Support de formation Word 2007

Ce support a t ralis par Sylvie Dupard, enseignante en Bureautique.

Table des matires

PRESENTATION DE WORD .................................................................................................................................... 2 MAITRISER LES FONCTIONS DE BASE ..................................................................................................................... 3 CREER UN COURRIER ET LE METTRE EN FORME ..................................................................................................... 4 ENCADRER DES PARAGRAPHES............................................................................................................................. 7 ORGANISER DES PARAGRAPHES SUR PLUSIEURS COLONNES .................................................................................. 8 UTILISER LES CORRECTEURS ORTHOGRAPHIQUE ET GRAMMATICAL ......................................................................... 8 COPIER ET DEPLACER DU TEXTE ........................................................................................................................... 8 ANNULER LA OU LES DERNIERES ACTIONS REALISEES............................................................................................. 8 POSER DES TABULATIONS ..................................................................................................................................... 9 RECHERCHER ET REMPLACER DU TEXTE ............................................................................................................. 10 REALISER LA MISE EN PAGE D'UN DOCUMENT ....................................................................................................... 10 IMPRIMER UN DOCUMENT .................................................................................................................................... 11 CREER UN TABLEAU ........................................................................................................................................... 11 REALISER UN PUBLIPOSTAGE .............................................................................................................................. 13 METTRE EN FORME ET GERER LA STRUCTURE D'UN DOCUMENT LONG ................................................................... 17 REALISER UNE MISE EN PAGE ELABOREE ............................................................................................................. 20 IMPORTER UN TABLEAU EXCEL AVEC OU SANS LIAISON ......................................................................................... 21 RACCOURCIS CLAVIER ........................................................................................................................................ 22

Prsentation de Word
Connatre l'cran de Word 2007
Onglets Barre doutils Accs rapide Barre de Titre Rduction de Word

Quitter Word

Bouton Office Ruban Boutons de commande Curseur Lanceur de boite de dialogue Rgle

Groupes

Barre de dfilement

Mode daffichage Barre dtat

Barre de titre : Onglets : Rgle : Barre de dfilement : Modes daffichage :

Indique le nom du document avec lequel vous travaillez et le nom du logiciel. Permet d'accder aux diffrents boutons de commandes. Sert poser des tabulations ou faire des retraits. Permettent de se dplacer dans le document. Permettent de visualiser diffremment le document l'cran.

Connatre les possibilits de la souris

La souris change de forme suivant la partie de lcran qui est pointe : dans le texte : slectionne des mots ou se place simplement dans le texte en cliquant l'endroit dsir. ou ou en fin de texte : un double-clique plac lendroit dsir aligne le curseur gauche, au centre ou droite de la ligne, pour une nouvelle saisie de texte.

dans les menus : dans la marge gauche en face dune ligne slectionne une icne, un menu, une commande. : slectionne une ligne ou un paragraphe. sur une slection avec la touche Ctrl enfonce : sur une slection : dplace la slection copie la slection un autre endroit dans le texte. un autre endroit dans le texte. sur le trait dlimitant deux colonnes : change sa largeur.

Connatre les possibilits du menu contextuel

Cliquez avec le 2me bouton de la souris, un menu spcifique saffiche en fonction de lendroit point, proposant des fonctions habituellement utilises cet endroit.

Utiliser la barre doutils Accs rapide

A ct du bouton Office, personnalisez la barre doutils Accs rapide pour y ajouter laperu avant impression par exemple. Cliquez sur la flche situe lextrmit droite de la barre et cliquez sur la commande ajouter.
Support Word 2007 Page 2

Utiliser la mini barre doutils

Aprs avoir slectionn un mot ou un groupe de mots, il vous est possible dutiliser la mini barre doutils qui saffiche prs de votre slection afin de slectionner une fonction de mise en forme courante.

Connatre les diffrents modes daffichage lcran

Cliquez sur les diffrents modes en bas droite de lcran : Mode Page : permet de voir les bords de la feuille afin de se rendre compte de la mise en page du document, exemple : numros de page, en-ttes/pieds de page, etc. sont visibles lcran. Mode Lecture lcran : permet de visualiser le document sous forme de page-cran (mais ne correspond pas limpression). Mode Web : affiche votre document sous forme dune page Web. Mode Plan : conoit des documents longs constitus de titres, sous-titres, etc. Mode Brouillon : favorise la frappe du texte lcran sans prsenter la mise en page du document, exemple : les en-ttes/pieds de page, la numrotation de page, etc. ne sont pas visibles l'cran. Vous pouvez galement obtenir ces diffrents modes sous longlet Affichage, groupe Affichages document. Sous longlet Affichage, groupe Afficher/Masquer, cochez : Lexplorateur de documents : il permet de naviguer dans le document en se reprant aux titres saisis. Passe directement sur une partie du document, en cliquant dans le volet vertical situ gauche de lcran. Caractres non imprimables : permet de visualiser les espaces sous forme de points, les tabulations par des flches, les retours la ligne, etc. Zoom : permet de visualiser lcran le document en gros plan ou en taille rduite.

