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IUP3 Quesnay RapV1 PDF
IUP3 Quesnay RapV1 PDF
I.U.P./G.S.I.
V.A.L.
Anne 02/03
33 rue Eugne Gilbert
63038 Clermont-Fd
R APPORT DE STAGE
Dveloppement dapplications spcifiques
R APPORT DE STAGE
Dveloppement dapplications spcifiques
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R SUM :
Mon stage sest droul au sein de lassociation VAL.
Son but tait de dvelopper un ensemble dapplications afin de
mettre la disposition des utilisateurs, des outils informatiques
leur permettant de faciliter leur travail.
Ce stage tait principalement dstin la la mise en place de
deux applications : une application de gestion des stocks et une
application de gestion des illustrations.
La premire ncessitait un dveloppement spcifique car les lo-
giciels existants sur le march sont prvus pour une utilisation
plus pousse et manquent de simplicit dutilisation.
Quand la seconde, mon travail consistait dans un premier
temps raliser une tude des besoins des utilisateurs et de d-
terminer quelle solution tait la plus adapte.
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M OTS - CLEFS :
Access, Gestion de stocks, Photothque, Client-serveur, Client
lger
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Remerciements
Remerciements i
Introduction 1
1 Prsentation de VAL 2
1.1 Prsentation de lassociation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.1.1 Sa cration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
1.1.2 VAL aujourdhui . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1.3 Ses perspectives pour lavenir . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2 Les clientles VAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.1 Le grand public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.2 Les groupes dactifs et les seniors . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1.2.3 Les scolaires : les classes denvironnement . . . . . . . . . . 5
1.3 Les chiffres cls de lanne 2002 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3.1 Le nombre de lits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3.2 Le volume daffaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3.3 La frquentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
1.3.4 Lemploi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.4 Prsentation du dpartement informatique . . . . . . . . . . . . . . 6
1.4.1 Le personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
1.4.2 Le rseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2 Sujet et objectifs 8
2.1 Prsentation du contexte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2 Prsentation du sujet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.1 Lapplication de gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . . 8
2.2.2 Lapplication de photothque . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4 La photothque 20
4.1 Prsentation travail effectuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.1.1 Les objectifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.1.2 Les besoins et les contraintes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
4.2 Prsentation du travail ralis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2.1 Ltude des besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2.2 Les recherches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
4.2.3 Les tests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
4.3 Mes prconisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
4.3.1 Pour le matriel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
4.3.2 Pour le logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
4.3.3 Pour la mise en place de lapplication . . . . . . . . . . . . . 26
Conclusion 27
Annexes 28
A Histoire 29
B Organigramme 31
E Bookmarks 61
Afin de valider lanne de matrise lIUP GSI, chaque tudiant doit effectuer un
stage de quatre mois en entreprise.
Ce stage est une tape importante pour un tudiant, non seulement du point de
vue de la scolarit, mais aussi dun point de vue personnel. La vie en entreprise
est en effet ncessaire la mise en pratique de lenseignement reu lIUP.
Ce rapport prsente lensemble des travaux que jai effectus au cours de mon
stage au sige de VAL ( Clermont-Ferrand). Cette tude sest droule au sein du
service informatique de lassociation.
Ce rapport sarticule autour de trois axes principaux .
Tout dabord, je commencerai par une prsentation de lassociation VAL.
Jenchanerai ensuite par une prsentation du sujet et de lobjectif du stage puis
une description du cadre du stage.
La suite porte sur lensemble du travail effectu : la mthodologie, les rsultats
obtenus, leur analyse et les perspectives envisageables.
Prsentation de VAL
De plus, VAL a pass rcemment un accord avec VVF Villages (70 villages de va-
cances) pour une mise en commun de moyens visant amliorer leurs services
aux vacanciers.
1.3.3 La frquentation
En 2002, 134 073 personnes ont dormi dans un ou plusieurs villages VAL
Ce qui reprsente un total de 990 913 nuites rparties de la faon suivante :
En villages de vacances
667 108 nuites grand public
101 552 nuites seniors
60 982 nuites groupes dactifs
28 674 nuites groupes de jeunes
3 571 nuites sminaires
1.3.4 Lemploi
VAL compte 509 emplois annuels en quivalent temps plein (147 permanents et
185 saisonniers titulaires) et totalise 1 881 contrats de travail sur lanne (voir An-
nexe B, la page 31).
