IAE de Franche-Comté Benoît Pigé, le 10/04/2021

Master 1 année sciences de gestion

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DEVOIR REPORTING ET PILOTAGE DE LA PERFORMANCE

À partir des éléments d’information que vous pouvez collecter sur internet, il vous est
demandé de proposer un système de reporting et de pilotage de la performance pour une
association régionale qui gère différents centres pour personnes ayant un handicap.

L’association est financée par des prix de journée pour les différentes personnes
qu’elle accueille (selon le handicap de chaque personne, le prix de journée peut différer afin
de tenir compte du niveau d’encadrement nécessaire et des matériels spécifiques exigés).
L’association reçoit également des subventions de différents partenaires en fonction des
projets plus spécifiques qu’elle met en œuvre. Enfin l’association a également des revenus
commerciaux liés aux activités commerciales qu’elle gère (cf. ci-après). Le fonctionnement
courant est donc financé par les structures publiques (liées à la sécurité sociale) et les autres
financements peuvent être apportés par des entreprises, des particuliers, des institutions
internationales, …

L’association gère plusieurs établissements qui vont des établissements d’accueil

d’enfants ayant un handicap physique ou intellectuel à des structures plus spécialisées sur telle
ou telle forme d’handicap. A titre d’exemple, l’association a mis en place une unité
expérimentale pour les jeunes autistes. L’association gère aussi des établissements tels que
des cantines scolaires ou professionnelles, ou des blanchisseries. Des personnes ayant un
handicap y travaillent en compagnie de professionnels.

Eléments de correction
Le travail suivant d’une de vos camarades est celui qui comporte le plus de réflexion
personnelle, il aurait pu être enrichi par d’autres travaux collectés sur des associations déjà
existantes :
Notre devoir est de proposer un système de reporting à une association, mais il faut
savoir que le rôle de son système d’information et de contrôle est totalement différent que
celui d’une entreprise à but lucratif par exemple. Un système budgétaire sera mis en place
non pour des raisons économiques mais plutôt éthiques dans ce cas, c’est-à-dire qu’il
permettra de contrôler a posteriori les actions entreprises et les décisions effectuées par
l’association par rapport à ses orientations fixés préalablement. Mais ce système peut être
rejeté dû aux lourdes contraintes qu’il fait peser sur les bénévoles. Donc nous devront étudier
en premier lieu le lien entre reporting et ce à quoi l’association est dévolue : donc ici
l’association gère différents centres pour personnes ayant un handicap.

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Ensuite nous pourrons parler de la taille de l’association par rapport aux

