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com/science/article/pii/S1959756821001176
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1) Introduction
Le service biomédical joue un rôle essentiel au sein de l’établissement de santé. A travers son
expertise technique, l’équipe biomédicale contribue à la stratégie hospitalière. Elle intervient
tout au long du cycle de vie des dispositifs médicaux, de l’achat, de son exploitation jusqu’à
sa réforme. Pour cela, l’ingénieur biomédical occupe une fonction polyvalente et assure des
missions telles que :
- Gérer l’obsolescence de son parc d’équipements
- Mettre en place une politique de maintenance
- Manager l’équipe de techniciens biomédicaux
- Préparer, élaborer et exécuter le plan d’équipement médical de l’établissement
(Source : Fiches métiers – Travaux AFIB 2016)
Une partie de ces missions est d’ailleurs reprise dans le manuel de certification des
établissements de santé établi par la Haute Autorité de Santé (HAS) à travers le critère 8.K :
Gestion des équipements biomédicaux. (Figure 1).
Figure 1 : Cartographie du critère 8.k - Gestion des équipements biomédicaux (source : Manuel de certification des
établissements de santé V2014. HAS)
© 2021 published by Elsevier. This manuscript is made available under the Elsevier user license
https://www.elsevier.com/open-access/userlicense/1.0/
Pour piloter ces missions, l’ingénieur biomédical doit s’appuyer sur des tableaux de bord, lui
permettant ainsi une maîtrise des budgets alloués et d’atteindre les objectifs fixés (Figure 2).
Figure 2 : Cartographie des processus de la bonne pratique BPM2 « Manager la mesure du succès » (source :
Guide des bonnes pratiques de l’ingénierie biomédicale en établissement de santé édition 2011)
Ces tableaux de bord peuvent également être employés comme de très bons moyens de
communication pour manager l’équipe biomédicale mais aussi pour communiquer avec les
services de soins et la Direction. Sur la durée, la maîtrise de la performance d’un service
biomédical devient un élément essentiel pour définir les axes d’amélioration continue.
S’inscrivant dans une démarche d’assurance qualité à l’échelle du service, une telle maîtrise
constitue un véritable gage de qualité pour les différents pôles de l’hôpital. Pour ce faire,
l’ingénieur biomédical doit pouvoir s’appuyer sur des données factuelles fiables. Pour cela, il
peut compter sur sa GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), logiciel
central de l’activité biomédicale, regroupant à la fois l’inventaire du parc et l’ensemble détaillé
des interventions de maintenance. Grâce à sa GMAO, l’ingénieur peut recueillir une part
importante des données brutes nécessaires à l’élaboration de tableaux de bord. Néanmoins,
exploiter et interpréter ces données peut devenir complexe et chronophage. Cette démarche
n’a d’ailleurs de sens que si elle est répétée fréquemment, un indicateur pouvant rapidement
devenir obsolète.
Pour cerner les attentes des ingénieurs biomédicaux et dessiner les contours de ces outils,
nous avons réalisé une étude auprès de la communauté biomédicale (Source : questionnaire « Outil
de suivi de la performance des services biomédicaux » – Newsletter AFIB mai 2021). Cette étude a montré
que seul 26,1% des répondants étaient engagés dans une démarche de suivi de la
performance. Parmi ces derniers, 79.2% déclarent ne pas disposer d’outils ni d’algorithmes
pour mesurer et suivre la performance de leur service. D’après les réponses obtenues, les
objectifs de maintenance semblent être plus complexes à suivre que ceux axés sur
l’investissement. 59,6% des répondants déclarent ainsi que le suivi des objectifs de
maintenance étaient une tâche difficile voire très difficile contre seulement 35,4% pour
l’investissement.
Suite à ce constat, nous avons développé des outils semi-automatisés permettant de suivre
l’activité et la performance des services biomédicaux. Ceux-ci s’appuient sur des données
exportables depuis un logiciel de GMAO et des données saisies manuellement.