Leffectif en pleine saison (ici au mois de juillet 2002) est de 1 230 salaris.
1.4.2 Le rseau
Le rseau du sige de VAL se compose de 10 serveurs, 80 postes utilisateur et 8
imprimantes rseau.
ceci, on peut ajouter les 105 postes de travail prsents dans les villages de va-
cances (3 machines par village de vacances).
Sujet et objectifs
de son catalogue et des produits qui y figurent sans que les villages puissent lui
imposer la commande de produits spcifiques) et les villages comme des clients
(ils commandent ce quils dsirent sans que le sige ne leur impose des produits).
De plus, lorsquun fournisseur effectue une livraison, elle doit mettre jour ltat
des stocks de sur sa fiche cartonne et mettre jour les prix si ceux ci ont t
changs. La liste des produits disponibles est galement maintenue dans un trai-
tement de texte.
Je nai pas eu de consignes trs strictes car lutilisatrice unique de cette applica-
tion navait pas dides prcises tant sur le contenu que sur la forme de lapplica-
tion.
En effet, son dsir tait principalement de retrouver au moins autant dinforma-
tions quavec son traitement manuel et davoir une interface trs simple afin de
ne pas perdre de temps (et mme si possible den gagner).
Aprs lavoir interroge un peu plus en dtail, jai pu faire ressortir quel serait le
fonctionnement optimum de lapplication.
Les fonctions principales de lapplication devaient tre :
Saisir la commande (en vrifiant ltat des stocks lcran).
Imprimer la "facture village".
chaque changement de saison, imprimer un rcapitulatif pour la comptabi-
lit.
Lors dune livraison, saisir les quantits de produits livres, leurs prix et ven-
tuellement ajouter les nouveaux produits.
Les produits
Pour chaque produit, on souhaite connatre :
Sa famille
Produit boutique (par exemple banane, casquette, montre, porte-clef, . . .)
Vtements de travail (chemisette, polo)
Petit matriel (drapeau VAL, drapeau France, . . .)
Animation (matriel pour le droulement des animation du village)
Son libell
Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs (et donc plusieurs prix dachat). Il
faut donc prvoir quon doit distinguer les quantits pour chaque couple "four-
nisseur / prix dachat".
Les fournisseurs
Pour chaque fournisseur, on souhaite avoir les informations concernant sa raison
sociale (le nom, ladresse, le numro de tlphone, le numro de fax, le-mail),
linterlocuteur principal lors des ngociations (et son numro de tlphone), les
conditions de rglement, des commentaires.
De plus on voudrait savoir quel est le chiffre daffaires annuel ralis avec ce four-
nisseur (somme de toutes les livraison ralises) afin de pouvoir, par exemple,
affiner les ngociations de prix.
Les destinations
Ce sont les destinations des commandes. Une commande peut tre envoye :
Dans un village
un des services du sige (cadeaux publicitaires, vente au personnel, . . .)
Pour chaque destination, on souhaite connatre Son numro comptable (numro
unique attribu chaque village pour lidentifier au niveau comptable), sa raison
sociale(le nom du village de vacances, son adresse, le numro de tlphone, le
numro de fax, le-mail)
Les livraisons
Chaque livraison par un fournisseur doit tre saisie afin de mettre jour les stocks
des diffrents produits et le prix unitaire dachat.
Il faut noter que si le prix dachat est modifi (pour le mme fournisseur ou pour
un fournisseur diffrent), on doit garder la modification en mmoire afin que les
produits qui taient prcdemment en stock soient facturs lancien prix.
Par contre, il ny a pas besoin de conserver de trace de la livraison en elle mme.
Laction de rceptionner une livraison va donc :
Modifier le stock en cours
Tenir compte dune ventuelle modification du prix unitaire dachat
Les commandes
Lors dune commande, un village ou un service du sige fait la demande dun
certain nombre de produits. Il faut remarquer que parfois, les produits peuvent
tre destins tre offerts (il faut donc que cette information soit conserve pour
la comptabilit).
Notes :
Un produit peut tre command deux fois par un destinataires (une fois pour
tre vendu, une fois pour tre offert).