Laffichage des caractres non imprimables et le zoom nont pas d'incidence limpression.

Matriser les fonctions de base

Crer un document
En lanant Word, un document vierge est automatiquement cr. Il se nomme Document 1 tant qu'il n'est pas enregistr. Pour crer un nouveau document, vous avez le choix entre plusieurs possibilits : Cliquez sur le bouton Office puis Nouveau Choisissez Document vierge et cliquez sur Crer Ou bien slectionnez un modle parmi ceux proposs dans la liste gauche de lcran. Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl N Ce raccourci cre un nouveau document vierge.

Support Word 2007 Page 3

Enregistrer un document
Afin de conserver votre document, enregistrez-le. Vous avez le choix entre plusieurs possibilits : Cliquez sur licne dans la barre enregistrer daccs rapide Cliquez sur le bouton Office puis Enregistrer. Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl S

La 1re fois, une fentre vous demande de nommer votre document. Donnez un nom de maximum 256 caractres. Vous pouvez utiliser des espaces, caractres accentus, chiffres, etc. Les fois suivantes, vous enregistrez les modifications apportes au document dj nomm.

Enregistrer une deuxime version partir d'un document existant

Dans le document concern, cliquez sur le bouton Office puis Enregistrer sous et saisissez un autre nom.

Ouvrir un document
En cliquant sur le bouton Office, Word conserve la liste des documents rcents raliss ou ouverts. Si le document dsir napparat pas dans cette liste, ou s'il s'agit d'un document plus ancien, vous avez le choix entre plusieurs possibilits : Cliquez sur le bouton Office puis sur Ouvrir. Au clavier, appuyez sur les touches Ctrl O Dans lexplorateur Windows, double-cliquez sur le document ouvrir.

Cliquez dans ou , puis sur Mes documents rcents.

Crer un courrier et le mettre en forme

Saisir du texte
Saisissez votre texte au "kilomtre" sans effectuer de retours la ligne dans les paragraphes, cela se fait automatiquement. Changez de paragraphe, en appuyant sur la touche

Modifier du texte
Ajoutez du texte : cliquez lendroit voulu, puis saisissez le ou les caractres ajouter. Supprimez du texte : Slectionnez le texte puis appuyez sur la touche Suppr Remplacez un mot par un autre : Slectionnez le mot et saisissez le mot de remplacement directement par dessus l'autre.

la touche Suppr efface la lettre aprs le curseur la touche retour arrire efface la lettre avant le curseur

Support Word 2007 Page 4

Se dplacer dans un document au clavier

/ Fin / / / Dbut / fin de ligne. Caractre gauche / droite. Ligne du dessus / dessous. cran prcdent / suivant. Ctrl Ctrl Ctrl Ctrl / Ctrl Fin / Ctrl / Ctrl / Ctrl Dbut / fin du document. Dbut de paragraphe prcdent / suivant. De mot en mot vers la gauche / droite. Page prcdente / suivante.

La touche F5 correspond longlet Accueil groupe Modification bouton Rechercher et Atteindre. Cette fonction permet d'atteindre une page donne.

Slectionner du texte
Slectionnez du texte pour le mettre en forme, pour l'effacer, pour le copier, etc. Un mot Une ligne Une phrase Un paragraphe Double cliquez sur le mot slectionner. Pointez dans la marge gauche et cliquez (la souris prend la forme d'une flche ) Tout en restant appuy sur la touche Ctrl cliquez dans la phrase de votre choix. Un groupe de mots, de lignes, de paragraphes Avec la souris, pointez le dbut du texte slectionner et faites la glisser en maintenant le bouton enfonc jusqu' la fin de votre slection puis relchez le bouton de la souris Au clavier, dplacez le curseur (flches de direction) jusqu'au dbut de votre slection. Puis maintenez la touche enfonce, et appuyez sur les flches de direction jusqu' la fin de votre slection.

Double cliquez dans la marge Ou bien Cliquez trois fois dans le paragraphe. Cliquez trois fois dans la marge du document ou bien Un document Appuyez sur les touches Ctrl A entier ou bien Sur longlet Accueil groupe Modification bouton Slectionner et Slectionner tout. La slection apparat en couleur bleue

Dsactivez la slection en cliquant un autre endroit dans le document.

