CARE RECRUTE

Seuls les dossiers de candidature qualifiés seront contactés.

Merci de déposer votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi au bureau de CARE
à l’adresse suivante :
92, Rue Grégoire, Pétion-Ville ou par email : htirecrutement.ps@care.org
Il est porté à la connaissance de tous que CARE ne passe par aucun intermédiaire pour recruter son personnel.
Méfiez-vous des gens qui vous feraient des propositions d’emploi en notre nom.
FY-21/0207- 0208

Assistant /e Coordonnateur des Achats (x1)

I. Objectif global

L’Assistant /e Coordonnateur des achats assure la gestion des dossiers des fournisseurs du
bureau pays et les outils administratifs relatifs aux achats : contrat, accord, document de
pouvoir de signature etc. Il/Elle assiste les officiers d’exécution des achats dans l’établissement
des contrats suivant la nature des biens ou services. Il /Elle assure la consolidation des
données de l’approvisionnement, produit un rapport intégral et en assure l’archivage. Il/Elle fait
également la liaison avec les bureaux de terrain.

II. Responsabilités et tâches :

Gestion des dossiers de fournisseur :
 Constituer un dossier pour chaque fournisseur ;
 Procéder à la vérification par rapport à l’aspect anti-terroriste;
 Assurer le suivi de performance de fournisseur avec les Officiers d’exécution des
achats;
 Préparer une demande de mise en liste du fournisseur auprès da la finance;
 Détenir et mettre à jour le dossier individuel de chaque fournisseur.

A. Etablir les engagements de dépenses :

 Faire l’analyse des offres reçues ;

 Valider les offres ainsi que la sélection avec le demandeur ;
 Emettre le bon de commande et/ou le contrat ;
 Faire approuver l’engagement par le coordinateur des Achats ;

B. Assurer le suivi et l’exécution des achats :

 Mettre à jour la base de données des achats et fournir le rapport hebdomadaire ;

 Enregistrer les livraisons à venir ;
 Faire le suivi nécessaire pour finaliser les Good Receive Note (GRNs) des dossiers
  Informer les officiers qui ont soumis des dossiers comptables de toutes les insuffisances
constatées.
 Contacter les fournisseurs en cas de besoins pour faciliter la clôture des dossiers
d’achat
 Faire le suivi des paiements des fournisseurs auprès de la Finance
 S'assurer que les paiements des fournisseurs sont effectués dans les délais
 Maintenir à jour le registre des dossiers soumis à la Finance ;
 Transmettre au service de réception (logistique) les engagements en cours ;
 Signaler et traiter avec les fournisseurs toute anomalie ou différence entre engagement
et livraison ;
 Passer en revue les commandes en cours afin de déterminer le statut de la livraison
 Suivre auprès des fournisseurs pour assurer une livraison rapide ;
 Communiquer les informations relatives à l'avancement de la livraison aux demandeurs
 Assurer l’archivage du document de justification des dossiers d’achats
 Mettre à jour du tableau de bord (DASH BOARD)
 Tenir le Coordonnateur Administratif et Logistique informé du statut des dossiers depuis
la soumission de la demande d’achat (DA) jusqu'au paiement du fournisseur
régulièrement
C. Garantir le respect des réglementations générales et celles des bailleurs :

 Identifier avant chaque processus d’appel d’offre le bailleur finançant l’achat ;

 Appliquer les procédures d’achat correspondant ;
 Déclencher d’éventuelle demande de dérogation ;
 Exécuter les procédures administratives externes requises pour l’achat de bien
spécifique

Maintenir la relation avec les autres départements :

 Servir de point de contact pour tout ce qui concerne la section Achat avec les autres
départements ;
 Donner le support pour le suivi des Achats au Coordonnateur Administration et
Logistique au niveau des bureaux de terrain ;
 Assurer l’orientation des nouveaux employés ;
 Recevoir les doléances des clients et les informe de tout changement au besoin ;
 Conduire des séances de formation soit au niveau du bureau central ou des bureaux de
terrain en cas de besoin ;

Exécuter toutes autres taches à la demande du superviseur du poste.

