisonneuve (Tosca Consultant)

Version 1 - septembre 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Table des matires

Introduction.......................................................................................................................................3
1 La mthodologie mettre en place.................................................................................................4
1.1 Etude pralable.....................................................................................................................................4
1.1.1 Les acteurs..........................................................................................................................................................4
1.1.2 Ltude pralable................................................................................................................................................5

1.2 Lancement du march public..............................................................................................................6

1.2.1 Pices constitutives du march..........................................................................................................................6
1.2.2 Le CCTP et le cadre de rponse.........................................................................................................................7

1.3 Lanalyse des offres.............................................................................................................................12

1.4 Les diffrentes tapes.........................................................................................................................13
1.5 La conduite du changement...............................................................................................................14

2 Larchitecture mettre en place...................................................................................................15

2.1 Solution propritaire ou logiciel libre................................................................................................15
2.2 Un systme modulaire ou une solution intgre...............................................................................16
2.3 Externalisation ou maintenance sur site...........................................................................................17
2.4 Passage une version web.................................................................................................................18
2.5 Services et outils de nouvelle gnration...........................................................................................19
2.5.1 Catalogues en ligne (OPAC)............................................................................................................................19
2.5.2 Un paysage en cours de transformation : SIGB nouvelle gnration..............................................................22

3 Larticulation avec les diffrentes applications...........................................................................22

3.1 Authentification..................................................................................................................................22
3.2 RFID....................................................................................................................................................23

Recommandations............................................................................................................................25
Pour en savoir plus..........................................................................................................................26
Annexe : le soutien de lEtat aux oprations dinformatisation et de r-informatisation des
bibliothques territoriales.................................................................................................................29

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Introduction

Aprs les premires informatisations des bibliothques au cours des annes 1980 1990,
le mouvement de r-informatisation entam lors de la dcennie suivante se poursuit en
fonction de lavance des technologies et des procdures bibliothconomiques.
La r-informatisation est une opration complexe qui survient par cycles dans les
bibliothques. Les raisons de procder un changement de systme intgr de gestion de
bibliothque (SIGB) sont multiples. Elles rsultent dun contexte croisant les volutions
territoriales avec les mises en rseau de catalogues dans le cadre du dveloppement des
intercommunalits, les offres des fournisseurs enrichies de fonctionnalits complmentaires,
les conditions techniques de fonctionnement fixes par le service informatique de la collectivit
et les attentes de la bibliothque en termes de services pour ses utilisateurs (web, ressources
numriques, RFID).
Lvolution des systmes dinformation (en termes darchitecture, de formats), mais en
premier lieu lobsolescence, voire la disparition du produit et/ou son cot de maintenance
conditionnent la ncessit de changer doutil. Le changement de SIGB sinscrit dsormais dans
une dmarche globale compte tenu de ses interactions avec dautres applications.
Une r-informatisation russie, tant en ce qui concerne les amliorations escomptes que
la mise en place proprement dite du SIGB, sinscrit dans un processus de conduite de projet. Il
sagit pour la bibliothque de procder par tapes, de lanalyse de lexistant la mise en place
du nouvel outil, en associant de nombreux acteurs et en tant guide par des objectifs de
performance et de matrise des dlais et des cots, dans le respect du cadre juridique. Ce sont
l les diffrents thmes qui seront traits dans cette fiche.

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

1 La mthodologie mettre en place

1.1

Etude pralable

1.1.1

Les acteurs

La r-informatisation ncessite la mise en place dune conduite de projet. Cest une

organisation construite et coordonne impliquant toute la chane des acteurs, des dcideurs
aux utilisateurs (professionnels et publics).

Le consultant

Laide dun cabinet de consultants pour tout ou partie du projet peut savrer utile, voire
indispensable selon les forces disponibles et le niveau de complexit du projet.
On peut identifier les cabinets de consultants en sollicitant par exemple la Bibliothque
dpartementale ou le Conseiller Livre et lecture de la Direction Rgionale des Affaires
Culturelles (DRAC).
On demande ces cabinets un devis en prcisant les points daccompagnement attendus
dans un cahier des charges spcifique :

les comptences pour accompagner le projet : rfrences rcentes pour des contextes
quivalents, CV des intervenants pressentis;

la capacit accompagner le projet tout au long de ses diffrentes tapes avec une
mthodologie clairement prsente :
tude pralable,
rdaction du cahier des charges,
analyse des appels doffres et/ou prsentation en commission dappel
doffres,
suivi de la mise en place,
conduite du changement

Le groupe projet : une dmarche participative

Il est essentiel dassocier ds le dpart lquipe de la bibliothque la dmarche du projet,

dautant que si le changement de SIGB peut susciter enthousiasme et attentes, il peut aussi
engendrer craintes et rsistances.. Le groupe projet est compos de bibliothcaires 1
volontaires et de reprsentants du service informatique de la collectivit 2. Des sous-groupes de
travail thmatiques, placs sous la responsabilit dun membre du groupe projet, peuvent
aussi tre crs, selon lampleur du projet.

Coordinateur, le chef de projet

Le directeur de la bibliothque peut tre chef de projet. Selon la taille de la structure, un

bibliothcaire, responsable informatique, peut galement coordonner le projet et assurer son
suivi.
Le chef de projet :

1
2

labore ou valide la note de cadrage, ltude pralable et le cahier des charges,

planifie et organise le projet, assure son suivi, value les risques,

coordonne lquipe projet et rpartit les rles et les tches,

anime les runions,

restitue auprs du Comit de pilotage l'avancement du projet et informe

rgulirement les bibliothcaires des orientations et des choix effectus.

Le terme de bibliothcaire sera employ dans la fiche pour dsigner tous les agents dune bibliothque, quel que soit
leur statut.
Si la collectivit ne dispose pas dun service informatique, il est utile de solliciter la BDP.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Constitution dun comit de pilotage

Il est compos :

des dcideurs de la collectivit en fonction de la taille de celle-ci (le maire, llu en

charge de la culture, le directeur gnral des Services, le directeur de la Culture, le
directeur des Finances),

des financeurs (DRAC, conseil gnral, conseil rgional),

du chef de projet et/ou du directeur de la bibliothque,

du directeur du service informatique.

Le comit de pilotage valide les grandes orientations soumises par le groupe projet et
dcide de laffectation des ressources.

1.1.2

Ltude pralable

Premire phase du projet, ltude pralable consiste dfinir l'opportunit et la faisabilit

dune r-informatisation. Elle ncessite la ralisation dtudes spcifiques. Lensemble permet
au Comit de pilotage dapprcier la pertinence du projet tant du point de vue conomique et
social que technique, et de lancer ou non sa ralisation.
Ltude dopportunit tablit :

Un diagnostic de lexistant (rseaux, matriels et logiciels), de ses limites, lacunes,

points forts et possibilits dinteroprabilit avec les outils et les services
envisags. Ce bilan est raliser avec le service informatique de la collectivit.

Les besoins du public, les caractristiques de celui-ci, les services quon souhaite
lui apporter (en lien avec le projet scientifique et culturel de la bibliothque).

Les besoins des bibliothcaires, en corrlation avec la nature et le projet de

lquipement, la volumtrie des documents concerns, leur diversit et leurs
spcificits ventuelles3 .

Ltat de lart du domaine par des tudes comparatives. Cest lune des missions
qui peut tre confie un consultant.

L'tude de faisabilit prcise la viabilit du projet sous forme danalyses :

technique (type de solution technique),

budgtaire (investissement et fonctionnement),

des enjeux et des risques (moyens humains, financiers, techniques).

