Admin Assistant and Receptionist, DRC

Niveau/Level : 2
Equipe/Team : Country Programs, DRC
Lieu/Base Location : Kinshasa, DRC
Type de contrat/Contract : Local National
Durée : Une année (renouvelable)
Date de début : 8 janvier 2024
La Clinton Health Access Initiative, Inc. (CHAI) est une organisation de santé
mondiale qui s'engage à sauver des vies et à réduire le fardeau de la maladie
dans les pays à revenus faibles et moyens, tout en renforçant les capacités des
gouvernements et du secteur privé de ces pays à créer et à maintenir des
systèmes de santé de haute qualité qui peuvent réussir sans notre aide. Pour
plus d'informations, veuillez consulter le site : https://
www.clintonhealthaccess.org
Sous la supervision du Senior Manager des finances, La Clinton Health Access
Initiative RDC cherche à recruter un/une Assistant(e) Administratif(ve) et
réceptionniste très motivé(e) pour assurer la mission de la gestion des
opérations administratives et la réception du Bureau Pays.
Responsabilités
● Accueillir les visiteurs et les orienter vers la personne et le bureau
appropriés,
● S’assurer que la zone de réception est propre, bien rangée et
présentable, avec toute la papeterie et le matériel nécessaires (par
exemple : stylos, formulaires, présentoirs et brochures)
● Fournir des informations de base et précises en personne et par
téléphone/courriel
● Recevoir, trier et distribuer les courriers en maintenant un classement
efficace
● Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité
et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord du moniteur,
émission de badges visiteurs)
● Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des
stocks
● Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions
● Organiser le voyage et l'hébergement, et préparer les bons de
commandes
● Organiser les réunions qui se tiennent en assurant la logistique
(buffets, boissons,etc.)
● S’assurer de l’approvisionnement régulier du bureau en eau, café, thé,
…
● Tenir des dossiers mis à jour des dépenses de bureau et des coûts y
relatifs
 ● Effectuer d'autres tâches de réceptionniste comme le classement, la
photocopie, la transcription et la télécopie.
● Diriger les visiteurs en tenant à jour les répertoires des employés et
des départements, avec une orientation des instructions reçues de la
hiérarchie auprès du service de sécurité.
● Maintenir la continuité entre les équipes de travail en documentant et
en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins continus.
● Contribuer à l'effort d'équipes en réalisant des résultants connexes au
besoin
● Superviser l’équipe de nettoyeurs et jardinier, et appuyer la logistique
dans le cadre de la gestion d’approvisionnement en carburant pour les
véhicules du bureau.
● Faire le suivi des entretiens du générateur et des véhicules
● S’assurer que les factures d’électricité, d’eau et téléphones sont payés
à temps
● Servir de point de contact avec les fournisseurs pour la réception de
toutes les factures physiques et toutes correspondances.
● Tenir le cahier de transmission des documents et le registre de prêt de
matériel.
Qualifications requises
● Être titulaire au minimum d’un diplôme de graduat en sciences
sociales et humaines.
● Avoir au moins deux ans d'expériences professionnelles à un poste
similaire et dans un environnement exigeant et axé sur les résultats.
● Esprit d'entreprise et capacité à travailler rapidement et efficacement
avec un minimum de supervision.
● Sensibilité aux contextes culturels.
● Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un
volume important de travail.
● Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à
produire des réponses rapides et adéquates.
● Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à fixer des priorités
et à respecter les délais, ainsi qu'à absorber et à synthétiser un large
éventail d'informations.
● Expérience avérée du travail dans des environnements multipartites
difficiles, avec la volonté de s'adapter à un environnement
imprévisible.
● Excellente attitude à l'égard du travail et personnalité motivée.
● Maîtrise du français (oral et écrit), bonne compréhension de l'anglais
et des langues nationales de la RDC.
● Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Outlook, Excel et Word.
Tous les candidats intéressés sont priés d’appliquer au plus tard le 30
décembre 2023 en envoyant leurs CV et lettre de motivation avec comme
Objet de l’email le titre du poste à l’adresse ci-
après : chaidrcrecruitment@clintonhealthaccess.org
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.