Sur cette base, 4 outils semi-automatisés distincts ont été créés sous un format Excel (pour la
facilité d’accès et d’utilisation) afin de :
- Faire un état des lieux du parc de dispositifs médicaux (VBA)
- Suivre des indicateurs de maintenance (VBA)
- Suivre des taux de disponibilité (VBA)
- Suivre des indicateurs d’achat (VBA)
Ces outils ont été développés en VBA (Virtual Basic for Applications) permettant d’obtenir un
outil hybride mêlant à la fois interface Excel et interface graphique. Ainsi, il est possible
d’exploiter les indicateurs à partir de données extraites directement depuis une GMAO,
proposant une interprétation fidèle et rapide. La qualité des indicateurs d’activité retranscrits
dépend de ce fait de la qualité des données saisies dans la GMAO. Une opération de
configuration initiale permettra de consolider en amont la mise en forme et le format de la base
de données importée pour la rendre compatible au code utilisé dans ces outils génériques.
Cette première version d’outils de gestion de la performance des services biomédicaux est le
fruit d’un travail réalisé grâce à l’accompagnement de l’AFIB. Le souhait étant que ces outils
puissent être transposables d’un centre hospitalier à l’autre pour être utilisables par le plus
grand nombre de services biomédicaux, quels que soient les organisations et les outils utilisés.
Les indicateurs présentés ci-dessous ne sont pas exhaustifs mais permettent d’avoir une
première vision globale des activités biomédicales. Ces 4 outils seront disponibles en accès
libre pour les adhérents sur le site internet de l’AFIB.
Figure 3 : Onglet d'accueil de l'outil d'analyse de l'inventaire. Un manuel utilisateur dépeignant les étapes
d’importation et de configuration est directement accessible depuis cet onglet. L’étape de configuration a pour
objectif de cibler la position des données exploitées par l’algorithme (source : auteurs).
Figure 4 : Application graphique telle qu'elle apparaît après analyse. Cette exemple affiche l'indicateur de suivi
quantitatif et financier de la valeur du parc du bloc opératoire sur les 15 dernières années (source : auteurs).
La partie inférieure est quant à elle destinée à afficher les différents indicateurs. Elle se
compose au total de neuf onglets différents.
Une fois l’analyse lancée et terminée, l’utilisateur peut librement naviguer entre les
différents onglets pour consulter les indicateurs suivants :
Figure 5 : Indicateurs de répartition quantitative des équipements pour un établissement (source : auteurs).
Figure 6 : Indicateurs de répartition financière des équipements pour un établissement (source : auteurs).
- Évolution de la taille et de la valeur du parc sur les 15 dernières années (Figure 7).
Figure 7 : Évolution de la taille et de la valeur du parc entre 2007 et 2021 (source : auteurs).
Figure 10 : Représentation financière et annuelle des mises en service et des réformes pour une UF (source :
auteurs).
Figure 12 : Représentation financière de la vétusté des équipements pour un établissement (source : auteurs).
La partie inférieure est quant à elle destinée à afficher les différents indicateurs. Elle se
compose au total de neuf onglets différents.
Une fois l’analyse lancée terminée, l’utilisateur peut librement naviguer sur les différents
onglets pour consulter les indicateurs suivants :
- Suivi annuel du nombre d’interventions correctives archivées et du temps moyen (en
jour) d’indisponibilité des équipements lors des maintenances correctives (durée entre
la date de signalement de la panne et la date de remise en service de l’équipement
réparé) au cours des 10 dernières années (Figure 16). Ces deux indicateurs sont repris
dans une décomposition mensuelle de l’année analysée (Figure 17)
Figure 16 : Suivi annuel du nombre d’interventions correctives archivées chaque année depuis 10 ans et du temps
moyen d’indisponibilité lors des maintenances correctives (source : auteurs)
Figure 17 : Suivi mensuelle du nombre d’interventions correctives archivées et du temps moyen d’indisponibilité
lors des maintenances correctives de l’année analysée (source : auteurs)
- Suivi annuel du délai (en jours) de prise en charge d’une panne (durée entre la date
de signalement et la date de début d’intervention) et du délai (en jours) de réparation
(durée entre la date de début d’intervention et la date de remise en service de
l’équipement réparé) (Figure 18) sur les 10 dernières années. Ces deux indicateurs sont
repris dans une décomposition mensuelle de l’année analysée (Figure 19)
Figure 18 : Suivi annuel de la durée moyenne de prise en charge d’une panne et de la durée moyenne d’une
réparation (source : auteurs).