On sinforme auprs des acteurs suivants :

les dcideurs et les financeurs sous forme dentretiens pour les orientations
(notamment budgtaires) et les contraintes,

les bibliothcaires sous forme de groupes de travail thmatiques,

les informaticiens sous forme dentretiens (contraintes et opportunits du cadre

global des services informatiques),

le public par des enqutes,

dautres bibliothques (France et/ou ltranger),

le fournisseur actuel du SIGB pour lextraction des donnes,

les fournisseurs potentiels par des demandes de dmonstrations ou de devis.

Prendre en compte les documents rdigs en caractres non latins.

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Une synthse de ces tudes formulant un ou plusieurs scnarios de travail est prsente
au Comit de pilotage pour validation.

1.2

Lancement du march public

Avant tout lancement dun projet de r-informatisation, il est important dinterroger le

responsable des marchs qui dcidera de la procdure applicable.
Le march ne peut tre lanc qu partir du moment o le dossier de consultation (DCE),
quon peut galement appeler cahier des charges, est rdig. Il se compose :

du rglement de consultation (RC),

du cahier des clauses techniques particulires (CCTP),

du cahier des clauses administratives particulires (CCAP),

de lacte d'engagement (AE).

Les dlais minimaux de consultation varient selon la procdure du march4.

1.2.1

Pices constitutives du march

Le cahier des charges, destin aux fournisseurs, explicite les conditions dexcution du
march5.
Les pices rglementaires sont les suivantes :

Le rglement de la consultation (RC) : il prcise les conditions dans lesquelles la

consultation est mene (type de procdure, forme du march). Il mentionne les
documents produire, les critres de slection et de jugement des offres accompagns
de leur pondration, les conditions de participation la consultation. Les candidats sont
ainsi informs des attentes du pouvoir adjudicateur et de leur importance dans
lattribution du march. Les critres de jugement peuvent tre dcomposs en souscritres. Une fois annonce, la pondration ne peut plus tre modifie.

Lavis de publicit (AAPC : avis dappel public la concurrence) est une annonce publie
par ltablissement. Elle informe les candidats des principales caractristiques du march
telles que les montants minimum et maximum, les critres de jugement des offres avec
leur pondration
Ces pices sont utilises lors de la mise en concurrence uniquement.
Les pices contractuelles par ordre hirarchique sont les suivantes :

Lacte dengagement (AE) : pice matresse du march complte la fois par lentit
passant le march et par le candidat. Il contient lobjet et la forme du march, noncs
explicitement et de faon concise, lidentification des parties, le montant et la dure du
march, sa date de notification, les signatures des parties. Il peut tre ventuellement
accompagn des bordereaux de prix. Ce document constituera le document contractuel
engageant les deux parties.

Le cahier des clauses administratives particulires (CCAP) : il contient la fois les clauses
juridiques et financires (objet du march, forme du march, pnalits, rsiliation,
modalits de rglement, facturation).

Le cahier des clauses techniques particulires (CCTP)6.

Ces pices sont utilises lors de la mise en concurrence et lors de la gestion du march.
4
5
6

Plus
dinformation
sur
le
site
du
ministre
de
l'Economie
et
des
Finances :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/_code/tabl_synt_2.html
Se rfrer la circulaire du 29 dcembre 2009 relative au Guide de bonnes pratiques en matires de marchs
publics
et
au
Code
des
marchs
publics
(http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?
cidTexte=LEGITEXT000005627819).
Le CCAP et le CCTP peuvent fusionner lorsquil nest pas ncessaire de les distinguer. On parle alors du Cahier des
clauses particulires (CCP).
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

1.2.2

Le CCTP et le cadre de rponse

Le CCTP recouvre lexpression des besoins dfinis partir de spcifications formules en

termes dexigences fonctionnelles ou techniques. Ces besoins sont formaliss de prfrence de
faon hirarchise pour faciliter la comparaison des offres. Il nest pas ncessaire de les
dtailler finement, mais seulement dexpliciter clairement et prcisment les attentes.
Dans un premier temps, il convient de rappeler le contexte et les objectifs du projet
(prsentation gnrale, enjeux, limites). A ce titre, une description de lenvironnement est
fournie, elle permet de prciser le primtre du projet.
Le CCTP sattache dcrire :

lorganisation humaine et technique de la bibliothque dfinie dans ltude

pralable ;

tous les types de donnes concernes (usagers, notices bibliographiques,

transactions, accs,), leur volumtrie et la frquence de leur mise jour ;

la volumtrie du parc informatique (postes publics et professionnels), le nombre de

licences.

Les conditions de migration sont galement prcises : la nature comme le volume des
donnes rcuprer, le traitement de la codification des caractres sil y a lieu, de mme que
les formats de donnes. On peut s'aider pour cela de la Charte des bonnes pratiques pour les
transferts de donnes lors des changements de SIGB et logiciels de gestion des centres de
documentation 7 rdige l'initiative de la Fdration des Utilisateurs de Logiciels pour
Bibliothques, Documentation, Information (FULBI). Cette Charte a une valeur dengagement
moral mais non juridique. Cette migration des donnes peut tre aussi loccasion dun
nettoyage pralable de la base et de la vrification de sa compltude8.
Ensuite, le CCTP dtaille les fonctionnalits couvrir, issues de la phase de dfinition des
processus mtiers (catalogue, acquisition, OPAC ) :

Modules

Catalogue

7
8

Fonctionnalits

Notices autorit
Notices bibliographiques
Donnes locales
Gestion des identifiants
Gestion du langage RAMEAU

Points dattention
Recherche
Saisie contrle
Gestion
(cration,
modification,
suppression)
Import/Export de donnes
(Modification/suppression/ajout
de
certains champs au moment de
limport)
Liaison catalogue/OPAC
Modifications en srie de notices
bibliographiques et des donnes
locales

http://www3.fulbi.fr/
On peut se rfrer la fiche pratique n 1 Rcupration des donnes catalographiques de la Bote outils du
numrique en bibliothque, Chapitre 2.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Modules

Fonctionnalits

Points dattention

Acquisitions
(tous types de
documents)

Suggestions des lecteurs et

propositions des bibliothcaires
Commande
Rception
Facturation
Rclamation
Fournisseurs

Recherche
Saisie contrle
Gestion
(cration,
modification,
suppression)
Liaison catalogue/OPAC
Liaison commandes/fournisseurs
Gestion multi-devises
Suivi budgtaire
Gestion des suggestions

Bulletinage
Abonnements
tat de collection
Rclamation

Liaison catalogue/OPAC

Communication

Gestion des comptes lecteurs

Gestion des transactions
Inscriptions
Conditions de prt
Rclamations
Gestion des codes barres
Identification et protection
antivol
Export de donnes (lecteurs)

Catgories dusagers
Politique de prt selon les typologies
de documents et dusagers
dition de courriers (postal, courriel,
SMS)
Interfaces RFID
Liaison annuaire LDAP

Gestion des
ditions et
statistiques

dition de lettres
Statistiques
Export de donnes (tous types)

Bon de commande,
lettre dinformation

Recherche
Disponibilit des exemplaires
Rservation
Inscription en ligne
Moteur de recherche
web service (enrichissement des
notices affiches par
rcupration de contenus sur le
web)
Sauvegarde de la recherche pour
impression
Accs nomade

Champ de saisie unique

Recherche mot ou sur quelques index
Historique
Facettes
Rebond
Nuage de mots
Tri
Recherche fdre
Open URL
Prise en compte de niveaux de
pertinence des rsultats

Priodiques

OPAC / Portail

rclamation,

Lopration de r-informatisation peut sorganiser en phases distinctes : le portail et la

RFID peuvent faire lobjet dautres consultations.