Mettre en forme les caractres

Slectionnez le texte prsenter. Vous avez le choix entre plusieurs possibilits : Cliquez sur longlet Accueil, groupe Police Ou bien, dplacez votre pointeur vers la mini barre d'outils au-dessus de votre slection

Ou bien cliquez sur le lanceur de boite de dialogue

ou encore cliquez avec le menu contextuel (2me bouton de la souris) dans la slection et cliquez Police

Pour dsactiver le gras, l'italique, le soulign : slectionnez nouveau le texte et cliquez sur les mmes attributs.

Support Word 2007 Page 5

Convertir du texte saisi en majuscule ou en minuscule

Slectionnez le texte convertir et appuyez sur les touches F3 En renouvelant plusieurs fois l'opration, le mot universit devient Universit puis UNIVERSITE.

Aligner les paragraphes

Les alignements dterminent la position du texte par rapport aux marges du document et aux retraits de paragraphes. Sur longlet Accueil, groupe Paragraphe, vous avez le choix entre plusieurs possibilits : ou bien Alignement Icne Clavier Exemple cliquez sur le lanceur de boite de dialogue

Gauche

Ctrl

Texte gauche

Centre

Ctrl E

Texte centr

Droit

Ctrl

Texte droite

ou encore cliquez avec le menu contextuel (2me bouton de la souris) dans la slection et cliquez Paragraphe.

Justifi

Ctrl J

Texte

justifi

Mettre en retrait les paragraphes

Effectuez des retraits de paragraphes pour dcaler le texte, (exemple : pour prsenter le destinataire dans un courrier). Vous avez le choix entre plusieurs possibilits : ou bien, onglet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le lanceur de boite de dialogue la rubrique Retrait

Retrait gauche

Retrait droite

Retrait de 1re ligne

ou encore, cliquez avec le menu contextuel (2me bouton de la souris) dans la slection et cliquez Paragraphe. Enfin vous pouvez galement cliquer sur augmenter ou diminuer le retrait

Retrait de tout le paragraphe sauf la 1re ligne

Support Word 2007 Page 6

Espacer les paragraphes

N'appuyez pas sur la touche plusieurs fois entre chaque paragraphe mais prfrez fixer un certain nombre de sauts de lignes. Cela vous permet ainsi darer votre texte. A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le lanceur de boite de dialogue la rubrique Espacement

Changer l'interligne
L'interligne correspond l'cartement des lignes situes l'intrieur des paragraphes. A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le lanceur de boite de dialogue la rubrique Interligne

Pour changer de ligne sans changer de paragraphe, appuyez simultanment sur les touches

Insrer des puces et numros devant les paragraphes

Slectionnez les paragraphes au pralable. A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, vous avez le choix entre plusieurs possibilits : Cliquez sur puces pour insrer un symbole devant vos paragraphes. Cliquez sur numrotation pour numroter vos paragraphes. Pour dsactiver les puces ou numros : Cliquez sur les mmes attributs. Cliquez la flche permettant de drouler les autres possibilits, et choisissez parmi les propositions ou cliquez sur dfinir une puce

Encadrer des paragraphes

Slectionnez le ou les paragraphes encadrer.

Encadrer un paragraphe
A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, Cliquez sur la flche de bordure Slectionnez la bordure souhaite ou cliquez dans la liste sur Bordure et trame afin daccder au menu complet.

Tramer un paragraphe en couleur

A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, Cliquez sur la flche de trame de fond Slectionnez la couleur souhaite.

Support Word 2007 Page 7

Organiser des paragraphes sur plusieurs colonnes

Slectionnez les paragraphes concerns, puis cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page - Colonnes et choisissez le nombre de colonnes dsires. Autre solution : vous pouvez galement insrer un tableau comprenant plusieurs colonnes et une ligne. Saisissez le 1er paragraphe dans la premire cellule, le 2me paragraphe dans la deuxime cellule, etc. Puis tez toutes les bordures de votre tableau.

Utiliser les correcteurs orthographique et grammatical

Utiliser les correcteurs
Word possde un correcteur orthographique en temps rel, qui souligne en rouge les erreurs de saisie, d'accentuations, etc. Cliquez avec le menu contextuel (2me bouton de la souris) sur un mot soulign de rouge, et choisissez le mot bien orthographi parmi les suggestions proposes. Ou bien cliquez sur longlet Rvisions, groupe Vrification, Grammaire et orthographe pour lancer le vrificateur.