Sil y a plusieurs prix pour un mme produit lattribution se fait en distribuant
dabord les produits les plus anciennement entrs en stock (FIFO) en respec-
tant leurs prix dachat. Dans ce cas, il faudra prciser sur la "facture" destine
au village que lutilisation de deux prix pour un mme article est normale car
il sagit dun changement de prix chez le fournisseur (ou dun changement de
fournisseur).
Le changement de saison
Un rcapitulatif doit tre dit pour le service comptabilit chaque fin de saison.
Cette dition ne devant tre ralise que quatre fois par an, et pour viter un oubli
de la part de lutilisateur, il faut prvoir un systme dalerte pour ne pas loublier.
Il faut donc pouvoir dterminer une date aprs laquelle le rcapitulatif pour une
saison doit tre dit (et sil ne la pas t, afficher un message prvenant lutilisa-
teur quil doit le faire).
Linterface de saisie
Linterface doit bien videment permettre la saisie de :
Ajout/modification dun produit
Ajout/modification dun fournisseur
Ajout/modification dun destinataire
Larrive dune livraison fournisseur
La commande dun village ou dun service
La mise jour des stocks suite un inventaire
tats de sortie
Certains documents doivent tres dits par lapplication. Ils faut quils puissent
tre visualiss lcran, imprims voire mme envoys par mail.
La facture village
Elle est dite chaque fois quun envoi est effectu suite une commande dun
village ou dun service. Elle est jointe avec le colis. Elle contient lensemble des
informations concernant la commande (destinataire, date, liste des produits, liste
de leur prix dachat et de leur prix de vente, mention spciale si les produits sont
destins tre offerts, prix total par famille, montant total de la commande).
Les choix raliss ont en fait t des choix relatifs aux diffrentes possibilits dAc-
cess. En effet, pour obtenir un mme rsultat, on peut utiliser plusieurs mthodes
(visual basic, macros, . . .) Ces choix seront plus dvelopps au cas par cas lorsque
jaborderai le travail que jai ralis (voir ci-dessous).
3.3.2 La ralisation
Les crans dinterface
Il y a dans lapplication, prs de 30 formulaires de saisie. Le but du dveloppement
tait de leur donner une grande unit daspect et dutilisation. Pour cela, jai uti-
lis des macros afin de ne pas rpter inutilement du code VBScript et faciliter la
maintenance de lapplication.
Aussi, pour faciliter la navigation vers un enregistrement connu, jai mis en place,
chaque fois que cela tait possible, une zone de recherche. Jai galement repris,
sur chacun des formulaire la mme barre de navigation (en affichant uniquement
les icnes ncessaires).
Par exemple, partir dun numro de produit, on souhaite dterminer quel est le
prix dun produit pour une commande dun village.
Pour cela, il faut effectuer une recherche de la date de livraison la plus ancienne
pour ce produit et dont le stock nest pas nul. Cette recherche demandant def-
fectuer des tris et des parcours de tables, il est prfrable de la placer dans une
fonction afin de pouvoir la rutiliser sans problmes.
La photothque
Aujourdhui, des catalogues (impression de toutes les photos sous forme de "planche-
contact") de certains des CD ont t imprims afin de permettre de visualiser plus
rapidement leur contenu. Cependant, lorsquune personne souhaite trouver une
photo, elle est oblige de parcourir tous les catalogues ou au moins toutes les pho-
tos dun catalogue.
Il est donc impratif pour VAL de mettre en place un systme dindexation de pho-
tos afin de faire face au nombre grandissant dimages numriques et de permettre
de rellement tirer parti des avantages quil peut procurer.
La premire chose faire tait dtudier prcisment le besoin des utilisateurs
afin de dterminer quel type de logiciel devait tre utilis et quelles fonctionalits
taient indispensables.
Lindexation doit bien videment tre excute pour chaque photo individuel-
lement mais il est galement indispensable quil existe des fonctionnalits din-
dexation par lot pour acclrer la mise en place de la base et le rfrencement de
CD-Rom contenant des photos avec beaucoup de points communs (mme au-
teur, mme lieu, mme date, . . .)
Les recherches
Les recherches doivent pouvoir seffectuer sur les diffrents champs dindexation
(auteur, village, mot clef, date, . . .).
