Maîtrisez les fondamentaux d'Excel

Le logiciel Excel fait partie des logiciels les plus utilisés dans le monde. Tous ceux qui
s'en servent au quotidien savent que ce n'est pas sans raison ! Excel vous permet facilement
de traiter de nombreuses données et de les mettre en forme.

Ce cours vous permettra de prendre en main ce logiciel si vous êtes débutant, de mettre
en page vos données pour qu'elles soient facilement lisibles, puis d'aller plus loin en
manipulant les données avec les formules, les fonctionnalités de tri, les tableaux croisés
dynamiques, etc.

Vous verrez qu'utiliser Excel n'est pas très compliqué et vous ne pourrez bientôt plus vous
en passer !

Objectifs : à la fin de ce cours, vous saurez...

 manipuler les cellules ;
 mettre en page un fichier Excel ;
 trier et ordonner les données ;
 utiliser les formules ;
 utiliser la validation des données sur Excel ;
 réaliser des tableaux croisés dynamiques ;
 réaliser des graphiques. 
Prérequis : aucun ! Ce cours vous permet de démarrer de zéro si vous n'êtes pas familier
avec Excel. Il vous permet également d'aller plus loin si vous connaissez déjà les
fonctionnalités de base : dans ce cas, vous pouvez directement vous rendre à la troisième
partie.

Outil nécessaire :
 Un logiciel tableur 
N'hésitez pas à créer un fichier Excel pour réaliser les manipulations en même temps
que moi dans ce cours. Je vous accompagnerai pas à pas et vous pourrez ainsi pratiquer en
direct !
Renommez les cellules
Bienvenue dans ce cours qui vous permettra d'utiliser les fonctionnalités d'Excel ! :D

Commençons par le début : Excel est un tableur, autrement dit un logiciel qui contient
des cellules.

Qu’est-ce qu’une cellule ?

Un fichier Excel est donc un tableau, qui comme tout tableau contient des colonnes et des
lignes. Une cellule est donc l'intersection entre une colonne et une ligne.

Traditionnellement, dans Excel :

 les colonnes sont nommées par des lettres. Vous avez donc la colonne A, la colonne

B... ;
 les lignes sont nommées par des chiffres. Vous avez donc les lignes 1, 2... 
Une cellule étant l'intersection d'une colonne et d'une ligne, son nom sera donc composé
de la lettre correspondant à sa colonne et du chiffre correspondant à sa ligne.

Voici par exemple la cellule C3 :

La cellule C3, au croisement de la colonne C et de la ligne 3

Remplir une cellule

Vous pouvez écrire dans une cellule le contenu que vous souhaitez : un chiffre, un texte,
une date, une formule - que nous verrons par la suite, et que vous pouvez reconnaître par le
signe  =  qui la commence.
Pour remplir une cellule, il suffit de double-cliquer sur elle et de taper le contenu voulu.
Vous pouvez également directement remplir le champ situé juste au-dessus des cellules, à
droite de  fx . On l'appelle la barre de formule. Elle est entouré sur la capture d'écran
suivante :
 Remp
lissage d'une cellule avec du texte

Renommer les cellules

Le nom de la cellule sur laquelle vous êtes situé apparaît en haut à gauche de votre fichier
Excel. Vous avez la possibilité de le changer, si cela vous semble plus simple !

Par exemple, si vous voulez écrire dans une cellule le mois en cours, vous pouvez
renommer la cellule "Mois" plutôt que "C1". Pour cela, utilisez le champ en haut à
gauche qui indique par défaut "C1", et notez directement  Mois . 

Cellule C1 renommée en "Mois"

Dans ce champ, vous ne pouvez pas utiliser de caractère spécial, d'espace ou d'accent.
Quand vous ferez des formules Excel, comme je vous l'apprendrai plus loin dans ce
cours, vous pourrez utiliser le nom que vous avez choisi - "Mois" dans notre cas - plutôt que
C1. Cela permettra à vos formules d'être plus lisibles et d'éviter les erreurs !

À vous de jouer ! ;) 

1. Créez un document Excel. Enregistrez-le sur votre ordinateur, il sera votre support de
travail pour l'ensemble de ce cours.
 2. Identifiez la cellule D4.
3. Renommez cette cellule D4 "mois".
Vous avez fait connaissance avec l'unité de base du fichier Excel : la cellule. Voyons
maintenant comme remplir ces cellules de manière rapide.
Recopiez des cellules
Une fois que vous avez mis une information dans une cellule, vous allez sans doute
vouloir recopier le contenu de cette cellule dans d'autres cellules.

Vous pouvez le faire de manière classique en faisant un "copier-coller". Mais Excel vous
propose également une "poignée de recopie". Cette solution marche seulement pour recopier
sur une cellule adjacente, juste à côté ou juste au-dessous.

Utilisation de la poignée de recopie

Si vous souhaitez recopier exactement le contenu de la cellule, il suffit ainsi de placer
votre curseur en bas à droite de cette cellule. Une croix noire apparaît alors. Cliquez et faites
glisser cette croix sur les cellules sur lesquelles vous voulez recopier l'élément. Toutes les
cellules contiennent désormais cet élément recopié !

La poignée de recopie est située en bas à droite de la cellule

La première utilisation de la poignée de recopie est toujours un peu délicate donc pas de
stress si vous n'avez pas réussi. Faites un nouvel essai ! Vous allez vous familiariser très vite
avec cette fonctionnalité dont bientôt vous ne pourrez plus vous passer. :)
Si vous utilisez la poignée de recopie sur une seule cellule de référence, Excel copiera le
contenu de cette cellule sur les autres. Par exemple, si vous notez  1  sur une cellule et que
vous utilisez la poignée de recopie, celle-ci notera  1  sur toutes les cellules sélectionnées.
Maintenant notez  1  sur la première cellule et 2 sur la deuxième, puis sélectionnez les
deux avant d'utiliser la poignée de recopie. Que se passe-t-il ?
Excel continue cette suite logique dans le cas d'une série de cellules ! Il pourra faire de
même en notant les nombres impairs, ou de 10 en 10, etc. 

La notion de référence absolue ou relative

Copiez des cellules vous semble maintenant simple... Mais attention ! Il faudra être
vigilant quand les cellules que vous allez recopier contiendront des formules.
Prenons un exemple : imaginons que vous ayez un tableau avec les mois de l'année, et
pour chaque mois le nombre d'article vendus.
Votre tableau pour calculer votre chiffre d'affaires

Vous avez saisi dans une cellule (ici en jaune) le prix de vente de l'article. Vous souhaitez
donc qu'Excel calcule le chiffre d'affaires de chaque mois, celui-ci étant égal à : nombre
d'article x prix de vente de l'article.

Vous notez donc dans la cellule D4  =C4*C1  - ici ne prêtez pas attention au contenu de la
formule, nous verrons par la suite comment les rédiger. Comprenez simplement qu'il s'agit de
multiplier la cellule C4 par la cellule C1. 
Vous avez complété le mois de janvier et souhaitez (à juste titre) automatiser la saisie
pour ne pas refaire la formule : vous souhaitez donc recopier dans les cellules en rouge la
formule mise dans la cellule en bleu.

Si vous utilisez la poignée de recopie vers les cellules D5 à D10, voyons ce que vous
obtenez :
 Uti
lisation de la poignée de recopie pour une formule

Vous voyez que nous n'obtenons pas les chiffres voulus. 

Il apparaît notamment en D6  #VALEUR! , qui signifie qu'une des cellules concernées

contient du texte et non des chiffres. Excel ne peut donc pas effectuer de calcul. :'(
Comprenons ensemble pourquoi cela n'a pas fonctionné.

