Solutions de Gestion de Documents

Solutions de gestion de documents
srtt.be Informatique et internet professionnels

srtt.be sprl clos Saint Roch, 3 B 4683 Vivegnis RPM Lige : 0 863 982 166 Tel : +32 4 264 86 00 Fax : +32 4 248 12 36 e-mail : info@srtt.be web : http://www.srtt.be/ http://www.hebergement-professionnel.eu Document non contractuel

Une GED ... pour quoi faire ?
La Gestion lectronique des Documents ou GED est un systme informatis d'acquisition, classement, stockage, archivage des documents (exemple dutilisation : la numrisation de masse de documents papiers). C'est un processus de finalit qui dcoule du cycle de vie du document. La GED peut permettre un gain de temps et d'argent norme pour les organisations. En effet, elle permet l'indexation des documents et surtout la numrisation qui comprime le volume papier . La gestion lectronique de documents vise grer l'ensemble des documents d'une entreprise. Il s'agit de prendre en compte les informations sous forme lectronique, qui ne sont pas structures, comme les documents lectroniques, par opposition celles dj structures dans les bases de donnes. Dans l'conomie de l'immatriel, on doit pouvoir grer des informations lectroniques de toute nature. Il est donc ncessaire de structurer les donnes des entreprises, qui sont la base de la cration de valeur. Or il savre aujourdhui que les entreprises et les administrations publiques doivent faire face lexplosion du volume de contenus lectroniques, non structurs ou semistructurs, et leur diversit, quils soient issus de documents bureautiques (textes, tableaux, etc.), dapplications web (portails, intranets, extranets, sites web, etc.), de documentations techniques, des e-mails, etc. Les enjeux majeurs de la gestion de documents ont en effet trait lamlioration du travail collaboratif, une meilleure accessibilit aux documents, au partage des connaissances et une recherche facilite et acclre. La gestion de documents vise couvrir l'ensemble du cycle de vie de l'information non-structure : sa collecte ou capture, son organisation, son utilisation, sa publication et sa disposition, son archivage des fins de gestion de la preuve. La GED est avant tout la mise en uvre d'une mthodologie de travail collaboratif. Bien qu'encore peu connue de la plus grande majorit des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu conomique rel. Elle peut amliorer la rentabilit de l'ordre de 3 5% (du chiffre d'affaires). La rue vers la GED dcoule du cot de la composante (traitement, production, stockage, recherche, archivage etc...) dite papier dans une entreprise.
srtt.be sprl - clos Saint Roch, 3 B 4683 Vivegnis - RPM Lige : 0 863 982 166 Tel : +32 4 264 86 00 - Fax : +32 4 248 12 36 - e-mail : info@srtt.be web : http://www.srtt.be/ - http://www.hebergement-professionnel.eu/ Document non contractuel

Alfresco :
Alfresco est l'alternative open source de rfrence pour la gestion de contenu d'entreprise. Alfresco combine l'innovation du monde open source avec la stabilit et les performances d'une plateforme ddi l'entreprise. Le modle open source permet Alfresco d'utiliser les composants de rfrence existants et d'obtenir des contributions de la communaut afin d'obtenir un logiciel de plus innovant, plus rapidement, de grande qualit et moindre cot.

Gestion documentaire :
Alfresco Document Management capture, partage et conserve le contenu, et permet aux utilisateurs de contrler les versions, de rechercher et de construire simplement leurs propres applications de contenu, et tout cela avec les outils qu'ils connaissent dj. Lecteur rseau partag : Le rfrentiel Alfresco est identique un lecteur rseau partag. Vous pouvez donc immdiatement continuer utiliser vos outils d'dition prfrs, de Microsoft Office Open Office, Dreamweaver ou AutoCAD, sans installation de logiciel complmentaire sur le poste de travail ni de formation supplmentaire. Vous obtenez juste ce que vous et votre socit voulez : la capacit d'enregistrer, de contrler les versions, de partager, de rechercher et de contrler l'accs aux donnes. Intgration avec Microsoft Office : Alfresco s'intgre avec Microsoft Office et Open Office. Vous pouvez donc continuer travailler dans votre environnement bureautique sans formation supplmentaire. Vous obtenez juste ce que vous et votre socit voulez : la capacit d'enregistrer, de contrler les versions, de partager, de rechercher et de contrler l'accs aux donnes, et utiliser des workflows simples mettre en place. Rgles pour la gestion de contenu : Alfresco transforme le simple lecteur rseau partag en un systme de fichiers virtuel o vous pouvez crer les applications de gestion de contenu dont vous avez besoin grce de simples assistants. Si vous glissez-dposez un document dans un dossier, vous pouvez dmarrer un workflow, ventuellement convertir le document en un autre format, le dplacer dans un autre dossier ou notifier un ensemble d'utilisateurs par email. Le workflow peut mme extraire des proprits telles que le nom de l'auteur ou d'autres mots cls partir du document, vous permettant de les utiliser ultrieurement pour rechercher le document. Vous utilisez juste les fonctionnalits dont vous ou votre service avez besoin, aussi simplement que vous crez des rgles de filtrage de mail.