Les recherches doivent pouvoir tre gnrales (afin dobtenir un large panel de
choix) ou affines (afin de trouver un nombre restreint de photos).
Fonctionnalits envisages
Il est prfrable que linterface du logiciel soit en franais.
Le budget
Il ny a pour linstant aucune valuation du budget allou. En effet, la direction
souhaitait, avant de prendre toute dcision, prendre connaissance de mon travail
car personne navait dide prcise des besoins des utilisateurs et des cots que
pourait engendrer un tel projet.
Une fois cart ces logiciels, jai pu prsenter aux utilisateurs les diffrent types
de logiciels disponibles.
Cest ce moment que les utilisateurs se sont plus prcisment rendu compte de
leurs attentes quand ce logiciel et la faon dont il allait servir.
Trois personne sont principalement amenes se servir des photos et il est nces-
saire que la photothque soit accessible directement de leur poste de travail. Pour
tous les autres employs, lutilisation de photo nest quoccasionnelle et ncessite
souvent les conseils dune personne ayant des connaissances en ce qui concerne
les images numriques (formats ncessaires pour lutilisation sur internet, par un
imprimeur, envoie par e-mail, . . .). Il est donc prfrable que les utilisateurs occa-
sionnels (nayant reu lheure actuelle aucune formation concernant les images
numriques) naient accs qu un poste de consultation qui soit mis leur dis-
position dans une pice proche du service dition.
Suite cette explication et sachant que les trois utilisateurs principaux ont besoin
davoir accs trs rgulirement cette photothque, je me suis rendu compte
que les applications de type "client lger" (consultation par pages web) semble as-
sez peu adaptes. En effet, elles manquent souvent dergonomie et peuvent avoir
des temps de chargement assez long si le rseau est encombr, voire mme en-
combrer le rseau par le transfert de gros volumes de donnes.
Cest pourquoi je me suis plus particulirement intresse aux applications ayant
une architecture de type Client-Serveur.
On ma cependant demand vrifier si les logiciels permettaient galement une
consultation par page web car, mme si VAL ne dispose actuellement pas dun in-
tranet, sa cration permettrait un plus grand nombre de personne de consulter
la base de photos.
Jai tout dabord runi des informations prcises concernant ces application
Lidentit de lentreprise
Les clients cits en rfrence
Le prix des diffrentes versions et solutions proposes
Le support offert par lentreprise
Le type dinterfaces graphiques disponibles
Les formats des documents supports
Les techniques de configuration et de cration dune base
Le droulement de lacquisition et de la saisie
Les modes dindexation
Les possibilits de modification des images
Le moyen de stockage des donnes
Les recherches
Les fonctionnalits supplmentaires
La gestion des utilisateurs
En parallle de ces recherches, jai tent de me procurer ces logiciels (soit en ver-
sion complte, soit en version dvaluation - en fonction de leurs licences).
Cette utilisation relle, ma permis daffiner mon jugement sur les application, de
vrifier leur ergonomie et le nombre de leurs fonctionalits ainsi que de dtermi-
ner quels avantages et inconvnients ils pouvaient prsenter.
Grce cette phase, jai pu produire un rapport rassemblant toutes les informa-
tions que javais rcoltes sur les logiciels ainsi que mon impression sur chacun
deux ((voir Annexe D, la page 56).
Finalement, il est ressorti de cette tude que quatre logiciels paraissaient plus par-
ticulirement adapts lutilisation quallait en faire VAL (Ajaris, Cindoc, Alexan-
drie et Cumulus). Malheureusement les demandes de version dvaluation faites
auprs de certains diteurs navaient toujours pas donn suite (certainement parce
que ces demandes ont t ralises fin juillet - moment ou lactivit dans les en-
treprises est trs souvent rduite). De plus la personne responsable de ce projet
tait en vacances durant les dernires semaines de mon stage et elle na donc pas
pu prendreconnaissance de lensemble de mon travail avant de partir. Ceci im-
plique donc que la dcision concernant le choix du logiciel est report dbut
septembre.
Je penses quil faut compter au minimum 30 secondes pour chaque photo (en
effectuant une indexation rapide par lot et quasiment aucune description de la
photo). Le nombre de photo tant actuellement approximativement de 25 000 ,
il faut compter au minimum 6 7 semaines dune personne plein temps pour
indexer toutes les photos de faon minimale.
