REGLEMENT INTERIEUR DE L'AEHT

Mise jour janvier 2012

dveloppement de l'Association. Ils peuvent participer aux activits de l'Association, donner un avis, mais ne disposent daucun droit de vote. membres du monde professionnel: peut devenir membre professionnel toute entit professionnelle parraine par une institution de formation, membre de lassociation. Ils peuvent organiser et participer aux diverses activits de l'Association, donner un avis, mais ne disposent daucun droit de vote. L'Association ne comporte aucun membre de droit, et aucun membre vie.

Titre I INTRODUCTION
Article 1
Le rglement intrieur est le complment des statuts. Il prcise les rgles de dtail et les dispositions sujettes changement. Il ne peut ni modifier, ni contredire les statuts. Les rgles importantes rgissant le fonctionnement de l'association figurent obligatoirement dans les statuts. Le rglement intrieur est opposable tant aux membres qu'aux organes de l'Association, au mme titre que les statuts. Il est inopposable aux tiers. Les litiges concernant son application sont de la comptence des juridictions judiciaires.

Article 3 Conditions d'adhsion

avoir son domicile ou son sige social dans un des pays membre du Conseil de l'Europe, lexception des membres "observateurs", "individuels ", "honoraires " et "professionnels" ; remplir le formulaire "Candidature l'adhsion de l'AEHT" ( demander au Sige ou tlcharger du site Internet www.aeht.eu ) ; le faire parvenir dment sign et cachet au Secrtaire Gnral au Sige de l'AEHT, qui transfert la demande au Trsorier ; le Trsorier transmet la candidature pour avis au membre du Comit Directeur dont relve la demande, lexception des candidatures en provenance des pays non membres du Conseil dEurope ou des candidatures personnelles ; la candidature et, le cas chant, lavis sont soumis pour acceptation dfinitive ou refus aux membres du Comit Directeur et l'Assemble Gnrale ; le Trsorier informe au nom du Prsident et par courrier l'intress de la dcision prise ; si la dcision est favorable l'adhsion, le Trsorier lui fait parvenir une facture portant sur les droits dentre et la cotisation annuelle. Ds rglement de la facture, le Secrtaire Gnral lui fait parvenir les statuts, le rglement intrieur, la liste des membres, la documentation disponible, toutes les propositions en cours ainsi que du matriel promotionnel.

Titre II CATEGORIES DE MEMBRES

L'Association est libre de choisir ses membres et nul ne peut devenir socitaire sans le consentement du groupement comptent pour se prononcer sur l'adhsion.

Article 2 Typologie
membres fondateurs : institutions ayant particip la constitution de l'Association. membres "actifs" : toutes les institutions de formation tablies dans un pays membre du Conseil de lEurope ayant adhr et jour de leur cotisation (les membres fondateurs jour de leur cotisation sont membres actifs). Ils organisent et / ou participent aux diverses activits et contribuent la ralisation des objectifs statutaires. membres "observateurs" : toutes les institutions de formation qui ont adhr, jour de leur cotisation, mais qui ne sont pas tablies dans un pays membre du Conseil de lEurope. Elles ne peuvent devenir membres que parraines par un membre "actifs". Elles peuvent organiser et participer aux diverses activits de l'Association, donner un avis, mais elles ne disposent daucun droit de vote. membres "individuels" : personnes physiques ou morales qui soutiennent les activits de l'Association. Elles peuvent participer l'ensemble des activits de l'Association, donner un avis, mais elles ne disposent daucun droit de vote. membres "honoraires" (ou membres d'honneur): peuvent devenir membres honoraires les personnes qui ne sont plus en fonction, mais qui ont considrablement contribu au
1

Article 4 Droits d'entre - Cotisations

article 4.1 nouveau membre "professionnel" "actif", "observateur" ou

Le Trsorier adresse chaque nouvel adhrent une facture qui porte sur: le montant du droit d'entre soit 150 Euros pour les membres actifs et observateurs, soit 200

RI version franaise

Euros pour les membres professionnels. Les membres individuels et honoraires sont exempts du paiement du droit dentre (montants fixs selon une dcision prise en Assemble Gnrale Antalya en octobre 2005). Le droit d'entre respectif est verser la 1re anne seulement; le montant de la cotisation annuelle, soit 290 Euros pour les membres actifs et observateurs, soit 350 Euros pour les membres professionnels. (montants fixs selon une dcision prise en Assemble Gnrale La Haye en novembre 2011); Toute demande parvenue aprs lAssemble Gnrale fera l'objet d'une facturation au titre de l'anne suivante. Toutefois, si le nouveau membre participe l'une des activits organises par l'AEHT ou dans le cadre de l'AEHT entre lAssemble Gnrale et le 31 dcembre, il devra rgler la facture avant sa participation ; il est entendu que le membre en question sera dispens du rglement pour l'anne qui suit; Aprs paiement du droit d'entre et de la cotisation de lanne en cours, le sige de l'AEHT fera parvenir les statuts, le rglement intrieur, la liste des membres, la documentation disponible et toutes propositions en cours ainsi que le matriel promotionnel (une plaque en Plexiglas, un drapeau et un drapelet et des tiquettes autocollantes avec le logo de l'AEHT et la mention "Membre de l'Association Europenne des Ecoles d'Htellerie et de Tourisme) en franais et en anglais.

