FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE ET

FINANCIERE DES ORGANISATIONS

Consultant /Formateur :
DJAGBA M. Faustin

Septembre 2008
 SOMMAIRE

I- Outils de gestion administrative

II- Outils de gestion financière

I- OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE

En matière administrative, les écrits de l’association que sont les

lettres et les Procès Verbaux (PV) sont d’une importance
capitale.

1. Les courriers (lettres) : élaboration et enregistrement

a. Elaboration des courriers (lettres)

Les lettres permettent d’assurer la correspondance entre

l’association et l’extérieur. De ce fait l’association reçoit
souvent beaucoup de courriers et en envoie autant. C’est un
signe de politesse de répondre aux lettres dont le contenu
exige une réponse.

Quelques conseils :

♦ Avant de commencer une lettre, il faut réunir les

informations nécessaires.

♦ Exposer, dans la lettre, les idées avec méthode : diviser le

contenu de la lettre en paragraphes, cela évite les
répétitions et permet de voir si les idées sont exprimées
dans l’ordre.
♦ S’exprimer avec précision et clarté : Ecrire les idées de
manière à éviter qu’elles ne soient interprétées dans un
sens différent de votre pensée.

La présentation de la lettre administrative doit comporter un

certain nombre d’indications dont :

L’adresse de l’institution qui envoie la lettre

La date d’expédition de la lettre

L’expéditeur (celui qui envoie la lettre)

Le destinataire (celui à qui on envoie la lettre)

La référence de la lettre

L’objet de la lettre

Le message de la lettre

Une formule de politesse

La signature suivie du nom de l’expéditeur et sa signature

La liste des pièces jointes éventuellement.

b. Enregistrement des courriers (lettres)

Il convient d’enregistrer toutes les lettres au départ, y compris

celle qu’on confie à des personnes se rendant au lieu de
résidence du correspondant. Dans ce dernier cas, un cahier
de transmission de courriers est utile.

Si on utilise un cahier ordinaire, il faut les tracer selon les

formats des modèles sur les pages ci-après

N° DATE DE N° DE LA
DESTINATAIRE OBJET OBSERVATIONS
D’ORDRE DEPART CORRESPONDANCE

N.B :
Concernent le numéro de la correspondance, chaque association doit définir sa
façon de numéroter ses correspondances. En général les numéros de
correspondance peuvent être composés :
 du numéro d’ordre de la lettre
 des deux derniers chiffres de l’année
 de l’initial de celui qui écrit la lettre ; ou de celui qui l’a tapée.

Concernant les lettres qui arrivent, il est à remarquer que, quel que soit celui qui
ouvre les lettres (en général c’est le secrétaire de l’association), la première chose
à faire est d’indiquer sur le haut de chaque lettre la date de son arrivée.

2. Les supports d’informations : procès verbal, compte rendu

et rapport

a. Le procès verbal

Le procès verbal est un support d’informations qui se rédige

pendant que la réunion se déroule car, il est établi souvent
pour mettre d’importantes décisions prises et des faits à l’abri
des contestations ultérieures des parties concernées.
Toutefois, il commence avec la formule « l’an deux mille et le
……….. s’est tenu……..». En dehors de cette particularité, on y
retrouve la présentation sous forme détaillée de tous les sujets
débattus au cours de la réunion ou de l’AG, les noms /
prénoms, les qualités et la signature du rapporteur et du
modérateur de la séance. Parfois pour des raisons
d’informations, le nom de chaque intervenant est précisé.
Enfin, la liste de présence est incorporée au document du
procès verbal. Mais dans le cas où elle serait trop longue, on
peut l’annexer au procès verbal.

b. Le compte rendu

Le compte rendu est aussi un support d’informations au

même titre que le procès verbal. Il contient sous forme
résumée, les différents sujets abordés au cours de la réunion,
l’ordre du jour, la date et le lieu de la rencontre et si possible
l’effectif des participants à la réunion. Aussi comporte-t-il trois
parties que sont : le prologue, le corps et la fin du compte
rendu ?

On retrouve dans le prologue les informations à savoir : le jour,

la date, le lieu, l’heure de démarrage de la réunion, l’effectif
des participants, la qualité et le nom du modérateur, les
absents excusés et les divers points de l’ordre du jour.

Dans le corps du compte rendu on présente sous forme

résumée les différentes étapes (les débats menés et les
décisions prises) du déroulement de la séance.

La fin du compte rendu quant à elle précise l’heure de la fin

de la rencontre et la date, le lieu de la prochaine rencontre,
s’il y a lieu. Elle s’achève avec une formule indiquant qu’il
s’agit de la fin du document. Exemple : plus rien n’étant à
l’ordre du jour, le modérateur, après avoir remercié les
participants, a déclaré close la rencontre.