Par la suite, il faut prvoir, rgulirement, du temps afin dintgrer les nouvelles
images et de les rfrencer de faon prcise.
A Histoire 29
B Organigramme 31
E Bookmarks 61
Histoire
A.1.2 1969
Naissance lgale de lassociation le 24 janvier (parution au Journal Officiel)
A.1.3 1977
Elle reoit lagrment du Secrtaire dtat au Tourisme (n 77085 devenu depuis
n AG 63 95 007) comme gestionnaire de villages de vacances.
A.2.2 1980-1985
Lassociation diversifie ses destinations : Gard (1979), Aude (1980) et Aveyron (1983).
Lassociation prend en gestion deux villages de vacances sur le littoral : les Sables
dOlonne (Vende) et le Barcars (Pyrnes-Orientales).
A.3.2 1990
VAL participe lorganisation de la Semaine Europenne du Tourisme dEspace
en Juin Clermont-Ferrand. Cet vnement se prolonge par le FESTI VAL Europe
au Super-Lioran (Cantal), runissant plus de 10 000 personnes.
A.4.2 1994
Le 25me anniversaire de VAL est loccasion dorganiser un congrs Clermont-
Ferrand qui a pour thme : largir la voie du tourisme despaces.
A.4.3 1999
VAL fte ses 30 ans Parent (Puy-de-Dme) sur le thme : VAL, le territoire et le
social : quels partenariats en lan 2000
Organigramme
Manuel utilisateur de
lapplication de gestion des stocks
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Table des Matires
1 FONCTIONS GNRALES LENSEMBLE DE LAPPLICATION..........................3
1.1 ICNES DE LA BARRE DE NAVIGATION........................................................................................ 3
1.1.1 Navigation dans lapplication................................................................................... 3
1.1.2 Navigation dans les enregistrements......................................................................... 3
1.1.3 Ajout/Suppression denregistrements........................................................................ 3
1.1.4 Validation.................................................................................................................. 4
1.2 ICNES DENVOIE DE MAIL.......................................................................................................4
1.3 ICNES DOUVERTURE DTATS................................................................................................ 4
1.4 LES LISTES DROULANTES........................................................................................................4
1.5 FONCTION DACCS RAPIDE..................................................................................................... 5
1.6 NOUVEL ENREGISTREMENT DANS UN CRAN................................................................................5
2 MENUS................................................................................................................................... 6
2.1 MENU PRINCIPAL................................................................................................................... 6
2.2 MENU DES FONCTIONS DUTILISATION COURANTES.......................................................................7
2.3 MENU DES FONCTIONS DE CONFIGURATION................................................................................. 8
2.4 MENU DES FONCTIONS DADMINISTRATION................................................................................. 9
3 FONCTIONS DUTILISATION COURANTES.............................................................. 10
3.1 NOUVELLE COMMANDE VILLAGE............................................................................................. 10
3.2 NOUVELLE LIVRAISON FOURNISSEUR........................................................................................11
3.3 MISE JOUR ARTICLE...........................................................................................................12
3.4 MISE JOUR FOURNISSEUR....................................................................................................13
3.5 MISE JOUR DESTINATION.................................................................................................... 14
3.6 MISE JOUR DES STOCKS......................................................................................................15
3.7 EDITION DUN RCAPITULATIF COMPTA.................................................................................... 16
3.8 R-DITION DUNE FACTURE VILLAGE......................................................................................17
3.9 EDITION DUN INVENTAIRE.................................................................................................... 17
3.10 EDITION DE LA LISTE DES PRODUITS...................................................................................... 18
3.11 EDITION DU BNFICE ANNUEL EFFECTU PAR PRODUIT ............................................................18
3.12 EDITION DU CHIFFRE DAFFAIRE AVEC UN FOURNISSEUR............................................................19
4 FONCTIONS DE CONFIGURATION..............................................................................19
4.1 MODIFICATION DES DATES DALERTE DE CHANGEMENT DE SAISON................................................19
4.2 MODIFICATION DES CONDITIONS DE RGLEMENT........................................................................ 20
4.3 MODIFICATION DES FAMILLES DE PRODUIT................................................................................20
5 FONCTIONS DADMINISTRATION.............................................................................. 21
5.1 MODIFICATION DES COMMANDES............................................................................................ 21
5.2 MODIFICATION DES STOCKS................................................................................................... 22
5.3 MODIFICATIONS DES RCAPITULATIFS POUR LA COMPTABILIT......................................................22
5.4 PURGES DE LA BASE............................................................................................................. 23
5.5 AUTRE FONCTIONNALIT UTILE LADMINISTRATION................................................................. 23
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1 Fonctions gnrales lensemble de
lapplication
1.1 Icnes de la barre de navigation
Dans toute lapplication, en bas de lcran, se trouve les icnes permettant la navigation.