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Le CCTP dtaille galement des aspects techniques9 :

Langage / Formats
Unimarc B/ A (minimum)
MarcXchange (Norme NF
ISO 25577:2009)
MARCXML
Recommandation 995
Dublin Core

Normes et rfrentiels
ISO 2709
ISO 5426 ou UNICODE UTF 8
UNICODE UTF 8
WAI (accessibilit)

Protocoles d'changes
SRU/SRW
Z39-5010
OAI-PMH
SIP2, NCIP

W3C (HTML5, HTTP)

Ainsi que la typologie des postes et des outils :

Postes publics

Postes dfinis suivant leur utilisation prvue (consultation

catalogue, services numriques)

Postes professionnels

En interne et en service public

Outils pour personnes en

situation de handicaps

Outils et logiciels pour malvoyants ou non voyants,

outils et logiciels de lecture voix haute,
Compatibilit des interfaces

Le CCTP doit mentionner l'exigence

dinteroprabilit (RGI) et de scurit (RGS)11.

des

rfrentiels

daccessibilit

(RGAA),

Il prcise les exigences techniques souhaites, en termes de qualit (performance,

ergonomie, interoprabilit, scurit), de charte graphique, dinfrastructure technique (Cf.
chapitre 2).
Il pointe les attentes en matire de prestations de mise en uvre, de fonctionnement
(garantie, maintenance, hbergement) et daccompagnement (formation, assistance au
dmarrage). Il indique larticulation ventuelle avec dautres systmes (Cf. chapitre 3).
La maintenance fait parfois lobjet dun contrat spcifique en fonction des usages de la
collectivit. La maintenance curative comprend la correction des anomalies, et la maintenance
volutive la fourniture et linstallation des nouvelles versions mineures voire majeures. Il faut
veiller ce que le contrat de maintenance prcise si les mises jour du logiciel sont incluses,
ainsi que les cots, les modalits dintervention et les formations prvus pour ces mises jour.
Un cadre de rponse est annex au CCTP : il sagit dune liste de questions prcises
portant sur les fonctionnalits demandes, les caractristiques techniques, le type
daccompagnement, le service-aprs-vente et lassistance technique ou les conditions
dhbergement.
Les diffrentes pices sont rdiges ou relues par le responsable des marchs.
Bien que non obligatoire, la remise dun mmoire technique est recommande, mmoire
dans lequel le candidat prsente ses propositions lui permettant de rpondre loffre.

Pour plus d'information sur ces aspects techniques, se rfrer la fiche pratique n 1, Rcupration des donnes
catalographiques .
10 Cette norme porte la marque dune technologie antrieure au Web.
11 http://references.modernisation.gouv.fr/
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

10

Zoom : De l'utilit de la gestion de notices dautorits dans un contexte volutif

Un index contient une liste de points daccs ventuellement associe des renvois.
Une notice dautorit est tablie pour grer un point daccs (personne, collectivit,
titres,) aux notices bibliographiques sous une forme normalise. Selon les cas, elle peut
contenir des informations didentification, de rappels des formes non retenues associes, ainsi
que la mention des sources consultes. Elle permet d'identifier clairement l'entit dcrite, de
retrouver toute la production d'un auteur quelle que soit la forme du nom utilise.
Dans le cadre de l'volution des catalogues et l'application des FRBR (functional
requirements for bibliographic records), les notices d'autorit joueront un rle primordial en
dcrivant les uvres, les Expressions et les agents responsables de celles-ci.
Il peut tre opportun de profiter de la migration pour choisir les autorits Rameau,
davantage structures comme langage d'indexation matire. Rameau est devenu le langage
d'indexation national : il est en effet utilis par la BnF, les bibliothques universitaires, la
plupart des bibliothques de lecture publique, ainsi que par un certain nombre de bibliothques
de recherche et d'organismes privs.
Par ailleurs, l'volutivit du langage RAMEAU est assure : il a t converti en XML ce qui
permet de lutiliser facilement dans le web de donnes.
Pour
plus
dinformation
sur
la
politique
dindexation :
http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_catalogage_indexation/a.politique_indexation.html

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

11

ZOOM sur les identifiants prennes12

Dans le cadre de l'volution des catalogues et de leur accs sur le web, l'adoption d'un
systme d'identification prenne des donnes bibliographiques constitue un gage la fois
d'accs et de prservation : il s'agit de permettre de trouver la donne sur le web mais aussi
de la reconnatre de manire univoque.
On utilise des URI (Uniform Resource Identifier) pour identifier les donnes sur le web :

Les URL, chanes de caractres, sont un type d'URI permettant la localisation et l'accs
direct la ressource. Des mesures peuvent tre prises pour les rendre prennes et
ainsi viter les changements d'emplacement des ressources, les remplacements de
ressources...

Des systmes d'identifiants prennes tels que ARK (Archival Resource Key) : ARK a
vocation identifier des objets de manire prenne. Bien qu'utilis principalement pour
l'identification des objets numriques, ARK peut aussi tre utilis pour les donnes
bibliographiques, ce que fait la BnF.

Le choix d'un systme d'identification prenne dpend la fois des moyens techniques
pouvant tre mis en place par la bibliothque, mais aussi du type de document. La solution la
plus adquate pour les bibliothques de lecture publique dont les notices bibliographiques
peuvent tre soumises des alas (dsherbage, disparition dun document) est sans doute
l'URL, simple dimplmentation et dusage.
On veillera ne jamais dtruire lidentifiant de la notice dorigine lors dune procdure de
rcupration, par exemple lARK de la BnF.
Pour en savoir plus sur l'identification prenne des donnes, voir le site de la BnF :
http://www.bnf.fr/fr/professionnels/anx_ web_s/a.web_semantique_uri_rdf.html
http://www.bnf.fr/fr/professionnels/s_informer_autres_numeros/a.ark_autres_numeros.html

12 Merci Sbastien Peyrard (BnF) pour ces prcisions sur les identifiants prennes.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

1.3

12

Lanalyse des offres

Lanalyse des offres vise obtenir loffre conomiquement la plus avantageuse (Art. 53
du CMP).
Les critres de jugement et leur pondration associs ont t dtermins dans le RC.
Lanalyse du mmoire technique, des cadres de rponse et des BPU ou DQE conduit
dgager les points forts et faibles de chaque offre en termes de couverture des besoins. Un
rapport danalyse des offres est rdig. Il comprend un argumentaire explicitant les notes
obtenues par chaque candidat en fonction des critres retenus, ainsi que les raisons des
liminations.
Il existe deux modes dinformation des candidats carts lors de la passation dun march
public, selon la procdure adopte : linformation immdiate des candidats, ds que lacheteur
public a fait son choix sur une candidature ou une offre 13, et linformation la demande des
entreprises ayant particip la consultation. Dans le cadre dune procdure formalise, chaque
prestataire non retenu doit recevoir une notification de la dcision dattribution du march
prcisant les motifs du rejet de son offre, le nom du candidat dsign et les motifs de ce
choix14, ainsi que le dlai respecter avant la signature du march (16 jours partir de lenvoi
de la notification, 11 jours en cas denvoi lectronique). Cette obligation ne simpose
cependant pas aux marchs passs selon une procdure adapte (MAPA), mme si lacheteur
public peut toujours se soumettre volontairement cette formalit. Lacheteur public est en
revanche tenu de communiquer tout candidat qui en fait la demande par crit, sil ne la dj
fait, les motifs du rejet de sa candidature ou de son offre, dans un dlai de 15 jours compter
de la rception de cette demande. Si loffre a t refuse pour un autre motif que son
caractre inappropri, irrgulier ou inacceptable, lacheteur doit indiquer les avantages de
loffre retenue et le nom du candidat retenu15.
Il est conseill de se rfrer la fiche technique Linformation des candidats vincs
du ministre de l'Economie et des Finances16, qui prcise les obligations de lacheteur public en
la matire et donne des conseils utiles.