nombres d’activités exercées, les subventions reçues, ou ce qu’elle consomme en ressources
financières comme non financières. Dans notre association nous avons divers types de
revenus :
- Financement par des « prix de journée » : le prix de journée n’est pas fixe, il peut différer en
fonction des matériels spécifiques exigés et du niveau d’encadrement nécessaires.
- Financement par subventions de différents partenaires en fonction des projets.
- Financement par des revenus commerciaux qui proviennent des activités commerciales
(établissement d’accueil pour handicapés comme des cantines scolaires ou professionnelles
ou des blanchisseries)
- Le dernier financement qu’on pourra citer sont les dons apportés par les entreprises, les
particuliers, les institutions internationales…
Comme il y a plusieurs centres il est nécessaire de faire un découpage au niveau de la
structure budgétaire, pour que chaque centre ait un mode de gestion qui lui est propre. Ce qui
nous permettra de mettre en place des indicateurs cohérents et performants.
L’essentiel pour l’association est de pouvoir maitriser ses coûts et ses recettes, en effet
même si son but n’est pas lucratif il lui faut quand même s’auto-financer pour pouvoir être
pérenne. Comme elle gère déjà plusieurs établissements il faut réaliser une étude de coût et
de ressources pour chacune de ses activités. Également elle évolue en se spécialisant dans
divers domaines il faudra donc bien maîtriser son budget.
Au niveau social, l’association s’occupe de personnes ayant divers handicaps, il
faudra donc avoir un « personnel » adapté à chaque situation et qui saura se servir des
différents matériels à utiliser pour bien s’occuper de la clientèle et voir si leur formation est
adapté. Des indicateurs sociaux pourraient être mis en place dans ce cas, notamment le taux
de satisfaction des patients par exemple.
En prenant le 1er centre qui concerne les « prix journée », l’association peut établir un
budget des ventes en fonction du nombre de prestations réalisées et surtout le prix adapté à
chaque handicap. Ce budget permettra d’avoir une vue d’ensemble sur le « profit » réalisé
par l’association, cette somme ne doit servir qu’à couvrir les ressources utilisés (matériels,
personnels…) ou pour pouvoir investir dans l’association (nouveaux matériels…).
Il ne faut donc pas hésiter à avoir des indicateurs sur les éventuels dysfonctionnement
ou problèmes qu’il peut y avoir dans l’encadrement des personnes handicapés ou du
matériels utilisé afin que le directeur puisse réagir directement et mettre en place des actions
correctives. C’est un élément très important. Il faut être attentif au personnel nécessaire pour
accueillir une personne (handicap léger = 1 personne, handicap lourd = plusieurs personnes)
Au niveau financier cela ramènera à savoir si le prix journée couvre les dépenses utilisées.
Au niveau mensuel on pourra faire un reporting également sur le nombre d’adhésions au sein
de l’association, faire un suivi du dossier des patients (sont-ils bien suivis ou non ?), la
satisfaction client… Une liste d’indicateurs peut être mis en place : nombre de résident par
structure, taux d’entrée dans le mois (y compris nouvelle entrée) et taux de départ, prix
journée moyen (il ne faut pas qu’il soit trop bas), nombre de personnes possédant un
handicap et pratiquant une activité professionnelle au sein des structures, nombre d’accidents
ou de problèmes remontés, taux de satisfaction des résidents et de leur familles…
On pourra donc en dégager la fiche suivante :
Handicap de la personne
Niveau d’encadrement nécessaire
Prix journée
Nombre de personnel employés
Installations/matériels/encadrements
spécifiques ?

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Difficultés rencontrés ou proposition

d’améliorations

Le second centre concerne les subventions reçues. Les subventions ont un traitement
différent qui faut surveiller attentivement pour bien respecter la loi et être en ordre. A ce
niveau-là un reporting pourra être installer afin de bien suivre les subventions. Il faudra faire
des fiches pour savoir quel investissement concerne quelle subvention et pour quel montant.
Ce suivi permettra de savoir ce qu’il reste à l’association comme montant à financer par elle-
même, savoir si elle pourra supporter la charge de l’investissement ou non, et ce qu’elle
pourrait mettre en place afin de palier à ce problème (si elle ne peut pas le financer).
Type d’investissement
Montant de la subvention
Reste à payer par l’association
Est-ce possible ?
Si non, solutions possibles ?

Le troisième centre concernera les activités commerciales de l’association

(blanchisserie, cantines…). Ce sont les activités qui lui rapportent de l’argent afin de pouvoir
investir dans de nouveaux équipements ou financer ses dépenses. Il est donc important de
surveiller l’aspect budgétaire de ce centre afin de ne pas sombrer. Ce suivi permettra
d’analyser les écarts entre le prévisionnel et le réel effectué, anticiper d’éventuelles baisse, ou
corriger pour s’améliorer. Les activités commerciales de l’association permettent d’intégrer
les personnes qui ont un handicap dans le milieu professionnel, peut-être cela permettrait-il
de recevoir des aides de l’Etat. Un suivi concernant l’intégration de ses personnes est
nécessaire.
Nature de l’activité (cantine, Chiffre d’affaires
blanchisserie) généré
Personnel employé (en nombre) Dépenses générées
Nombre de personnes ayant un Résultat de l’activité
handicap (réel)
Satisfaction client Résultat prévisionnel
Si non, solutions possibles ? Explication écarts