Universit de Montral

Gestion du temps et organisation du travail

en dbut d'anne scolaire

par
Nathalie Brunet

Dpartement d'administration et fondements de l'ducation

Facult des sciences de l'ducation
Travail prsent pour satisfaire aux exigences du cours ETA6966
dans le cadre du Diplme d'tudes suprieures spcialises (D.E.S.S.)
en administration de l'ducation

Avril, 2007

Nathalie Brunet, 2007

Table des matires

Introduction

Chapitre 1 Cadre de rfrence - Outils et textes utiles - .

1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

Les documents et formations CSDM...

Les outils CSDM
Le cadre lgislatif
Des textes d'ordre plus gnral
La rflexion.

3
3
4
4
4

Chapitre 2 Difficults rencontres et stratgies pour bien s'en sortir.. 5

2.1

Le risque de se noyer dans ses papiers et dans ses tches ..

2.1.1 Le systme de classement...
2.1.2 Le mnage...
2.1.3 Les dossiers en cours..
2.1.4 Les attentes en dbut d'anne.
2.1.5 La secrtaire

6
6
6
7
7
7

2.2

Le risque d'tre pris de court par les imprvus..

2.2.1 Le calendrier..
2.2.2 Les ordres du jour..
2.2.3 Les dossiers venir

7
8
8
8

2.3

Le risque de perdre la mmoire..

2.3.1 le suivi des runions et des dossiers...
2.3.2 l'agenda...
2.3.3 les outils de communication...

9
9
9
9

Chapitre 3 Quelques rflexions.. 10

3.1
3.2
3.3

Le fragile quilibre entre le contrle et le dbordement... 10

L'importance des processus de gestion du temps et d'organisation
du travail 11
Le directeur d'cole: leader pdagogique ou gestionnaire
administrateur?.......................................................................................... 11

Conclusion 12
Bibliographie 14

Introduction
Le sujet de cette communication porte sur la gestion du temps et l'organisation du travail en
dbut d'anne scolaire, dans un contexte particulier : une seule direction pour deux coles. De
faon plus prcise, il s'agit de regarder de plus prs la faon dont on organise dans le temps
les diffrentes tches et dossiers traiter afin d'tre capable de remplir les exigences de la
fonction.
Je porte un intrt particulier la gestion du temps et lorganisation du travail car que je
considre qu'une grande partie de la satisfaction au travail vient avec le fait d'tre capable de
remplir de faon assez satisfaisante les mandats confis. Cependant, comme les exigences
(quantitatives et qualitatives) sont de plus en plus leves et que les domaines sont multiples,
il devient difficile de trouver un quilibre entre cette satisfaction recherche (perception de
comptence et de contrle) et une vie l'extrieur du travail. Comme directrice de deux
coles, j'ai d rapidement dvelopper des stratgies pour trouver une certaine forme
d'quilibre.
Toutes les directions se sentent interpelles par ce sujet car la gestion du temps est au cur du
quotidien. De plus, ce sujet intresse particulirement la profession dans le contexte actuel;
avec les problmatiques de la dcroissance scolaire, des annexions et fusions d'coles de plus
en plus frquentes, des modifications la baisse dans le calcul des postes de direction
adjointe, de plus en plus de directions se retrouveront dans une situation de surcharge, dans un
contexte montralais avec toutes ses particularits. Cette situation est assez nouvelle
Montral et elle amne une gestion de plus en plus complexe L'exprience professionnelle
de gestion de deux coles pourrait aider de futurs collgues qui se retrouveraient dans une
situation semblable.

Chapitre 1 Cadre de rfrence - Outils et textes utiles Il existe bien sr une littrature portant sur la gestion du temps. Cependant, celle-ci, vue sous
langle dune direction dcole, est plutt perue comme quelque chose de personnel, acquise
laide dobservations, de conseils, dessais et erreurs, dintuition et de fonctionnement
propre chacun. De plus, elle rassemble un peu tous les domaines de gestion car ces derniers
sont tous touchs par la gestion du temps, que lon parle de leadership, de planification,
dvaluation, dorganisation scolaire... Plusieurs documents quon pourrait appeler
maison , certaines lois, ainsi que quelques textes tudis en cours de formation, ont servi
de base. Linventaire propos se veut donc un rpertoire daide la direction .
1.1