13 Le site Service-Public.fr dtaille la faon dont les candidats non retenus pour un march public sont informs :
http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23381.xhtml
14 La fiche Communication des documents administratifs en matire de commande publique (Direction des affaires
juridiques du ministre de l'Economie et des Finances et Commission daccs aux documents administratifs) prcise
que le rapport danalyse des offres, les procs verbaux et les rapports de la commission dappel doffres (CAO)
relatifs lanalyse et au classement des offres et au choix de lattributaire sont communicables, sauf pour ce qui
concerne les mentions couvertes par le secret industriel et commercial, qui, telles les mentions relatives aux dtails
techniques et financiers des offres des entreprises non retenues, doivent tre occultes . Cf.
http://www.economie.gouv.fr/files/directions_services/daj/marches_publics/conseil_acheteurs/fiches-techniques/miseen-oeuvre-procedure/etude-cada-daj.pdf
15 http://vosdroits.service-public.fr/professionnels-entreprises/F23381.xhtml
16 Ministre de l'Economie et des Finances, fiche technique Linformation des candidats vincs
http://www.economie.gouv.fr/daj/information-candidats-evinces
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

1.4

13

Les diffrentes tapes

On peut schmatiser de la manire suivante la mthodologie de mise en place du projet :

Dploiement de la solution

Choix du logiciel
Installation
serveur / logiciel

Cahier des
charges

tude pralable

Migration
des donnes

Paramtrage et tests
du logiciel

Recette
(VA)

Dmarrage
(VSR)

MOM
Dlai : 1 3 mois

Dlai : 1 4 mois

Information sur la
r-informatisation,
impacts attendus

Dlai : 3 mois minimum

(rarement infrieur 5
mois)

Mise au point des nouvelles

procdures de travail

Dlai : 1 mois

Dlai : 1 mois

Formation des
bibliothcaires

Conduite du changement

Le chef de projet suit la progression du projet par la mise en place dun tableau de bord
pointant les diffrentes tapes (fonctionnelle, technique, financire, formation) et permettant
de visualiser le planning. Lors du paramtrage et des tests du logiciel, il sappuie sur un outil
de gestion des anomalies (recettes fonctionnelles et de la migration), parfois mis disposition
par le prestataire.
Les oprations de rception du CCAG/TIC17 sont les suivantes :

La mise en ordre de marche (MOM) : Linstallation et la mise en ordre de

marche du matriel et des logiciels sont ralises par le titulaire. A cet effet, il
dispose dun mois compter de la date contractuelle de livraison pour effectuer la
mise en ordre de marche. Il remet un procs-verbal de mise en ordre de marche
au pouvoir adjudicateur et lui indique sil sera prsent aux oprations de
vrification . La mise en ordre de marche constitue une dcision du titulaire et
non de la bibliothque, qui ne peut quexercer un contrle sur la compltude de
lopration et sur la fourniture de la documentation.

La vrification daptitude (VA) : La vrification daptitude intervient aprs la

mise en ordre de marche. Elle a pour objet de constater que les prestations, livres
ou excutes, prsentent les caractristiques techniques qui les rendent aptes
remplir les fonctions prcises dans les documents particuliers du march . Le
pouvoir adjudicateur dispose dun dlai dun mois pour procder cette vrification
daptitude et rendre une dcision18, qui, si elle est positive, permet de passer
l'tape suivante.

17 Cahier des clauses administratives gnrales applicables aux marchs publics de technologies de l'information et de
la communication, approuv par larrt du 16 septembre 2009.
18 Le CCAG-TIC prcise que Le dlai imparti au pouvoir adjudicateur pour procder la vrification daptitude et
notifier sa dcision est dun mois partir de la date de notification de lcrit par lequel le titulaire avise le pouvoir
adjudicateur que les prestations sont prtes tre vrifies ou, dfaut, de la date de notification par le titulaire du
procs-verbal de mise en ordre de marche au pouvoir adjudicateur .
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

1.5

14

La vrification de service rgulier (VSR) : La vrification de service rgulier a

pour objet de constater que les prestations fournies sont capables dassurer un
service rgulier dans les conditions normales dexploitation prvues dans les
documents particuliers du march. La rgularit du service sobserve pendant un
mois, partir du jour de la dcision positive de vrification daptitude prise par le
pouvoir adjudicateur. Le service est rput rgulier si la dure cumule, sur le
mois, des indisponibilits imputables chaque lment de matriel ne dpasse pas
2 % de la dure dutilisation effective qui stend de 8 heures 18 heures, du lundi
au vendredi, jours fris exclus .

La rception des prestations (ou ladmission) : Si le rsultat de la vrification de

service rgulier est positif, le pouvoir adjudicateur prend une dcision de rception
des prestations. La conformit des prestations aux stipulations du march est
reconnue. La dcision de rception vaut attestation de service fait, entrane le
transfert de proprit des prestations et constitue le point de dpart des dlais de
garantie.

La conduite du changement

La r-informatisation entrane un changement plus ou moins profond des mthodes de

travail (nouveaux modules, nouveaux services et autres transformations dans la chane de
traitement des documents).
Pour rpondre aux incertitudes et interrogations, le rle du directeur (avec ventuellement
lappui du consultant) est essentiel. Cest une des conditions de russite du passage dune
situation connue ancien fonctionnement une autre, inconnue et donc redoute. Il faut
gagner la confiance des bibliothcaires, acteurs-cls auprs du public, en leur montrant les
bnfices quils retireront des nouveaux outils. Cela passe par des runions des quipes
concernes ds la phase dexpression des besoins.
Une fois effectu le choix dun outil, une prsentation gnrale de larchitecture et des
fonctionnalits du SIGB doit tre dlivre en amont lensemble de lquipe pour que chacun
sapproprie les nouvelles orientations et le nouveau contexte de travail. Selon son domaine
dexpertise, chacun peut participer la mise en place de la solution.
Enfin un plan de formation du personnel pour la prise en main du nouveau SIGB doit tre
prvu dans le cahier des charges. Selon la taille, le fonctionnement de la structure (multi-sites
ou non) et lorganisation de lquipe, et en fonction du prestataire retenu, sa dfinition peut
varier. Le nombre de personnes par groupe, de sessions, la dure de celles-ci doivent tre
dfinis avec le fournisseur. La formation peut tre conue par modules, selon les tches
exerces. Les administrateurs du systme en acquirent une comprhension globale et
peuvent assurer de faon adapte une transmission des connaissances en interne.
Le directeur, avec le cas chant lappui du consultant, veille aux retours de ces
formations donnes par le prestataire et sattache rpondre aux dernires interrogations. De
mme, il valorise le recours aux outils daide ddis au projet qui rassemblent les fiches
techniques descriptives propres lutilisation de chaque module ainsi que les rgles et
procdures communes.

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

15

2 Larchitecture mettre en place

Sur ce dernier aspect, il est prfrable de travailler avec la direction du service
informatique. Il faut indiquer si ltablissement fonctionne en rseau (multi-sites) afin de
dimensionner correctement linfrastructure rseau et logicielle.
Exemple darchitecture dune bibliothque :
Au cur se trouve le catalogue. Il assure toutes les transactions avec le prt, les
acquisitions, les usagers. On peut aussi disposer dune carte donnant accs tout le rseau,
ou bien uniquement un site. Cela est dfinir en amont. Le circuit du document est
complexe, la rservation tant lopration la plus dlicate dans ce contexte, du fait dun rseau
multi-sites. Une authentification unique est requise pour accder aux ressources numriques.
Le portail dispose dun module de Recherche fdre qui interroge la fois le catalogue et les
bases en ligne.

Bib2

Bib1

Bib3

Ressources
numriques
HDV
Silo

OPAC/Portail

Annuaire
LDAP
Wifi

Annuaire

Portail
Web

SIGB

Catalogue
Usagers

Cette architecture ncessite trois serveurs : un pour le SIGB, un pour le portail et un pour
lannuaire19.