Paramtrer la correction en cours de frappe

Word peut dtecter et corriger automatiquement les erreurs de saisie courantes. Paramtrez ces corrections en cliquant sur le bouton Office Vrification - Options de Correction automatique Saisissez dans la zone Remplacer le mot mal orthographi, et dans la zone Par sa correction puis cliquez dans Ajouter Pour effacer un mot de la liste, slectionnez-le et cliquez dans Supprimer

Copier et dplacer du texte

Dplacer du texte
Slectionnez le texte dplacer. A partir de longlet Accueil, groupe Pressepapiers, cliquez sur couper La slection disparat du document. Cliquez l'endroit o doit rapparatre le texte Cliquez sur Coller

Copier du texte
Slectionnez le texte copier. A partir de longlet Accueil, groupe Pressepapiers, cliquez sur copier Cliquez l'endroit o doit tre copi le texte. Cliquez sur Coller

Glisser/Dplacer
Slectionnez le texte dplacer. Quand la souris survole la zone slectionne, elle prend la forme suivante : Cliquez et faites-la glisser vers l'endroit dsir.

Glisser/Copier
Slectionnez le texte copier. Quand la souris survole la zone slectionne, appuyez sur la touche Ctrl elle prend la forme suivante : Cliquez et faites-la glisser vers l'endroit dsir.

Annuler la ou les dernires actions ralises

Cliquez dans la barre doutils Accs rapide sur Annuler ncessaire ou bien appuyez simultanment sur les touches CTRL Z.
Support Word 2007 Page 8

une ou plusieurs fois si

Poser des tabulations

Alignez du texte sur une ligne position fixe grce aux tabulations.

Utiliser les tabulations par dfaut

Appuyez une ou plusieurs fois sur la touche tabulation pour vous aligner l'endroit voulu. Vous dplacez le curseur tous les 1,25 cm chaque fois que vous appuyez sur cette touche.

Connatre les diffrents types de tabulations possibles

Taquet gauche Taquet centre Taquet droit Taquet numrique Barre verticale Retrait de 1re ligne Retrait ngatif Aligne les nombres sur le sparateur des dcimales (virgule ou point). Effectue des traits verticaux. Ralise un retrait de premire ligne. Ralise un retrait ngatif sur un paragraphe.

Poser des taquets dans la rgle

Cliquez une ou plusieurs fois dans la partie gauche de la rgle pour faire apparatre le type de taquet voulu.

Cliquez dans la rgle la position voulue. Appuyez sur la touche pour vous positionner au taquet, et saisissez votre texte. Si les caractres non imprimables sont affichs, vous visualisez des flches.

Dplacer un taquet
Si les taquets se situent sur plusieurs lignes, slectionnez-les dabord. Cliquez dans la rgle sur le taquet dplacer. Faites-le glisser horizontalement lintrieur de la rgle vers son nouvel emplacement.

Supprimer un taquet
Si les taquets se situent sur plusieurs lignes, slectionnez-les dabord. Cliquez dans la rgle sur le taquet supprimer. Faites-le glisser verticalement l'extrieur de la rgle. Ou bien partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur le lanceur de boite de dialogue la rubrique Tabulations et cliquez sur Effacer ou Effacer tout

Poser des points de suite

Posez un taquet (align droite) lendroit o doivent s'arrter les points de suite. Cliquez sur longlet Accueil, groupe Paragraphe, lanceur de boite de dialogue Tabulations (ou double cliquez sur un taquet dj pos dans la rgle) Cliquez sur la tabulation concerne et choisissez dans la rubrique Points de suite

Support Word 2007 Page 9

Rechercher et remplacer du texte

Rechercher du texte
Cliquez sur longlet Accueil groupe Modification bouton Rechercher et Saisissez le texte recherch puis cliquez sur Suivant Cliquez sur Plus si vous souhaitez renseigner les options

Remplacer du texte
Cliquez sur longlet Accueil groupe Modification bouton Rechercher, onglet Remplacer. Saisissez le texte recherch puis dans la zone Remplacer par saisissez le texte de remplacement. Cliquez sur Remplacer pour rechercher et remplacer le texte un par un ou cliquez sur Remplacer tout

Raliser la mise en page d'un document

Modifier les marges
Les marges sont dfinies 2,5 cm en haut, en bas, gauche et droite de la feuille, par dfaut. Modifiez vos marges en double cliquant dans la partie grise de la rgle. Ou bien Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page et sur Marges, marges personnalises.

Modifier l'orientation des pages

Votre document est orient en portrait par dfaut. Modifiez l'orientation de la feuille en double cliquant dans la partie grise de la rgle. Ou bien Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page et sur Orientation.