Si vous cliquez sur la cellule D5, vous voyez que la formule utilisée est  =C5*C2 .  Excel
raisonne en effet en "valeur relative".  Il a appliqué la logique suivante : la cellule D4 est
égale à C4 fois C1, donc pour la cellule D5, il faut tout décaler d'une ligne en-dessous : D5 est
égale à C5 fois C2. 
Or, vous voudriez utiliser toujours C1. Pour qu'Excel le comprenne, il faut transformer
dans la formule l'adresse de la cellule en adresse absolue, pour montrer qu'il faut garder cette
cellule dans le calcul. Cela va passer par le signe $ (dollar).
Ainsi, pour transformer une adresse relative en adresse absolue, il faut que l'adresse de la
cellule passe de  C1  à  $C$1 . Il faut donc insérer le signe  $  avant la colonne et avant la ligne.
Ainsi, en cellule D4, vous allez écrire  =C4*$C$1 . En utilisant la poignée de recopie,
Excel va garder C1, mais pas C4 qui est sans signe dollar. Vous aurez ainsi en D5
=C5*$C$1 . 
Vous obtiendrez alors :
 Utilis
ation de la poignée de recopie pour une formule avec $

Si cette notion ne vous paraît pas encore très claire, pas de panique ! Le principe est de
comprendre que souvent, si la recopie que vous avez faite ne fonctionne pas, c'est en raison
d'un problème d'adresse de cellules qui aurait due être en absolue.
Ayez donc le réflexe de vous demander si vous ne devriez pas modifier les adresses pour
les mettre en absolue, et souvenez que pour transformer une adresse (par exemple A2) en
adresse absolue il suffit d'insérer des dollars (par exemple $A$2).

Vous savez désormais comment recopier des cellules ! Excel propose une autre manière
d'écrire rapidement les cellules : la saisie automatique.
Utilisez la saisie automatique
Vous avez déjà découvert les prémices de la saisie automatique grâce à la poignée de
recopie.

Mais Excel est un logiciel "intelligent" et il vous permettra des gains de temps très
importants grâce aux suites logiques.

Si par exemple vous devez compléter un tableur avec les 12 mois de l'année, vous
pouvez utiliser la saisie automatique avec la poignée de recopie.

Vous écrivez alors  janvier  puis vous utilisez la poignée de recopie, que l'on obtient en
plaçant sa souris en bas à droite de la cellule à recopier. Excel comprend alors que vous
voulez écrire les 12 mois de l'année et votre liste devient : 

Saisie automatique des mois

Rappelez-vous que la poignée de recopie marche de haut en bas mais aussi de gauche à

droite : vous pourrez donc écrire le premier élément de votre série sur une cellule et avoir les
autres éléments qui suivent sur la même ligne mais à droite.
La saisie automatique marche pour beaucoup de suites logiques comme les jours de la
semaine, les nombres, les dates... À vous de jouer pour découvrir toutes ces possibilités ! ^^ 

Nous avons terminé la première partie de ce cours ! Vous êtes maintenant capable de
renommer et recopier des cellules, et d'utiliser la saisie automatique.

À tout de suite dans la deuxième partie de cours, après ce petit quiz ! :D
Manipulez les lignes et les colonnes
Dans cette deuxième partie du cours, nous allons entrer dans le vif du sujet ! Gardez
votre document Excel ouvert pour réaliser les manipulations au fur et à mesure. ;)

Maintenant que les cellules n'ont plus de secret pour vous, voyons comment manipuler
directement les lignes et les colonnes.

La plupart du temps, pour faire toute modification sur une ligne ou une colonne :
 sélectionnez la ligne ou la colonne sur laquelle vous souhaitez faire la manipulation ;
 faites un clic droit (ou clic central sous mac) : cela vous ouvrira le menu
contextuel dans lequel vous trouverez la majorité des actions possibles.
Voyons les manipulations les plus courantes en détail.

Créez et supprimez des lignes et des colonnes

Pour créer une colonne ou une ligne, il suffit de sélectionner la colonne ou la ligne
suivante, puis d'ouvrir le menu contextuel afin de choisir "insertion".

Prenons un exemple. Vous souhaitez créer une colonne, entre la colonne "Prénom"

(colonne B) et "Date de naissance" (colonne C). Vous souhaitez que cette colonne s'appelle
"Deuxième prénom".

Sélectionnez la colonne D (puisque c'est cette colonne que vous souhaitez décaler pour
intégrer une colonne à sa gauche), en cliquant sur le nom de la colonne, soit ici la lettre D.

Vous allez ensuite ouvrir le menu contextuel (clic droit sur pc, clic central sur mac) :

Sélectionnez la colonne D et faites un clic droit

Dans ce menu contextuel, vous n'avez plus qu'à choisir l'action que vous souhaitez mener,
ici insertion.
 Vous aurez alors une colonne vide qui sera insérée à gauche de la colonne "date de
naissance".

Masquer des lignes et des colonnes

Pourquoi masquer des lignes ou des colonnes ? Cela permet d'avoir visuellement moins
de données tout en ne supprimant aucun élément, afin de pouvoir les retrouver si besoin. La
lecture est ainsi facilitée. 
Pour cela, vous allez procéder exactement de la même façon :

 vous sélectionnez la ligne (ou colonne) à masquer en cliquant sur son nom (la lettre
pour la colonne, le chiffre pour la ligne) ;
 vous ouvrez le menu contextuel ;
 vous choisissez "masquer".
Par exemple, dans notre fichier, vous ne souhaitez peut-être pas que la colonne "date de
naissance" et "sexe" apparaissent, mais vous souhaitez conserver ces colonnes. Vous
sélectionnez alors les colonnes D et E correspondantes, puis choisissez "masquer" dans le
menu contextuel.

Le résultat sera le suivant :

Les colonnes D et E ont été masquées

Vous voyez que les colonnes D et E (date de naissance et sexe) n'apparaissent plus.
Mais elles n'ont pas été supprimées : on passe bien de la colonne C à la colonne F. Elles
apparaissent en bleu.

Pour afficher de nouveau ces colonnes :

 sélectionnez les colonnes C et F (c'est-à-dire les colonnes qui "entourent" celles qui
sont masquées) ;
 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "afficher".
Les colonnes D et E réapparaissent alors.

Ajustez les tailles des lignes et des colonnes

Vous avez sans doute constaté que quand vous saisissez des éléments dans une cellule, il
arrive que cette information "dépasse" la taille de la cellule. Pour celles et ceux qui ont déjà
utilisé Excel, je suis sûre que cela vous parle.

Par exemple, dans notre fichier, l'adresse de M. Jean Duval est un peu longue :
L'adresse trop longue dépasse de la colonne

Vous voyez que l'adresse (cellule F3) dépasse de la colonne, donc que cette colonne est
trop étroite. Si vous ne modifiez rien, en remplissant la cellule G3 vous ne verrez plus la fin
de l'adresse :

L'adre
sse n'est pas visible en entier

Si vous souhaitez éviter cela, vous pouvez facilement modifier la taille de la colonne. Plus
précisément l'"ajuster", c'est-à-dire l'adapter au contenu : plus le contenu est large, plus le
colonne le sera.

Pour cela, double-cliquez sur la marque de séparation entre cette colonne et celle d'à-

côté (ici le séparateur entre F et G). Ainsi la taille de F s'ajuste automatiquement au contenu !

La
largeur de la colonne s'est automatiquement adaptée au contenu

Vous pouvez également choisir la taille de la cellule en cliquant sur la barre de séparation
pour la régler comme vous le souhaitez.