III. Autorité/Autonomie
L’Assistant/e Coordonnateur des Achats est supervisé par le Coordonnateur Administration et
Logistique. Le/la titulaire du poste supervise directement le/les agent/s d’achat/s.

IV. Contacts/Relations clés

Contact interne: Tout le personnel / Finance / Responsable de département/Chef des Projets
Contact externe: Fournisseurs
V. Conditions de travail
Le poste est basé à Port-au-Prince avec de possibles déplacement dans les bureaux de
terrain.
VI. Qualifications, Compétences, Expériences :
 Détenteur d’un diplôme universitaire en administration et gestion;
 Avoir au moins trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire et dans le
domaine humanitaire souhaitable;
 Bon niveau en langue française, l’anglais est souhaitable;
 Bonne maitrise de l’outil informatique;
 Connaissance du droit commercial et commerce international;
 Personne organisée et méthodique;
 Avoir une excellente capacité de jugement et une force de proposition;
 Capable de travailler sous pression et attentionné aux détails.
 Proactivité, dynamisme, discipline, rigueur
 Avoir le sens de l’éthique humanitaire.

Assistant/e Coordonnateur Administratif et

Logistique (x1)
I. Objectif Global du Poste :
L’objectif global du poste est d’assurer que tous les besoins administratifs et logistiques du
bureau, soient répondus de façon rapide, professionnelle, satisfaisante dans le respect des
délais et conformément aux procédures en vigueur des bailleurs de fonds et de la mission.
Sous la supervision du Coordonnateur Administratif Logistique et Approvisionnement, les
responsabilités de l’Assistant/e Coordonnateur Administratif/ve et Logistique est d’assurer la
supervision des services offerts de manière satisfaisante et dans le respect des délais, que la
gestion de patrimoine soit faite d’une manière rapide et professionnelle, la gestion des
infrastructures, les voyages internationaux et locaux, les hébergements, le stockage et des
services fournis par l’équipe de support (maintenance et entretien, suivi du service de
communication, supervision du staff de soutien, support administratif). Veille à la mise en œuvre
et l’application des procédures de gestion de la flotte des véhicules et des équipements
techniques de technologie similaire ex : Véhicules, Motos et génératrice. Il/Elle a la
responsabilité de rendre optimale l’usage de ces véhicules/équipements dans le respect des
règles standard d’utilisation, tout en appliquant la notion de minimisation de coûts.
Le/la titulaire du poste aura sous sa supervision : le chef du garage, les mécaniciens, les
chauffeurs et les techniciens employés pour la maintenance et autres. Il/Elle supervise le
personnel de soutien. Il/Elle assiste le Coordonnateur Administratif, Logistique et
Approvisionnement dans l’accomplissement de ses tâches quotidiennes, dans les suivis auprès
des Institutions Publiques, du processus de dédouanement, de vente aux enchères, dans les
travaux d’entretien et de maintenance de bâtiments. Il/Elle supporte également les projets
selon leurs besoins en rapport à la logistique et l’administration.

II. Responsabilités et tâches

A) Responsabilités et tâches vis-à-vis de la Communication, Supervision du
personnel & performance de la section :

 Contribuer à l’atteinte des objectifs fixés pour le Service Administration et Logistique

