Memoir

Les consquences pratiques des nouvelles technologies dchange de donnes informatis sur la mission de lexpert-comptable
SYNTHESE
Les Echanges de Donnes Informatiss (EDI) sont apparus en masse lorsque les entreprises ont ressenti le besoin dautomatiser les fonctions administratives (achats-ventestrsorerie). Pour faciliter ces changes, la norme EDIFACT a t dfinie au niveau international. Initialement, les EDI concernaient lindustrie (commande-facture). Les messages comptables respectant cette norme sont apparus bien plus tard pour permettre les changes entre tous les partenaires (entreprise-cabinet-administration-greffe-banque). Paralllement, les EDI bureautiques avaient conquis les PME. Investir dans les EDI reprsente un cot non ngligeable par rapport lachat dun ordinateur et dun modem. Ainsi, depuis peu, de nombreuses entreprises se sont connectes Internet. Elles utilisent aussi le modem pour muler le Minitel, envoyer des fax, faire des changes de fichiers directement dordinateur ordinateur. Cela permet aux PME et cabinets de pratiquer des changes rapides et assez fiables pour un cot rduit. Les raisons de ces dveloppements sont en partie communes chacun des partenaires. Dans la situation conomique internationale actuelle, les entreprises ont cherch des moyens pour tre plus rentables et faire des conomies. Les EDI permettent notamment des gains financiers (par exemple rduction de la rotation des stocks) et des gains lis lorganisation (tches rptitives supprimes, diminution des erreurs...). Mais des inconvnients apparaissent : les entreprises puissantes obligent leurs fournisseurs (des PME) investir dans les EDI, de mme que ladministration profite de ce systme pour dplacer ses centres de saisie vers les entreprises. Mais peu importe ; tous les agents conomiques doivent en tirer profit. Ainsi, les Echanges de Formulaires Informatiss (EFI) permettent aux PME dutiliser Internet pour pratiquer les EDI, les entreprises utilisent Internet pour faire du commerce et ladministration montre la voie aux socits prives dans la pratique des EDI en utilisant dsormais la norme EDIFACT. La dmatrialisation totale des dclarations et des paiements administratifs permettrait dconomiser 14 Mds de francs pour les entreprises et autant pour les administrations.
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Lexpert-comptable nest pas en reste car ces nouvelles technologies sont de formidables tremplins pour sa profession. Il doit absolument suivre cette volution pour rester linterlocuteur privilgi des entreprises. Pour cela il va devoir mettre jour ses matriels et logiciels informatiques, rorganiser son cabinet, former ses collaborateurs ces nouveaux outils. Cela lui permettra damliorer la productivit de son cabinet, damliorer son image, de revaloriser certaines tches comptables et doptimiser le temps des collaborateurs en supprimant certains dplacements. En effet, ces changes lectroniques vont permettre deffectuer plus de travaux lintrieur du cabinet grce aux modems et au dveloppement des logiciels de Rvision Assiste par Ordinateur (RAO). Ces derniers vont autoriser la rcupration directement dans la base de donnes du client de toutes les informations ncessaires la prparation et lexcution (en partie) des missions de rvision. Les logiciels de RAO volueront ensuite vers la MAO (Mission Assiste par Ordinateur) pour offrir plus de possibilits (multimdia, souplesse, convivialit). Toutes ces nouvelles technologies doivent inciter lexpert-comptable dvelopper de nouvelles missions. En effet, qui mieux que lui connat lorganisation et le contrle interne des PME ? Il peut ainsi aider les entreprises repenser leur structure, mettre en place de nouvelles procdures ou de nouveaux systmes dinformations. Au niveau du cabinet, il peut sinvestir encore plus pour devenir centre relais : il est alors lintermdiaire entre les entreprises et les diffrents partenaires pour lenvoi des dclarations administratives (EDILiasse, TVA, DUCS, DADS, DEB, TP ). Lexpert-comptable en tant quauditeur doit aussi sadapter aux entreprises qui utilisent les EDI. Mme si sa dmarche gnrale reste identique, il doit adapter son programme de travail et devra utiliser de nouveaux outils (datamining, agents intelligents). Nanmoins tous ces dveloppements sont freins par diffrents problmes : cot, scurit, effort dimplantation, contrle interne, loi. Sur le plan juridique, des efforts considrables ont t accomplis avec ladoption de lois sur la dmatrialisation et sur la cryptologie (dcret de 1998). Il ne reste plus qu supprimer les rticences de certains chefs dentreprises et aux experts-comptables de sinvestir dans ces nouvelles technologies comme le montre et le demande depuis plusieurs annes le CSOEC (CD ROM, Bibliotique, site Internet, kiosque micro).
SOMMAIRE
INTRODUCTION
CHAPITRE 1 - LES EDI : DFINITION ET VUE DENSEMBLE................................................................5 1.1 - DFINITION............................................................................................................................................. 5 1.2 - LES NORMES DE LEDI............................................................................................................................. 6 1.3 - LES INSTANCES DE NORMALISATION ET LES ACTEURS.......................................................................................7 1.4 - LES ORGANISMES DE FACILITATION.............................................................................................................. 8 1.5 - LES MESSAGES COMPTABLES..................................................................................................................... 10 1.6 - LES EDI BUREAUTIQUES ET LES DOMAINES D'APPLICATION.......................................................................10 CHAPITRE 2 - LES TECHNOLOGIES ET LEUR AVENIR........................................................................12 2.1 - LES MATRIELS...................................................................................................................................... 12 2.2 - LES LOGICIELS....................................................................................................................................... 13 2.3 - LES MTHODES DE COMMUNICATION........................................................................................................... 14 2.3.1 - La connexion directe.........................................................................................................................14 2.3.2 - Les rseaux valeur ajoute (RVA).................................................................................................15 2.3.3 - Interconnexion des rseaux internationaux......................................................................................16 2.4 - LAVENIR DE CES TECHNOLOGIES............................................................................................................... 16 CHAPITRE 3 - LES RAISONS DE LEUR DVELOPPEMENT..................................................................18 3.1 - LE CONTEXTE CONOMIQUE...................................................................................................................... 18 3.2 - LA TECHNOLOGIE................................................................................................................................... 19 3.3 - LES RAISONS COMMUNES AUX DIFFRENTS PARTENAIRES ................................................................................20 3.3.1 - Vers des conomies avec lEDI.........................................................................................................20 3.3.2 - Vers le commerce lectronique avec Internet..................................................................................22 CHAPITRE 4 - LES ENJEUX ET CONSQUENCES POUR LES ACTEURS ECONOMIQUES..........23 4.1 - LES ENTREPRISES INDUSTRIELLES ET COMMERCIALES .....................................................................................23 4.1.1 - Gains financiers................................................................................................................................23 4.1.2 - Gains lis lorganisation................................................................................................................24 4.1.3 - Inconvnients lis au passage lEDI..............................................................................................25 4.1.4 - Consquences....................................................................................................................................25 4.1.5 - Ladaptation de la loi et des entreprises..........................................................................................27 4.2 - LES PRESTATAIRES DE SERVICES INFORMATIQUES..........................................................................................27 4.3 - LES BANQUES........................................................................................................................................ 28 4.4 - LES ORGANISMES PUBLICS (ADMINISTRATIONS FISCALES , SOCIALES) ET PARAPUBLICS (GREFFES )......................30 4.5 - LEXPERT -COMPTABLE ET LE COMMISSAIRE AUX COMPTES..............................................................................31 CHAPITRE 1 - SYSTMES EXISTANTS DANS LES CABINETS DEXPERTISE COMPTABLE.......33 1.1 - LES SYSTMES INFORMATIQUES DES CABINETS.............................................................................................. 33 1.2 - EQUIPEMENTS DE MATRIELS COMMUNICANTS .............................................................................................. 34 1.3 - EDI DANS LES CABINETS FRANAIS, EUROPENS ET INTERNATIONAUX...............................................................35 1.4 - LES BALBUTIEMENTS DINTERNET ET DINTRANET.........................................................................................37 CHAPITRE 2 - LADAPTATION DE LORGANISATION INTERNE DU CABINET LEDI.............39
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2.1 - UNE RORGANISATION NCESSAIRE ............................................................................................................ 39 2.2 - L'AMLIORATION DE LA PRODUCTIVIT........................................................................................................ 40 2.3 - LES CHANGEMENTS DANS LES RELATIONS AVEC LES CLIENTS .........................................................................43 2.4 - REVALORISATION DE CERTAINES TCHES COMPTABLES ...................................................................................44 2.5 - FORMATION NCESSAIRE ........................................................................................................................ 45 CHAPITRE 3 - LA RVISION ASSISTE PAR ORDINATEUR.................................................................46 3.1 - DFINITION DE LA RAO......................................................................................................................... 46 3.2 - LES OBJECTIFS VISS PAR LA RAO........................................................................................................... 46 3.3 - AVANTAGES ET INCONVNIENTS................................................................................................................ 48 3.4 - LVOLUTION VERS LA M.A.O................................................................................................................ 49 3.5 - LES OUTILS DISPONIBLES .......................................................................................................................... 50 3.6 - LIEN AVEC L'EDI.................................................................................................................................. 52 CHAPITRE 4 - LEXTERNALISATION..........................................................................................................53 4.1 - LES TRAVAUX DISTANCE : UN DBUT....................................................................................................... 53 4.2 - DES CLIENTS ET DES FOURNISSEURS L'TRANGER........................................................................................56 4.3 - LA MONDIALISATION DES INFORMATIONS PAR INTERNET.................................................................................57 CHAPITRE 1 - LADAPTATION DES MTHODES DE TRAVAIL EN MILIEU EDI............................60 1.1 - LA DMARCHE GNRALE DE LEXPERT -COMPTABLE......................................................................................60 1.2 - LES PHASES DEXCUTION DE LA MISSION.................................................................................................... 62 1.2.1 - Contrle interne................................................................................................................................62 1.2.2 - Contrle des comptes........................................................................................................................63 1.3 - LES CHOIX DES TECHNIQUES DE CONTRLE .................................................................................................. 63 1.3.1 - Les techniques utilises aujourdhui.................................................................................................63 1.3.2 Lagent informatique : une nouvelle technique pour demain.........................................................65 CHAPITRE 2 - NOUVELLES MISSIONS DE LEXPERT-COMPTABLE................................................66 2.1 - ASSISTANCE DANS LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX SYSTMES DINFORMATIONS................................................67 2.2 - MISE EN PLACE DE NOUVELLES PROCDURES................................................................................................ 69 2.3 - FORMATION DES CLIENTS CES NOUVEAUX OUTILS COMPTABLES ....................................................................70 2.4 - CENTRES RELAIS ET SIGNATURE LECTRONIQUE ........................................................................................... 71 2.5 - FREINS AU DVELOPPEMENT DE CES MISSIONS ............................................................................................. 73 2.5.1 - S.S.I.I.................................................................................................................................................73 2.5.2 - Limites de la mission de l'expert-comptable.....................................................................................74 CHAPITRE 3 - LES FREINS AUX DVELOPPEMENTS DE CES TECHNOLOGIES...........................75 3.1 - LES PROBLMES JURIDIQUES LIS LA DMATRIALISATION DES DOCUMENTS ......................................................75 3.1.1 - Droit fiscal.........................................................................................................................................75 3.1.2 - Droit administratif.............................................................................................................................75 3.1.3 - Accord contractuel............................................................................................................................76 3.1.4 - Signature lectronique......................................................................................................................76 3.1.5 Dontologie.......................................................................................................................................77 3.2 - SCURIT............................................................................................................................................. 77 3.2.1 - Scurit des EDI - Rseaux...............................................................................................................77 3.2.2 - Internet..............................................................................................................................................78 3.3 - EFFORTS DIMPLANTATION - COT............................................................................................................. 80 3.4 - CONTRLE INTERNE................................................................................................................................ 81 3.5 - FREINS HUMAINS.................................................................................................................................... 82 TABLE DES ANNEXES.........................................................................................................................................I SYSTMES DE CHIFFREMENT CL SECRTE :..................................................................................................... XVII SYSTMES CL PUBLIQUE :.......................................................................................................................... XVIII
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CONCLUSION
INFORMATIONS SUR INTERNET..................................................................................................... XXXIV
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TABLE DES ANNEXES GLOSSAIRE (ANNEXE 8) BIBLIOGRAPHIE
INTRODUCTION
La vie conomique ncessite des changes dinformations de plus en plus nombreux. Lvolution des techniques a permis de modifier les faons dchanger les donnes et de suivre cette volution. Lassociation de lordinateur et du tlphone combine deux outils auxquels aucune entreprise ne pourra chapper. Cette association bouleverse depuis quelques annes la communication entre les diffrents partenaires conomiques.
Tout a commenc avec lEDI (Electronic Data Interchange, en franais Echange de Donnes Informatis). Ce sont les entreprises les plus importantes qui ont investi dans ce domaine pour, dans un premier temps, automatiser les travaux administratifs les plus rptitifs des services commerciaux et de production, et ainsi gagner en productivit. LEchange de Donnes Informatis (EDI) consiste changer directement, selon une structure et un format pralablement dfinis, des donnes jusqualors transmises par support papier, entre les diffrentes applications informatiques de partenaires conomiques connects sur un ou plusieurs rseaux. Mais lEDI nest que le dbut dune nouvelle re, celle du tout informatique o, ds la transmission par un client dune commande quil a saisie sur son ordinateur, tous les traitements se feront automatiquement, de la gestion du stock la livraison au client, en passant par la comptabilisation, ldition puis lenvoi de la facture. Les changes de donnes informatiss ne sont plus aujourdhui rservs quaux seules entreprises capables dinvestir dans des systmes coteux. Ils sont dsormais la porte de toutes les PME et mme du grand public. Ces EDI grand public essentiellement accessibles grce Internet, permettent aujourdhui au commerce lectronique dmerger. Tous les pays industrialiss attendent beaucoup de ces autoroutes de linformation. De nombreux facteurs incitent les entreprises utiliser les EDI. Parmi ceux-ci, on trouvera les gains financiers et les avantages en terme dorganisation et de qualit. En terme
davantage comptitif, la rduction des dlais reste le point le plus important pour une entreprise. Ce souci des entreprises de rduire les dlais sinscrit dans le cadre de la comptition conomique mondiale, notamment avec les entreprises japonaises. Ces dernires ont impos la notion de juste temps (JAT) qui est souvent associe la formule zro papier, zro dlai, zro stock, zro dfaut . On peut estimer que, malgr les difficults dorganisation, techniques et juridiques, les EDI, qui apportent au JAT sa faisabilit, finiront par se traduire dans la ralit de la plupart des entreprises, grandes ou petites. La profession comptable suit attentivement le dveloppement de lEDI depuis plusieurs annes dj, et y participe activement avec Edificas1. Plus rcemment, lOrdre des Experts-Comptables a entrepris de sensibiliser la profession au multimdia et Internet. Ces nouvelles technologies vont modifier profondment les structures et les organisations des entreprises. Lexpert-comptable doit, ds aujourdhui, prendre en compte cette volution qui concernera ses clients et son propre cabinet. Son travail sen trouvera modifi. Il aura vrifier des comptabilits intgrant lEDI, traiter des volumes dinformations de plus en plus importants, et se verra imposer par ses partenaires des contraintes pour changer linformation comptable et financire.
La normalisation des fichiers de donnes comptables supprime les obstacles lchange de donnes. En effet, elle facilite la transmission des documents comptables et fiscaux entre les cabinets et ses partenaires, supprime la phase de paramtrage de lecture des fichiers de lentreprise, autorise des solutions darchivage des donnes comptables qui les rendent prennes et indpendantes des applications qui les ont produites. Ces normes permettront le dveloppement dj amorc des logiciels de rvision assiste par ordinateur (RAO), du travail distance et mme domicile, de lexternalisation complte des services comptables. Cette informatisation entranera la suppression progressive de la gestion trs lourde des documents et des archives, car la gestion lectronique des documents (GED) permettra dobtenir instantanment tous les documents voulus (stocks sur Disque Optique Numrique), sans perte de temps de recherche.
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Cf. Annexe 8
Lexpert-comptable, en tant quinterlocuteur privilgi du chef dentreprise, devra profiter de la gnralisation de ces nouvelles technologies pour mettre en uvre de nouvelles missions, en sappuyant sur sa connaissance des systmes dinformations. Pour cela, il devra surmonter les problmes de formation, de scurit, de confidentialit lis aux changes de donnes informatiss, et apporter des conseils juridiques lis la dmatrialisation des documents. En consquence, ce sujet, vritable enjeu pour la profession comptable, est dot dun vif intrt ( la fois stratgique, technique, culturel et juridique) pour toutes les perspectives que les EDI ouvrent, que ce soit au niveau du cabinet ou de lentreprise, mais aussi pour les contraintes et problmes que cette technologie rencontre ou initie. Ce mmoire a pour objectif didentifier les aspects pratiques des changes de donnes informatiss qui ont une incidence pour lexpert-comptable sur lexcution de sa mission, tant chez les clients quau niveau des travaux effectus au cabinet, de dmontrer que les EDI sont un passage oblig pour la profession comptable et danalyser les nouvelles missions qui souvrent la profession comptable. Ce mmoire : dans une premire partie prsentera les EDI, et montrera les enjeux et consquences de ces technologies sur les diffrents partenaires (administration, entreprise, expertcomptable), dans une deuxime partie analysera les systmes informatiques existants et leur volution probable dans les cabinets, et montrera quelles consquences ont les EDI sur lorganisation interne du cabinet (externalisation, RAO), dans une troisime partie analysera quelles sont les consquences de lEDI sur la mission de lexpert-comptable en milieu EDI. Ensuite, nous montrerons que les EDI reprsentent une opportunit saisir pour le dveloppement de nouvelles missions. Une analyse critique fera aussi apparatre les freins au dveloppement des EDI : organisation, formation, risques daudit, scurit et problmes juridiques.
Passionn par linformatique depuis 15 ans, je suis avec attention la naissance et le dveloppement de toutes les nouvelles technologies. Linformatique et la gestion tant aujourdhui indissociables, jai mis ma passion au service de mon travail. Jai install depuis 1994 plusieurs systmes micro-informatiques (compatibles IBM PC), des progiciels comptables et logiciels bureautiques en monoposte ou en rseaux. Jai t impliqu dans la dfinition et la mise en uvre de la solution informatique du cabinet. Depuis 1996, jincite nos clients squiper dun modem pour changer des informations avec notre cabinet (courrier, change de fichiers, contrle dordinateur distance). Certains de nos clients pratiquant depuis plusieurs annes lEDI (agences de voyages, tour oprator, socit de fret), je me suis heurt des problmes pratiques lors de lexcution de mes travaux et jai pris conscience de la ncessit dadapter les mthodes de travail ces nouveaux moyens de communication. Le prsent mmoire constitue pour moi la premire tape de lapproche mthodique du problme. Il ma aussi paru intressant plus dun titre pour : expliciter ce qui doit inciter les experts-comptables sinvestir dans ces nouvelles technologies pour dvelopper de nouvelles connaissances et de nouvelles missions faire un point sur ce qui existe aujourdhui en matire dinformatique communicante montrer les changements que ces technologies vont provoquer et rsumer les moyens mettre en uvre pour tre prt suivre cette volution. Ce mmoire ayant pour objet ladaptation par lexpert-comptable des conditions dexcution de sa mission aux nouvelles technologies (EDI), mises en uvre par les clients ou lors de lutilisation pour les besoins du cabinet, et le dveloppement de missions nouvelles en relation avec les EDI, les aspects purement techniques, tant en matire juridique quau plan de laudit, ne seront pas dvelopps.
PARTIE I
PRESENTATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES
CHAPITRE 1 - LES EDI : DFINITION ET VUE DENSEMBLE

Face toutes ces nouvelles technologies qui apparaissent en cette fin de sicle, il est trs difficile de tout comprendre. D'ailleurs, le prsident de la Gnral Electric a dit lors du salon EDI 97 : Si vous n'tes pas perdus face toute cette technologie, c'est que vous n'y comprenez rien . Nous allons dans cette premire partie essayer de prsenter l'EDI et les autres technologies de communication.
1.1 - DFINITION Le sigle EDI ou Echange de Donnes Informatis (en Anglais, Electronic Data Interchange) ne concernait ses dbuts que l'change lectronique de documents, c'est--dire les seuls transferts des papiers commerciaux (factures, bons de commande,...). Mais le dveloppement de l'EDI a permis d'aller au-del des changes de documents commerciaux en interconnectant les ordinateurs des diffrents partenaires des entreprises. On est ainsi pass de la notion d'change de documents celle plus large d'change de donnes informatis. Dans ces conditions, la dfinition de l'EDI, reconnue par la plupart des organismes laborant l'EDI, est la suivante : L'EDI est l'change entre systmes informatiss, par voie lectronique, de donnes structures, organises en messages normaliss . Cette dfinition comporte trois lments : change - donnes - lectronique. L'change est la fonction remplie. La donne est le contenu de la fonction, c'est--dire l'information vhicule. Enfin, l'lectronique est le moyen de transmission des donnes. En d'autres termes, l'EDI permet la transmission de donnes entre ordinateurs, selon un format normalis. Concrtement, cette transmission peut concerner des commandes, des avis de rception, des factures mais aussi des informations financires, des paiements, des balances comptables et bien d'autres messages.
Un quatrime lment de la dfinition est important et n'a pas encore t expliqu : ... en messages normaliss .
1.2 - LES NORMES DE LEDI Une norme est, selon l'ISO, une spcification technique ou autre document accessible au public tabli avec la coopration, le consensus ou l'approbation gnrale de toutes les parties intresses, fonde sur les relations conjugues de la science, de la technologie et de l'exprience, visant l'avantage optimal de la communaut dans son ensemble, et approuve par un organisme qualifi sur le plan national, rgional ou international . Les communications entre ordinateurs, comme la communication humaine, ont besoin d'un langage commun ou d'un systme d'interprtation. L'interprtation ou la conversion de donnes peut trs bien fonctionner entre deux partenaires selon un mode d'accord d'change spcifique ou propritaire mais avec un nombre suprieur de partenaires, le processus d'changes, dans de nombreux formats spcifiques associs chaque partenaire, devient vite ingrable. Un langage commun utilisant une seule norme facilite les changes, permet l'ouverture d'autres partenaires et l'adaptabilit selon ses propres besoins aux divers niveaux international, europen, national et sectoriel. La normalisation en EDI concerne donc : le contenu (normalisation des informations transmettre) le contenant (protocole de tlcommunication permettant de transmettre les diffrents types d'EDI) et de faon lie, l'organisation des changes eux-mmes, dans un contexte global. Il est bien vident qu'une norme au niveau international ne se dfinit pas sans difficult. En fait, les premires initiatives d'change de donnes remontent aux annes 60. Progressivement et aprs de multiples dbats, EDIFACT est devenu le langage adopt lunanimit par lensemble de la communaut internationale (ONU et norme ISO). Pourtant des normes comme ANSI X12, TDCC/EDIA taient dj trs implantes. Pour plus dinformation sur lhistoire de la norme EDIFACT, voir lannexe 2.
1.3 - LES INSTANCES DE NORMALISATION ET LES ACTEURS Il s'agit ici de dcrire la normalisation d'Edifact qui est le seul langage possder un aspect consensuel et vritablement fdrateur. On distinguera plusieurs niveaux de normalisation : international, europen, national et professionnel. Niveau international Deux types d'organisme participent ce niveau la normalisation : le CEE/ONU qui a pour vocation de ratifier les travaux de normalisation et de les publier en termes de recommandations des Nations Unies. le WP4 qui a t remplac en mars 1997 par un centre international, le CEFACT, qui correspond au caractre mondial d'EDIFACT. Cet organisme est reprsent par des rapporteurs rgionaux qui reprsentent : . les pays de la CEE et de l'AELE : WEEB devenu EBES . lAmrique : PANEB . lAustralie et la Nouvelle Zlande : NAEB . lAsie : ASEB et de manire moins active, l'Europe centrale et orientale (EEB) et lAfrique (AFEB). Ces rapporteurs doivent mettre en place des outils pour dvelopper, maintenir et mettre en uvre les recommandations de la CEE/ONU mais aussi, mettre au point des outils d'valuation technique. Niveau europen L'EBES (European Board for EDI/EC Standardization) plac auprs du CEN (Comit Europen de Normalisation) a pour mission la maintenance et la normalisation UN/EDIFACT mais aussi, et c'est nouveau, des autres formats d'EDI ; le commerce lectronique, par exemple, va dvelopper le recours combin des messages EDI commerciaux et techniques : commande et photo ou dessin du produit command. L'environnement de l'EDI normalis est en proie un bouleversement quotidien : EFI (Echange de Formulaires Informatis, soit de l'EDI via Internet), boutiques virtuelles du
commerce lectronique, Internet etc. font partie des nouvelles technologies qui seront dveloppes plus loin. Niveau national La normalisation se divise en deux voies : les comits nationaux de la CEE/ONU. Il s'agit en France du comit EDIFRANCE qui promeut et diffuse l'EDI les membres nationaux de l'ISO. Certains participent l'laboration des normes, comme l'AFNOR en France en relation avec EDIFRANCE et SIMPROFRANCE (comit franais pour la simplification des procdures de commerce international). Au niveau franais, EDIFRANCE cr au dbut 1990 sous l'gide de l'AFNOR et dont l'Ordre des ExpertsComptables est membre fondateur, coordonne les travaux des diffrents projets d'origine franaise en matire d'EDI et assure la reprsentation de la France au sein des instances EDI europennes et internationales.
1.4 - LES ORGANISMES DE FACILITATION Derrire ce terme se cachent les organismes de terrains , souvent sectoriels, ayant un rle actif dans une profession et dans la mise en place de l'EDI. Nous dcrirons ici certains de ces organismes et dvelopperons plus particulirement les travaux d'EDIFICAS qui concernent la profession comptable. GENCOD Ce groupe d'Etudes, de Normalisation et de Codification a t cr en 1972. Il facilite la concertation entre l'industrie et le commerce, en assurant la promotion de certaines normes telles que le code barre et l'change de donnes informatis. Ce groupement, membre fondateur d'EDIFRANCE, a particip la cration de EAN, association internationale pour la numrotation des articles. Comme tous les organismes de facilitation, les objectifs de ce groupement sont la conception de standards communs la profession (commerciaux et transports), la simplification des procdures et la rduction des cots chez les fabricants et les fournisseurs.
Deux types de messages sont actuellement utiliss : les messages GENCOD caractre national et ceux destins l'international s'appuyant sur EDIFACT. GALIA Ce Groupement pour l'Amlioration des Liaisons dans l'Industrie
Automobile/ODETTE a t cr en 1984. Il favorise la concertation entre les fournisseurs et les constructeurs automobiles. Cet organisme s'est dvelopp de faon spectaculaire. Aujourd'hui, GALIA comporte des milliers de liaisons pour plusieurs centaines d'adhrents. EDSI (Echanges de Donnes Sociales Informatiss) Les organismes de protection sociale ont dcid pour une recherche continue de l'amlioration de la qualit, des cots et des dlais, d'utiliser l'EDI dans leurs changes. L'EDSI est pilot par la CNAV en association avec de nombreux organismes publics. L'EDI permettra terme de remplacer les changes de documents papiers par des messages aux normes EDIFACT (le plus connu actuellement concerne la dclaration annuelle des salaires). EDIFICAS Paralllement l'augmentation toujours plus importante des oprations commerciales entre les entreprises (au niveau national et international), les informations traiter sont de plus en plus nombreuses. La comptabilit tant le reflet des oprations conomiques des entreprises, les mouvements comptables suivent la mme volution. De plus, la comptabilit tant maintenant accepte comme un systme d'information part entire, les oprations comptables doivent tre enregistres et mises disposition des dcideurs trs rapidement. L'Ordre des Experts-Comptables (OEC) s'est impliqu trs vite dans les travaux d'laboration de normes EDIFACT pour les messages comptables. L'association EDIFICAS (Echange de Donnes Informatis en matire Financire, Informationnelle, Comptable, et d'Audit, Analytique et Sociale) a t cre par l'OEC en collaboration avec les socits de services qui uvrent habituellement avec la profession
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comptable. Cette association qui est accrdite par Edifrance et l'Edifact Board de l'Europe de l'ouest, dveloppe des normes pour assurer des changes de donnes informatiss dans des conditions de scurit, d'efficacit, de rapidit qu'autorise l'EDI. Les buts sont de garantir une prennit des informations (changement des systmes) et des gains de temps (compatibilit entre les diffrents systmes, suppression des saisies redondantes). Le rle d'Edificas est aussi de promouvoir les EDI auprs de la profession comptable et d'assurer la liaison avec d'autres groupes sectoriels (banques, SSII, CGA...).