Gestion de contenu Web :
Alfresco WCM apporte aux clients finaux des sites de prochaine gnration permettant les contributions de nombreux utilisateurs internes et externes, une configuration simple via des scripts web rutilisables et une volutivit grande chelle et faible cot reposant sur du logiciel et du matriel gnrique. Une contribution simple des quipes : Les grandes quipes peuvent contribuer via de simples formulaires web ou travers des lecteurs rseau partags en utilisant leurs outils bureautiques et de conception prfrs. Les utilisateurs et les groupes peuvent vrifier et tester les changements avec des prvisualisations personnelles des mises jour du site web. La sagesse des foules est matrise grce au contrle des versions et la possibilit de retour en arrire (rollback). Des composants pour la configuration du site : Des bibliothques de composants Web Script permettent aux gestionnaires de sites de rutiliser les composants et de crer rapidement des applications web de prochaine gnration et reposant sur l'infrastructure de leur choix. Une capacit monter en charge faible cot : La publication de sites web supporte les architectures de dploiement plusieurs niveaux. Le contenu peut tre dploy de manire transactionnelle vers des serveurs de contenu statique ou des moteurs d'excution Alfresco, vous donnant ainsi l'avantage d'une flexibilit architecturale complte pour votre ferme de serveurs web.

Gestion des documents numriss et des archives :
La capture de documents papiers sous forme lectronique permet aux organisations de passer de processus manuels / papier des processus efficaces s'appuyant sur la dmatrialisation des documents. La dmatrialisation permet de gagner en productivit et d'assurer une meilleure conformit la rglementation. Les documents papier, fax et courriers sont numriss au point d'entre dans l'organisation, et mis disposition des acteurs d'un processus en relation avec d'autres informations et documents. La dmatrialisation des documents est souvent utilise en combinaison avec des fonctionnalits de gestion documentaire et de workflow pour des applications de : Gestion des courriers entrants Gestion des factures Gestion des contrats et formulaires Gestion de Dossiers (Client, Rclamation, ...) Gestion des images et documents numriss : Alfresco permet de mettre en place un rfrentiel documentaire unique pour grer tout type de documents : images/documents numriss, documents lectroniques (crs partir de suites bureautiques etc.), documents / contenus Web (sites internet/intranet), documents emails etc. Le rfrentiel documentaire Alfresco a t dvelopp en prenant en compte les standards du march et en intgrant l'innovation technologique issue du monde Open Source Gestion des archives : Les systmes traditionnels de gestion d'archives sont souvent dconnects et en concurrences avec les diffrentes sources. Celles-ci peuvent inclure la gestion des diffrents documents papier, la gestion de contenu de Web, l'email et les serveurs de fichiers. Alfresco propose un systme global qui permet non seulement l'archivage et la conservation scurise de l'ensemble des documents mais galement de puissantes fonctions de recherche

Avantages dcisifs :
Licence Open Source : Pas de cot de licence, quelque soit le nombre d'utilisateurs Pas de cot de licence lors des mises jours Garantie d'accessibilit au code source Prennit de l'investissement protge Accs au code source Garantie de l'volutivit de l'application Personnalisation pousse : Adaptation vos besoins Ecrans personnalisables Intgration de votre ligne graphique Cration de modules spcifiques Contrle de l'accs en fonction de droits Interaction avec d'autres applications Interaction avec votre site internet
Intgration dans votre environnement informatique : Installation sur des serveurs existants Linux, aprs validation par nos consultants Installation sur des serveurs locaux ou distants Installation sur plusieurs serveurs avec synchronisation en temps rel Accs via l'interface web classique dj disponible sur tous les postes de travail Fonctionnalits Utilisateur : Les utilisateurs ont leur disposition un systme puissant et simple d'utilisation de gestion de leurs images et documents numris. Ils peuvent directement : Effectuer des recherches sur tous les documents enregistrs Recevoir une alerte email ou RSS lorsqu'un nouveau document est enregistr Accder un tableau de bord de gestion des actions effectuer sur les documents (workflow). Pr-visualiser les documents Grer les formats et effectuer des conversions

