OCMlffîSICN SG(88) D/4711

DES ι ме ι ς сгияйР

SBCREIARIAT GENERAL

CREATION
D ' U N SYSTEME INFORMATISE
INTERINSTITUTIONNEL
SUR LA PROCEDURE L E G I S L A T I V E

VBîSICN 1
18/4/88

Adresse provisoire : Tel: Ligne Directe : 23 Telex COMEU θ 21877

Rue de Ια Lol 200 Standord : 235 11 Π Adresse U K g r a p h l q u e : COME UR Bruxelles
Β - 1049 Bruxelles : 236 11 11
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SOMMAIRE

1. Introduction p. 3
2. Couverture du système p. 4
3. Contraintes à respecter p. 5
4. Solution retenue p. 6
5. Calendrier p. 7
6. Budget p. 7

Annexe
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1. INTRODUCTION

Dès Le début des travaux du groupe sur La mise en oeuvre de L'Acte unique
européen - sous La présidence de M. NEUNREITHER - réunissant Les secréta-
riats généraux du ParLement européen, du ConseiL et de La Commission, il
a été suggéré de mettre en pLace un dispositif administratif adéquat,
moderne et interinstitutionneL pour connaître à tout moment L'état
d'avancement des dossiers visés par La procédure de coopération et
respecter Les déLais parfois serrés qu'eLLe prévoit.

Un premier groupe de travai L a été chargé de réfLéchir aux principes qui

pourraient guider La création du système et de dresser un premier inven-
taire des données non internes que Les institutions seraient disposées à
mettre à La disposition des autres institutions par Le biais du système
informatique.

Le groupe présidé par M. NEUNREITHER a décide Le 8 octobre 1987 de

transmettre son rapport au Comité interinstitutionneL de L'informatique
en priant ce dernier d'examiner ses propositions et de Lui formuler un
avi s.

La recommandation du Comité interinstitutionnel de L'informatique,

transmise au groupe présidé par M. NEUNREITHER le 13 janvier 1988,
enumere les conditions nécessaires pour que le projet, dont l'importance
politique est souLignée, aboutisse. Parmi ceLLes-ci :

- création d'un comité interinstitutionnel des utilisateurs ;

- nomination par ce comité d'un chef de projet unique >
- préférence marquée pour un système réellement interinstitutionnel qui
ne serait pas limité à un échange de données entre bases existantes.

Le comité des utilisateurs dont La création était recommandée par le

Comité interinstitutionneL de l'informatique s'est réuni pour la première
fois Le 2 mars 1988. IL était composé de M. BOKANOWSKI pour le ParLement
européen, de M. CIAVARINI AZZI pour la Commission et de M. GASTALDI pour
le Conseil. Il a pris connaissance de La lettre que Lord PLUMB a adressée
au Président du Conseil et au Président de la Commission sur la question.
Partageant les vues de Lord PLUMB, iL est convenu de recommander au
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groupe présidé par M. NEUNREITHER la création d'un outil

interinstitutionnel de production et de gestion limité, au moins dans un
premier temps, aux données essentielles de toute la procédure législative
(et pas seulement de la procédure de coopération). Ses caractéristiques
particulières feront qu'il n'impliquera pas l'abandon des bases
existantes. La création de celui-ci est prévue pour l'automne de cette
année. Son accès sera réservé aux services administratifs des
institutions.

La préanalyse est en cours de finalisation et elle sera présentée au

groupe présidé par M. NEUNREITHER à sa séance de mai 1988 (probablement
le 11 mai 1988).

La création d'une base de diffusion est envisagée également mais elle ne

bénéficie pas de la priorité demandée pour la base de production : sa
réalisation est souhaitée avant la prochaine législature. Cette deuxième
phase incluera progressivement et en fonction des priorités les aspects
de diffusion et de base documentaire. Elle intégrera les aspects traite-
ment de textes, courrier électronique et multilinguisme.

Le schéma en ANNEXE représente l'ensemble du projet. La première phase

est limitée au contenu du carré dans la partie gauche.

La Commission est prête à assurer la coordination et la construction de

la première phase du projet. Le Parlement européen se propose d'assurer
le leadership de la deuxième phase.

2. COUVERTURE DU SYSTEHE

Les institutions sont donc convenues de limiter actuellement le projet à

la création d'un système de gestion qui couvrira les données essentielles
des propositions soumises tant à la procédure de coopération, qu'à celle
de la consultation ou à celle de l'avis conforme.
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On y trouvera :

- les données d'identification des différents documents (titre et

caractéristiques de la proposition, des amendements du Parlement, de la
position commune...)
- les données qui se réfèrent aux différentes phases de procédure (une
sorte d'extrait de protocole)
- les délai s prévus pour les phases principales et (à titre indicatif),
pour chaque phase.