1.5 - LES MESSAGES COMPTABLES Les messages comptables qui se dveloppent rgulirement taient au nombre de six en 1997, sur un total de plus de 200 messages EDIFACT ; d'autres messages sont en cours de dveloppement. Les messages existants sont BALANC, CHACCO, CHAMAP, ENTREC, INFENT, LEDGER. Ces messages sont dtaills en annexe 5. Paralllement aux EDI et ces messages la norme EDIFACT, se sont dveloppes dautres formes dEDI, les EDI bureautiques . A leur tte se trouve lincontournable Internet (ou World Wide Web, Net, Web).
1.6 - LES EDI BUREAUTIQUES ET LES DOMAINES D'APPLICATION Nous appellerons par EDI bureautique , tout ce qui concerne les changes de donnes par voie lectronique sans l'utilisation des normes voques prcdemment. Nous venons de dcrire dans ce premier chapitre ce qu'est l'EDI sous sa forme utilise aujourdhui principalement par les entreprises industrielles et commerciales. Mais depuis le dbut des annes 90, les technologies de la communication et de l'informatique n'ont cess de crotre. La puissance des processeurs double tous les 18 mois (thorie de Moore qui se vrifie
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chaque sortie de nouveaux processeurs dans le monde de la micro-informatique) et les moyens de communications ne cessent de se dvelopper (satellites, Numris, cbles, liaisons radios ou lectriques...). Ces deux technologies sont maintenant utilises conjointement dans de trs nombreuses entreprises, cabinets comptables ainsi que dans le grand public. Il devient donc possible tout individu de pratiquer les changes de donnes informatiss. Ces changes n'utilisent pas les mmes normes ni les mmes protocoles que l'EDI que nous avons dcrit jusqu' maintenant, mais cette autre forme d'EDI s'est dveloppe en deux ans de manire exponentielle, surtout grce Internet. Il nest pas rare aujourdhui dans les cabinets dexpertise comptable, de rdiger une lettre sur son ordinateur et de la tlcopier directement via un modem branch lordinateur ou mieux, si le destinataire est reli Internet, de lenvoyer par ml (e-mail en anglais). Cette manire de procder est beaucoup plus rapide et conomique, car lavantage dInternet est son cot peu lev : celui dune communication locale (soit une unit tlphonique toutes les 3 minutes en heures plein tarif ou toutes les 6 minutes aux heures creuses). Par exemple, lenvoi dune tlcopie de 10 pages en Allemagne ou en province reviendra beaucoup plus cher (communication internationale ou nationale) quun envoi de ces mmes 10 pages via Internet. Il est aussi possible de prendre le contrle distance de lordinateur dun client. Les applications sont nombreuses : passer des critures directement chez le client aprs analyse dune situation, explication ou mme formation dun client sur un logiciel ou une partie dun logiciel nimporte quel moment... et tout cela en direct, sans aucun dplacement physique. Le transfert des fichiers dun micro-ordinateur un autre est aussi une fonction trs utilise : elle permet par exemple, denvoyer un modle de contrat de travail du cabinet vers le portable de lexpert-comptable qui se trouve chez le client, pour une rdaction du contrat sur site. Dans les petites structures, le modem peut servir de rpondeur ou mme de messagerie vocale. Enfin, la puissance des ordinateurs permet aujourdhui de transmettre des vidos et donc de tenir des vidoconfrences. Celles-ci ne sont pas encore de bonne qualit si elles sont
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transmises via Internet car les tuyaux en place pour faire circuler les donnes sont saturs. Mais lappel direct dune personne via Numris (ligne tlphonique numrique) permet dobtenir de bons rsultats. Toutes ces nouvelles technologies sont accessibles par nimporte quel cabinet dexpertise comptable. Il leur suffit dacheter un modem et une camra (moins de 1000 FF pour chaque produit) quil faudra brancher sur un micro-ordinateur. Les technologies de lEDI et des EDI bureautiques vont encore voluer. Nous allons voir dans le chapitre suivant leurs technologies utilises actuellement et leur avenir.
CHAPITRE 2 - LES TECHNOLOGIES ET LEUR AVENIR
2.1 - LES MATRIELS LEDI bureautique nest constitu que dun micro ordinateur et dun modem. Cette configuration est extrmement simple et ne sera pas dveloppe. En revanche, les configurations ncessaires pour pratiquer lEDI ncessite du matriel qui peut tre plus complexe. Cest pourquoi Internet est plus accessible aux PME. Il existe trois types de configuration : le micro-ordinateur seul, peut remplir toutes les fonctions ncessaires lEDI. Sa puissance tant limite, cette configuration ne pourra convenir que dans des cas bien prcis tels que pour limplantation rapide dun systme ou pour un petit volume dinformations traiter. Cette solution est peu coteuse, mais ne peut pas reprendre automatiquement les donnes dun ordinateur central. le micro-ordinateur utilis en frontal dun ordinateur central, aura des avantages par rapport la premire configuration. Le micro-ordinateur rcuprera les donnes directement de lordinateur central. Ce dernier transmettra au frontal les donnes et le micro se chargera de leur traduction en norme EDI ainsi que de la gnration des
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ensembles de transactions. Cette solution est rapide mettre en uvre (bien quil faille relier le micro lordinateur central) et permet une volution du systme. lordinateur central seul peut aussi tre utilis pour grer la totalit des transactions EDI. Les avantages sont nombreux : les donnes viennent du mme ordinateur, la puissance du central acclre les traitements. En revanche, ce systme est coteux et sa mise en uvre dpend du volume de donnes traiter.
2.2 - LES LOGICIELS Les logiciels en EDI bureautique sont gnralement livrs avec les modems (mulation Minitel, envoi de fichiers, mulation de terminal, tlcopie, connexion Internet, serveur vocal...). Ils ne feront pas lobjet dun dveloppement dans ce chapitre. En ce qui concerne lEDI, des logiciels complexes sont ncessaires. Ils permettent de mettre la norme EDIFACT, par exemple, des donnes issues dun logiciel spcifique (et inversement). Les fonctions de ces logiciels sont au nombre de trois : lextraction ou la conversion des donnes est la fonction qui extrait les donnes du systme informatique spcifique lentreprise pour les rendre lisibles par la fonction formatage. Dans les configurations prcdentes, cest toujours lordinateur central qui remplit cette fonction. le formatage est simplement la mise en forme des donnes transmises prcdemment, en un format EDI normalis. la transmission des donnes formates est assure par le module de communication du logiciel. Ce module gre les numros de tlphone et les moyens de communication (modem, protocoles...). Il est important de noter que de plus en plus de logiciels comptables intgrent ces fonctions. Cest--dire que la gnration d'un fichier balance EDI (message BALANC en
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Edifact) se fait directement dans le logiciel comptable. La plupart du temps, seul un logiciel de transmission est ncessaire. Il est bien vident que ces intgrations de fonctions dans les logiciels spcifiques seront de plus en plus utilises.
2.3 - LES MTHODES DE COMMUNICATION Les mthodes de communication sont au nombre de deux : la connexion directe via un rseau priv ou le rseau public ( EDI bureautique ou EDI) la connexion via un rseau valeur ajoute (EDI)
2.3.1 - La connexion directe Il s'agit dans ce cas d'tablir une connexion d'un ordinateur metteur un ordinateur rcepteur pour l'change de fichiers. Mais cette solution ncessite une compatibilit entre les systmes et une certaine disponibilit de ceux-ci. Il existe de nombreux moyens de communications : RTC (ligne tlphonique classique), RNIS (ligne Numris), liaisons spcialises reliant des tablissements distants. Pour faire voyager les donnes sur les rseaux, des normes ont d tre tablies ; ce sont des protocoles de communication. Les protocoles les plus utiliss lis l'EDI sont X25 et X400. Les protocoles autour de lInternet sont TCP, TCP/IP, FTP et SMTP. Tous ces moyens de communications et protocoles sont dtaills en annexe 4. Le systme de communication le plus utilis en France car le plus gnraliste (EDI et Internet) est Transpac. Transpac est une filiale de Cogecom, du groupe France Tlcom (13 000 socits clientes en 1997). Il met la disposition de ses utilisateurs de nombreux supports physiques rseau (X25, Numris, RTC...), protocoles de connexion (X400, SMTP,
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TCP/IP, connexion Internet...) et offre des services de base (botes aux lettres) et valeur ajoute. La communication EDI se fait souvent dans les entreprises travers les RVA qui apportent des services qui sont dtaills ci-aprs.
2.3.2 - Les rseaux valeur ajoute (RVA) Ils sont le support privilgi de l'EDI. Ces rseaux se sont crs pour apporter aux utilisateurs ce que napportaient pas les rseaux publics ou privs prcdents (hors Transpac) : comptence et expertise en matire de communication,
services valeur ajoute : authentification des partenaires, cryptage des messages, signature lectronique, non rpudiation, gestion des rpertoires d'abonns, gnration et gestion des formulaires, rematrialisation (tlex, tlcopie, impression papier...), support de protocoles de bout en bout, traduction... Les RVA concernent essentiellement des secteurs professionnels qui ont regroup des
moyens pour constituer une messagerie spcialise. Un avantage important des RVA est le fonctionnement en mode asynchrone, assimilable une bote aux lettres lectronique. Ainsi, les messages EDI envoys peuvent tre consults par le destinataire tout moment, par un simple appel. Cela permet des systmes non compatibles (htrognes) de communiquer et de s'interconnecter (tlcopieur, micro-ordinateur...). Transpac, cit plus haut, a lavantage dtre accessible par tous (moyennant un abonnement) et dtre gnraliste. Il offre des services valeur ajoute au mme titre que ses concurrents (GEIS...) mais permet aussi des applications Internet. La poste, depuis le 1/1/97, offre un nouveau service : Tlpost. Cest une plate-forme de transformation et de routage de messages, y compris EDI. Il traite tous les messages, assure la traduction EDI pour tous les secteurs dactivit et les transmet leurs destinataires en conjuguant tous les modes dacheminement (courrier, tlcopie, fichiers lectroniques,
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radiomessagerie, tlphone, Minitel). Par exemple, depuis Nantes, il est possible denvoyer un message une personne situe Marseille ou ltranger. Le message peut tre envoy depuis un ordinateur et arriver son destinataire par courrier traditionnel via un facteur. De plus, ce service est conomique : - abonnement de 20 66 F H.T./mois - cot de communication peu lev - frais de traduction, dimpression peu levs Pour accder au niveau international, les RVA se sont interconnects.
2.3.3 - Interconnexion des rseaux internationaux Les RVA peuvent communiquer entre eux via des passerelles. Cela signifie quune entreprise peut transmettre des donnes un partenaire ayant choisi un RVA diffrent. Actuellement, quasiment tous les RVA sont interconnects par des passerelles, aussi bien au niveau national quau niveau international. Les premiers RVA ont t crs aux USA et ont profit de leur exprience pour dominer le march Europen (GEIS : 90 000 socits clientes en 1997). Mais Transpac a su combler en partie son retard. Il existe bien sr de nombreuses autres RVA (IBM, Seres, Redi, Cegedim, EdiFret...).
2.4 - LAVENIR DE CES TECHNOLOGIES Les technologies cites dans ce deuxime chapitre intressent essentiellement les EDI. Ce sont les plus rentables actuellement car elles sont intgres dans de nombreux logiciels et fonctionnent depuis plus de 20 ans. Mais aujourdhui, les EDI bureautiques (cest--dire un simple micro-ordinateur et un modem) se dveloppent de faon spectaculaire. Aussi, beaucoup prdisent tort, soit la disparition des EDI au profit dInternet soit la sparation des deux comme cest le cas aujourdhui encore : EDI pour les professionnels et Internet pour le grand public. Or les deux pourront tre utiliss conjointement. Tout dabord, des services comme Tlpost (dcrit au 2.3.2) mlent les EDI, X400 avec des abonnements Internet ainsi que
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des services valeur ajoute. De plus, les grandes entreprises ont cherch faire passer en EDI leurs 20 % de partenaires qui couvrent 80 % des changes. Aujourdhui, ils dsirent atteindre 100 % des changes. Ces entreprises ne modifieront probablement pas avant longtemps leurs infrastructures EDI existantes. Et cela, surtout dans le secteur industriel tel que la construction automobile, o les EDI prennent une dimension stratgique, du fait de leur incidence directe sur la production. Mais les 80 % de partenaires connecter - souvent les PME - ne sont pas prts investir des sommes de 50 100 000 F pour la mise en place dune connexion EDI via un RVA. Le rseau Internet, lui mme associ aux standards qui laccompagnent, constitue ds lors la solution de remplacement la plus conomique. Il est possible denvoyer des messages EDI via Internet mais cela pose le problme de la scurit. Depuis peu, le concept dEFI (Echanges de Formulaires Informatiss Cf. annexe 11) relve dune dmarche encore plus simple. Le partenaire (une PME) se connecte un site Web (Internet) pour effectuer une opration au moyen dun formulaire prdfini. Le serveur produit ensuite une transaction de type EDI, qui va directement utiliser le traducteur EDI du donneur dordres. Enfin, laube de lan 2000, on pourrait voir apparatre une nouvelle gnration de normes EDI, aujourdhui connues sous le terme gnrique de New EDI. Cette ide est dveloppe au sein des associations EDI de diffrents secteurs dactivit. Le monde des EDI statiques, qui a lanc le concept de commerce lectronique viendrait ainsi normaliser des services plus dynamiques. La boucle EDI - Internet serait boucle. Toutes ces autoroutes de linformation concernent le monde professionnel mais aussi le grand public. En effet, le commerce lectronique sur Internet est en pleine expansion et cest le deuxime volet des EDI : celui des entreprises vers les consommateurs. Tout dabord, Internet apporte des services que les EDI ne peuvent pas concurrencer tels que : diffusion de la publicit ou des informations tout le monde, dialogue en direct avec le consommateur, diffusion des catalogues lectroniques, faire du SAV ...
Grce ces catalogues lectroniques, le consommateur peut commander des articles en remplissant des formulaires lectroniques et payer avec sa carte bancaire de manire
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scurise (grce un lecteur de carte bancaire install chez lui ou en utilisant des systmes appropris comme Klline...). Comme nous venons de le voir, les technologies des changes de donnes informatiss sont promises un bel avenir. Ces changes permettront, entre autres, de gagner en productivit puisque cest le consommateur lui-mme qui saisira son bon de commande (la facture et la gestion du stock tant gres automatiquement). Pour se sortir dun contexte conomique difficile, on le voit, les entreprises russissent basculer une partie des tches qui leur incombait vers le consommateur. Cest une des raisons du dveloppement des EDI que nous allons dvelopper.
CHAPITRE 3 - LES RAISONS DE LEUR DVELOPPEMENT
3.1 - LE CONTEXTE CONOMIQUE Dans les annes 80, la pression conomique des entreprises japonaises avait atteint son apoge. Les entreprises occidentales avaient optimis leur productivit en robotisant au maximum la production et en procdant de nombreux licenciements. Elles avaient optimis la chane productique. Les entreprises japonaises, aprs la robotisation, ont travaill en flux tendus pour sapprocher le plus possible du zro stock. Toutes les socits se sont alors empresses dappliquer le juste temps (JAT ou Just In Time). Le but du JAT est de rduire au maximum les stocks dans la chane de production. Il faut pour cela un flux dinformation rapide et fiable. LEDI correspond exactement aux besoins des entreprises pour grer en flux tendus les informations administratives des entreprises et pour tendre aussi vers le zro dfaut. En effet, grce lEDI, les socits peuvent enfin supprimer une partie des 250 milliards de documents qui circulent chaque anne en interne ou entre les entreprises. Cela a pour consquence de raccourcir le dlai entre la rdaction dun document et son arrive chez le destinataire (facture, bon de commande, note dinformation...). On approche aussi du zro papier ce qui facilite la gestion de larchivage.
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Les changes informatiss dinformations entre les partenaires commerciaux permettent effectivement de grer au mieux le concept de zro stock et dapprocher le zro dlai. De plus, la qualit faisant aujourdhui la diffrence entre les concurrents, lEDI vite les ressaisies nombreuses (et en mme temps les erreurs humaines) et permet ainsi datteindre les zros dfauts. Il faut aussi se souvenir que les socits ayant le plus robotis leur production faisaient partie du secteur automobile. La concurrence dans ce secteur est particulirement dure car les enjeux conomiques sont trs importants. En 1984, ces entreprises ont cr GALIA (Cf. Partie 1 Chapitre 1.4) pour pratiquer lEDI grande chelle, en obligeant les PME investir dans lEDI. Les changes informatiss font maintenant partie intgrante de ce secteur, au mme titre que la robotique industrielle. Mais la conjoncture conomique tant encore difficile, peut-tre faut-il envisager de nouvelles solutions.
3.2 - LA TECHNOLOGIE En fait, la simple volution des technologies peut apporter encore beaucoup. En effet lEDI na pas encore touch toutes les entreprises. Il faut dune part, dvelopper lEDI le plus largement possible et dautre part, investir dans de nouveaux matriels. En effet, le dveloppement dordinateurs toujours plus puissants, la dmocratisation des outils de communication (modem, hub, rseaux de toutes sortes) et la fiabilisation des moyens de transmission (lignes tlphoniques, Numris...) ont permis de crer puis de dvelopper les EDI. Le potentiel de dveloppement de ces techniques est encore trs important, car le satellite, le cble, les rseaux ATM, les transmissions utilisant la radio ou le rseau lectrique vont multiplier par 10, 100 ou 1000 les vitesses de transmission des informations, le tout des cots toujours plus faibles. Les EDI sont donc amens se dvelopper autant dans les grandes entreprises que dans les PME ; Internet est une des locomotives les plus importantes. Grce son faible cot, les PME sy essaient de plus en plus et les EFI (Cf. Partie 1 - Chapitre 2.4) permettront un rapprochement certain entre petites et grandes structures.
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3.3 - LES RAISONS COMMUNES AUX DIFFRENTS PARTENAIRES 3.3.1 - Vers des conomies avec lEDI Elles sont essentiellement conomiques : Un message traditionnel postal revient 100 F en moyenne2, cot de la main duvre compris. En comparaison, un message EDI ne dpasse pas 7 F. Larchivage sur feuille A4 cote en moyenne 10 F, beaucoup plus sur microfilm. Avec lEDI, le cot de cet archivage est presque nul. Plus globalement, si les entreprises franaises adoptaient lEDI, lconomie serait de 14 milliards de francs sur le poste de la gestion du papier. Les administrations raliseraient une conomie du mme ordre, soit un total de 28 Mds en France3. Au niveau des entreprises, les illustrations des conomies ralises ne manquent pas : Monoprix a divis par 7 le cot de traitement de ses commandes, Chronopost a rduit de 3 % le cot de chacun de ses envois... et ces chiffres sappliquent des masses trs importantes. Ces gains papiers proviennent de lautomatisation des tches qui permettent datteindre une qualit totale (les quatre zros - Partie 1 Chapitre 3.1). Pour mieux comprendre, il suffit de comparer le circuit manuel dun document avec un circuit informatique. Dans le premier cas, la circulation de linformation est manuelle, par transport physique de papier. Dans le deuxime cas, la communication se fait directement dordinateur ordinateur par lutilisation de mmes normes de communication. La technique manuelle demande aussi le respect de certaines normes (ou conventions) dcriture, dadresse, de moyens employs (poste, tlex, tlcopie), de structure des donnes... Cette technique savre trs coteuse car : elle est lente : 4 fois plus que lEDI, elle demande plus de travail humain qui est cher. Cot dune facture de 50 100 F, la rptition des mmes informations dans toutes les sries de documents fait perdre du temps,
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LEDI pour lentreprise, Victor SANDOVAL Source : cabinet dtudes PL7 conseil (Tlphone 6/96).
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le nombre derreurs humaines nest pas ngligeable : 2 4 erreurs pour 100 caractres saisis. Tous ces dfauts ne se retrouvent pas dans la transmission informatique de documents.
Au total, plusieurs tudes montrent que lautomatisation de ce travail administratif permettrait de diviser son cot par deux. Avec lEDI, on recherche des gains de temps, defforts et dargent ainsi quune meilleure organisation du travail. Il sagit en particulier danticiper la logistique, dacclrer la rotation des stocks, dobtenir un accs rapide linformation de gestion. Deux exemples concrets permettent dillustrer les gains de lEDI : quand lordinateur contrlant une chane de montage automobile constate que la chane avance plus lentement que prvu, ou au contraire plus vite, il dclenche, auprs des fournisseurs extrieurs, des ordres de fourniture diffrents pour que, lheure prs, les pices ncessaires soient livres par les camions du fournisseur au bon endroit, dans le bon atelier de montage ; le tout sans communication humaine entre les entreprises, dans certains hypermarchs, le simple passage la caisse dun article achet par un client peut dclencher, en cascade, un ordre de rapprovisionnement, si le stock de larticle a atteint le niveau limite ; lapplication achats gnre la commande approprie, qui est transmise lapplication commandes du fournisseur, sans intervention humaine. Lobjectif atteindre est la chane complte : commande, fabrication, livraison, facturation, rglement par des voies totalement automatises. Aujourdhui, les changes informatiss de bons de commande, bons de livraison, factures, DADS4 ou bilans se sont gnraliss. LEDI financier vise prendre en charge la transaction finale, le paiement des produits ou services commands. La norme ETEBAC 5 de dialogue entre les banques et les entreprises a permis la mise en place de solutions scurises de virements ou de rglements de lettres de change. Le Minitel a mis ses services la disposition des particuliers.
Cf. glossaire annexe 8
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Toutes les banques proposent un service de virement par Minitel et des fournisseurs comme EDF, la SNCF ou France Tlcom ont mis en place des services de rglement distance de leurs factures. La chane est encore rompue en de nombreux points (les professionnels utilisent lEDI et le grand public Internet) ; mais la logistique intgre qui permet de passer du fournisseur lentreprise puis au client, sans rupture, apparat. Ce sont les prmices du commerce lectronique. 3.3.2 - Vers le commerce lectronique avec Internet Le commerce lectronique a dj commenc sur Internet avec certaines socits comme Dgriftour, la FNAC, les Trois Suisses... et certains supermarchs virtuels comme Globe On Line, IBM World Avenue... Mais la scurit effraie les clients (surtout les franais). Il suffit gnralement de lire le catalogue virtuel et de cliquer sur les articles que lon dsire commander. Pour le paiement, de nombreuses techniques existent. La dernire a implant un lecteur de carte puce dans le micro-ordinateur (ou simplement sur le clavier). Simple, bon march, fiable, les personnes dsirant acheter par voie lectronique peuvent quiper leur ordinateur. Le commerce lectronique devrait alors se dvelopper. Le chiffre daffaires gnr ainsi, prvoit dtre significatif partir de lan 2000. On prvoit en effet un chiffre daffaires mondial de lordre de 100 milliards de dollars 5 (dont 2 3 pour la France et 14 15 Mds pour lEurope6) ; ce qui est assez peu, mais risque de se dvelopper de manire exponentielle. Pour cela, le 19 mars 1996, sest constitue lAFCEE (Association Franaise pour le Commerce et les Echanges Electroniques) linitiative de plusieurs associations dont Edifrance et la C.C.I. de Paris, sous le parrainage du Ministre des Tlcommunications Franois FILLON. Lobjectif principal est de favoriser et de dvelopper les nouvelles technologies de linformation et de la communication en France, en Europe et dans le monde.
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IDC, 1997 IDC, European Survey, 1997
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Les buts de lassociation sont de : mener des oprations de sensibilisation pour faire connatre et comprendre, puis promouvoir lutilisation du commerce lectronique, favoriser et promouvoir loffre franaise, francophone et europenne existante auprs des utilisateurs et des fournisseurs, dfendre lutilisation quitable des nouvelles technologies dans le respect du droit des utilisateurs, favoriser laction et les initiatives rgionales et internationales, assurer une veille permettant de dtecter les tournants technologiques et comportementaux que les diffrents acteurs doivent connatre, reprsenter les intrts des acteurs franais du commerce lectronique sur les plans europen et mondial. Une enqute de cette association au 1er trimestre 98 montrait que 39 % des entreprises ont utilis en 1997 des solutions de commerce lectronique : Minitel (22 %), EDI (17 %), Internet (NS). Les raisons communes tous les partenaires conomiques dinvestir dans lEDI sont donc claires : obtenir une meilleure productivit pour dgager de meilleures marges, construire des entreprises mieux organises, dvelopper les marchs virtuels pour atteindre plus de consommateurs et tre encore plus concurrentiel au niveau mondial. Les enjeux sont donc essentiels.
CHAPITRE 4 - LES ENJEUX ET CONSQUENCES POUR LES ACTEURS ECONOMIQUES
4.1 - LES ENTREPRISES INDUSTRIELLES ET COMMERCIALES 4.1.1 - Gains financiers Nous avons vu prcdemment quune analyse macro-conomique montre que des gains importants peuvent tre raliss avec lEDI ; en revanche, chiffrer lconomie ralise au niveau de lentreprise nest pas simple.
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Effectivement, les gains mesurables sont facilement identifiables ; nous les avons dtaills pour partie au Chapitre 3.3 de la Partie 1 : circulation de linformation plus rapide, fiabilit de la transmission, suppression des erreurs de saisies, rduction des cots administratifs. De la rduction des stocks dcoule un gain en trsorerie, parfois non ngligeable : le groupe PSA, avec une gestion du stock en juste temps mis en place avec lEDI, a rduit la rotation de ses stocks de 7 jours. Le gain financier est de 250 millions de francs pour un budget informatique de 25 millions de francs par an ! Le gain entran par lEDI est ici vident et significatif. La socit Sofrastock confirme ce type de rsultat : le simple fait de commencer dialoguer avec un fournisseur en flux EDI apporte trs rapidement une conomie de 10 jours de stock 7. Un concept rcent appel ECR (Efficient Consumer Response ou Efficacit et ractivit au service du consommateur), utilise les EDI pour optimiser toute la chane logistique. Il vise la satisfaction de la demande du consommateur et une plus grande efficacit des approvisionnements. Dautres avantages peuvent tre tirs de lEDI. Ils sont moins conomiques, non mesurables car de lordre de limmatriel.
4.1.2 - Gains lis lorganisation Les services administratifs sont moins surchargs et les tches rptitives (sources derreurs) allges. Le personnel est plus motiv car impliqu dans lorganisation nouvelle des entreprises. Par exemple, depuis le 1er janvier 1997, le groupe Colas pratique lEDI avec lURSSAF. Ce groupe envoie de cette manire plusieurs centaines de dclarations sociales chaque mois. Les entreprises peuvent satisfaire le client beaucoup plus facilement en raison de leur proximit : la consultation des catalogues jour, la passation de commande, le SAV, les mises jour de logiciels, la gestion de son compte bancaire peuvent aujourdhui se faire de chez soi. De nouveaux clients peuvent ainsi tre atteints : personnes handicapes, personnes loignes, trangers...
Logistiques magazines 6/96.
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Les relations entre entreprises se modifient : les clients et les fournisseurs sont maintenant partenaires et sont obligs de rflchir ensemble aux systmes, lorganisation mettre en place, sachant que tous gagneront du temps et de la productivit. Llimination dun grand nombre derreurs rduit les sources de conflits. La collaboration entre les entreprises permet une relation de confiance, propice des relations durables. Ceci est un avantage non ngligeable.
