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Trava

ail collab
boratif / c2i Mars 2009
9

Orga
aniser un
u espace de tr
ravail collabor
c ratif
Google Doc
cs & Go
oogle Appps

Olivier Mondet
nformatiqu
http://in ue.unidenttified-one.net

A. Plate
eforme de travail collaborattif
« Une platteforme de e travail co
ollaboratif est
e un espa ace de trav
vail en com
mmun avec c des outils
s
virtuels. Les
L outils sont
s mis à la disposition des différents
d a
acteurs d’u
un projet sur
s un sitee
Internet qui héberge leurs trava aux. »
er Mondet, revue
Cf. Olivie r « Eco
onomie & M Managemen nt » n°127.

Le travail collaboratiff n’est pas une nouveauté dans nos pratiqu ues puisqu’il existe de nombreux
x
exemples de séquen nces, d’exe ercices, de projets co onçus et ré éalisés à p
plusieurs. Le
L mediumm
Internet permet de fa aciliter cettte collabora
ation et de l’étendre aux élèves c
chez-eux.

entes formes du trav


Les différe vail collaboratif, telles
s que nous s pouvons les mettre e en place,,
sont :
- la mutualisatio
m on des ageendas ;
- la planification
p n des tâche
es, le contrô
ôle des réalisations, le
e bilan des actions ;
- la gestion
g de documents
d s.

D’une mannière générale toute l’organisation du flux x de travaill (workflow


w) est « ma
aintenant »
possible grâce
g aux plateforme es informa atiques. Le
es entreprises utilisent massiveement ces s
nouveaux outils afin de rationna
aliser la ges
stion de production.

Avec nos élèves nou us pouvons donc orga aniser notre


e année sco olaire en p
partageant un agendaa
commun (cours,
( dev
voirs, événements...) ; nous pou uvons suivre l’avancé ée de leurs
s études ett
projets ; le
eur permetttre de prod
duire des re
essources à plusieurs mains.

Il ne faut pas confon ndre platefoorme de traavail collab


boratif et mise
m à dispo
osition des ressources s
documenta aires. La mise à disposition de d ressourrces se fait avec de es sources s finalisées
s
destinées aux utilisa ateurs dans leur déc couverte de e conceptss ou d’outils. La platteforme de e
travail colllaboratif se
e situe en amont
a ou parallèleme
p nt à la mise à disposiition de res
ssources. Ill
s’agit dans s ce cas dee concevoirr des docum ments, de planifier de es événeme ents et d’een suivre la
a
réalisation
n ; c’est ce travail colla
aboratif qui nous intérresse dans ce chapitre
e.

Il existe plusieurs types de plateforme es de trav vail collabo


oratif suiva
ant les bu
udgets, les
s
compétenc ces et le temps dont les équipes disposent.

La plupartt des soluttions demandent à êttre placées


s sur un se
erveur web
b. Un serve
eur web se
e
trouve ch hez un hé ébergeur ouo sur les serveurs
s de votrre réseau local (à voir avecc
l’administrrateur de votre établis
ssement).

travail colla
aboratif sur Googledocs.d
G docx pag
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Je ne citerai que quelques exemples :

Instal-
Héber- Héber-
lation
gement gement
Nom Site sur des Licence
chez chez un
serveurs
l’éditeur hébergeur
locaux

Agora Project www.agora-project.net gratuit ☺ ☺ gratuite


eGroupWare www.egroupware.org ☺ ☺ gratuite
Mayetic www.mayetic.fr payant ☺ payante
QuickPlace www.ibm.com ☺ payante
Ovidentia fr.ovidentia.org ☺ ☺ gratuite
Prométhée promethee.eu.org ☺ ☺ gratuite

Toutes ces solutions sont très performantes et nécessitent un apprentissage parfois long quand
on a passé le stade de l’installation.

B. Google documents
Une solution à moindre coût pourrait être de choisir la plateforme proposée par Google. Cela
nécessite un accès Internet et un navigateur.