Pour tout virement/mission de chque l'tranger, le tireur prendra sa charge la totalit des frais de virement et de commissions bancaires. Il lui appartiendra d'en informer clairement sa banque.

Article 5 Renouvellement de l'adhsion dmission - exclusion - radiation

article 5.1 renouvellement de l'adhsion

Le renouvellement de l'adhsion se fait par tacite reconduction. Tous les ans, le Trsorier adressera en dbut danne la facture correspondant au montant de la cotisation annuelle. article 5.2 dmission Tout membre peut dmissionner tout moment, sans pravis et sans motif. Toutefois, la dmission ne peut prendre effet qu'aprs le paiement des cotisations chues et celle de l'anne en cours. Le membre dmissionnaire ne peut prtendre aucun dommage et intrt, ni un remboursement sur la cotisation. Forme de la dmission : Par courrier postal, par tlcopie ou par e-mail adress au Prsident l'adresse du Sige de l'Association. Pour tre dispens du paiement de la cotisation venir, la dmission doit parvenir au Sige au plus tard le 31 dcembre de l'anne en cours (cachet de la poste ou libell du tlcopieur ou de lemail faisant foi). article 5.3 dmission impose ou radiation d'office Si le membre ne remplit plus les conditions requises (ex: suppression des sections d'htellerie et de tourisme dans une cole). article 5.4 exclusion a) exclusion pour dfaut de paiement de la cotisation Sur proposition du Trsorier : les membres qui n'ont pas rgl la cotisation durant deux annes conscutives sont exclus doffice. Les exclusions sont prononces par l'Assemble Gnrale, obligatoirement notifies dans le procs-verbal de l'Assemble Gnrale. Le Trsorier informera chaque membre exclu de la dcision. Une radmission est envisageable uniquement aprs rglement complet des cotisations dues ou aprs un dlai de 2 ans suivant la date dexclusion. b) exclusion disciplinaire Tout membre qui par son comportement, sa mauvaise foi ou ayant accompli des actes malhonntes ou ne respectant pas les statuts peut faire l'objet d'une exclusion disciplinaire. Ce pouvoir disciplinaire est confi :

article 4.2 cotisation membre "individuel" Les membres "individuels" sont dispenss du paiement des droits dentre. Leur cotisation annuelle est fixe 35 Euro (dcision prise en Assemble Gnrale Copenhague en octobre 2003). article 4.3 cotisation membre "honoraire" Les membres "honoraires" sont dispenss du paiement des droits dentre et des cotisations annuelles (dcision prise en Assemble Gnrale Copenhague en octobre 2003). article 4.4 modalits pratiques du rglement soit par virement sur le compte de l'AEHT : Nom de la banque: Raiffeisenbank Inneres Salzkammergut, Kreuzplatz 20, A-4820 Bad Ischl Compte IBAN: AT50 3454 5000 0242 9694 Code banque BIC/RIB/SWIFT : RZOOAT2L545 Titulaire du compte: AEHT asbl soit (exceptionnellement et seulement si les virements bancaires posent problmes) par chque libell en Euros, l'ordre de l'AEHT, chque payable et compensable dans le pays o est situ le Sige;

RI version franaise

 l'Assemble Gnrale Ordinaire, si les faits se produisent moins d'un mois avant la prochaine Assemble, dfaut : au Comit Directeur, sur proposition du Bureau. Conformment la lgislation, l'intress aura la possibilit de prsenter sa dfense lors de l'Assemble Gnrale ou de la runion du Comit Directeur. Il sera convoqu par lettre recommande par le Prsident ou par dlgation par le Secrtaire gnral. Dans la lettre, il sera fait tat des faits reprochs et de la pnalit encourue. Comptences : comptence des tribunaux : conformment la lgislation luxembourgeoise : ceux de l'ordre judiciaire. comptence territoriale : seul lieu de comptence : Diekirch, Luxembourg. article 5.5 parrainage Un membre de lAEHT peut parrainer un autre membre de lAssociation en prenant en charge sa cotisation et/ou en payant son droit dentre.

Convocations
Les membres sont convoqus aux Assembles gnrales, tant ordinaire qu'extraordinaire, par courrier postal ou lectronique au moins un mois avant l'Assemble Ordinaire et 15 jours avant l'Assemble Extraordinaire, cachet de la poste ou date de le-mail faisant foi. La convocation comprend : une invitation (sous forme d'un formulaire), l'ordre du jour. Pour la bonne organisation de l'Assemble, il est demand chaque membre de complter le formulaire sur lequel il prcisera : sa participation, sa reprsentation ventuelle, la procuration ou son absence (sans reprsentation et sans procuration). Ce document est renvoyer au sige de l'Association pour la date limite notifie sur la convocation.

