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PROCEDURE D'ARCHIVAGE ET DE GESTION DES RISQUES

PROCEDURES D'ARCHIVAGE

GESTION DES RISQUES

LOCAL D'ARCHIVAGE, MATERIEL DE CONDITIONNEMENT ET DE RANGEMENT

LOCAL D'ARCHIVAGE

MATERIEL DE RANGEMENT ET DE
CONDITIONNEMENT
SECURITE ET HYGIENE

FONDS D'ARCHIVES

DOCUMENT COLLECTION
EQUIPEMENTS SPECIALISES

ORDINATEUR

EQUIPEMENT DE DESTRUCTION DES

DOCUMENTS

RESSOURCES HUMAINES

HUMAN RESOURCES

DEFIS D'ARCHIVAGE ET VOS ATTENTES

PROBLEME D'ARCHIVAGE

ATTENTES
 QUESTIONS REPONSES
YES OR NO

AGE ET DE GESTION DES RISQUES

avez-vous une politique d'archivage ?
Avez-vous un plan de classement ?
Avez-vous un calendrier de conservation ?
Avez-vous une base de données des archives ?
avez-vous des procédures opérationnelles d'archivage (collecte,
conservation, numérisation, communication, destruction)?
avez-vous une politique de formation et sensibilisation du staff aux
bonne pratiques d'archivage ?
avez-vous un plan de valorisation des archives historiques
(presentation, expositions, portes ouvertes)?
Avez-vous identifiés dans un document les risques probables ou
évidents liés à l'archivage des documents ?
avez-vous identifié des dispositions formelles pour y faire face ?
avez-vous une procédure ou un mode opératoire en cas de
survenance d'un sinistre ?
effectuez vous périodiquement évaluation ou auto évaluation de
votre archivage ?
MATERIEL DE CONDITIONNEMENT ET DE RANGEMENT
avez-vous une salle d'archives ?
la salle est-elle assez spacieuse pour contenir votre masse
documentaire et son flux ?
la salle est elle suffisamment éclairée ?
la salle ou les salles sont elles référencées ?
avez-vous un bureau de travail d'archiviste ?
votre bureau est il bien équipé ? (mobilier, table de tri, ordinateurs
etc.)
avez-vous des meubles de rangement ?
les meubles de rangement sont ils conformes aux normes en la
matière ? (Metallique, démontables, robustes, anti rouille, espacés
entre 10 et 15 cm du sol contre les dommage éventuels de l'eau )?
la disposition des meubles dans la salle repecte t'elle les normes ?
avez-vous assez de meubles pour les documents ?
les meubles sont ils referencés ?
avez-vous un stock de matériel de conditionnement ? Boites
d'archives
avez-vous une le matériel pour la réliure ou des agrafeuse ?
avez vous un chariot pour transporter les documents ?
la salle d'archives est elle située dans un endroit à l'abrit des risques
d'incendie ?
la salle d'archives est elle située dans un endroit à l'abrit des risques
d'innondation ?
la salle d'archives est elle située dans un endroit à l'abrit des risques
de l'humidité ?
l'interdiction d'entrée aux personnes non autorisée dans la salle
d'archives est elle affichée visible et respectée par vos
collaborateurs ?
l'interdiction de nourriture et boissons dans la salle d'archives est
elle affichée visible et respectée par vos collaborateurs ?
avez-vous des extincteurs ?
les extincteurs sont ils conformes ? (à poudre)
les extncteurs sont ils installés dans la salle d'archives ?
la revue des extincteurs est elle à jour ?
il ya t'il un plan de désinsectisation et de dératisation des salles
d'archives ?
ce plan est il appliqué ?
avez-vous du matériel d'hygiène et de protection ? (cache nez, savon
liquide)