Début 2007 Google a fait une action historique lorsqu’il a mis en place son traitement de texte
en ligne, puis sont tableur en ligne et enfin sont logiciel de PréAO en ligne. L’idée n’est pas
nouvelle, cela fait longtemps que l’on prévoit de déporter toutes les applications bureautiques
des entreprises sur des plateformes externalisées.
Ainsi les différents acteurs de l’entreprise travailleront sur des « clients légers » connectés via
Internet à des serveurs en ligne qui offriront tous les outils applicatifs possibles (dont les
applications bureautiques). Fini la crainte des virus, des pertes de données, de la sauvegarde
automatique, des coûts d’acquisition des différents niveaux de logiciels…
Microsoft suit le mouvement avec une solution Office en ligne que nous détaillerons en fin de
document, mais cela n’arrive pas à la cheville de ce que fait Google.

Avec Google documents (on dit « googledocs ») on peut donc à la fois travailler sur ses textes,
tableaux et présentations de diaporama, gérer son agenda, son bloc-notes en ligne et tout ça
de façon collaborative. Un formulaire en ligne permet de réaliser des petites enquêtes. Qu’on
ne s’y trompe pas, il ne s’agit pas de « vendre » un produit Google au travers de ce document
mais simplement de mettre en avant une solution simple, gratuite et performante.

B.1. Création d’un compte googledocs

Afin d’accéder aux services de Google il faut posséder (gratuit) un compte de courriel Gmail
(obligatoire). La création d’un compte Gmail se fait ici : http://gmail.com

Pour les établissements, Google propose des solutions intégrées (googleApps) pour la gestion
des élèves et de leurs documents : http://www.google.com/a/edu/?hl=fr (cette formule
gratuite impose tout de même de disposer d’un domaine.

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Une fois son compte de messagerie créé on accède - à partir de sa boîte aux lettres – aux
documents :
Agenda personnel
ou mutualisé.
Accéder à Google
Documents.

Lors du premier accès il faudra s’inscrire à ce service (gratuit), l’accès est immédiat par la
suite.

B.2. Gérer ses documents

L’interface de gestion documentaire, bien que dans sa version beta, est simple et intuitive.
On peut d’emblé créer :
• Un document texte ;
• Une feuille de calcul ;
• Un diaporama de présentation ;
• Un formulaire en ligne.

Documents.
Documents récents et
noms des collaborateurs
ou lecteurs.

Arborescence des
dossiers.

L’interface permet de gérer ses documents :


- création,
- suppression,
- partage,
- arborescence…
comme une sorte de bureau virtuel.

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ments sont représentés selon dive
Les docum ers critères
s:
- L’appartenanc ce (indique le créateurr-propriétaire du docuument) ;
- L’éttat (suivis, masqué, supprimé)
s ;
- L’arborescenc ce (les doss
siers sont crréés selon votre proprre organisa
ation) ;
- Le type (texte e, tableau…
…) ;
- Less collaboratteurs (avec qui on parrtage les do ocuments).

Exe
emple d’un
n tableau.

On remarq que une innterface de tableur av vec toutes les fonctioonnalités usuelles que
e l’on peutt
attendre de
d cet outil.. Cette inte
erface (ici dans sa vers sion de mars 2009) a subit de nombreuses s
modificatio
ons et prés
sente à prés sent une ba arre d’outils
s graphique
es et des m
menus détaiillés.

s formules les plus usuelles son


Toutes les nt impléme
entées (som
mme, moyenne…) ain
nsi que les
s
formules scientifique
s s, financièrres et statis
stiques.

Le menu Fichier
F donne accès à l’historiqu ue des révis
sions qui permet
p de rrevenir à une
u version
n
antérieure
e du tableau
u et voir l’h
historique des
d modifica ations.

ons figurentt en surbrillance et l’o


Les révisio on peut cho
oisir de réta
ablir une ve
ersion partic
culière.

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Autre exemple :

Suivi des stagiaires partagé avec les enseignants (collaborateurs) et les étudiants (lecteurs).