Selon lcran dans lequel on se trouve, certaines de ces icnes ne seront pas affiches car la
fonctionnalit correspondante nest alors pas disponible.
Remarque : la barre de navigation utilisant les mmes icnes dans toute lapplication en
napportant pas dinformations supplmentaires, je lai supprime dans toutes les captures
dcran qui vont suivre.
Quitter lapplication
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Supprimer un enregistrement.
NB : Dans certains crans, la suppression denregistrements nest pas possible car il est
ncessaire, pour le bon fonctionnement de lapplication de conserver les enregistrements
mme sils ne sont plus utiliss (par exemple, produits, fournisseur, )
1.1.4 Validation
Valide laction en cours. Par exemple, valide une commande ou une livraison (ou
enregistre les modifications dans les crans dadministration)
Visualisation lcran de type "aperu avant impression". Il peut ensuite tre ferm
aprs avoir t ou non imprim.
Envoie ltat par mail (la fentre denvoie du mail reste ouverte pour permettre sa
modification par lutilisateur avant lenvoie)
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La seconde possibilit est de taper au clavier les premires lettres du nom, lapplication
propose le premier enregistrement qui correspond. Il suffit alors de taper la touche "entre"
pour choisir lenregistrement propos. Par exemple, dans le choix de produit, lorsquon tape la
lettre "p", lenregistrement "Parapluie grand golf" est propos.
Il permet daccder directement un enregistrement sans devoir passer par les flches de
navigation. Son fonctionnement est le mme que celui des autres listes droulantes.
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2 Menus
2.1 Menu principal
Cest le menu qui apparat lorsquon ouvre lapplication. Cest partir de lui quon peut
atteindre toutes les parties de lapplication :
Nouvelle commande dun village (cf. 3.1 page 10)
Nouvelle livraison dun fournisseur (cf. 3.2 page 11)
Les fonctions dutilisation courantes (cf. 2.2 page 7)
Les fonctions de configuration (cf. 2.3 page 8)
Les fonctions dadministration (cf. 2.4 page 9)
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2.2 Menu des fonctions dutilisation courantes
Cest le menu qui regroupe toutes les fonctions dont besoin "couramment" lutilisateur.
On peut y trouver laccs vers les crans suivants :
La saisie dune nouvelle commande dun village (cf. 3.1 page 10)
La saisie dun nouvelle livraison dun fournisseur (cf. 3.2 page 11)
La mise jour / lajout darticles (cf. 3.3 page 12)
La mise jour / lajout de fournisseurs (cf. 3.4 page 13)
La mise jour / lajout de destinations - villages ou sige (cf. 3.5 page 14)
La mise jour des stocks aprs inventaire (cf. 3.6 page 15)
Ldition du rcapitulatif pour la comptabilit (cf. 3.7 page 16)
La r-dition dune facture de commande village (cf. 3.8 page 17)
Ldition dune fiche permettant linventaire (cf. 3.9 page 17)
Ldition de la liste des produits disponibles (cf. 3.10 page 18)
Ldition du bnfice annuel (cf. 3.11 page 18)
Ldition du chiffre daffaire ralis avec les fournisseurs (cf. 3.12 page 19)
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2.3 Menu des fonctions de configuration
Le menu de configuration permet daccder des fonctionnalits qui ne seront utilises que
trs ponctuellement :
La modification des dates dalerte de changement de saison (cf. 4.1 page 19)
La modification des conditions de rglement (cf. 4.2 page 20)
La modification des familles de produit (cf. 4.3 page 20)
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2.4 Menu des fonctions dadministration
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3 Fonctions dutilisation courantes
3.1 Nouvelle commande village
Remarques :
Une fois quune commande est valide, elle ne se trouve plus dans cet cran car elle nest plus
modifiable (notamment car les stocks ont dj t modifis et la facture cre)
Tant quune commande est prsente dans cet cran, elle peut tre modifie ou supprime sans
incidence sur le reste de lapplication.