Article 8 Tenue de l'Assemble

Le Prsident prside les Assembles gnrales ; il peut dlguer cette tche un autre membre du Bureau ; il sera tabli une feuille de prsence pour faciliter la preuve de la rgularit des dlibrations l'assemble, notamment en cas de ncessit d'un quorum ; langues de travail : franais et anglais. Dans la mesure des possibilits financires des organisateurs de l'Assemble ou de l'Association elle-mme, les dbats seront traduits (franais/anglais) ; quorum, nombre de voix (voir statuts) ; mode de scrutin : - vote mains leves, - vote secret si un membre en fait la demande. Seuls les membres actifs jour de leur cotisation disposent dun droit de vote. Toutes les dcisions prises lors des Assembles Gnrales Ordinaires et des Assembles Gnrales Extraordinaires sont consignes dans un procsverbal en franais et en anglais. Le procs-verbal est envoy tous les membres par courrier postal ou lectronique. Aucun membre ne peut prtendre un remboursement des frais de dplacements et /ou de sjour pour assister l'Assemble, ni aucune autre indemnit. Dfinition des majorits requises Selon les votes (voir statuts et voir articles "lections des membres du Comit Directeur et des membres du Bureau" du prsent Rglement), la majorit requise est diffrente. a) calcul de la majorit majorit simple ou majorit relative : les votes favorables devant tre plus nombreux que les votes dfavorables ; majorit absolue : la moiti des voix, plus une voix ; majorit qualifie exemples : 2/3 des voix, 3/4 des voix ; unanimit : toutes les voix.

Article 6 Liste des membres et communications officielles

Liste des membres La liste des membres est tablie par le Sige; elle est diffuse tous les membres jour de leur cotisation ainsi qu' tous les nouveaux membres. Sauf avis contraire, tout membre accepte que son cole figure sur la liste du fichier informatis. En cas de refus, il le signalera ds son adhsion au Prsident, par lettre recommande. La liste reste la proprit de l'AEHT. Elle ne peut tre diffuse (liste intgrale ou partielle), ni prte des non-membres pour quelle que raison que ce soit sans autorisation crite du Prsident ou par dlgation du Secrtaire Gnral. Sanction : L'AEHT serait en droit de demander des dommages et intrts. Communications officielles Le Sige envoie ses communications aux membres principalement par voie lectronique. A cette fin, chaque membre est tenu de communiquer au Sige une adresse lectronique oprationnelle et les ventuelles modifications ultrieures. Au cas o ces communications narriveraient pas bon port en raison dune adresse lectronique dfaillante ou dune bote aux lettres lectronique pleine, le Sige ne pourra pas en tre tenu pour responsable.

Titre III ASSEMBLEES GENERALES

Article 7

RI version franaise

b) conditions de dtermination de cette majorit Il peut s'agir des : membres prsents : les votes par correspondance ou par procuration sont exclus ; membres prsents ou reprsents ; de tous les membres ; suffrages exprims : les bulletins blancs ou nuls n'tant pas pris en compte ; voix : les suffrages blancs et nuls tant pris en considration.

Appel candidatures Toutes les coles membres devront recevoir notification du calendrier des diffrentes oprations lies au scrutin et les modalits du dpt de candidature. Tout directeur dtablissement ou de dpartement de formation htelire et/ou touristique dune cole membre a vocation tre candidat en tant que reprsentant de son pays au Comit Directeur. Droulement du scrutin

Titre IV FONCTIONNEMENT DIRECTEUR

Article 9 Missions

DU

COMITE

Les membres du Comit Directeur reprsentent l'Association dans leur pays respectif. Les grandes lignes du rle du Comit Directeur sont spcifies dans les statuts. De faon plus concrte, il est demand aux membres du Comit Directeur : de vrifier la liste des membres du pays qu'ils reprsentent et de communiquer les ventuels changements d'adresses ou de directeurs au Sige pour le 15 octobre de chaque anne ; de communiquer au sige les ventuels changements dans le systme denseignement htelire et touristique dans le pays quils reprsentent; d'assister aux runions du Comit Directeur, de donner leur avis sur la gestion et les grands projets de l'Association (vote) Langues de travail : franais et anglais. Dans la mesure des possibilits financires de l'Association, les dbats seront traduits. en cas de litige avec un membre du pays en question, d'accepter un rle de mdiateur ; en cas de ncessit ou d'urgence, d'accepter de diffuser une information fournie par le Secrtariat aux autres membres nationaux.

Une fois les candidatures collectes, l'actuel membre du Comit Directeur expdiera aux membres de son pays : les bulletins ; l'enveloppe (identique pour tous) le votant y glissera le bulletin ; aprs l'avoir cachete, il placera cette enveloppe dans une autre enveloppe ; au verso de laquelle il indiquera son nom suivi de sa signature, ainsi que les coordonnes de son tablissement ; cette dernire enveloppe sera expdie par lettre recommande l'organisateur du scrutin Dpouillement Dans la mesure du possible, le dpouillement des bulletins reus devra se faire par un bureau de vote dau moins 3 membres de l'Association. Procs-verbal Un procs-verbal du scrutin sera tabli et transmis au Secrtariat Gnral de l'AEHT, imprativement pour la date fixe par le Bureau. Bulletins et enveloppes ayant servi pour le scrutin seront conservs et produits pour contrle, lors de la runion du Comit Directeur qui prcde l'Assemble Gnrale. Cette procdure dmocratique est la seule capable d'viter toute contestation ultrieure quant la reprsentativit des membres du Comit Directeur et quant la lgitimit de ce Comit face aux autorits officielles de chaque pays ou communautaires. Chaque membre responsable de l'organisation des lections doit veiller au bon droulement des oprations. Les lections doivent tre absolument transparentes. article 10.2 Elections par voie lectronique Dans ce type dlections, le Sige de lAEHT se substitue aux membres du Comit dans la majorit des tches dcrites ci-dessus. Appel candidatures La notification du calendrier des diffrentes oprations lies au scrutin et des modalits du dpt de candidature sera effectue par le Sige de lAEHT. Les candidatures seront dposer au Sige. Droulement du scrutin