Groupez des lignes et des colonnes

Le principe est de regrouper ensemble des lignes ou des colonnes pour pouvoir les
masquer ou les afficher ensemble.
Vous pouvez ainsi avoir de nombreuses colonnes qui nuisent à la lisibilité, tout en
ayant besoin de toutes ces informations. La solution pourrait alors être de grouper ensemble
des colonnes.

Pour grouper des colonnes, sélectionnez les colonnes concernées, puis dans le menu
choisissez Données > Grouper.

Vous obtenez le résultat suivant :

Les données F, G et H ont été groupées

Vous pouvez voir qu'elles sont groupées par la ligne grisée au-dessus des colonnes, ainsi
que les chiffres 1 et 2 en haut à gauche du fichier.
Pour masquer les colonnes groupées :

 soit vous cliquez sur le signe - et les colonnes sont masquées (vous pourrez ensuite
afficher sur le signe + pour les faire ré-apparaître) ;
 soit vous cliquez sur le "1" (vous cliquerez sur "2" pour les faire réapparaître). 
Vous obtiendrez alors le résultat suivant :

Les colonnes groupées ont été masquées

Les colonnes F, G et H sont masquées (mais pas supprimées) et vous voyez un symbole
(+) au-dessus des lignes qui vous indiquent que des colonnes sont groupées.

Maintenant que vous savez manipuler les lignes et les colonnes, voyons ensemble une
autre caractéristique des fichiers Excel : les onglets.
<>
Manipulez les onglets
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Dans ce chapitre, nous allons voir comment manipuler les onglets, également appelés les
feuilles.

Qu'est-ce qu'un onglet ?

Dès l'ouverture d'un fichier Excel, vous voyez apparaître en bas du fichier des
"feuilles". Selon la version d'Excel que vous utilisez, la création du fichier peut générer la
création d'un ou plusieurs onglets.

Par exemple, voici un fichier Excel avec deux onglets nommés "Feuill1" et "Feuill2" (le
nom mis automatiquement par Excel). Le nom de l'onglet Feuil2 est en blanc, et celui de
Feuill1 est grisé : cela indique que je suis actuellement sur l'onglet Feuill2.

Ficher Excel contenant deux onglets

Pour comprendre ce qu'est un onglet, vous pouvez comparer le fichier Excel à un système
de classement. Le fichier Excel serait votre boîte de classement, et les onglets (ou feuilles) les
chemises que vous insérez dans la boîte.
Une petite nuance cependant par rapport au système de classement manuel : si dans une
boîte à archive vous pouvez insérer des documents sans qu'ils soient dans une chemise, dans
Excel ce n'est pas possible : tout document sera donc dans une feuille.

Créez et supprimez des onglets

Pour créer un onglet, il suffit de cliquer sur le + qui apparaît à droite du dernier
onglet. Vous voyez ainsi apparaître un nouvel onglet dont le nom est mis
automatiquement par Excel.

Pour supprimer un onglet :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez supprimer.
Attention : la suppression d'un onglet est définitive et toutes les données figurant dans
l'onglet sont perdues. Excel vous le signale, et vous devez confirmer la suppression.
Renommez les onglets
Excel donne un nom aux onglets qui n'est pas forcément parlant. Vous pouvez donc les
renommer.

Pour cela, il suffit de double-cliquer sur le nom de l'onglet et de saisir le nom souhaité.
Vous pouvez également ouvrir le menu contextuel avec un clic droit (ou un clic central sur
mac) afin de choisir "Renommer".
 Un conseil : le nom que vous choisissez doit être parlant (on doit savoir ce que contient
l'onglet juste en lisant le nom de l'onglet), et bref (pour plus de lisibilité).

Enfin, Excel ne vous permet pas de mettre des caractères spéciaux dans les noms d'onglet.

Déplacez les onglets

Si vous avez créé plusieurs onglets, il est important de les classer dans un ordre logique.

Pour déplacer un onglet, il suffit de cliquer sur son nom et de le faire glisser à

l'emplacement souhaité (tout en maintenant le clic).

Mettez les onglets en couleur

Si vous avez de nombreux onglets dans votre fichier Excel, il peut être utile d'en mettre
certains en évidence. Pour cela, vous pouvez les mettre en couleur.

Ainsi, dans cet exemple, la mise en couleur de l'onglet permet de mettre en évidence

l'onglet "total".

L'onglet "total" est

jaune pour être mis en évidence

Pour mettre un onglet en couleur :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 cliquez sur "couleur d'onglet" ;
 choisissez la couleur que vous souhaitez.
Masquez les onglets
Nous avons vu dans le chapitre sur les colonnes qu'il peut être utile de masquer certaines
informations. Cela est vrai aussi sur les onglets : cela permet une meilleure lisibilité tout en
gardant les informations.

Pour masquer un onglet :

 placez votre curseur sur le nom de l'onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "masquer".
Pour le faire apparaître :

 placez-vous sur le nom de n'importe quel onglet ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "afficher" ;
 choisissez l'onglet à faire apparaître parmi la liste des onglets masqués. 
Recopiez les onglets
Savoir recopier les onglets vous rendra bien des services (et beaucoup de temps). En effet,
vous pouvez ainsi faire un onglet "type" et une fois cet onglet terminé, vous pouvez le
recopier.
Pour recopier un onglet :

 placez-vous sur le nom de l'onglet que vous souhaitez recopier ;

 ouvrez le menu contextuel ;
 choisissez "Déplacer ou copier". Vous voyez apparaître ce menu : 

Menu pour déplacer ou copier les onglets

Dans ce menu, vous allez :

 choisir dans quel fichier vous allez copier l'onglet. En effet, vous pouvez tout à fait
décider de copier l'onglet dans un autre fichier Excel. Pour cela, utilisez le menu
déroulant pour choisir le fichier souhaité ;
 préciser à quel endroit dans le fichier vous voulez enregistrer l'onglet créé ;
 cocher la case "créer une copie", sauf si vous voulez uniquement déplacer l'onglet.
Vous savez désormais manipuler les onglets, félicitations !
Mettez en page votre fichier
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À présent que vous savez créer un fichier avec des cellules et des onglets adaptés, nous
allons voir comment le mettre en page.

Les options de mise en page sont communes à tous les logiciels de la suite Office (word,
powerpoint...). Nous allons donc voir uniquement quelques conseils propres à la lisibilité des
fichiers Excel.
Masquez le quadrillage
Le quadrillage que vous voyez à l'écran n'apparaîtra pas à l'impression. Pour plus de
lisibilité, vous pouvez choisir de le masquer également sur votre écran.

Pour supprimer le quadrillage d'un onglet Excel c'est très simple :

 cliquer sur Mise en page ;

 dans le volet affichage, décocher "quadrillage".
Vous l'avez compris si vous voulez faire apparaître un quadrillage que vous auriez
précédemment supprimé, vous procéderez de la même façon en cochant la case "quadrillage".
Le quadrillage a été ici masqué

Vous voyez aussi la différence entre le quadrillage et les "bordures" : ici, il y a des
bordures dans le tableau pour que ce soit plus lisible, mais pas sur les autres cellules. Ces
bordures apparaîtront à l'impression et n'ont pas de lien avec la présence ou non du
quadrillage.
Figez les volets
Ce point est important quand vous travaillez sur un fichier Excel qui contient beaucoup de
lignes et/ou de colonnes.

En effet, si les volets ne sont pas figés, quand vous vous placez sur les lignes les plus
basses de votre fichier, vous ne voyez plus les lignes de titre. Si vous avez beaucoup
d'informations, cela peut vous empêcher de comprendre à quoi les données font référence !
Pour éviter cela, vous pouvez "figer les volets", c'est-à-dire garder à l'écran les premières
lignes même si vous faites défiler le fichier pour voir les lignes suivantes.

