10° éditionLe pictogramme qui figure ci-contre mérite une explication. Son DANGER ) objtest d'alerter le lecteur sur la menace que teprésente pour Vavenir de l’écrit, particuligrement dans le domaine de I'edition technique et universitaire, le développement massif du photoco- pillage. Le Code de la propriété intellectuelle du 1* juillet 1992 interdit en effet expressement la photocopie a usage collectif sans auto- risation des ayants droit. Or, cette pratique s'est généralisee dans les établissements denseignement supérieur, provoquant une baisse brutale des achats de livres et de revues, au point que la possibilite méme pour les auteurs de créer des ceuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd'hui menacée. Nous rappelons donc que toute reproduction, partielle ou totale, de la présente publi- ation est interdite sans autorisation de I'auteur, de son éditeur ou du Centre francais dexploitation du droit de copie (CFC, 20 rue des Grands-Augustins, 75006 Paris) Editions DALLOZ 31-35 rue Froidevaux, 75685 Paris Cedex 14 Le Code de la propriété intellectuelle n‘autorisant, aux termes de l'article L. 122-5, 2° et 3° 2), d'une part, que les « copies ou reproductions strictement réservés & l’usage rivé du copiste et non destinées & une utilisation collective » et, d’autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d’exemple et dillustration, « toute repré- sentation ou reproduction intégrale ou partielle faite sans le consentement de I'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illcite » (art. L. 122-4) Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait donc une contrefacon sanctionnée par les articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelie © Editions DALLOZ - 2002 | Seeseuitemsret nein____Chapitre VIT Ecrits professionnels Les écrits que l'on rédige dans une entreprise ou une administration doivent étre soignés selon leur importance. Siils se contentent de transmettre simplement de |'information (comme la note, le compte rendu, le procés-verbal, etc.), l'exactitude, la clarté, la précision sont rechercher en priorité. Les mémes qualités de rédaction sont requises lorsqu’on formule des ordres ou qu'on rédige son curriculum vitae. Pour les textes plus élaborés (lettre, communiqué, etc.), une réflexion est nécessaire car l'ordre des idées, I'habileté des arguments, la variété de I'expression jouent alors leur réle. (Voir en particulier le chapitre suivant : Le rapport). Méme l'acheminement par internet (intranet sur le réseau interne) exige de lattention. L'improvisation non maftrisée fait commettre des oublis ou des erreurs. Dans tous les cas, les écrits professionnels doivent respecter les régles tradi- tionnelles de leur genre, notamment la correspondance, et aussi les habitudes de lentreprise. Ces modalités sont, du reste, en évolution constante. Les notes, les Courriers sont soumis a des changements, obéissent a des modes. C'est pourquoi ce chapitre, loin de formaliser définitivement des types, pré- sente des pistes plus que des modéles, rappelle des constantes susceptibles d'adap- ‘ation suivant la nature du travail et le cadre d'activité. re legon exercices travaux dirigés corrigés 263|-LA NOTE Oo C'est un écrit trés court, sans forme fixe. Il en circule beaucoup dans l’entre. prise, pour communiquer des renseignements ou des avis entre services ou entre échelons de la hiérarchie. On peut en imaginer cent et un types. Quelques exemples en don- neront une idée. La note est d’un usage commode parce quelle n'exige pas de mise en forme épistolaire. Les formules de politesse, qui alour- dissent la correspondance, en sont exclues L’en-téte comporte les mentions suivantes —origine : nom du rédacteur et du service; — destinataire ; — objet : désignation simple de l’affaire concernée (dans le casod | cette indication est nécessaire) ; — date. Cette souplesse dans l'emploi de la note ne doit pas conduire & des abus : vous paraitrez désinvolte si vous en « bombardez » & tout propos votre Directeur Général. Dans certains bureaux et administations, des formules sont pré- vues pour ce procédé d'information. Nous en présentons un modéle d’abord. ‘Compagnie XXX Le Département des Recherches techniques Le Directeur informe Mi, co | demande a Fonction rappelle a Département | 1" exemple de note : Compagnie XXX eee J. Dupont. Inspecteur des ventes Zone Sud-Ouest signale au service des Facturations que les devis pour la firme YYY, a Bor- deaux, doivent sans faute lui étre expédiés le 20 juillet pour acceptation avant, la fermeture annuelle. 