Article 10 Elections
Les Membres du Comit Directeur sont renouvels tous les 4 ans. La totalit des membres du Comit Directeur sont renouvelables, raison d'un membre par pays. Les lections des membres du Comit Directeur se drouleront par correspondance ou par voie lectronique, ceci afin d'viter toute contestation et toute pression. Il sera procd de la faon suivante : article 10.1 Elections par correspondance Dans chaque pays le membre actuel du Comit Directeur sera responsable de l'organisation et du droulement des lections.
RI version franaise 4

Une fois les candidatures collectes, le Sige publie les candidatures sur Internet et chaque directeur pourra, grce un code daccs, exprimer anonymement son vote en ligne. Dpouillement Le dpouillement se fera automatiquement par voie lectronique. Procs-verbal Un procs-verbal du scrutin sera rdig par le Sige de lAEHT. Cette procdure o toutes les tapes sont organises par le Sige de lAEHT et quasi entirement informatises, garantira des lections impartiales. Les modalits exactes dorganisation de ce type dlections doivent encore tre dtailles.

article 12.1 Prsident aura mission de : contrler les gestions administrative et financire ; assurer les relations avec les partenaires institutionnels et les milieux professionnels ; avec l'aide du Comit Directeur, constituer les dossiers de demande de subventions ou de demande de statut particulier auprs des instances nationales et / ou communautaires.

article 12.2 Vice-Prsident responsable de lEnseignement suprieur (ES), de la Formation continue ainsi que des relations avec l'OIF (Organisation Internationale de la Francophonie) aura pour mission principale de : raliser avec laide des membres du Comit Directeurs un listing des tablissements de lenseignement suprieur dispensant une formation continue et/ou suprieure (BTS, Master, Licence, etc.) dans le domaine de lHtellerie et du Tourisme et promouvoir lAEHT auprs de ces institutions ; constituer un groupe de travail (dont la composition et les objectifs seront fixs par le Bureau) au sein de lAEHT traitant des questions denseignement suprieur et/ou de formation continue et travaillant en faveur dune participation des tablissements prcits aux Rencontres annuelles et autres manifestations. assurer la liaison entre lAEHT et lOrganisation Internationale de la Francophonie et le suivi dventuels projets de coopration. article 12.3 Vice-Prsident responsable des manifestations fixes et Vice-Prsident responsable des sminaires et manifestations ponctuelles auront pour mission principale de : rechercher les coles organisatrices ; veiller ce que les propositions recueillies soient remises au sige de lAEHT dans les 2 langues officielles de l'Association. les transmettre au Sige pour diffusion. Chaque proposition devra prciser : thme, objectifs, dates (horaires), lieu, public concern, nombre maximum de participants, nombre minimum, programme, intervenants, responsable de la manifestation, langues de travail, information concernant le sjour : hbergement (nom, adresse de l'htel, prix chambre individuelle/double, avec petitdjeuner), prix des repas, informations pratiques : transferts, aroports, gare (bus, ligne de bus / mtro) . Si le prix est forfaitaire : indiquer les composantes du prix (nombre de nuits, date du premier repas, date du dernier repas). En cas de manifestations subventionnes par l'AEHT, le Sige assurera le remboursement prvu sur prsentation des justificatifs/factures en bonne et due

Article 11 Remboursement des frais

Selon les possibilits financires de l'Association, les frais de sjour des runions de printemps du Comit Directeur seront pris en charge aux conditions suivantes : informer le Secrtaire Gnral de sa prsence avant la date indique sur la convocation ; deux nuits d'htel maximum pour une runion d'une journe (rservation par le Secrtariat Gnral) ; repas pris en commun (rservation par le Secrtariat Gnral). Ne seront pas pris en charge : les frais de dplacement (sauf dcision contraire du Bureau) ; les communications tlphoniques, consommations personnelles : mini-bar, bar, etc.; les frais des conjoint(e)s, interprte(s) personnel(s) ou autres accompagnateurs/-trices . Exception : Aucun remboursement pour la runion du Comit Directeur durant les Rencontres annuelles (sauf dcision contraire du Bureau). Si la trsorerie de l'Association ne permet pas la prise en charge des frais de sjour, les membres en seront avertis individuellement au pralable.

Titre V FONCTIONNEMENT DU BUREAU

Article 12 Missions
Le rle du Bureau est spcifi dans les statuts. Les membres du Bureau sont appels collaborer de faon concrte au fonctionnement de l'Association. Liste des tches excuter par le Bureau :

RI version franaise

forme. Il est entendu que la subvention aura t pralablement accorde par dcision de l'Assemble gnrale et le budget prvisionnel vot en consquence. Avec laccord du Prsident, les Vice-Prsidents peuvent tre dlgus sur place pour assister lorganisateur lors de la phase de prparation. article 12.4 Vice-Prsident responsable de la promotion et du site Internet de l'AEHT aura pour mission principale de : dfinir une stratgie de promotion de lAEHT ; tablir, le cas chant, un budget prvisionnel spcifique ; rdiger une liste des propositions concrtes ; soumettre par crit les propositions et le budget prvu aux membres du Bureau et aux membres du Comit Directeur avant l'Assemble Gnrale.