décrivez votre fonds d'archives

quelle sont les dates extrêmes de votre fonds d'archives ?
quel est volume documentaire des archives (en terme de boites
d'archives, classeurs ou mètre linéaire) dans les bureaux ?
quel est volume documentaire des archives (en terme de boites
d'archives, classeurs ou mètre linéaire) aux Archives?
quel est volume documentaire général archives (en terme de boites
d'archives, classeurs ou mètre linéaire) bureaux + salles
d'archives?
les archives sont elles bien référencées et rangées ?
les documents sont ils en général bien référencés et rangés dans des
contenant eux même bien référencé ?
il ya t'il un plan de classement appliqué dans les bureaux ?
avez-vous des outils de recherche des documents ?
quels supports figure dans vos documents ? (Papier, disques durs,
DVD, CD, SD card )
il ya t'il un plan de sauvegarde et de classement des documents
électroniques ?
quel est le volume moyen des dossiers papier en terme de pages ?
les documents sont ils rangés dans des boites d'archives ou classeur
depuis les bureaux ?
les dcuments sont ils rangés dans des boites d'archives ou classeur
aux archives ?
 les boites d'archives ou classeurs sont ils bien référencés ?
ISES
Avez-vous un ordinateur dédié à la gestion des archives et à la
numérisation ?
combien d'ordinateur avez-vous pour les archives ?
les ordinateurs sont ils en bon état ?
quelle sont les spécifications des ordinateurs (disque dur, processeur
, mémoire RAM et système d'expoitation)
avez-vous un réseau informatique?
il ya t"il un disque dur partagé dédié aux archives ?
avez-vous des scanner de production pour de grand volumes à
numériser ?
combien de scanner de production avez-vous ?
quelle est la performance de vos scanners de production ? (nombre
de pages par minute)
avez-vous une base de donnée de gestion des archives ?
avez-vous un logiciel de gestion électronique des documents ?
avez-vous des machine de detruction de documents dans les
bureaux ?
avez-vous des machine de detruction de documents aux archives ?
les machines sont elles en bon état de marche ?
les machines sont elles utilisées ?
S
avez-vous un(e) archiviste de formation ou qualifié ?
quel est le nombre d'archiviste ?
il ya t'il un archiviste quaifié parmi le staff hormis vous ?
avez-vous un contrat avec un prestataire de service d'archivage ?
avez-vous une politique de déontologie et de confidentialité des
archivistes ?
VOS ATTENTES
listé les défis ou challenges pour lesquels il est necessaire de
réorganiser ou de moderniser l'archivage de vos documents
quel est votre souhait suite à une réorganisation ou modernisation de
vos archives, listé vos attentes
REPONSES EVALUATION
AUTRES REPONSES ET
OU COMMENTAIRES auto
SOUS TOTAL TOTAL

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#REF! #REF!
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PROCEDURE D'ARCHIVAGE ET DE GESTION DES RISQUES 55 0
EVALUATION SCORE 0
EVALUATION
REORGANISA
LOCAL D'ARCHIVAGE, MATERIEL DE CONDITIONNEMENT 130
ET DE RANGEMENT
EVALUATION SCORE 0
TOTAL SCORE APRES EVA
FONDS D'ARCHIVES 45
EVALUATION SCORE #REF!

EQUPEMENTS SPECIALISES 55
TOTAL POUR UNE BONNE POLITIQUE D'AR
EVALUATION SCORE 0

RESSOURCES HUMAINES 20
EVALUATION SCORE 0
COMMENT
DEFIS D'ARCHIVAGE ET ATTENTES NA
DEFIS NA
ATTENTES NA

TOTAL POUR UNE BONNE POLITIQUE D'ARCHIVAGE 305

TOTAL SCORE APRES EVALUATION #REF!
 EVALUATION DE L'ARCHIVAGE AVANT LA
REORGANISATION

TOTAL SCORE APRES EVALUATION

OTAL POUR UNE BONNE POLITIQUE D'ARCHIVAGE

0 50 100 150 200 250 300 350

COMMENTAIRE FINAL ET PLAN D'ACTION