Voici ce que cela donne en figeant les volets :

Les trois premières lignes sont figées

Vous voyez que même en étant sur les lignes 15 et suivantes, vous voyez les trois
premières lignes. Vous pouvez ainsi savoir que "4 100" sur la cellule D15 correspond au CA
du mois. Vous voyez qu'une légère bordure est apparue sous la ligne 3 pour montrer que les
volets sont figés.

Pour figer les volets :

 placez-vous sous la ligne (ou à droite de la colonne) qui doit rester "figée". Dans
l'exemple précédent, on se placera sur la ligne 4 ;
 allez dans "affichage" ;
 cliquez sur "figer les volets".
Pour annuler cette action, allez dans "mise en page" et cliquez sur "libérer les volets".

Renvoyez les cellules à la ligne

Si vous avez beaucoup de contenu dans une cellule, vous pouvez choisir d'adapter la taille
de la cellule au contenu, comme nous l'avons vu dans le chapitre sur les lignes et les colonnes.
Vous pouvez aussi choisir de renvoyer à la ligne le contenu.

Voici ce que cela donne (ici pour la cellule C3) :

Le contenu de la cellule C3 a été renvoyé à la ligne

Pour renvoyer à la ligne une cellule :

placez-vous sur la cellule concernée ;

dans le menu accueil, cliquez sur "renvoi à la ligne automatique". Vous pouvez
également choisir de "tronquer" le contenu, c'est-à-dire de ne pas le rendre visible au-
delà de la cellule, ou de le "laisser dépasser" même si la cellule est trop courte.
Vous savez désormais mettre en page votre fichier. Voyons dans le chapitre suivant
comment faire des mises en forme conditionnelles !
Utilisez la mise en forme conditionnelle
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Vous savez désormais mettre en page votre fichier. Voyons comment le faire de manière
automatique en fonction du contenu des cellules.

La mise en forme conditionnelle vous permet de définir la mise en forme d'une cellule

que vous souhaitez si une condition est remplie dans le contenu de cette cellule. 
Par exemple, vous voulez que dans le tableau de chiffre d'affaires les valeurs supérieures
à 2 500 euros soient mises en rouge.

Bien entendu, vous pourriez isoler les cellules qui remplissent la condition (supérieures à
2500 euros), mais dans ce cas, si le chiffre change et passe sous les 2 500 euros, la cellule
conservera la mise en forme et restera en rouge.

Pour éviter cela, il vous faut utiliser la mise en forme conditionnelle.

Pour appliquer une mise en forme conditionnelle :

 sélectionnez les cellules concernées par cette mise en forme ;

 choisissez "Format / mise en forme conditionnelle" ;
 nous allons devoir créer une nouvelle "règle" de mise en forme : cliquez donc sur le
"+" (mac) ou "nouvelle règle" (pc).
Le menu suivant apparaît :

Nouvelle règle de mise en forme

Vous allez alors définir le style. Commençons par "classique", car nous ne souhaitons pas
de dégradé ou d'échelle à deux niveaux. Ensuite, nous pouvons choisir dans le nouveau menu
"appliquer la mise en forme aux cellules contenant".

Le menu sera alors :

 Me
nu choisi de mise en forme

Vous choisissez :

 "valeur de la cellule" à la place de "texte spécifique"

 puis "supérieure ou égale à" et la condition ("2500")
 dans le champ "Mettre en forme avec", vous cliquez sur la double flèche pour choisir
votre propre mise en forme, avec un format personnalisé.
Le menu complété est ainsi :

Me
nu complété

En cliquant sur OK, la mise en forme que vous avez définie s'applique aux cellules qui
remplissent la condition, c'est-à-dire qui sont supérieures à 2500 euros.
La mise en forme conditionnelle est appliquée

Ici, seuls les mois de janvier et février ont un chiffre d'affaires supérieur à 2 500, donc
seules les cellules D4 et D5 ont la mise en forme voulue.

Si le chiffre d'affaires passe sous les 2 500, la mise en forme définie n'est plus appliquée.
Faites le test !

Vous pouvez également utiliser la mise en forme conditionnelle pour faire apparaître des
doublons ou des cellules vides, des dates dépassées, etc.
La mise en forme conditionnelle est très utile pour mettre en évidence des éléments quand
une condition est remplie. Son utilisation est vaste et de nombreuses possibilités existent. Je
vous laisse découvrir tout son potentiel et faire preuve de créativité !
Utilisez les fonctionnalités de filtre et de
tri
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Dans ce chapitre nous allons traiter de deux fonctionnalisés offertes par Excel qui
permettent de traiter des fichiers avec de nombreuses lignes et colonnes : les filtres et les tris.

Les filtres
Un filtre est une fonctionnalité d'Excel qui vous permet de n'afficher que certaines
données de votre tableau, en fonction d'un ou plusieurs critère(s).
Le fonctionnement d'un filtre

Quand vous allez filtrer des données, vous ne verrez que les cellules correspondantes au
filtre, mais les autres données ne seront pas supprimées du tableau : elles seront
uniquement masquées.

Avant de voir comment créer un filtre, voici le résultat de cette fonctionnalité : voici un
tableau avec uniquement les clients habitant à Clermont-Ferrand.

Tableau avec filtre sur la ville

Vous constatez plusieurs choses :

 les numéros des lignes du tableau apparaissent en bleu : cela indique visuellement que
le tableau contient d'autres lignes mais qu'elles sont masquées (ici les clients ne vivant
pas à Clermont-Ferrand) ;
 la ligne 1 (qui contient les titres des colonnes) a, sur chaque colonne, une petite
flèche. Cela vous indique immédiatement qu'un filtre est activé. Sur la cellule H1, qui
contient le titre "Ville", vous voyez un entonnoir à côté de la flèche : cela signifie que
sur cette colonne, un filtre a été activé. 
Maintenant que vous avez vu le résultat, voyons comment procéder.

Créer un filtre

Pour créer un filtre, suivez ces étapes :

 sélectionnez la ligne contenant le titre de vos colonnes (ici la ligne 1) en cliquant sur

son numéro ;
 activez la fonctionnalité filtre
o soit en cliquant sur l'icône du filtre représentant un entonnoir,
 o soit dans le menu données > filtrer. 
 Vous voyez alors apparaître une flèche sur chaque titre de colonne. Placez vous sur la
colonne voulue (ici la colonne "Ville"). Vous obtiendrez ceci :

Tri sur la colonne "Ville"

Il apparaît un menu "Ville" (car c'est la colonne sur laquelle le filtre est activé) avec
plusieurs options :

 vous pouvez "Sélectionner tout" (par défaut) : dans ce cas toutes les données
apparaissent, il n'y a pas de filtre ;
 vous pouvez cocher la ou les villes que vous voulez voir apparaître ;
 vous pouvez cocher "cellules vides" pour ne voir apparaître que les cellules sans
données.
Utiliser les différents critères de filtre

Les différents critères sont : numériques, textuels, couleurs.

 Les possibilités de filtre sont nombreuses :

 sur du texte comme nous l'avons fait dans l'exemple ;

 sur des nombres. Par exemple, pour une date, vous pourrez choisir en fonction de
l'année ;
 sur des données en couleur (attention cela dépend de la version d'Excel que vous
utilisez).
Prenons ce dernier exemple. Imaginons que parmi vos clients, vous avez mis en rouge
ceux que vous voulez contacter dans la semaine, et en bleu ceux qui sont venus récemment. Si
vous vous placez dans la colonne "nom" et activez le filtre, vous obtenez ceci :

Filtre par couleur

Vous pouvez alors choisir la couleur que vous voulez voir apparaître et masquer les autres
cellules.
Combiner plusieurs filtres

Vous pouvez combiner les filtres, en filtrant plusieurs colonnes.