264 techniques de l'expression écrite et orale Ecrits professionnels2* exemple de note Société PPP Le... M. Simon, atelier de montage n° 2, prie les « approvisionnements » de lui faire a apporter 10 x | 000 ressorts 8/40. aaa Et les remercie de ne pas le faire attendre. on- 3° exemple de note : cige Société PPP Le ur , ‘Comptabilité 4 intention du Service Reproduction-Impression. Nous aurons besoin le 5 avril d’un tirage de 5 000 circulaires de 3 pages sou Aujourd’hui, nombre de ces notes sont rédigées sur ordinateur et transmise par Intranet (réseau interne de courrier électronique d’une entreprise ou d’une administration) des La demande d’un accusé de réception du message — proposée ou >pos non par le logiciel de communication — permet 4 l'expéditeur de s'assu- rer de la réception et de l’enregistrement par le destinataire. Cette pré- pré- caution est indispensable tant le flux de la messagerie électronique déle s’accroit dans les services, afin d’éviter négligence et contestation ulté- rieure. Il-LE COMPTE RENDU (CR) gq Type méme de l’écrit d'information, il donne une image exacte mais succincte d'un événement, d’une situation, d'une négociation, d’un document. II laisse un témoignage durable d'une phase de discussion ou d’opération en cours. Ilse contente d’étre descriptif, mais il cherche a I'étre compléte- ment en n’omettant aucune circonstance notable (quoi ? ou qui ?, oi ?, quand ?, comment ?, avec qui ?, de sorte que). L'en-téte comprend les mémes indications que celui d’une note. On introduit parfois le CR par legon exercices travaux dirigés corrigés 265une phrase du genre : « J'ai I’honneur de porter a votre connaissance les faits suivants... ». Dans la pratique, les CR recouvrent des réalités diverses. Sauf dans les sociétés trés centralisées et d'une organisation bureaucratique rigoureuse, comme I’armée ou certains services administratifs, il ne faut pas étre esclave d’un formalisme qui souvent paralyse. Cependant, surtout par commodité d’exposition, nous distinguons quatre types de CR. CA LE CR D’UN EVENEMENT Test d’un usage courant : témoignage écrit sur un accident, avis qu'un fournisseur ne respecte pas une date de livraison, relation d’un diffé- rend avec un client, description d'un incident de fonctionnement d’une machine-outil, etc. En voici un spécimen amusant. Monsieur, Je soussigné ...., magon ...chargé des réparations dans la toiture du Batiment a...,/'ai "honneur de vous informer de l'accident suivant Le 21 novembre, quand je suis arrivé au batiment j'ai découvert que l'ouragan avait fait tomber du toit quelques briques. J'ai donc installé sur le toit du bati- ment une poutre et j'ai hissé un couple de caisses de briques. Quand j'ai eu réparé le toit, il restait une quantité de briques. J'ai hissé de nouveau la caisse et j'ai fixé la corde en bas et je suis descendu et j'ai détaché la corde. Malheu- reusement la caisse était plus lourde que moi et avant que j'ai su ce qui m'arri- vait la caisse a commencé a descendre, me soulevant de terre d’un seul coup. J'ai décidé de m’aggriper et a mi-montée j'ai rencontré la caisse qui descendait et j'ai recu un sérieux coup a I’épaule. Alors j'ai continué jusqu’en haut me cognant la téte contre la poutre et m’écrasant les doigts dans la poulie. Quand la caisse a frappé le sol le fond a liché et toutes les briques se sont répandues. Alors j'étais plus lourd que la caisse et je suis reparti vers le bas & toute vitesse. A mi-chemin j’ai rencontré 4 nouveau la caisse qui montait et j’en ai recu de nombreuses blessures au tibia. Alors j'ai heurté le sol, j'ai atterri sur les bri- ques dont les arétes tranchantes m’ont infligé plusieurs coupures doulou- reuses. Ace moment j'ai da perdre ma présence d'esprit car j'ai laché la corde. Alors la caisse est redescendue me donnant un autre coup violent sur la téte. Je demande respectueusement un congé de maladie. Je vous prie de croire, Monsieur, a ma haute bienveillance. 266 | techniques de l'expression écrite et orale Ecrits professionnels