DEDICACE

À mes parents

i
 REMERCIEMENTS

Un proverbe africain dit : « une seule main ne peut attacher un fagot de bois. »
ce proverbe est utilisé simplement pour exprimer le fait qu’il est nécessaire de
réunir des efforts communs pour être plus fort. Ce travail étant le fruit des
efforts de plusieurs personnes, nous adressons ainsi notre profonde gratitude à
tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à son élaboration. Nous adressons
ces remerciements à :

- M. Boris TAKOU car sans lui, nous n’aurions pas eu ce stage à la

SDPA ;
- Mon encadreur professionnel M. Frank NDOUNGA (Directeur du
service comptable) pour l’encadrement, la disponibilité et les multiples
conseils ;
- Mon encadreur académique M. MOUKO Badiyana pour ses conseils et
son orientation lors de la rédaction de ce rapport ;
- M. TAKOU Pascal (PDG de la SDPA) pour nous avoir permis
d’effectuer notre stage au sein de la SDPA ;
- M. TETCHA Thierry (Chef d’agence) pour le chaleureux accueil à notre
arrivée à la SDPA ;
- M. Lesley pour son soutien et ses remarques ;
- Toute ma famille pour leur soutien moral (ma sœur, mon frère, mes
tantes, mes cousins et cousines, mes grands parents…) ;
- Mes amis pour leur présence (Flora, Nawelle, Camille, Nancy…) ;
- Au personnel de la SDPA pour leur sociabilité ;
- Au corps enseignant et administratif de l’IUG pour la qualité de
formation reçue ;
- Que tous ceux dont les noms ne figurent pas ici et qui de près ou de loin
ont contribué à notre éducation trouve ici l’expression de notre profonde
gratitude.

ii
 AVANT-PROPOS

IUG (Institut Universitaire du Golfe de Guinée) est un institut privé de

formation professionnelle qui comprend en son sein trois campus dont :

- ESG (Ecole Supérieure de Gestion) créée en 1993 ;

- ISTA (Institut Supérieur des Technologies Avancées) créé en 2009 ;
- ISA (Institut Supérieur des Sciences Appliquées) créé en 2009.

Cet Institut se donne pour objectif de former ses étudiants en vue d’obtenir les
diplômes ci-après :

 Brevet de Technicien Supérieur (BTS)

 Higher National Diploma (HND)
 Licence et Master délocalisés grâce à la coopération des universités
françaises.

Ses spécialités sont variées telles que :

- Marketing-Commerce-Vente ;
- Banque et finance ;
- Communication d’entreprise ;
- Commerce international ;
- Froid et climatisation ;
- Journalisme ;
- Bâtiment ;
(Bien vouloir citer toutes les spécialités)

L’apprenant est tenu d’effectuer un stage académique d’une durée de deux mois
dans une entreprise en vue de produire un rapport de stage qui sera présenté
devant un jury et comptant comme unité de valeur pour l’examen BTS. Il doit
par conséquent développer un thème autour duquel se dégage des solutions
pratiques et professionnelles.

C’est donc pour répondre à cette exigence académique que nous avons focalisé
notre attention sur le thème « gestion de la procédure d’achat des
marchandises dans une entreprise commerciale : cas de la SDPA. »

iii
 LISTE DES ABREVIATIONS

BTS : Brevet de Technicien Supérieur

CBC Bank : Commercial Bank Cameroon

CCA Bank : Crédit Communautaire d’Afrique

ESG : Ecole Supérieure de Gestion

HND : Higher National Diploma

HND : Higher National Diploma

HT : Hors Taxes

ISA : Institut Supérieur des Sciences Appliquées

ISO : International Standard Organisation

ISTA : Institut Supérieur des Technologies Avancées

IUG : Institut Universitaire du Golfe de Guinée

PDG : Président Directeur Général

SARL : Société A Responsabilité Limitée

SCB : Société Commerciale de Banque

SDPA : Société de Distribution des Produits Alimentaires

SGC : Société Générale Cameroun

SOCOPRAL : Société de Commercialisation des Produits Alimentaires

TTC : Toutes Taxes Comprises

iv
 LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Fiche d’identification de la SDPA

Tableau 2 : Liste des fournisseurs et des produits offerts

v
 RESUME

Le stage effectué du ………….. au…………à SDPA SARL s’appuie sur la

gestion d’achat des marchandises dans une entreprise commerciale. Pendant ce
stage, nous avons constaté divers problème notamment le fait que l’entreprise
ne possède un réel manuel de procédure d’achat, ni d’un Comité d’achat
permanent. C’est à ce titre que nous nous sommes fixés pour objectif de
contribuer à l’optimisation des achats en choisissant le meilleur rapport qualité -
prix Pour mener à bien cette mission, nous avons mis sur pied une procédure
qui tient compte de la nature de l’achat, des seuils au-delà desquels
s’appliqueront les différentes procédures pour l’ensemble des achats, ce qui
nous a permis de rendre les ces procédures mieux formalisées, plus
transparente et rationnelle. D’où :
- l’élaboration d’un bon manuel de procédure ;
- la mise en place des procédures d’achat plus simplifiées et plus efficaces.
Néanmoins, toujours en matière de procédure d’achat, il se dégage les deux
principales faiblesses suivantes pour la SDPA :
- Absence de l’établissement des contrats avec les fournisseurs ;
- Logistiques vieillissantes.
Relativement à ces faiblesses, nous avons suggéré à la SDPA :
- l’élaboration des contrats avec les fournisseurs suivant des critères de
choix objectifs pouvant éviter la corruption et le favoritisme;
- l’acquisition de nouveaux matériels de logistique pour une meilleure
optimisation lors des achats.

Mots clés : Achats

vi
 ABSTRACT

The internship carried out from ………….. to ………… at SDPA SARL is based on
the management of the purchase of goods in a commercial company. During this
internship, we noted various problems, in particular the fact that the company does not
have a real purchasing procedure manual, nor a permanent Purchasing Committee. It
is in this capacity that we have set ourselves the objective of contributing to the
optimization of purchases by choosing the best quality-price ratio. To carry out this
mission, we have set up a procedure which takes into account the nature of purchase,
thresholds beyond which the various procedures will apply for all purchases, which
has enabled us to make these procedures better formalized, more transparent and
rational. From where:

- Development of a good procedure manual;

- The implementation of more simplified and efficient purchasing procedures.

Nevertheless, still in terms of the purchasing procedure, the following two main
weaknesses emerge for the SDPA:

- Failure to draw up contracts with suppliers;

- Aging logistics.

With regard to these weaknesses, we suggested to the SDPA:

- the development of contracts with suppliers according to objective selection criteria

that can avoid corruption and favouritism;

- the acquisition of new logistics equipment for better optimization during purchases.