Insrer un saut de page

Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page, Sauts de pages et choisissez Page ou bien au clavier, appuyez sur les touches Ctrl
.

Numroter les pages

Cliquez sur longlet Insertion - Numros de page, choisissez Haut ou bas de page, puis cliquez dans la liste sur le type de numrotation souhaite (simple, avec des formes, etc.).

Utiliser l'aperu avant impression

Cliquez sur le bouton Office, placez-vous (sans cliquer) sur Imprimer et cliquez Aperu avant impression.

Support Word 2007 Page 10

Insrer un en-tte, un pied de page

Cliquez sur longlet Insertion En-tte ou pied de page, slectionnez Vide ou un autre modle. Saisissez le texte mmoriser sur toutes les pages de votre document. Utilisez longlet Cration des outils en-ttes/pieds de page si ncessaire : insre le n de page partir de len-tte. Choisissez votre numro de page dans : Position actuelle pour ne pas perdre votre en-tte ventuellement dj saisi.

insre la date

bascule en en-tte ou en pied de page.

active le mode lier au prcdent en cas den-ttes/pieds de pages multiples.

revient dans le corps du texte.

pour naviguer dans les enttes/pieds de pages multiples.

pour viter len-tte ou le pied de page sur la premire page de votre document

Imprimer un document
Cliquez sur le bouton Office, cliquez sur Imprimer, choisissez limprimante, prcisez le nombre de copies et les pages imprimer.

Crer un tableau
Vous pouvez prsenter vos textes sous forme de tableau avec ou sans encadrements (les tableaux sans encadrements permettent de placer facilement des paragraphes cte cte). Cliquez sur longlet Insertion, groupe Tableaux et Tableau, slectionnez le nombre de cellules dsir.

Se dplacer dans un tableau

Passez la cellule suivante avec la touche tabulation la prcdente avec les touches Ou cliquez directement dans la cellule l'aide de la souris. Appuyez sur la touche dans la dernire cellule du tableau pour crer une nouvelle ligne. Saisissez au kilomtre le contenu des cellules. La touche effectue un saut de ligne l'intrieur de la cellule.

Slectionner dans un tableau

Des cellules : Faites glisser la souris de la premire vers la dernire slectionner. Une ligne : Cliquez dans la marge gauche. Pour plusieurs lignes, faites glisser la souris dans la marge de la premire la dernire ligne slectionner. Une colonne : Cliquez en haut de celle-ci, la souris prend la forme suivante : Le tableau : Cliquez dans le menu Tableau - Slectionner - tableau. Ou cliquez sur le symbole situ en haut gauche du tableau quand on survole la souris au-dessus du tableau.

Support Word 2007 Page 11

Insrer une ligne ou une colonne

Slectionnez une ligne ou une colonne : Cliquez sur longlet Disposition des Outils de tableau, et choisissez Insrer au dessus ou en-dessous ou gauche ou droite.

Supprimer une ligne ou une colonne

Slectionnez la ou les lignes ou colonnes supprimer : Cliquez sur longlet Disposition des Outils de tableau, Supprimer, et choisissez loption dsire.

Aprs slection, appuyez sur la touche Suppr pour effacer le contenu des cellules, le tableau conserve le mme nombre de lignes et de colonnes.

Changer la largeur des colonnes

Dans la rgle, faites glisser le symbole la colonne ajuster. La souris prend la forme suivante : Ou dans le tableau, faites glisser le trait vertical sparant deux colonnes. La souris prend la forme suivante : de

Changer la hauteur des lignes

Dans le tableau, faites glisser le trait horizontal sparant deux lignes. La souris prend la forme suivante :

Centrer un tableau dans la feuille

Slectionnez tout le tableau. A partir de longlet Accueil, groupe Paragraphe, cliquez sur

Centrer le contenu des cellules

Slectionnez le contenu des cellules (et non pas tout le tableau ou lignes entires). Cliquez sur longlet Disposition des Outils de tableau, et choisissez lalignement dsir

Fusionner des cellules

Slectionnez les cellules fusionner afin de rassembler plusieurs cellules en une seule. Cliquez sur longlet Disposition des Outils de tableau, et choisissez Fusionner les cellules

Scinder une cellule

Slectionnez la cellule scinder afin de la couper en plusieurs lignes ou colonnes. Cliquez sur longlet Disposition des Outils de tableau, et choisissez Fractionner les cellules

Mettez en forme rapidement votre tableau, en cliquant sur longlet Cration des Outils de tableau, et choisissez le modle dsir dans le groupe Styles de tableau. Otez toutes les bordures de votre tableau pour disposer des paragraphes cte cte.

