Procdure de fin danne

Linventaire
Total ou Partiel

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dition 2004

Table des matires

I)
A

La prparation de linventaire

page 4-6

Les paramtres

page 4-5

1
2
3
4

La
Le
Le
La

quantit inventorie par dfaut

type des articles
dpt
date dinventaire

Linventaire total

page 5

Linventaire partiel

page 6

1
2
3

II)
A

La saisie et dition de linventaire

page 7-10

Les paramtres

page 7-8

1
2
3

III)
A
B

page 8-9

La saisie
Les touches

Ldition

page 9-11

Lcart et correction dinventaire

page 12-13

Les paramtres
La saisie
1
2

C
D

Le code dpt et numro dinventaire

Le prix dachat
Lordre daffichage

La saisie
1
2

Type de slection
Lajout de rfrence
La validation

page 12
page 12

La saisie
Les touches

Le bordereau de correction
Ldition

page 12-13
page 14

IV)

La validation de linventaire

page 15

V)

Dictionnaire

page 16

EIS - tudes Informatiques & Services Redon 2004

L'inventaire total ou partiel est dcompos en quatre tapes respectivement dans l'ordre
affich sur la grille 10 / Fin d'exercice :

1re phase : la prparation de l'inventaire dans laquelle sont dfinis les paramtres de l'inventaire
et sont mmorises les quantits servant raliser l'inventaire.
2me phase : la saisie de l'inventaire o sont saisies les quantits inventories (1) et dits les
documents relatifs l'inventaire.
3me phase : l'cart d'inventaire qui permet de contrler les erreurs (de saisie ou de comptage) et
de les corriger, de chiffrer la totalit des carts et de crer un bordereau de correction
(mouvements inter-dpts).
4me phase : la validation de l'inventaire qui finalise l'inventaire et recalcule les cumuls
d'entres (2) et de sorties (3).
NB : la priode entre la prparation et la validation pouvant tre de plusieurs jours et afin de
rduire au maximum la priode d'inactivit, il est maintenant possible de reprendre l'activit une
fois la prparation acheve.
Remarque : les mots suivis d'un (*) sont dfinis dans un dictionnaire qui est disponible la fin de
cette documentation.

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I)

La prparation de linventaire

Un numro d'inventaire sera attribu automatiquement chaque nouvel inventaire (total ou

partiel). Celui-ci permet d'viter les erreurs de manipulation (constates chez nos clients) et de
raliser plusieurs inventaires partiels simultanment.
Ce programme doit tre lanc la veille de linventaire ou la premire heure de la
journe de linventaire.

Les paramtres
1.a)

La valeur mmorise
diffrentes soit :
. Au physique (4)
. zro
.-1

La quantit inventorie par dfaut

par dfaut dans la quantit inventorie peut tre affecte de trois valeurs
: cela permet de rduire la saisie aux carts d'inventaire.
: seules les quantits non nulles sont saisir.
: toutes les quantits doivent tre saisies. (mme nulles)

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1.b)

Le type des articles

L'inventaire peut tre ralis soit sur les articles de produits finis, soit sur les pices dtaches ou
soit sur tous les articles.
1.c)

Le dpt

L'inventaire se fait par dpt, il est possible de raliser en mme temps un inventaire sur plusieurs
dpts.
Le numro d'inventaire est dfini par dpt, on peut donc avoir un mme numro d'inventaire sur
deux dpts diffrents.
1.d)

La date dinventaire

Dans le cas o la date d'inventaire est antrieure la date du jour, le nombre d'entres et de
sorties entre la date d'inventaire et la date du jour sera recherch pour chaque rfrence afin de
connatre le physique correspondant au jour de l'inventaire.
Il est FORTEMENT conseill de LANCER la prparation de l'inventaire le jour de l'inventaire afin
d'viter cette tape qui peut tre longue.
NB : C'est partir de cette date que sont affiches les listes d'entres et de sorties du stock.

Linventaire total

Toutes les rfrences qui sont gres en stock seront initialises pour l'inventaire. Avant la
validation du programme, vous devez noter le numro dinventaire.