2.1

Solution propritaire ou logiciel libre20

Le modle conomique du logiciel propritaire est bas sur loctroi dun droit dutilisation
(contrat de licence et dusage restrictif) contre le versement dune contrepartie financire. Ce
choix reprsente un cot significatif lachat.
Le choix de ce type de solutions comporte deux avantages principaux :
19 Dans cet exemple, le rattachement du Wifi lannuaire constitue un choix de la collectivit.
20 Plusieurs ressources sont disponibles en ligne sur ce sujet :

sur Bibliopedia, une liste des outils libres et propritaires : http://www.bibliopedia.fr/index.php/SIGB,

sur le site de Tosca Consultants, un tableau comparatif des progiciels commercialiss au 1er janvier 2013 avec
leur statut (propritaire ou libre), http://www.toscaconsultants.fr/articles/listedesSGB.pdf,

sur le site du Serdalab, une tude comparative des SIGB Open Source Koha, OpenFlora, PMB et Evergreen,
http://www.serdalab.com/Medias/Livres%20blancs-%C3%A9tudes%20gratuites/LB_sigb_opensource_2011.pdf,

sur
Prcisment.org,
une
liste
de
ressources
en
ligne
consacres
aux
SIGB,
http://www.precisement.org/blog/SIGB-systemes-integres-de-gestion.html
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

lengagement contractuel pris avec le fournisseur,

un systme test, pr-install et livr clef en mains.

16

Dans le cas dune solution propritaire, les marges damlioration dpendent souvent de la
vivacit et du poids du club des utilisateurs.
Les logiciels libres sont quant eux fournis avec leur code source qui peut tre lu et
modifi par nimporte qui pourvu quil soit comptent en informatique et dispose du temps
ncessaire lintgration et la modification du code. Cette libert est fonde sur une licence
reposant sur un contrat de type copyright qui confre des droits lutilisateur. Le plus connu
en France est le contrat GPL (GNU21 Public License).
Lutilisation dun logiciel libre peut rpondre des objectifs dintrt gnral22 :

accs public au code source,

versement des
communautaire.

dveloppements

raliss

par

un

client

dans

une

source

Ces outils, selon la taille et lardeur de la communaut, peuvent voluer plus rapidement
que les outils propritaires et intgrer des fonctionnalits de plus en plus avances en fonction
des demandes. Mais pour des logiciels diffusion rduite ou hautement spcialiss comme
ceux des bibliothques, la taille de la communaut ne permet pas toujours dapporter des
amliorations coordonnes et efficaces. En outre, le statut ouvert du code ne garantit en rien
sa qualit. Il faut donc toujours sassurer du nombre dutilisateurs et de dveloppeurs de loutil
aprs avoir vrifi la relle couverture fonctionnelle de celui-ci.
Le choix entre une solution propritaire et un logiciel libre relve ainsi dune orientation
stratgique de la bibliothque et de sa collectivit ou tutelle, plutt que dun souci dconomie.
En effet, contrairement une ide encore bien ancre, qui dit logiciel libre ne dit pas gratuit.
Choisir le libre signifie souvent quil faut disposer en interne dun expert connaissant loutil et
capable de le faire voluer.
Pour pallier cette lacune, des socits proposent galement leurs services, notamment
dintgration, des outils libres. Elles en arrivent parfois disposer dune quasi-exclusivit sur
un outil, ce qui le rend proche, quant aux avantages et aux inconvnients, des solutions
propritaires.
Plutt quopposer les deux types de solutions, on en arrive de plus en plus souvent des
choix qui combinent les deux approches.

2.2

Un systme modulaire ou une solution intgre

Dans un logiciel modulaire, si une fonctionnalit nexiste pas, il est possible de la crer et
de lajouter sous la forme dun module qui pourra ensuite servir dautres utilisateurs sils
souhaitent limplanter. Si une fonctionnalit nest pas requise dans un contexte donn, il suffit
de ne pas ajouter le module ou de le retirer. Ceci vite lutilisateur final de voir affiche une
fonction dont il ne doit pas ou ne veut pas se servir, ce qui peut engendrer aussi des
conomies en termes dimplantation et de maintenance long terme.
Avec une solution intgre, les utilisateurs travaillent dans un environnement applicatif
identique qui repose sur une base de donnes unique. Ce modle permet dassurer :

lintgrit des donnes,

la non-redondance de linformation,

21 GNU est un systme dexploitation de type UNIX, constitu de logiciels libres, lanc en 1984. Avec humour
lacronyme GNU signifie GNUs not UNIX (GNU nest pas UNIX). Pour toute information sur les licences GNU :
http://www.gnu.org/licenses/gpl.html
22 Cf. la circulaire n 5608 du 19 septembre 2012 du Premier ministre, dfinissant les orientations pour l'usage des
logiciels libres dans l'administration, http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2012/09/cir_35837.pdf
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

17

la rduction des temps de traitement.

Il permet aussi dtre immdiatement oprationnel en bnficiant de lexprience dune

socit dont lintrt est de commercialiser un outil qui rponde plus exactement aux besoins
des clients.
Il peut tre difficile de dissocier les diffrents modules dun systme intgr mme si de
plus en plus de SIGB permettent de ninstaller ou de ne paramtrer quune partie des modules,
voire des fonctionnalits. Une fonction mme inexistante dans une bibliothque (par exemple
le module acquisitions) risque donc dtre affiche. Le cot inclut tous les modules, mme ceux
dont on na pas dusage. Si la solution intgre est retenue, on veillera choisir la mieux
adapte la taille et aux besoins rels de sa bibliothque.

2.3

Externalisation ou maintenance sur site

Modalits

Serveurs et
logiciels sur site
de la
bibliothque 23

Hbergement
externe des
applications et
donnes24

SaaS (Software
as a service25)26

Infrastructure,
proprit
de la bibliothque (cot
dinvestissement
et
de
maintenance)

Oui

Non

Non

Logiciel
acquis
par
la
bibliothque
(cot
dacquisition, de licences et
de maintenance)

Oui

Oui

Non

Investissement
(matriel et
logiciel)

Investissement
(logiciel)

Fonctionnement

Types de cot

et
fonctionnement
Archivage
des
donnes
sous la responsabilit de la
bibliothque

Oui

fonctionnement

(simple redevance
annuelle
dutilisation)

Oui

Non

et

Oui
Besoin de personnel et de
formation
informatiques
dans la bibliothque

Rapidit de mise en uvre

de la solution

Oui

Non

pour le logiciel seul

(si besoin de
paramtrage
technique du
logiciel)

Non, mais plus

facile que lorsque
les serveurs et
logiciels sont sur le
site de la
bibliothque

Oui

Oui

23 La bibliothque ou la collectivit acquiert et maintient ses serveurs, ses logiciels et stocke ses donnes.
24 La bibliothque acquiert un logiciel et le fait hberger par un prestataire.
25 Les outils Saas permettent de disposer de solutions clef en main , souvent au dtriment de leur intgration dans le
systme dinformation.
26 La bibliothque produit ses donnes sur les outils dun prestataire.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

Hbergement
externe des
applications et
donnes

SaaS (Software
as a service)

Oui (selon le
prestataire)

Oui (selon le
prestataire)

Globalement non
(les volutions sont
les mmes pour
tous au mme
moment, mme sil
peut tre possible
davoir quelques
spcifiques)

Sur mesure

Oui

Oui

Besoin de bande passante

de qualit leve

Nul
(sauf si
bibliothques en
rseau ou Full
web)