Support Word 2007 Page 12

Raliser un publipostage
Connatre le principe et les tapes de la fusion de donnes
Le publipostage galement appel mailing ou fusion permet de runir ou fusionner un fichier de donnes avec une lettre type, afin d'imprimer une lettre personnalise.

Fichier de donnes
Socit Universit SportClub Titre Madame Monsieur Nom Dupard Audet Adresse 61 av du Gnral de Gaulle 5 rue des Alouettes

Lettre type

Fusion

Utilisez la fusion pour envoyer un grand nombre de documents personnaliss pour chaque destinataire (socit, nom, adresse,...)

Crer un fichier de donnes

Vous pouvez crer un tableau soit partir dun nouveau document sur Word ou sur Excel. Il est cependant prfrable de stocker les donnes dans un tableau Excel, permettant un volume important dinformations. Vous inscrirez les titres de toutes les informations destines au publipostage, exemple : Nom de la socit, Prnom et Nom de linterlocuteur, Adresse, Code postal, Ville, etc.

Support Word 2007 Page 13

Puis vous saisirez les donnes, cest--dire les coordonnes des personnes rfrencer dans le publipostage. Pensez enregistrer votre document.
Socit Universit SportClub Titre Madame Monsieur Nom Dupard Audet Adresse 61 av du Gnral de Gaulle 5 rue des Alouettes

Attention, quelque soit le logiciel utilis (Word ou Excel) le tableau doit comporter uniquement les donnes utiliser pour le publipostage sans aucun texte l'extrieur du tableau, ni de donnes sur plusieurs colonnes sous peine de ne plus pouvoir raliser de fusion.

Crer une lettre destine au publipostage en utilisant un fichier dadresses existant

Crez un nouveau document dans Word, qui vous permettra de saisir votre courrier. Cliquez sur longlet Publipostage Renseignez les tapes ci-dessous : Etape 1 : Dans le groupe Dmarrer la fusion et le publipostage, cliquer sur Dmarrer la fusion et le publipostage Slectionnez Lettres Elle contient : le texte saisi en fixe les champs de base de donnes dans lesquels contiendront les variables

Cliquez sur le lien : Suivante : Document de base situ en bas du volet Office Etape 2 : Cliquez sur Slection des destinataires La source de donnes correspond au contenu des champs de base de donnes stocks dans un fichier de donnes. Cliquez sur le bouton Utiliser une liste existante et slectionnez le fichier contenant les adresses utiliser. Sil sagit dun fichier Excel, slectionnez la feuille de calcul dans laquelle se trouvent les donnes, cliquez sur OK La commande Modifier la liste de destinataires vous permet de visualiser les donnes.

Support Word 2007 Page 14

Etape 3 : Saisissez votre courrier Insrez un champ de base de donnes dans votre document principal en cliquant sur : la flche Insrer un champ de fusion du groupe Champs dcriture et dinsertion Cliquez sur le champ souhait. Le nom du champ saffiche entre guillemets : Nom par exemple. Rptez cette action afin dinsrer tous les champs ncessaires. Effacez un champ, en le slectionnant entirement (avec ses guillemets) et en appuyant sur la touche Suppr Pensez mettre des espaces entre les champs

Insrer des mots cls et des options conditionnelles

Etape 3 bis : Cliquez sur Rgles du groupe Champs dcriture et dinsertion Choisissez SiAlorsSinon dans la liste.

Selon les donnes de votre fichier, vous pouvez afficher un texte diffrent en fonction du critre demand. Par exemple, affichez : Cher Monsieur ou Chre Madame Slectionnez le champ sur lequel porte la condition, l'lment de comparaison, et saisissez la valeur de la comparaison. Saisissez le texte afficher si la condition se vrifie dans Insrer le texte suivant, et le texte afficher si la condition ne se vrifie pas dans Sinon celui-ci, puis cliquez sur OK Visualisez la syntaxe du champ : cliquez sur le champ et appuyez simultanment sur les touches F9 vous obtenez le rsultat suivant :

Support Word 2007 Page 15

Visualiser la lettre type avec les donnes

Etape 4 : Quand votre courrier est prt, Cliquez sur: Aperu des rsultats Vrifiez quelques destinataires en cliquant sur les flches du groupe Aperu des rsultats

Appliquer des critres de tris et de slection avant la fusion

Etape 4 bis : Sans critres, vous fusionnerez tous les enregistrements du fichier de donnes. Cliquez sur Modifier la liste de destinataires

Trier dans un ordre croissant ou dcroissant par rapport au champ code postal par exemple.