Keywords: Purchasing

vii
 SOMMAIRE

DEDICACE ........................................................................................................................ i
REMERCIEMENTS.......................................................................................................... ii
AVANT-PROPOS ............................................................................................................ iii
LISTE DES ABREVIATIONS ......................................................................................... iv
RESUME ......................................................................................................................... vi
ABSTRACT .................................................................................................................... vii
INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................ 1
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE LA SOCIETE DE DISTRIBUTION DES
PRODUITS ALIMENTAIRES ET DEROULEMENT DU STAGE................................... 2
CHAPITRE1 : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE SDPA .................... 3
SECTION1 : HISTORIQUE ET EVOLUTION DE LA SDPA ..................................... 3
I. CREATION DE L’ENTREPRISE ....................................................................... 3
II. EVOLUTION DE LA SDPA ............................................................................... 3
SECTION2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT......................................... 4
I. ORGANISATION DE L’ENTREPRISE ............................................................. 4
II. FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE ....................................................... 5
CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DU STAGE ................................................................. 8
SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL ....................................... 8
SECTION 2 : ACTIVITES DU STAGE ......................................................................... 9
I. JUSTIFICATION DU THEME ............................................................................. 11
II. APPORT DU STAGE ........................................................................................... 11
DEUXIEME PARTIE : MISE EN OEUVRE DE LA GESTION DE LA PROCEDURE
D’ACHAT DES MARCHANDISES ET ANALYSES CRITIQUES ............................... 13
CHAPITRE 3 : ASPECTS THEORIQUES ET PRATIQUES SUR LE PROCESSUS
D’ACHAT ....................................................................................................................... 14
SECTION 1 : FONDEMENTS THEORIQUES SUR LE PROCUSSUS D’ACHAT .... 14
I. DEFINITION........................................................................................................ 14
II. L’IMPORTANCE DE L’APPROVISIONNEMENT ............................................. 14

viii
 III- LE SERVICE D’APPROVISIONNEMENT ET LA NECESSITE D’UN
PERSONNEL COMMERCIAL ................................................................................... 15
III. MISSION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENT :................................. 15
IV. LA GESTION DU SERVICE D’APPROVISIONNEMENT ................................. 16
V. LA DETERMINATION DES BESOINS .............................................................. 16
VI. L’ETUDE SUR LES DIFFERENTS ASPECTS D’APPROVISIONNEMENT ..... 17
VII. LA FONCTION ACHAT .................................................................................. 19
VIII. La Procédure d’achat : ....................................................................................... 22
IX. LA RELATION DES ACHATS DE L’ENTREPRISE .......................................... 26
SECTION 2 : PRATIQUE DE LA GESTION DES ACHATS A LA SDPA .................... 27
I. INSTRUMENTS ET METHODE DE TRAVAIL ................................................. 27
CHAPITRE4 : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGESTIONS ...................................... 33
SECTION 1 : ANALYSES CRITIQUES DU PROCESSUS D’ACHAT DE LA SDPA... 33
I. DIFFICULTES RENCONTREES AUTOUR DU PROCESSUS D’ACHAT ........ 33
II. INSUFFISANCES RENCONTREE A LA SDPA ................................................. 33
CONCLUSION GENERALE .......................................................................................... 35
BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................................... 36
ANNEXES ...................................................................................................................... 37
TABLE DES MATIERES ............................................................................................... 38

ix
 INTRODUCTION GENERALE

Les activités économiques repartis en leurs différents secteurs ont

nécessairement une place de choix si ce n’est la plus importante dans l’essor
économique mondial. Ainsi, le secteur tertiaire recouvre un vaste champ
d’activité qui s’étend du commerce à l’administration en passant par les
transports, les activités financières et immobilières.

La Société de Distribution des Produits Alimentaires (SDPA) est une entreprise

qui donne une place de choix à ses différents produits commercialisés sur le
marché de vente en gros à l'intérieur du pays (des produits alimentaires : riz,
spaghettis, lait, tomate en sachet, sucre, sel…)

De ce fait, pour un écoulement en bonne et dû forme effectif sur le marché, il

est nécessaire pour la société d’avoir une procédure d’achat efficace pour ses
produits en stock.

C’est en allant dans ce sens que nous avons décidé de nous appesantir sur le
thème de : « gestion de la procédure d’achat des marchandises dans une
entreprise commerciales : cas de la SDPA ». Pour aider l’entreprise à mieux
améliorer leur fonctionnement et éventuellement à faire face aux problèmes tels
que : des ruptures de stock et des retards de livraison…

Ainsi, notre travail sera axé en deux parties : la première concernera les
généralités sur la société de distribution des produits alimentaires et
déroulement du stage ; et la deuxième va se pencher sur la mise en œuvre de la
gestion de la procédure d’achat des marchandises et analyses critiques.

1
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE LA SOCIETE
DE DISTRIBUTION DES PRODUITS ALIMENTAIRES ET
DEROULEMENT DU STAGE

2
 CHAPITRE1 : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE SDPA

Il sera question pour nous dans ce chapitre de présenter l’entreprise SDPA

notamment sa création, son évolution, son organisation et son fonctionnement.

SECTION1 : HISTORIQUE ET EVOLUTION DE LA SDPA

I. Création de l’entreprise

La SDPA (Société de Distribution des Produits Alimentaires) est une société à

responsabilité limitée (SARL) créée en 2004 par le Directeur Général M.
TAKOU PASCAL. Elle est une entreprise qui exerce dans le commerce général
et la distribution des produits alimentaires dans toute la région de l’Ouest,
également dans la région du Littoral et du Centre.

II. Evolution de la SDPA

La SDPA a son siège social au marché « A »,à l’entrée boucherie Tecno dans la
ville de Bafoussam. A sa création, l’entreprise ne possédait aucune agence.
Trois ans plus tard, c’est-à-dire en 2007, elle ouvre sa première agence à Douala
Mboppi. Toutefois, cette dernière était très rentable et elle continua à ouvrir
d’autres agences dans la ville de Yaoundé, Foumbot, Dschang…

Tableau 1-Fiche d’identification de la SDPA

Raison sociale SDPA (Société de Distribution des Produits Alimentaires)

Année de création 2004

Siège social Bafoussam

Forme juridique SARL (Société A Responsabilité limitée)

Capital social 1.000.000.000 FCFA

Secteur d’activité Tertiaire

Localisation Marché « A » (entrée boucherie Tecno)

3
Agences Bafoussam, Douala, Yaoundé, Dschang, Foumbot…

Activités Commerce général et distribution des produits alimentaires

E-mail sdpa@yahoo.fr

Téléphone 233-44-32-69

Directeur général M. TAKOU PASCAL

Source : Document de l’entreprise

SECTION2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

I. ORGANISATION DE L’ENTREPRISE

A. Objectif de la SDPA

La SDPA, en tant que distributeur des produits alimentaires, a pour principal

objectif la recherche du profit (augmentation de son chiffre d’affaire.)

B. Sa mission

En tant que distributeur, elle a pour rôle de distribuer les produits alimentaires et
de s’assurer que tous les consommateurs sont satisfaits de la qualité des produits
livrés ou vendus.

C. Ses Ressources

Cette entreprise pour mener à bien ses activités et satisfaire sa clientèle, elle
dispose d’énormes ressources :

- Ressources humaines

Le personnel employé est un atout capital dans une entreprise. Ainsi, la SDPA
compte plus de trente-cinq (35) employés et stagiaires temporaires effectuant
des tâches spécifiques dans diverses directions.

- Ressources matérielles et techniques

4
Dans l’optique de mener à bien ses activités, la SDPA a simplifié les tâches en
dotant ses structures des matériels informatiques tels que : les ordinateurs, les
imprimantes, les photocopieuses…

L’entreprise dispose également des moyens de locomotions et de livraisons

variées comme : les semi-remorques, les tricycles, les voitures…

- Ressources financières

Pour financer ses activités, la SDPA utilise son capital. Dans la mesure où, ce
dernier ne saurait être suffisant pour atteindre ses objectifs fixés, des emprunts
sont faits chez des partenaires bancaires tels que : ECOBANK, CCA Bank,
AFRILAND FIRST BANK, SCB, SGC…

II. FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE

A. Sa structure
Présenter la structure de cette entreprise revient à dire qui fait quoi au sein de
cette dernière :

° Le Président Directeur Général : il assume sous sa responsabilité des fonctions

d’administrateur et de directeur de l’entreprise. C’est lui qui négocie avec tous
les fournisseurs, il s’occupe de l’approvisionnement des magasins, fixe les prix
des articles. Il représente également l’entreprise dans ses relations avec les tiers
(concurrents).