Pour quune commande puisse tre valide, la quantit des produits commands doit tre
infrieure ou gale la quantit en stock thorique.
La date de commande qui apparatra sur la facture sera la date de validation (en effet, mme
une commande prpare longtemps lavance utilise les prix et les stocks de la date de sa
validation).
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3.2 Nouvelle livraison fournisseur
Remarques :
Tant quelles sont encore visibles dans cet cran, les livraisons ne sont pas valides et elles ne
sont pas rpercutes dans le stock.
Tant quune livraison est prsente dans cet cran, elle peut tre modifie ou supprime sans
incidence sur le reste de lapplication.
Chaque produit ne peut tre prsent quune fois par commande.
Le prix indiqu lors de la livraison est celui qui va tre utilis pour la facturation aux villages,
il est donc important de le saisir.
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3.3 Mise jour article
Attention : une fois quun article est cre et utilis, il ne faut plus modifier sa famille (en effet,
cela pourrait nuire certaines fonctions de lapplication telles que les rcapitulatifs pour la
comptabilit ou la r-dition de factures).
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3.4 Mise jour fournisseur
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3.5 Mise jour destination
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3.6 Mise jour des stocks
Cet cran permet de modifier manuellement ltat des stocks (principalement utile aprs un
inventaire).
Il faut tout dabord se placer (soit avec les flches de navigation soit avec la liste droulante
de slection) sur larticle dont on souhaite rectifier le stock.
Ensuite, soit on dcide dentrer au clavier une nouvelle quantit grce la zone "Modifier la
quantit en stock" et le bouton de validation, soit on dcide de modifier la quantit par une
unit grce aux bouton + et -.
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3.7 Edition dun rcapitulatif compta
Remarque :
Lorsquun rcapitulatif a dj t dit (mme sil ne sagit que dun "aperu lcran"), le
rcapitulatif est considr comme dj dit : le message dalerte sur le menu principal
napparatra donc plus.
Pour voir la date de fin de la saison prcdente, il suffit dafficher les rcapitulatifs dj
imprims.
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3.8 R-dition dune facture village
Cet cran permet de lancer laperu ou limpression de deux types de feuilles d'inventaires :
Une contenant la liste de tous les produit avec leur quantit thorique en stock et destine
servir lors d'un inventaire.
Une contenant la liste value des produits en stock destin la comptabilit en fin d'anne.
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3.10 Edition de la liste des produits
Cet cran permet de lancer ldition (aperu, impression ou mail) de la liste des produits
actuellement disponibles (dont la case "dispo" est coche et mme si leur quantit en stock est
actuellement 0). Loption denvoie par mail permet denvoyer au format rtf (lisible par word)
la liste tous les villages possdant une adresse e-mail.
Cet cran permet ldition du bnfice annuel (pour une anne dfinie et dont les commandes
sont encore prsentes dans lapplication) pour chaque produit.
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3.12 Edition du chiffre daffaire avec un fournisseur
Cet cran permet de lancer ldition (aperu, impression) du chiffre daffaire ralis avec les
fournisseurs. Cette dition peut se faire soit pour tous les fournisseurs pour une anne prcise
soit pour toutes les annes pour un fournisseur prcis.
4 Fonctions de configuration
4.1 Modification des dates dalerte de changement de saison
Cet cran permet de configurer la date aprs laquelle une alerte est affiche sur le menu
principal si le rcapitulatif de fin de saison pour la comptabilit na pas t dit.
Il faut saisir sparment le jour et le mois (par exemple 30 et 6 pour une alerte aprs le 30
juin).
Remarque : Cette alerte ne sera affiche que si le rcapitulatif en question na jamais t dit
(mme sil na jamais t imprim).
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4.2 Modification des conditions de rglement
Cet cran permet de modifier la liste des conditions de rglement possibles (afin dacclrer
leur saisie pour les fiches fournisseur)
Cet cran permet de dfinir les diffrentes familles de produit et de spcifier si les produits de
cette famille peuvent tre vendus ou non.