Les documents et formations CSDM

Monsieur Louis Lemoyne, directeur dcole la retraite et consultant la CSDM, a produit en

2005 un document intitul Partir du bon pied : larrive dune nouvelle direction dans une
nouvelle cole. Nous y retrouvons diffrentes sections pouvant aider une direction
sorganiser (classement, budget, prparation des runions). Mme pour une direction
dexprience, il sagit dune excellente rfrence. Un incontournable.
La CSDM offre plusieurs formations ces gestionnaires, dont certaines sadressant davantage
aux directions nouvellement en poste. Ainsi, deux formations savrent pertinentes. Il sagit
de mon arrive comme gestionnaire dans une cole primaire et gestion dune nouvelle
cole : repres connatre . On y retrouve des conseils, suggestions, bote outils Il est
noter que ces formations sont donnes par des directions dcole et saccompagnent de
documents crits par les formateurs.
La formation du groupe CFC gestion du temps : la matrise des gestes cls propose par la
CSDM est des plus utile. On y dcrit sept gestes cls pouvant faciliter le travail de direction,
le geste cl par excellence tant un papier dans une main une seule fois .
1.2

Les outils CSDM

La recherche efficace dinformations (quoi et o chercher) savre essentielle dans la gestion

du temps. Certains outils de la CSDM sont trs utiles au travail quotidien dun gestionnaire.
Lintranet de la CSDM, Adagio , est divis en sections et contient une foule dinformations.

Plus on le connat, plus on devient laise dy chercher rapidement un renseignement, un

formulaire, une politique. Les sections adaptation scolaire, organisation scolaire, politiques
et rglements, ressources financires, formulaires, planification et valuation, sont
particulirement utiles. La rubrique Quoi de neuf (nouvelles informations) est consulter
quotidiennement.
Les directions dcole ont aussi accs une banque dinformations au sujet de leur clientle
scolaire : Rapports GPI. Une panoplie de rapports peut tre consulte et imprime. Tout
comme Adagio, la frquence dutilisation amne bien matriser loutil et savoir exactement
ce quon peut y retrouver.
1.3

Le cadre lgislatif

Quelques documents lgislatifs bien connus doivent faire partie du bagage de connaissances
dune direction dcole, dont la Loi sur linstruction publique et la Convention collective des
enseignants (nationale et locale). Le fait de bien connatre ce cadre est facilitant lorsque vient
le temps de planifier les premiers C, rencontres du personnel et CPEPE. Il aide aussi le
gestionnaire mieux planifier les dossiers traiter lgalement (quand, avec qui, comment),
rpondre rapidement des questions et recadrer rapidement les gens en runion.
1.4

Des textes dordre plus gnral

Denis Mass et Roger Bergeron ont crit la plupart des textes supportant le cours
dintroduction ladministration de lducation. Ces textes portent principalement sur les
grandes fonctions dune direction dcole, cest--dire planifier, organiser, diriger, contrler et
valuer. Ils sont aussi bonifis par dautres textes, schmas, tableaux sur ces sujets. Tous ces
crits ont influenc les directions dcole et, en ce sens, ont contribu au dveloppement de
leur expertise. Peu dentre eux ressortiront ces textes mais tous sentendront pour dire quils
ont t aidants et ont permis de dgager les grandes lignes du travail du gestionnaire dcole
et toute la complexit de la profession.
1.5

La rflexion

Les directions dcole ont tendance en prendre beaucoup sur leurs paules. Les commandes
viennent de partout, den haut, den bas et de tous les cts. Il est sage de rflchir ce qui
nous appartient vraiment par rapport tout ce qui atterrit sur notre bureau. ce sujet, le texte
Qui a cop du singe (Gravel, 1990) aide le gestionnaire voir comment ce processus
datterrissage se produit et comment y chapper !
4

Chapitre 2 - Difficults rencontres et stratgies pour bien s'en sortir

Le sujet de cette communication tant la gestion du temps et l'organisation du travail, 3

cueils importants doivent tre mentionns:
-

On risque de perdre un temps prcieux en cherchant des informations ou des

documents dont on a besoin

La quantit d'information grer quotidiennement risque de faire oublier des

informations importantes

Les imprvus du quotidien risquent de faire dborder le gestionnaire

Dans ce chapitre, il sera question de stratgies permettant de faire face ces difficults.
L'expertise prsente ici s'est dveloppe dans un contexte particulier o la gestion du temps
est vitale: la direction de deux tablissements. Si les stratgies qui seront prsentes ont fait
leur preuve dans ce milieu, on s'accordera pour dire qu' plus forte raison elles pourraient
s'appliquer la direction d'une seule cole.