° Le Chef d’agence : il est chargé d’assister le directeur général dans l’exercice

de ses fonctions, il remplace ce dernier en cas d’absence.

° Le responsable du service de gestion des stocks et approvisionnements

(gestionnaire) : il est chargé de veiller à la disponibilité des marchandises en
magasin en quantité suffisante et leur approvisionnement en temps opportun. Il
s’occupe des activités internes de l’entreprise et gère le retour des marchandises
par l’établissement des factures d’avoir et les bons retours. Il est chargé de gérer

5
les grands clients de l’entreprise ; s’occupe également du contrôle des activités
vendeurs.

° Le responsable du service comptable : il se charge d’effectuer l’enregistrement

comptable des pièces de caisses, des factures … il procède également au
classement des ces pièces comptables, analyse également les comptes et passe
des opérations diverses liées aux arrêtés comptables, propose et assure la mise
en place des tableaux de bords internes, effectue le contrôle de gestion, les
inventaires de la SDPA.

° La caissière principale : elle a pour mission de contrôler le remplissage des

fiches de caisse et des dépôts et de réceptionner l’argent des clients.

° Les vendeurs : ils sont chargés de la facturation des différents produits et de

leurs emballages.

° Le magasinier : il est chargé du contrôle physique des marchandises qui

entrent et sortent de son magasin.

B. Son environnement externe

L’environnement externe comprend certains facteurs qui influencent

directement ou indirectement la performance de l’entreprise sur le marché.
Nous pouvons donc avoir comme facteurs externes à l’environnement de
l’entreprise : les fournisseurs, les clients, les concurrents, les partenaires
financiers.

 Les fournisseurs : il s’agit des personnes physiques ou morales

approvisionnant l’entreprise de biens et services ou matières premières
selon ses activités. Ils constituent un maillon très important dans le
processus d’approvisionnement. La SDPA analyse et choisit avec
précision ses différents fournisseurs afin d’avoir une meilleure marge
bénéficiaire. Ces différents fournisseurs sont :

6
Tableau 2 : Liste des fournisseurs et des produits offerts

FOURNISSEURS PRODUITS OFFERTS

OLAM CAM Riz bijou
SOCAPURSEL Sel diamant fin &gros grain
SCS Savon étoile &huile star oïl
MAYA & CIE Huile & savon Mayor
SEPAL Chocolat Naby
SITRACEL Papier hygiénique Sita, fay de table …
AFD Produits brolis & armantis
Source : Document de l’entreprise

 Les clients : on entend par clients l’ensemble des personnes susceptibles

d’acheter ou achetant des produits au sein de la SDPA. Nous avons :
- les particuliers : personnes physiques effectuant des achats à la SDPA à titre
personnel.
 les concurrents : ce sont des entreprises qui exercent dans le même
secteur d’activité que la SDPA et avec lesquelles elle se discute les parts
du marché. On peut citer entre autres : SOGECO, SOPAL,
SOCOPRAL…
 les partenaires financiers : ce sont des entreprises avec qui, la SDPA
SARL est alliée contre d’autres joueurs commerciaux et qui peuvent
également aider cette dernière en cas de besoins financiers. Nous pouvons
citer: CCA BANK, CBC BANK, AFRILAND FIRST BANK.
C. Sa structure organisationnelle
La structure organisationnelle d’une entreprise est l’ensemble de ses règles de
répartition de l’autorité, des tâches, de contrôle et de coordination. Elle est
représentée visuellement par un organigramme et dépend de la stratégie. Celle
de la SDPA est donnée dans un organigramme que nous présenterons à
« l’annexe 2 ».
Conclusion
En somme, il était question pour nous dans ce chapitre de faire la présentation
générale de l’entreprise SDPA à travers sa création, son évolution, son
organisation et son fonctionnement. Nous verrons par la suite le déroulement du
stage dans le chapitre qui suit.

7
 CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DU STAGE

Il sera question pour nous dans ce chapitre de parler du déroulement du stage

notamment la présentation du service d’accueil, les activités du stage
(chronogramme des activités et effectivité, puis de la justification du thème).

Durant notre séjour en entreprise, l’étudiant devra confronter ses connaissances

théoriques aux réalités propres du terrain.

SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL

A notre arrivée à la SDPA le 27 juillet 2022 à 7 h 45 min, nous avons été

accueillis par le chef d’agence, qui par la suite nous a présenté le personnel
notamment le comptable, la secrétaire comptable, la gestionnaire de stock, les
magasiniers, les vendeurs et le reste de jours, nous avons fait connaissance avec
le reste du personnel comme les commerciaux et les manutentionnaires …
L’accueil fut vraiment chaleureux, déjà que le personnel était plus que
sympathique. Après les présentations, le chef d’agence nous a confié à la
gestionnaire de stock afin qu’elle nous explique en nous montrant de quoi il est
question. Le travail de cette dernière consistait à établir des factures avoirs, des
bons retours, vérifier le stock d’un article, établir un document de stock … par
la suite, nous avons travaillés avec le responsable du service comptable qui se
chargeait d’effectuer l’enregistrement comptable des pièces de caisses, des
factures… il se chargeait également des inventaires chaque fin de mois ; nous
avons également travaillés avec les magasiniers qui se chargeaient du contrôle
physique des marchandises qui entrent et sortent de leur magasin ;et enfin nous
avons aidés les vendeurs avec la facturation les différents produits et les
règlements client. L’entreprise exerce dans la distribution des produits
alimentaires et s’engage à satisfaire tous ses clients, Tel est son organisation. Le
déroulement du stage ne se limite pas uniquement à la présentation du service
d’accueil, nous insisterons aussi sur les activités du stage.

8
SECTION 2 : ACTIVITES DU STAGE

Au cours de notre stage, nous avons eu l’opportunité de découvrir un métier

sous toutes ses formes et de comprendre de manière globale, les difficultés
qu’un vendeur pourrait rencontrer dans l’exercice de ses fonctions. Les activités
effectuées pendant notre séjour à la SDPA ont été les suivantes :

- Etablir un document de stock : cas d’un transfert de marchandise dans

Sage 100 Gestion Commerciale. Il s’agit ici de faire sortir les produits
dans un dépôt A pour approvisionner un dépôt B ; et la procédure est la
suivante :
 double cliquer sur le logiciel sage 100 gestion commerciale ;
 entrer dans fichier et cliquer sur ouvrir ;
 puis, entrer dans traitement et sélectionner « document de stock »et
appuyer CTRL + J ; les mouvements s’afficheront et on sélectionne
mouvement de transfert et OK.
 après, renseigner les différents dépôts ; ajouter la référence (nom du bon)
et taper « entrée »et on renseigne le produit à transférer ;
 et enfin on imprime le mouvement de transfert en cliquant sur l’icône
« Imprimer le document ». (Transfert inter dépôts) ce mouvement de
transfert sera présente à « l’annexe 3 »

-L’arrêt de caisse: qui consiste à vérifier si la caisse est normale. C’est - à -dire
vérifier s’il n’y a de manquant ou d’excédant. Avant de passer les écritures de
l’arrêt de caisse en machine, nous avons besoin des pièces suivantes :

 le x de caisse : qui récapitule les ventes de la journée ;

 l’état de caisse journalier : qui récapitule les dépenses et les versements
de la journée ;
 les factures : qui consistent à vérifier si les montants dessus sont
identiques à ceux du x de caisse. Nous le présenterons dans « l’annexe
4 ».