suivant le Plan annuel établi
 Suivre régulièrement et fréquemment le progrès de la section vers ses objectifs.
 S’assurer du développement d’un plan de travail mensuel pour la section qui reflète
les priorités ainsi que les grands dossiers du moment et d’autres actions nécessaires
 S’assurer que les systèmes, politiques et procédures établis soient appliqués.
 Donner des feedbacks constamment pour que la structure de la section soit
rationnelle, appropriée aux besoins et claire pour tous.
 S’assurer que les tâches assignées ou les demandes formulées à la section trouvent
une réponse rapide et professionnelle
 S’assurer de la mise à jour, préparation, qualité des rapports et qu’ils soient soumis
dans le délai imparti.
 Etre responsable de la circulation de l’information dans la section elle-même.
 Représenter la section et assurer la circulation de l’information vers les autres
départements également.
 Apporter un appui technique et opérationnel au besoin aux sections logistiques et
administrative des bureaux de terrain ;
 S’assurer que les besoins en personnel du département soient identifiés
 S’assurer que les descriptions de poste soient à jour, bien rédigées, bien comprises
et suivies ;
 Encadrer & Identifier les besoins en formation pour le staff, de façon formelle ou
informelle ;
 S’assurer que les demandes des employés soient prises en considération ;
 S’assurer que les évaluations de performance soient faites correctement, et à temps
dans le respect du système de gestion des performances de CARE ;
 S’assurer que le degré de motivation du staff sous sa supervision reste stable ;
 Planifier, coordonner le travail quotidien et faire une bonne gestion des congés de
concert avec les Ressources Humaines ;
 Organiser des rencontres ponctuelles, périodiques avec tout le staff du département
sous sa supervision pour information, et au besoin de discussion, de motivation ;
 Superviser le staff d’entretien et s’assurer que le travail fourni est satisfaisant ;
 Etablir un calendrier mensuel de rencontre pour donner et recevoir les feedbacks ;
 S’assurer que les outils de doléances soient implémentés pour les besoins de
service ;
 Procéder régulièrement à une évaluation de la qualité du service offert par le
personnel interne et les fournisseurs ;
 Adresser régulièrement des feedbacks aux résidents & aux fournisseurs de service
pour tout problème rencontré ou mentionné ;

B) Responsabilités et tâches vis-à-vis des activités Logistiques

 Exécuter en collaboration avec les Ressources Humaines, les tâches logistiques

relatives aux arrivées et aux départs du personnel de la mission (national et
international) ;
  Gérer et archiver des données et dossiers relatifs aux chauffeurs : tenue du fichier
de présence et congés, transmission des PAR ;
 Assurer la tenue des relevés d’heures supplémentaires ;
 Tenir des rencontres mensuelles avec les mécaniciens, personnels de soutiens et
chauffeur leur communiquer toutes les informations sur les différentes activités,
changements ou nouvelles décisions de la mission ;
 Planifier le transport du personnel international de la mission conformément aux
procédures établies ;
 Initier le processus d’enregistrement de tout personnel dès qu’informé(e) des
déplacements ;
 Assurer le suivi et la gestion des visas d’entrée, permis de séjour du personnel
international ;
 Mettre en place un système de gestion des billets pour les voyages/ vols
interurbains ;
 Visiter les compagnies des vols interurbains afin de développer des relations
harmonieuses et pour un meilleur service à la mission ;
 Faire l’évaluation des infrastructures, l’inventaire d’entrée et de sorties des
résidences ou des espaces de bureau loués en lien avec le magasinier.
 S’assurer que les techniciens fournissent un travail de qualité et respectent les
clauses des contrats
 Préparer le rapport mensuel de maintenance et d’entretien du bureau (Dératisation ;
Fumigation, ramassage d’ordures ; Emondage des arbres – désherbage ; Entretien
des plantes suivant les clauses des contrats, entretien des installations hydrauliques,
sanitaires, climatisation et électriques)

C) Responsabilités et tâches vis-à-vis de la gestion du Patrimoine:

En lien avec le magasiner, il/elle assure la bonne application des politiques de la mission en
matière de Gestion de biens, de stock, d’inventaires et aussi de contribuer à la révision et la
mise à jour des politiques. Il/Elle doit s’assurer que les niveaux des stocks des différentes
options des inventaires : carburant, pièces détachées et fournitures de bureau soient
toujours optimaux et que les matériels de projet Non Food Item (NFI) soient gérés
efficacement, que les Fix Furniture Equipement (FF&E) des projets soient bien entretenus et
stockés et s’assurer que l’organisation des stocks physiques soit claire, que les dépôts
soient bien sécurisés. Il est aussi responsable de s’assurer que toute la documentation de la
section soit bien organisée, mise à jour, classée et archivée pour les besoins d’audit.