L’exportation est possible aux formats (PDF, CSV, XLS, OOo…) :

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Exe
emple d’un
n texte.

ne fois l’inte
Encore un erface est classique, en tant quue créateurr ou collaborateur au documentt
vous pouv
vez intervennir seul ou à plusieurs
s sur ce doc
cument, sim
multanémen nt ou pas.

Le menu Fichier
F donne accès à l’historiqu ue des révissions qui permet
p de rrevenir à une
u version
n
antérieure
e du texte et
e voir l’histtorique des
s modificatio
ons.

Il faut égaalement pré


éciser que :
- l’en
nregistremeent est auto
omatique,
- l’im
mpression est
e paraméttrable suiva ant votre im
mprimante locale,
- l’ex
xportation est
e possible e en : PDF, OOo, DOC C, RTF, TXT, HTML, XM
ML.

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B.3. Parta
ager ses docume
ents

es outils en ligne sontt tout à faitt convainca


Si déjà ce ants pour un
u usage p privé, la possibilité de
e
les partage
er et de collaborer sur un même e support deevient un atout
a supplé
émentaire.

ocument po
Chaque do ossède un onglet
o sur le côté droit pour renddre ce docu
ument publiic :
- Partager aveec d’autres utilisateurss qu’ils aien
nt ou pas un compte GGmail ;
- Publier ce do
ocument à tout
t le monnde ;
- Disscuter en ligne du document.

x
Tableaux Textes

Parrtage d’un document.

Pour partaager un doc cument :


- On peut choisir que le e destinataaire sera un
u collaborrateur au document,, il pourra a
mo odifier le do
ocument ;
- On peut rendrre le destin nataire lecteur du doccument, il ne
n pourra q
que lire et discuter
d en
n
ne du docum
lign ment ;
- Si on a consttruit un formulaire on n peut faire
e de sorte que le destinataire co
omplète cee
formulaire en ligne via un courriel ou
o via un lien.

Si le ‘répe ste des contacts) du compte Gmail


ertoire’ (lis G est complété
c o
on pourra choisir les
s
destinatairres par leurr nom ou par groupe, sinon il fau
udra entrerr l’adresse.

Rôle du collab
borateur.

Saisie
e des collaaborateurs
par le
eur nom ou u par leur
adressse email.

Autoriisations.

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Disc
cussion à propos d’un docum
ment.

Tous les collaborateu


urs et les le
ecteurs du document lorsqu’ils so
ont
connectés au même e moment, peuvent communiqu uer ensemble
oîte de dialo
via une bo ogue en ligne.

ment à l’éve
Parallèlem entuelle dis
scussion, lo
orsqu’ils so
ont connec
ctés
au même e momen nt, les collaborateu urs peuve ent voir les
modificatio
ons faites par
p les autrres.

Collaborateurs ou lec
cteurs en ligne et
couleur dee leur intervention dans le
document actif.

Discu
ussion en ligne.

Voirr les révisions d’un documentt.

Comme nous n l’avon


ns évoqué précédem mment, les documentts gardent l’historiquue de leurr
conception n, des mod difications effectuées dans le menu
m ‘Fichie
er/Historiqu
ue des rév
visions’. On
n
voit l’interrvention de chacun.

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B.4. L’agenda partagé

Les termes de partage et de mutualisation prennent toute leur mesure lorsque l’on parle de
plateforme collaborative.

Parallèlement aux documents il est possible de partager un agenda de classe à partir de


l’agenda d’un ou plusieurs collaborateurs.

Chaque compte Gmail donne accès à un agenda moyennant une inscription préalable à ce
service (gratuit).

On peut alors créer un agenda privé et un ou plusieurs agendas partagés avec d’autres
collaborateurs.

Agenda privé.

Agenda partagé.

Evénement de
l’agenda partagé.

Evénement partagé par


un collaborateur.

Un événement d’un agenda public comme privé peut donner lieu à des alertes personnalisées
par courriel, par SMS ou directement en ligne. Ces alertes sont programmables de quelques
jours avant l’événement à quelques minutes.