9
 - vérification du stock d’un article dans Sage 100 Gestion Commerciale :

 double cliquer sur le logiciel Sage 100 Gestion Commerciale ;

 aller dans traitement, puis aller dans interrogation de compte ;
 ensuite ; sélectionner « interrogation du compte article » et entrer la
référence de l’article et enfin, taper sur « entrée » et cela nous affichera le
stock de l’article renseigné.

- Remplir les fiches de stock manuel :

Cela consiste à entrer les produits commandés par le magasinier et de les faire
sortir lors de l’achat d’un client. Confère « annexe 5 ».

- Faire l’inventaire :

A partir des pièces comptables, l’inventaire est fait chaque fin de mois à la
SDPA.Cet inventaire consiste à comparer le stock physique au stock théorique
(stock en machine) ; il a pour but de vérifier qu’il n’y ait pas d’écart entre les
deux stocks.

- La Facturation :

La facture est tout document qui atteste l’achat d’un bien ou d’un service. Il
s’agit ici pour nous d’établir soit une facture au comptant dans Sage 100 Saisie
de Caisse décentralisé ; soit une facture de vente à crédit dans Sage 100 Gestion
Commerciale et une facture retour. Confère « annexe 6 » pour les trois factures.

Tableau 3 : Chronogramme des activités et effectivité

Durée Tâches effectuées Services

Du 27 juillet au 01 Août Etablir un document de stock Service de gestionnaire de

stock

Du 02 Août au 08 Août Arrêt de caisse Service comptable

10
Du 09 Août au 16 Août Vérification du stock d’un article Service d’achat

Du 17 Août au 23 Août Remplissage des fiches de stock Service de magasinage

Du 24 Août au 03 Facturation Service de vente

Septembre

04 Septembre Inventaire Service comptable

Source : Fait de nos soins

I. JUSTIFICATION DU THEME

Durant notre séjour à la SDPA, toutes les difficultés rencontrées étaient en

rapport direct avec la Gestion D’achat des Marchandises notamment les
ruptures de stock, les retards de livraison, certains cartons qui arrivaient
mouillés. De façons générales, toutes ces faiblesses découlent de l’absence d’un
manuel des procédures des activités d’achats. Tous ces problèmes identifiés
nous ont permis de faire le choix de notre thème qui porte sur la « gestion de la
procédure d’achat des marchandises dans une entreprise commerciale : cas
de la SDPA ». L’intérêt de ce thème c’est de proposer à l’entreprise d’améliorer
sa gestion d’achats et d’approvisionnement a travers la mise en place d’un
manuel de procédure qui est une exigence de SYCOHADA révisé en 2017, de
réduire les délais de livraison, de faire une bonne sélection du choix de ses
fournisseurs, de réduire le niveau des pertes de stock et des avaries. Pour
l’étudiant, il permet de mettre en pratique la théorie acquise à l’école. Nous le
présenterons avec détails dans la deuxième partie.

II. APPORT DU STAGE

Notre entrée dans la vie professionnelle de la SDPA, indirectement à travers

notre stage académique, était considéré comme un fort moment de plaisir et de
joie ; car ce stage vise à nous donner, nous stagiaire, une approche réelle et

11
pratique de notre formation théorique .il nous a été vraiment très bénéfique car
nous avons acquis plusieurs éléments complémentaires notamment ;

1. Sur le plan personnel, il nous a permis de :

- Savoir comment mieux se comporter en société ;
- Développer le sens du respect des autres ;
- Développer une aptitude de travail en équipe ;
- Savoir comment ménager le stress et les émotions face à une situation peu
commune ;
- Être responsable des actions que nous menons.
2. Sur le plan professionnel, il nous a permis de :
- Connaitre le fonctionnement d’une entreprise commerciale ;
- Connaître l’utilisation du logiciel Sage Saari avec ses fonctionnalités ;
- Connaître le processus d’établissement d’une facture commerciale ;
- Confronter les clients sur le marché ;
- Faire un rapprochement entre la théorie et la pratique.

Conclusion

En somme, il était question pour nous dans ce chapitre de parler du déroulement

de stage notamment de la présentation du service d’accueil, les activités du
stage et la justification du choix de notre thème et ensuite de donner les apports
du stage. Nous verrons par la suite la mise en œuvre de notre thème dans la
deuxième partie de notre travail.

12
DEUXIEME PARTIE : MISE EN OEUVRE DE LA GESTION
DE LA PROCEDURE D’ACHAT DES MARCHANDISES ET
ANALYSES CRITIQUES

13
 CHAPITRE 3 : ASPECTS THEORIQUES ET PRATIQUES SUR LE
PROCESSUS D’ACHAT

Il sera question pour nous dans ce chapitre de présenter les fondements

théoriques sur le processus d’achat d’une part et d’autre part de présenter la
pratique de la gestion des achats à la SDPA.

SECTION 1 : FONDEMENTS THEORIQUES SUR LE PROCUSSUS D’ACHAT

I. DEFINITION
Le processus d’achat est l’ensemble des actions permettant de disposer des
produits et des services nécessaires à l’activité d’une entreprise.

A. La fonction Approvisionnement :
C’est l’ensemble des opérations qui permettent de mettre à la disposition d’un
utilisateur, un besoin ou un service non disponible dans l’entreprise
correspondant à un besoin définit en qualité et en quantité dans un temps
déterminé à un cout minimum.

B. La politique d’Approvisionnement :
C’est l’ensemble des règles qu’une entreprise se fixe pour ces
approvisionnements. Cela permet un gain de temps, et des contrôles facilités et
plus rigoureux. Il doit être cohérent avec les objectifs généraux de l’entreprise,
et avec la politique d’ensemble qu’elle suit.

II. L’IMPORTANCE DE L’APPROVISIONNEMENT

Tout en se concentrant sur la vision, la mission, les buts et les objectifs de
l’entreprise, le service des approvisionnements tente d’améliorer les critères
essentiels qui sont :

 Un approvisionnement de meilleure qualité ;

 Une livraison dans le délai ;
 La prestation d’un service professionnel ;
 Un approvisionnement provenant de la meilleure source ;
 Un approvisionnement au cout le plus bas.

14
III- LE SERVICE D’APPROVISIONNEMENT ET LA NECESSITE D’UN
PERSONNEL COMMERCIAL
La division de la fonction (Approvisionnement) en service dans une entreprise
commerciale à une division classique en deux grands services :

 Service des achats : il s’occupe de prévoir les besoins, de la réalisation et

du suivi des achats, de la gestion économique des stocks, et du contrôle
administratif des livraisons.
 Service des magasins : il s’occupe de la gestion physique des stocks,
c’est-à-dire tout ce qui est contrôle des livraisons, quantité et qualité.

Il existe deux types de réception des représentants :

 Les centrales d’achat et de services : qui assurent l’achat et le stockage et

organisent le réapprovisionnement des lieux de vente.
 Les centrales de référencement : qui ont un effectif très réduit. Elles ne
font que négocier les contrats qui sont importants, elles ne s’occupent pas
du stockage.

La nécessité d’avoir un personnel commercial qualifié :

Les négociations commerciales à l’achat sont relativement difficiles, il faut une

compétence dans plusieurs domaines pour la négociation commerciale. Cette
négociation doit avoir des qualités. Elle doit être organisée, méthodique, il faut
faire preuve de ténacité, montrer des capacités de communication de la
négociation, avoir l’esprit marketing orienté vers le client et la bonne gestion
après l’achat.