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5 Fonctions dadministration
5.1 Modification des commandes
Cet cran permet de modifier les commandes existantes. Ceci doit tre utilis avec la plus
grande prudence car les modifications peuvent avoir des consquences sur les r-ditions de
factures et de rcapitulatifs compta.
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5.2 Modification des stocks
Cet cran permet de modifier les enregistrements de stock qui sont identifis par lensemble
"produit / fournisseur / prix".
Cet cran permet de modifier les enregistrements concernant les dates ddition effectives des
rcapitulatifs compta.
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5.4 Purges de la base
La purge des stocks produits dont la quantit est 0 depuis plus dun an : Les enregistrement
de stock (identifis par lensemble "produit / fournisseur / prix")dont le stock est 0 et dont la
dernire livraison remonte plus d1 an sont supprims.
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Annexe D
Par mail, ils annoncent quil vont faire la photothque de la mairie de Clermont-Ferrand en
septembre 2003.
1.3.1 Prix
Ajaris Pro Monoposte : 2 120
Ajaris Pro Client/Serveur 2 accs : 4 240
Ajaris Pro Client/Serveur de 1 4 accs supplmentaire : 1 175
Ajaris Web : 4 500
Ajaris Player : 750
1.3.2 Support
Tous types de supports :
Audit du fonds iconographique
Analyse documentaire
Conception de pages WEB
Formation
Reprise de bases existantes
Accompagnement du gestionnaire de la base
Assistance technique
1.3.5 Autres
Gestion de plusieurs langues
1.4.4 Autres
Rcupration de bases existantes par Orkis
Niveau hirarchique dans la base
1.6 Lindexation
Indexation par lots, par mots cls, termes associs...
Utilisation dun thsaurus
Mots cls dans la liste ou saisie au clavier
. Vrificateur d'orthographe
Dictionnaire en arborescence
Liste d'index
Possibilit dassocier des fichiers de tous types (txt, xls, pdf,html..)
2 types de fiches :
- Fiche thmatique lie au thme
- Fiche document (avec 35 rubriques modifiables)
Diaporama automatique
Diffrents niveau de zoom
Bookmarks
E.1 newsgroup
E.1.1 Lapplication de gestion des stocks
comp.databases.ms-access
microsoft.public.fr.access
microsoft.public.fr.vb
E.1.2 La phototque
fr.rec.photo
fr.rec.photo.pratique
fr.rec.photo.numerique
E.1.3 Le rapport
fr.comp.text.tex
comp.text.tex
E.2 sites
E.2.1 Lapplication de gestion des stocks
Site Access de Microsoft
Support Acces 2000 :
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;FR;F203345
MSDN France :
http://www.microsoft.com/france/msdn/
Forum expert-exchange :
http://www.experts-exchange.com/Databases/MS_Access/
E.2.2 La photothque
Documentation relative aux photothques
Site de lADBS (Association des professionnels de linformation et de la documen-
tation) :
http://www.adbs.fr/site/
PHPMyBibli :
http://www.jesuislibre.org/applications/Bases_de_Donnees/Divers/PhpMyBibli.php3
Imgseek :
http://imgseek.sourceforge.net/
PhpWebGallery :
http://www.z0rglub.com/phpwebgallery/fre/index.php
phpGraphy :
http://phpgraphy.sourceforge.net/
Zope Photo :
http://zope.org/Members/rbickers/Photo/view
PhotoArch :
http://sourceforge.net/projects/photoarch
JPhotar :
http://sourceforge.net/projects/jphotar/
Xnview :
http://www.xzeos.net/
MyAlbum :
http://pmeindre.free.fr/MyAlbumFr.html
iPhoto :
http://www.apple.com/fr/iphoto/organize.html
CinDoc :
http://www.cindoc.fr/cindoc.asp
Alexandrie :
http://www.gbconcept.com/
Gesco :
http://www.gesco.fr/fr/Index.htm
Armadillo :
http://www.armadillo.fr/
AccessPhoto :
http://www.netrover.com/%7Ehames/AccessPhoto.html
Cumulus :
http://www.canto-france.fr/
Ajaris :
http://www.orkis.com/Fr_Default.htm