Les informations gérées permettront la création périodique de tableaux de

bord sur la situation existante dans les trois institutions. Elles
permettront en outre une évaluation de la charge de travail, en vue de
préparer les réunions des organes des trois institutions (commissions
parlementaires, séances plénières, différents conseils,...).

CONTRAINTES A RESPECTER

Le projet est chargé d'une grande signification politique puisqu'il

permettra de gérer entre les institutions et en commun la procédure
législative.

Le sens de cette démarche doit prendre le pas sur les difficultés techni-
ques inhérentes qu'un tel projet peut engendrer.

La solution technique proposée tient compte des contraintes suivantes :

- respect du délai souhaité par les institutions

- obligation du maintien des systèmes existants
- actualisation et fiabilité requises
- le souci de rationaliser l'encodage
- la volonté de restreindre l'accès du système aux services
administratifs concernés
- le coût minimal
- le respect de l'architecture informatique des institutions et des
développements en cours (DAS, IDS,...).
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4. SOLUTION RETENUE

Au terme des réunions du Comité des utilisateurs et du groupe technique,

la solution retenue s'articule comme suit :

4.1. Processus d'alimentation

Un mode d'alimentation combinant à la fois la saisie directe à partir

d'écrans localisés dans chaque institution et l'alimentation par
extraction d'informations des bases de production des institutions a
été retenu. L'alimentation dés bases de production des institutions à
partir de la base de gestion interinstitutionnelle a également été
retenue.

4.2. Logiciel utilisé

La fréquence d'actualisation souhaitée ainsi que le souci de mettre

l'accent sur des fonctionnalités de gestion ont exclu un logiciel
documentaire. Le logiciel ORACLE est proposé pour la base de gestion
interinstitutionnelle (l'étude de faisabilité confirmera cette
proposition).

Pour les échanges entre la base de gestion interinstitutionnelle et

les bases de production des institutions, le produit MFTS sera
utilisé. Le format des échanges reste à préciser.

4.3. Ordinateur utilisé

La base de gestion interinstitutionnelle sera développée sur

ordinateur NCR TOWER 32 sous UNIX, localisé au centre de calcul de la
Commission.
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5. CALENDRIER

Le caLendrier souhaité est Le suivant :

1ère phase :

Les fonctions vitales c'est-à-dire La saisie centralisée et les

transferts automatiques avec La base de production du Parlement européen
(étant donné la saisie totalement décentralisée de la base de production
du Parlement européen) devraient être opérationnelles en automne 1988.

Les transferts automatiques avec les bases de production des autres

institutions ne présentent pas Le même caractère prioritaire.

2ème phase :

Le souhait exprimé est que Les premiers résultats du système puissent

être attendus pour le début de La nouvelle Législature parlementaire
(juin-septembre 1989).

6. BUDGET

La présente demande de budget concerne uniquement La première phase du

projet, c'est-à-dire La création d'une base de gestion
interinstitutionnelle portant sur toute la procédure législative et
permettant d'échanger des données avec Les bases de production existantes
dans les institutions (Le Parlement européen se propose d'introduire dans
les meilleurs délais une proposition de budget pour La 2ème phase).

L'estimation de budget est établie sur La base des premières estimations

qui se dégagent de la préanalyse et en supposant qu'un fonctionnaire A
coûte 500 ECUS/jour et un fonctionnaire В coûte 350 ECUS/jour.
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L'intervention de INSIS est demandée, pour La direction de L'informatique

de La Commission, pour Les postes :

Poste Type de Durée Coût

fonctionnai re (jours) (KECUS)

Etude de faisabiLité A 30 15

Const ruction
. création de La base A 45 22,5
saisie centraLisée
édition des rapports В 110 38,5

. transferts automatiques A 120 60

(par institution : В 300 105
40 jours niv. A
100 jours nív. В)

Mateři eL
Un ordinateur NCR 32 sous
UNIX avec Les LogicieLs
ORACLE, MFTS et équipé
de 6 imprimantes Laser
(2 par institution)
et de 7 écrans (2 par
institution + La consoLe). •_ 120

TOTAL 361

Les coûts de maintenance de L'appLication, de support aux utiLisateurs,

de gestion de L'ordinateur et d'expLoitation de L'appLication seront pris
en charge par Les institutions.
 SAISIE FACULTATIVE RECHERCHE

(*) L ' a l i m e n t a t i o n de La n o u v e l l e
base commune á p a r t i r des bases
e x i s t a n t e s est f a c u l t a t i v e .

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BUREAUTIQUE P . E . BUREAUTIQUE CONSEIL BUREAUTIQUE COMMISSION

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ļ COURRIER ELECTRONIQUE į TRANSFERT DE FICHIERS ļ