Elev

Elev

Risques sur confidentialit

des donnes

Faible

Elev

Elev28

Responsable
de
la
prennisation des donnes

Bibliothque

Bibliothque

Prestataire

Responsable
de
la
disponibilit des serveurs

Bibliothque /
collectivit

Prestataire

Prestataire

Modalits

volutions
possibles27

spcifiques

Accessibilit web

2.4

Serveurs et
logiciels sur site
de la
bibliothque

18

Passage une version web

Le modle classique darchitecture dun SIGB est celui du client-serveur : les donnes sont
sur le serveur, stockes dans une base de donnes, et les programmes sont installs sur les
postes de travail ou postes clients . Cette architecture ncessite une maintenance de ces
postes clients et linstallation des nouvelles versions du programme sur chaque poste client.
Cest un modle qui a tendance rgresser.
Avec un systme de gestion de bibliothque bas sur le web (version dite full web ), le
programme du SIGB ainsi que les donnes sont localiss sur un serveur distant, accessibles via
un navigateur29.
A partir du moment o lon dispose dun navigateur (que lon peut tlcharger la
demande), on pourra avoir accs lapplication depuis nimporte quel poste client, selon
authentification.
Cette version prsente lavantage dune installation plus aise, dune exploitation et dun
27 La dcision de faire voluer le produit doit faire lobjet dune rflexion pralable, selon que la bibliothque privilgie le
choix de disposer dun outil stabilis ou la ncessit de rpondre de nouveaux besoins.
28 Voir sur le sujet les fiches pratiques de la Commission nationale Informatique et liberts (CNIL) : Recommandations
pour les entreprises qui envisagent de souscrire des services de Cloud computing,
http://www.cnil.fr/fileadmin/images/la_cnil/actualite/Recommandations_pour_les_entreprises_qui_envisagent_de_sou
scrire_a_des_services_de_Cloud.pdf
et la Synthse des rponses la consultation publique sur le Cloud computing lance par la CNIL doctobre
dcembre 2011 et analyse de la CNIL,
http://www.cnil.fr/fileadmin/images/la_cnil/actualite/Synthese_des_reponses_a_la_consultation_publique_sur_le_Clo
ud_et_analyse_de_la_CNIL.pdf
29 Dans ce cas, il faut bien prendre en compte la version supporte du navigateur qui nest pas toujours celle que le
parc informatique de la collectivit demande.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

19

dploiement plus simples :

2.5
2.5.1

lapplication est situe sur un serveur et ne suppose pas linstallation dun logiciel
client sur le poste de travail,

les mises jour sont simplifies,

la gestion du logiciel est centralise,

la consommation en bande passante est moindre,

linteraction avec dautres applications utilisant des protocoles web est facilite,

laccs lapplication devient possible au moyen de terminaux mobiles.

Services et outils de nouvelle gnration

Catalogues en ligne (OPAC30)

volution des catalogues et des systmes de gestion des bibliothques : OPAC

nouvelle gnration
LOPAC, en dpit de quelques volutions techniques apparues progressivement, reste
encore principalement orient sur la description, lidentification et la localisation des
documents auxquels la bibliothque donne accs.
LOPAC a longtemps t systmatiquement li au logiciel SIGB, constituant un outil a
minima : recherches par auteur, titre ou sujet. Linterrogation toutes zones permet
dsormais de disposer dune interface simplifie et pure, se rapprochant des modes de
recherche sur le web. Il est dsormais possible de choisir un diteur de portail diffrent
de celui du SIGB, en vrifiant que lensemble des outils soient bien interoprables. Le
dveloppement des portails a en effet largi les fonctionnalits et permis de gagner en
ergonomie et en services.
Les notices sont dsormais enrichies par l'intgration en amont de contenus
documentaires varis auxquels la bibliothque est abonne (notices bibliographiques, rsums,
tables des matires), mais aussi par limportation de contributions extrieures constitues de
donnes provenant dautres sites par lintermdiaire de web services (images de couvertures
par exemple). De plus, le portail dispose parfois dune dimension collaborative ou participative
permettant aux usagers dy intgrer des tags ou encore des critiques de documents.

30 Online public access catalog (OPAC) ou Catalogue informatis en ligne (CIEL).

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

20

Source : Le catalogue de la bibliothque lre du Web 2.0 : tude des opacs de nouvelle
gnration, Tosca consultants, rd. Marc Maisonneuve, Paris : A.D.B.S. Editions, 2008.

Certains services complmentaires peuvent tre proposs comme le renvoi vers dautres sites
extrieurs, la proposition automatique de suggestions de documents proches, etc.
Ces amliorations restent cependant en retrait par rapport aux volutions du web. Les
rservoirs de notices actuels sont encore pour la plupart trop ferms, les donnes demeurent
invisibles sur le web et ne peuvent pas tre dissmines vers dautres sites, blogs ou rseaux
sociaux.
Lefficacit du catalogue passe par labandon des normes et standards mtiers qui ont t
labors pour des fiches papier et qui sont aujourdhui des facteurs disolement des
bibliothques. Ladoption des standards du web par les catalogues des bibliothques
permettrait dassurer une meilleure interoprabilit entre les bases et systmes et de tenter de
sadapter au fur et mesure des volutions du web31.
Certains Opac intgrent dj de telles innovations, en permettant par exemple une approche
par facettes ou par constellations , qui constituent une autre mise en forme des zones
contrles de la notice (sujet, support, secteur, etc.). Pour rester attractifs, ils devront
prochainement proposer :
toutes les avances fonctionnelles des moteurs de recherche,
une ergonomie irrprochable adapte la mobilit,
une reprsentation graphique des donnes du catalogue et des rsultats de recherche
(datavisualisation).
Par le dveloppement de services personnaliss et de fonctionnalits lies, l'Opac sadapte la
31 Cf la fiche pratique n 1 Rcupration des donnes catalographiques sur la procdure pour rendre un catalogue
normalis interoprable.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

21

dmocratisation des outils mobiles (smartphones, tablettes, etc..) et doit pouvoir sinterfacer
avec de nombreuses applications : fonctionnalits de partage sur les rseaux sociaux, QR
codes, gestion du compte lecteur, recommandation par profil, et mme technologie NFC (Near
Field Communication).
Interfaces de recherche, quelques exemples :
Interface de recherche fdre, Mdiathque de Levallois : http://mediatheque.ville-levallois.fr

2.5.2

Portail des bibliothques des villes-centres de Rhne-Alpes, recherche simultane dans les catalogues des
bibliothques d'Annecy, Bourg-en-Bresse, Chambry, Grenoble, Lyon, Roanne, Saint-tienne et Valence ainsi
que dans toutes les rubriques du portail : http://www.lectura.fr/fr/catalogues/index.cfm
Recherche facettes, mdiathque de SKEMA Business School (ESC) : http://mediatheque.skema.edu
Recherche par constellation, BM de Lille : http://portail.bibliotheque.bm-lille.fr/Portail/Site/Typo3.asp?
lang=FR&id=3
Catalogue, Bibliothque municipale de Rennes : http://opac.si.leschampslibres.fr/iii/encore/home?lang=frf

Un paysage en cours de transformation : SIGB nouvelle gnration

Les recommandations prsentes dans cette fiche concernent les logiciels tels quils sont
aujourdhui dploys32. Plusieurs pistes dvolution sont cependant dj largement ouvertes :
la monte en puissance rapide de solutions dans le nuage ou de type SaaS
( Software as a Service / logiciel en tant que service33) vient concurrencer
lhbergement interne. Le logiciel est alors hberg sur des serveurs distants et
commercialis sous la forme dun abonnement un service (ce qui distingue les
solutions SaaS dun simple hbergement externe, les cots pour la bibliothque
relevant du fonctionnement et non plus de linvestissement)
la capacit du SIGB sinterfacer avec les plates-formes de ressources numriques,
par exemple via le dveloppement dAPI (Application Programming Interface / Interface
de programmation) mises disposition par ces plates-formes, pourrait devenir
rapidement un enjeu majeur34.
Mais les SIGB sont amens changer encore plus profondment dans un contexte
international. Ladoption du nouveau code de catalogage RDA (Resource Description and
Access / Ressources : Description et Accs)35, en cours dadoption aux USA, pourrait pousser
les diteurs de SIGB adapter leurs produits aux modles FRBR. Etant donn cependant les
incertitudes qui psent sur les volutions actuelles de ce code, il est recommand aux
bibliothques qui ont lintention de se rinformatiser aujourdhui dutiliser les outils existants.