 Etre responsable de la mise en œuvre d’un système rotatif de réconciliation physique

du stock de façon quotidienne.
 Assurer l’élaboration et la publication des rapports de stock à tout le personnel clé
dans le délai imparti des programmes et programme support.
 Analyser les rapports mensuels de consommation de pièces détachées, carburant ou
produits consommables tout en faisant des remarques pertinentes pour une meilleure
gestion des ressources mentionnées.
 Faire une comparaison mensuelle du registre de biens du système et du registre de
biens manuels tout en s’assurant que les corrections, mises à jour soient faites
ponctuellement
  Soumettre du registre mensuel actualisé à la Finance pour réconciliation et que les
informations partagées soient conformes aux données réelles.
 Analyser constamment les mouvements des stocks et faire les recommandations
appropriées
 Réaliser un spot check mensuel des différents espaces de stockage de la mission
 Suivre la planification du programme d’urgence afin d’avoir une idée sur tout stock
entrant aux fins de préparations d’espace de stockage appropriée.
 S’assurer que toutes les mesures de sécurité préventive et réactives ont été prises
notamment pour la sécurité du personnel, à l’entrepôt incluant une procédure claire
de communication en cas d’accident et un accès facile aux équipements de premiers
soins. Vérifier que le contenu des kits de premiers soins régulièrement et les articles
hors d’usage sont remplacés.
 Utiliser les informations collectées lors des inventaires physiques pour renforcer le
service et mettre à jour les données du registre de biens et faire les suivis avec la
Direction pour prendre toutes les dispositions appropriées
 S’assurer que les politiques, règlements, formes soient bien connus des utilisateurs
par des rappels fréquents.
 Faire toutes suggestions, conseils, recommandations pour une bonne gestion des
biens de la mission.
 S’assurer que tous les systèmes/ applications de gestion de biens ou de stock mises
en place soient opérationnels et donnent les résultats escomptés.
 Apporter un appui technique et opérationnel aux responsables de stock des bureaux
de terrain
D) Tâches techniques et vis-à-vis du Garage
 Vieller à la mise en application des supports documentaires permettant la traçabilité de
tous les mouvements des véhicules (notamment dossiers des véhicules), des
interventions techniques de maintenance ou réparation des véhicules et équipements.
(notamment relevée des temps de main d’œuvre et préparation du sommaire d’analyse
des coûts d’utilisation des véhicules) et de l’évaluation des consommations.
 Contrôler et valider la facturation faite par les fournisseurs de carburant
 Contrôler et vérifier les rapports de distribution de carburant
 Evaluer & analyser le bien fondé des demandes d’achats de pièces détachées pour les
interventions et le renouvellement de stock.
 Suivre le stock de pièces détachées et vérifier le respect du seuil de commande
 Evaluation et gestion des outils et équipements nécessaires à l’exécution et au maintien
en service des véhicules et équipements (maintenance de l’infrastructure du ou des
Garage(s), de l’outillage, des équipements ou lieux de stockage …)
 Veiller à la bonne gestion de la mise à disposition des véhicules (répartition & affectation
des véhicules de CARE loué et préparation du «Cross-charging »)
 Contribuer à organiser/optimiser les transports de personnes et/ou de biens pour les
opérations de programme support et de tous les programmes.
 Veiller au suivi du renouvellement des assurances et immatriculation de tous les
véhicules.
 Veiller à la préparation du rapport mensuel d'utilisation des véhicules et autres
équipements (motos, générateurs)
 S'assurer qu'un archivage correct de tous les documents relatifs à la flotte de
véhicules/et équipements.
 Veiller au bon déroulement des prestations offertes aux partenaires extérieurs (contrat
de maintenance)
 Garantir que le calendrier des check up et des services pour les motos basées au
bureau et sur le terrain est respecté
 S’assurer que l’entretien périodique et la réparation des motos, des génératrices et
véhicules soient effectués à temps et de manière satisfaisante.
 Vérifier et signer les réquisitions des pièces détachées soumises par les mécanos avant
exécution des travaux.
 Vérifier l’installation des pièces détachées conformément aux procédures et garantir que
les pièces usagées remplacées soient retournées au responsable des inventaires.
 Exploiter et analyser les données fournies par le système GPS de traçage des véhicules
 Elaborer le rapport pour l’usage personnel des véhicules.
 Produire le rapport de performance des véhicules
 Etablir les calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des
véhicules
 Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux
bureaux de terrain
 Assurer la gestion du parc de stationnement
 Valider les autorisations de sortie des véhicules
 Réceptionner, analyser les demandes d’entretien pour les transmettre au garage
 Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des
véhicules