Filtrer pour filtrer les envois en utilisant un critre de slection, tel que les "Madame" "Paris" Vous disposez de 2 oprateurs logiques : Et/Ou

Attention, tant que vous n'effacez pas les critres de tri et de slection, ils restent actifs et s'enregistrent avec le document.

Effectuer une fusion simple

Etape 5 : Cliquez sur Terminer et fusionner du groupe Terminer Vous avez le choix entre 3 options : - Modifier des documents individuels - Imprimer les documents - Envoyer des messages lectroniques

Support Word 2007 Page 16

Modifier les documents individuels : (avant d'imprimer, vrifiez ainsi le rsultat de la fusion l'cran) Cliquez sur OK Vous obtenez un nouveau document appel Lettre 1. Vrifiez-le. En cas d'erreur, fermez le fichier sans l'enregistrer, faites les modifications ncessaires sur le document principal et relancez la fusion de la mme faon. Vous obtenez un nouveau document appel Lettre 2, etc. Imprimez le rsultat de la fusion : Cliquez sur le bouton Office, cliquez sur Imprimer depuis le fichier Lettre 1 ou Lettre 2, etc.

Imprimer les documents :

Cliquez sur OK Envoyer des messages lectroniques : Slectionnez le champ contenant les adresses de messagerie dans votre liste de destinataires et cliquez sur OK

Mettre en forme et grer la structure d'un document long

Utiliser un style existant
Les styles correspondent la mmorisation de la mise en forme dun texte dans le but de la rutiliser pour mettre en forme d'autres textes. Ils permettent aussi de gnrer une table des matires. Word propose des styles pr-tablis tels que les styles Normal, Titre 1, Titre 2, Titre 3. Il est galement possible de faire appel des styles de Titre 4, Titre 5, Titre 6, Titre 7, Titre 8, Titre 9. Cliquez nimporte o sur la ligne ou dans le paragraphe mettre en forme (ou slectionnez plusieurs paragraphes si ncessaire), puis utilisez lune des 2 mthodes suivantes : A partir de longlet Accueil, groupe Styles, cliquez sur le style dsir, exemple Titre 1 Cliquez sur le lanceur de boite de dialogue du groupe Styles

La fentre des styles apparat, cliquez sur le style dsir.

Si vous avez besoin dutiliser le style Titre 3 et quil napparat pas dans la feuille de style, choisissez Tous les styles aprs avoir cliqu sur Options

Support Word 2007 Page 17

Modifier un style existant

La modification d'un style permet de changer sa mise en forme, et garantit lhomognit de celle-ci. Dans la liste des styles, cliquez sur le menu droulant du style modifier

Choisissez Modifier Changez ses attributs en cliquant sur Format ou sur les icnes de la fentre

Crer un nouveau style

Slectionnez un paragraphe et changez ses attributs (gras, italique, police, taille des caractres, puces, retrait, alignement, espacement, bordure ou trame...) Le paragraphe mis en forme tant toujours slectionn, Dans la liste des styles, cliquez sur Nouveau Style Tapez le nom du nouveau style en remplaant le nom existant et cliquez sur OK

Supprimer un style
Dans la liste des styles, cliquez sur le menu droulant du style supprimer Choisissez Supprimer et cliquez sur Oui

Support Word 2007 Page 18

Mettre en place des titres, sous-titres, etc. en utilisant la numrotation hirarchique ou des puces
A partir de longlet Accueil, cliquez sur Liste plusieurs niveaux du groupe Paragraphe

Choisissez une numrotation comprenant lintitul Titre afin de numroter tous les niveaux en une seule fois.

Exploiter l'explorateur de document

L'explorateur de document vous permet de vous dplacer rapidement dans un document long. Dans un volet situ gauche de l'cran, sont affichs les titres et sous titres du document grs par les styles. A partir de longlet Affichage, cochez Explorateur de documents du groupe Afficher/Masquer Cliquez sur un titre pour atteindre la partie du texte correspondante.

Concevoir une table des matires

Crez une table des matires aprs avoir appliqu les styles sur les diffrents titres du document. Placez le curseur l'endroit o la table doit tre insre. A partir de longlet Rfrences, groupe Table des matires, cliquez sur Table des matires et choisissez la table automatique 1 ou 2.