2.1 Le risque de se noyer dans ses papiers et dans ses tches

Une des principales difficults du gestionnaire est la perte de temps lie la recherche de
l'information. Les principales stratgies dvelopper sont le classement et l'organisation.
2.1.1 Le systme de classement
Le temps pass sorganiser physiquement dans son lieu de travail fera gagner du temps au
gestionnaire. Il est essentiel de voir de quelle faon les dossiers papiers sont classs et quel est
le degr de confort avec le systme en place. Il ne nous convient pas ? On peut le changer.
Limportant est de se doter d'un systme de classement qui permet de retrouver l'information
rapidement afin de contrer la perte de temps li la recherche de l'information (et den
informer les gens qui auront y toucher). Il en est de mme avec le systme de classement de
lordinateur. On peut indiquer sur chaque document en petit caractre le nom et lendroit o
on le retrouve dans lordinateur. Un systme de dossiers partags avec la secrtaire
savre facilitant. On vite que tout le courrier ne se retrouve dans notre pigeonnier en
spcifiant l'avance nos attentes. Finalement, on travaillera avec des chemises de diffrentes
couleurs : courrier interne, courrier externe, tlcopie.

2.1.2 Le mnage
Afin de se retrouver plus facilement dans ses dossiers, un mnage frquent simpose. On ne
garde que lessentiel. Idalement, on le fait au fur et mesure quon classe. On s'assure donc
d'un classement rgulier et jour.
2.1.3 Les dossiers en cours
En dbut d'anne, une connaissance des dossiers en cours est essentielle pour mieux
s'organiser. Pour ce faire, on fera la lecture des derniers comptes rendus des diffrents
comits, dossiers, runions. On sortira aussi (Adagio) le budget de fin danne.
2.1.4 Les attentes en dbut d'anne
Le dbut d''anne se doit d'tre bien prpar afin que tous connaissent les attentes de la
direction et sachent o trouver l'information. Lors de la premire runion, on remettra
chaque enseignant le cahier de gestion en y traitant, entre autres, des points communs et en
spcifiant nos attentes. Le cahier de gestion doit tre mis jour avant la rentre des
enseignants et contiendra toutes les informations ncessaires en lien avec l'organisation de
l'cole: pratiques en place, procdures, formulaires, informations diverses, horaires. Des
informations claires permettent de sauver du temps par la suite car les rles et
responsabilits sont bien dfinis.
Une deuxime rencontre clarifiera le plus possible tout ce qui concerne la rentre des lves
et le bon fonctionnement des premires semaines.
2.1.5 La secrtaire
On invitera la secrtaire expliquer en runion du personnel ce qui relvera delle. Un
directeur d'cole travaille troitement avec sa secrtaire. Cela vaut donc la peine de clarifier
en dbut d'anne ses attentes et son fonctionnement et dy revenir au besoin.
2.2

Le risque d'tre pris de court par les imprvus

Le risque est lev d'tre pris par les imprvus car ils sont nombreux!!! Le gestionnaire doit
s'assurer de demeurer en mode contrle de son temps. Il s'agit d'imposer son rythme plutt

que de subir celui des autres. cet effet, les stratgies de planification et d'anticipation sont
efficaces et diminuent le risque de dbordement.
2.2.1 Le calendrier
Le plus tt possible, le calendrier des diverses rencontres sera remis chacun : C, CPEPE,
runions du personnel, CCGR lextrieur. On notera soigneusement ces dates l'agenda, de
mme que toutes les journes pdagogiques. Ainsi, le personnel connatra une partie de
l'emploi du temps du directeur d'cole en plus de permettre ce dernier de mieux planifier son
horaire.