III. MISSION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENT :

 Exploitation du calcul des besoins ;
 Traitement des demandes d’achat ;
 Passation des commandes de réapprovisionnement ;
 Passation des commandes de dépannage ;

15
  Suivi des contrats ;
 Relance des livraisons ;
 Suivi des litiges ;
 Contrôle des performances des fournisseurs ;
 Gestion des stocks ;

IV. LA GESTION DU SERVICE D’APPROVISIONNEMENT

Un service des approvisionnements doit pouvoir compter sur une expertise

multidisciplinaire capable de satisfaire tous les désirs des personnes qui font une
demande. La fonction approvisionnement doit adopter un rôle plus stratégique
et plus proactif qui influencera positivement sur la direction dans sa prise de
décisions stratégiques plutôt que d’agir comme l’intermédiaire dans la
réalisation des objectifs des autres fonctions de l’entreprise.

De nos jours, les demandes sont de plus en plus techniques et complexes à

cause des facteurs suivants :

 L’importance de contrôler le coût d’acquisition des biens et des

services ;
 L’effet des dépenses sur les profits et les états financiers ;
 La nature des biens et des services nécessaires au bon
fonctionnement des entreprises ;
 Les conditions du marché qui sont en constante évolution ;
 Les connaissances et le savoir-faire des personnes qui font des
demandes ;
 La localisation des sources d’approvisionnement ;

V. LA DETERMINATION DES BESOINS

Il existe deux types de besoins :

16
Les besoins non répétitifs qui sont les besoins de biens qui se produisent une
fois et ne se répètent pas ; (exemple : les biens d’équipement.)

Les besoins répétitifs qui se répètent ;(exemple : les matières premières ou

composantes.)

Un cahier de charge va préciser toutes les caractéristiques d’un besoin. Il faut

définir ensuite les quantités, discuter les périodes de livraison.

L’approvisionnement, pour les besoins répétitifs, fait appel à des techniques

d’optimisation de la gestion d’approvisionnement.

VI. L’ETUDE SUR LES DIFFERENTS ASPECTS D’APPROVISIONNEMENT

La fonction approvisionnement est définie comme la fonction responsable

de l’acquisition des biens ou des services, nécessaires au fonctionnement de
toute entreprise dans les meilleures conditions de service et de sécurité
d’approvisionnement.

A. LE DELAI D’APPROVISIONNEMENT
La gestion des stocks est basée sur des prévisions de consommation futures
suite à une analyse des consommations antérieures.

Ces besoins prévisionnels sont estimés en fonction d’un délai

d’approvisionnement fixe à l’avance. C’est sur cette base de ce délai que les
quantités à approvisionner sont estimés. Ainsi, tout retard dans
l’approvisionnement peut provoquer une diminution, voire une rupture de stock.

B. LA QUANTITE
La notion de quantité dans les approvisionnements doit être bien définie. En
effet, le fait d’avoir trop de marchandises en stock provoque une immobilisation
des actifs et des frais de stockage plus important.

17
 C. LE COUT

Le prix est en général le critère le plus important et le plus sollicité par

l’acheteur. Il est l’élément moteur de toute transaction commerciale, il faut
ressortir le fournisseur qui répond favorablement aux spécifications techniques
et propose le produit à un prix avantageux. Tout acheteur essaie de connaitre (le
juste prix). Dans un achat, on peut essayer de définir un prix juste comme le
prix le plus bas qui permet à l’entreprise d’obtenir la qualité désirée sur
l’horizon du besoin dans des conditions de sécurité raisonnables et de délais
respectés.

En général, le prix peut avoir cinq origines à savoir : le prix affiché, le prix
provenant d’une liste de prix, le prix négocié, le prix du marché et l’appel
d’offres. Ce dernier est utilisé fréquemment par le service des
approvisionnements pour obtenir un prix et ce dans les deux cas suivants :

 Lors d’une procédure d’appel à la concurrence entre plusieurs

fournisseurs ;
 Lors d’une opération, appuyée par un cahier de charge.

Dans ces deux cas, l’appel d’offres vise à solliciter des propositions du marché
sans garantir la volonté de négocier. Il existe deux types d’appel d’offres :

 L’appel d’offres sur invitation, où seuls les fournisseurs qui ont été
approchés par l’entreprise peuvent soumissionner ;
 L’appel d’offre public, qui consiste en un avis diffusé au public
permettant à toutes les entreprises de soumissionner.

D. LA QUALITE :

La définition retenue par l’ISO (international standard organisation) est :

« La qualité d’un produit ou d’un service est son aptitude à satisfaire les besoins
des utilisateurs ».

18
Les utilisateurs sont les acheteurs qui vont se servir du produit pour satisfaire
leurs besoins. Le produit à acheter doit donc répondre exactement aux attentes
des utilisateurs. La qualité, dans la plupart des cas, est l’élément décisionnel le
plus important pour le choix d’un produit.

La notion de prix s’efface devant la qualité ; quant à cette dernière vue, sous un
angle à moyen ou à long terme permet de réaliser des économies.

La fonction approvisionnement participe à un ensemble d’activités qui vont de

la définition des besoins à la mise en mains des produits achetés.

La gestion de la qualité se doit d’intervenir à tout moment pour que les règles
d’approvisionnement ne fassent pas courir de risques majeurs à la qualité.

Quand les problèmes de qualité sont résolus, ceux afférent aux coûts et au délai
se trouvent grandement simplifiés.

L’entreprise doit donc placer la qualité au premier rang des décisions qu’elle
prend.

VII. LA FONCTION ACHAT

Un marché est une entité complexe et originale. La fonction achat met au point
un cadre d’analyse et de décision qui permettra à l’entreprise de saisir les
éléments essentiels reliés à son secteur d’activité.

Ce cadre aidera l’acheteur à coordonner les différents éléments dans une

stratégie propre à l’entreprise qu’il représente.

A. Présentation

1. Définition

L’objectif de la fonction achat est d’obtenir des fournisseurs, des matières et

produits nécessaires au fonctionnement des divers services de l’entreprise. Pour
remplir sa mission, la fonction achats doit :

 Etablir des programmes d’approvisionnements ;

19
  Connaître en permanence les caractéristiques, les opportunités et les
contraintes du marché fournisseur ;
 Rechercher et sélectionner les fournisseurs les plus aptes à satisfaire les
besoins de l’entreprise ;
 Assurer la préparation, l’établissement et le contrôle d’exécution des
commandes d’achats.

2. Les objectifs de la fonction achat

Le service achat peut être considéré comme le fournisseur unique de
l’entreprise. La recherche de la rentabilité étant la motivation première de toute
entreprise, le service achat devra connaître et respecter les règles qui lui
permettront d’atteindre ses objectifs dans les délais fixés, au coût prévu, en
respectant strictement les impératifs de la qualité requise.

Il sera donc directement tenu comme responsable des risques qu’il peut faire
courir par suite de retard de livraison, des pièces reçues non conformes et de
l’accroissement des coûts.

En ce qui concerne les délais, une importance particulière sera portée au suivi
des fournisseurs et au suivi des commandes.

3. La politique d’achat
La gestion des approvisionnements implique d’assurer une forte cohésion entre
les différentes unités d’une part, et entre l’entreprise et ses partenaires
(fournisseur, sous-traitant) d’autre part afin d’assurer la régularité du flux de
production.

