Outil no 2

Version dtaille

Programme qubcois dadoption du DME

Soutien limplantation

Un plan de transition
pour passer du dossier papier
au Dossier Mdical lectronique

Version : 2013-02-15
Pourquoi un plan de transition?1

Le plan de transition, cest votre plan de match pour russir la transition entre le
mode actuel de gestion des informations de votre clinique 2 et un mode informatis
tout en minimisant les dlais et les inconvnients. Llaboration du plan de transition
se base sur lvaluation du niveau de prparation et lensemble de votre contexte.

Plusieurs enjeux importants sont considrer avant dentreprendre la transformation,

notamment, limpact de linformatisation sur les faons de faire et la ncessit de
minimiser linvestissement en temps requis par les cliniciens pour sapproprier le
logiciel et bnficier de sa valeur clinique. Si linformatisation de votre clinique est
dj bien amorce, utilisez le plan de transition pour planifier limplantation de
fonctionnalits encore plus avances de documentation et de soutien votre
pratique clinique.

Marche suivre

1. Identifier/confirmer les responsables et participants au projet

2. Dterminer les objectifs spcifiques viss par la clinique dans le
cadre du projet
3. Planifier le droulement des activits, les ressources requises et
lchancier.
4. Planifier le budget et le suivi budgtaire du projet.
5. Prvoir la diffusion de linformation

1
Ce gabarit de plan de transition est inspir des outils de mme nature dvelopps dans les autres
provinces canadiennes dans le cadre de leurs programmes respectifs de DME ainsi que des meilleures
pratiques connues en gestion du changement.
2
Dans ce document, lexpression la clinique est utilise dans un sens gnrique et peut signifier, selon
le contexte, une clinique mdicale de premire ligne (GMF ou non GMF), une UMF ou un CLSC.

Fdration des omnipraticiens du Qubec_Soutien limplantation du DME_Fvrier 2013[Texte] Page 2

 6. Identifier les contraintes du projet, ses impacts et ses risques et
prvoir les mesures palliatives, le cas chant.

1. Identification/confirmation des responsables et participants

au projet dans la clinique
Qui pilotera les tapes de ralisation? Qui sera impliqu dans lvaluation et la
slection du DME?
Dpendamment du nombre et du niveau de disponibilit des intervenants de votre
clinique, les rles dcrits dans le tableau qui suit peuvent tre partags entre
plusieurs personnes ou une mme personne peut assumer plusieurs rles. Vous
pouvez galement solliciter le soutien dexperts externes. Voici, titre dexemple,
une liste des principaux rles assumer.
Rles Noms
Mdecin responsable du projet
Il sagit dun mdecin, mandat par la direction de la clinique, qui croit
la valeur ajoute des DME dans la pratique mdicale et qui bnficie
dune excellente crdibilit auprs de ses collgues. Il collabore
troitement avec le coordonnateur du projet et soutient ses interventions
au sein de la clinique. Il est responsable de communiquer lvolution du
projet auprs des mdecins et des autres intervenants de la clinique.
Coordonnateur du projet
Le coordonnateur gre la mise en uvre du projet dans la clinique. Il
pilote la ralisation des activits de prparation et de mise en uvre,
assure le suivi de lchancier et du budget ainsi que le respect des
critres et normes noncs dans le cadre du programme. Le
coordonnateur travaille en troite collaboration avec le fournisseur de
DME.
Responsable de la protection de la vie prive
Ce rle doit avoir un titulaire permanent au sein de la clinique
conformment aux exigences du programme afin de garantir le respect
des normes relatives la confidentialit et la scurit.
Responsable technologique
Le responsable technologique valide les aspects technologiques et
contribue au choix du fournisseur de DME. Il collabore aussi avec le
fournisseur dans le processus de mise en uvre du logiciel.
Autres collaborateurs internes ou externes
Des reprsentants de toutes les sphres dactivit de la clinique, allant
des soins de sant ladministration en passant par la technologie et le
suivi budgtaire, peuvent tre sollicits, un moment ou un autre de la
mise en uvre, afin dassurer la prise en compte de tous les aspects et
des impacts potentiels.

Fdration des omnipraticiens du Qubec_Soutien limplantation du DME_Fvrier 2013[Texte] Page 3

2. Identification des objectifs spcifiques viss dans le cadre
du projet (ex. : attentes connues, fonctionnalits particulires
souhaites en fonction du type de pratique?).

Quel sera votre rythme dappropriation du DME et quelles seront vos priorits
dimplantation ?

En vous inspirant des bnfices annoncs du DME et compte tenu de votre

ralit, ciblez dfinissez les objectifs principaux que vous souhaitez atteindre. Cet
exercice vous permettra de clarifier votre vision de linformatisation de votre
clinique et, par la suite, de la faire connatre aux autres intervenants.

Voici quelques exemples de situations qui peuvent influencer la dfinition de vos

objectifs :

Si plusieurs fonctionnalits de DME sont dj utilises dans la clinique, on

visera un dploiement de fonctionnalits plus avances et sans doute plus
rapide;

Si la clinique dessert une importante clientle dune catgorie donne (ex. :

en pdiatrie ou en obsttrique), on voudra sans doute avoir comme objectif de
pouvoir faciliter le suivi et le monitorage de ces clientles;

Si la clinique comprend plusieurs sites, les responsables peuvent planifier une

approche tapiste;

Si plusieurs cliniciens sont rfractaires lutilisation du DME, on peut fixer le

pourcentage et le niveau dadhsion futur qui pourra tre ralistement
attendu.