2.2.2 Les ordres du jour

Que ce soit pour le C, le CPEP, les runions du personnel ou d'autres types de runion, on
anticipera le droulement en faisant lordre du jour lavance, avec la personne responsable,
en se basant sur les points inscrits sur la feuille libre (voir 2.3), les comptes rendus prcdents,
les dossiers en cours et les points lgaux traiter selon les moments.
2.2.3 Les dossiers venir
Dans les deux premiers mois, la direction doit soccuper dune foule de dossiers. ne pas
faire seul !!! On planifiera llaboration du plan de russite avec notre quipe en dterminant
les modalits en runion de dbut danne. On nommera des porteurs de dossiers pour les
projets ministriels ainsi que des rpondants en lien avec les projets en cours, incluant les
projets pilots par les parents. On rencontrera notre quipe multidisciplinaire pour ce qui est
des PIA et des HDAA. On ira chercher de laide auprs des collgues expriments pour les
tches. De cette faon, la charge de travail est rpartie clairement et le rle de chacun est
dfini.
La planification dtaille se retrouvant dans la chemise approprie, les chanciers devront
tre clairement identifis dans notre agenda, avec un rappel la semaine prcdente. On pourra
se faire un aide-mmoire affich prs de notre bureau. On coche lorsque cest fait. Les temps
de rencontre sont inscrits dans l'agenda et on les inscrit dans le journal hebdomadaire. On
prendra soin de fermer sa porte loccasion afin de travailler en temps continu sur un dossier.

2.3

Le risque de perdre la mmoire

Une autre grande difficult est de ne rien oublier travers le quotidien qui peut facilement
nous envahir. Pour ce faire, on dveloppera des routines de travail ainsi qu'une culture des
traces crites. Les stratgies utiliser sont donc de faire des suivis et prendre des notes.
2.3.1 Le suivi des runions et des dossiers
Pour sassurer de ne rien oublier, on laissera une feuille libre dans la chemise identifie au
nom du dossier. Lorsquon pense un point, on ouvre la chemise et on linscrit. Cela aide
planifier l'ordre du jour et assurer les suivis. On sassure dtre au clair avec les dcisions et
les suivis faire avant de quitter chaque runion. On les inscrira l'agenda. Le plus tt
possible, un compte rendu crit sera fait, valid avec le responsable d'cole et remis
chacun.
2.3.2 Lagenda
Outil indispensable, on y notera peu prs tout : nos rendez-vous, nos tches faire, nos
chanciers Cest notre mmoire, notre guide. On surlignera en fluo ce qui est fait. On
laissera vide plusieurs cases, surtout les lendemains dune absence, ou encore le matin en
entrant afin de rpondre aux urgences, de regarder nos courriels, de circuler dans lcole, ainsi
quen fin de journe avant un C.
2.3.3 Les outils de communication
Les appels, les courriels et le courrier (interne-externe) sont nombreux dans une journe. On
prendra un temps chaque jour pour chacun de ces moyens de communication,
particulirement la rentre du matin et en fin de journe. On verra dvelopper une
efficacit en matire de suivi en se posant la question : Quest-ce qui doit tre fait avec ce
courriel, cet appel, ce document reu ? L'action entreprise dpendra de la rponse: on classe,
on jette, on agit ou on rfre (CFC, 2002). Encore ici, on gardera des traces crites de ce qu'on
a fait.
l'interne, le mmo (avec items cocher) sera utilis frquemment lorsque cest pour une ou
peu de personnes. On notera dans lagenda que cest fait ou encore on gardera copie du mmo
dans certains cas.

Le journal hebdomadaire contiendra une partie de l'emploi du temps de la direction ainsi que
plusieurs informations. On le prparera le vendredi aprs-midi, l'aide de la feuille libre, ce
qui permettra de finaliser la planification de la semaine suivante.

Chapitre 3 - Quelques rflexions

Dans ce chapitre, il sera question de certaines rflexions que le thme abord suscite, tant sur
le plan professionnel que personnel.