4.1.3 - Inconvnients lis au passage lEDI Ce nouveau type de technologie apporte aussi des inconvnients : lorsquune socit aura dcid dinvestir dans lEDI, elle obligera ses fournisseurs le faire aussi. Cest ce qui sest pass dans le secteur de lautomobile o les quipementiers ont t obligs dinvestir dans lEDI pour garder leur clients Renault, PSA... Certaines socits en profitent mme pour dplacer la charge de travail : avec le commerce sur Internet, cest le client qui remplit le bon de commande et toute la chane qui suit est automatise. LURSSAF et la Direction Gnrale des Impts (DGI) ont transfr leur centre de saisie vers lentreprise. Ainsi, la DGI avec TDFC8, qui sera remplac par EDI-Liasse (norme Edifact pour lenvoi de la liasse fiscale), estime que le traitement dune liasse par les moyens traditionnels (opratrice de saisie + impression), revient de 120 150 F, alors quune liasse transmise lectroniquement revient de 10 12 F. Le centre informatique de saisie situ Nevers sera supprim, dautant que lenvoi des liasses par ce moyen, sans tre la hauteur des esprances, est en constante augmentation (260000 adhrents en 1995, 300000 en 1996, 411639 en 1997)9. Ces chiffres sont comparer aux 700000 supports dclaratifs laser.
4.1.4 - Consquences LEDI apporte dautres enjeux aux entreprises :
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Cf. glossaire annexe 8 Rapport dactivit 1997 de la DGI
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une image de marque : le fait dappartenir un groupe dutilisateurs de technologie moderne, donne une image dynamique de lentreprise. Une socit qui investit pour satisfaire toujours plus le client est une socit qui donne confiance. Cette image est aussi consolide par la diminution du nombre de litige (moins derreurs),
des relations commerciales plus nombreuses, un personnel fier dappartenir une socit prcurseur parle de son entreprise, une ouverture sur le march international. Ces enjeux sont tous stratgiques pour lentreprise. Ils mritent une rflexion globale,
un investissement du chef dentreprise pour faire adhrer tout le personnel ce projet dentreprise. Les consquences dun tel choix sont nombreuses. Des consquences dun investissement dans lEDI dcoulent les avantages qui en sont tirs : amlioration de la gestion du stock : gain en cash-flow, amlioration de la production : gain en productivit, amlioration des procdures administratives et comptables : satisfaction du personnel et conomie sur les cots. Les consquences en termes dorganisation sont importantes. La mise en place de lEDI reprsente 80 % dorganisation et 20 % de technique. Le systme dinformation est radicalement chang, que ce soit au niveau des progiciels (comptables, commerciaux...), au niveau de lintgration directe dans les logiciels de toutes les informations qui arrivent de lextrieur ou de lintrieur (factures, bons de commande ou bon dexpdition...), ou au niveau de la circulation des informations entre les diffrents logiciels qui nest plus matrialise par du papier mais qui circule lectroniquement. Le personnel doit tre prpar et form ces changements. Gnralement, ce personnel administratif sera dplac vers les services commerciaux pour mieux satisfaire le client et effectuera des relances : le suivi du client sera meilleur.
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4.1.5 - Ladaptation de la loi et des entreprises La loi de finances rectificative de 1990 pour la dmatrialisation des factures, la loi du 11 fvrier 1994 ( Loi Madelin - art. 4) qui autorise le remplacement des dclarations crites par des messages lectroniques sous certaines conditions, apportent de profonds changements dans notre culture. Le papier est souvent un point de repre, et sa suppression peut dsorienter les salaris dune entreprise. Tous ces points sont considrer, et la dcision de passer lEDI nest pas une simple formalit. Gnralement, les entreprises EDIsent petit petit leurs services : pour mieux valuer les gains apports sur une petite chelle, pour faire entrer doucement cette culture dans lentreprise, pour mieux apprendre, et intgrer plus facilement les tapes suivantes. Beaucoup se demandent encore sil faut faire partie des pionniers et affronter tous les nouveaux problmes (effets contraires aux buts recherchs) ou attendre la mise au point des logiciels, la standardisation dfinitive ; mais en cette fin de sicle o tout va en sacclrant, prendre du retard sur ses concurrents est dangereux voire suicidaire.
4.2 - LES PRESTATAIRES DE SERVICES INFORMATIQUES Leur situation, par rapport aux cas prcdents, est diffrente parce quelles ont une approche la fois technique et une approche marketing (apporter une offre de services plus large). Pour ces socits, l'EDI est un produit vendre et non un outil comme cest le cas pour les autres entreprises. L'EDI pour les SSII est un march ancien mais qui tait alors rserv quelques unes dentre elles ; cest aussi un march nouveau dans le sens o aujourdhui elles peuvent toutes vendre des services autour de l'EDI. Par exemple, le fait davoir dvelopp et vendu un logiciel pour une entreprise, ncessite une mise jour rgulire. Si lentreprise dcide de passer l'EDI, soit elle change de logiciel soit elle demande sa SSII un dveloppement spcifique. La SSII peut aujourdhui le faire avec une certaine scurit puisque la norme Edifact sest impose.
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En revanche, si linitiative de dvelopper de l'EDI vient de la SSII, la situation est diffrente. La concurrence est un premier frein pour sintroduire sur le march. De plus, la rentabilit long terme nest pas garantie en raison des cots de dveloppement technique et commercial importants. Les clients potentiels sont pour linstant limits aux grands comptes et aux PME partenaires. Ces problmes sont autant de freins qui nincitent pas les SSII investir dans ce sens. Dautant plus quactuellement, le passage lEuro et lan 2000 sont des programmes prioritaires. Outre le fait que le march est difficile pntrer, dautres efforts sont ncessaires. les produits dEDI demandent un dveloppement plus important des documentations d la complexit des moyens mis en uvre : rseaux, procdures, taille des fichiers, scurit, lEDI ne ncessitant que 20 % de technique, la SSII doit pouvoir rpondre la demande de la clientle et offrir des conseils en organisation, dployer une nouvelle organisation des services : au Chapitre 4.1 (Partie 1), nous avons montr le dsir des entreprises de ne passer l'EDI que progressivement. La SSII doit pouvoir rpondre, par des dveloppements successifs de modules attachs au programme principal, la conception finale dune gestion globale sur une dure dtermine par le client.
4.3 - LES BANQUES Les banques font partie des pionniers dans lhistoire de lEDI. En effet, pour conomiser les cots engendrs par la gestion des moyens de paiement (45 % des frais gnraux), les banques ont eu recours lEDI. Ce moyen de communication est tout fait adapt ce mtier. Les relations banques - clients se sont modifies depuis de nombreuses annes. En 1997 le Prsident de la Rpublique, M. Jacques CHIRAC, citait [...] mme la boulangre dAubervilliers consulte ses relevs bancaires sur le Minitel . De la consultation des relevs bancaires, aux virements de compte compte en passant par la transmission des LCR, toute la
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gestion de ses comptes bancaires peut se faire via le Minitel. Mais pour une intgration dans le systme dinformation de lentreprise, lordinateur et l'EDI sont ncessaires. Pour cela les normes ont volu. La norme actuelle, ETEBAC 5, est la plus aboutie en terme de scurit. La socit Cdilac (Candia) sest investie ds 1991 dans l'EDI financier. Aujourdhui, sous la norme ETEBAC 5, ce sont prs de 2000 effets commerciaux intermontaires par mois (environ 250 M.F.) qui circulent par fil, les rapprochements bancaires se font automatiquement, la liste des virements internationaux est communique au jour le jour... Avec ce systme, les banques appliquent un tarif beaucoup plus bas : la transaction pour une lettre de change cote moins de 3,5 F contre 13 F selon le mode ordinaire. Les avantages pour la socit Candia sont nombreux : elle reoit le dtail des impays, les lettres de crances de fournisseurs se prsentent au paiement, et toutes ces informations sont directement intgres dans le logiciel de trsorerie. Les banques se tournent dsormais vers Internet, pour dvelopper leurs services auprs de la clientle. La quasi totalit des banques a aujourdhui son site sur le rseau des rseaux. Mais le problme de la scurit demeure. Ce sont les banques amricaines qui ont franchi le pas en premier en dveloppant des normes de scurit pour les transactions bancaires, et depuis le 4me trimestre 1997, la Banque Directe propose tous ses services sur le Web. En quelques annes le mtier de la banque a chang. Elle va jusqu vendre avec ses produits bancaires, des logiciels et du conseil pour sa mise en uvre. Elle se rapproche aujourdhui de la SSII. Elle passe des accords avec les diteurs grand public de logiciels de gestion de comptes bancaires personnels tels Microsoft ou Intuit (Money, Quicken). Les banques ont senti que le dveloppement de l'EDI serait tel quelles ne pourraient pas en tre absentes. En effet, un oprateur de RVA qui vhicule chaque jour des milliers de factures pourrait proposer un service de compensation. Les entreprises nauraient qu rgler le solde de cette compensation. Pour viter cela, les banques multiplient les services et se dveloppent pour tre toujours plus lcoute des clients. Avec la norme Edifact elles sont aussi au centre des relations internationales clients fournisseurs. Les rglements internationaux reprsentent des oprations lourdes : nombre important dintermdiaires, traitements administratifs et htrognit des systmes sont autant de problmes que l'EDI financier peut rsoudre.
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4.4 - LES ORGANISMES PUBLICS (ADMINISTRATIONS FISCALES, SOCIALES) ET PARAPUBLICS (GREFFES) Les pouvoirs publics qui sont souvent plus frileux que les chefs dentreprises nont pas attendu pour adopter lEDI. La DGI a cr son propre format pour lenvoi des liasses fiscales (TDFC), les envois de DADS lURSSAF se sont gnraliss... mais beaucoup reste faire dans notre socit o ladministration publique prend une place particulirement importante. LEtat a rapidement compris les conomies que permettaient de raliser les EDI (Cf. Chapitre 3.3). Cest pourquoi, ds 1977 a dbut la premire exprience de transmission de donnes sociales (TDS normes). Lchange ne se faisait pas encore via les rseaux mais par supports magntiques ; peu importe, lide tait l. La transmission via les rseaux entre les diffrentes entits administratives (achats public, DOUANEDI, DGA, sant publique, justice...), et entre les entreprises et les administrations (douanes, DGI, URSSAF, greffe du TC...) connat un certain dveloppement. Le 16 janvier 1997, le premier ministre, M. Alain JUPPE prcisait le cadre dans lequel devraient seffectuer les changes lectroniques entre administrations et entreprises : respect de la norme EDIFACT/ONU (Cf. annexe 3). Cette dcision venait conforter lOrdre des Experts Comptables quant ses travaux sur les changes avec la DGI, les organismes sociaux et les changes comptables. Elle confirmait galement la volont de lEtat dvelopper les EDI en adoptant une norme devenue un standard international (essentiellement grce aux nombreux asiatiques qui ont adopt Edifact). Lavance prise par ladministration dans les EDI est positive, mais la multiplication des formats lest moins. TDS normes, par exemple, a compt plus de 1000 formats diffrents, ce qui devenait ingrable. La seule solution vient par ladoption dun standard comme Edifact. Cette dcision narrive quen janvier 1997. Le projet le plus important en cette fin de sicle pour ladministration franaise en terme dEDI, est linformatisation de la sant. Or, les formats dchanges ne sont pas la norme Edifact (un passage cette norme est nanmoins prvu).
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Ces multiples mouvements donnent ladministration un rle pdagogique. Les PME, effrayes par les EDI, voient la plupart des entits franaises (publiques ou prives) investir dans ces technologies. LEDI se vulgarise et incite les PME lessai ; quand elles ne sont pas contraintes par leurs clients (ou peut-tre un jour par ladministration). Outre les rles incitateurs et pdagogiques de ladministration, les consquences de lEDI sont aussi nombreuses que pour les entreprises. Elles ne sont pas seulement financires (Cf. Partie 1 - Chapitre 4.1). Un des rles de ladministration est le contrle pour lutter contre les abus, les dtournements, les grands trafics, les fraudes. En liminant les erreurs de ressaisies, les informations sont plus fiables et disponibles plus rapidement. Linformatisation de toutes les donnes permettent des recoupements entre toutes les dclarations. Et avec les techniques comme le datamining ou le datawarehouse (dveloppes plus loin), les recherches dinformations peuvent aller trs loin... (nanmoins un contrle est effectu par la CNIL). Attention : le fait denvoyer via le message EDI-Liasse un bilan, ne permet pas la DGI de faire plus de contrles sur lentreprise. La transmission des liasses fiscales aux inspecteurs des impts se fait seulement plus rapidement avec des donnes plus fiables. La transmission informatise ne fait que supprimer lopration de ressaisie.
4.5 - LEXPERT-COMPTABLE ET LE COMMISSAIRE AUX COMPTES Les prcdentes sections ont montr que l'EDI sintgre de plus en plus dans toutes les entreprises de tous les secteurs dactivits. Lexpert-comptable est un acteur majeur dans la vie des entreprises franaises. Sil veut continuer rester en phase avec ses clients, lexpert-comptable doit aussi utiliser ces moyens de communication. Pour les cabinets, cela implique de nombreuses modifications apporter lorganisation, la culture, la formation, les comptences... Ces changements seront dvelopps en Partie 2 - Chapitre 2. Les enjeux pour l'expert-comptable sont tout simplement de garder le contact avec le client qui va voluer avec ces nouvelles technologies. Effectivement, si le client adopte une gestion entirement automatise, pratiquant l'EDI sur tous les postes, l'expert-comptable et le commissaire aux comptes, sils ne se sont pas forms et investis personnellement, ne pourront plus assurer le contrle de la comptabilit ni mme apporter de conseils sur le systme
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dinformation. Or le systme d'information dune entreprise est la cl dune comptabilit probante, refltant la ralit conomique de la vie de lentit. Dsormais les socits qui investissent dans l'EDI, slectionnent les fournisseurs en fonction de la pratique ou non des changes informatiss. Lorsque leur comptabilit sera entirement intgre, ils naccepteront pas de revenir en arrire pour leur expert-comptable, avec une manipulation de papier, des OD ressaisir... Outre le fait que la relation avec le client va changer, lintrieur mme du cabinet va subir de profonds changements. Comme lobservait dj en 1995 le Prsident de lOEC : 98 % des donnes tablies dans nos cabinets sont informatises ; pourtant 80 % dentre elles sont ressaisies , et les programmes informatiques que nous utiliserons dans 4 ou 5 ans ne sont pas encore crits et ils nauront rien voir avec ceux que nous utilisons aujourdhui... . La formation, la culture, lorganisation sont des lments dvelopper ds aujourdhui car la monte en puissance de l'EDI est irrversible. Bien entendu, les artisans, les commerants garderont une culture papier , mais le cabinet sera oblig dEDIser ces informations pour les transmettre aux administrations. Dans peu de temps, il paratra dsuet de possder un tlcopieur pour 20 ou 30 personnes, alors quil est possible un collaborateur, ds aujourdhui dans une architecture rseau, denvoyer une tlcopie de son ordinateur, sans se dplacer et attendre que le tlcopieur soit libre. Ces petites amliorations apportent un confort lutilisateur et une productivit accrue au cabinet. Ce passage la communication informatise des donnes est une chance pour le cabinet. Il faut le mettre profit pour : investir dans de nouveaux moyens informatiques, plus modernes, mieux adapts au travail daujourdhui, repenser lorganisation de lentreprise, dvelopper sa clientle qui pourra slargir grce de nouveaux conseils en organisation ;
cest ce quon nous allons dvelopper dans les parties suivantes.
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PARTIE CONSEQUENCES DES EDI SUR II LORGANISATION INTERNE DU CABINET DEXPERT-COMPTABLE
CHAPITRE 1 - SYSTMES EXISTANTS DANS LES CABINETS DEXPERTISE COMPTABLE
1.1 - LES SYSTMES INFORMATIQUES DES CABINETS La ncessit pour les experts-comptables de suivre lvolution de leurs clients implique que les cabinets franais utilisent des moyens de travail modernes. Pour comprendre la diffrence qui peut exister en terme dinformatisation, entre les trs petites entreprises et les entreprises plus importantes, il est intressant de comparer linformatisation des particuliers et des entreprises en France. Dune part, les particuliers sont peu quips, puisque seulement 17 % des foyers franais possdent un ordinateur. La France a le plus bas taux dquipement en Europe occidentale, alors que les chiffres sont de 27 % pour lAllemagne, 22 % pour lAngleterre et 41 % pour les USA10. Dautre part, les entreprises franaises sont pour la plupart informatises et utilisent lordinateur plus ou moins bien. Ces diffrences se retrouvent au sein des entreprises franaises. Les TPE, artisans et commerants sont souvent sous quips car ils ne voient pas lutilit dun ordinateur, alors que les entreprises plus importantes sont informatises. Il est intressant de noter que le cabinet dexpertise comptable ne suit pas entirement ce schma. En effet, une enqute ralise en 1992 (dernire enqute de ce type !)11 montre que les cabinets de moins de 10 salaris et de moins de 50 salaris sont quips en
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Chiffres IDC et Benchmark Group au 31/12/97. Mmoire de Manuel RAIMONDEZ, 1992
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informatique de manire quasi identique. En revanche, plus lentreprise est importante, plus le nombre de micro-ordinateurs portables (en %) est lev. Il en est ainsi : des mini et des gros systmes : 25 % quipent les cabinets de moins de 10 salaris contre 41 % pour ceux de 10 19 salaris, des activits informatises de conseil en gestion et de rvision - audit, plus utilises par les cabinets de taille plus consquente, de la formation : les stages informatiques sont suivis par 22.5 % dexperts-comptables exerant dans des cabinets de moins de 10 salaris et 42 % par leurs homologues travaillant dans des cabinets de plus de 10 salaris. Les systmes PC sont utiliss par 80 % des sonds ce qui laisse les systmes Apple largement minoritaires (plus souvent utiliss dans les petites structures).
1.2 - EQUIPEMENTS DE MATRIELS COMMUNICANTS Cette mme enqute montre que seulement 24 % des cabinets de moins de 10 salaris et 40 % des cabinets plus importants sont quips dun modem (en 1992). Mais depuis la dmocratisation de ces matriels intervenue en 1996-97, leurs ventes sont en progression constante (pour les socits du secteur tertiaire, ces chiffres sont deux fois plus importants en 1997). De plus, lvolution technologique des modems ayant atteint son apoge en 1997 (56 Kbps tant la vitesse maximum pouvant tre soutenue par une ligne tlphonique classique RTC sauf pour les technologies mergentes xDSL), les PME franaises et les cabinets dexpertise comptable investissent (si lon peut parler dinvestissement pour 1000 F) dans ce nouveau moyen de communication. En revanche, les moyens dj anciens que sont le Minitel et le tlcopieur font lunanimit puisque 75 % des cabinets sont quips de tlcopieurs, et 60 70 % le sont du Minitel. Ce Minitel, possd par de nombreux franais, fait lobjet dattaques de toutes sortes. Il est principalement accus dtre la cause du non-investissement des franais dans lInternet. En effet, la France est actuellement le seul pays pratiquer le commerce lectronique (grce au Minitel). Ce dernier reprsente 8 milliards de francs de chiffre daffaires (en 1997) pour les seuls VPCistes, sans compter les 3,5 milliards de francs que reverse France Tlcom aux services sur le kiosque Tltel. En comparaison, le commerce mondial sur Internet
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reprsentait 2,5 6 milliards de francs en 1997 (suivant les estimations). Au niveau Franais, ce commerce reprsentait 50 MF en 97 et devrait atteindre 160 MF12 en 98. Lavantage du Minitel est de possder toutes les informations utiles. En effet, pour acheter un billet de train, vous navez pas besoin de la photo du chef de gare ! Mais le Minitel franais ne progresse plus do le besoin dune technologie plus moderne. Ainsi depuis 1998, quelques socits franaises proposent tout simplement un Minitel Internet ou mme un dcodeur Internet pour le tlviseur. Limagination franaise pour remplacer le Minitel ne manque pas ! Les amricains, sans quivalent Minitel, ont envahi Internet. Certains disent mme quInternet est un super Minitel amricain ; mais qui touche le monde entier ... Les experts-comptables ayant accs au Minitel (70 %) sont donc dj habitus aux EDI et pratiquent la consultation des comptes bancaires, les virements bancaires, les consultations de bases de donnes, du greffe du tribunal de commerce,... la situation nest donc pas si catastrophique que veulent bien le laisser penser certains. Mais le pas vers Internet et le PC communicant doit maintenant tre franchi. Il important de noter que le CFPC (Centre de Formation de la Profession Comptable) en accord avec lOEC, mne une enqute depuis juin 1998 auprs des experts-comptables stagiaires avec pour thme : Les nouvelles technologies . Les rsultats seront connus en dcembre 1998. Ils permettront de mettre jour ces statistiques trop anciennes.
1.3 - EDI DANS LES CABINETS FRANAIS, EUROPENS ET INTERNATIONAUX Il nexiste pas de statistiques sur lEDI dans les cabinets comptables. Lenqute attendue, cite prcdemment, permettra dy remdier. Pour ce qui est des cabinets Europens et Internationaux, ne sont connus que les messages reconnus et utiliss. Par exemple, seuls le Danemark et lIrlande utilisent le message EDI-Liasse. Les autres pays Europens nen sont quaux phases de tests.
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Institut dtudes Benchmark Group Le commerce lectronique sur lInternet en France
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Malgr ce manque dinformations, on peut dire que contrairement de nombreux secteurs dactivit o lEDI est devenu indispensable, les cabinets franais ne pratiquent pas encore les EDI en masse. Cet chec est d aux cots, aux freins humains et aussi aux normes. En effet, la norme Edifact existe mais la possibilit offerte aux experts-comptables de lutiliser est rduite : EDI-Liasse nest pas le format natif accept par la DGI (une conversion au format TDFC est ncessaire) et les cabinets attendent les dveloppements futurs concernant la TVA, les dclarations sociales Il nest en effet pas intressant dinvestir et de sinvestir dans lEDI pour seulement quelques dclarations, et de continuer utiliser le papier pour la majorit des autres dclarations. En revanche, lenvoi des DADS 1 via TDS-Normes (norme propritaire ne respectant pas Edifact) connat un succs sans cesse croissant en raison du temps gagn rapidement sans investissement, et cause de la suppression de la DADS 1 bis. Seule une inscription suffit, et matriellement lenregistrement se fait sur disquette. TDS-Normes sera remplac par TDSEDI qui utilise le message SOCADE du langage EDIFACT. En 1998, ladministration, suite la demande du premier ministre le 16 janvier 1997 (Cf. annexe 3), a dvelopp massivement les dclarations sociales et fiscales la norme Edifact. Conjointement des procdures de tlpaiement ont t dfinies. Les dmatrialisations concernent la DUCS, la DUE, la dclaration/paiement de la TVA, la DEB, la dclaration des BIC et IS (TDFC) et la DADS. Ces six formalits gnrent lchange de 50 millions de documents par an et reprsentent un cot dun milliard de francs pour la collectivit. Le calendrier suivant a t tabli (dans tous les cas, le passage Internet est envisag rapidement et le format Edifact respect) :
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DUCS13 : oprationnel depuis mi-98, DUE13 : exprimental en 1998, oprationnelle en 1999, TVA : courant 1999, DEB13 : la procdure est dj disponible, TDFC13 : la procdure dmatrialise dj disponible sera transfre sur EDIFACT et TCP/IP pour la campagne 1999, DADS13 : 1er juillet 1999. La fusion entre la DADS et les dclarations nominatives des donnes sociales pour les caisses de rgimes de retraite complmentaire est aussi attendue
Cf. glossaire annexe 8
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fin 1998. A terme, une seule dclaration effectuer et le recours Internet pour son tablissement en faciliteront la transmission, Mise en place de SIMPLIFORM, serveur de formulaires du CERFA sur lInternet : plus de 100 formulaires en ligne actuellement. Pour lenvoi de ces dclarations, le protocole Tedeco sera utilis. Il est fiable (messagerie X400) et permet dobtenir un accus de rception (date certaine) ; son cot lev a engendr la cration de Ted.Net aux spcifications identiques mais dun moindre cot . Les premiers clients attendus sont les PME et les experts-comptables. Toutes ces nouvelles mesures devraient inciter les experts-comptables utiliser les EDI. Cela leur permettra dapporter des gains de productivit et damliorer la qualit des informations. A ces atouts sajoutera le fait que le cabinet dexpertise comptable deviendra incontournable. En effet, en procdant de la sorte, le cabinet se situe au cur de tous les changes dinformations financires, fiscales et sociales. Ce type de procdure est dun cot faible aujourdhui et fait raliser des conomies au cabinet ds quil est bien rd.
1.4 - LES BALBUTIEMENTS DINTERNET ET DINTRANET Nous avons dj beaucoup parl du phnomne dInternet. En effet, depuis les annes 1996-97 la mdiatisation de ce nouveau mdia (qui date en ralit du dbut des annes 1970 avec Arpanet) est impressionnante : pas un journal tlvis, pas une revue na jamais parl dInternet. Nous ne dfinirons donc pas Internet, ni ne relaterons son histoire car nous lavons dj tous lue ou entendue. En aot 1996, un sondage Louis-Harris montrait que seulement 9 % des entreprises taient connectes au rseau mondial. En 1997, elles taient 24 % et seront 48 % en 1998 14. Les entreprises les plus cyber tant les grandes entreprises de services. Plus lentreprise est petite moins elle est connecte Internet. En revanche, 70 % des chefs dentreprises pensent quInternet constitue une innovation dcisive pour lavenir des relations conomiques. La connexion des entreprises est principalement freine par la scurit.