4. La mission de la fonction achat

Le rôle de la fonction achat consiste à suivre une procédure bien déterminée :

 Elaboration d’une politique d’achat ;

 Elaboration du budget d’achat ;
 Détermination des objectifs ;

20
  Evaluation des fournisseurs et consultation ;
 Rédaction des accords. Et ce en achetant le bien ou le service demandé,
au niveau de la qualité, de la quantité souhaitée, au coût le plus bas et
dans les délais attendus.

B. Les différents types d’achats

Si l’on observe l’ensemble des acquisitions effectuées par une entreprise, on
peut définir le domaine des achats comme l’acquisition de tout bien, produit ou
service utile à l’organisation. A ce titre, les éléments concernés sont nombreux
et de nature très variée nous avons :

 Les biens d’équipements (locaux, machines et plus généralement toutes

immobilisations). Notons toutefois que ces biens peuvent être importants,
très coûteux, et utilisés en production (chaîne de fabrication)ou non (cas
d’ordinateur, ou autres matériels de bureau.) ;
 Les matières premières, entrant dans les produits finis de l’entreprise, qui
peuvent être parfaitement banalisées, ou au contraire rares et soumises à
spéculation ;
 Les fournitures d’exploitation (huile, divers consommables, vêtements,
…
 Les composants, dans les fabrications, ou produis achetés et rendus en
l’état ; ils peuvent être standards ou bien spécifiques et fabriquées pour
l’usage spécifique de l’entreprise ;
 Les transports, dans la mesure où cette fonction n’est pas prise en charge
par l’entreprise elle-même, mais sous-traité à des partenaires extérieurs ;

Il est évident, à l’examen de cette liste que les processus d’achat seront très
différents selon la nature du bien ou service, et que les intervenants seront plus
ou moins nombreux selon leur importance. Néanmoins, il est possible
d’identifier et de formaliser un processus d’achat type auquel tous cas réel se
ramène de façon simplifiée.

21
VIII. LA PROCEDURE D’ACHAT :

A- La demande d’achat
La demande d’achat est un document qui permet à quiconque au sein d’une
entreprise, d’exprimer un besoin économique, qui doit être reconnu et approuvé
par un responsable apte. L’acheteur va devoir commencer par regrouper les
besoins entre eux, de façon à réduire les coûts administratifs. Dans le cas
général, plusieurs procédures peuvent coexister selon le bien concerné.

B- L’appel d’offres
L’appel d’offres est une opération qui consiste à décrire de façon précise
l’expression d’un besoin auprès de plusieurs fournisseurs, afin d’obtenir de
ceux-ci des propositions détaillées. L’appel d’offres demande qu’on y consacre
un minimum de temps, faute de quoi il sera pratiquement inutile. En
conséquence, l’engagement d’un appel d’offres sera subordonné à l’évaluation
de l’importance de la commande à traiter. L’appel d’offres accompagné du
cahier de charge comprenant la désignation des produits, la qualité, la quantité,
ainsi que les conditions de paiement, seront adressé à un nombre de
fournisseurs. Il y sera mentionné une date limite de réponse au-delà de laquelle
celles-ci ne seront plus prises en compte. Il ne sert à rien d’aller consulter des
fournisseurs insuffisamment qualifiés et dont les critères qualitatifs sont connus
pour ne pas répondre aux exigences de l’entreprise. Dans ce cas, l’acheteur
adressera aux fournisseurs ayant répondu à l’appel d’offres et qui n’ont pas été
retenus, un avis leur en donnant rapidement les raisons.

C- L’évaluation et sélection des fournisseurs

Dans cette phase, l’acheteur doit consulter le fichier fournisseurs afin de
sélectionner un fournisseur.

Dans le cas d’un contrat existant (marché fermé ou commande ouverte), cette
commande sera transmise au fournisseur sous forme d’une désignation à
l’intérieur du contrat. Par contre, dans le cas d’un nouvel achat, il y’a lieu

22
d’effectuer une évaluation des fournisseurs potentiels et de faire une sélection.
Cette sélection se déroulera en plusieurs étapes :

 Première classification des fournisseurs possibles ;

 Envoi d’un appel d’offre ou d’une consultation auprès des divers
fournisseurs ;
 Négociation ;
 Evaluation de ces fournisseurs ;
 Sélection finale d’un ou de plusieurs fournisseurs.

Cette étape permet d’avoir le fournisseur le plus offrant après une négociation
entre ce dernier et l’acheteur dans le respect des critères spécifiques tels que : le
produit, la qualité, le délai, la sécurité, la réputation, la situation financière, le
positionnement parmi la concurrence.

D- La passation de la commande
Sur la base de la commande ou de l’appel d’offre, le service d’achat émet un
bon de commande. Un exemplaire est envoyé au fournisseur, un autre est
également donné au service demandeur et le troisième est conservé au service
d’achat pour permettre le suivi de la demande et les relances éventuelles lorsque
les délais ne sont pas respectés par le fournisseur.

E- Le contrat
Le contrat est un accord ou une convention qui crée des obligations entre deux
parties ou plusieurs personnes. En d’autres termes, c’est une convention
particulière qui permet de créer des droits nouveaux entre le vendeur et
l’acheteur. Il concerne un engagement réciproque des deux parties relatives à la
fourniture de matières ou de services, dans un cadre dont toutes les limites
(quantité, qualité, délai…) auront été étudiées et négociées.

F- Réception du matériel
Cette étape se divise en plusieurs opérations :

23
  Emission d’une bonne réception ;
 Au magasin, contrôle de la quantité reçue par rapport à la commande
(seules les quantités demandées doivent être acceptées.) ;
 Le contrôle de la qualité des produits par les magasiniers ;

Le bon de réception sert à tenir à jour l’inventaire permanent, un exemplaire

est envoyé au service achat qui doit clôt le dossier si la commande complète
a été reçue et à la comptabilité du fournisseur.

G- Réception de la facture :
Le service courrier reçoit la facture et la donne au service achats pour
approbation ; il faut vérifier que seules les quantités reçues sont facturées et en
conformité avec les termes de la commande (pise, remise) ; la facture approuvée
est comptabilisée par la comptabilité fournisseurs.

H- Processus d’achat et circuit de marchandises

Identifier les Identification Etablissement Demande

besoins de Livraison
d’un contrat de
fournisseurs
payement

Choix d’un
Description et Accord sur les Emission d’une
fournisseur et Inspection et
spécificités du conditions de facture
fixation d’un acceptation
produit vente commerciale
prix

PROCESSUS D’ACHAT

24
 Producteur fabricant

Grossiste

Magasin

Entrepôt Centrale d’achat

plate- forme Consommateur

CIRCUIT DE MARCHANDISES

 Producteur fabriquant :
 Fournit les produits alimentaires ;
 Négocie les conditions d’achat avec le grossiste ou la centrale d’achat ;
 Respecte un cahier de charges strict.

 Le grossiste :
 Réceptionne la marchandise du producteur ;
 Négocie les conditions d’achat avec les centrales d’achat ;
 Livre les entrepôts et ou les plates-formes.

 La centrale d’achat :
 Négocie les conditions d’achat des marchandises avec le producteur ou le
grossiste ;
 Achète les marchandises pour les magasins.

 L’entrepôt ou plate-forme :
 Réceptionne la marchandise du producteur ou du grossiste ;
 Stocke les marchandises et prépare les commandes ;
 Approvisionne les magasins.

25
  Le magasin :
 Réceptionne les commandes ;
 Gère les stocks ;
 Met la marchandise en rayon à disposition du consommateur.