Implmentation :
L'architecture d'implmentation de votre application de gestion de documents dpend du profil de ses utilisateurs. Selon l'endroit d'o ils accderont prioritairement aux donnes, selon l'accs que vous dsirez autoriser vos partenaires externes sur certaines informations, selon le nombre de sige que votre socit possde, ... nous choisirons ensemble la configuration qui s'adapte le mieux vos spcificits et votre budget. Il est possible d'installer Alfresco dans vos locaux sur des plate formes Linux. Nous offrons galement des solutions hberges. Visitez pour plus d'information notre site ddi l'adresse http://www.hebergement-professionnel.eu/ Quelques exemples de solutions vous dmontrerons l'tendue des possibilits. Nos solutions sont toujours volutives et il est ais d'voluer d'une architecture une autre en fonction de votre dveloppement.
Implmentation au sige social de la socit avec accs distant :
Cette architecture est adapte lorsque l'accs l'application est prioritairement ralis partir du sige de la socit. Afin de permettre, si ncessaire, aux utilisateurs nomades de consulter occasionnellement les donnes, une connexion distance sera utilise. Celle-ci sera scurise afin garantir la confidentialit des donnes. Disponibilit : Serveur prexistant, Linux ou Windows, sous rserve de validation par nos consultants. Serveur Linux install dans vos locaux par nos soins. Accs VPN pour la maintenance de l'application

Implmentation sur un serveur internet :
Cette solution est particulirement adapte lorsque l'accs l'application est prioritairement ralis depuis l'extrieur de la socit. Elle est galement envisageable, d'un point de vue conomique, si la socit dispose de plusieurs siges. Dans le cadre de notre offre d'hbergement infogr ddi, il est possible d'amliorer la protection des changes en activant un serveur VPN d'accs distance. Disponibilit : Notre offre d'hbergement infogr ddi.
Implmentation sur plusieurs serveurs locaux et/ou internet :
Lorsqu'une socit possde deux siges, ou plus, d'importance quivalente, le confort d'accs l'application est assur en installant plusieurs serveurs synchroniss en temps rel. Afin de permettre, si ncessaire, aux utilisateurs nomades de consulter occasionnellement les donnes, une connexion distance sera utilise. Celle-ci sera scurise afin garantir la confidentialit des donnes. Un serveur de notre offre d'hbergement infogr ddi peut tre intgr l'ensemble lorsque l'accs nomade est utilis rgulirement. Disponibilit : Serveur Linux install dans vos locaux par nos soins. En option, notre offre d'hbergement infogr ddi. Accs VPN pour la maintenance de l'application.

srtt.be :
srtt.be est un intgrateur de solutions informatiques Open Source. Grce notre expertise, nous proposons tous les professionnels d'accder aux solutions les plus performantes des cots raisonnables. Nous comptons parmi nos clients des indpendants, des TPE, des PME, des administrations, des socits multinationales, ... Nous prenons particulirement en compte l'aspect humain afin d'amliorer en permanence les comptences et d'accompagner les personnes aux dfis de l'volution des outils informatiques Notre matrise de l'ensemble des couches matrielles et logicielles, assure nos clients une optimalisation de leur investissement. Notre vision est de diffrencier, tant que faire se peut, l'application du matriel que la supportera. La souplesse ainsi gnre nous permet de localiser la majorit de nos applications sur des serveurs qui sont situ sur l'internet ou dans les locaux de nos clients. Nous offrons ainsi le service le plus adapt. Nous visons exclusivement un partenariat au long terme avec nos clients ce qui exclut les ventes one shot.
Vos garanties :
srtt.be souscrit la charte dontologique eTIC Benelux. La limite territoriale actuelle de charte est le Benelux. Cependant, nous nous engageons en respecter les principes directeurs o que soit situ le sige du client. Vous pouvez obtenir toute l'information relative au label eTIC en visitant le site http://www.charte-etic.be/.

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