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UFB Locabail 12/97 (au moins un PC connect)
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Il faut dire que la mdiatisation des pirates est aussi forte que celle dInternet. A tort car il sagit plus souvent de personnages attirs par linterdit que de rels bandits. En revanche, si ces derniers travaillaient pour des mafias , les risques seraient plus importants. Mais tous les systmes ne sont pas viss ! La CIA, les administrations de dfenses ou les entreprises trs importantes sont des cibles privilgies. La plupart des entreprises franaises ne risque rien. De plus, le fait de se connecter par intermittence au rseau (les amricains sont connects en permanence Internet car les connexions sont quasi gratuites), rend presque impossible la pntration dun pirate dans le systme dune entreprise. Les risques nexistent que lors de connexions permanentes par lintermdiaire dun serveur Internet plac dans la socit, utilis simultanment avec un rseau intranet, ce qui est loin dtre le cas de la plupart des entreprises. Moins mdiatis parce que ne concernant que les professionnels, le concept de lintranet crot tout autant. Lintranet, qui concurrence les rseaux privatifs classiques, est un Internet lchelle de lentreprise, avec des logiciels, des serveurs et des outils de navigation identiques ceux du Web . Avantage : tous les ordinateurs (Macintosh et PC) deviennent compatibles pour un investissement limit (par exemple, Explorer 4 de Microsoft est gratuit et permet de naviguer sur les rseaux). Il peut y avoir une connexion de lintranet sur Internet. Mais la scurit est encore loin dtre parfaite. Des pare-feux (firewalls) peuvent tre installs sur les passerelles Internet - intranet pour filtrer les entres et les sorties. Ce sont les socits de services qui utilisent le plus lintranet. Cest une faon de renouveler les systmes d'informations pour un faible cot et permet une consultation, par exemple, de toute la base de connaissance dune entreprise (documents de travail, synthses, notes,...) dune manire trs simple. Les cabinets dexpertise comptable, qui sont des socits de services, pourraient migrer progressivement vers des systmes intranet. En 1997, rien ne paraissait lindiquer pour les cabinets de petite taille pour lesquels linformatique reprsente encore un outil de production. Des cabinets comme KPMG ont franchi le pas en novembre 1997 et se sont quips dexplorateurs Internet pour construire un intranet. LOrdre des Experts-Comptables a montr lexemple en crant son site Internet en 1996 (Cf. Annexe 9). Quelques cabinets ont aussi cr des sites WEB qui leurs permettent dtre vus dans le monde entier et de pouvoir communiquer avec leurs clients beaucoup plus
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facilement (mise disposition dinformations internes au cabinet comme des spcialits ou dinformations fiscales, sociales mises jour tous les mois). Face ce nouveau mdia, un dbat devra souvrir au sein de lOrdre. Est-ce que le fait de crer un site Internet est apparent de la publicit ? Faudra-t-il modifier les textes existants concernant le contenu de ces publications lectroniques ? Et quels seront les moyens de lOrdre pour vrifier quaucun cabinet na cr une page parmi les dizaines de millions de pages existantes (dautant plus que ces pages peuvent tre hberges gratuitement ltranger) ? Un dbut de rponse a t apport par le CSOEC une question pose dans un mmoire (Cf. annexe 10). En labsence de prcisions officielles, les cabinets prcurseurs profiteront du net pour offrir des services leurs clients et pour se faire connatre. Que ce pour soit lutilisation dInternet ou des EDI avec ses clients et ladministration, le cabinet va devoir sadapter ces volutions pour, par exemple, amliorer son image, faire preuve de dynamisme et de modernit. Ladaptation du cabinet sera aussi importante pour son dveloppement, sa productivit
CHAPITRE 2 - LADAPTATION DE LORGANISATION INTERNE DU CABINET LEDI
2.1 - UNE RORGANISATION NCESSAIRE Face la croissance du volume des informations traites par les entreprises, une rorganisation des tches va tre ncessaire. Le client reoit ds aujourd'hui un grand nombre d'informations via EDI, qui sont traites automatiquement, informatiquement et donc collectes, classes et imputes comptablement. Les missions de tenue de comptabilit sont partiellement prises en charge par l'EDI. Ce transfert des traitements vers l'informatique permet de gagner du temps et de la fiabilit dans le systme comptable (vite les erreurs de saisie). Cette rpartition de tches bnficie l'entreprise comme au cabinet. Les travaux comptables du cabinet sont enrichis et revaloriss par la suppression des tches de saisies, et
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par la proposition de services plus labors : mise en place de tableaux de bord automatiss, analyses de gestion, conseils... Ce type de fonctionnement va permettre au cabinet de collecter des informations du systme informatique du client distance, pour les traiter et les analyser, ou de pratiquer des circularisations, de faire de la rvision... sans aucun dplacement de la part des collaborateurs du cabinet. Cette approche est une nouvelle manire de grer un dossier client. En contrepartie de la collecte d'informations du cabinet dans le systme du client, le client lui-mme pourra consulter une base de donnes situe chez l'expert-comptable. Cette base de donnes pourra regrouper des informations qualitatives issues du travail et de l'exprience de l'expert-comptable. Ce nouveau service offert par l'expert-comptable apporte une plus-value au client qui pourra consulter des informations financires commentes, des analyses de marges, des donnes concernant le secteur de l'entreprise ou un march spcifique, des recommandations sur les procdures... L'expert-comptable va donc revoir son organisation informatique pour proposer de nouveaux services, et mettre en place des gestions d'accs pour assurer la scurit de son systme. Il devra mettre jour rgulirement les informations stockes, avoir une politique de stockage des donnes et des documents (GED). La rorganisation du cabinet se fera dsormais autour du systme informatique, ce qui lui permettra de rpondre aux contraintes du march, d'assurer une meilleure productivit et de rduire les cots de revient de ses missions. La refonte des procdures et l'utilisation de systmes communicants, vont obliger l'expert-comptable adopter un style de management nouveau, plus dynamique, et remporter l'adhsion des salaris autour de ce projet. Il devra aussi accompagner cette politique par des efforts de formation pour lui-mme et ses collaborateurs. La combinaison de ces changements apportera au cabinet une meilleure image, une satisfaction des salaris qui appartiendront une socit dynamique et innovante, de meilleures prestations offertes au client et une meilleure productivit.
2.2 - L'AMLIORATION DE LA PRODUCTIVIT
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La rorganisation du systme informatique du cabinet, plus en adquation avec celui de sa clientle, et la meilleure formation des collaborateurs aux nouveaux outils informatiques, va permettre laugmentation de la productivit du cabinet. D'une part, par la suppression des tches rptitives de saisies et de ressaisies valeurs ajoutes faibles et la baisse des temps de dplacements. D'autre part, par la baisse ou la suppression du temps pass la manipulation du papier (tri, stockage, recherche) et par la disponibilit plus rapide des informations grce aux EDI et la GED (Cf. annexe 6). En effet, par le biais de ces dernires techniques, les dossiers des clients (annuels et permanents) sont accessibles dans des dlais plus courts, de n'importe quel lieu, au moment opportun. La fiabilit des documents, les diligences de l'expert-comptable et la rflexion sur le dossier sont accrues. De mme que les entreprises industrielles les ont mis en pratique, les concepts du JAT et la qualit totale doivent tre mis en place par les cabinets d'expertise comptable. Il faudra donc, en utilisant les EDI, la RAO et toutes les autres nouvelles technologies (la GED), essayer de maximiser vers la rapidit (zro dlai : information trouve et traite dans les plus brefs dlais et zro papier), la scurit (zro panne), la fiabilit (zro dfaut : suppression des erreurs de saisie). LEDI comptable peut revtir plusieurs formes. Tout dabord, dans une entreprise o la totalit des oprations seffectue sous forme dEDI, la comptabilit a tout intrt tre totalement intgre. En effet, dans un supermarch, un ordinateur peut dcider de passer une commande en indiquant la quantit, le nom du produit, le nom du fournisseur, le prix, la date de livraison... La marchandise arrive, linformation est informatise par le code barres et la date de lopration. Sensuivent la facturation et le paiement entirement informatiss par des messages appropris. Toutes ces informations comptables sont prsentes et il serait dommage de ne pas les utiliser. Un logiciel de comptabilit va donc automatiquement aprs validation, comptabiliser toutes ces informations (achat, fournisseur, stock, banque).
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Ces oprations automatiques apportent une homognit dans la gestion de lentreprise, par le simple fait que la comptabilit nutilise quune unit de mesure : la monnaie locale. Les prises de dcisions et le management dune socit peuvent dans ce cas se faire trs rapidement, voire en temps rel (exigence des chefs dentreprises). Cela a t rendu possible par la cration de messages comptables Edifact sous lgide de lOrdre des Experts-Comptables. Edifact tant devenue une norme internationale, la comptabilit peut distribuer les informations tous ses partenaires (greffes, administrations...). Cette forme dEDI est la plus aboutie. Mais lexpert-comptable peut aussi utiliser les EDI de son cabinet pour passer des critures dans la comptabilit de ses clients (message ENTREC). Pour cela, un simple modem suffit (pour le RTC), mais lexigence premire est la possession par le cabinet et le client de logiciels comptables suffisamment volus pour comprendre les messages Edificas. Dans un cabinet comptable, lEDI comptable peut aussi commencer tout simplement, comme cest souvent le cas, par lenvoi des DADS 1 la norme TDS normes, des liasses fiscales la norme EDI-Liasse (traduites en TDFC). Plus tard, les cabinets et les entreprises enverront de cette manire les dclarations de TVA, les dclarations mensuelles ou trimestrielles de charges sociales... Une autre technologie va aussi rvolutionner les mthodes de travail de lexpertcomptable : la GED (Gestion Electronique des Documents). Dune part, les cabinets sont envahis par le papier et donc confronts aux problmes darchivages, dautre part, les changes de donnes donneront lieu aussi des changes de documents. Pour aller plus loin dans la suppression du papier, les gains de productivit, mais aussi pour assurer un meilleur service au client et un meilleur confort aux salaris, la GED saura srement sinsrer dans lorganisation du cabinet dexpertise comptable. Cette technique peut tre un maillon dans la chane des EDI car elle permet de sauvegarder et dinformatiser dans leur forme les documents papiers puis de les transporter (Cf. annexe 6).
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2.3 - LES CHANGEMENTS DANS LES RELATIONS AVEC LES CLIENTS Les effets des EDI dans les relations avec la clientle vont tre importants. Nous avons vu prcdemment qu'un rseau informatique va se tisser entre les deux entits expertcomptable - client, permettant par exemple celui-ci d'interroger distance les bases de donnes de l'expert-comptable, ou l'expert-comptable de passer des critures, de rcuprer des balances, toujours distance. Ces exemples montrent combien les relations avec le client, mme si elles se dmatrialisent, seront plus frquentes, plus valorisantes et moins contraignantes (pas de rendez-vous, moins d'appels tlphonique, ...). Comme dans l'industrie, on parlera alors de partenariat entre le client et son fournisseur. L'expert-comptable traitera des donnes un stade plus avanc, et devra apporter au client des chiffres synthtiques, pour apporter une plus value au systme et pour viter au client d'tre submerg par l'information ; car trop d'informations tuent l'information. L'expertcomptable devra donc abandonner l'ide des missions de tenue de compte, de mise en forme des chiffres (aujourd'hui automatique) pour obtenir un bilan ou une liasse fiscale. La rcupration des chiffres et leur mise en forme tant entirement automatise dans ces systmes, le client attendra du cabinet des analyses pertinentes et du conseil. La formation de l'ensemble du cabinet et la politique de recrutement (Cf. chapitre 2.5) devront aussi voluer pour rpondre aux clients. Les EDI constituent un atout pour le cabinet qui aura une meilleure comptitivit et pourra fidliser sa clientle grce une coordination plus efficace des changes d'informations. L'efficacit du travail de l'expert-comptable fait alors disparatre le caractre du prix, qui peut tre un critre liminatoire pour le client. Ce dernier devient alors confiant, fidle son expert-comptable qui lui dlivre des conseils, des informations fiables et fortes valeurs ajoutes. Grce aux relations dmatrialises natront alors des relations humaines plus valorisantes pour l'expert-comptable, qui se sera dbarrass de son image parfois trop entoure de chiffres et de traitements techniques.
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2.4 - REVALORISATION DE CERTAINES TCHES COMPTABLES Depuis l'arrive de Windows et de lOS Macintosh, les programmes comptables sont plus conviviaux et beaucoup plus faciles utiliser. Ils permettent la dfinition d'critures types pour une saisie sre et rapide des critures. Les rapprochements bancaires se font tout simplement en cliquant sur les lignes affiches l'cran identiques au relev bancaire. Les lettrages se font automatiquement ou par simples manipulations de souris. Il est possible d'intgrer des notes vocales ou des images sur des lignes d'critures, l'aide en ligne partir d'un cdrom est complte et efficace ... Autant d'atouts qui font que les clients, voulant diminuer les cots de l'expert-comptable, se sont quips dordinateurs et de logiciels de ce type. Le monopole de tenue de compte de l'expert-comptable n'a pas suffi pour arrter la baisse de son activit traditionnelle. Le progrs technologique, la baisse des prix et la crise conomique ont t dterminants. Les artisans ou petits commerants squipent dsormais d'ordinateurs multimdias offrant de surcrot des possibilits de tlcopieur - rpondeur Minitel - Internet. Ils ont cru pouvoir faire des conomies dhonoraires. Beaucoup se sont tromps, mais continuent maintenant la saisie de leur comptabilit. Les tches de vrification, de rvision, de reprise de balance (peu de ces logiciels intgrent une fonction EDI) et de mise en forme, qui incombent l'expert-comptable pour tablir le bilan, ont remplac les tches de saisies de factures. Les tches sont plus nobles, faisant appel des tests de cohrences, des esprits de synthse et d'analyse. La disparition des tenues de comptabilit a aussi oblig l'expert-comptable dcouvrir d'autres marchs : collectivits locales, marchs publics, informatique, comptes de campagnes, associations,... Toujours dans l'esprit d'obtenir des travaux plus rmunrateurs et plus nobles, les activits de conseil se sont dveloppes. Les niveaux de qualifications demands sont aussi plus levs, et ces travaux demandent une formation permanente soutenue (un des points les plus sensibles de la profession Cf. section suivante). L'informatique plus que tout, et maintenant l'EDI, ont permis le renouvellement des tches de l'expert-comptable. L'EDI, la GED, la RAO permettent la suppression des tches rptitives, la manipulation des documents ou le calcul des ratios par exemple. Les travaux deviennent moins fastidieux, plus intressants. L'automatisation des sondages ou relevs, la circularisation des tiers sont autant de tches fastidieuses supprimes.
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Ils deviennent aussi plus complexes (analyse, synthse...). Les principales consquences de l'EDI se trouvent dans les travaux de rvision. En effet, se contenter d'utiliser les chiffres sortis de la machine n'est pas suffisant. L'expert-comptable et ses collaborateurs vont devoir s'investir dans la comprhension des nouveaux systmes et leur matrise pour pouvoir les contrler. Il s'agit de valider des donnes mises et reues par le contrle du respect des procdures internes et de scurit.
2.5 - FORMATION NCESSAIRE Ces nouveaux travaux vont ncessiter une remise niveau des connaissances des experts-comptables et des collaborateurs en matire d'informatique, de logiciels et plus gnralement de systmes d'information. En plus des connaissances informatiques, un 2me volet de formation est ncessaire. Il concerne les nouvelles mthodes de travail. Il y a donc ncessit de formation sur les techniques informatiques (possibilit d'interrogation de bases de donnes et donc dfinition d'une base de donnes, possibilits offertes par l'EDI...) d'une part, et sur l'organisation du travail et du cabinet d'autre part (relation EDI cabinet - client, contrle des procdures...). Les collaborateurs ne pouvant pas tout retenir des techniques informatiques (matriels et logiciels) et mettre jour en permanence leurs connaissances dans ce domaine (en plus des connaissances comptables, fiscales, sociales...), il est ncessaire de former ou de se doter dun spcialiste informatique qui dispensera ses connaissances au fur et mesure des besoins, et qui sera l'interlocuteur privilgi des collaborateurs. Ces efforts de formation sont ncessaires pour rpondre aux besoins des clients. Il en va de la qualit du travail de l'expert-comptable et donc de son image. L'volution des missions va aussi modifier la politique de recrutement du cabinet, qui va devoir rechercher des profils ayant un niveau de culture gnrale plus lev et un sens commercial plus pouss afin de pouvoir rpondre et dialoguer avec les dirigeants d'entreprises qui demandent toujours plus de conseils. Cette volution des formations va fidliser les clients, continuer rendre l'expertcomptable l'interlocuteur privilgi des clients tout en renforant son image. Enfin, une formation devra tre faite sur une technique dj utilise par de nombreux collaborateurs : la Rvision Assiste par Ordinateur (RAO). Cette technique en bout de chane
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EDI, est amene connatre une croissance importante grce au dveloppement combin des logiciels, des ventes dordinateurs portables et des techniques dinterrogations de fichiers.
CHAPITRE 3 - LA RVISION ASSISTE PAR ORDINATEUR
3.1 - DFINITION DE LA RAO La Rvision Assiste par Ordinateur est un outil informatique d'aide la rvision des comptes, destin l'expert-comptable et leurs collaborateurs. Il permet, aprs reprise de la balance du client, un suivi du dossier permanent, une analyse des risques, la constitution du dossier annuel, la prparation des feuilles matresses, et la passation d'critures d'oprations diverses. Ce type d'outils est appel se gnraliser grce l'acquisition toujours croissante des ordinateurs portables et l'amlioration des systmes de RAO qui deviennent plus puissants, conviviaux et souples.
3.2 - LES OBJECTIFS VISS PAR LA RAO Plusieurs objectifs peuvent amener le rviseur utiliser un logiciel de RAO. Tout d'abord, la RAO permet d'aider analyser les risques d'un dossier en apportant une synthse et son dtail d'une manire trs simple : exploitation de questionnaires gnraux, analyse de la sparation des fonctions et questionnaires de contrle interne ne modifient pas la faon de travailler puisque ces outils sont identiques qu'ils soient papiers ou lectroniques. L'avantage est l'accs rapide et la centralisation des donnes sur l'ordinateur. Automatiquement aprs reprise de la balance, l'ordinateur calculera des ratios significatifs et dterminera un seuil de signification si on le dsire. Le logiciel pourra aussi faire des analyses de tendance, et tablira un tableau d'analyse des comptes pluriannuels. Le rviseur prendra soin d'utiliser ce tableau pour effectuer une revue analytique des comptes. Cette premire tape obligatoire pour un rviseur, montre que l'expert-comptable continue de matriser son cheminement intellectuel mais que l'informatique le dcharge de
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toutes les tches ingrates : ressaisie des balances, calcul des ratios, rapprochement pluriannuel des comptes avec calcul de l'volution des diffrentes masses... aujourd'hui effectus l'aide de plusieurs logiciels ou manuellement. Ensuite, la RAO va aider le collaborateur construire les comptes. Aprs reprise automatique des balances sur disquettes ou mieux, par rception de messages EDI (norme Edificas), il sera possible dans le logiciel de RAO, de passer les critures de redressement. L'intgration du logiciel de RAO dans une suite comptable permettra de produire les tats financiers : bilan, compte de rsultat, annexes, liasse fiscale, plaquette. Le logiciel de RAO pourra transmettre les critures d'oprations diverses qui auront t ncessaires pour l'tablissement des comptes annuels du client, sur papier, disquette ou message EDI pour une intgration directe dans sa comptabilit. Par message retour, le contrle de la balance dfinitive pourra tre effectu. En parallle, ces logiciels aident calculer ou contrler les donnes chiffres. A partir des donnes du dossier permanent, il est ainsi possible de contrler la vracit des chiffres concernant les emprunts (charge de l'anne, charge payer ou constate d'avance), les crdits-baux (charge de l'anne, payer ou constate d'avance), les immobilisations (tableaux des mouvements, dotation de l'anne) ainsi que toutes les donnes relatives aux annexes pour les emprunts (chances plus ou moins d'un an, engagements) et pour les crdits-baux (chances, dotations aux amortissements, valeurs rsiduelles...). A partir des donnes de l'exercice, il sera possible : de calculer les provisions pour dprciation des stocks, pour augmentation des prix, des comptes clients... ; pour mieux apprcier certains risques, d'extraire de la balance (ou du grand livre) les comptes (ou les oprations) fortes variations, en sens anormal, non mouvements d'extraire du grand-livre les comptes de charges directement imputs lors du paiement, faire des sondages statistiques ou encore extraire des critures suivant des critres de date, montant, libell, journal : par exemple, pour la sparation des exercices, prparer la feuille de contrle qui reprendra tous les achats du mois de clture d'un montant suprieur un critre. de calculer tous les ratios significatifs par cycles (rotation de comptes de bilan...).
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3.3 - AVANTAGES ET INCONVNIENTS La grande rigueur de travail quexige lutilisation de ces logiciels est un avantage certain. Ils guident le collaborateur dans sa mission, produisent un dossier contenant des feuilles de travail normalises (normes professionnelles) et assurent simultanment l'exhaustivit et la pertinence du programme de travail. Avec cette standardisation des procdures, il est possible de mieux formaliser les dossiers : les feuilles de travail et leur classement sont identiques pour tous les collaborateurs, ce qui facilite le travail de contrle de l'expert-comptable. Les logiciels structurent gnralement les dossiers de rvision de la manire suivante : le dossier de contrle par cycle contient : les feuilles matresses par cycle pour pouvoir partir de cycles standards et les modifier, les programmes de travail associs pour pouvoir partir de programmes types et les adapter, les feuilles de contrle pour pouvoir partir de feuilles normalises et les adapter. le dossier permanent stocke les donnes de base sous traitement de textes et gre des tableaux impact direct sur les comptes (emprunts, crdits-baux), le dossier gnral contient les notes d'orientation, de synthse, le suivi administratif du temps pass et met en exergue les points particuliers pour l'exercice suivant. Cette organisation des dossiers de travail est un progrs, principalement sur le plan de la formation des collaborateurs et sur le plan de la communication interne. Pour le collaborateur, ces logiciels apportent un support adapt au dossier traiter en mme temps qu'un guide. De plus, la RAO est un moyen efficace pour mettre jour les connaissances. La possibilit de modifier tout moment la bible de questions permet de diffuser de manire pratique sur chaque dossier les nouveauts fiscales, juridiques, sociales et comptables. Ainsi, l'expert-comptable a la certitude que tous les collaborateurs intgrent ces nouvelles donnes dans leurs travaux. Les autres avantages sont les possibilits plus efficaces de transferts de
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dossiers entre collaborateurs, l'enrichissement permanent d'une base de connaissance, une plus grande scurit et donc une meilleure qualit des dossiers. Sur le plan technique, l'utilisation d'une base de donnes unique, l'achat d'un seul logiciel (qui remplace les multiples outils construits par les cabinets), l'archivage et la sauvegarde des donnes sont autant de points positifs. En revanche, avant dinvestir dans un logiciel il faudra tenir compte des inconvnients qui pourraient apparatre et qui ont dj t constats dans des cabinets. Les principaux sont : la lourdeur des outils (qui est aussi un avantage en raison des procdures rigoureuses), la difficult d'adaptation certains cas spcifiques, le confort apparent et le sentiment de scurit procur par le systme peuvent conduire le collaborateur se dsengager. Si celui-ci n'exerce pas son sens critique, il se comporte en vritable automate obissant la machine, lapproche trs structure de la rvision impose par le produit, limite la marge de manuvre et les initiatives du collaborateur. Cette consquence peut avoir des effets ngatifs sur le plan de la motivation. On peut mme constater des phnomnes de rejets de la part de collaborateurs trs expriments qui voquent la dresponsabilisation induite par ces outils. L'introduction de ces logiciels dans un cabinet doit donc tre mrement rflchie, et l'organisation du travail doit tre repense. Le rviseur devra en outre sassurer que son dossier de travail continue de respecter les conditions daccessibilit, de formalisation, de confidentialit et de conservation. C'est un vritable projet d'entreprise qui doit remporter l'adhsion de tous les salaris. Ces logiciels ne sont pas encore utiliss grande chelle que dj certains pensent une volution vers la MAO.
3.4 - LVOLUTION VERS LA M.A.O. La MAO ou Mission Assiste par Ordinateur est une volution des logiciels de RAO. Cette deuxime gnration de logiciels va permettre de donner un nouvel lan la RAO.
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Les buts de la MAO sont simples : amliorer la productivit, la rigueur, la fiabilit, la souplesse, la modularit et la communicabilit en utilisant la puissance des ordinateurs daujourdhui. Le concept de la MAO est de rendre les applications actuelles plus simples et plus conviviales tout en les rendant plus compltes au niveau des fonctionnalits. En fait, la page daccueil dun tel logiciel pourra rassembler tous les outils ncessaires la constitution dun dossier de travail : tableur, grapheur, base de donnes, traitement de texte, calculette, points en suspend, organigramme, circularisation, planning, communication modem/fax, import/export de donnes, Lors de la cration dune feuille de travail, et de manire totalement transparente pour le collaborateur, il sera possible de travailler sur la mme feuille avec des tableaux, textes, graphiques, donnes comptables Ce document sera hypermdiatique et contiendra des liaisons de mises jour permanentes vers tous les autres applicatifs (fichiers comptabilit, immobilisations, paie, etc.). Grce la dmatrialisation des documents (GED) et aux moyens de communications (EDI), un grand nombre de tches effectues auparavant sur site pourra tre men au cabinet. Le concept de MAO amnera lexpert-comptable repenser lorganisation de son cabinet comme nous lavons vu au chapitre 2.1 de la partie 2. Pour le moment, seuls les outils de RAO sont disponibles pour le rviseur. Ils lui permettent dj dinformatiser une partie non ngligeable de ses contrles.
3.5 - LES OUTILS DISPONIBLES Les logiciels de RAO sont proposs par les tnors du march : CCMX, Cgid, Servant Soft. D'autres logiciels issus de distributeurs moins connus des comptables, offrent de trs bonnes possibilits. Les logiciels les plus vendus aux experts-comptables sont de qualits ingales. Il convient donc de suivre une dmonstration avant d'investir dans un produit. Il existe :
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ETAFI Rvise de Servant Soft, Rvise PCL rvision de CCMX, RIO de Cgid,
mais aussi Best of de Cogito...
Tous ces logiciels fonctionnent sur des systmes compatibles IBM PC. D'autres outils plus rcents sont la disposition du rviseur. La masse d'informations traites aujourd'hui par les entreprises est telle, que les bases de donnes sont devenues gigantesques de quelques giga-octets (milliards de caractres) plusieurs tra-octets (mille milliards de caractres). Le rviseur ou lauditeur qui veut s'assurer de la pertinence de certaines informations, vrifier statistiquement la vracit de chiffres ou rpondre d'autres interrogations trs spcifiques, aura recours au datamining pour interroger les bases de donnes (datawarehouse). Ces techniques existent depuis 1970 mais connaissent une croissance phnomnale dans les grandes entreprises depuis 1995/1996 grce la baisse des prix de ces logiciels. Aujourd'hui trs utilises par les commerciaux, les dirigeants, les dcideurs, ces techniques ne doivent pas nous tre trangres sous peine de nous priver de fabuleux outils d'interrogation. Le datawarehouse dsigne un entrept de donnes, une base d'informations, issues des applications de production destines aider la prise de dcision. l'aide d'outils de datamining, d'outils de traitement et de visualisation, il propose l'utilisateur une analyse de ces donnes de base. Il inclut normalement les informations concernant tous les mtiers de l'entreprise, ce qui est trs intressant pour un auditeur. Le datamining dsigne des outils d'exploration de ces bases de donnes. Il s'appuie sur le constat qu'il existe des informations caches dans les gisements de donnes de l'entreprise. Ils mettent en vidence des corrlations et des tendances insouponnes en passant au crible de trs grands volumes de donnes. De trs grosses socits comme la SNCF utilisent couramment ces techniques. La base de donnes de la SNCF sur les mouvements de ses wagons additionne ses informations commerciales reprsente 200 giga-octets de donnes. Cette base est devenue accessible tous les utilisateurs rpartis sur le territoire grce aux EDI et aux applications de datawarehouse. Avec ce systme, la SNCF estime avoir rduit par trois ses cots informatiques antrieurs.
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3.6 - LIEN AVEC L'EDI Nous avons dj voqu, dans les sections prcdentes, les liens que la RAO entretenait avec l'EDI. L'expert-comptable peut de son cabinet, recevoir une balance ou un grand-livre. Le logiciel de RAO intgrera les donnes automatiquement par rception des messages EDI (BALANC pour la balance, ENTREC pour les critures, LEDGER pour le grand-livre) ou simplement dans le cas d'un EDI bureautique , lira le fichier reu par modem via un mail d'Internet ou une connexion directe. De l, pour l'expert-comptable, toutes les donnes comptables tant intgres dans son logiciel, la mission de rvision peut tre prpare ou mme effectue en grande partie partir du cabinet. Les pices justificatives ou les informations manquantes seront recueillies par un dplacement chez le client ou par l'utilisation combine des EDI et de la GED. Les documents sont reus au cabinet sans perte de temps. Une autre solution issue de l'EDI bureautique peut tre la prise de contrle d'un ordinateur distant (se situant chez le client) pour utiliser le systme d'information du client : la consultation des documents est alors encore plus rapide et directe. D'autres cas peuvent se prsenter. Lauditeur avant son intervention, demande bien souvent une balance auxiliaire clients et fournisseurs pour procder des circularisations. Gnralement, la demande est tlphonique et la rception des balances papiers se fait en quelques jours de dlai. Les EDI permettent l encore de supprimer des tches fastidieuses. La rception informatique de la balance et du fichier d'adresses, outre un gain de temps apprciable, supprime purement et simplement la tche de slection des clients et fournisseurs selon des critres spcifiques. En effet, les balances rcupres peuvent tre utilises dans un logiciel de RAO, un tableur ou une base de donnes. Aprs avoir dtermin des critres de slection, le logiciel extrait les comptes rpondant ces critres en quelques secondes et sans erreurs, compares un temps beaucoup plus important dans le cas d'un traitement manuel. Ensuite, un simple mailing dans un traitement de textes classique permet de clore la tche de circularisation. Ces exemples montrent que l'EDI, la RAO et dans une moindre mesure la GED (Cf. annexe 6) composent une chane informatique pour le rviseur, qui prendra une ampleur considrable dans les annes venir. Si toutes ces techniques sont bien utilises, expliques et
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matrises, la qualit du travail sera plus grande, les temps de traitement raccourcis, le confort des experts-comptables et de leurs collaborateurs amlior (moins de traitement des documents papier, utilisation de lexternalisation).