E) Responsabilités et tâches administratives :

 Préparer des demandes d’achat pour la location de véhicules en externe ou pour l’achat
de pièces détachées.
 Compiler des Good Receive Notes (GRNs) pour le calcul des frais de location ;
Mettre à jour des données concernant les véhicules dans le fichier sommaire des
véhicules (entrées des Fond de Code (FC) utilisateur, date de renouvellement
d’assurance, enregistrement données des nouveaux véhicules) ;
 Préparer le cross-charging pour la facturation des véhicules de CARE loués à l’interne ;
 Préparer le rapport mensuel d’utilisation personnelle des véhicules, des factures et suivi
de paiement appropriés aves les personnes concernées ;
 Vérifier et archiver les dossiers des véhicules des feuillets des logbook et autres fiches
d’information sur l’usage des véhicules ;
 Préparer les demandes de renouvellement de stock de carburant ;
 Valider les autorisations de sortie des véhicules pour PAP ;
 Préparer les dossiers administratifs relatifs aux ventes aux enchères de véhicules et
assure l’archivage et le classement de ces dossiers ;
 Assurer la livraison des véhicules vendus, de concert avec l’officier Logistique ;
 Vérifier et autoriser des réquisitions de pièces détachées nécessaires au bon
fonctionnement du garage ;
 Etablir des calendriers de check-up hebdomadaires et de services périodiques des
véhicules ;
 Recevoir les demandes d’entretien pour les transmettre au garage ;
 Faire la programmation des déplacements des mécaniciens pour les interventions aux
bureaux de terrain ;
 Programmer les mouvements vers l’aéroport en fonction des mises à jour envoyées par
les Operations ;
 Faire une bonne gestion du parc de stationnement ;
 L’assistant Coordinateur Administratif et logistique accorde son support de la demande
de franchise jusqu’à son obtention : Copies des documents, soumission, suivi avec
MPCE, MEF, etc…
 Assister le Coordinateur Administratif et logistique dans le processus de
dédouanement : support au broker pour faciliter le processus, vérification des matériels
au terminal jusqu’à la réception.

 Assurer le suivi de correspondance avec les Institutions Publiques pour l’obtention d’une
réponse aux requêtes soumises.

 Il est mandaté pour représenter le Directeur-Pays auprès de l’OAVCT et de la Direction

Centrale de la Circulation Routière (DCPR) pour les transferts de titres des véhicules
vendus aux enchères ou transférés définitivement à d’autres Institutions.

 Etre responsable du renouvellement des assurances et des plaques des véhicules de la

mission

 Assurer le renouvellement trimestriel du quitus fiscal de manière proactive et dans le