Secrtaire Gnral aura mission, en relation avec les membres du Bureau, de : excuter l'ensemble des tches, non attribues aux membres du Bureau, tant administratives que financires, lies au bon fonctionnement de l'AEHT ; assurer la coordination des travaux accomplis par les membres du Bureau ; organiser les runions du Bureau et du Comit Directeur ; rdiger le rapport d'activits, les procs-verbaux, les comptes-rendus des Assembles gnrales et des runions du Comit Directeur ; diffuser des documents, des propositions diverses aux membres ou autres partenaires ; contrler les factures reues, assurer leur rglement, rembourser les frais de dplacement ; classer les documents ; en relation avec le prsident, assurer la correspondance avec les membres et les partenaires ; assurer les relations avec les banques, l'expertcomptable, les caisses de cotisations sociales, les compagnies d'assurances, les instances juridiques lies au statut de l'Association, les fournisseurs, la poste ; mettre jour le fichier des membres et diter lannuaire ; assurer la politique de communication et de publication de lAEHT; coordonner les missions des vice-prsidents en relation troite avec le prsident. article 12.8 Tches communes tous les Membres du Bureau Pour assurer sa fonction, chaque membre aura mission de : tablir le budget prvisionnel de fonctionnement correspondant sa tche et de le prsenter lors de la runion du Bureau, prcdent l'Assemble Gnrale, ainsi que devant le Comit Directeur et l'Assemble Gnrale. (Le Trsorier aura pour mission d'inclure ces budgets oprationnels dans le budget prvisionnel gnral) ; de rendre compte devant l'Assemble Gnrale des ralisations accomplies. article 12.9 Vrificateurs aux comptes Deux membres ou deux anciens membres de l'Association, approuvs par l'Assemble Gnrale, assureront le contrle de la comptabilit et rendront compte de la tenue des comptes devant l'Assemble Gnrale.

article 12.5 Vice-Prsident responsable des relations avec les milieux professionnels aura pour mission principale de : crer un rseau de partenariat avec les entreprises htelires en vue de placements : recenser, avec l'aide du Comit Directeur, les offres des milieux professionnels ; recenser les demandes de placement manant des coles ; tablir les listes ; les diffuser sur le site Internet. assurer une valuation tant au niveau des tablissements daccueil que des bnficiaires ; prsenter un bilan annuel l'Assemble Gnrale. En cas de besoin le Bureau peut dlguer une partie de la gestion journalire un excutant externe. Grer les partenariats privilgis avec les entreprises article 12.6 Trsorier aura mission de : lancer l'appel aux cotisations ; tenir jour : le compte "cotisations" ; relancer les membres dfaillants ; vrifier les pices comptables jointes aux extraits de compte ; vrifier la rgularit des dpenses ; tablir le budget prvisionnel, laborer l'tat des ralisations / matires, justifier les ventuels dpassements ; tablir le rapport financier (avec les commentaires de l'expert) ; interprter le bilan simplifi; commenter l'Assemble Gnrale. article 12.7
RI version franaise 6

Article 13 Elections
Les Membres du Bureau sont renouvels tous les 4 ans, leur lection faisant suite celle des membres

du Comit Directeur. Cette lection a lieu pendant les Rencontres et avant l'Assemble Gnrale Ordinaire. Les Membres du Comit Directeur candidats se font connatre par crit. Ils doivent matriser au moins une des deux langues officielle de lAEHT. Leur candidature devant parvenir au Sige de l'AEHT imprativement pour la date limite. Les candidatures par tlcopie sont acceptes ; elles doivent tre adresses au Sige de l'AEHT, conformment aux modalits notifies par le Secrtariat. En cas d'insuffisance de candidatures lors de la date limite prcise par le Sige, un nouvel appel candidatures peut tre lanc par le Prsident sortant. Etant donn que chaque Membre du Comit Directeur reprsente un pays, l'lection est strictement personnelle et il n'y a pas de procuration. Seuls votent les membres prsents et le scrutin a lieu bulletins secrets. La qualit de membre du Bureau tant attache la personne et non lcole quil/elle reprsente, en cas de vacance dun mandat, de nouvelles lections devront tre organises au sein du Comit Directeur.

Titre VI ACTIVITES : SEMINAIRES, PERIODES D'OBSERVATION DANS LES HOTELS, MANIFESTATIONS

Article 15 Sminaires Manifestations ponctuelles
Le Vice-Prsident charg des sminaires et des manifestations ponctuelles et l'cole organisatrice s'entendent pour concrtiser le projet avant de le transmettre au Secrtariat pour diffusion aux membres. La transmission au Secrtariat des documents en franais et en anglais doit avoir lieu au moins 4 mois avant le sminaire. Si le vice-prsident est appel visionner la logistique ou quelques phases de lorganisation dune manifestation quelle soit fixe ou ponctuelle, ses frais de dplacement seront charge de lcole organisatrice. La proposition doit tre labore laide dune liste de contrle disponible sur le site www.aeht.eu et doit contenir : article 15.1.1 le programme du sminaire le titre ou le thme du sminaire ; l'objectif ; le public concern (qualit et niveau) ; le nombre de participants (maximum et minimum) les inscriptions se font selon l'ordre d'arrive des candidatures ; le lieu du sminaire (cours/ateliers et hbergement) ; les dates du sminaire (tenir compte de la tarification arienne spciale si retour le dimanche (ou aprs le 1er dimanche qui suit la date d'arrive) ; la dure du sminaire (horaires) ; la (les) langue(s) de travail (anglais et/ou franais) ; la date limite d'inscription ; le programme (si possible avec le nom et la qualit des intervenants) ; le formulaire dinscription.