CHAPITRE 4 - LEXTERNALISATION
4.1 - LES TRAVAUX DISTANCE : UN DBUT Depuis maintenant quelques annes, une volont politique amne les entreprises dvelopper l'externalisation et le tltravail au nom de l'amnagement du territoire et de l'amlioration de la qualit de vie des salaris. A trop avoir gagn en productivit, nous avons besoin de moins travailler. Paralllement, nous avons envie de vivre mieux. Enfin, la communication est devenue simple. Nous utilisons le tlphone portable pour communiquer avec ses clients, nous communiquons avec l'autre bout du monde pour quelques centimes par messagerie lectronique. Ces facteurs ont conduit au dveloppement de diverses volutions. Nous allons voir alors se dvelopper des centres de travail distance, prs des lignes RER dans la rgion parisienne. Ce sont des bureaux de voisinage . Le principe est simple. Contre une redevance de 200 F par jour, par poste et par entreprise, le Conseil Gnral d'Ile de France met la disposition des salaris des postes de travail tout quips, la manire de centres d'affaires : le salari n'a qu' introduire une carte puce pour se retrouver avec son bureau configur comme il l'a enregistr (logiciels, espace de travail). La mise en place de ces dispositifs s'est faite aprs une tude du CATRAL (agence rgionale pour l'amnagement du temps) qui estime que pour 37% des emplois urbains, 20% du temps de travail est occup rdiger des documents, envoyer des messages, mettre jour des fichiers, suivre des dossiers. Autant d'activits indpendantes du lieu de travail. Cet exemple rcent a t prcd par d'autres concepts qui se sont aujourd'hui gnraliss. Les socits d'informatique proposent toutes aujourd'hui un service de tlmaintenance (quand ce n'est pas l'externalisation complte de la fonction informatique). Les moyens de communication leur permettent tout moment, de se connecter sur le systme
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informatique de leurs clients pour effectuer une mise jour des logiciels, optimiser les systmes ou rsoudre les problmes, les pannes. Des socits externalisent la gestion de la paie, d'autres le secrtariat. Aujourdhui, il est en effet trs simple de dicter un texte au tlphone, de tlcopier des pages crites, ou d'envoyer via modem des fichiers sonores contenant un texte, une secrtaire qui le dactylographiera sur son traitement de textes pour le retourner via modem. Il ne reste alors qu' l'imprimer. Certaines personnes (dont des experts-comptables) utilisent des logiciels de dicte informatique qui utilisent la reconnaissance de la voix. Les technologies de communication sont aussi utilises par les socits qui externalisent la gestion de leurs comptes clients des socits d'affacturage. L'externalisation qui ne concerne qu'un compte (qui reprsente en moyenne 30% de l'actif d'une socit) est souvent trs efficace. Il suffit au client d'envoyer rgulirement au sous-traitant, via modem, la liste des factures clients. La gestion de ce poste est ainsi simplifie et permet l'entreprise de se recentrer sur son mtier. Aprs avoir externalis entirement ou partiellement des fonctions de lentreprise, certaines socits commencent introduire le tltravail qui, grce aux technologies de communication crot rapidement. Il peut prendre la forme des bureaux de voisinage , mais le salari peut aussi utiliser son domicile comme bureau. Ce nouveau type d'organisation permet de mieux travailler : le tltravail permet aux Directeurs de Ressources Humaines de construire des emplois temps partiel, mieux calibrs par rapport aux besoins de l'entreprise et prenant en compte les gains de productivit dj obtenus, le tltravail offre aux salaris un mode de vie plus proche de ses attentes, mariant harmonieusement vie personnelle et vie professionnelle, rduisant les pertes inutiles de temps de transport et rpondant au vivre mieux souhait par tous, le tltravail est possible grce l'amlioration des modes de communication dcentraliss. Un salari peut de chez lui tre connect sur les sources d'informations de son entreprise, tre joint et communiquer aussi facilement que s'il tait dans son propre bureau. Les avantages sont nombreux, mais les inconvnients soulevs par certains ne sont pas ngliger : solitude dans le travail, risque de confusion entre vie professionnelle et
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personnelle, disponibilit supplmentaire des salaris sans contrepartie de l'employeur. On estimait en 1997 500 000 le nombre de tltravailleurs en France. Encore faible, ce chiffre touche principalement certains commerciaux itinrants ainsi que des professionnels de l'informatique et des tlcommunications. Mais il est en perptuelle croissance. Les experts-comptables et les commissaires aux comptes sont concerns par ce phnomne. Les collaborateurs (en commissariat aux comptes essentiellement) sont dj des tltravailleurs potentiels. Les six premiers mois de l'anne civile sont essentiellement passs avec un ordinateur portable en dehors du cabinet. Notons que le cabinet Andersen a emmnag dans des locaux trois fois plus petits sur les Champs-Elyses et demand aux quelques centaines de consultants du groupe de disposer de bureaux pendant des crneaux horaires dfinis ou sur rservation. Dans une tude ralise en mai/juin 1996, l'Institut Franais des Experts-Comptables (IFEC) prvoit une volution dans ce sens : le dveloppement des rseaux de communications informatiques permet d'envisager la multiplication des tlservices entre le cabinet et ses clients, le cabinet devenant un centre serveur pour des salaris devenus partiellement tltravailleurs et un tlport pour des clients . Cette tude montre que cette volution devrait surtout concerner les collaborateurs des experts-comptables, et ncessitera des formations adaptes (gestion du temps, organisation du travail en fonction des priorits...). Des assistants de cabinets d'expertise comptable tltravaillent dj un deux jours par semaine. L'expert-comptable devra se pencher sur les problmes d'organisation et d'encadrement. Le salari devra parvenir matriser son temps et son espace de travail au sein de l'espace familial. Ces nouvelles organisations sont devenues possible grce aux volutions des techniques de la communication et de l'informatique. Les EDI, la GED, la RAO permettent d'obtenir son domicile tous les lments de travail ncessaires au traitement d'un dossier : documents et moyens de rvision. Certains experts-comptables, parmi les premiers, profitent dj des rseaux. La revue Tltravail de janvier/fvrier 1997, relate lhistoire de quatre experts-comptables qui ont cr une socit de tlservices consacre au traitement de linformation financire. Le systme est simple : les socits clientes saisissent les donnes dans leur systme interne, puis les envoient par une ligne Numris la socit dexpertise comptable. Les six vrificateurs de dossiers mettent en forme les donnes, les analysent puis rexpdient par
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courrier les produits finis (bilan, reporting, consolidation...). Les avantages de cette formule pour les entreprises sont la rapidit de traitement et la rduction des effectifs engendres. De plus, pour la socit dexpertise comptable, le temps pass aux saisies dcritures est en moyenne divis par quatre puisque les donnes sont dj saisies, ce qui permet dafficher des tarifs intressants. Une grande partie des 300 magasins M. Bricolage a choisi de confier sa comptabilit cette nouvelle entreprise ainsi que de nombreux autres clients. Cette pratique, critique par lOrdre des Experts-Comptables et certains expertscomptables, aura dans lavenir peut-tre tendance se dvelopper, au point que beaucoup de cabinets devront en plus, offrir un service de tlcomptabilit. On est certes loin des EDI comptables intgrs dans une chane complte de production, mais ces changes de donnes montrent que la communication lectronique trouve sans cesse de nouvelles applications.
4.2 - DES CLIENTS ET DES FOURNISSEURS L'TRANGER Ces volutions techniques permettent aussi la dcentralisation de fonctions de l'entreprise l'tranger. L'Inde est le plus important sous-traitant de programmation informatique du monde. Les salaires sont peu levs, la langue anglaise est matrise et les niveaux d'tudes sont excellents pour les ingnieurs informaticiens. C'est ainsi que de nombreuses socits franaises, amricaines ou autres utilisent les services des entreprises indiennes pour traiter le problme du passage l'an 2000. Des socits du monde entier font aussi sous-traiter la saisie comptable de leurs oprations Taiwan : le cot de la main-duvre y est trs bas, et peu de comptences sont ncessaires. Les messages Edificas de balance permettent d'envoyer en quelques secondes des situations comptables l'autre bout de la plante. Les cabinets comptables franais ne peuvent pas rivaliser avec ces pays o le niveau de vie moyen n'a rien de comparable. En revanche, nos cabinets peuvent aider les entreprises trangres s'implanter sur le territoire franais ou mme tenir la comptabilit de socits trangres qui ont une activit en France sans aucun salari comptable. Les EDI sont alors trs apprciables en terme de services rendus au client. Internet permet la diffusion de la plaquette du cabinet au niveau international.
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Dontologiquement, cette pratique est ambigu. Le non-respect de certaines rgles ou le vide dontologique concernant Internet ouvre la voie aux abus. Il est facile sur le Web de trouver en moins de cinq minutes des pages prsentant un cabinet ventant son rapport qualit/prix imbattable (heureusement, tous les sites ne sont pas ainsi). Les clients pouvant tre attirs par ces publicits seront souvent aptes adopter les changes informatiss, qu'ils se trouvent en France ou l'tranger. La non dfinition de rgles claires et officielles amne les professionnels se poser des questions (Cf. Chapitre 1.4). Ces publicits n'apportent peut-tre pas de clients, toujours est-il qu'elles existent.
4.3 - LA MONDIALISATION DES INFORMATIONS PAR INTERNET Ces nouveaux outils que sont Internet et le multimdia touchent aussi les expertscomptables depuis le mois de mars 1996. Avec la revue SIC, les experts-comptables ont reu une disquette les invitant se connecter via le kiosque micro, sur le site de l'Ordre des Experts-Comptables, o des questions - rponses et des changes d'informations sont consultables et intressent la profession entire. La communication entre les instances et la profession en est ainsi facilite. Peu aprs, l'Expert-Comptable Francilien a envoy un cdrom appel encyclopdie pratique destination des experts-comptables contenant une mine d'informations. En septembre 1996, le centre de documentation envoyait tous les expertscomptables et commissaires aux comptes, un cdrom contenant la rfrence de tous les documents de la bibliothque (hors mmoires), et lopration a t renouvele fin 1997 ! De plus, ces cdroms sont trs utiles car ils permettent de gagner beaucoup de temps dans la recherche documentaire. ECM met en vente plusieurs cdroms contenant des mmoires, les annales du diplme de l'expertise comptable ou du droit comptable. Le centre de documentation s'appelle dsormais Bibliotique et les Editions Comptables Malesherbes, Experts-Comptables Mdia. On le voit, en 1996 les instances de la profession ont voulu montrer que le multimdia, l'informatique et Internet taient trs importants pour la profession. En annexe sont jointes les impressions de quelques pages Web des sites de lOEC et de la Bibliotique. Les principaux diteurs pour la profession comptable (Lamy, Lefebvre) proposent dsormais leurs documentations sous forme de cdroms, grce auxquels la recherche
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d'informations est plus rapide et l'envoi de ml (e-mail ou message lectronique) contenant des extraits des documentations via Internet, est trs pratique. Les informations sur Internet sont aussi intressantes, faciles d'accs et utiles que les informations contenues sur ces cdroms, mais la masse d'informations n'a rien de comparable. Les donnes disponibles se trouvent sur tous les ordinateurs du monde branchs et dsirant se transformer en serveurs d'informations. En 1997 selon une tude Dataquest, 82 millions d'ordinateurs taient connects Internet (268 millions d'ici 2001). tort, certains experts-comptables pensent qu'Internet est un gadget la mode ; or il est possible de trouver de nombreuses informations bien souvent gratuites (ou payantes lorsque ce sont des services forte valeur ajoute). Par exemple, la documentation organique propose une revue hebdomadaire de l'actualit juridique et fiscale et offre un service de calcul de l'impt sur le revenu. Intergreffe, moyennant un abonnement, prsente le RCS (comptes annuels...). Ce service est plus pratique que le Minitel car moins coteux en communication et la reprise des lments pour impression est plus facile. De nombreux annuaires professionnels, franais ou europens, permettent de retrouver les rfrences de fournisseurs rpartis dans les 25 pays europens. De nombreux sites financiers consacrent leur contenu aux bourses du monde entier, en proposant les cotations des titres, des informations sur les socits, des analyses... Toutes les banques proposent dsormais leurs services sur Internet. Les Ministres de l'Etat mettent disposition des internautes de trs nombreuses informations (projet de loi de finances, compte-rendu de runions, listes et adresses des diffrents centres fiscaux, rapports complets...). Il est impossible de lister tous les services disponibles tant ils sont nombreux. Cette masse d'informations pnalise mme Internet, puisque pour trouver une information, les moteurs de recherche fournissent souvent plusieurs centaines voire des milliers d'adresses. Les autoroutes de l'information ne sont donc pas un gadget. Le service le plus utilis d'Internet, la messagerie, peut rendre d'immenses services pour peu que les expertscomptables et leurs clients aient un abonnement un provider (socit auprs de laquelle il faut s'abonner pour obtenir un accs Internet). De plus, la technologie d'Internet volue sans cesse pour amliorer la convivialit et la rapidit de transmission des informations (nouvelles normes HTML, IPv6...). L'abonnement Internet est d'un cot relativement bas
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(de 50 150 francs par mois) et le cot des communications est trs faible. Il serait vraiment dommage de se priver d'autant d'informations. Toutes ces nouvelles technologies qui permettent une circulation de linformation beaucoup plus rapide, ne vont pas seulement bouleverser lorganisation interne du cabinet dexpertise comptable mais aussi, et cest ce quon nous allons voir dans une troisime partie, les missions de lexpert-comptable.
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PARTIE III
CONSEQUENCES DES EDI SUR LA MISSION DE LEXPERT-COMPTABLE
CHAPITRE 1 - LADAPTATION DES MTHODES DE TRAVAIL EN MILIEU EDI
Il sera question dans ce chapitre de la mission daudit de lexpert-comptable, la mission de prsentation des comptes ayant t traite au chapitre 3 de la partie 2 La rvision assiste par ordinateur .
1.1 - LA DMARCHE GNRALE DE LEXPERT-COMPTABLE Dans un audit comptable et financier classique, la prsence de lEDI ne modifie pas les objectifs et les grands axes des mthodes de rvision des intervenants, mais le programme doit sadapter et doit inclure ltude du dispositif EDI sans pour autant en devenir lobjet principal. La dmarche adopte commencera toujours par la prise de connaissance gnrale de lentreprise et par lidentification des domaines et systmes significatifs. Pour cela, quelque soit le domaine dintervention, lapproche par les risques sera privilgie. La mthode consiste mettre en vidence les points forts et les points faibles des systmes de lentreprise. Lauditeur pourra ainsi sappuyer sur ces points forts pour orienter ses contrles sur les risques non couverts. Cette mthode de travail est expose plus en dtail dans les notes du CNCC, de lOEC, de lIFAC Lors de la prise de connaissance, la comprhension du systme et des contrles internes amnera lauditeur dterminer les risques spcifiques quinduisent les systmes informatiques utilisant lEDI.
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Dans ces conditions, linformatique est la fois un facteur de fiabilit et de fragilit ; elle implique une organisation rigoureuse qui doit assurer la fiabilit et la scurit des donnes quelle gre et dont lentreprise est de plus en plus dpendante. La connaissance pralable du systme informatique dans son ensemble est indispensable, et notamment pour ce qui concerne : son organisation, les matriels oprationnels, lorganisation retenue pour les fichiers, les logiciels utiliss, les applications existantes.
LEDI ne fait quaccentuer les facteurs qui fragilisent les systmes informatiques : lEDI repose sur un systme dvelopp par un ensemble de partenaires et chaque entreprise ne peut matriser que la fiabilit de la partie du systme qui lui est propre ; la fiabilit du reste de lapplication repose sur la qualit du scnario dinterchange, et du srieux des partenaires lappliquer, la dmatrialisation des oprations rend plus difficile le suivi, ou la reconstitution posteriori de la piste daudit, qui est rpartie sur plusieurs partenaires et demeure homogne dans le scnario, la rgle de la sparation des fonctions est modifie profondment car lautorisation des oprations est reporte trs en amont des chanes de traitement. Dans un environnement EDI, il est de plus indispensable de prendre connaissance de laccord dinterchange auquel a adhr lentreprise et de son degr dintgration dans son propre systme. Aprs une prise de connaissance mettant en vidence les risques gnraux et spcifiques du systme contrl, lauditeur pourra orienter son programme de travail sur des points bien dfinis.
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1.2 - LES PHASES DEXCUTION DE LA MISSION 1.2.1 - Contrle interne Lapprciation du contrle interne doit permettre lauditeur : de dterminer et dapprcier la fiabilit des contrles internes sur lesquels il compte sappuyer pour limiter ses propres contrles, didentifier les anomalies de conception ou de fonctionnement du contrle interne dont il devra mesurer lincidence sur les informations oprationnelles ou financires qui en dcoule. Pour cela, les objectifs de lapprciation sont toujours les mmes : exhaustivit des oprations, ralit des oprations enregistres et qualit du processus de traitement (enregistrement dans la bonne priode et le bon compte, valuation correcte). En revanche, dans un environnement EDI, il faudra ajouter tous les points tudis au chapitre 3.1.2 de la partie 3 (non rpudiation des transactions). De plus, lauditeur devra tre vigilant sur le respect de laccord dinterchange, tant en ce qui concerne les contrles effectus, que la fiabilit des oprations inities par lentreprise et ses partenaires. Enfin, retrouver la piste daudit a toujours t une proccupation majeure de la profession. Elle permet de retrouver la preuve, l'origine, la localisation d'une opration inscrite en comptabilit. Par exemple, lors du contrle de la sparation des exercices, prouver quune facture enregistre la date du 30 dcembre correspond bien une livraison antrieure au 31 dcembre fait partie des proccupations de lauditeur. La conservation du chemin de rvision par lentreprise sera donc un point vrifier avec prcaution. Bien que l'EDI puisse modifier lapparence des traces pour l'audit, il ne les limine pas. En fait, il les amliore par rapport l'environnement papier. En EDI, toute transaction porte une mention de l'heure et de la date de faon automatique. Le logiciel EDI doit fournir un journal de toutes les transactions. Ces mcanismes permettent de garder une trace des oprations, de manire au moins aussi fiable que le papier. Lauditeur devra aussi apporter une attention toute particulire au contrle de l'utilisation des applications EDI. En effet, la phase de transfert des donnes via le systme EDI peut comporter des risques lis essentiellement la scurit. Il faudra veiller la bonne
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utilisation des logiciels et au respect des conditions de scurit (changement des mots de passe, sauvegarde avant et aprs traitement, conservation des donnes...).
1.2.2 - Contrle des comptes C'est lors de cette phase que le travail de l'auditeur change le plus. Lors de l'tablissement du programme de vrification des comptes, il faut identifier les comptes qui sont affects par lEDI et les justificatifs qui ont disparu. L'auditeur doit disposer de la liste de tous les documents dits ou ditables sur support papier et se former aux outils d'interrogation des bases de donnes qui le concernent. Les contrles qui s'appuient sur l'examen physique des pices deviennent impossibles. Ils doivent tre remplacs par la vrification des messages d'accus de rception conservs par le systme. Malgr toutes ces modifications dans la pratique des contrles, et aprs une phase d'adaptation, l'auditeur trouvera la vrification des comptabilits EDI plus facile et plus rapide effectuer. En effet, dans un milieu EDI, les contrles portent plus sur la validit des chanes de traitements que sur les pices comptables elles-mmes. Ainsi, si la fiabilit est dmontre au niveau des traitements automatiss, alors 100 % des informations se trouvent valides ! La simplification concerne galement linterrogation des fichiers, les sondages, les tests de cohrence, la possibilit de mener un audit transactionnel grce lEDI interactif (en opposition avec lEDI en mode batch) qui permet d'assurer un plus grand nombre de vrifications et donc d'accrotre la fiabilit des comptes publis.
1.3 - LES CHOIX DES TECHNIQUES DE CONTRLE 1.3.1 - Les techniques utilises aujourdhui Les choix des techniques de contrle en milieu informatis sont plus vastes quen milieu non informatis. LEDI renforce cet aspect et oblige lauditeur utiliser des outils informatiques varis. Par exemple, pour mener bien un contrle dexactitude des donnes, il faut vrifier que les donnes contenues dans chaque transaction sont exactes au moment o elles entrent dans les applications et y sont acceptes pour traitement. Les techniques correspondantes peuvent consister en la vrification de donnes cls ou en la mise en correspondance des donnes transfres avec celles de fichiers descriptifs. Les erreurs qui sont dtectes en cours
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de traitement peuvent aboutir au rejet de certaines transactions ou la correction des donnes, ce qui autorise la poursuite des traitements. En cas de correction, un fichier denregistrement des modifications doit tre gnr et conserv aux fins daudit. Les outils la disposition de lauditeur peuvent tre nombreux : jeu dessais : simulation denvoi, de traitement et de rception de flux EDI, module de surveillance : programme interne ou externe lapplication, fonctionnant en tche de fond en temps rel ou diffr, permettant dexcuter une tche programme, outil dinterrogation et dextraction de donnes : interrogation et extraction de donnes prcises, demandes par lauditeur, outil bureautique : interrogation de fichiers dont la taille est compatible avec les capacits dun micro-ordinateur, confirmation : interrogation de partenaires proposs automatiquement par lordinateur suivant des paramtres dfinis par lauditeur, module de certification EDI : module de certification de la qualit dun produit EDI utilis pour la dlivrance de la marque NF EDI. Les deux derniers points sont importants pour sassurer que le systme EDI fonctionne correctement. Le module de certification EDI est mis en uvre par des spcialistes. Il permet de vrifier que le systme respecte la norme utilise et que les modalits dapplication du contrat dinterchange sont respectes. Les programmes de confirmation prsentent lavantage dune rponse directe de partenaires extrieurs lentreprise, et de faon automatise. Cela permet un contrle rgulier des procdures en place et une dtection rapide des anomalies de traitement ou de dysfonctionnement des applications. Pour lauditeur, cette procdure lui enlve la gestion lourde des circularisations effectues manuellement pour un rsultat identique. Linconvnient majeur de ces outils repose les connaissances assez pousses en matire informatique et dans le domaine de lEDI demandes lauditeur. Lavantage est quune fois matriss, ces outils apportent lauditeur une certitude sur certains comptes qui peut tre proche des 100 %.
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Certains de ces outils ont une approche permanente des contrles. Cest un avantage ne pas ngliger car lEDI doit reposer sur un systme fiable un moment donn mais aussi dans la dure. Cest pourquoi, lEDI ncessite une approche de contrle permanent. Pour automatiser ces contrles et la recherche dinformations, un nouveau type de robot est n : lagent informatique.
1.3.2 Lagent informatique : une nouvelle technique pour demain Pour retrouver la piste d'audit, il suffit de consulter la base de donnes ou la liste des oprations une date prcise. Cela parat simple dans une PME mais quand le nombre d'informations devient trop grand, la recherche d'informations peut vite s'avrer fastidieuse. Un dbut de solution en matire dauditabilit de lEDI peut venir des procds automatiss de surveillance : les agents informatiques. Ce concept dvelopp par M. LESOURD dans la Revue Fiduciaire Comptable (numro 275, 2/96) existe dj dans le domaine de l'informatique. Ce sont de petits programmes autonomes fonctionnant en arrire plan, qui vont effectuer une tche pour laquelle ils ont t programms. Ces agents sont aujourd'hui trs utiliss sur Internet. Ils peuvent, par exemple, rechercher le CD audio le moins cher existant dans toutes les bases de donnes de disques audio. Ils peuvent aussi rechercher des masses d'informations que vous lui aurez demandes et ainsi vous vitent une perte de temps considrable. Le concept le plus utilis par les Amricains s'est dvelopp en 1997 : le push. Dvelopps par la socit PointCast, ces programmes mettent jour en permanence (connexion permanente) sur votre ordinateur les informations que vous avez demandes (bourse, mto, sport...). Des agents plus intelligents sont aussi utiliss dans les logiciels de bureautique. Le traitement de texte WORD en comporte plusieurs qui observent votre frappe en permanence. Si vous allez la ligne aprs avoir tap un point, la deuxime fois, Word transformera vos points en puces (plus esthtiques). La dernire version, WORD 97, propose un assistant prenant la forme dun personnage, qui vous assiste et vous conseille dans toutes vos oprations. Le mme principe peut tre utilis en comptabilit. Les agents peuvent tre utiliss pour faire le lien entre plusieurs applications, ou encore, surveiller votre travail. Si un agent
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dtecte une rptition d'actions, que sa base de connaissances et ses rgles lui indiquent une forte probabilit pour que l'vnement suivant soit connu, alors il prendra la main (aprs confirmation de l'utilisateur). Li lEDI, l'agent verra arriver des informations (facture, bon de livraison, bon de commande...) manant de plusieurs tiers. Il surveillera les enregistrements effectus par les comptables. La rptition d'enregistrements des mmes factures dans les mmes comptes, amnera l'agent proposer automatiquement l'enregistrement de la facture. Sa base de connaissances s'enrichira ainsi. Et aprs suffisamment d'exprience, l'agent sera capable d'enregistrer seul 80% des informations rceptionnes en EDI. Les 20% restants seront traits par l'homme (exception). Pour retrouver la piste daudit, la demande de suivi d'une information spcifique pourra tre programme. Un agent pistera l'information la demande du contrleur de gestion ou de l'auditeur. Des informations et mme des corrlations entre des donnes pourront tre ainsi trouves ce qui facilitera les analyses et les contrles. Le dveloppement de ces applications n'a de limite que dans l'imagination des ingnieurs, des informaticiens et dans la profession comptable qui elle aussi, peut participer au dveloppement de ces programmes fabuleux. La formation de l'expert-comptable est ici encore trs importante. Il lui faut connatre les possibilits de tels logiciels pour qu'il puisse les utiliser (et viter de perdre du temps dans des contrles manuels). Aujourd'hui dj, peu dexperts-comptables utilisent les possibilits d'interrogation des logiciels. De simples logiciels de comptabilit 1000 F proposent des outils de recherche perfectionns o il est possible d'indiquer des dates, des montants, des comptes compris entre plusieurs fourchettes. Il est ainsi ais de demander les montants suprieurs 2500 F HT dans les comptes 61 et certains comptes 60 pour vrifier la sparation charges - immobilisations. Des efforts importants en formation devront donc tre effectus par les experts-comptables pour mieux matriser ces outils informatiques. Ces efforts seront en fait des investissements qui ouvriront lexpert-comptable un champ de nouvelles missions.
CHAPITRE 2 - NOUVELLES MISSIONS DE LEXPERT-COMPTABLE
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Les EDI ne sont pas une contrainte mais une opportunit pour la profession. Lorsque la profession a d s'investir dans l'informatique, elle a su le faire. Aujourd'hui, 99% des cabinets comptables ont recours l'informatique, et les missions concernant l'informatique se dveloppent. Il en va de mme pour l'EDI. La profession doit s'engager dans cette voie. Lancien prsident de l'ordre des experts-comptables, Ren RICOL, affirmait dj en 1995 que de cet engagement dpend le devenir de vos cabinets et de la profession . Ensuite, le prsident Ren RICOL n'a cess de demander la profession de s'investir dans l'EDI et les changes dmatrialiss avec l'administration (TDFC, TDS). De plus, l'EDI peut devenir un avantage concurrentiel pour la profession qui possde une position privilgie auprs des entreprises. LEDI constitue un facteur de notorit, de modernit, de reconnaissance. Dans un avenir proche, le cabinet ne pourra plus communiquer de manire satisfaisante avec son client s'il n'utilise pas lEDI. Il naccompagnera pas l'volution de ses clients qui pourtant lui demanderont d'utiliser les mmes moyens de communication. Autant d'atouts qui peuvent jouer en faveur de cabinets plutt que d'autres. La comptabilit tant au centre du systme d'information de l'entreprise, l'expertcomptable a un rle jouer trs important. C'est pour lui l'opportunit de nouvelles missions pour son cabinet.
2.1 - ASSISTANCE DANS LA MISE EN PLACE DE NOUVEAUX SYSTMES DINFORMATIONS L'expert-comptable du fait de ses mission rgulires dans les entreprises, est la personne extrieure qui connat le mieux les systmes dinformations de ses clients. Le contrle interne lui permet dapprofondir sa connaissance du systme autour de la composante comptabilit. Les informations issues du systme comptable sont fiables et nombreuses. Pourtant, les dcideurs des entreprises sont dsintresss par la comptabilit. Pour eux, elle n'a qu'un usage lgal destination de l'extrieur (fiscalit, obligations comptables) et fait partie des postes de charges improductives. Ils attendent des chiffres, des informations prcises, souvent classes par destination et non par natures . Pour pallier ces manques d'informations, ils ont recours des systmes extra-comptables, issus de donnes commerciales ou autres.