Par exemple, si vous souhaitez ne retenir que les clientes habitant à Paris, vous devez :

 trier la colonne "Sexe" pour ne garder que "féminin" ;

 trier la colonne "Ville" pour ne garder que "Paris".
Vous pouvez combiner autant de filtres que nécessaire.

Pour supprimer tous les filtres, il suffit de re-cliquer sur l'icône filtre (ou menu données >
filtrer).

Pour supprimer un filtre en particulier, il faut cliquer sur la colonne concernée et choisir

"sélectionner toutes les données" (ou cliquer sur effacer le filtre).
Les tris
Trier les données signifie les classer selon un ordre précis que l'on va
déterminer. Contrairement au filtre, le tri ne masque aucune donnée : il s'agit uniquement de
les classer selon le critère défini. 
Avant de trier les données, les cellules sont classées dans l'ordre de création.

Le processus pour utiliser la fonction "tri" est le suivant :

 sélectionnez les données de votre tableau (y compris la ligne contenant les titres des
colonnes) ;
 cliquez sur "Données" > "Trier" (ou sur l'icône "tri").
Un menu s'ouvre :

Menu de tri

Il vous permet de préciser :

 selon quelle colonne vous voulez faire le tri ("trier par") ;

  l'ordre de tri : en cliquant sur la double flèche à droite de "de A à Z" vous avez le
choix : ordre alphabétique (de A à Z) ou anti-alphabétique (de Z à A) ;
 la présence d'en-têtes ou non (en haut à droite). Ici, elle est cochée car vous avez
sélectionné la ligne des titres de colonnes. 
Après avoir validé vous obtenez donc votre tableau trié par ordre alphabétique :
Après avoir validé, vous obtenez le tableau trié par ordre alphabétique sur la colonne
"Nom" :

Tableau trié par ordre alphabétique sur la colonne "Nom"

Grâce aux tris, vous n'avez pas besoin, au moment de la création de votre fichier, de
mettre vos données dans l'ordre. 
Vous pourrez donc trier selon :

 un ordre alphabétique, donc sur des champs de type texte ;

 un ordre chronologique, donc sur des champs de type date ;
 un ordre par couleur, etc.  
Vous avez donc vu dans cette deuxième partie comment mettre en page un fichier Excel,
en particulier lorsque vous disposez de nombreuses données. Après le quiz, nous verrons plus
précisément ce qui fait la force d'Excel : l'analyse de données !
Réalisez des calculs grâce aux formules
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Maintenant que vous maîtrisez l'environnement des fichiers Excel, entrons dans le vif du
sujet avec l'analyse de données.

Excel est connu notamment pour ses formules, ou fonctions, faciles d'accès et très
puissantes. Voyons ensemble comment les utiliser !

Comment trouver les fonctions sur Excel ?

Si vous souhaitez faire un calcul sur les données mais que vous ne connaissez pas la
formule, dites-vous qu'elle existe et qu'il faut simplement la trouver !

Pour cela, il va vous falloir jouer les détectives et chercher cette formule et/ou son mode
opératoire. Deux possibilités s'offrent à vous :

 utilisez "l'aide contextuelle" d'Excel accessible sous PC avec la touche  F1  ou sous

Mac en allant dans le menu Aide (dernier menu à droite), et tapez ce que vous
cherchez. Cela permet également de vous dire comment la formule fonctionne si vous
la connaissez mais ne la maîtrisez plus ;
 allez dans la liste des fonctions d'Excel et cherchez celle qui vous paraît correspondre
à votre besoin. Pour accéder à la liste des fonctions d'Excel, il faut aller dans Insertion
> Fonction (vous pouvez aussi cliquer directement sur l'icône "fx"). Elles sont
classées par grande catégorie (fonctions mathématiques, financières...)
Retenez donc ce principe : Excel est capable de beaucoup. Pour l'exploiter au mieux,
faites preuve de curiosité et partez à la recherche des fonctions !
Le fonctionnement global des formules
Pour toutes les formules que vous allez utiliser avec Excel, le fonctionnement est le
suivant :

1. placez-vous sur la cellule sur laquelle vous voulez utiliser la formule ;

2. saisissez le signe  =  ;
3. saisissez le nom de la formule ;
4. ouvriez une parenthèse (  ;
5. saisissez ce qu'on appelle les "arguments" de la formule en les séparant par un  ; . Ce
sont les différentes composantes de la formule, qui dépendent de la formule utilisée ; 
6. fermez la parenthèse  ) .
Nous reverrons ce mode opératoire pour chaque formule Excel que nous allons étudier.

Les opérations mathématiques de base

Les premières fonctions que vous allez utiliser sont sans doute les formules
mathématiques.

Voici les opérations mathématiques de base et leur fonction équivalente dans Excel :

Opération mathématique Fonction Excel équivalente

 addition somme

soustraction pas de fonction équivalente

multiplication produire

division quotient
Utilisons un premier exemple avec la fonction "somme", sans doute la plus utilisée dans
Excel.

Prenons un exemple simple. Vous disposez des données suivantes :

Exemple d'une fonction somme

 Vous voulez additionner les chiffres figurant faire apparaître le résultat dans la cellule B7
(en rouge). Vous allez donc utiliser la fonction "somme".

 placez-vous sur la cellule sur laquelle vous voulez utiliser la formule, ici B7 ;
 saisissez le signe  = ;
 saisissez le nom de la formule, ici "somme" ;
 ouvrez une parenthèse  ( ;
 saisissez les "arguments" de la formule en les séparant par un  ; . Ici, vous allez écrire 
"B2;B3;B4;B5;B6".
Pour que ce soit plus rapide, vous pouvez aussi taper "B2:B6",  le signe  :  voulant dire
"de B2 jusqu'à B6 inclus" ;
 fermez la parenthèse  ) .
Validez, et vous devez obtenir le résultat de votre formule, soit 12780.

Si vous vouliez multiplier les données entre elle, vous procéderiez exactement de la
même façon en utilisant la fonction "produit" au lieu de la fonction "somme".

Faites le test... Qu'obtenez-vous ?

Les formules plus avancées
La liste des formules utilisées dans Excel est immense, il n'est pas possible de toutes les
traiter dans ce cours. Je vous propose donc de voir deux formules très utilisées : la formule
"si" et la formule "recherche".

Si vous souhaitez utiliser une formule que nous n'aurions pas vue ensemble, rappelez-
vous que vous pouvez utiliser l'aide contextuelle ou aller dans la liste des formules !
La formule "si"

La formule "si" est une formule conditionnelle. Le principe est simple : vous demandez à
Excel d'effectuer une action si une condition est remplie.

Prenons un exemple en repartant de votre fichier qui liste vos clients. Vous souhaitez
offrir un cadeau à tous vos clients, avec un cadeau différent selon le sexe : pour les hommes
un coffret après-rasage, et pour les femmes un bracelet. Vous pourriez saisir manuellement le
cadeau dans chaque cellule, mais cela pourrait s'avérer long !