Il diffère du procès verbal sur trois points que sont :

La première phrase du document. Au niveau du procès

verbal, cette première est une formule classique alors que
celle du compte est libre. Chaque rapporteur utilise la
formule de son choix.

La forme de présentation des sujets abordés au cours de la

rencontre. Au niveau du compte rendu, les sujets sont
 présentés sous forme résumée tandis que dans le procès
verbal, les sujets sont présentés sous forme détaillée.

Dans le compte rendu, seul le rapporteur signe ; tandis que

le procès verbal doit obligatoirement être signé également
par le modérateur de séance, parfois la signature de tous
les participants est requise pour garantir l’authenticité du
procès verbal.

c. Le rapport de séance

Le rapport, tout comme les deux premiers documents, est

aussi un support d’informations. Il est une extension du
compte rendu. Autrement dit dans le rapport, on retrouve
toutes les informations prévues à faire figurer dans le compte
rendu. Le rapport comporte cinq parties que sont :
l’introduction, l’exposé des faits débattus, le commentaire
critique des sujets exposés, les suggestions (les propositions de
solutions) et la conclusion.

3. LES TECHNIQUES ET OUTILS DE CIRCULATION DE L’INFORMATION

Pourquoi développer un système d’information et de

communication au sein de l’organisation ?

Le système d’information et de communication est

développé pour :

Mieux impliquer les membres et susciter leur adhésion aux
finalités de l’organisation ;

Améliorer l’efficacité de l’organisation ;

Favoriser la cohésion au sein de l’organisation.

Les responsables de l’organisation et les membres ont le devoir

de donner des informations transparentes et pertinentes aux
personnes concernées et au bon moment.

En outre plusieurs informations peuvent être échangées dans

une association. Ces informations portent sur :

Les textes administratifs ordinaires, les arrêtés et les textes de
loi ;

Les comptes-rendus des divers rencontres ;

Les contacts qui sont pris au nom de l’association et les
retombées positives pour les membres ;

Les règles de la vie associative ; le point d’exécution des
principales tâches et les rapports financiers ;

Les opportunités de voyages d’étude et d’échanges
d’expériences et comment bénéficier de ces voyages et
autres formations spécifiques, les critères à remplir pour en
bénéficier ;

Les partenaires potentielles selon leur domaine
d’intervention et conditions à remplir ;

Les données socio-économiques pouvant profiter à chacun
des membres de l’association ;

Les données statistiques des associations.

Par quels moyens les responsables peuvent-ils s’informer des

préoccupations des membres à la base ?

Ils peuvent le faire par :

Visite aux membres ;

Plaintes écrites ou communications verbales ;

Lettres d’information (circulaires)

Club de tontines et autres ;

Rencontre entre responsables d’antennes

Enfin, on peut informer les membres, au niveau du siège de

l’association par :

Affiches (tableaux) ;

Réunions et autres rencontres ;

II- OUTILS DE GESTION FINANCIERE

1. La procédure financière

Les procédures financières et comptables sont des consignes

d’exécution des opérations financières, en vue d’une bonne
maîtrise des recettes et des dépenses de l’association. Il
s’agit de l’ensemble des règles qui garantissent une gestion
saine et transparente. Elle permet aux partenaires de
s’assurer d’un minimum de respect des principes
généralement admis en matière de gestion financière et
 comptable. Son élaboration puis son adoption en AG est
obligatoire pour une organisation qui se veut crédible.

2. Les pièces comptables

Une pièce comptable est un document authentique

remplissant les critères de validité bien définis permettant de
justifier toute dépense. Il existe quatre types de pièces
comptables. Il s’agit des :

Factures

Reçus

Etats de paiement

Quittances

3. Présentation des pièces comptables

♦ La facture

La facture est un document envoyé par le vendeur à

l’acheteur indiquant le détail des marchandises vendues et le
décompte de leur prix. Elle comprend deux parties : l’en-tête
et le Corps. Le tracé de la facture se présente comme
l’indique le schéma suivant :

ENTETE PORTANT L’ADRESSE DE LA STRUCTURE

FACTURE N° :…………..

Date :………………
Client :……………………

Qté Désignations P. U Montant

TOTAL en chiffre

Total en lettre
Fonction du resp.

Signature

Nom et prénoms

Le reçu

Le reçu est un document qui permet d’effacer une dette. Il est

délivré par le vendeur à l’acheteur. Le tracé du reçu se présente
généralement comme suit :

BPF :………… BPF :……………...

