l’archivage est le processus de conservation de données ou d’ensembles de données pourune utilisation

ultérieure.
l’archivage est un thème important pour action contre la faim :- d ’ u n p o i n t d e   v u e   i n t e r n e ,
u n   s y s t è m e   d ’ a r c h i v a g e   p e r f o r m a n t n o u s   r e n d p l u s efficaces et réduit les pertes
de temps pendant la préparation des rapports et de s audits. un archivage adéquat reflète également les
principes de
professionnalismeet de transparence
 d’action contre la faim.-d’un point
de vue externe, action contre la faim s’engage auprès des bailleurs à justifier l’achat, l’utilisation et l
a destruction des matériaux, services etéquipements, et

O u t i l s d e n o r m a l i s a t i o n d e l ’ a r c h i v a g e
2.1. Codification des documents
La plupart des formulaires d’Action Contre la Faim ont des codes bien
spécifiques (desréférences) qui nous permettent de les lier entre eux et
d e l e s r e t r o u v e r p l u s t a r d . U n formulaire contient systématiquement sa «
propre » référence pour l’identifier facilement, ainsi qu’une ou plusieurs références
servant à le relier aux autres documents. Voir le Guided’utilisation de chaque formulaire pour
savoir comment créer une référence correcte et où laspécifier. Les formulaires sont archivés
selon leurs références. Par conséquent, l’utilisationcorrecte des références a un impact direct
sur l’archivage. Lorsqu’une personne – en in

2.3 . Identification des bases

Les codes des bases ou des missions sont définis par l’Administration puis entrés dans SAGA.Si vous
voulez connaître le code d’une base/d’un pays, contactez le DépartementAdministration / Finances.
2.4. Etiquetage
L e s étiquettes des classeurs   s t a n d a r d s e t   l e s étiquettes des
boîtes  standard doivent êtreutilisées pour tous les documents logistiques.Cette technique
d’archivage permettra une meilleure traçabilité des documents et aidera à mieux identifier
les informations sensibles en cas d’urgence.Tous les classeurs relatifs à la sécurité doivent être
étiquetés de manière claire. Une couleur,un numéro ou motif doivent être établis afin de pouvoir
rapidement déterminer quoi faire deces classeurs en fonction du niveau de sécurité. Cette mesure doit
également être appliquée par les autres départements, en particulier les Finances et les RH.
3 . A r c h i v a g e   p a p i e r
3.1. Responsabilités
Le Département Logistique est responsable de :-L’archivage de tous les dossiers logistiques-
La manipulation et le stockage
des boîtes d’archivage des autres départements.
 Chaque département est responsable de :

Identifier quelles informations / quels documents doivent être archivés

Ranger ces documents / ces informations dans des boîtes en carton

Etiqueter ces archives selon les standards mis en place.
3.2.Comment organiser les archives
Le département Logistique est responsable de fournir des cartons / boites d’archivesnécessaires, ainsi
que des stickers pour les cartons, à tous les départements. NB : les cartons doivent être adaptés au
stockage d’archives et leur taille limitée. Ils nedoivent pas contenir plus de 5 ou 6 boites
d’archives/classeurs, de façon à éviter d’éventuelles blessures ou douleurs de dos des staffs qui les
manipulent.Cependant, chaque département conserve la responsabilité de :- d e   p r é p a r e r
cha que  ca rton a vec les boit es/cl ass eur s -s’assurer
q u e   c h a q u e   c l a s s e u r   / b o i t e   e s t c o r r e c t e m e n t é t i q u e t é -remplir
le détail des étiquettes des cartons et des boites avec un marqueur
permanen

Le département Logistique doit enregistrer chaque boite reçue, dans le tableau excel de
suivides archives, au niveau de la base.A.Standard_Tools\
06.Base_de_données_archives_V3_2.xlsLe Département Logistique centralisera esnuite tous
les documents archivés, au niveau de lacapitale et/ou du siège .Pour ce faire, un espace de
stockage dédié devra être identifié,sécurisé (verrou) et à l’abri d’éventuels incendies,
inondations, rats, etc… Les cartons devrontêtre correctement empilés sur les
étagères, identifiés avec les étiquettes standard etrégulièrement inventoriés.Quand un carton
ou classeur est envoyé en capitale, la base de données excel est mise à joursur la base avec
les informations liées au transfert, et la nouvelle version est envoyée aulogisticien de capitale
par mail , qui fera un copier/coller des informations dans sa propre basede données de suivi
des archives et remplira les informations manquantes relative au lieu dustockage.Vous
trouverez leModèle à coller sur les boîtes d’archivage dans les outils du chapitre.
La Logistique devrait refuser d’envoyer des archives
à la capitale ou au siège
 si celles-cine sont pas bien identifiées et organisées convenablemen