Utilisons donc la fonction "si" pour le faire de manière automatisée. Elle contient 3
arguments, c'est-à-dire 3 composantes :

1. la condition ;
2. ce qu'Excel doit faire si la condition est remplie ;
3. ce qu'Excel doit faire si la condition n'est pas remplie.
Dans notre exemple :

1. la condition sera : si le sexe est féminin ;

2. ce qu'Excel doit faire si la condition est remplie : écrire "bracelet" ;
3. ce qu'Excel doit faire si la contions n'est pas remplie : écrire "coffret après rasage".
Les éléments que vous voulez voir écrits dans la cellule doivent être mis entre
guillemets  " .
Voici ce que cela donne :
Exemple d'utilisation de la fonction "si"

Nous avons donc écrit les éléments suivants, en respectant la forme de toute formule :

 le signe  =  ;
 le nom de la formule : "si" ;
 l'ouverture d'une parenthèse  (  ;
 les arguments de la formule en les séparant par un  ;  (cf. au-dessus) ;
 la fermeture de la parenthèse  ) . 
Voilà le résultat :

Résultat de la fonction "si"

Nous avons recopié la formule en K3 en utilisant la poignée de recopie.

Plus vous allez utiliser la fonction SI et plus vous allez découvrir toutes ses possibilités...
Sachez par exemple que vous pouvez combiner deux fonctions "si" pour introduire deux
conditions, par exemple offrir un bracelet aux femmes, et pour les hommes un bon pour un
restaurant s'ils vivent à Paris et un coffret après-rasage pour les autres.

Voici le résultat :
Combinaison de deux fonctions "si"

Vous voyez qu'il y a deux fonctions SI :

 la première est au tout début de la formule avec ses 3 arguments (séparés par un point
virgule) :
o sa condition : si le sexe (en E2) est "féminin" ;
o ce qu'il faut faire si la condition est remplie ;
o ce qu'il faut faire si la condition n'est pas remplie. C'est là qu'intervient la
deuxième fonction.
 la deuxième fonction "si" (si le sexe n'est pas féminin) :
o sa condition = si la ville (en H2) est "Paris"
o ce que je fais si condition remplie : écrire "bon pour resto"
o ce que je fais sinon : écrire "coffret après-rasage.
Je ferme 2 parenthèses car j'ai 2 fonctions "si", donc j'ai ouvert 2 parenthèses.

Si cela vous semble compliqué, pas de panique ! Vous maîtriserez les formules au fur et à
mesure, en vous entraînant. Cet exemple vous permet simplement de comprendre une petite
partie de toutes les possibilités qu'offre Excel.
La formule "recherche"

La formule recherche permet, comme son nom l'indique, de rechercher une information
dans un fichier Excel et d'afficher, ailleurs dans Excel, le résultat de la recherche.

Supposons que nous avons notre listing clients et que nous avons un autre onglet nommé
"suivi cadeaux". Dans cet onglet, nous allons faire un suivi des cadeaux que nous souhaitons
offrir aux clients.

Nous souhaitons ainsi retrouver le cadeau à partir du numéro de client, en utilisant la

fonction "recherchev". Nous allons ainsi rechercher, à partir du numéro du client, le cadeau
associé dans le premier onglet. La fonction s'appelle "recherchev", car le "v" correspond à
vertical, puisque nous réalisons une recherche par colonne.

Ainsi, nous aurons :

 = 
 recherchev
 (
 arguments :
o ce qu'on recherche (on clique sur la cellule contenant le client n°1) ;
o où on le recherche (on clique sur les colonnes de l'onglet principal ;
 o ce qu'on veut afficher (il s'agit de la colonne du cadeau. Pour cela, il faut saisir
le chiffre correspondant au numéro de la colonne) ;
o "vrai" pour obtenir une correspondance approximative ou "faux" pour obtenir
une correspondance exacte de ce que vous cherchez.
 )
Voilà précisément ce que l'on saisira en cellule B2 :

Saisie de la fonction recherchev

 Quand l'information est dans un autre onglet, Excel note le nom de l'onglet entre deux
apostrophes  '  puis un point d'exclamation !  pour un nom composé (uniquement le point
d'exclamation sinon). Le plus facile pour vous est de cliquer directement sur les cellules que
vous voulez sélectionner. 
Saurez-vous désormais inscrire le nom du client entre son numéro et son cadeau ? Je vous
laisse essayer !
À vous de jouer !
Il vous faut maintenant pratiquer un maximum pour prendre en main les fonctions
d'Excel. Je vous conseille donc de créer des fichiers très simples au départ, et de vous
entraîner à utiliser les formules.

Saurez-vous trouver la formule qui permet de calculer un délai entre deux dates ?
Regardez dans les fonctions "date" et vous devriez trouver...

Saurez-vous trouver la formule qui permet de compter les cellules qui sont vides ? Celle
qui permet de compter les cellules ayant un certain contenu ?
Explorez-en un maximum ! :lol:
Autorisez ou interdisez la saisie de
certaines données
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Autoriser ou refuser la saisie de certaines données vous permet de prévoir quels types de

données pourront être saisies dans les cellules du tableau, et par opposition d'empêcher la
saisie d'autres types de données.

Pourquoi autoriser ou refuser la saisie de certaines données ?

Prenons un exemple : sur notre fichier client nous avons un onglet sexe. Dans cette
colonne, vous souhaitez que l'utilisateur saisisse "féminin" ou "masculin". Or, certains
pourraient écrire "M" ou "homme" pour masculin... Vous risquez donc d'avoir plusieurs
modalités de saisie selon les utilisateurs.

Or, vous avez vu que les fonctionnalités tris et filtres sont très utiles. Si vous voulez par
exemple filtrer vos clients pour ne sélectionner que les hommes, vous comprenez qu'il est
vraiment souhaitable que tous les utilisateurs aient utilisé la même façon de saisir, sinon il
faudra, dans votre filtre, prévoir tous les mots équivalents à "masculin".

De même pour les formules : si vous voulez compter le nombre de clients masculins, ce

sera beaucoup plus simple si toutes les cellules sexe correspondant à un client masculin ont le
même contenu.

Il est donc beaucoup plus simple de codifier la saisie et de ne permettre de saisir que

"masculin" ou "féminin".

De même, vous pouvez contraindre les utilisateurs à saisir des champs de types date,
des nombres... Vous pouvez également les contraindre à n'utiliser qu'une liste présente
ailleurs dans le tableur.
Comment utiliser cette fonctionnalité ?
Pour limiter la possibilité de saisie dans une cellule :

 sélectionnez les cellules concernées ;

 allez dans Données > Validation des données (ou selon la version d'Excel : données
> valider > validation des données) ;
 précisez les critères dans le menu qui s'ouvre.
Voyons les composantes de ce menu :
 Menu
de validation des données

Il y a trois menus (en haut) : "paramètres" (en bleu car nous sommes positionnés sur ce
menu), "message de saisie" et "alerte d'erreur".

Dans le menu "paramètres", nous allons préciser quels sont les critères pour limiter la
saisie. Par défaut, c'est "Tout" qui est choisi : l'utilisateur est libre de saisir ce qu'il souhaite.
En cliquant sur la double flèche à droite de "Tout", vous voyez apparaître les différentes
possibilités de limites de saisie.

Dans notre exemple, nous voulons limiter la saisie à "féminin" ou "masculin" : nous
allons donc choisir "liste" et préciser ensuite la liste des données autorisées :
 Nous
n'autorisons qu'une liste de contenus pour cette cellule

Dans le menu "source", j'ai saisi les deux données possibles ("féminin" et "masculin") en
les séparant par un point virgule.

