> MIC. 20 Réf : JLK/CS/DG/926/09/2023 Kinshasa, le 07 septembre 2023 Concerne : Avis de recrutement pour le poste d'Administratrice du bureau Pour le compte d'un de nos clients, opérant dans les secteurs de la microfinance, de l'environnement. et de I’énergie, nous recrutons une administratrice du bureau. Identification du Titre du poste Administratrice du bureau Poste Localisation ~_| Kinshasa Département Direction administrative Relation Rapporte au Directrice du bureau Hiérarchique Travail en rapprochement | Direction administrative, Direction des avec ressources humaines, Direction logistique 1. Administratior + Assurer le secrétariat d'une facon bien organisée et ordonné © Réceptionner, saisir, scanner, enregistrer, expédier et classer les Responsabilités documents entrant / sortant, distribution du courrier parmi 'quipe ; © Gérer le planning du Directeur et de l'équipe ; * Organisation des événements et soirées ; * Accueil des visiteurs ; © Assurer les horaires d’ouverture du bureau ; ‘* Gérer les contrats administratifs du bureau (téléphone, affiliation aux soins de santé, assurance accident, maintenance des matériels informatiques, gasoil, bail etc.) ; © Organiser et suivre la maintenance du matériel technique (photocopieuses, imprimantes, onduleurs, installations électriques, contact avec les entreprises d'entretien), etc. ; * Gérer les stocks et tenir inventaire du bureau a jour ; © Gérer les équipements et le stock de sécurité (téléphone satellitaire, provisions diverses, etc.) ‘* Rédiger les correspondances, les invitations, e-mails et les textes de | travail tels que les notes de service et autres documents ; | ‘© Suivre, préparer le planning hebdomadaire et veiller au partage de ce L dernier avec I'équipe du bureau ; MTC SARL Boulevard du 30 juin, immeuble du 20 jin, 6éme niveeu, loca? ; Commune dela Gombe, Kinshasa RCM: CD/KNGIRCCM/20-B-02344-d. Nat :0f-H5300-N16192H République Démooretique du Congo Tél: +243004600872> MIC.1e * Coordonner le planning de voyage de tous collaborateurs de Organisation en RDC ; * Echanger réguliérement les plannings avec les seorétariats des ambassades partenaires ; ‘* Organiser et préparer les voyages pour le staff du bureau et les délégations de l'Europe ; 2. Ressources humaines : ‘* Mettre en place et a jour les dossiers du personnel ; © Gérer la liste de congés de 'équipe ainsi que son planning de formations continues ; Suivre la paie mensuelle auprés du consultant Payroll ; © Effectuer la déclaration et paiement mensuel de la cotisation CNSS ; 3. Logistique * Appuyer la préparation des opérations d'achats des biens d'équipement, mobiliers, consommables, petits matériels etc. ; Veiller l'approvisionnement (frigo, café, fruits, eaux, journaux) ; Effectuer et coordonner les arrangements de voyage, transport, transfert des voyageurs & l'aéroport y compris les réservations des vals et d'hotels ; © Préparer et expédier du courrier (DHL, entreprises de transport internationales) ; 4. Comptabilité © Gérer la comptabilité ; © Vérifier les factures et recus ; «Enregistrer les factures sur le Web Cash, ‘© Gérer la caisse, les virements bancaires, les comptes du bureau et le coffre-fort ; © Effectuer le calcul et remboursement des frais de voyage de I'équipe 5. Relations publiques © Gérer et participer la production des matériels de communication (calendriers, flyers, présentation Powerpoint) Type de contrat : CDD (3 mois) ; Diplémé en administration, droit ou tout autre domaine apparenté ; MTC SARL Boulevard du 30 juin, mmeuble du 30 juin, S8me niveau, locatSc2 ; Commune de la Gombe, Kinshasa RCM : CDIKNGIRCCM/20-B-02344-d. Nat : 01-H5300.N16192H République Dérrocratique du Congo Tél. +243994609872A> MIC ‘Spécifications * Utilisation aisée des applications Microsoft Office (Excel, Word et minimales du profil Powerpoint) ; Sens de organisation ; Bonne élocution ; Connaissance linguistique : Francais et Anglais (obligatoire) ; Respect de la confidentialité. Priére de soumettre votre candidature, en envoyant votre CV a |'adresse joseph.mulomboyi@micsarl.com, au plus tard le 15 septembre 2023, avec comme objet : « Candidature au poste d’Administratrice du bureau ». N.B: - Toute candidature envoyée sans reprendre l'objet « Candidature au poste d'Administratrice du bureau » sera automatiquement disqualifiée ; = Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour les interviews. Conformément a notre cade de bonne conduite, nous n’acceptons aucun paiement dans notre processus de recrutement. Nous promouvons la diversité, et garantissons une égalité de chances 4 tous les candidats sans distinction de genres ou de races. Joe LUMBANA Directeur Gérant MTC SARL Boulevard du 20 juin, Immeuble du 30 juin, 58me niveau, locatSc2 ; Commune de la Gombe, Kinshasa RCCM : CDIKNG/RCOM/20-B-02944-4d. Nat: 01-H5300.N16192H République Démocretique du Congo Tol. :+243904600872