32 Pour une prsentation exhaustive des produits et de leurs fonctionnalits, cf. www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm
33 Pour la dfinition et une premire analyse des avantages et inconvnients de ce modle dexploitation commerciale
des
logiciels,
on
peut
se
reporter

la
page
correspondante
sur
Wikipdia :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Logiciel_en_tant_que_service. Pour une analyse plus approfondie dans le contexte des
bibliothques, voir le mmoire de Sandrine Berthier, Le SIGB : pilier ou lment dsormais mineur de linformatique
documentaire ?, ENSSIB, janvier 2012. Sur le dveloppement rapide de ce type de solutions dans le march des
SIGB, plusieurs articles sont signals sur le site de Tosca Consultants : http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm.
34 Cf. sur ce sujet ltude confie par le ministre de la Culture et de la Communication (DGMIC/SLL) l'IDATE sur
loffre commerciale de livres numriques destination des bibliothques de lecture publique, plus particulirement la
partie Vers une intgration plus facile des plates-formes au sein des systmes dinformation des bibliothques ?
p.65, qui fait le point sur le dveloppement d'API par deux plates-formes amricaines de ressources numriques,
Overdrive et 3M et sur l'adoption de solutions dans le cloud prenant en charge la gestion des informations des
plates-formes de prt numrique. Selon l'IDATE, la rnovation des SIGB en France devrait explicitement intgrer la
question de la gestion du livre numrique.
35 Cf. le site du Groupe technique sur l'adoption de RDA en France : Lobjectif de RDA est dinscrire les catalogues de
bibliothques dans lunivers du web et de prendre en compte dans la pratique du catalogage la ralit de
linformation numrique et lapport de lchange de mtadonnes pour la cration comme pour la diffusion de
linformation bibliographique. Pour atteindre cet objectif, place les modles de linformation bibliographique FRBR
(Functional Requirements for Bibliographic Records / Spcifications fonctionnelles des notices bibliographiques) et
FRAD (Functional Requirements for Authority Data / Fonctionnalits requises des donnes dautorit) au coeur des
rgles de catalogage et prpare une nouvelle organisation des catalogues refltant le modle FRBR , http://rda-enfrance.enssib.fr/. Le site propose galement les rsultats de lenqute nationale sur linformatisation des
bibliothques en France (mars 2012).
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

22

3 Larticulation avec les diffrentes applications

3.1

Authentification

Lauthentification permet au public comme aux bibliothcaires dutiliser les divers modules
du logiciel de faon personnalise, en fonction de profils. Elle repose sur la cration dun
identifiant qui, associ un mot de passe, ventuellement un alias, permet ensuite la
personne deffectuer toute action laquelle elle a droit. Les logiciels et leurs bases de donnes
contenant ces renseignements nominatifs doivent obligatoirement tre soumis lapprobation
de la CNIL36.
Cette authentification permet :

de pr-inscrire et renouveler les cartes dinscription distance,

de visualiser et de grer les prts, les rservations et les demandes dinformation,

daccder distance des ressources numriques (par exemple, bases de

donnes, priodiques, e-books, vido la demande).

Il faudra veiller ce que lauthentification soit unique pour tous les modules et pour
laccs toutes les ressources de la bibliothque. Dans une collectivit territoriale, cela pourra
aussi passer par une authentification unique aux divers services offerts par la collectivit dont
ceux de la bibliothque.
Le processus dauthentification repose sur un annuaire lectronique. Celui-ci nest ni plus
ni moins quun serveur et, sil est conu selon le protocole norm LDAP ( Lightweight Directory
Access Protocol), il pourra changer aisment ses informations avec un autre serveur reposant
sur le mme protocole. Lutilisateur bnficie ainsi dune entre unique pour effectuer des
requtes.

3.2

RFID37

La r-informatisation peut tre loccasion de se poser la question de lopportunit de

modifier la gestion des collections en adoptant une technologie didentification par radiofrquence (Radio Frequency IDentification).
Cette technologie permet de runir lidentification du document et la fonction antivol,
facilitant ainsi la gestion scurise des transactions.
Ladoption de cette technologie na de sens que si lon souhaite mettre en place des
automates en libre-service. Une bibliothque qui nentend pas modifier lorganisation de son
service de prt na que peu dintrt choisir la RFID. En ce sens, la contrainte dquiper
lensemble des collections dtiquettes puces lectroniques et le cot de cet quipement est
confronter au gain de temps obtenu lors du passage la banque de prt.
Si une solution de prt en libre-service est retenue, la qualit du dialogue entre le SIGB et
le logiciel RFID est alors essentielle pour la russite de la mise en place dune automatisation
du prt. En effet les puces ne comportant que quelques informations codes dans un souci
de non redondance de linformation et de confidentialit , le logiciel RFID devra solliciter la
base de donnes aussi bien pour afficher les informations bibliographiques que pour excuter
la transaction elle-mme : vrifications de la disponibilit relle du document, de la situation
de lusager (inscription en cours de validit, quota de prt,).
Les types dinterface entre SIGB et RFID :

Avec une platine pour un poste professionnel :

Les platines ont une fonction de lecture et dcriture. Le dialogue avec le SIGB peut se
36 Voir les pages du site de la CNIL concernes par la dclaration : http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/declarer-unfichier/
37 Lapplication de la RFID en bibliothques sera dveloppe dans la fiche n3 consacre la RFID de la Bote outils
du numrique en bibliothque.
Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

23

faire au moyen de 3 protocoles :

web services

Si le SIGB en dispose, cest le moyen le plus pratique, car ils

permettent de dtecter dans un champ dlimit le passage dune
puce sur un document, de plusieurs puces sur un document en
coffret, ou de plusieurs documents.

API38

Cest une interface dveloppe spcifiquement. Elle risque ainsi

de ne pas fonctionner avec dautres systmes lors dune volution
matrielle ou logicielle.

mulation clavier

Ce mode de fonctionnement est lquivalent du lecteur de codes

barres. Il permet denvoyer un identifiant lu vers nimporte
quelle application installe sur le poste informatique (tableur,
traitement de texte,).

Avec un appareil en libre-service

Le protocole actuel, utilis par tous les fournisseurs est le SIP2 (Standard Interchange
Protocole version 2.0). Ce protocole dchange est conu pour permettre le dialogue entre
les machines en libre-service et le SIGB.
Toutes les commandes du protocole ne sont pas forcment mises en uvre par les
diteurs de logiciels SIGB. En revanche les prestataires RFID peuvent implanter lensemble des
instructions SIP2.
Un nouveau protocole est en cours dlaboration : le NCIP. Il devrait terme remplacer le
protocole actuel.

38 Application Programming Interface ou interface de programmation.

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

24

Recommandations

Replacer son projet informatique dans un projet

dtablissement tenant compte dune dmarche de
services aux publics.

Bien valuer son besoin, si possible avec l'aide d'un

consultant.

S'informer auprs de collgues dans des bibliothques de

taille similaire, auprs de la bibliothque dpartementale,
du conseiller charg du livre et de la lecture la DRAC.

S'informer sur les sources possibles de financement et

leurs modalits.