Concernant les deux autres menus, "Message de saisie" et "Alerte d'erreur" :

 "Message de saisie"  vous permet de faire apparaître un message qui apparaît quand

l'utilisateur voudra saisir une information sur la cellule. Cette possibilité est très
pratique pour l'utilisateur, quand la saisie est un peu complexe, mais ce n'est pas
nécessaire quand la saisie est simple. 
 "Alerte d'erreur" : cette fonctionnalité fera apparaître un message si l'utilisateur saisit
une information qui ne correspond pas à ce que vous attendiez. Cette fonctionnalité
vous permet de bloquer la saisie ou de la permettre avec un message d'erreur. 
Que se passe-t-il pour l'utilisateur ?
Plaçons-nous à présent du côté de l'utilisateur qui souhaite saisir une information dans la
colonne sexe et voyons ce qui apparaît au moment de la saisie.
L'utilisateur doit choisir entre les deux possibilités

En cliquant donc sur la cellule E12, deux choses apparaissent :

 une double flèche (haut et bas) ;

 un menu déroulant contenant les valeurs parmi lesquelles je peux choisir : "féminin"
et "masculin".
Si je saisis autre chose, le message d'erreur prévu s'affichera.

Vous savez désormais autoriser ou refuser la saisie de certaines données !

Utilisez les valeurs cibles
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La fonctionnalité valeur cible est très utile dans des tableaux Excel dans lesquels vous
faites des calculs.

Qu'est-ce que la valeur cible ?

La fonction cible permet de déterminer quelle valeur une cible doit atteindre pour
qu'une condition que vous définissez soit remplie.

Prenons un exemple simple pour comprendre : vous devez obtenir votre bac avec au
moins 10 de moyenne. Vous avez votre note de français... La fonction cible permet de
déterminer combien vous devez avoir en maths pour avoir 10 de moyenne.

Comment fonctionne la fonction valeur cible ?

Imaginons que nous avons trois mois de vente. Nous avons réalisé un certain chiffre
d'affaires durant ce trimestre. Par ailleurs, nous avions un objectif précis de chiffre d'affaires.
Voici le tableau récapitulant ces éléments :

Tableau avec l'objectif de chiffre d'affaires

Dans cet exemple, nous n'avons pas atteint l'objectif : nous devions réaliser 15 000 euros
de chiffre d'affaires, et nous avons réalisé seulement 12 000 euros.

On peut alors se dire que le prix de vente n'est peut-être pas suffisant. Il aurait peut-être
fallu l'augmenter pour atteindre le chiffre d'affaires voulu.
 Quel prix de vente faut-il appliquer pour atteindre l'objectif du chiffre d'affaires du
trimestre ?
La fonction cible va nous servir à déterminer cette valeur !

Il y a 3 éléments dans la fonctionnalité "valeur cible" :

 la cellule sur laquelle porte la condition. Ici, la cellule D10 qui présente le chiffre
d'affaires ;
 la condition proprement dit. Ici, le fait qu'on veut que D10 soit égale à 15 000 euros ;
 la valeur à ajuster. Ici, nous souhaitons changer le prix de vente, c'est-à-dire la
cellule C1. 
Comment utiliser la fonctionnalité de la valeur cible ?
Cliquez sur données > validation des données > valeur cible (ou sous mac données
> scénarios > valeur cible).

Le menu suivant apparaît, avec les trois éléments à définir :

 cellule à définir : cliquez sur D10 ;

 valeur à atteindre : saisissez 15000 ;
 cellule à modifier : cliquez sur C1.

Menu de la fonctionnalité valeur cible

Vous notez qu'en cliquant sur les cellules, Excel a fait apparaître leur adresse en valeur
absolue avec les signes  $ . Vous vous souvenez de cette notion de valeur absolue / relative ? ;)
Si on valide, Excel vous fera apparaître la solution :
Excel a calculé la solution !

Excel a résolu le problème : le prix de vente à fixer est de 125 euros (cellule C1)

Vous avez la possibilité de :

 cliquer sur OK pour qu'Excel remplace les données par celles qui résolvent le
problème. Ainsi, le prix de vente sera porté à 125 et le CA de chaque mois sera ajusté ;
 cliquer sur annuler : dans ce cas les valeurs que vous aviez saisies au départ seront
remises. N'oubliez pas de noter le résultat du calcul d'Excel quelque part. ;) 
À vous de jouer !

Quelle aurait été le prix de vente à fixer pour un chiffre d'affaires de 18 000 euros ?
Calculez-le grâce à la fonctionnalité valeur cible !
Vous savez désormais utiliser Excel pour réaliser rapidement un calcul compliqué et
trouver la valeur cible. :soleil:
Réalisez des tableaux croisés
dynamiques
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Les tableaux croisés dynamiques sont une fonctionnalité très connue d'Excel et beaucoup

utilisée dans le monde professionnel. Nous l'abrégerons TCD dans la suite de ce chapitre.

Qu'est ce qu'un TCD ?

Un TCD est un tableau récapitulatif qui vous permet de classer vos données et de faire
des calculs en définissant plusieurs critères cumulés (d'où le terme croisé).

Il permet en quelques clics de faire un "rapport" sur un tableau avec de nombreuses

données !
Un petit exemple vaut mieux qu'un long discours : imaginons que vous êtes dans une
entreprise et que vous voulez analyser les données de  chiffre d'affaires. Vous avez deux
activités : vente de sacs à main, et vente de chaussures. Vous avez deux vendeurs : Paul et
Virginie.

Vous avez donc créé un tableau de saisie des chiffres d'affaires mensuels dans lequel vous
remplissez les données suivantes :

 mois concerné ;
 montant du chiffre d'affaires mensuel (CA) ;
 activité concernée (sac à mains ou chaussures) ;
 vendeur concerné (Paul ou Virginie). 
Pour simplifier et limiter le tableau je n'ai saisi que les 3 premiers mois de l'année avec
des chiffres simples. On obtient donc un tableau de ce type :
 Tab
leau de données sur lequel réaliser le TCD

Le TCD vous permettra d'analyser ce tableau en croisant différents critères. Souvent,

vous pourrez le réaliser grâce à des filtres, mais le tableau croisé dynamique vous permettra
de réaliser directement les calculs, et de changer rapidement les critères.

Créer un TCD
Créer un TCD est très simple mais quelques recommandations préalables s'imposent :
 il faut déjà avoir saisi vos données dans le tableau Excel. En effet, un TCD n'est
qu'une résultante de vos données ;
 il faut que votre tableau Excel (qui contiendra les données "sources" du TCD) ne
contiennent aucune ligne ni colonne vide ;
 il faut que vos données contiennent des titres : généralement on consacrera la première
ligne du tableau à ces titres (comme dans mon exemple la ligne 1). 
Une fois ces précautions respectées, vous pouvez facilement créer votre TCD. Pour cela,
choisissez données > créer un tableau croisé dynamique.

Vous voyez alors ce menu apparaître :

 Menu de création du TCD

 Dans la partie haute vous voyez la sélection de données qu'Excel a faite. Vous pouvez
modifier cette sélection si ce n'est pas la bonne. 
 Dans la deuxième partie de ce menu, Excel vous demande à quel emplacement vous
voulez créer ce TCD. Par défaut il sera créé dans une nouvelle feuille de calcul mais
vous pouvez le modifier pour l'insérer dans une feuille déjà existante.
Vous cliquez ensuite sur OK et un nouvel onglet se crée avec les éléments suivants :
Création d'un TCD

 Dans la partie droite, vous voyez le "concepteur de TCD" qui vous aidera à créer le
tableau. Dans ce concepteur, il y a la liste des colonnes de votre tableau : mois, CA,
famille, vendeur. Elles sont nommées "champs". 
 Dans la partie gauche, vous voyez le futur TCD, le résultat de la conception. 
Le principe est donc de sélectionner les champs que vous voulez voir apparaître dans le
TCD et de déterminer lesquels vous voulez voir en ligne, lesquels en colonnes, et lesquels
vont nécessiter des calculs (et seront alors des valeurs).