Figure 19 : Suivi mensuel de la durée moyenne de prise en charge d’une panne et de la durée moyenne d’une
réparation sur l’année analysée (source : auteurs).
- Suivi annuel (sur les 10 dernières années) et mensuel (sur l’année analysée) du
nombre d’interventions préventives et de contrôles qualité archivés (Figure 20).
Figure 20 : Suivi annuel et mensuel du nombre d’interventions préventives et de contrôles qualités archivés
(source : auteurs).
- Répartition des interventions correctives archivées par UF. Cet indicateur affiche les
10 UF cumulant le plus d’interventions correctives au cours de l’année sélectionnée
par l’utilisateur (Figure 23).
4.2) L’interface
Cet outil, au même titre que les autres, repose sur la configuration d’une extraction GMAO.
L’outil ne charge cette fois-ci plus une interface graphique mais un tableau référençant la liste
des pannes associées à l’équipement. Pour chaque panne est calculée une durée
d’indisponibilité. Cette durée est calculée à partir de champs complétés par l’utilisateur (Figure
25). Ces informations permettent de connaître les jours et les créneaux horaires où l’appareil
est en fonctionnement. La date d’anniversaire du contrat est également nécessaire pour
calculer l’indisponibilité sur une année.
Figure 25 : Champs à compléter par l'utilisateur pour calculer l'indisponibilité d'un équipement.
L’analyse terminée, l’algorithme indique pour chaque panne la durée d’indisponibilité. Il affiche
enfin le taux de disponibilité de l’équipement sur une année.
6) Conclusion
Les indicateurs disponibles à travers ces outils ne sont pas exhaustifs de l’ensemble des
indicateurs pouvant intéresser l’ingénieur biomédical dans l’exercice de ses multiples
missions. Cependant, nous avons souhaité proposer à travers ces outils en libre accès, la
possibilité de mettre en place facilement et rapidement des indicateurs de performances
permettant d’avoir une première représentation de l’activité du service sur 4 principales
thématiques :
- Gérer l’obsolescence du parc d’équipements
- Mettre en place une politique de maintenance
- Manager une équipe de techniciens biomédicaux
- Préparer, élaborer et exécuter un plan d’équipement médical d’établissement
Les indicateurs disponibles pourront être exploités pour définir les objectifs et les axes
d’amélioration tout en servant de support de communication en générant des bilans d’activité.
Les ingénieurs biomédicaux pourront utiliser librement ces outils et les adapter à leur
organisation propre. Pour que ceux-ci soient acceptés par l’ensemble de l’équipe biomédicale,
il nous semble indispensable d’apporter une attention particulière quant aux objectifs de leur
mise en œuvre. Dans un autre registre, ces indicateurs pourraient permettre d’optimiser et de
réorganiser les ressources de l’équipe biomédicale voire de les renforcer si les résultats
d’activité ne sont pas en adéquation avec les attentes de l’établissement.
Nous avons imaginé ces outils pour être les plus ouverts possible en les testant avec plusieurs
GMAO, cependant toutes n’ont pas pu être testées. A terme, ces outils devront vivre et
s’enrichir des retours d’expériences de chacun afin de pouvoir être améliorés. En ce sens,
nous vous remercions par avance des commentaires et des impressions dont vous pourrez
nous faire part.
Déclaration d’intérêts
Les auteurs déclarent ne pas avoir de lien d’intérêt.