Pour les bibliothques de petites communes, il peut tre

intressant de mutualiser les services et les systmes
l'chelon du territoire.

Sensibiliser ses lus l'volution des outils.

Evaluer l'impact financier en coordination avec les services

informatiques.

Choisir une stratgie entre solution propritaire ou libre.

Prparer
l'quipe
au
changement
des
pratiques
professionnelles et concevoir un plan de formation adapt.

Dgager du temps pour la rdaction du cahier des charges,

en s'assurant que tous les besoins y sont prcisment
transcrits (tout ajout en cours de dploiement induit des
surcots pouvant tre importants).

Veiller faire
prestataire.

Assurer une veille permanente sur le niveau de service et

les corrections ventuelles apportes au systme.

Prparer la prochaine r-informatisation !

accompagner

le

dploiement

par

le

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

25

Pour en savoir plus

Marchs publics
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?
cidTexte=LEGITEXT000005627819

Code des marchs publics

http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
Circulaire du 14 fvrier 2012 relative
cidTexte=JORFTEXT000025364925&fastPos=1&fastR
au Guide de bonnes pratiques en
eqId=2116722906&categorieLien=id&oldAction=rech
matire de marchs publics
Texte
Arrt du 16 septembre 2009 portant http://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?
approbation du cahier des clauses cidTexte=JORFTEXT000021158580&dateTexte=&cate
administratives gnrales applicables gorieLien=id
aux marchs publics de techniques de
l'information et de la communication
Ministre de l'conomie et des finances http://www.economie.gouv.fr/daj/marches-publics
Notamment la rubrique "Conseils aux
acheteurs", qui propose des fiches http://www.economie.gouv.fr/daj/conseil-auxpratiques et des fiches techniques
acheteurs
Autres rfrences institutionnelles
Circulaire du 7 novembre 2012 relative http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2012/11/cir_3
au concours particulier cr au sein de 6095.pdf
la dotation gnrale de dcentralisation
(DGD)
pour
les
bibliothques
municipales
et
les
bibliothques
dpartementales de prt
http://www.cnil.fr/vos-responsabilites/declarer-unfichier/

CNIL

http://www.cnil.fr/fileadmin/images/la_cnil/actualite/
Recommandations_pour_les_entreprises_qui_envisag
ent_de_souscrire_a_des_services_de_Cloud.pdf
http://www.cnil.fr/fileadmin/images/la_cnil/actualite/
Synthese_des_reponses_a_la_consultation_publique_
sur_le_Cloud_et_analyse_de_la_CNIL.pdf

Les documents de rfrence

ladministration lectronique

de http://references.modernisation.gouv.fr/

Circulaire n 5608 du 19 septembre http://circulaire.legifrance.gouv.fr/pdf/2012/09/cir_3

2012 du Premier ministre, dfinissant 5837.pdf
les orientations pour lusage des
logiciels libres dans ladministration

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

26

Ressources en ligne disponibles sur les sites des associations professionnelles

Association
des
Directeurs
des http://www.adbgv.asso.fr/index.php?page=sigb
Bibliothques
municipales
et
intercommunales des Grandes Villes de
France (ADBGV) : liste des logiciels
Association
des
directeurs
de http://www.adbdp.asso.fr/spip.php?rubrique79
bibliothques dpartementales de prt
(ADBDP) : liste des logiciels
Fdration des Utilisateurs de Logiciels http://www.fulbi.fr/
pour Bibliothques, Documentation,
Information
Etudes
Etude sur loffre commerciale de livres
numriques

destination
des
bibliothques de lecture publique
(tude confie lIDATE par le
ministre de la Culture et de la
Communication)

http://www.culturecommunication.gouv.fr/Disciplines
-et-secteurs/Livre-et-lecture/Actualites/Publicationde-l-etude-IDATE-sur-l-offre-commerciale-de-livresnumeriques-a-destination-des-bibliotheques-delecture-publique

Etude comparative sur les SIGB Open http://www.serdalab.com/Medias/Livres%20blancssource KOHA, OPENFLORA, PMB, %C3%A9tudes
EVERGREEN pour les bibliothques et %20gratuites/LB_sigb_opensource_2011.pdf
centres de documentation (Serda)
Enqute nationale sur linformatisation http://rda-en-france.enssib.fr/sites/rda-endes bibliothques en France (Groupe france.enssib.fr/files/Rapport_Enquete_RDA-en-F
technique sur ladoption de RDA en %E2%80%A6.pdf
France)
Ouvrages
Aide-mmoire dinformatique documentaire, Paris :
ditions du Cercle de la librairie (collection
Bibliothques), 2007.

RIVIER, Alexis
Tosca
Consultants
Maisonneuve)

(rd.

Marc

Le catalogue de la bibliothque lre du Web 2.0 :

tude des opacs de nouvelle gnration, Paris :
A.D.B.S. Editions, 2008.

Travaux universitaires
BERTHIER, Sandrine

Le SIGB : pilier ou lment dsormais mineur de

linformatique
documentaire ?,
Villeurbanne :
ENSSIB, mmoire dtude DCB, janvier 2012.

Forums dchanges entre les utilisateurs de logiciels de bibliothque

Site de la FULBI pour une liste de clubs http://www.fulbi.fr/?q=content/membres
utilisateurs
Site de la communaut francophone koha-fr.org
koha
Ressources sur PMB

http://www.pmbservices.fr/nouveau_site/wiki.htm
Guide de l'administrateur :
http://www.sigb.net/doc/fr_FR/html-admin/

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

27

Ressources en ligne disponibles sur les sites de consultants

BiblioTIC

http://jkergomard.free.fr/drupal/?q=content/carteunique-sigb-heterogenes

Six & Dix

http://www.sixetdix.com/contrib.php?
action=DISPLAYCONTRIBLIST&themesubthemeid=3;
0

Tosca Consultants

http://www.toscaconsultants.fr/logiciel.htm

Sites et Blogs professionnels

ANDRY, Nicolas

http://informatheque.fr/

BARTHE, Emmanuel

http://www.precisement.org/blog/SIGB-systemesintegres-de-gestion.html

Bibliopedia

http://www.bibliopedia.fr/index.php/SIGB

Version 1 juin 2013

Fiche 2 : r-informatisation

28

Annexe : le soutien de lEtat aux oprations dinformatisation et de rinformatisation des bibliothques territoriales
Les oprations dinformatisation et de r-informatisation peuvent recevoir laide de
lEtat, parfois des dpartements ou de la Rgion. Le conseiller pour le livre et la lecture
de la DRAC ou la bibliothque dpartementale de prt peuvent fournir tous
renseignements sur les possibilits existantes.
En ce qui concerne lEtat, laide susceptible dtre sollicite prend place dans le
dispositif intitul Concours particulier bibliothques institu au sein de la Dotation
Gnrale de Dcentralisation (DGD). Les oprations prsentes doivent permettre de
travailler dans le format dchange Unimarc. Elles peuvent concerner des
informatisations, des r-informatisations compltes ou partielles, des extensions ou
modifications de primtre. A noter que le dlai de 5 ans ncessaire entre deux
demandes a t supprim depuis 2012.
La dpense subventionnable prend en compte les acquisitions de matriel, de logiciels,
les travaux de cblage, les tudes et dveloppements, les frais de migration, les frais de
transport et dinstallation (y compris paramtrage), les garanties et extensions de
garantie ainsi que les frais de formation des personnels. Elle intgre les assistances
matrise douvrage (tudes pralables, rdaction du cahier des charges, analyse des
offres). Sont simplement exclues les dpenses de maintenance. En cas de recours des
solutions hberges, les cots dabonnement peuvent tre pris en compte mais
uniquement sur la premire anne. Pour toute information complmentaire, contacter le
conseiller pour le livre la DRAC.

Version 1 juin 2013