Lorsque l’on prévoit un événement avec des collaborateurs on peut partager l’événement avec
ceux-ci en ajoutant des invités. Ces invités s’ils acceptent de participer à l’événement auront le
créneau d’inscrit dans leur propre agenda. On peut personnaliser également les alertes
lorsqu’une invitation nous parvient.

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Chaque événement d’agenda dispose de nombreux renseignements, y compris la carte (Google
Map) du lieu de rendez-vous.

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L’agenda peut produire un planning hebdomadaire, mensuel…

L’impression est entièrement paramétrable.

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B.5. Encore plus loin avec les « Plus »

Toutes sortes de possibilités supplémentaires peuvent être utilisées à partir de son compte,
comme les albums photos en ligne, le bloc-notes en ligne…

Cela évolue sans cesse, par exemple en février 2009 est né Google Sites pour créer son site en
ligne via Google.

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C. Google Applications
Il est possible d’abonner son lycée à Google Applications version éducation. Ce service est
gratuit pour les établissements scolaires et permet :
- de gérer une messagerie d’établissement ;
- de créer des listes de diffusion ;
- de gérer un portail spécifique à l’établissement ;
- de gérer des agendas individuels et de groupe ;
- d’intégrer toutes les applications bureautiques GoogleDocs.

La seule contrainte, mais qui peut être gênante, est de disposer d’un domaine. Un domaine
coûte 6 euros si vous voulez vous en créer un, sinon il faut abandonner l’idée de Google
Applications.

Il suffit de s’inscrire sur le site : http://www.google.com/a/help/intl/fr/edu/index.html

Bandeau personnalisable

Eléments positionnables et
modifiables.

Exemple de portail avec Google Applications.

La page d’accueil du site est entièrement paramétrable et permet d’intégrer le logo du lycée,
et un habillage aux couleurs du lycée.

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Une interface de gestion vous permet d’accéder à toutes les fonctionnalités.

Tous les comptes sont accessibles sur une console, leur gestion est simple avec peu de
manipulations.

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D. Miicrosoftt Office
e Live Workspa
W ace

En saisisssant l’adre
esse « http p://officepoourlesenseig
gnants.fr » vous arrrivez sur le site de e
Microsoft permettant
p t d’obtenir une version gratuite d’Office 20007 et de s
s’inscrire à Office Live
e
Workspace e (http://w
workspace.o officelive.co
om/?cloc=frr-FR).

on est gratuite, l’utilis


L’inscriptio sation de l’’espace l’es
st égalemen
nt et cela a
avec n’importe quelle
e
adresse em mail (cela deviendra
d v
votre Office
e Live ID).

Une fois votre comptte créé, vou


us accédere ez à un esppace de tra
avail que vo
ous pourrez
z partager.
Des modè èles d’espac
ce existentt pour allerr plus vite et ne pas jongler manuellemen nt avec les
s
éléments paramétrab
p bles.

Espaces de travail.

Comme Gmail, les partages


p so
ont basés sur
s votre boîte
b email (si vous a
avez Hotma
ail) sinon ill
faudra enttrer manuellement voss collaboratteurs.

Microsoft distingue deux type es de collaaborateurs les ‘Edite


eurs’ et les ‘Observa
ateurs’ quii
rejoignentt ceux que nous conna
aissons via Google Docs.

endre à un traitementt de textes ou un tab


e il ne faut pas s’atte
Par contre bleur en ligne. En faitt
vous devrrez utiliser votre suitte Microsofft Office pe
ersonnelle avec une extension gratuite à
télécharge
er (appeléee mise à jour d’Office Live) qui permet d’e enregistrer sur votre espace
e voss
documents s Office. Un
U petit blooc-notes en n ligne perrmet de saaisir de pettits textes mais sanss
éclats.

Les fonctioonnalités de
d ce Work kplace perm mettent de partager desd documments Office
e, de créerr
des listes (sous forme de tablea
au), des listtes de tâches et d’évé
énements

Olivier Mo
ondet
http://in
nformatiqu
ue.unidenttified-one..net

travail colla
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