Article 14 Remboursement des frais

Tout dplacement charge de lAEHT dun membre du Bureau doit tre autoris pralablement par le Prsident ou le Secrtaire Gnral. Selon les possibilits financires de l'Association, les membres seront rembourss de leur frais de dplacement aux conditions suivantes : billet d'avion APEX (compagnie arienne la moins chre) ou billet de train - tarif 2me classe. Remarque : si le billet d'avion APEX revient moins cher que le billet de train, la base de remboursement sera le prix du billet d'avion. indemnit kilomtrique en cas d'utilisation de la voiture, 0,25 Euros par kilomtre, pages en sus. Remarques : la voiture n'est autorise que si le lieu de la runion le justifie; remboursement du taxi : dans la limite du raisonnable, pour des trajets justifis et sur prsentation de pices justificatives; frais de parking : remboursement sur prsentation de pices justificatives. Les originaux des justificatifs sont envoyer au Secrtariat dans le mois qui suit la runion : la demande de remboursement est formuler sur le formulaire fourni par le Secrtariat. Les justificatifs sont annexer au formulaire. Frais de sjour : mmes conditions que pour les membres du Comit Directeur (sauf dcision contraire du Bureau).

article 15.1.2 Sjour L'cole prcisera :

RI version franaise 7

l'adresse de l'hbergement : lieu (adresse avec tl et fax) ; type d'tablissement (nombre d'toiles). les modalits de rglement : rglement l'htelier : type de rglement accept (carte de crdit, virement bancaire, Euro-chque, etc) ; rglement des repas ou autres prestations : type de rglement accept, (ex : liquide - unit montaire) ; rglement l'cole : type de rglement accept si rglement en liquide, prciser l' (ou les) unit(s) montaire(s) acceptes. Dans ce cas, l'cole s'engage fournir chaque participant un reu. le prix : a) soit fournir les prix dtaills : prix par personne en chambre double - en chambre individuelle (prciser si ce prix est pour une nuit ou pour l'ensemble du sjour ; dans ce cas, prciser 1re nuit du.... au. ; dernire nuit du . au.) ; prix d'une nuite supplmentaire (en chambre single - en chambre double) ; prix des repas (prciser s'il s'agit du prix pour l'ensemble des repas ; dans ce cas, prciser nature et date du 1er repas ainsi que pour le dernier repas ou s'il s'agit d'une moyenne approximative par repas) ; prix des transferts (bus, mtro, etc. avec indication des n et des stations) ; prix des autres services. b) soit prix global du sjour Dans ce cas, l'cole communiquera les composantes du prix et fournira les prix de tous les services non assurs (ex : transferts) ainsi que le prix d'une nuite supplmentaire. L'cole transmettra toutes ces informations au Secrtariat de lAEHT. Le prix doit tenir compte de la subvention de l'AEHT ; cette aide diminue les frais de sjour des participants. La proposition du sminaire doit mentionner expressment le montant de la subvention avec la mention "cette manifestation a t ralise avec l'aide financire de l'AEHT". article 15.2 Le Secrtariat de l'AEHT vrifie l'ensemble des donnes et en cas de renseignements imprcis et / ou absents, il se mettra en relation avec l'cole pour obtenir le complment d'information ; transmet la proposition au Webmaster pour diffusion sur site Internet ; l'issue du sminaire, effectue, sur prsentation d'un rapport final, de la liste des participants, dun dcompte financier et, le cas chant, de pices justificatives/factures en bonne et due forme de l'cole organisatrice, le virement des subventions de l'AEHT, savoir :

le cas chant, paiement du montant forfaitaire pour les frais d'organisation ; paiement de la participation aux frais de sjour. Les subventions seront fixes par le Comit Directeur, inscrites dans le budget prvisionnel et votes par l'Assemble Gnrale.

article 15.3 Vice-Prsident responsable des manifestations ponctuelles et des sminaires prsentera lors de l'Assemble Gnrale et des runions du Comit Directeur les activits coules et futures.

article 15.4 Lorganisateur contracte, si ncessaire, une assurance vnementielle (assurance R.C., etc.) ; recueille les inscriptions ; accuse rception de l'inscription et demande chaque participant les informations concernant le voyage ; dresse une liste des participants ; informe rgulirement le Secrtariat de lAEHT et le Vice-Prsident concern de la situation ; se conforme aux conditions doctroi des subventions tablies par lAEHT ; remettra au Secrtariat de lAEHT dans un dlai dun mois lissu de lvnement les documents spcifis sous 15.2.

article 15.5 Le participant renvoie lorganisateur dans les dlais fixs le formulaire d'inscription et les informations pratiques de son voyage : moyen de locomotion, dates / heures d'arrive et de dpart, n des vols, ainsi que le lieu (aroport, gare).