délai imparti
 Assister son superviseur dans l’organisation, la vérification, du travail des techniciens
responsables de la maintenance et de l’entretien préventifs des installations et espace-
cour (hydrauliques, sanitaires, électriques, émondage, fumigation, nettoyage)
 Suivre toutes les installations hydrauliques, sanitaires, climatisation et électriques soient
fonctionnelles
 Mette en place un calendrier de maintenance et d’entretien selon les activités propres à
la mission
 Effectuer tous les suivis de dédouanement, de vente aux enchères, de la demande de
franchise globale et de l’expédition des affaires personnelles des expatriés du
démarrage jusqu’à l’achèvement de ces activités.
 Procéder au renouvellement des permis de séjour des expatriés avec le support de
l’officier logistique
 Organiser et classer les documents et rapports liés à la logistique
 S’assurer que l’entretien des batteries alimentant les onduleurs soient bien entretenus et
que tout problème constaté soit résolu rapidement et de manière satisfaisante.
 Vérification périodique du stock de produits d’entretien et de consommation et faire les
suivis de renflouement dans le délai imparti afin d’éviter toute rupture de stock.
 Informer le Coordinateur Administratif et logistique des besoins constatés en termes de
renflouement de stock de produits d’entretien et de consommation et des travaux
d’entretien et lui faire part de toute suggestion pour l’amélioration de la qualité du service
fourni
 Soumettre le rapport mensuel et d’analyse des produits de consommation ;
 Mettre en place des fiches de contrôle et de suivi de qualité des différentes activités
sous sa responsabilité
Exécuter toute autre tâche sur demande du superviseur.

III. Autorité/Autonomie
L’Assistant/e Coordonnateur Administratif et Logistique supervise la réceptionniste, le chef du
garage, les chauffeurs et le personnel d’entretien. Il/Elle rapporte directement au
Coordonnateur Administratif et Logistique.

IV. Contacts/Relations clés

Il/elle collabore étroitement avec tous les départements et services de la mission tant au niveau
des programmes que du support aux programmes, des bureaux de terrain, des Partenaires et
des différents prestataires de service. Le/la titulaire du poste doit maintenir et renforcer l’image
de CARE auprès des partenaires locaux, spécifiquement lors de l’exécution des tâches relevant
de ses fonctions.

V. Conditions de travail
Le/la titulaire du poste est basé au bureau de Port-au-Prince, avec des possibilités de
déplacements fréquents vers les bureaux de terrain, et bénéficie des avantages liés à son
poste.

VI. Qualifications, Compétences, Expériences

 Détenteur d’un diplôme en Logistique, Gestion/ Administration ou toute autre discipline
connexe ;
 Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience dans un poste similaire et dans le domaine
humanitaire souhaitable ;
 Bonnes Connaissances en Electricité bâtiment, plomberie et entretien de système
hydraulique, processus de dédouanement ;
 Expériences d’audit fortement souhaitable ;
 Bonne maitrise du Créole, français, de l’anglais, l’espagnol est un plus;
 Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Access, powerpoint) et des logiciels de
traitement et d’analyse de données ;
 Bonne capacité organisationnelle, sens de l’écoute et d’analyse, capacité de prendre
des décisions et de négociation, esprit d’initiative et d’équipe, autonomie de travail,
souplesse, flexibilité, intégrité, discrétion, esprit d’engagement, d’excellence, respect,
leadership excellent, grande maitrise de soi et bonne gestion du stress, proactivité,
dynamisme, discipline, rigueur et méthodologie de travail, excellente capacité de
jugement et une force de proposition, sens de l’éthique humanitaire, capable de
travailler sous pression et attentionné aux détails ;
 Capacité de supervision et d’observation, sens de responsabilité ;
 Savoir établir et entretenir de bonnes relations interpersonnelles ;
La date limite réception des dossiers est fixée au 28 août 2020

CARE adopte une tolérance zéro contre tout acte d’exploitation, d’abus sexuels ou de maltraitance
sous quelque forme que ce soit ! En accord avec nos valeurs fondamentales, nous luttons contre la
fraude, la discrimination, les appropriations illicites et toute autre action répréhensible

Seuls les dossiers de candidature qualifiés seront contactés.

Merci de déposer votre CV, lettre de motivation, copies de diplômes et certificat d’emploi au bureau de CARE
à l’adresse suivante :
92, Rue Grégoire, Pétion-Ville ou par email : htirecrutement.ps@care.org
Il est porté à la connaissance de tous que CARE ne passe par aucun intermédiaire pour recruter son personnel.
Méfiez-vous des gens qui vous feraient des propositions d’emploi en notre nom.