Dans notre exemple, le champ valeur sera le CA : vous allez donc sélectionner le champ
"CA" et le faire glisser dans l'espace "valeurs" du concepteur (quart en bas à droite).

De la même manière, prenez le champ "mois" et faites-le glisser vers la partie "étiquettes

de lignes", et glissez le champ "vendeur" dans "étiquettes de colonnes". Vous pourriez bien
sûr faire l'inverse, selon la manière dont vous voulez présenter les données.
Première version du TCD

Voilà, votre premier TCD est créé ! Il vous permet de connaître le total du CA par mois,
par vendeur. Par exemple, Paul a réalisé un CA de 74000 euros et Virginie de 60000 euros au
total sur les trois mois.

Mais vous voyez que le quart supérieur gauche "filtre du rapport" est vide : vous n'avez
pas défini de filtre. Vous pouvez décider que le champ "famille" sera le filtre de
votre rapport : comme un filtre classique sur Excel, vous pourrez ensuite sélectionner la
famille qui apparaîtra. Vous pouvez donc glisser le champ "famille" vers la partie "filtre du
rapport" du concepteur.

Vous voyez que sur la première ligne du TCD le filtre du rapport (qui était vide jusque-là)
a été complété. Vous pouvez alors filtrer, par exemple en décochant "sélectionner tout" et en
choisissant "chaussures". Voici le résultat :
TCD avec un filtre

Le TCD est le même, mais les valeurs ont changé, car vous n'avez plus qu'une famille sur
les deux initiales.

Si vous ne savez pas vraiment ce que vous voulez obtenir, il vous suffit de faire glisser les
données (les champs) différemment.
Dans notre exemple, je pourrais tout à fait obtenir le TCD suivant :

Autre TCD réalisé avec les mêmes

données

Ici, j'ai choisi de présenter les valeurs en fonction des mois (j'ai sélectionné tous les mois)
et de faire apparaitre le détail par famille (chaussure/sac à main) et par vendeur.
 À vous de jouer ! Quel autre type de rapport peut-on faire à partir de ces données ?
Mettre à jour un TCD
Si vous faites une modification dans votre tableau de base, votre TCD n'est pas modifié
automatiquement.
Par exemple, si vous vous apercevez qu'en réalité le CA du mois de janvier sur l'activité
"sac à mains" réalisé par Paul n'était pas de 10 000 euros mais de 20 000 euros, et que vous
modifiez le chiffre dans votre tableau de données initial, cette modification est sans impact
sur votre TCD.

Pour que la modification impacte le TCD, il faut le mettre à jour. Pour cela, placez-vous
dans le TCD et ouvrez le menu contextuel (clic droit sur PC / double clic central sous mac).
Choisissez "actualiser les données" comme dans l'exemple ci-dessous :

Actualisation des données du TCD

La modification apportée à votre tableau Excel sera alors intégrée à votre TCD.

Retrouver les sources à partir d'un TCD

Le TCD est le "rapport" que l'on obtient à partir des données contenues dans le fichier
Excel. Il est possible qu'à partir de ce rapport, vous vouliez retrouver les données.

Prenons un exemple. Vous avez créé le TCD suivant :

Tableau croisé dynamique

Si vous voulez savoir à quoi correspondent les 26 000 euros apparaissant en janvier dans
la famille "chaussure", placez-vous sur la case dont vous voulez le détail (ici cellule B6) et
double-cliquez. Cela va créer un nouvel onglet sur lequel vous aurez le détail :

Détail des données à partir du TCD

Vous avez donc le détail des 26 000 euros : 12000 réalisés par Virignie et 14000 euros par
Paul.

Vous connaissez maintenant une des fonctionnalités clés d'Excel : la réalisation

de tableaux croisés dynamiques, qui vous permettront de faire des synthèses rapides et
claires à partir de nombreuses données ! :soleil:
Créez des graphiques
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Pour exploiter au mieux vos données, vous aurez sans doute souvent besoin de passer par
des graphiques. Sur Excel, ils se font automatiquement de manière très simple !

Créer un graphique
Pour créer un graphique, il faut avant tout avoir des données que l'on souhaite
représenter. Vous allez donc avoir un tableau Excel avec des données, que vous voulez rendre
plus "parlantes".

De notre côté, partons du tableau suivant :

Pour créer un graphique sur Excel, il faut partir d'un tableau de données

Il faut ensuite définir :

 quelles données vous voulez mettre dans le graphique ;

 quel type de graphique vous voulez faire. Voici les principaux proposés sur Excel :
o les histogrammes ou "diagrammes en colonnes", qui peuvent être verticaux ou
horizontaux ;
o les courbes (très utiles pour montrer des évolutions) ; 
o les nuages de points ;
o les diagrammes en secteur communément appelés "camemberts" (pour
montrer des proportions). 
 Dans l'exemple, vous voulez faire un graphique qui montre l'évolution du CA de janvier à
juin. Vous pouvez donc choisir une courbe ou un histogramme. Dans les deux cas vous
aurez :

 sur l'axe des abscisses (horizontal) les mois ;

 sur l'axe des ordonnées (vertical) les valeurs de CA .
Sélectionnez les données

Vous souhaitez réaliser un graphique qui contienne :

 les mois (cellules B3 à B9 incluses) ;

 les chiffres d'affaires (cellules D3 à D9 incluses).
En sélectionnant la ligne contenant les titres de mes colonnes (ici la ligne 3), Excel va
identifier ces titres et s'en servir pour le graphique.
Pour sélectionner des cellules non adjacentes, vous pouvez appuyer sur cmd  ou  ctrl .
Choisissez le graphique

Cliquez sur "graphiques" ou sur "insertion" > "graphiques". Choisissez le type de

graphique voulu, ici histogrammes. Sans faire aucune autre modification, Excel réalise le
graphique. Vous obtenez ceci :

Histogramme obtenu automatiquement

Vous pouvez réaliser un graphique comparant le chiffre d'affaires de 2016 et celui des

mois de l'année en cours.

Pour cela :
  sélectionnez les données (ici les cellules B3 à B9 incluses, et D3 à E9 incluses)
 insérez un graphique, par exemple avec des courbes. 
Vous obtenez ainsi ce graphique :

Mettre en forme le graphique

Donner un titre au graphique

Excel a par lui-même donné un titre à votre graphique à partir du titre de vos colonnes. Si
vous souhaitez le modifier, double-cliquez sur le titre.

Si Excel ne l'a pas mis automatiquement, vous pouvez l'insérer dans "Disposition du
graphique" > "Titre du graphique".

Préciser les légendes, données et titres des axes

Pour préciser les titres des axes, vous pouvez, dans les options de disposition du
graphique, choisir "titre des axes".

Vous pouvez également ajouter des légendes, soit à côté du graphique, soit directement
sur le graphique.

Enfin, vous pouvez indiquer directement les données sur le graphique. Par exemple, à

partir des donnés du tableau, nous pouvons réaliser ce diagramme en secteur avec les données
en pourcentage :
Graphique indiquant les données en pourcentage
Déplacer le graphique

Il peut être judicieux de ne pas mettre le graphique dans la même feuille que le tableau
qui a servi à le réaliser. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir le menu contextuel et de choisir
"déplacer le graphique" puis "nouvel emplacement".

Comme souvent avec ce logiciel, les possibilités sont nombreuses et il vous appartient de
les explorer. Je vous conseille donc de vous lancer en préparant des tableaux Excel que vous
transformez en graphique de différentes formes !
Vous savez désormais utiliser les principales fonctionnalités d'Excel. À vous de
pratiquer afin d'explorer toujours plus ce logiciel très puissant, qui vous servira dans de
nombreuses situations professionnelles !