Reçu de M……………….. Reçu de M………………………………………..………………………. la

…………………………… somme de…………………………………………………………………
…………………………… ..…………………………………………… ……………………….…………
……………………………
de…………………………………………………………………
……………………………
…………………le………………………..20…………..
le…………………………
N°……………….
N°……………

L’état de paiement
 L’état de paiement est une pièce comptable, interne, qui
permet de faire le point des sommes dues à des personnes. Il est
ENTETE PORTANT L’ADRESSE DE L’ASSOCIATION
ETAT DE PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION

Lieu :…………………………………………………………………..
Date :…………………………………………………………………..
Objet de la mission :…………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………...
Référence ordre de mission :…………………………………………………………………..

N° Nom et prénoms Fonctions Nbre de Taux Montant Emargement

d’ordre jours journaliers
1
2
3
4
5

Arrêté le présent état à la somme de :…………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………..

Fait à Cotonou le,………………………………………

Le secrétaire financier Le directeur Exécutif

M………………. M……………………

établi par le comptable et approuvé par le premier responsable

de l’ONG et permet de donner l’ordre au comptable de payer
les fonds dus. Le tracé de l’état de paiement (Ex : état de
paiement des frais de mission) se présente comme suit :

La quittance

La quittance est un document qui permet d’effacer une dette. Il

est délivré par le vendeur à l’acheteur, dans le cas de la
prestation des services. Ex : au paiement des factures de
consommation d’énergie à la SBEE, cette dernière délivre au
client une quittance.
Le tracé du reçu se présente comme suit :

Quittance de……………. Quittance de…………………………………………………

Reçu la somme de…..N°…. Reçu la somme de…………………………. N°…….

En chiffre ………………………… en chiffre
en lettre ………………………………………………………………
pour le………………………… en lettre
………………………………… pour le………………………………………………………
Date………………….. ………………………………………………………………
Nom et signature Date …………………………….
M………… Nom et signature
M……………..

Le tracé du reçu se présente comme suit :

Quittance de……………. Quittance de…………………………………………………

Reçu la somme de…..N°…. Reçu la somme de…………………………. N°…….

En chiffre ………………………… en chiffre
en lettre ………………………………………………………………
pour le………………………… en lettre
………………………………… pour le………………………………………………………
Date………………….. ………………………………………………………………
Nom et signature Date …………………………….
M………… Nom et signature
M……………..

4. Classement des pièces comptables

Le classement des pièces comptables suppose deux

opérations. Ces deux opérations sont : l’affectation d’un
numéro a chaque pièce reçue et l’empilement des pièces
dans une boîte ou quelque chose du genre.

Avant d’affecter un numéro à une pièce, le seul critère à

mettre en jeu est l’ordre d’arrivée de la pièce. Ainsi au
démarrage de cette opération, la pièce disponible sous la
main et portant la plus ancienne date se verra affecter le
numéro 1, ensuite celle qui suit portera le numéro 2 ainsi de
suite jusqu’à la dernière date.

Par ailleurs pour ranger les pièces dans une boite ou autre, on
tient compte simplement du numéro affecté à la pièce. Ce
numéro détermine la position de la pièce dans le lot. En
 d’autres termes, la facture portant le numéro 1 sera donc en
première position dans la boite à partir du fonds et celle
portant le dernier numéro occupera la dernière position.

5. Les mouvements de fonds et les rapports financiers

a. Les mouvements de fonds :

Nous avons vu que les entrées et les sorties d’argent doivent

être matérialisées par des pièces justificatives.

La tenue de la comptabilité consiste à enregistrer ces pièces

et à les classer pour permettre au bureau exécutif de
l’association de suivre l’avoir en caisse et en banque. Les
enregistrements se font dans des cahiers, dont les plus
importants pour l’association sont : e cahier de caisse et le
cahier de banque.

 Le livre de caisse

Le livre de caisse est un document qui permet d’enregistrer

toute opération d’entrée et de sortie d’argent au niveau de la
caisse.

Un cahier ordinaire peut servir de livre de caisse. Il suffit d’écrire

sur la page couverture :

Le nom de l’organisation

En grandes majuscules CAISSE

L’année

Exemple :

ENTREPRISE….

CAISSE

2003

Sur la première page à l’intérieur du cahier, il faut tracer six

colonnes :
 N° DES PIECES DESIGNATION DES ENTREES OU SORTIES OU
DATE SOLDE
EFFECTEES OPERATIONS OU LIBELLES VERSEMENTS RETRAITS

Le livre de caisse comporte habituellement six (6) colonnes :

La date : Il faut noter dans l’ordre la date des opérations

effectuées.

N° des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à

la pièce justificative, rangée dans le classeur.

Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des

opérations réalisées (achats, etc.)

Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui

enrichissent la caisse

Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui

appauvrissent la caisse

Solde : Il faut noter ce que contient la caisse après une

entrée ou une sortie

NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on

peut utiliser plusieurs livres pour une seule année

Avantages du livre de caisse

Le livre de caisse permet de:

Contrôler les opérations effectuées à la caisse

Faciliter la prise de décision relative à toute opération
courante devant s’effectuer au niveau de la caisse

Connaître la situation au niveau de la caisse

 Le livre de banque

Livre de banque est un document qui permet d’enregistrer toute

opération d’entrée et de sortie d’argent au niveau du compte
en banque.
 Un cahier ordinaire peut servir de livre de banque. Il suffit d’écrire
sur la page couverture :

Le nom de l’organisation

En grandes majuscules BANQUE

L’année

Exemple :

ENTREPRISE……………………..

BANQUE
2003

Sur la première page à l’intérieur du cahier, il faut tracer six

colonnes :

N° DES PIECES DESIGNATION DES ENTREES OU SORTIES OU

DATE SOLDE
EFFECTEES OPERATIONS OU LIBELLES VERSEMENTS RETRAITS

Le livre de banque comporte habituellement six (6) colonnes :

La date : Il faut noter dans l’ordre la date des opérations

effectuées.

N° des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à la

pièce justificative, rangée dans le classeur.

Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des

opérations réalisées (achats, ventes, etc.)

Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui

enrichissent le compte en banque.

Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui

appauvrissent le compte en banque

Solde : Il faut noter ce que contient le compte en banque

après une entrée ou une sortie

NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on peut

utiliser plusieurs livres pour une seule année.
Avantages du livre de banque

Le livre de banque permet de :

Faciliter l’état de rapprochement entre le relevé bancaire et
le livre de banque

Connaître la situation du compte à la banque

Faciliter la prise de décision relative à toute opération devant
s’effectuer au niveau du compte

b. Les rapports financiers

Les responsables de l’association doivent, à la fin de chaque

année, faire le rapport financier de toutes les activités
réalisées pour le compte de l’association. Il s’agit en d’autres
termes de faire le point de l’exécution du budget tout en
expliquant les facteurs avantageux et les difficultés
rencontrées au cours de l’exercice. Le rapport peut se
présenter à l’aide d’un tableau de la forme suivante :

DEPENSES PREVISIONS REALISES ECARTS OBSERVATIONS

Fonctionnement

Equipement

Transports

Total

On peut davantage détailler le tableau en faisant le point

des recettes par poste budgétaire. Cela permettra de bien
comprendre le rapport et de faire tout le contrôle de
conformité avec les pièces justificatives et les
renseignements comptables fait avant la finalisation du
document à soumettre à l’AG.

Le rapport finalisé, les registres comptables et les pièces

justificatives doivent être soumis au contrôle des
commissaires aux comptes de l’association. C’est seulement
 après approbation du rapport par les commissaires aux
comptes que l’Assemblée Générale pourra être convoquée
pour faire le bilan de fin d’année.

Comme le budget en début de l’année le rapport financier

doit être présenté en fin d’année à l’AG pour approbation
et quitus. C’est un évènement très important que les
responsables de l’association (le Bureau) doivent préparer à
l’avance. Il faut pour cela fixer :

La date de l’AG

Le lieu de la réunion (généralement c’est dans l’enceinte
de l’école ou sur une place publique)

L’heure de la rencontre

Etablir l’ordre du jour

La répartition des tâches (convocation des membres,
organisation, présentation, etc.)

6. Le budget : généralités, élaboration, exécution et suivi

évaluation

La prévision consiste à anticiper et planifier les recettes et les

dépenses qui sont nécessaires à l’association pour la mise en
œuvre de son plan d’actions et /ou programme d’activités.
Le budget de l’association est un garde-fou qui permet de
déterminer les limites à ne pas dépasser dans les dépenses et
le montant minimum qu’il faut atteindre dans les recettes
C’est un instrument de répartition des ressources financières
qui permet de décider des sommes qu’on mettra dans
chacune des activités. Une autre fonction du budget est de
stimuler la mobilisation des ressources afin d’aboutir à
l’équilibre entre les dépenses et les recettes.

Plus les activités sont nombreuses et importantes, plus les

moyens sont importants et le budget est complexe. Si
l’association compte à réaliser des activités importantes, le
Bureau établira un budget par activité. Rappelons que le
budget global doit être nécessairement adopté en AG.

On distingue deux types de budget : le budget

d’investissement et le budget de fonctionnement

L’investissement est l’acquisition de biens qui seront utilisés
pendant plusieurs années (bâtiments, terrains, mobiliers,
etc.)

Les dépenses de fonctionnement sont celles qui se répètent

au cours de l’année pour que l’association fonctionne
(fournitures, déplacement, etc.).