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C'est la profession comptable de se mobiliser pour modifier cet tat de fait. LEDI et les nouvelles technologies apparaissent comme l'opportunit pour refondre un systme d'information et satisfaire ces besoins, en crant des systmes d'information multicritres et multidimensionnels, en mesure de favoriser les informations utiles aux diffrents intresss internes ou externes. Le systme comptable doit tre intgr et puiser ses informations dans toutes les autres applications. Il doit tre un systme centralisateur d'informations et en aval de tous les autres systmes. Toutes les applications utiliseront une seule et mme base de donnes qu'elles viendront enrichir au fur et mesure des transactions. Les outils de datamining, datawarehouse par exemple, sont alors trs utiles pour les dcideurs. De tels systmes existent dj, mais seulement dans les entreprises de taille importante. En revanche, les PME n'ont pas encore franchi le pas. C'est ce niveau que l'expert-comptable doit s'imposer comme le spcialiste du systme d'information pour obtenir les nouvelles missions de refonte de ces systmes. Dfinissons tout d'abord ce qu'est un systme dinformation. D'une manire gnrale, nous pouvons dfinir le systme dinformation comme un ensemble d'lments (personnel, matriel, logiciel...) permettant d'acqurir, traiter, mmoriser, communiquer des informations. Quant l'information, elle est la synthse d'une ou plusieurs donnes lmentaires rsultant d'oprations. La comptabilit est au centre du systme dinformation, et l'expertcomptable est naturellement amen matriser tous ces aspects. La mise en place d'un systme EDI est souvent dfinie comme 80% d'organisation et 20% de technique. L'expertcomptable est donc la personne la mieux place pour repenser le systme dinformation, et organiser la mise en place du systme EDI. Pour cela, il devra travailler troitement avec l'entreprise, laborer un plan et fixer une ligne de conduite. Il dterminera d'abord avec le chef d'entreprise, le degr d'intgration de l'EDI dans les applications. Autour de cette ide, le systme dinformation sera repens. A ce niveau, il faudra intgrer une analyse de la rentabilit du projet, ses avantages et ses inconvnients. Ce projet est long et demande un investissement de toutes les personnes pour ne pas oublier le moindre lment. De plus, diffrents freins pourraient retarder la mise en place d'un tel systme : cot, scurit, freins psychologiques et culturels (dvelopps plus en dtail au chapitre 3 de cette partie). Il faudra ensuite constituer une quipe charge du projet EDI,
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recenser les besoins en formation, mener des expriences pilotes, tablir des contrats EDI, informer les entreprises partenaires. Toutes ces analyses devront galement tre faites par l'expert-comptable pour russir l'implantation de l'EDI dans son cabinet et son systme d'information.
2.2 - MISE EN PLACE DE NOUVELLES PROCDURES Toute rorganisation d'une entreprise et notamment de son systme dinformation, amne dfinir de nouvelles procdures. Lexpert-comptable est trs attach au respect des procdures qui seules, permettent d'assurer un bon contrle interne (sparation des fonctions...). Il est donc trs important d'intgrer cette notion lors de la refonte dun systme dinformation. De nouvelles procdures devront tre mise en place pour assurer la scurit, l'intgrit et la sauvegarde des donnes transmises. Cela permettra de partir sur des bases saines pour faire voluer le systme progressivement. Cela permettra aussi lexpert-comptable et lauditeur de sassurer que le systme est sr et auditable. Cette mise en place de nouvelles procdures est encore une opportunit pour l'expert-comptable. C'est l'occasion pour lui d'accompagner et de conseiller son client dans les diffrentes phases de l'informatisation (dans les PME, la partie technique tant prise en charge par une SSII). Un autre point ne pas ngliger lors de la dfinition des procdures est la rdaction d'un manuel de procdures dmatrialises (ou sa mise jour sil existe dj). Il sera rdig ou mis jour par l'expert-comptable et constituera un manuel de description et de comprhension du systme et de l'organisation informatique. Il sera utile et parfois obligatoire aussi bien l'expert-comptable, au commissaire aux comptes, au contrleur de gestion et toute personne interne intresse, l'administration fiscale en cas de contrle des procdures relatives aux factures dmatrialises. Ce document ne devra pas tre exhaustif et dcrire toutes les procdures de l'entreprise mais plutt tre une description de lorganisation interne du systme faisant appel aux EDI et l'informatique (procdures d'accs aux fichiers, procdures d'entres, de sorties, de sauvegarde, de traitement des commandes, factures...).
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La dfinition de nouvelles procdures et la rorganisation du systme dinformation ne doivent pas donner lide que cette nouvelle organisation doit rester fige jusqu une prochaine rvolution technologique. Il faut faire vivre l'information, la rendre dynamique en sachant la grer. L'expert-comptable doit savoir adapter le systme dinformation, le faire voluer quand les besoins ne sont plus satisfaisants. Un tel systme doit toujours tre en adquation avec la demande d'information des dcideurs de l'entreprise. L'expert-comptable se doit alors de conseiller son client dans la gestion des informations qui arrivent dans son systme pour qu'il en fasse le meilleur usage possible et ce n'est que grce l'optimisation de l'utilisation de ces informations, que le client atteindra 100 % des possibilits de son systme. De cette faon, le client sera satisfait et aura en permanence toutes les donnes sa disposition pour prendre les meilleures dcisions possibles. Cette volution des choses pourrait tre caricature ainsi : il y a encore quelques annes, la comptabilit refltait le pass. Aujourd'hui, elle donne des informations en temps rel grce aux systmes intgrs et l'EDI. L'automatisation de la comptabilit associe l'EDI accentuera cet tat de fait. Demain, elle devra intgrer des modles de projection, des donnes prvisionnelles. Cette mission entre pleinement dans les comptences de l'expert-comptable et dans son volution vers les mtiers de conseil.
2.3 - FORMATION DES CLIENTS CES NOUVEAUX OUTILS COMPTABLES Pour effectuer ces nouvelles missions, une formation pralable sera ncessaire. Elle permettra l'expert-comptable et ses collaborateurs d'acqurir les bases techniques et organisationnelles lors de la mise en place de ces nouvelles technologies de l'EDI et de linformatique. Ensuite, une documentation associe quelques expriences lui permettront de matriser ces nouveaux outils. L'expert-comptable pourra alors mener des actions de formation chez ses clients. Il est tout dsign pour cette tche car il est leur interlocuteur privilgi, connat parfaitement le systme dinformation (qu'il aura parfois lui-mme mis en place) et dispose de toutes les comptences pour assurer cette fonction. Il s'agit l encore d'une opportunit de dveloppement de missions rentables, ncessitant peu dinvestissements (formation, documentation, mise jour de ses connaissances) et permettant de renforcer les liens avec ses clients. Il est ainsi assur, de par
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la formation qu'il dispense, que les personnes ayant en charge la scurit des informations, la sauvegarde des donnes, le respect des diffrentes procdures sont aptes occuper ces fonctions. Les procdures et par-l mme, le contrle interne sont assurs, ce qui ne peut que conforter l'expert-comptable dans la confiance qu'il porte au systme comptable de l'entreprise.
2.4 - CENTRES RELAIS ET SIGNATURE LECTRONIQUE De nombreuses autres missions encore plus proches de l'informatique peuvent tre acceptes par l'expert-comptable : devenir centre relais. Lintrt principal est d'tre aux avant-postes de lEDI comptable. Aujourd'hui, il existe deux concepts diffrents : les infotrans collectifs sont destins assurer la multidistribution de l'information financire et comptable auprs des diffrents partenaires institutionnels et conomiques (DGI, CGA, banques, greffes...). Les cabinets comptables peuvent leur transmettre via modem (plus protocole TEDECO) ou disquette un fichier EDI-Liasse. Le centre infotrans se charge ensuite d'envoyer ce fichier la DGI (norme TDFC) ou aux autres partenaires (norme EDI-Liasse), les infotrans solution individuelle permettent aux cabinets d'tre autonomes s'ils disposent des moyens matriels et logiciels adquats. Ils assurent alors eux-mmes les envois de fichiers auprs des partenaires. Dans un premier temps, ces solutions ncessitaient l'envoi papier de la dclaration de rsultat signe et l'envoi des lments dmatrialiss des tableaux annexes par tltransmission via les infotrans au centre rgional informatique de la DGI. Depuis EDI-Liasse 1997, le cabinet qui fait adhrer ses clients la procdure globale TDFC peut tltransmettre son relais infotrans la totalit de sa dclaration. Pour scuriser la transmission des informations, la signature lectronique permet de certifier que les informations mises sont bien celles reues et seulement celles-ci. Ce systme a t mis au point par la DGI et demande la mise en place d'un lecteur de carte puce, d'un
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code secret, d'une carte puce et d'un logiciel spcifique (voir aussi Partie 3 Chapitre 3.1.4. Signature lectronique). Il est clair quen trs peu de temps, les procdures ont su voluer pour toujours amliorer la scurit, la rapidit et la simplicit d'utilisation de ces logiciels de tltransmission. Tous les ans, des cabinets sont invits tre des sites pilotes pour tester les nouveaux messages EDI destination de nouveaux partenaires. Actuellement, de nombreux dispositifs sont en cours de test : ... D'autres dispositifs sont en cours d'tude et de test : ... Toutes ces nouvelles tldclarations verront le jour trs rapidement ; l'conomie ralise par les entreprises et les administrations serait de 0,5 Milliards de Francs pour chaque entit en ce qui concerne la dmatrialisation TVA + DUCS. C'est un mouvement des organismes publics et parapublic irrversible. Il est donc important pour le cabinet de participer ds aujourd'hui la mise en uvre de ces tldclarations. D'autant que les tldclaration nominative, mensuelle ou trimestrielle, aux caisses de retraite complmentaire et aux mutuelles de prvoyance, tldclaration de la TVA avec paiement conjoint, tltransmission des liasses fiscales la Banque de France dans le cadre de la cotation des entreprises, DUE, CFE, DEB via Internet : la DEB est la premire dclaration administrative dmatrialise (9293), la dclaration unique de cotisations sociales lectroniques avec jonction du paiement : l'ensemble des organismes sociaux est associ cette dmarche, TDS.NET : transmission crypte et scurise des dclarations DADS 1 sur Internet (test depuis mars 1997 Nancy), dclaration de revenus CANAM pour les non salaris non agricoles,
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administrations attendent beaucoup de lO.E.C. et donc des cabinets comptables. En effet, M. Dominique LEDOUBLE, prsident du CSOEC, montrait en mars 97 que la profession tablissait : "60 millions de bulletins de salaire par an 10 millions de dclarations de TVA par an 6 millions de dclarations sociales par an 1,6 millions de dclarations annuelles de rsultat par an et par destinataire (soit environ 8 millions tous destinataires confondus) comprenant de cinq vingt pages 1 million de dclarations IRPP par an. Pour les administrations, lO.E.C. est devenu plus important que l'ensemble des grandes entreprises franaises".
2.5 - FREINS AU DVELOPPEMENT DE CES MISSIONS Ces nouvelles missions, si elles reprsentent une opportunit pour la profession, ne doivent pas non plus lui faire croire qu'elles sont acquises. De nombreuses barrires se dresseront sur son passage.
2.5.1 - S.S.I.I. La concurrence des SSII est vidente dans ce domaine. C'est donc la profession comptable de saffirmer comme tant un acteur majeur dans la construction des systmes dinformation, de par sa comptence et sa connaissance de l'entreprise. Les SSII vont proposer un ensemble de services, de la mise en place technique la rorganisation du systme dinformation en passant par la formation. Lexpert-comptable ne pourra videmment pas se positionner sur le march en terme technique mais sera comptent pour les aspects organisationnels. Ce type de missions lui sera ouvert par les PME, les grandes entreprises faisant plutt appel aux spcialistes. Le travail de l'expert-comptable apparat complmentaire celui de la SSII puisque la partie technique peut tre spare de la partie organisationnelle. Les SSII ont dj l'habitude de collaborer avec notre profession puisque c'est l'ordre des experts-comptables qui a initi le dveloppement de la norme Edificas, projet dvelopp par les SSII et intgr actuellement dans les progiciels comptables. En matire de distribution de l'information, l'expert-
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comptable a aussi un rle jouer. Les SSII peuvent l encore le concurrencer et proposer aux clients des services que l'expert-comptable est capable d'apporter.
2.5.2 - Limites de la mission de l'expert-comptable L'expert-comptable ne saurait conseiller l'entreprise d'un point de vue technique et mener bien l'implantation d'un systme informatique complet (plusieurs micro-ordinateurs, rseau, EDI). Il doit se cantonner uniquement dans son rle de conseil et darchitecte du systme d'information, son objectif tant de s'assurer de sa fiabilit. En tout tat de cause, sa participation doit toujours faire l'objet d'une lettre de mission. Ainsi, sa responsabilit sera dtermine en fonction des rgles gnrales et des modalits particulires fixes dans la lettre de mission. De plus, l'expert-comptable devra respecter les recommandations de sa profession. L'ordre des experts-comptables a mis la recommandation suivante (Norme 23.02) sur l'implantation des systmes informatiques : Limplantation de systmes informatiss ncessite au pralable une connaissance suffisante des spcificits de lentreprise afin de pouvoir juger de ladquation des systmes envisags aux problmes rsoudre. En outre la grande varit des applications susceptibles dtre informatises oblige lexpert-comptable dlimiter prcisment lobjet et ltendue de chaque mission. Lexpert-comptable devra donc veiller ce que sa mission naille pas au-del de la mission de conseil, la dcision finale appartenant toujours au client . En aucun cas il ne devra prendre de dcision pour le compte de lentreprise, et effectuera cette fin un compte rendu de mission. Dans le cadre dune mission de conseil, lexpert-comptable na quune responsabilit de moyens, il doit restreindre ses obligations la stricte mise en uvre des diligences ncessaires laboutissement de sa mission.
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CHAPITRE 3 - LES FREINS AUX DVELOPPEMENTS DE CES TECHNOLOGIES
Ce chapitre prsente tous les inconvnients que peut reprsenter la mise en place de ces technologies. Des freins souvent internes mais aussi externes limiteront leur dveloppement dans une entreprise.
3.1 - LES PROBLMES JURIDIQUES LIS LA DMATRIALISATION DES DOCUMENTS En premier lieu, avant la mise en uvre dun systme EDI, il faut considrer sa faisabilit sur un plan juridique. L'change de messages est intressant mais encore faut-il que ces messages aient une valeur juridique. Des lois rcentes viennent dautoriser ces changes.
3.1.1 - Droit fiscal Larticle 47 de la loi de finances rectificative pour 1990 reconnat la validit des factures immatrielles sous certaines conditions. Cest la premire loi importante dans le domaine des factures dmatrialises. Cette avance de la part de la DGI a montr la voie mme si elle est dune manation purement fiscale, en contradiction avec les autres branches du droit. Assez peu dentreprises ont utilis les possibilits offertes par cette loi (complte par un dcret et une instruction en 1991). Pourtant linstruction du 27/12/91 permet dassimiler la facture transmise par voie tlmatique un original, si le systme prsente une fiabilit quivalente celle que procure limpression des factures sur papier. A cette poque, linconvnient majeur tait que limpression des factures sur papier restait obligatoire.
3.1.2 - Droit administratif Larticle 4 de la Loi Madelin du 17/02/94 a reprsent une avance majeure en matire de transmission de dclarations administratives sous forme immatrielle. En effet, cet article de porte trs gnrale dclarait : Toute dclaration dune entreprise destine une administration, personne ou organisme vis larticle 1er peut tre faite par voie lectronique dans les conditions fixes
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par voie contractuelle Mme si lEDI nest pas expressment nomm dans ce texte, il est bel et bien sousjacent, puisquil est, par son caractre structur la seule solution pour transmettre une dclaration par voie lectronique. Le mode de transmission nest pas voqu, mais les tltransmissions, lutilisation du Minitel ou des disquettes et bandes magntiques sont autorises. Cet article concerne toutes les entreprises et toutes les dclarations. Les seules exceptions sont les dclarations relatives la cration dentreprise, la modification ou la cessation d'activit. De mme, les particuliers sont exclus du champ dapplication (alors quau Danemark, les dclarations de ses revenus via Internet sont autorises). Les conditions de mise en uvre sont la fiabilit du systme de transmission des dclarations et la conclusion dun accord dinterchange. On peut citer les principaux points qui permettent de dfinir comme fiable un systme : identification et authentification, intgrit des donnes transmises, non-rpudiation des donnes transmises, horodatation, conservation et archivage des donnes. Ces points doivent rpondre des critres bien prcis (qui ne seront pas dvelopps ici).
3.1.3 - Accord contractuel Bien avant la parution de la Loi Madelin , les entreprises fixaient dans un accord dinterchange, les conditions de preuve qui prvaudraient lors de leurs changes de donnes informatiss. La signature d'un contrat d'interchange entre partenaires est la concrtisation d'une entente sur les questions de preuve, de responsabilit et de modalits pratiques sur les changes. En outre, ce contrat dtaille les conditions darchivage et de signature lectronique (Cf. Partie 3 Chapitre 3.2), ainsi que les rgles dutilisation des messages. La Loi Madelin ne fait pas rfrence un accord dinterchange mais plutt un contrat dadhsion comme il en existe dj avec TDFC.
3.1.4 - Signature lectronique La signature lectronique remplace par un procd technique, les fonctionnalits de la signature manuscrite lors dun change de donnes informatis. Ces fonctionnalits sont :
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lidentification de lauteur de lacte, lauthentification de lidentit, lauthentification du contenu de lacte, la manifestation de laccord de lauteur quant au contenu de lacte, la prconstitution de la preuve, qui se dduit des fonctions prcdentes.
La signature lectronique utilise pour satisfaire tous les points prcdemment cits, la cryptologie et la technique des cls publiques (dveloppe Partie 3 Chapitre 3.2).
3.1.5 Dontologie Un problme dontologique restait proccupant il y a encore peu de temps ; lexpertcomptable ntait pas autoris tre mandat pour un tlpaiement. Une solution a t dfinie par lURSSAF et lACOSS et approuve par le CSOEC le 8 octobre 1997, pour le tlpaiement lURSSAF (SIC 11/97) : le cabinet aprs avoir tltransmis la dclaration et le rglement, recevra un certificat valant accus de rception pour la tltransmission et le tlrglement. Le cabinet retournera au client ces informations, et ce dernier aura alors la possibilit dintervenir sur le serveur de lURSSAF pour modifier les lments du tlrglement (via un Minitel ou un ordinateur).
3.2 - SCURIT 3.2.1 - Scurit des EDI - Rseaux L'EDI est considr par les professionnels comme le moyen le plus scuris aujourd'hui pour pratiquer les changes de donnes par voie lectronique. C'est la raison pour laquelle, certains refusent l'ide qu'Internet pourrait aussi tre utilis pour de tels changes. L'EDI utilise des rseaux publics ou privs. L'utilisation de ces rseaux induit des risques spcifiques comme des prlvements d'informations, modifications, rutilisations ou divulgations de messages, brouillages ou indisponibilits des moyens de communication. Ces risques sont minimes si l'utilisation de l'EDI se limite quelques acteurs tous connus les uns des autres. En revanche, il est certain que pour l'entreprise relie plusieurs milliers d'entreprises (clients - fournisseurs) des problmes de scurit pourraient se poser. Tous les acteurs, dans ce cas, ne se connaissent pas et les problmes cits ci-dessus peuvent alors
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surgir. Il est noter que ces fraudes sont plus difficiles mettre en uvre sur ces nouveaux moyens de communication que sur ceux actuellement utiliss : dtourner un fax, frauder le tlphone, falsifier une signature ou tablir une fausse facture est plus facile raliser. Ces risques sont lis des actions dlictueuses. D'autres risques d'ordre technique existent. La panne des ordinateurs ou des systmes de communication, les problmes d'acheminement des messages, lincomptence humaine sont autant de risques qui peuvent mettre en pril la scurit et l'intgrit des messages et des donnes. Des systmes permettent de limiter ces risques. L'tude de la scurit pendant l'implantation d'un systme EDI n'est pas ngliger. Il faut que le recours l'utilisation de techniques de cryptage, dauthentification, de chiffrement, de signature lectronique, de mot de passe et une politique de sauvegarde et d'archivage soit mis en place en adquation avec le volume d'change de messages du systme (il ne faut ni une scurit crasante ni trop lgre).
3.2.2 - Internet Les problmes de scurit lis Internet sont nombreux, en premier lieu cause du nombre de connexions. Ce nombre augmente chaque jour. Ce succs est d au cot de communication trs bas (tarif local). Son dveloppement a dj contribu faire baisser les cots souvent levs des changes EDI avec les RVA. Les risques lis aux connexions Internet peuvent tre : une saturation du rseau : les pirates submergent les botes aux lettres de messages. Elles ne deviennent alors plus consultables, une destruction de donnes par infection virale : les virus sont un des problmes majeurs dans les changes lectroniques. Ils se propagent trs rapidement si des prcautions ne sont pas prises, viol de confidentialit des messages : des pirates peuvent les dtourner, les modifier... car la messagerie d'Internet ne dfinit aucun moyen d'authentification des messages lectroniques, accs des ressources rserves : les pirates peuvent s'introduire dans le systme de l'entreprise (dans certaines conditions seulement),
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falsification de signatures : un pirate peut utiliser l'adresse IP d'un utilisateur pour se faire passer pour un autre. Pour ces risques, des solutions existent : enregistrer ces messages dans un journal,
utiliser un antivirus, chiffrer les donnes confidentielles (interdit en France avec des systmes comme PGP), utiliser des firewalls. Certaines de ces solutions ne font appel qu'au bon sens, d'autres demandent des investissements parfois importants (firewall). A cause de ces problmes de scurit (et leur mdiatisation peut-tre trop importante), les PME hsitent souvent faire le premier pas vers Internet. Elles ne courent pourtant aucun danger si elles ne possdent pas d'Intranet et ne reprsentent pas une cible intressante pour les pirates. Le commerce lectronique est un autre aspect d'Internet. Depuis 1996 son dveloppement est important. La scurit est l encore un frein son dveloppement. La France accusait un retard juridique important car le cryptage ou le chiffrement taient interdits si les services de scurit franais ne possdaient pas la cl de dcryptage. Des efforts de la part du gouvernement ont abouti la loi du 26/07/96 et au dcret du 25/02/98 (Cf. annexe 7) qui autorise lutilisation des cls publiques (cryptage asymtrique). Le principe est simple : chaque personne dispose de deux cls : une cl prive et une cl publique. La premire est garde secrte par son propritaire, la seconde est stocke dans un endroit public (tiers de confiance agr par le Premier ministre). Lmetteur va utiliser la cl publique du destinataire pour crypter son message. Intrts : seul le rcepteur l'aide de sa cl prive pourra ensuite dcoder ce message. Ainsi, seuls transitent sur le rseau le message chiffr et la cl publique du destinataire, qui ne permettront pas un pirate de reconstituer le message originel. Une volution de cette technique permet l'metteur d'utiliser la fois sa cl prive et la cl publique du destinataire pour coder le message. A larrive, le rcepteur utilisera sa propre cl prive et la cl publique de l'metteur pour le dcoder. Avantage : si le message apparat en clair, le destinataire est sr de l'identit de l'metteur (propritaire de la cl publique utilise pour le dcodage). C'est le principe de la signature lectronique. Inconvnient : les temps de calcul sont souvent importants pour coder et dcoder des messages longs.
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Cette rforme rpond vritablement aux besoins du commerce lectronique. En scurisant le paiement de la transaction mais aussi la transaction elle-mme et son contenu, ce sont beaucoup de nouveaux produits et services qui vont pouvoir tre offerts sur le rseau. L'utilisation des lecteurs de cartes puce va aussi se dvelopper (GIE carte bancaire avec C-set, consortium E.comm pour la France). Tous ces moyens de scurit vont permettre aux administrations et PME de pratiquer les EDI en toute scurit (tldclarations).
3.3 - EFFORTS DIMPLANTATION - COT Souvent, l'implantation d'un systme EDI est soit obligatoire (demande appuye d'un client important), soit volontaire. Dans ce dernier cas, le choix est guid en partie par les gains de productivit. Or la rorganisation de l'entreprise et sa stratgie sont tout aussi importantes. Face ces gains, se trouvent des cots et des investissements qui sont vite connus et quantifis. Quant aux bnfices ils n'apparaissent que progressivement. L'investissement minimum ncessaire est un ordinateur et un modem (environ 10 000 francs). Il faut ajouter cela la maintenance, les cots de tlcommunication, la formation, les logiciels, les adhsions aux rseaux et organismes de standardisation. Lorsqu'il s'agit d'une implantation d'une envergure plus importante, les cots peuvent vite se chiffrer en centaines de milliers de francs voire plus. C'est pourquoi, lors de dveloppement, l'intgration s'arrte souvent la fonction approvisionnement. D'autres cots viennent s'ajouter : la formation et les logiciels, ceux-ci devant tre mis jour rgulirement pour les adapter aux dernires volutions. Les cots de personnel, pour les quipes techniques et organisationnelles, seront aussi prendre en compte. Ce personnel sera interne en partie mais aussi externe. Faire appel des personnels extrieurs, outre le fait d'obtenir des comptences non possdes en interne, permet davoir une vision plus objective et donc plus de recul. Les adhsions aux rseaux et cots de communication sont variables selon que l'on utilise le rseau public, un rseau valeur ajoute ou un rseau tiers. Les RVA sont beaucoup plus chers mais offrent des services et une souplesse d'utilisation sans comparaison. Le rseau public est bien sr le moins cher, quant aux rseaux tiers, ils entranent des cots de mise en route, d'installation et d'abonnement.
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Les problmes qui peuvent survenir sont essentiellement dus lhtrognit du parc informatique. Il faut tenir compte des systmes existants et de leurs capacits, aussi bien au sein de la socit que chez les partenaires (car pour communiquer il faut tre au moins deux). Les logiciels peuvent tre complexes utiliser (bien que ce soit de moins en moins vrai) et incompatibles avec certains matriels ou logiciels. La mise en place d'un systme EDI demande donc un effort important en organisation et en investissement. En revanche, en ce qui concerne les EDI bureautiques , aucun des problmes voqus ci-dessus n'existe. Le micro-ordinateur (PC ou MAC) et le modem sont souvent dj possds. Les logiciels fonctionnent sous tous les environnements (Windows, DOS, OS MAC, UNIX) et il n'y a normalement pas de problme de compatibilit. La formation n'est pas ncessaire : une personne interne intresse un peu par l'informatique peut sans problme matriser les logiciels (livrs avec un mode demploi) et former le reste du personnel. A partir de ce moment les possibilits de fax, de Minitel, serveur vocal, change de fichiers, prises de contrle distance peuvent tre exploites. La connexion Internet ne pose pas de problme non plus. Les modems sont tous vendus avec plusieurs mois d'abonnement gratuit. L'installation d'un logiciel connecte l'utilisateur directement sur Internet. Aprs gnralement un mois dessai gratuit, si l'utilisateur dcide de continuer dutiliser Internet, il lui en cotera de 50 150 francs par mois plus le prix de la communication tlphonique locale. Les efforts en terme de cot et de formation ne sont pas comparables la mise en place d'un systme EDI. C'est pourquoi, tous les cabinets et leurs clients devraient aujourd'hui possder un modem.
3.4 - CONTRLE INTERNE Au chapitre 2 de cette partie, nous avons vu que la modification du systme d'information entranait aussi une refonte du contrle interne. La disparition du papier, la nature modifie de la piste d'audit, le traitement de volumes importants grande vitesse obligent les auditeurs et les gestionnaires instaurer des procdures spciales de scurit et de contrle. La mise en place et le respect de ces procdures peuvent constituer des freins au dveloppement d'un systme EDI.