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Linventaire partiel

Il permet de raliser ponctuellement des inventaires. Il est possible de raliser en mme temps
pour un mme dpt plusieurs inventaires partiels. Il vous faudra slectionner les rfrences
inclues dans l'inventaire, le principe est d'ajouter dans une liste (vide au dpart) les diffrentes
rfrences inventorier.
3.a)

Type de slection

Le type de slection correspond la mthode d'ajout des rfrences dans la liste, par exemple par
fournisseur ou par famille afin d'ajouter toutes les rfrences d'un mme fournisseur ou d'une
mme famille.
3.b)

Lajout de rfrence

Il existe deux faons d'ajouter des rfrences dans la liste, la premire en saisissant la rfrence,
la seconde par la touche (INSER) o il sera demand le code dbut et le code fin du type de
slection (pour n'ajouter que les rfrences d'un fournisseur, d'une famille..., il faut que le code
fin soit gal au code dbut.)
Les nouvelles rfrences ajoutes sont slectionnes par dfaut (en jaune), ce qui permet de
dslectionner rapidement par la touche (ESPACE) les rfrences ne figurant pas dans
l'inventaire.
NB : afin de ne pas raliser un chevauchement de rfrences sur plusieurs inventaires (pour un
mme dpt), un message vous avertit lorsqu'une rfrence possde un numro d'inventaire non
valid.
Il est possible de forcer l'ajout de la rfrence lorsque le numro d'inventaire est infrieur au
nouveau numro ceci afin de remplacer une prparation qui ne sera jamais termine car elle est
fausse.
3.c)

La validation

Validation de l'inventaire partiel par la touche (F1).

Seules les rfrences slectionnes (en jaune) seront dans l'inventaire.

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II)

La saisie et dition de linventaire

Les paramtres

1.a)

Le code dpt et numro dinventaire

Vous devez saisir le code dpt et le numro d'inventaire.

1.b)

Le prix dachat

Vous devez prciser le prix d'achat que vous souhaitez voir apparatre dans la liste, soit le prix
moyen unitaire pondr (PMUP), soit le dernier prix d'achat.
C'est partir de ce prix que la valorisation de l'inventaire est effectue.

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1.c)

Lordre daffichage

Par dfaut la liste est trie par rfrence, mais il est possible de faire afficher la liste par
fournisseur, par famille..., puis par rfrence.
NB : pour la saisie d'un numro d'inventaire, le premier utilisateur devra patienter pendant la
cration d'un fichier temporaire permettant l'affichage de la liste. Les autres ne choisiront pas
l'ordre d'affichage et ne patienteront pas (le fichier tant commun).

Le premier cran affiche la valorisation du stock inventorie :

Rfrence
Dsignation
Q.Inv
PUA
Prix total

: le code rfrence de larticle inventorier

: la dsignation de larticle inventorier
: la quantit mmorise selon la mthode slectionne lors de
la prparation puis la quantit saisie.
: le prix unitaire dachat, critre choisi lors du lancement du
programme.
: le prix dachat total des quantits inventories.

Si vous faites ( Flche gauche ), un second cran pour le comptage sapparat :

Rfrence
Dsignation
Compt
Q.Phy
PUA

: le code rfrence de larticle inventorier

: la dsignation de larticle inventorier
: permet de raliser le comptage papier, tant vide elle sert
noter manuellement les quantits.
: la quantit physique mmorise lors de la prparation.
: le prix unitaire dachat, critre choisi lors du lancement du
programme.

Si vous refaites ( Flche gauche ), un troisime cran saffiche :

Rfrence
Q.Inv

Pua HT
Puv TTC
Marges %
Tot puv TTC

: le code rfrence de larticle inventorier

: la quantit darticle duplique depuis la fiche article selon la
mthode slectionne lors de la prparation.
: le prix unitaire dachat hors taxe.
: le prix unitaire de vente toutes taxes comprises.
: la marge en pourcentage sur le prix de vente TTC.
: le prix unitaire de vente total TTC.

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La saisie

Vous pouvez noter en bas droite le montant total qui volue au fur et mesure de la saisie des
utilisateurs.
2.a)

La saisie

Pour saisir la quantit, il faut soit tapez (ENTREE) lorsque l'on se dplace dans la liste, soit saisir
la rfrence puis valider. Les rfrences pour lesquelles la quantit inventorie est diffrente de la
quantit physique apparaissent en jaune.

Valeur du stock
inventori

2.b)

Les touches

La touche ( F1 ) permet daccder lemplacement de larticle en cration, modification ou

suppression.
La touche (F11) ouvre une petite fentre Stock tous dpts qui vous permet de voir en
quelle quantit larticle est prsent dans lensemble des dpts.
La touche ( Entre ) permet daccder la saisie de la quantit inventorie.
La touche ( F6 ) permet dditer la liste telle quelle apparat lcran.