3.1

Le fragile quilibre entre le contrle et le dbordement

On a pu voir lors du chapitre prcdent un aperu de la quantit importante de tches dune

direction dcole. Diverses stratgies de gestion du temps et dorganisation du travail y ont t
dcrites. Cependant, force est dadmettre que la ralit ne permet pas davoir toujours la tte
au-dessus de leau. Que lon pense une absence imprvue (maladie), une runion
lextrieur, un dossier urgent qui arrive sur le bureau la dernire minute, ou encore une
problmatique interne grer, ces situations crent un dbordement de tches effectuer. On
ne peut se centrer sur ce qui tait prvu et on doit faire place limprvu, si celui-ci est jug
prioritaire. On peut alors tre submerg par le travail et perdre le contrle. Cest ainsi et on
doit y faire face. Limportant, dans ces situations, est de reprendre le contrle le plus
rapidement possible.
Le danger qui guette le gestionnaire est de vouloir tout faire, ce qui nest pas possible
moins d'avoir un horaire qui n'en finit jamais! Cela vient alors empiter sur sa vie personnelle,
avec tous les dommages que cela peut causer (longues heures, fatigue, absence de vie
familiale, insomnie, puisement). La ralit confronte le directeur dcole dborder
rgulirement. lui de voir prserver un quilibre entre le contrle et le dbordement
Comme le dirait un minent professeur, "la vertu du gestionnaire serait daccepter de boire la
tasse quelques fois mais de ne jamais se noyer" (Yvon, 2007). Le travail n'est qu'une
constituante de la vie d'une personne. Lorsqu'il devient peu prs la seule, on risque
effectivement de se noyer.
3.2

Limportance des processus de gestion du temps et dorganisation du travail

Bien que plusieurs comptences soient ncessaires pour assumer bien le rle de direction
dcole, on ne peut nier limportance de certaines dentre elles. La gestion du temps et
lorganisation du travail sont au cur du travail du gestionnaire. Une mauvaise gestion du
temps permet difficilement celui-ci de mener bien les nombreuses petites tches
quotidiennes. On peut alors simaginer comment il peut tre complexe dans ces circonstances

10

de sattaquer de vritables mandats tels que la mise en place et le suivi dun plan de russite
ou le dveloppement pdagogique des enseignants. Si tout le temps est utilis essayer de
raliser le quotidien et que les stratgies de gestion du temps sont dficientes, il en reste trs
peu pour sattaquer des mandats pdagogiques. Les stratgies de gestion du temps sont tout
aussi importantes dans des mandats plus complexes car ils ncessitent de la planification, de
lorganisation, du leadership et bien dautres comptences, toutes relies directement ou
indirectement la capacit de bien grer son temps. On pourrait ainsi dire qu'il s'agit d'une
comptence transversale dvelopper prioritairement.
3.3

Le directeur dcole : leader pdagogique ou gestionnaire administrateur ?

On peut se demander ce quest un directeur dcole des annes 2000. Les crits dhier parlent
de gestionnaire administrateur. Tous se souviendront des directeurs dcole de leur enfance,
ou peut-tre mme, selon lge, des directeurs de leur cole lorsquils taient enseignants.
Dans leur bureau, grer de la paperasse, corriger les lves indisciplins, passer de temps
autre dans le corridor.
Les crits parlent maintenant de leader pdagogique. Le directeur daujourdhui gre par la
vision et le but et btit un esprit dquipe. Il doit tre un mobilisateur hors pair, un excellent
pdagogue, un bon communicateur, qui sait informer, tre prsent, dlguer, ngocier,
planifier, organiser et tutti quanti, dans un monde de lducation en plein bouleversement,
avec beaucoup plus dacteurs quauparavant. Bref, la liste des comptences dun directeur
dcole sallonge chaque cinq ans et les mandats sont complexes, varis et nombreux.
Concrtement, peu importe ce qui est attendu dune direction dcole en 2007, la ralit
quotidienne est l, avec toute sa paperasse, ses modes de communication immdiate
(tlphone, courriel, tlcopie, cellulaire 24 heures), ses demandes qui atterrissent tout
moment, ses lves en crise, ses enseignants bout Le quotidien en demande sans cesse et
le rle de la direction dcole s'tire dans tous les sens. Toutes les directions se plaignent du
peu de temps consacr des dossiers pdagogiques et tous sentendent pour dire que cela
devrait tre un mandat prioritaire dune direction dcole. Les frustrations sont nombreuses et
peuvent parfois mener un cynisme et une certaine dmission. Cela engendre une
insatisfaction profonde face au travail faire versus le travail accompli.