Support Word 2007 Page 19

Raliser une mise en page labore

Crer des en-ttes et pieds de pages multiples en insrant des sauts de sections
Une section est une partie du document comportant une mise en page particulire : marges, orientation du papier, en-ttes et pieds de pages diffrents Les sections permettent d'avoir plusieurs prsentations dans le mme document. Placez le curseur lendroit partir duquel il faut changer de section. Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page, Sauts de pages et choisissez Page suivante Placez-vous dans la zone dEn-tte ou de pied de page concerne. Dans longlet Cration des outils den-tte et pied de page,

Cliquez sur Section prcdente ou suivante si ncessaire pour afficher la section modifier Cliquez sur Lier au prcdent afin de dsactiver cette option. Ralisez les modifications apporter dans la section, puis fermez len-tte ou le pied de page en cliquant sur licne du ruban ou en double-cliquant dans le corps du document.

Modifier la mise en page des diffrentes sections

Crez au pralable les sauts de sections ncessaires. Changez l'orientation d'une section Placez-vous dans la section modifier Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page et sur Orientation. Modifiez les marges d'une section Placez-vous dans la section modifier Cliquez sur longlet Mise en page, groupe Mise en page et sur Marges, marges personnalises.

Crer une note de bas de page

Cliquez lendroit o vous souhaitez crer la note, puis cliquez dans longlet Rfrences et choisissez Insrer une note de bas de page du groupe Note de bas de page. Votre curseur se positionne en fin de page afin de pouvoir saisir le texte de la note.

Support Word 2007 Page 20

Importer un tableau Excel avec ou sans liaison

Utiliser les diffrentes options du collage spcial
Cette action permet de copier un tableau ou une partie de tableau issu dExcel dans un document Word. Lobjectif est de pouvoir modifier le contenu des cellules du tableau original en mettant jour ou non les cellules lies. Ouvrez le logiciel Excel et le fichier concern, slectionnez le tableau copier. A partir de longlet Accueil, groupe Presse-papiers, cliquez sur copier Ouvrez le logiciel Word et le fichier concern, ou basculez vers cette application dans la barre des tches de Windows (situe tout en bas de votre cran) Cliquez l'endroit o doit tre copi le tableau. Cliquez sur la flche de Coller et choisissez Collage spcial

Slectionnez Feuille Microsoft Office Excel Objet Vous pouvez ventuellement cocher Coller avec liaison, si ncessaire.

Support Word 2007 Page 21

Raccourcis clavier
Se dplacer dans le texte / Fin Ctrl / Ctrl Ctrl / Ctrl / Ctrl Fin Dbut de ligne / Fin de ligne Dbut de document / Fin de document cran prcdent / cran suivant Dbut de paragraphe Prcdent/Suivant Mot Prcdent / Mot Suivant dition - Atteindre Position prcdente Se dplacer dans un tableau Alt Alt / Alt / Alt Premire cellule / Dernire cellule Haut de colonne / Bas de colonne Slectionner F8
Echap

Touches de saisie Ctrl Ctrl 6 Ctrl 8 Ctrl Ctrl Alt Alt D P Espace Espace inscable Tiret conditionnel Tiret inscable Saut de page Saut de colonne Insre le champ date courante Insre le champ page courante

/ Ctrl F5 ou Ctrl B F5

Utiliser le presse-papiers, le pique-notes Suppr / Ctrl X Inser / Ctrl V Ctrl Inser / Ctrl C F3 Ctrl F3 Ctrl F3 Dplace vers le Presse-papiers Colle le contenu du Presse-papiers Copie vers le Presse-papiers Dveloppe linsertion automatique Copie vers le pique-notes Colle depuis le pique-notes et le vide Colle depuis le pique-notes

Extension de la slection Annule extension slection Dbut de ligne Fin de ligne

Ctrl Ctrl Ctrl 5 Alt + Souris Alt 5 (pav num.)

Dbut de document Fin de document Tout le document Slection en mode colonne (texte ou tableau) Slection tableau entier

Ctrl Alt V

Mettre en forme les paragraphes Ctrl Ctrl E Ctrl D G Align gauche Centr Ctrl Q Align droite Mettre en forme les caractres Ctrl Ctrl Ctrl K Ctrl Ctrl U Alt U Ctrl Alt U Ctrl > / Ctrl < E U K Taille Caractre masqu Petite capitale Majuscule (bascule sans perdre les accents) Soulign Souligne les mots Double soulign Taille suprieure / infrieure Ctrl Espace Ctrl Ctrl G Ctrl I Ctrl + Ctrl = F3 P Gras Italique Exposant Indice Majuscule / Minuscule (bascule avec perte des accents) Police Supprime la mise en forme des caractres Ctrl J Justifi Supprime la mise en forme des paragraphes

Support Word 2007 Page 22