Dfinissez des objectifs ralistes et mesurables dont vous pourrez valuer et faire
connatre la progression.

Objectifs spcifiques viss dans le cadre du projet

Objectifs spcifiques viss par le projet Mesure de latteinte
(indicateur)
1. Ex : Que 80 % des mdecins travaillant la Ex : % de mds utilisant la
clinique utilisent la prescription lectronique prescription lectronique
dici 6 mois aprs 1, 2,3 4 5 et 6 mois
2. Ex : Implanter le suivi systmatique pour tous Ex :% de pts bnficiant
les patients atteints de diabte type 2 dici 2 du suivi systmatique
ans aprs 6, 12,18 et 24 mois
3.

4.

5.

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3. Planification du droulement des activits et de lchancier

Ici, il sagit de prvoir concrtement qui va faire quoi, comment et quand.

Le tableau ci-dessous prsente une liste gnrique des activits prvoir (le
quoi). Validez et personnalisez, au besoin, la liste des activits en fonction du
contexte de votre clinique. Utilisez ultrieurement votre plan de travail pour faire
le suivi de lavancement des travaux et informer les personnes concernes.
Plan de travail et chancier
chanci
Resp. er
Modalits (Comment?) (Qui?) (quand?)
1. Choix de la solution DME
Description des fonctionnalits
gnriques attendues
valuation des besoins cliniques et
technologiques
valuation des solutions DME :
o Dmonstrations et rencontres
o Ngociation et signature
2. Choix de la stratgie de
conversion ou de numrisation des
donnes
valuation des alternatives et des
cots
Choix du fournisseur et des modalits
Prparation des dossiers (puration,
etc.)
Ralisation (le cas chant)
3. Choix des autres fournisseurs (le
cas chant)
Soutien CSA
Autres
4. Rvision et adaptation des
processus de travail
5. Prparatifs technologiques
valuation des besoins technologiques
Consensus sur le type dquipement
souhait (tablettes, cran, modle
dimprimante, etc.)
Commande du matriel informatique
Installations du matriel informatique
(hardware)
Installation et configuration du matriel
informatique (software)
valuation de la conformit EFVP et
attestation de la conformit
6. Planification et ralisation des
amnagements physiques (le cas
chant)
7. Formation sur la solution DME par
le fournisseur
8. Mise en uvre du DME et soutien
limplantation

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 chanci
Resp. er
Modalits (Comment?) (Qui?) (quand?)
9. Gestion des remboursements et
subventions
10. Monitorage du niveau dutilisation

4. Planification du budget et du suivi budgtaire du projet

Vous tes invits planifier le budget de votre projet et assurer un suivi

rigoureux autant pour votre bonne gestion interne que pour tre en mesure de
lgitimer toute demande de remboursement. Le Programme et ses participants
sont sujets des audits alatoires afin de confirmer les faits lappui des
remboursements consentis.

5. Planification de la communication auprs des cliniciens, des

employs, des patients et des collaborateurs externes

Tout changement entrane son lot de stress et de proccupations. Chacun se

demande si son travail sera affect et comment. Les mdecins, pour leur part,
peuvent craindre, court terme, une baisse de productivit susceptible daffecter
leur disponibilit envers leurs patients. Tous aimeraient que la transition soit
rapide et la moins drangeante possible.

Tout ce monde sera heureux dapprendre que le projet est men avec
professionnalisme, quil progresse bien et que les dates charnires davancement
prvues sont respectes. Ils apprcieront galement de pouvoir exprimer leurs
attentes et inquitudes et savoir quelles seront prises en compte. Vous devez
donc assurer la diffusion interne de linformation sur le projet, lapproche, le(s)
responsable(s) et le calendrier. Par ailleurs, vous devriez aussi prvoir des
modalits pour recevoir la rtroaction des utilisateurs viss et changer avec eux.

Outre les mdecins et autres intervenants cliniques et administratifs de la

clinique, les patients et certains collaborateurs externes sont galement
concerns et pourront tre viss dans votre planification de la communication.

Plan de communication
Groupes cibles Modalits de communication (ex : Resp. Dates
dmonstrations, rencontres, bulletin /
dinformation, courriels, etc) Frquenc
e
linterne
o Tous
o Mdecins
o Autres cliniciens
o Personnel de
soutien
o Autres
lexterne
o Patients
o Pharmacies
o Hpitaux

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 Groupes cibles Modalits de communication (ex : Resp. Dates
dmonstrations, rencontres, bulletin /
dinformation, courriels, etc) Frquenc
e
o Laboratoires
o Le PQADME
o Autres cliniques ou
mdecins
o Autres

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6. Identification des risques et des mesures palliatives

Cet exercice vous permet de faire une rflexion sur les risques du projet (par
exemple, un mdecin rfractaire, le dpart de membres du personnel) didentifier
les risques prioritaires) et de prvoir des mesures palliatives.

Lors de lvaluation du niveau de prparation limplantation du DME, vous avez

dtermin les risques et les opportunits relatifs la mise en uvre dun DME
dans votre clinique. Effectuez une mise jour dans la gestion de vos risques et
assurez le suivi.

Risques potentiels Stratgies dattnuation des Responsable(

risques s)
1.
2.
3.
4.
5.

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