Remarque : L'AEHT et l'Ecole organisatrice dclinent toute responsabilit (accident, maladie, responsabilit civile). Les participants devront vrifier auprs de leurs coles si les risques sont couverts et, le cas chant, contracteront eux-mmes une assurance.

Article 16 Priodes d'observation pour professeurs dans les htels

En partenariat avec des groupes hteliers des priodes d'observation pour professeurs sont mises en place. article 16.1 Rle du Groupe

RI version franaise

contacter les diffrentes units ; leur proposer d'accepter un professeur "observateur" (diffusion d'une lettre circulaire avec coupon-rponse) ; transmettre les coupons retourns par les htels au Secrtariat aux placements.

article 16.2 Rle du Secrtariat aux placements aprs rception des propositions, tablissement de la liste des htels d'accueil ; diffusion du formulaire d'inscription et de la liste des htels volontaires pour accueillir des professeurs en priodes d'observation ; aprs rception des candidatures : vrification des dossiers ; contact avec le directeur de l'htel d'accueil pour accord ; contact avec le professeur candidat : communication de la dcision du directeur ; mise jour de la liste des professeurs avec les coordonnes des htels volontaires pour accueillir des professeurs en priode d'observation ; suivi tlphonique pendant la priode d'observation du professeur ; l'issue de la priode d'observation et aprs vrification du rapport final (dcompte financier et fiche dvaluation) et des pices justificatives remises, envoyer le dossier complet au Secrtariat de lAEHT qui procdera au remboursement des frais de dplacement selon les conditions indiques sur le formulaire d'inscription et dduction faite des frais dinscription sil y a lieu ; la demande du Secrtariat de lAEHT, fournir les informations statistiques sollicites et tablir un bilan annuel.

l'issue de la priode, faire parvenir au Secrtariat aux placements, dans un dlai d'un mois, les justificatifs du dplacement ainsi que la fiche de remboursement des frais de dplacement et celle dvaluation sur la priode d'observation (court rapport). NB : Le professeur ne peut prtendre aucune indemnit de la part de l'htel.

article 16.5 Rle du Chef d'Etablissement prend connaissance des conditions des priodes d'observation, notamment les conditions lies la responsabilit ; atteste par sa signature le bien-fond de la demande du professeur ; la fin de la priode dobservation, vrifier les donnes inscrites sur la fiche de remboursement des frais de dplacement et en attester lexactitude par sa signature.

NB: Aucune assurance n'a t contracte ni par les htels, ni par l'AEHT pour couvrir les professeurs en priodes d'observation contre quelques risques que ce soient. Les candidats sont clairement informs et acceptent de contracter toute assurance ncessaire la couverture des risques.

Article 17 Manifestations fixes

Les projets des manifestations (rencontres, festivals) sont soumettre au Vice-Prsident concern. Le Vice-Prsident et l'cole organisatrice s'entendent pour concrtiser le projet au moins 8 mois avant la manifestation. Le Vice-Prsident transmettra ce projet aux Membres du Bureau pour avis. Les avis recueillis seront discuts entre le Vice-Prsident et l'cole; la version finale du programme doit parvenir aux Ecoles Membres au moins 5 mois avant le dbut de la manifestation. En ce qui concerne les Rencontres annuelles, lcole organisatrice recevra dudit Vice-Prsident le cahier des charges, si possible, 3 ans lavance et devra sengager, par sa signature, respecter toutes ces consignes. Pour leur simplifier la gestion de cette manifestation, lAEHT met gratuitement leur disposition des organisateurs une plateforme denregistrement lectronique des inscriptions. article 17.1 Ecole organisatrice L'Ecole est responsable du contenu et de la planification du programme. article 17.1.1 Proposition
9

article 16.3 Rle des htels d'accueil contribuer la formation des professeurs en les intgrant dans un ou plusieurs services selon les discipline(s) enseigne(s) et les activits de l'htel en tant qu'observateurs ; fournir hbergement et nourriture au professeur ; la fin de la priode dobservation, vrifier les donnes inscrites sur la fiche de remboursement des frais de dplacement et en attester lexactitude par leur signature.

article 16.4 Rle du professeur lors de la demande, fournir une lettre de motivation ; faire parvenir la demande au moins 2 mois avant le dbut de la priode (et dans tous les cas avant le 15 juin pour une priode durant les vacances d't) ; si la candidature est accepte, faire les dmarches ncessaires quant l'assurance maladie / accident et la responsabilit civile et fournir les justificatifs l'htel d'accueil ; suivre l'observation avec assiduit ;