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L'EDI entrane une modification de l'organisation des travaux administratifs, notamment en informatisant les travaux lis l'expdition, aux traitements et l'archivage des documents. Le contrle interne doit voluer de la mme faon pour toujours garantir l'exhaustivit, la rgularit, la sincrit des informations traites face aux nouveaux risques que sont la connexion d'une personne non autorise et diffusion des donnes consultes, lenchanement automatique des applications c'est--dire le degr d'intgration de l'EDI, l'interruption des changes et les consquences en cas de panne matrielle.
3.5 - FREINS HUMAINS Il n'est pas vident pour le chef d'entreprise et pour ses cadres d'expliquer lEDI pour qu'il soit vcu comme une chance et non comme une contrainte. A partir d'un seuil de 10 ou 15% du total des changes, lEDI perd son caractre marginal 15. Les aspects psychologiques sont trs importants. L'inquitude de la disparition du papier, le refus de se sentir concern par une affaire d'informaticien peuvent ralentir le projet. Or le succs de la mise en place de l'EDI dpend de leur adoption par tous les chelons de l'entreprise. Les commerciaux, en relation avec l'extrieur sont aussi touchs. En effet, l'EDI va permettre une relation directe entre l'entreprise et le client. Le commercial va donc perdre une part de relationnel, ce qui l'inquite. Il doit alors se remobiliser sur d'autres aspects de son mtier. La rapidit des transactions, la transparence des tarifs rduisent de fait la souplesse des ngociations. L'implantation de l'EDI peut tre ressentie par certains salaris comme un moyen de les remplacer. Il est vrai que l'EDI, comme la robotisation industrielle, entrane des suppressions de postes dans les structures importantes. En revanche dans les petites units, la disparition des tches fastidieuses n'entrane pas forcment une baisse des effectifs mais plutt une revalorisation du travail ou des reclassements de postes. Cela permet dans des services comptables, de dplacer des personnes vers le suivi de clientle. Pour les comptables, l'abandon du document papier peut soulever de nombreuses rticences, un choc culturel dans notre socit fonde sur l'crit. Ceci est d'autant plus vrai
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Fdration des Industries Mcaniques
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pour la profession comptable habitue matrialiser la majeure partie de ses travaux, que ce soit l'expert-comptable ou ses collaborateurs. De plus, la baisse du nombre des contacts humains prvisible et le travail domicile peuvent crer d'autres rticences. Pour l'instant, le travail domicile n'est rserv qu'aux personnes qui le demandent. Mais plus tard, qu'en serat-il ? Pour rsoudre ces problmes, il est ncessaire d'agir progressivement. D'abord, en mettant un micro-ordinateur la disposition de tous les salaris, ensuite en installant un rseau, puis enfin en ouvrant ce rseau sur l'extrieur. Ces modifications successives permettront chacun de s'adapter progressivement, la culture d'entreprise de s'affirmer, et en fin de compte de remporter l'adhsion de tout le monde. La formation est peut-tre le point le plus important. Personne ne doit se sentir isol, ou penser que les utilisateurs qui matrisent le mieux le systme prennent une part de contrle sur l'entreprise.
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CONCLUSION
Depuis le dbut des annes 80, les entreprises ont d investir dans l'informatique, passage oblig de l'entreprise moderne. Elles se sont vite aperues que l'ordinateur tait un formidable outil pour le traitement des informations dont le volume crot rgulirement. Cette informatisation a permis aux socits d'obtenir des traitements toujours plus rapides. L'objectif tant le traitement en temps rel, l'EDI apporte la solution qui manquait l'informatique : la communication. Cette communication d'ordinateur ordinateur rvolutionne le monde professionnel. Favorises par une baisse continue des prix, ces technologies se multiplient depuis le dbut des annes 90, moment o l'EDI voit simposer la norme Edifact. La conjugaison de ces deux facteurs amne nombre d'entreprises envisager le passage l'EDI, dautant plus que des secteurs entiers en ont dj fait l'exprience : industrie automobile, grande distribution, transport, banque. Ces expriences permettent de rassurer les chefs d'entreprise. Ces moyens donnent aux entreprises l'opportunit de sinternationaliser pour conqurir de nouveaux marchs. La situation conomique tant assez mauvaise dans tous les pays industrialiss, la concurrence se trouve dplace vers d'autres pays. Le dveloppement des rseaux permet aux filiales ou aux commerciaux l'tranger de communiquer avec leur sige et dobtenir ainsi toutes les informations ncessaires comme sils se situaient dans l'entreprise. Les progrs technologiques sont si rapides que l'homme doit s'adapter de plus en plus rapidement. Les cultures reprsentent souvent des freins. Des ides comme le tltravail, la RAO, la prise de contrle distance d'un ordinateur, l'automatisation de la comptabilit, la robotisation administrative des stocks et des commandes n'taient pas envisageables pour la plupart des entreprises il y a encore dix ans.
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Aujourd'hui, avec un minimum d'investissement, toute entreprise ou personne peut participer la vie des rseaux. Internet reprsente maintenant un cybermonde ou un deuxime monde o tout est possible : cybermarch ou commerce lectronique, dialogue en direct crit - oral - vido, dclarations aux administrations de ses revenus (existent dj aux USA et au Danemark), tltransmissions de dclarations administratives professionnelles (TVA, DEB,DADS...) envisages rapidement... tout est possible. D'autant plus que les EDI apportent des gains de productivit importants : les transactions commerciales gnrent souvent jusqu' 5 ressaisies et 30 documents ; le cot de traitement papier est estim entre 7 et 12% de la transaction. L'administration espre, grce la dmatrialisation des dclarations et des paiements, faire conomiser aux entreprises 1/2 milliard de francs et conomiser elle-mme le mme montant, soit un gain dun milliard de francs rien que pour les dclarations de TVA et DUCS. Le cabinet PL7-Conseil estime que la dmatrialisation totale permettrait une conomie de 14 milliards pour les entreprises et autant pour les administrations16. Les freins juridiques qui existaient il y a encore 2 ou 3 ans tombent peu peu. La Loi Madelin du 11 fvrier 94 autorise les dclarations dmatrialises entre les entreprises et les administrations (aprs avoir rempli certaines conditions). Les lois autorisant le cryptage des messages apparaissent et le retard de la France commence se combler. L'administration a eu et a encore un rle trs important jouer dans cette dmarche. L'OEC n'a pas non plus dmrit. Il s'est pench ds 1989, avec les SSII, sur la norme Edificas. Aujourd'hui, les progiciels comptables utiliss par les cabinets sont souvent la norme Edificas et permettent au moins les dclarations dmatrialises des DADS 1 (TDS normes). Les experts-comptables doivent aller encore plus loin dans cette dmarche et participer activement aux campagnes Infotrans (TDFC - DADS rappeles rgulirement dans la revue SIC). Le nombre de liasses fiscales transmises par la voie lectronique est en constante augmentation (environ 400 000 en 1997). M. Ren RICOL, ancien prsident du CSOEC, s'est engag dans cette voie. De mme, l'utilisation d'Internet et des messageries doit se dvelopper car nos clients possdent de plus en plus souvent une adresse lectronique. La communication de tableaux ou de textes serait ainsi plus rapide et plus facile. Internet possde de plus des ressources pouvant intresser n'importe quel expert-comptable. Imprimer son adresse Internet (ml ou e-mail) sur
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Revue Tlphone - 6/96
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ses factures ou cartes de visite dynamise l'image du cabinet et de l'expert-comptable ; et il ne faut pas croire que ce nest quune mode. Cette tendance est irrversible notamment de la part de l'administration. Les EDI, en acclrant la production des informations et la communication, permettent aux dirigeants de prendre des dcisions plus rapidement et dans de meilleures conditions. Obtenir le bilan le plus tt possible est aujourd'hui devenu une exigence des clients laquelle les EDI rpondent parfaitement. Il est donc impratif d'adhrer ce mouvement. Cela donne aussi l'occasion la profession d'apporter ses clients de nouvelles missions de conseil. Celles-ci sont importantes car elles permettent l'expert-comptable de crer ou de consolider un systme d'information, de mettre en place des procdures et de les formaliser, de former ses clients et de devenir distributeur de l'information financire auprs des partenaires des entreprises clientes : autant d'atouts qui permettent l'expert-comptable de saffirmer comme le conseil privilgi de l'entreprise et de demeurer matre de l'information, de sa circulation et de son organisation. Les auditeurs n'en seront que plus satisfaits. Enfin, la MAO fait aussi partie de la rvolution de la dmatrialisation. Elle permettra l'auditeur lgal, contractuel ou au rviseur, de mieux matriser sa mission sur le fond comme sur la forme, tout en bnficiant des avantages des EDI : rcupration automatique de la balance, slection distance des tiers circulariser... Le potentiel de ces technologies est donc immense, c'est pourquoi il est impratif de les exploiter, sans quoi le retard accumul sera difficile combler.
ANNEXES
TABLE DES ANNEXES
Annexe 1 : Histoire de la communication Annexe 2 : Histoire de la norme EDIFACT (source EDIFRANCE) Annexe 3 : Lettre du 1er ministre du 16 janvier 1997 sur ladoption du langage EDIFACT par ladministration Annexe 4 : Dfinition des moyens de communication et des protocoles Annexe 5 : Messages comptables la norme EDIFACT (source EDIFRANCE) Annexe 6 : Complment dinformation sur la Gestion Electronique des Documents Annexe 7 : Cryptologie : extrait du rapport gouvernemental de juin 1998 sur la cryptologie Annexe 8 : Extrait des glossaires dEDIFRANCE et du rapport LORENTZ Annexe 9 : Pages daccueil des sites Internet du CSOEC, du CNCC, dun CRCC et de la Bibliotique Annexe 10 : Rponse du CSOEC portant sur la question des sites Internet dexpertscomptables Annexe 11 : Propositions de France Tlcom (entre autres) : Web-EDI Annexe 12 : Extrait dun message INFENT pour les dclarations fiscales EDI-Liasse
ANNEXE 1
HISTOIRE DE LA COMMUNICATION
Les premiers messages ports apparurent en Chine 4000 ans avant J.C.. Ce sont les premiers postiers. La communication tait matrielle. Tam-tam, fume, feu apparaissent comme l'bauche de la communication par signaux. Cette circulation immatrielle de l'information tait utilise par les indiens, mais aussi par l'empire Romain au II sicle avant J.C.. Ce sont les signaux lumineux qui ont t les plus dvelopps pour donner naissance au tlgraphe optique, perfectionn en 1773 par l'ingnieur franais CHAPPE. Il construisit un mt au sommet duquel s'articulaient deux bras dont les positions conventionnelles permettaient la lecture rapide des messages. Ainsi, la premire ligne Paris - Lille transmettait un message en 3 minutes. En 1844, le rseau franais comptait 5000 kilomtres de longueur et desservait 29 villes. Mais il tait, peu aprs, remplac par le tlgraphe lectrique. Invent par Samuel MORSE en 1843, cet appareil utilisait des signes alphabtiques forms de combinaisons de signaux longs et courts (traits et points) ; ce qui est identique la logique binaire utilise par l'informatique d'aujourd'hui (0 et 1 au lieu d'un point et d'un trait). Le dveloppement du tlgraphe lectrique fut tel, qu'il eut un rle considrable dans le dveloppement conomique car le temps de transmission se mesurait dsormais en temps lectrique. Les informations commerciales et boursires se dvelopprent cette poque. En 1857, le great eastern posait le premier cble sous-marin. En 1860 le vieux continent tait reli l'Amrique, ce qui permettait enfin une communication en temps rel (lectrique) entre ces deux continents. Le tlphone est invent par BELL en 1876. Ce deuxime mode de communication (oral) ne supprimera pas le tlgraphe. Son dveloppement est long et ce n'est qu'en 1960 aux Etats-Unis et en 1970 en France, que le grand public s'quipera. Paralllement, le tlgraphe continue d'tre utilis et le tlscripteur apparat en 1860. Le tlex est trs longtemps utilis pour cder difficilement sa place la tlcopie moderne.
Toutes ces inventions ont permis nos socits un dveloppement chaque fois plus rapide car une socit, c'est de l'information qui circule (Norbert WIENER). Ce bref rappel historique fait apparatre que les inventions lies aux communications se sont dveloppes essentiellement au 19me et au 20me sicle. Et c'est en cette fin de 20me sicle que se prpare une autre rvolution qui combine toutes les formes de communication : l'criture (tlgraphe - tlcopie), la voix (tlphone - radio), l'image (tlvision) runis sur un seul support : l'ordinateur reli une simple prise tlphonique. Il utilise les technologies les plus modernes : Numris, satellite, cbles en fibre optique ou simplement cbles tlphoniques.
ANNEXE 2
Histoire de la norme EDIFACT Avant EDIFACT
HISTOIRE DE LA NORME EDIFACT
Les premires initiatives d'changes de donnes remontent aux annes 60 et ont t lances par les secteurs de la construction automobile et du transport arien, qui avaient des besoins d'changes importants. Ces initiatives sectorielles correspondaient l'utilisation de formats et de messages propritaires. Dans ce type de dmarche, on se heurte vite la difficult de grer une multitude de syntaxes et de formats diffrents de messages. Un systme commun se rvlait ncessaire pour obtenir un langage unique permettant une ouverture possible de multiples partenaires, c'est--dire une norme d'change de donnes . Des normes EDI ont t labores aussi bien aux USA qu'en Europe. En Amrique du Nord, pour le dveloppement de l'EDI, le Comit accrdit des normes de l'Institut national amricain de normalisation (American National Standards Institute/Accredited Standards Committee X12 - ANSI ASC X12) a t institu en 1978. Il ralisait, en 1983, son premier jeu de normes. Connue sous le nom d'ANSI X12, cette norme a t largement adopte aux USA. Une autre norme tait labore sous l'gide du Comit de coordination des donnes du transport (Transportation Data Coordinating Committee (TDCC/EDIA)).
En septembre 1979, les premiers travaux relatifs aux quelques lments de donnes figurant dans les documents commerciaux sont mens par le groupe de travail sur la facilitation des procdures du commerce (UN-ECE-TRADE-WP.4). Cela constitue les bases du rpertoire d'lments de donnes du commerce international.
En 1980, les experts britanniques au groupe de travail des Nations Unies pour la facilitation des procdures du commerce international, dposent des directives pour l'change de donnes commerciales (Guidelines for Trade Data Interchange, GTDI), adoptes par les Nations Unies et publies en 1981. En 1983, la France labore une norme exprimentale intitule Echange de Fichiers Commerciaux , (EFC). Des travaux franco-britannique sont alors mens pour rapprocher les GTDI et la norme EFC. En 1985, les experts europens et amricains rapprochent galement leurs travaux. Un comit commun UN-JEDI (Joint Electronic Data Interchange Committee) est constitu tandis que les Nations Unies encouragent ces travaux communs pour mettre au point une norme EDI unique. EDIFACT
En 1987, l'acronyme EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport) est adopt, les travaux s'organisent autour de trois rapporteurs dans chacune des rgions reprsentes Genve (Europe de l'Ouest, Europe de l'Est, Amrique du Nord). Le groupe de travail sur la facilitation des procdures du commerce international adopte les rgles de syntaxe EDIFACT que va reprendre l'ISO, organisme international de normalisation pour en faire une norme (ISO 9735). C'est ensuite l'envole des travaux EDIFACT, depuis le dpt du premier message, celui de la facture finalise cette mme anne jusqu' la centaine de messages aujourd'hui en passant par la mise au point des directives pour la conception de message et des procdures de maintenance EDIFACT.
Fin 1987, en Europe de l'Ouest, un programme TEDIS (Trade Electronic Data Interchange Systems) est adopt par le Conseil des Ministres de la Communaut Economique Europenne (Bruxelles). Son but est de promouvoir l'EDI et EDIFACT et de coordonner les initiatives prises par les Etats membres et les groupes d'utilisateurs. Ce programme qui a dmarr en 1988 s'est termin fin 1994. Par le biais d'appels d'offres, il a permis diverses entreprises de raliser des tudes et travaux dans le domaine de l'EDI. On peut signaler galement dans cette priode de dmarrage de l'EDI les travaux du GTF, groupe de transporteurs franais, ayant dvelopp des messages relatifs l'expdition et la livraison. La migration vers EDIFACT Au fur et mesure, entre les annes 1987 et 1994, que le processus EDIFACT-ONU a pu s'affirmer, montrer qu'il tait capable de prendre en compte les besoins de tous les secteurs, bien au-del de son domaine d'origine, la facilitation du commerce international, un double mouvement de migration dans sa direction s'est gnralis : sectoriel : tous les prcurseurs europens ou mondiaux, ODETTE, BAN, etc... ont au moins entam ou pratiquement termin, pour certains, la traduction de leurs messages en EDIFACT national : aprs un vote historique, l'ANSI X12 a programm des tapes pour la migration vers EDIFACT-ONU, il restera voir comment cette intention se concrtise. A noter galement au Japon une volution progressive vers la norme EDIFACT-ONU. L'important, en l'occurrence n'tant pas que tout le monde s'aligne au coup de canon mais que la direction soit affiche par tous sans ambigut ; ensuite, c'est une question de cot et de calendrier, tant entendu que si tout est clairement affirm, c'est une acclration de la migration que l'on devrait assister, la condition que le processus EDIFACT-ONU ne soit pas touff par son propre succs et sache simplifier ses procdures en consquence.
LETTRE DU 1ER MINISTRE SUR LA ANNEXE 3 RECONNAISSANCE DU LANGAGE EDIFACT
ANNEXE 4
DEFINITION DES MOYENS DE COMMUNICATIONS ET DES PROTOCOLES
Rseau Tlphonique Commut (RTC) : rseau le plus connu, le moins cher et le plus accessible. Il n'a pas t conu l'origine pour la transmission des donnes. C'est pourtant le premier rseau en nombre d'accs pour le transfert de donnes. Son avantage est d'tre simple utiliser partir d'un modem bon march. Son inconvnient est d'tre lent avec un dbit limit et un taux d'erreur non ngligeable. Cependant, ce taux a fortement baiss depuis la modernisation du rseau tlphonique franais. De plus, les modems permettent d'atteindre des vitesses de plus en plus importantes. Aux USA, des tests avec des modems utilisant une technologie xDSL sont en cours. Ils permettent dutiliser la ligne de tlphone classique (RTC) et sont trente fois plus rapide (jusqu 1.5 Mbps). Numris (RNIS) : il constitue le futur rseau universel et est amen remplacer progressivement le RTC. Il prsente l'avantage de pouvoir transfrer de la voix, des donnes et des images sous forme numrique (et donc sans traduction comme le RTC analogique qui ncessite un modem). Le rseau comporte deux canaux B 64 Kbps (Kilo Bits Par Seconde) et un canal C signalisation de 16 Kbps ( titre de comparaison, le RTC permet un dbit de 33,6 Kbps et difficilement 56 Kbps dans un seul sens). Les canaux B peuvent tre utiliss simultanment et de manire indiffrencie (mais le cot est multipli par deux). Le rseau Numris offre les service de base suivants : premier canal B : transmission de la voix comme le RTC deuxime canal B : transmission de donnes 64 Kbps le canal C permet un accs X25 Transpac (dcrit plus loin).
Liaisons spcialises : les liaisons spcialises sont destines aux entreprises qui souhaitent tablir des liens point point entre deux sites distants. Leurs utilisations correspondent aux objectifs suivants : - vouloir constituer un rseau priv voix/donnes au service d'un groupe d'intrt commun - vouloir transmettre des donnes entre deux sites distants. Les protocoles les plus utiliss lis l'EDI sont :
X25 : ce protocole mis au point par Transpac en France est un protocole du trafic multiplex sur une liaison unique. Conu il y a 10 ans alors que les lignes de communication taient de qualit mdiocre, il assure un bon niveau de scurit dans la dtection et la correction derreurs mais est peu performant pour les hauts dbits et les gros volumes. Ce protocole connat une nouvelle jeunesse avec linterconnexion du rseau X25 de Transpac avec Numris via le canal C. Ce protocole est trs utilis en France du fait de Transpac. X400 : la norme X400 est ne de la volont des oprateurs de tlcommunication de normaliser les services de messagerie. Cette norme volue progressivement en intgrant les nouveaux besoins des utilisateurs. Les recommandations de la version de 1996 prennent en compte la dimension multimdia des changes (image et son). Cela tant, le principe de base retenu dans cette norme est celui des botes aux lettres qui permettent dassurer une dsynchronisation entre lmission et la rception. Celle-ci permet de saffranchir des contraintes de disponibilit des partenaires et permet lutilisation des moyens existants dans les entreprises pour se connecter au rseau. La norme gre la scurit : reprise en cas de coupure, confidentialit, intgrit des donnes transportes, avis de dpt et de non remise, accus douverture de message... Les principaux protocoles autour dInternet sont : TCP : le Transmission Control Protocol est charg de contrler la bonne transmission des datagrams dans un change de donnes. Il assure la scurit du transfert de donnes. TCP/IP (Internet Protocol) : protocole de transport dinformation issu du monde UNIX. Il est utilis dans les rseaux locaux mais aussi dans les transmissions distantes en sadaptant tous les liens : asynchrone, X25, Numris... Ces ouvertures font que ce protocole est dune utilisation universelle. FTP (File Transfert Protocol) : utilis pour un transfert interactif de fichiers. SMTP (Simple Mail Transfert Protocol) : utilis pour le courrier lectronique dans les rseaux IP.
ANNEXE 5
BALANC
MESSAGES COMPTABLES A LA NORME EDIFACT
Message concernant la communication de balances de vrification entre une entreprise et toute personne pouvant tre amene en faire usage des fins de comptabilit, d'audit, d'analyse... Les logiciels de comptabilit les plus connus intgrent dj ce message. Il rend dsormais compatibles les logiciels de l'expert-comptable avec celui de son client ou le sige d'une entreprise avec sa filiale. CHACCO Message concernant la communication de plans de comptes (gnraux, auxiliaires, budgtaires, analytiques). CHAMAP Message concernant la communication de plans de regroupement de comptes. ENTREC Message concernant la communication d'critures comptables entre une entreprise et un tiers (expert-comptable, filiale...). INFENT Ce message traite de la communication des informations des entreprises entre une entreprise et un tiers (administration, banque...). LEDGER Message d'change du grand-livre comptable.
ANNEXE 6
LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
Dfinition de la GED La GED est appele depuis peu GEIDE pour Gestion lectronique de l'information documentaire des entreprises. Nanmoins, nous continuerons demployer le terme GED dans lexpos qui suit car il est mieux connu et dune approche plus simple. La GED est encore assez mal connue des comptables. Pourtant, comme l'EDI, ils utiliseront cette technique en premier lieu chez les clients puis dans les cabinets. L'EDI et la GED permettent de tendre vers le zro papier. De plus la GED essaie de supprimer la manipulation des documents papier. Il suffit de numriser les documents par scannrisation ( prendre une photo informatique du document ) pour qu'ils se trouvent stocks sur ordinateur. La recherche de ces documents numriss ou crs sur ordinateur sen trouve simplifie et acclre. Pour cela, la GED fait appel plusieurs technologies logiciels et matriels. la scannrisation des documents ncessite un scanner associ un logiciel d'acquisition. Certaines entreprises s'arrtent ce premier niveau pour scanner des relevs bancaires par exemple. Un logiciel permet ensuite de reconnatre les caractres et de passer les critures automatiquement aprs validation de lutilisateur. des moyens de stockage importants sont ncessaires car l'image utilise beaucoup d'espace informatique. Les DVD-ROM (18 Go) ou des juke-box (tours de CD ROM) pourront tre utiliss en utilisant simultanment des logiciels de compression de donnes. Il est important de noter que ces priphriques de stockage doivent tre de type DON (Disque Optique Numrique) - WORM (Write Once Read Many) selon la lgislation, pour assurer la prennit, l'irrversibilit et l'horodatage des informations (le disque dur, pour conserver des informations lgales, ne convient pas).
Des logiciels d'indexation permettent d'indexer les documents dans une table (comme les index des livres). Des logiciels classiques de S.G.B.D.R. (Systme de Gestion de Base de Donnes Relationnelles) sont utiliss pour grer ces index. Il suffit alors d'entrer un mot recherch pour voir apparatre tous les documents contenant ce mot.
Enfin, la G.E.D. ncessite des applications qui font le lien entre les documents et les index. Parfois, des S.G.B.D.R. spcifiques et propritaires, grent la fois les index et les documents.
De nombreuses technologies tant mises en uvre pour la gestion lectronique des documents, il est difficile et coteux dinstaller ce systme. Mais les bnfices peuvent tre trs importants et l'investissement est alors vite rentabilis. A titre d'exemple, la Bibliothque Nationale de France a t le projet le plus mdiatis de ces dernires annes. L'utilisation de ces technologies a permis la numrisation de 30 millions de pages et la mise en place d'un catalogue rfrenant 10 millions d'ouvrages. Une partie de ces documents est consultable sur Internet (www.bnf.fr). Les normes actuelles Contrairement l'EDI et Internet, la GED est l'un des domaines qui manque le plus cruellement de normes fdratrices, ce qui constitue un frein son dveloppement. En fait, il existe trop de normes qui sont spcialises dans un domaine : DMA (Document Management Alliance) et ODMA (Open Document Management Architecture) permettent des interoprabilits entre logiciels diffrents. Par exemple, un tableur ou un traitement de texte compatible ODMA peut invoquer lui-mme la bote de dialogue d'un outil de GED pour retrouver un document gr par cet outil. HTML (Hypertext Markup Language) est le standard des structures de page Internet. Ces pages utilisent l'hypertexte qui permet, en cliquant sur des mots, de naviguer de pages en pages (comme l'aide de Windows). Le XML (eXtended Markup Language) a pour vocation de structurer l'information stratgique (manuels de maintenance, rapports techniques) par des repres visuels.
SGML (Standard Generalized Markup Language) est une norme ISO. Elle dfinit une reprsentation de marquage des textes. Elle dcrit la structure d'un texte comprenant, par exemple, un titre, des paragraphes, une signature ... SGML facilite l'change de documents textuels structurs. Cette norme est considre comme la norme de la GED. Elle permet une reprsentation plus prcise des textes que ne le fait le HTML.
XML (eXtensible Markup Language) est une nouvelle norme appele se dvelopper. Elle utilise la simplicit du HTML et la puissance du SGML pour tre trs performante. Par exemple, les Editions Francis Lefebvre utilisent la norme SGML pour la diffusion de leurs documentations. Mais un passage au XML est prvu pour mettre en uvre une vitrine Web.
TIFF (Tagged Image File Format) est un format d'image comme il y en a des dizaines. TIFF est le format le plus utilis en GED, alors qu'Internet lui prfre le GIF, plus compact et donc plus rapide transporter sur les rseaux.
Enfin, le format PDF (Portable Document Format), de la socit Adobe, est un format de documents composites. Il intgre aussi bien du texte, de l'image ou du son. Ce format est trs utilis par le monde de l'dition : sur Internet, la consultation du journal Le Monde est au format PDF et reprsente exactement la forme du journal papier. Les apports de la GED Dans l'entreprise, on passe encore 30 % du temps grer du papier. La GED permet de retrouver trs rapidement puis de consulter les documents initiaux. Dans l'absolu, cela est trs pratique et peut savrer rentable, limage de BNP Bail. Dans cette socit, la charge des oprations papiers (recherche, classement, distribution...) reprsentait 66 % de la charge totale. Ds 1991, l'utilisation de GED a permis de nombreux gains : gains de productivit de 25% (aprs chronomtrage des tches) amlioration du service rendu la clientle par une connaissance en temps rel (sous les yeux) du dossier client en cas d'appel tlphonique. Le traitement du dossier est immdiat
plus grande fiabilit des oprations due la normalisation des procdures de traitement des courriers, reus et mis, automatiquement affects au bon dossier et au bon rdacteur le client se sent reconnu individuellement motivation du personnel pour une technique nouvelle permettant une plus grande qualit de travail et un meilleur comportement vis--vis de la clientle intgration simple dans le systme d'information de l'tablissement.