 Le consommateur :
 Achète les produits dont il a besoin.

IX. LA RELATION DES ACHATS DE L’ENTREPRISE

A. Connaissance active et approfondie du marché amont

 Les études du marché amont :

Elle consistera à racheter ou contrôler un ou plusieurs fournisseurs de son

secteur. Il faut avoir l’information des produits fournis par nos fournisseurs pour
intégrer des changements et pour relancer certains achats. Cette étude porte
aussi sur l’appréciation de la situation financière du fournisseur, il faut
également étudier les méthodes de production. L’entreprise doit avoir une
curiosité très large sur les fournisseurs et leurs produits.

 La réception des représentants :

C’est pour avoir une information sur les produits, et pour avoir une information
sur la concurrence. La première réception ne doit pas avoir de passation de
commande pour pouvoir prendre des informations ailleurs.

 La documentation :

Il y a toutes les documentations en publicité directe c’est-à-dire les inventaires,

les brochures, les notices … il s’y ajoute ce que l’on a pu prendre dans la presse,
les annuaires professionnels…etc.

B. La provocation des offres :

L’appel d’offre est une demande de prix, une demande de facture pro-forma. La
demande de prix comporte :

26
  Un descriptif du produit ;
 Les délais de livraison ;
 Le volume global sur périodicité ;
 Les lieux de production à livrer.

Elle s’adresse à un nombre restreint de fournisseurs ; c’est faire appel d’offre

dans la presse spécialisée au niveau national, voir même au niveau international.

A. La synthèse des informations (le tableau de comparaison)

Il doit comporter :

 Les caractéristiques du produit ;

 Les conditions de prix ;
 Les délais de conditions de livraison ;
 Les services complémentaires à la vente ;
 Les délais et les conditions de paiement ;
 Les délais très techniques sur la qualité.

C. Le choix du fournisseur :

SECTION 2 : PRATIQUE DE LA GESTION DES ACHATS A LA SDPA

I. INSTRUMENTS ET METHODE DE TRAVAIL

A. Commission d’achat
Une commission d’achat composée du directeur général, du chef d’agence et de
gestionnaires d’achat doit être constituée au niveau de chaque société de
distribution. A la demande du directeur général, le gestionnaire d’achat lance
des appels d’offres distincts pour les produits entrant dans une même catégorie
de marchandises.

La commission étudie tous les devis qu’elle reçoit et désigne les fournisseurs en
tenant compte :

 De la qualité ;

27
  Du prix ;
 Du délai de paiement ;
 De la fiabilité du fournisseur ;
 De la disponibilité sur le marché ;
 Du statut fiscal du fournisseur (producteur ou non)

Elle doit, si possible, sélectionner deux fournisseurs pour faire jouer la

concurrence et pour palier toute défaillance éventuelle de l’un des fournisseurs
retenus. Les accords passés avec les fournisseurs étaient fait verbalement.

B. Méthodes de travail communes à tous les achats :

Tout achat doit respecter le processus suivant :

 Demande d’achat ;
 Bon de commande ;
 Bon de livraison du fournisseur ;
 Bon de réception de la SDPA ;
 Facture du fournisseur.

C. La demande d’achat :
C’est le document de base qui détermine le travail du service des achats. Elle
doit être établie par chaque chef de département en 4 exemplaires :

 L’originale est remise au service des achats ;

 Une copie est remise au magasinier ;
 Une copie est remise à la direction administrative et financière ;
 Une copie doit rester chez le département demandeur dans le carnet.

Le département demandeur doit nécessairement faire figurer sur la demande

d’achat les informations suivantes :

 Date de la demande ;
 La nature de l’article ou des articles demandés ;

28
  La qualité souhaitée ;
 Le stock existant ;
 La raison et la destination des articles demandés ;
 La signature du chef du département demandeur.

Les carnets de (demandes d’achats) doivent être délivrés contre décharge à

chaque chef de département concerné, classés et archivés au niveau de chaque
département. Une fois établie, la demande d’achat doit être remise au chef du
service des achats qui doit :

 S’assurer qu’elle est remplie correctement ;

 Pour les articles faisant l’objet d’appels d’offres, elle doit comporter les
prix des fournisseurs déjà retenus par la commission d’achats ;
 Pour les autres articles, la demande doit comporter les prix des
fournisseurs consultés en joignant obligation leurs devis respectifs.

Une fois la demande d’achat complétée (comme indiqué ci-dessus), le chef du

service des achats doit la présenter au chef de département demandeur, pour
accord afin d’éviter toute contestation sur la qualité d’un article au moment de
la livraison.

La demande d’achat est alors transmise par le chef du service des achats au
service demandeur, pour contrôle budgétaire puis à la direction générale pour
approbation et signature.

Une fois approuvée et signée par la direction générale, le chef du service des
achats passe à l’étape du bon de commande.

D. Le bon de commande
Celui-ci est établi par le seul chef du service des achats en 4exemplaires :

 L’original doit être remis au fournisseur ;

 Une copie doit être remise au magasinier ;
 Une copie doit être remise au service demandeur ;

29
  Une copie doit demeurer chez le service achats dans le carnet de bons de
commande.

Le bon de commande doit reprendre fidèlement toutes les informations portées

sur la demande d’achat et préciser également :

 La date de commande ;
 Le délai de livraison ;
 Les conditions de paiement ;
 Le numéro de la demande d’achat s’y rapportant ;
 La qualité et la quantité commandée ;
 Le prix unitaire (HT ou TTC selon les marchandises) ;
 Le coût total ;
 Les conditions de transport (à charge fournisseur ou à charge de la
SDPA).

Les carnets de bons de commande doivent être utilisés selon l’ordre numérique
des services, classés et archivés au département d’achats.
Le bon de commande doit respecter le cheminement suivant :

Département
Service des achats
demandeur

Direction
Fournisseur
générale

30
Le bon de commande doit être remis à la direction générale, accompagné des
demandes d’achats, devis, et autres justificatifs pour recevoir la signature
d’autorisation par la direction générale de la SDPA.

E. Livraison et réception des marchandises

Toute marchandise livrée, doit être accompagnée d’un bon de livraison du

fournisseur.

La réception des marchandises doit être effectuée par le chef des achats, le chef
économe, les magasiniers et le chef du service concerné.

Elle doit être matérialisée par un bon de réception établi et signé par le chef
économe, qui doit comporter :

 Le nom du fournisseur ;
 La date de réception ;
 Le numéro du bon de livraison ;
 Le numéro du bon de commande ;
 La qualité et la quantité reçues par article ;
 La nature des articles reçus ;
 Le prix unitaire (HT et TTC selon le cas) ;
 Le coût total (HT et TTC selon le cas) ;
 Le type de livraison (totale/partielle/solde).

F. Facture :

Tout achat quelle que soit sa nature, doit être matérialisé par une facture du
fournisseur établie en bonne et due forme.

Elle doit :

 Être datée ;
 Être numérotée ;
 Comporter la raison sociale du fournisseur ;
 Porter la signature du fournisseur ;
 Préciser les quantités facturées ;

31
  Indiquer la nature des marchandises ;
 Indiquer le prix unitaire ;
 Indiquer le prix total ;
 Indiquer le cas échéant, le numéro d’identification fiscal du fournisseur ;
 Indiquer le taux et le montant de la TVA.

Toute facture transmise au service demandeur puis au comptable du fournisseur

pour enregistrement, doit être accompagnée de la demande d’achat, du bon de
commande, du bon de livraison et du bon de réception s’y rapportant.