RI version franaise

 Elle doit contenir les mmes lments que ceux numrs au point 15.1 relatif aux sminaires. article 17.1.1.1 Limites quant au nombre de participants Pour les Rencontres Annuelles : selon la capacit d'accueil des organisateurs (entre 500 et 1000) ; 6 dlgus au plus par cole, invits et conjoints compris : tout nombre dpassant les 6 personnes doit tre accept au pralable par lorganisateur. Si le nombre total de participants fix par lorganisateur n'est pas atteint la date limite dinscription, il sera possible, avec laccord de celui-ci, d'augmenter le nombre de personnes par dlgation. Les participants supplmentaires dj "provisoirement" inscrits seront informs par l'cole organisatrice au moins 6 semaines avant le dbut de la manifestation. En cas de majoration du tarif aprs la date dfinie, les inscriptions provisoires bnficieront du tarif initial. composition de la dlgation : si possible, au moins un tudiant. Pour les autres manifestations : Le nombre sera dfini en fonction de la capacit d'accueil des organisateurs. article 17.1.1.2 Sjour L'cole organisatrice veillera dtailler les prestations fournies, savoir : la qualit des diffrents hbergements; il conviendra de prciser : la catgorie des htels par une classification en toiles ; le prix du sjour en chambre individuelle ; le prix du sjour en chambre double ; en cas d'hbergement en appartements ou en dortoirs, indiquer le nombre de lits / dortoirs ou appartement et le nombre de sanitaires. les ventuels repas non fournis (avec les dates) ; les ventuelles excursions payantes ; la distance entre les lieux de manifestations ; le dtail des transferts pris en charge ainsi que ceux qui ne le sont pas. Le prix du sjour doit tre indiqu en Euros. Si la distance entre les diffrents lieux d'hbergement est suprieure 1/4 h pied, il convient de proposer des navettes intervalles rguliers. Chaque participant doit avoir la possibilit de prendre part au programme de travail et au programme culturel. article 17.1.2 Tches administratives assurer par l'cole organisatrice recueillir les inscriptions et en accuser rception ; tablir les factures aux participants ; assurer la gestion financire de l'ensemble de la manifestation ;
10

informer les ventuels participants supplmentaires de la dcision prise concernant leur inscription provisoire ; communiquer rgulirement la liste des participants au Sige de lAEHT ; l'arrive des membres : fournir la liste des participants, le programme dtaill, les informations pratiques, et ventuellement un formulaire "valuation" de la manifestation ; tirer les conclusions des valuations et les soumettre au Vice-Prsident concern ; en cas de subvention accorde par l'AEHT, transmettre au Sige de l'AEHT, dans un dlai de 6 semaines aprs la clture de la manifestation, un rapport final comprenant un article avec photos pouvant faire lobjet dune publication sur Internet, et le cas chant, la liste des prsences signe par les participants (cf. documents-types sur le site web www.aeht.eu), une facture en bonne et due forme avec toutes les indications ncessaires un virement bancaire.

article 17.1.3 Responsabilit Il est recommand aux organisateurs de manifestations de contracter une assurance vnementielle comprenant e.a. une assurance en responsabilit civile pour les participants. En cas d'exposition de matriel, une assurance pour vol ou dtrioration dudit matriel devrait tre souscrite. Les conditions devront tre clairement indiques aux participants. Si les assurances ne peuvent tre contractes, les organisateurs le stipulent sur la proposition de la manifestation en question. article 17.1.4 Rglementation gnrale des concours organiss lors des Rencontres Annuelles Au minimum 6 concours doivent tre organiss dans les domaines suivants : tourisme, rception, cuisine, restaurant, bar, management. Les rglements des concours seront soumis pour approbation au Comit Directeur et seront diffuss en franais et en anglais aux membres. Le nombre total de candidats inscrits par pays ne pourra pas dpasser 25% des places disponibles un concours, lexception du pays organisateur qui, en cas de vacances, pourra occuper jusqu 50% de ces places. Chaque concours ne pourra accueillir quun seul tudiant par cole membre. Chaque tudiant devra se prvaloir de connaissances linguistiques suffisantes, correspondant au moins au niveau minimum prescrit pour le concours concern. Les candidats concourent en quipes internationales et si le rglement du concours exige un rapporteur pour la reprsentation de l'quipe, celui-ci doit s'exprimer dans une langue diffrente de sa langue maternelle (franais ou anglais). Chaque jury sera compos d'au moins 3 juges. Aucun lve ne pourra tre jug par un professeur de son cole. Le rglement dtaill peut tre consult sur le site Internet de lAEHT www.aeht.eu .

RI version franaise

article 17.1.5 La tenue des runions durant les Rencontres Annuelles article 17.1.5.1 Assemble Gnrale la traduction (anglais / franais) simultane est souhaitable, prvoir un accueil qui vrifie les prsences. L'margement sur une liste de prsence est indispensable avant l'accs la salle de runion. article 17.1.5.2 Runion du Comit Directeur La prsence d'un traducteur est souhaitable. article 17.2 Vice-Prsident "Manifestations fixes" vrifie l'ensemble des donnes du projet et en cas de renseignements imprcis et / ou absents, il se mettra en relation avec l'cole pour complter ce projet, soumet au Comit Directeur une ventuelle demande de subvention de l'AEHT aux frais d'organisation de l'cole puis communique la dcision l'intresse, transmet les informations au Sige, lors de l'Assemble Gnrale, le vice-prsident prsentera les projets d'activits pour les mois venir. article 17.3 Le secrtariat de l'AEHT en cas de subvention de l'AEHT, effectue le virement de la contribution accorde. Remarque : L'AEHT dcline toute responsabilit (accident, maladie, responsabilit civile). Les participants vrifieront auprs de leurs coles ou des organisateurs de la manifestation si les risques sont couverts. En cas dabsence de couverture, ils contracteront eux-mmes une assurance.

Titre VII PROCEDURE DE MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR

Article 18 Modifications de plein droit
Elles se font de plein droit sans autorisation expresse par le Prsident pour rester en conformit avec la lgislation en vigueur.

Article 19 Autres modifications

Pour toutes les autres modifications, on appliquera la rgle du "paralllisme des formes".

RI version franaise

11