11

Alors, leader pdagogique ou gestionnaire administrateur ? Le systme scolaire veut-il

vraiment des leaders pdagogiques ? Si oui, fait-il ce quil faut pour que ce soit possible ?
Ces quelques rflexions amneront probablement le lecteur se demander pourquoi une
personne choisit dlibrment d'tre la direction d'une cole dans un contexte de surcharge
de travail. La passion de l'ducation, la diversit des mandats, l'implication directe auprs
d'une quipe, le dsir de contribuer au changement, le dfi intellectuel, ne sont que quelquesunes des raisons. L'efficacit en gestion du temps et d'organisation du travail est probablement
une cl majeure pour que ces raisons demeurent prsentes et vivantes.

12

Conclusion
Cette communication portant sur la gestion du temps et l'organisation du travail en dbut
d'anne scolaire dans le contexte d'une seule direction pour deux coles, certains lments
sont retenir.
La charge de travail des directions d'cole semble de plus en plus lourde et les exigences,
qualitatives et quantitatives, sont de plus en plus leves. La gestion du temps s'avre
essentielle pour arriver une certaine forme de satisfaction au travail. Bien que la littrature
soit probablement riche ce sujet, la gestion du temps relve aussi de l'exprience, de la
personnalit, de l'observation, de "trucs" emprunts ici et l. En ce sens, il s'agit d'une
comptence transversale dont le cadre de rfrence est trs diversifi: formations diverses,
lois, textes gnraux ou plus prcis, outils pdagogiques et collgues!
Plusieurs difficults attendent au quotidien le gestionnaire d'cole, dont celles-ci: perte de
temps lie la recherche d'information, quantit importante d'informations et de dossiers
grer, imprvus " prvoir" dans la gestion du temps. Afin d'y faire face, le directeur d'cole
doit dvelopper un certain nombre de stratgies: classer, organiser (et s'organiser!), planifier,
anticiper, rpartir la charge de travail, dfinir les rles, faire des suivis, garder des traces
crites.
tre jour, en suivant un horaire de travail raisonnable, constitue probablement un idal. De
faon raliste, le directeur d'cole doit accepter de se laisser dborder, cela arrivera souvent,
mais doit reprendre le contrle de son temps. Les stratgies de gestion du temps l'y aideront.
Cependant, garder le contrle n'est pas ncessairement synonyme d'efficacit par rapport
tout ce qui est demand d'une direction d'cole, les attentes envers le gestionnaire
d'aujourd'hui tant possiblement trop leves. Il faut parfois se rsigner mettre certains
dossiers de ct, tourner les coins ronds et quitter l'cole avec quelques piles qui
demeureront sur le bureau si l'on veut prserver un quilibre entre la vie professionnelle et la
vie personnelle.
La satisfaction au travail est relie de prs aux concepts de motivation: perception de
comptence et de contrle. Les stratgies de gestion du temps et d'organisation du travail

13

peuvent aider le gestionnaire atteindre une certaine satisfaction et, en ce sens, maintenir sa
motivation malgr les embches invitables qui se retrouveront sur sa route.

14

Bibliographie

Convention collective des enseignants.

Formation CSDM (2003). Mon arrive comme gestionnaire dans une cole primaire.
Formation CSDM (2005). Gestion d'une nouvelle cole: repres connatre.
Gravel, Robert J. ( 1990). Organisation du temps: "Qui a cop du singe" (extrait de Oncken,
B. (1974))
Groupe CFC (2002). Gestion du temps: la matrise des gestions cls. Activit de formation
offerte la CSDM.
Lemoyne, Louis (2005). Partir du bon pied: L'arrive d'une nouvelle direction dans une
nouvelle cole.
Loi sur l'instruction publique.
Mass, D. & Bergeron, R. (2003). Documents prpars pour le cours d'introduction
l'administration de l'ducation.
Outils CSDM: Adagio, rapports GPI.

15