32
 CHAPITRE4 : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGESTIONS

Dans ce chapitre, il sera question pour nous de présenter dans la première

section les analyses critiques du processus d’achat de l’entreprise SDPA; et
dans la deuxième section, nous proposerons des suggestions à fin d’améliorer
ces critiques.

SECTION 1 : ANALYSES CRITIQUES DU PROCESSUS D’ACHAT DE LA SDPA

I. DIFFICULTES RENCONTREES AUTOUR DU PROCESSUS D’ACHAT

Les choses n’ont pas toujours été faciles pendant ce séjour passé à la SDPA.
Nous avons eu à faire face aux difficultés suivantes :

 Au niveau de la facturation, il a été difficile pour nous de maitriser les

références des articles ; ce qui mettait les clients en longue file d’attente ;
 La non maitrise des prix aux revendeurs était un gros souci pour nous sur
le terrain de vente, surtout face aux clients qui posaient énormément de
questions sur les nouveaux produits ;
 Certains cartons arrivaient mouillés à cause de la mauvaise ….. ; ce qui
impactait la vente rapide de ces produits ;

II. INSUFFISANCES RENCONTREE A LA SDPA

Les insuffisances rencontrées sont entre autres :

 Absence d’un manuel de procédure d’achat ; ce qui entrainait les

ruptures de stock, les retards de livraisons… ;
 Matériels informatiques vieillissant : ordinateurs, imprimante (la prise
en charge des clients était inadéquate) ;
 Logistiques vieillissantes ;
 Absence de l’établissement des contrats avec les fournisseurs ;

33
 Au niveau du magasin principal, il n’y avait pas assez de personnel, ce
qui causait des retards de livraisons des clients et des autres dépôts
appartenant à la SDPA ;
 Absence d’un personnel chargé de gérer et orienter le travail des
stagiaires.

34
CONCLUSION GENERALE

35
BIBLIOGRAPHIE

36
 ANNEXES

Annexe 1 : Plan de localisation de la SDPA

Annexe 2 : Organigramme de la SDPA
Annexe 3 : Mouvement de transfert de dépôt à dépôt
Annexe 4 : Facture
Annexe 5 : Fiche de stocks manuelle
Annexe 6 : Facture retour

37
 TABLE DES MATIERES

DEDICACE....................................................................................................................... i
REMERCIEMENTS ....................................................................................................... ii
AVANT-PROPOS........................................................................................................... iii
LISTE DES ABREVIATIONS ....................................................................................... iv
RESUME......................................................................................................................... vi
ABSTRACT ................................................................................................................... vii
INTRODUCTION GENERALE ..................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : CADRE GENERAL DE LA SOCIETE DE DISTRIBUTION
DES PRODUITS ALIMENTAIRES ET DEROULEMENT DU STAGE ..................... 2
CHAPITRE1 : PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE SDPA ............. 3
SECTION1 : HISTORIQUE ET EVOLUTION DE LA SDPA ............................... 3
I. CREATION DE L’ENTREPRISE ................................................................... 3
II. EVOLUTION DE LA SDPA ............................................................................. 3
SECTION2 : ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT ................................... 4
I. ORGANISATION DE L’ENTREPRISE .......................................................... 4
A. Objectif de la SDPA ............................................................................................ 4
B. Sa mission ........................................................................................................... 4
C. Ses Ressources .................................................................................................... 4
II. FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE................................................... 5
A. Sa structure.......................................................................................................... 5
B. Son environnement externe.................................................................................. 6
C. Sa structure organisationnelle .............................................................................. 7
CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DU STAGE ............................................................. 8
SECTION 1 : PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL .................................. 8
SECTION 2 : ACTIVITES DU STAGE ...................................................................... 9
I. JUSTIFICATION DU THEME ......................................................................... 11
II. APPORT DU STAGE ......................................................................................... 11
DEUXIEME PARTIE : MISE EN OEUVRE DE LA GESTION DE LA
PROCEDURE D’ACHAT DES MARCHANDISES ET ANALYSES CRITIQUES .. 13

38
CHAPITRE 3 : ASPECTS THEORIQUES ET PRATIQUES SUR LE PROCESSUS
D’ACHAT ...................................................................................................................... 14
SECTION 1 : FONDEMENTS THEORIQUES SUR LE PROCUSSUS D’ACHAT
..................................................................................................................................... 14
I. DEFINITION ...................................................................................................... 14
A. La fonction Approvisionnement : ...................................................................... 14
B. La politique d’Approvisionnement : .................................................................. 14
II. L’IMPORTANCE DE L’APPROVISIONNEMENT ........................................ 14
III- LE SERVICE D’APPROVISIONNEMENT ET LA NECESSITE D’UN
PERSONNEL COMMERCIAL ................................................................................ 15
III. MISSION DE LA FONCTION APPROVISIONNEMENT : ........................... 15
IV. LA GESTION DU SERVICE D’APPROVISIONNEMENT ............................ 16
V. LA DETERMINATION DES BESOINS ........................................................... 16
VI. L’ETUDE SUR LES DIFFERENTS ASPECTS D’APPROVISIONNEMENT 17
A. Le délai d’approvisionnement ............................................................................ 17
B. La quantité .......................................................................................................... 17
C. Le coût ................................................................................................................. 18
D. La qualité : .......................................................................................................... 18
VII. LA FONCTION ACHAT ................................................................................ 19
A. Présentation ....................................................................................................... 19
1. Définition .......................................................................................................... 19
2. Les objectifs de la fonction achat ....................................................................... 20
3. La politique d’achat ........................................................................................... 20
4. La mission de la fonction achat .......................................................................... 20
B. Les différents types d’achats .............................................................................. 21
VIII. La Procédure d’achat :.................................................................................... 22
A- La demande d’achat ........................................................................................... 22
B- L’appel d’offres ................................................................................................. 22
C- L’évaluation et sélection des fournisseurs .......................................................... 22
D- La passation de la commande ............................................................................ 23
E- Le contrat .......................................................................................................... 23

39
 F- Réception du matériel ........................................................................................ 23
G- Réception de la facture : .................................................................................... 24
H- Processus d’achat et circuit de marchandises ..................................................... 24
IX. LA RELATION DES ACHATS DE L’ENTREPRISE ..................................... 26
A. Connaissance active et approfondie du marché amont ........................................ 26
B. La provocation des offres : ................................................................................ 26
C. Le choix du fournisseur : ................................................................................... 27
SECTION 2 : PRATIQUE DE LA GESTION DES ACHATS A LA SDPA ............... 27
I. INSTRUMENTS ET METHODE DE TRAVAIL ............................................. 27
A. Commission d’achat .......................................................................................... 27
B. Méthodes de travail communes à tous les achats : .............................................. 28
C. La demande d’achat :......................................................................................... 28
D. Le bon de commande ......................................................................................... 29
E. Livraison et réception des marchandises ............................................................ 31
F. Facture : ............................................................................................................ 31
CHAPITRE4 : ANALYSES CRITIQUES ET SUGGESTIONS ................................. 33
SECTION 1 : ANALYSES CRITIQUES DU PROCESSUS D’ACHAT DE LA SDPA
........................................................................................................................................ 33
I. DIFFICULTES RENCONTREES AUTOUR DU PROCESSUS D’ACHAT ... 33
II. INSUFFISANCES RENCONTREE A LA SDPA .............................................. 33
CONCLUSION GENERALE ....................................................................................... 35
BIBLIOGRAPHIE ........................................................................................................ 36
ANNEXES ...................................................................................................................... 37
TABLE DES MATIERES ............................................................................................. 38

40