Ldition

Quand vous imprimez, c'est la liste cran qui s'imprime :

* Un cran pour le comptage de l'inventaire (cran avec quantit physique).
Dans cet cran la colonne "Compt" permet de raliser le comptage papier, cette colonne tant
vide, elle sert noter sur le papier les quantits.
* Un cran pour la valorisation de l'inventaire (cran avec prix total)
Cette dition se ralise une fois la totalit des quantits saisies.
Il est possible d'imprimer seulement les quantits inventories non nulles.
NB : il est toujours possible d'afficher la liste afin de l'imprimer mme une fois l'inventaire valid.
Ceci, tant qu'il n'y a pas de nouvel inventaire.

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dition du 1er cran :

dition du 2me cran :

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dition du 3me cran :

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III)

Lcart et correction dinventaire

Seules les rfrences ayant une quantit inventorie diffrente du physique d'inventaire figurent
dans cette liste. Seul un utilisateur peut consulter cette liste et il n'est pas possible de lancer le
programme de saisie et d'cart en mme temps.

Les paramtres
1.a

Le code dpt et numro dinventaire

Vous devez saisir le code dpt et le numro d'inventaire.

1.b

Le prix dachat

Vous devez prciser le prix d'achat que vous souhaitez voir apparatre dans la liste, soit le prix
moyen unitaire pondr (PMUP), soit le dernier prix d'achat.
C'est partir de ce prix que la valorisation de l'inventaire est effectue.
1.c

Lordre daffichage

Par dfaut la liste est trie par rfrence, mais il est possible de faire afficher la liste par
fournisseur, par famille..., puis par rfrence.
NB : pour la saisie d'un numro d'inventaire, le premier utilisateur devra patienter pendant la
cration d'un fichier temporaire permettant l'affichage de la liste. Les autres ne choisiront pas
l'ordre d'affichage et ne patienteront pas (le fichier tant commun).

La saisie
2.a

La saisie

De mme que dans le II.2.a, il est possible de modifier la quantit inventorie.

2.b
(F4)
(F6)
(F11)

Les touches
: Cration du bordereau de correction (mouvements inter-dpts).
: dition de la liste cran.
: Affichage du stock tous dpts.

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Le bordereau de correction

Le bordereau de correction est un bordereau de mouvements inter-dpts, dun dpt de

correction vers le dpt inventori. Le type de mouvement doit tre un mouvement de correction
et le dpt de sortie doit tre un dpt de correction. Un commentaire (obligatoire) est cr
automatiquement, il reste modifiable.
Les mouvements sont crs automatiquement aprs la confirmation du choix du dpt de
correction, et le bordereau est valid automatiquement aprs l'dition.

Ldition du bordereau de mouvement

Les mouvements sont initialiss la date dinventaire-1 par le programme afin de ne pas faire
apparatre les transactions de stock aprs la validation de linventaire.
NB : il est possible de crer plusieurs bordereaux de correction pour le mme inventaire. Il sera
toujours possible d'imprimer le bordereau de correction depuis les listes de bordereaux.

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Ldition

L'dition de l'cart d'inventaire n'est pas l'dition de l'cran mais l'dition de toutes les
informations des deux crans en mme temps. eules les rfrences ayant un cart seront
imprimes.

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IV)

La validation de linventaire

La validation de l'inventaire finalise l'inventaire, elle est dfinitive. La quantit d'inventaire (5)
est remplace par la quantit inventorie et les cumuls d'entres et de sorties sont mis zro.
Pour les rfrences ayant eu des mouvements durant la priode de l'inventaire, les cumuls
d'entres et de sorties sont recalculs automatiquement par diffrence entre les quantits
mmorises lors de la prparation et les quantits relles afin d'obtenir le physique en cours.
Grce cette mthode, il n'y a plus d'inventaire diffr.
La date d'inventaire est la date indique lors de la prparation.

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V)

Dictionnaire
(1) - La quantit inventorie

C'est la quantit trouve lors du comptage. Elle correspond la quantit saisie et/ou calcule
par dfaut.
(2) - Le cumul des entres
C'est la somme des entres effectues depuis le dernier inventaire. Les entres sont les rceptions
de commande fournisseur et les entres de mouvements inter-dpts.
(3) - Le cumul des sorties
C'est la somme des sorties effectues depuis le dernier inventaire. Les sorties sont les livraisons
clients (Ngoce et/ou SAV) et les sorties de mouvements inter-dpts.
(4) - Le physique
Appel aussi rel, le physique est le rsultat du calcul suivant :
La quantit d'inventaire + Cumul des entres - Cumul des sorties.
(5) - La quantit d'inventaire
C'est la quantit mmorise du dernier inventaire.

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