Ce type de solution a aussi t adopt par l'ensemble de la banque Casdem (Groupe BP Bilan 21 Mds) depuis 1997 avec les produits Mdiaged de la socit Prowind. Il est clair que les avantages de la GED sont nombreux. En revanche une panne du systme informatique, paralyserait toute l'entreprise. La scurit physique du matriel est un point ne pas ngliger. D'autres utilisations de la GED sont mises en place par les entreprises : la GED rglementaire concerne des documents dots d'une valeur lgale, conserver parfois plusieurs dizaines d'annes. Ces documents papiers sont conservs loin de l'entreprise alors que leur quivalent lectronique reste accessible par tous les ordinateurs clients du systme la GED technique, sert optimiser l'organisation et la qualit d'une information trs spcifique. C'est le choix dEDF pour obtenir une qualit constante des documents, augmenter la productivit de plan et augmenter la rapidit de transit des donnes entre les diffrents bureaux d'tudes. la GED a aussi permis Matra MHS de fdrer la documentation de tous ses services. Le but de cette mise en place est d'acclrer les prises de dcisions de tous les services. L'objectif de cette socit est de construire un circuit dinformations entirement lectronique dici trois ans. De nombreux autres exemples existent comme le conservatoire des hypothques qui va mettre 180 millions de fiches sur ordinateur d'ici l'an 2000 (projets Fidji) ; voil les possibilits quoffre la GED aujourd'hui.
Actuellement, les comptables profitent peu de cette technologie ( part la circulation de factures, relevs bancaires ...). Les dbuts de l'EDI ont d'abord profit aux units de production, aux commerciaux puis aux comptables. L'histoire de la GED reprend malheureusement le mme chemin. Mais il ne fait aucun doute que les documents papiers que nous manipulons aujourd'hui se retrouveront sur nos futurs ordinateurs, car qui plus que les comptables manipulent du papier ? En tant que rviseur, lexpert-comptable sera amen utiliser une GED en lieu et place du papier. Les pices justificatives dans son dossier de travail seront retrouves plus rapidement. En contrepartie, il devra veiller respecter certaines rgles (travaux de lAFNOR en 1998) pour tre certain que les documents lectroniques peuvent tre considrs comme des originaux (fidlit et durabilit). Dans la Revue Fiduciaire Comptable, numro 275, de fvrier 1996, M. Michel LESOURD mettait l'ide d'utiliser un outil comme Acrobat pour transformer la plaquette du cabinet de prsentation des comptes annuels en un fichier indpendant de l'application qui l'a produite. Le client peut ainsi d'un simple clic , consulter ses comptes annuels l'cran, et les imprimer. Cette plaquette, en utilisant les possibilits hypertexte, permettrait au client, en cliquant sur un graphique, un chiffre, un mot, d'obtenir des renseignements dtaills. Cela rendrait plus vivante la consultation de la plaquette des comptes annuels. Enregistres dans le systme d'information du client, n'importe quel salari intress, dot d'un mot de passe, pourrait ainsi retrouver les informations demandes parfois par des organismes extrieurs, sans avoir rechercher la plaquette papier. Lien avec l'EDI et Internet La GED est une gestion de documents, et non pas de messages. Elle ne fait donc pas partie de l'EDI. En revanche, les documents peuvent emprunter des voies de communication lectronique pour servir de support pour la saisie (factures) ou de prsentation (plaquette des comptes annuels par exemple). LInternet et l'EDI sont donc de fabuleux moyens de transports pour la GED. Ainsi, ds aujourd'hui, il est possible via Internet et un simple navigateur, de consulter des documents comme des revues, des extraits de livres issus du monde de la GED.
Les messages EDI tant trs pauvre sur la forme, la GED et le langage SGML peuvent tre le complment idal : donner la forme un message de fonds.
ANNEXE 7
CRYPTOLOGIE
Synthse du nouveau cadre lgislatif et rglementaire

Finalits
Authentification, signature, intgrit, non rpudiation <=40 bits Utilisation Fourniture Importation Exportation
Fonctions offertes
Confidentialit >40 bits Sans squestre Soumise autorisation Soumise autorisation Soumise autorisation Soumise autorisation
Avec squestre LIBRE LIBRE LIBRE Soumise dclaration Soumise Soumise simplifie 17 dclaration18 autorisation 19 LIBRE LIBRE Soumise autorisation LIBRE Soumise autorisation Soumise autorisation
Principes de Cryptologie Algorithmes cl secrte et cl publique Systmes de chiffrement cl secrte :

Un systme de chiffrement cl secrte, ou symtrique, repose sur le partage entre deux interlocuteurs en communication, d'une mme cl secrte S utilise la fois pour le chiffrement d'un message et pour son dchiffrement. La cl S doit tre change pralablement la communication par un canal sr autre que le canal protger. Pour le stockage de message, le principe est le mme avec un seul interlocuteur.
17 18
Dclaration simplifie faire pralablement. Dclaration faire pralablement au minimum 1 mois avant. 19 Dlai de rponse de l'administration toute demande d'autorisation : 4 mois maximum.
Systmes cl publique :
Chaque utilisateur possde son propre couple de cls diffrentes S et P. La cls S est garde secrte par son propritaire qui l'utilise pour sa propre procdure de dchiffrement des messages reus ou de signature de messages. La cl P, drive de la cl S par une fonction sens unique (c'est dire par une fonction facilement calculable mais dont l'inversion est extrmement difficile), est rendue publique.
Ainsi, pour chaque systme de chiffrement cl publique, le choix d'un couple de cls S et P et la publication de la cl publique P par un utilisateur souhaitant recevoir des messages ou mettre des signatures, permettent tout autre utilisateur de lui envoyer des messages chiffrs ou de vrifier ses signatures. Les schmas qui suivent montrent comment le dtenteur dun couple (cl publique, cl prive) peut recevoir des messages secrets ou mettre des messages chiffrs. Il est noter que pour mettre un message chiffr, cest la cl publique du destinataire qui est utilise et que lmetteur na besoin daucun paramtre qui lui soit propre.
Pour plus dinformations, vous pouvez consulter le site Internet du ministre des finances : http://www.finances.gouv.fr
ANNEXE 8
Extrait des glossaires dEDIFRANCE et du rapport LORENTZ
ADRESSE E-MAIL Pour la messagerie lectronique, c'est l'quivalent de l'adresse postale. Une adresse lectronique identifie de manire unique la "bote aux lettres lectronique" d'un correspondant, ce qui permet d'autres utilisateurs du rseau de lui envoyer des messages. Chaque abonn d'un service en ligne dispose de sa propre adresse e-mail. ADRESSE IP (INTERNET PROTOCOL) Adresse affecte chaque station connecte sur l'Internet et plus gnralement tout quipement informatique qui utilise le protocole TCP/IP (Tranfer Control Program / Internet Protocol). AFCEE Association Franaise pour le Commerce et les changes lectroniques. AFNOR Association Franaise de Normalisation, association loi 1901, responsable de la normalisation en France. ANSI X12 Normes nationales multisectorielles (syntaxe et messages) mises au point par le Comit ASC X12 de l'ANSI 5 (American National Standard Institut nationa amricain de mormalisation) acheves en 1993 et maintenues depuis. La dcision migratoire des messages X12 vers UN/EDIFACT a t annonce par l'ANSI ASC X12. ASYNCHRONE Mode de transmission de donnes dans lequel l'instant d'mission de chaque caractre ou de chaque bloc de caractres est fix arbitrairement, chaque caractre ou bloc de caractres possdant sa propre synchronisation, gnralement grce des bits dlimitant le dbut et la fin de chaque caractre ou bloc. Ce mode de transmission s'oppose au mode synchrone dans lequel la transmission est ralise suite un accord pralable (synchronisation) de l'metteur et du rcepteur. ATM (Asynchronous Transfer Mode) / (Mode de transfert asynchrone) Technique de rseau de transmission d'informations numrises permettant de transmettre simultanment sur le mme support et de trs hauts dbits, diffrents types de contenus (vido, audio, donnes, ...). Cette technique permet l'utilisation optimale des capacits des lignes. AUTHENTIFICATION D'UN MESSAGE Procdure par laquelle l'metteur ou le destinataire confirme et valide son identification par des moyens techniques adquats (mot de passe ou code confidentiel) sur lesquels ils n'ont aucune prise. L'authentification est galement une opration d'habilitation et de reconnaissance d'une carte mmoire par un serveur de scurit. AUTOROUTES DE L'INFORMATION Concept lanc par les Amricains en 1992. Il consiste mettre en place des rseaux en fibre optique pour relier le plus grand nombre possible de sites informatiss et de foyers. Ces rseaux devraient permettre la communication rapide et personnalise d'informations multimdias. BIT Unit lmentaire d'information code sous la forme de 0 ou 1. Il faut huit bits pour former un octet. Un octet permet de reprsenter un caractre. CERTIFICATION Procdure par laquelle une tiercepartie donne une assurance crite qu'un produit, un processus ou un service donn est conforme aux exigences spcifies. CNIL (Commission nationale de l'informatique et des liberts) Cre en 1974, elle a pour but de permettre quiconque se sachant rpertori dans un fichier informatique, de vrifier et de modifier la qualit des informations le concernant. Elle vrifie galement le cadre dans lequel ces fichiers sont ou seront traits afin de garantir le respect de la personne humaine.
COMMUNICATION protocole de - : Ensemble des oprations "d'habillage" (signal de dbut et de fin, longueur, vitesse de transmission, calculs de scurit, ...) effectues sur un message afin de le rendre transmissible par un rseau en respectant les normes de transmission. logiciel de - : Logiciel permettant l'accs au rseau de tlcommunications pour la transmission des messages entre partenaires. Si l'entreprise a recours un oprateur de services valeur ajoute, ce type de logiciel peut permettre la connexion ce rseau. module de - : Module progiciel assurant l'envoi sur les rseaux de l'information traduite et mise en forme, en appliquant un protocole de communication. D'autres fonctions sont gnralement assures telles que la connexion automatique au rseau, le routage et la rcupration des messages, leur archivage et leur suivi, ainsi que la sauvegarde des fichiers et l'historique des erreurs. CONTRAT D'INTERCHANGE Contrat visant encadrer et dfinir l'change de donnes entre deux partenaires commerciaux. Document se prsentant habituellement sous la forme d'un manuel dcrivant par exemple le type de message utilis, le niveau de syntaxe, les prescriptions commerciales et juridiques et les prescriptions techniques en matire de tlcommunications, scurit, etc. COSIFORM COmmission pour la Simplification des FORmalits administratives. CRYPTAGE Technique de dissimulation du sens d'une information grce au chiffrement de son contenu. Encore peu employe en informatique de gestion, elle reste l'un des moyens de confidentialit les plus srs. Synonymes : chiffrage et chiffrement. C-SET (Chip - Electronic Secure Transaction) C'est une extension de la norme SET. Dveloppe par le GIE Cartes Bancaires, dont le rle consiste dfinir les rgles d'utilisation de la carte bancaire pour la France, cette extension comporte un ensemble de spcifications destines organiser et standardiser le paiement en ligne en France. DEB Dclaration des Echanges de Biens DUCS Dclaration Unique de Cotisations Sociales DUE Dclaration Unique dEmbauche DADS Dclaration Annuelle de Donnes Sociales EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) / (change de Donnes Informatis pour l'Administration, le Commerce et le Transport) Rgles des Nations unies concernant l'change de donnes informatis pour l'administration, le commerce et le transport. Elles se composent d'un ensemble de normes approuves l'chelon international, de rpertoires et de directives pour l'change lectronique de donnes structures, en particulier celles concernant le commerce des biens et services entre systmes informatiques indpendants. EDIFICAS Echange de Donnes Informatis en matire Financire, Informationnelle, Comptable, et d'Audit, Analytique et Sociale. Association cre par le CSOEC pour le dveloppement de lEDI comptable. EDIFRANCE Cre en janvier 1990, l'association Edifrance a pour mission de promouvoir la dmarche EDI et d'illustrer sa contribution fondamentale la comptitivit des entreprises. Ple national o convergent l'ensemble des initiatives en matire de sensibilisation et d'assistance aux entreprises, Edifrance a pour vocation de runir et de coordonner tous les utilisateurs, fournisseurs, associations professionnelles, intresss ou impliqus dans la mise en place de la stratgie EDI aux plans national et international. EDI-LIASSE Solution mise au point par l'Ordre des experts-comptables, permettant d'envoyer par voie tlmatique les comptes annuels (ou la liasse fiscale) des entreprises vers les partenaires habituellement destinataires. Edi-liasse respecte la norme internationale EDIFACT, dj utilise dans la profession avec Edificas et dans les dpartements commerciaux des grandes entreprises au niveau europen. Avec Edi-liasse et le protocole Tedeco prconis par l'Ordre des experts-comptables, les grandes entreprises et les grands cabinets peuvent accder facilement des progiciels de paie, de facturation, de gestion de stocks et d'approvisionnements. Les changes sont aujourd'hui assurs avec la DGI et les centres et associations de gestion agrs. Les dveloppements en cours laissent penser que ce n'est que le dbut d'une longue srie de destinataires.
EFI (changes de formulaires informatiss) L'EFI, change de formulaire informatis, est une forme simplifie de l'EDI qui permet un utilisateur d'mettre ou de recevoir des documents lectroniques structurs en mettant sa disposition des grilles de lecture ou de saisie, simples, appeles formulaires. Cette application concerne les grands donneurs d'ordres dans leurs relations avec de petits ou moyens fournisseurs ou soustraitants, l'administration dans ses relations avec ses administrs, entreprises ou particuliers, ainsi que les PME et trs petites entreprises dans leurs relations entre elles. ETEBAC Echanges tlmatiques entre les banques et leurs clients. Les cinq versions du protocole ETEBAC dfinissent les modes de dialogue entre les systmes informatiques des banques et ceux de leurs clients. EXTRANET Extension des applications Intranet aux ressources du rseau Internet. Il peut s'agir de tout ou partie de la messagerie, des sites Web, des news, voire d'applications informatiques. Une entreprise met en uvre un Extranet pour, par exemple, donner accs ses clients, certaines bases de donnes internes. FACILITATION DU COMMERCE (ORGANISME DE -) Organisme national charg de coordonner les activits de facilitation du commerce au niveau national ou de suivre leur volution, de contribuer aux travaux du groupe de travail sur la facilitation du commerce (UN/ECE/TRADE/WP.4) et de diffuser des informations sur les ralisations en matire de facilitation du commerce. FIREWALL (mur pare-feu) Ce terme dsigne un ensemble de matriels et logiciels informatiques chargs de protger le rseau informatique interne de l'entreprise (Intranet) contre les intrusions du monde extrieur par le biais du rseau Internet. Ces crans de scurit (en franais pare-feu) protgent le rseau interne contre toute intrusion. FORMATAGE - FORMATEUR et (RE-) Le formatage est effectu par le formateur qui est la partie du progiciel de traduction assurant la mise en forme des messages avant leur envoi vers les rseaux ou avant leur traduction. Parfois synonyme de traducteur. FRONTAL EDI Matriel informatique (gnralement un PC) comportant les programmes et le matriel ddis l'EDI, permettant ainsi de dporter la totalit de l'activit EDI vers lui. Li au systme principal, il le dleste afin de laisser uniquement ce dernier le traitement des applications internes. GALERIE COMMERCIALE VIRTUELLE GALERIE MARCHANDE ELECTRONIQUE La galerie commerciale virtuelle est un serveur Web qui rfrence, contre rmunration, les sites commerciaux adhrents par des liens hypertextes. A l'intrieur de la galerie, les sites sont souvent organiss en fonction de leur spcialit et une indexation par mot-cl assiste l'utilisateur dans sa recherche. GALIA Groupement pour l'amlioration des liaisons dans l'industrie automobile. Association regroupant les constructeurs automobile et manufacturiers franais. Elle travaille la rationalisation des changes interentreprises. Elle a t la premire demander la dmatrialisation des factures ; c'est d'ailleurs sur ses travaux que la DGI a bas sa doctrine en matire de dmatrialisation. GEIDE Gestion lectronique de l'information documentaire des entreprises. Anciennement GED, Gestion lectronique des documents. Ensemble d'outils matriels et logiciels propres assurer l'automatisation de la capture, de la gestion et de la restitution des documents sous forme d'image lectronique, en cohrence avec les systmes d'information dj automatiss. GROUPWARE Contraction de l'anglais "group" (groupe) et "software" (logiciel). Dsigne tous les logiciels qui permettent ou facilitent, sur les rseaux, le travail d'un groupe de personnes, le partage structur de l'information et la communication d'quipe. GUIDE UTILISATEUR Manuel dcrivant les rgles ncessaires l'exploitation et la transmission d'un message EDI/EDIFACT donn et de ses composantes. Il sert notamment prciser le sens des donnes, l'agrment de leur structure, le niveau de syntaxe utilis, des prescriptions en matire de scurit. Il s'adresse aux utilisateurs (fonctionnels intresss dans l'entreprise). HORODATAGE ou HORODATATION Certification de la date et de l'heure par un tiers. HTML (HyperText Markup Language) Langage de description de documents et de prsentation permettant de crer des pages Web. Il permet d'indiquer la police de caractre, la taille de ceux-ci, la mise en page, d'insrer des images ou des liens hypertextes.
HYPERTEXTE Procd tablissant la liaison de certains objets (mots, phrases, icnes, ..) d'un texte vers d'autres textes, ou fichiers. Ainsi, un mot affich en surbrilance ou en couleur sur une page Web (ou dans un autre document, par exemple, les fichiers d'aide Windows) permet de passer un autre document lorsqu'il est slectionn ou cliqu. Le document li peut tre un fichier transfrer, un son, une animation ou une page Web. INTGRIT Proprit qui assure l'inaltration des informations lors de leur stockage, leur transport ou l'excution des traitements. L'intgrit recouvre en fait plusieurs notions. L'exactitude et la ralit : l'information initiale a-t-elle t fournie par quelqu'un qui en avait le pouvoir. Est-elle exacte, n'a-t-elle pas t modifie par erreur volontaire ou involontaire ? L'exhaustivit : toutes les informations produites ont-elles t rceptionnes et traites. L'auditabilit : s'assurer du bon droulement des traitements et de leur exactitude. INTERCONNEXIONS Les interconnexions entre les diffrents fournisseurs d'accs l'Internet sont gres par des organismes intervenant dans une zone gographique dtermine (Asie, Europe, ...). Ces rseaux supranationaux sont eux-mmes interconnects l'chelle plantaire, soit directement, soit par des "mgasnuds" de connexion appels Global Internet Exchange (GIX). INTERNET Acronyme de l'expression anglophone INTERnational NETwork (rseau international). L'Internet est un rseau constitu d'une fdration de rseaux d'ordinateurs qui utilisent le mme protocole de communication (TCP/IP) et fonctionnent comme un rseau virtuel unique et coopratif. Il regroupe plus de 40 000 rseaux dans le monde et constitue sans doute le plus grand rseau mondial d'quipements informatiques htrognes. Tout ordinateur supportant un logiciel conforme saura communiquer, sur divers types de liaisons, avec un autre. Par ailleurs, Internet utilise un systme international d'adresses qui permet d'envoyer un message ou un fichier un correspondant en tout point du monde, sans ambigut. Ces caractristiques permettent une communication gnralise. INTEROPRABILIT Aptitude des quipements terminaux (informatiques et de tlcommunication) fonctionner d'une part, avec le rseau et d'autre part, avec les autres quipements terminaux permettant d'accder un mme service. INTRANET - INTRANETWORKING Rseau utilisant la technologie Internet et du Web comme systme d'information interne l'entreprise. L'Intranet peut tre abrit derrire un "firewall" (logiciel protgeant le rseau interne contre toute intrusion) , de sorte que la diffusion des informations reste limite l'entreprise. L'architecture du Web permet de prsenter en interne une grande quantit de donnes d'une manire plus accessible, sans exiger des employs qu'ils soient des experts en informatique. L'Intranet permet la mise en valeur du "capital d'information" de l'entreprise ; il ne s'agit ni plus ni moins que d'un outil du groupware. IP (Internet Protocol) (protocole Internet) Le "protocole Internet" (abrviation "IP") est un lment essentiel de la famille de protocoles TCP/IP. IP n'a ni connexion ni scurit. Son rle est d'ouvrir les paquets de donnes transmis sur le rseau et de les refermer lorsqu'ils parviennent leur destination. Il est aussi responsable de l'adressage, qu'il effectue sur la base de l'adresse source et de l'adresse cible (voir adresse IP). KIOSQUE MICRO Systme permettant partir d'un micro-ordinateur et d'une ligne tlphonique d'accder des services classiques du Minitel, mais aussi de nouveaux services. LIAISON POINT POINT Liaison directe, sans SVA d'aucune sorte, permettant la communication entre deux ordinateurs. MODULE DE TRADUCTION Ce module, ou logiciel, effectue la traduction des donnes en format propritaire, dans le format normalis d'change. La norme d'change UN/EDIFACT s'appuie sur un vocabulaire prcisant le sens (code et dfinition), et le format (longueur et type de caractre) des donnes, mais galement sur une syntaxe structurant les informations (donnes lmentaires, donnes composites, segments). NON-RPUDIATION Impossibilit de nier sa participation l'change d'un message et son contenu. NORMALISATION (ORGANISME NATIONAL DE -) Organisme qui, dans un pays, est charg d'laborer les normes nationales et de contribuer aux activits internationales de normalisation par l'intermdiaire de l'ISO : par exemple, l'AFNOR en France avec Edifrance pour le ple EDI. NORME Document tabli suivant les procdures et par les organismes dfinis par les lois et dcrets sur la normalisation, dans lequel se trouvent condenses des prescriptions techniques de toute nature relatives un produit ou une activit dtermins.
ON LINE Dsigne tous les programmes et services accessibles par l'intermdiaire des rseaux grce un ordinateur quip d'un modem (par opposition "off line"). PGP (Pretty Good Privacy) PGP (littralement "plutt bonne intimit") est un algorithme de cryptographie conu par P. Zimmermann. Il permet le chiffrement des informations et des messages lectroniques, afin de prserver leur totale confidentialit. PROTOCOLE Ensemble de conventions permettant le dialogue entre deux ordinateurs pour accomplir une tche donne. PUSH / PULL La mthode "traditionnelle" de consultation d'un site Web consiste, pour l'utilisateur, taper l'adresse du site qui l'intresse sur le rseau et, l'aide de son navigateur, charger les pages recherches afin de les afficher. Cette mthode, le "pull", consiste aller chercher l'information ou la tirer vers soi. La mthode du "push" fonctionne de faon inverse. En effet, plusieurs logiciels permettent dsormais de dterminer le profil de l'utilisateur et de lui proposer un contenu correspondant prcisment ses gots ou intrts. RGLES DE SYNTAXE Rgles normalises par un organisme reconnu prsidant la disposition des informations et la structure d'un envoi entre les applications d'ordinateurs de partenaires commerciaux. Exemple : les rgles de syntaxe EDIFACT reconnues par le WP.4 et l'ISO (norme ISO 9735). RESEAU Dans le contexte informatique, c'est ce qui permet de relier plusieurs ordinateurs entre eux, leur permettant d'changer des informations. Un rseau peut tre de nature locale et connecter les ordinateurs d'un mme immeuble. On parle alors de "rseau local", (Local Area Network ou LAN). A l'inverse, un rseau reliant des systmes situs en diffrents points du globe est qualifi de rseau "longue distance" (Wide Area Network ou WAN). RNIS Rseau numrique intgration de services. Rseau permettant d'intgrer dans une mme liaison voix, donnes et images. En France, il est commercialis par France Tlcom sous le nom de Numris. RSVA / RVA Rseau de services valeur ajoute - Rseau valeur ajoute. Un RVA consiste en un rseau de tlcommunication gr par un oprateur permettant de faire communiquer des applications et des matriels informatiques htrognes en apportant des fonctionnalits supplmentaires comme l'extraction, la traduction, le formatage ou le choix du protocole de communication. RTC Rseau tlphonique commut. Rseau quasi universel utilis pour la tlphonie vocale. SET (Secure Electronic Transaction) Norme de scurisation des transactions sur Internet. Dtermin en commun par des partenaires tels que Visa, Mastercard, Microsoft, Netscape et IBM, cette norme fixe le cahier des charges des systmes de paiement qui proposeraient des conditions de scurit considres comme satisfaisantes. SET prvoit concrtement l'utilisation d'un mode de scurisation reposant sur une scurit logicielle, sans toutefois rejeter l'usage de la carte puce. SIGNATURE ELECTRONIQUE Compression d'un message et chiffrement de cette compression avec un code secret propre au signataire du message. SIMPROFRANCE Simprofrance, comit national de facilitation du commerce. SMTP (Simple Mail Tranfer Protocol) Protocole de transmission d'un message entre deux systmes de mail (serveurs sur le rseau IP). C'est la messagerie lectronique, service majeur d'Internet. Le protocole de transmission "SMTP" est conforme aux normes internationales et sert l'change de messages sur l'Internet. SOUS-ENSEMBLE DE MESSAGE(ou SUBSET) Extrait d'un message type destin tre utilis dans une seule branche d'activit ou dans le cadre d'une seule application. Gnralement, le sous-ensemble n'indique que les segments, lments et valeurs de codes (ou codets) ncessaires la branche d'activit ou l'application dont il s'agit. SYNCHRONE Mode de transmission de donnes dans lequel le rythme d'mission et de rception est cal sur celui d'une horloge d'mission et d'une horloge de rception. Ce type de liaison induit un accord entre l'metteur et le rcepteur sur un rythme d'horloge constant.
SYNTAXE EDIFACT Elle permet, par l'instauration de rgles (ISO 9735) de structurer les lments du vocabulaire pour construire des segments types et de structurer les segments types afin de construire les messages type. TCP Protocole de contrle de transmission cr en 1974 pour grer les changes entre les machines d'un rseau Unix, il est devenu la pierre angulaire d'Internet. TDFC Transfert de donnes fiscales et comptables. Standard utilis par la DGI pour la transmission lectronique annuelle de tableaux fiscaux ; les experts comptables proposent EDIliasse, conforme EDIFACT. TDS Transfert de donnes sociales. Procdure contractuelle inspire par TDS en usage dans les rgimes non salaris non agricoles pour les dclarations annuelles de revenus. TEDECO Transfert lectronique de donnes entre correspondants. Systme EDI multi-fonctionnel pour les changes entre l'Administration et ses partenaires (collectivits locales et entreprises). TRAABILIT Aptitude retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'un article ou d'une activit, ou d'articles ou d'activits semblables, au moyen d'une identification enregistre (ISO 8402). Il s'agit donc de faon gnrale, du suivi d'une entit depuis la naissance de ses constituants jusqu' la fin de son utilisation. TRADUCTEUR ou TRADUCTION (LOGICIEL/PROGICIEL ou MODULE DE -) Logiciel qui convertit le format des donnes dans un autre format, tel un format de langage commun. Le logiciel traduit les donnes d'un fichier interne prpar par une application interne, en donnes d'un langage commun (UN/EDIFACT, par exemple), puis il gnre la structure du message normalis en mettant, au bon endroit dans la structure, les donnes traduites. En mission, il fait une traduction du format interne l'entreprise en format EDIFACT. la rception, il fait une traduction en sens inverse. Ce logiciel utilise des tables d'lments EDIFACT (messages, segments, donnes et listes de codes) et des tables de correspondance entre donnes des fichiers internes et donnes des messages. Synonymes : convertisseur, logiciel ou progiciel de conversion. TCP/IP (Transmission Control Protocol) / (Internet Protocol) Les deux principaux protocoles de communication entre ordinateurs sur Internet. Les diffrents rseaux prsents sur Internet sont relis par des ponts techniques et utilisent une mme norme de communication, le protocole TCP/IP. TCP (Transfert Control Protocol) est un protocole de communication par paquets Il assure la communication de bout en bout entre les deux quipements. IP (Internet Protocol) reprsente le standard d'adressage. IP gre les adresses uniques de chaque station. WORLD WIDE WEB / WWW / W3 signifie "toile d'araigne mondiale" et dsigne un service interactif propos sur l'Internet. Ce systme hypermdia distribu en mode client-serveur met disposition toutes sortes d'informations composes de textes, d'images, de sons et de squences vido sous forme de documents hypertextes et permet de consulter ces informations disposes en pages Web l'aide d'un logiciel de navigation. X25 International Standard for packet switching. Protocole d'accs aux rseaux de commutation par paquets. Ce standard facilite l'interconnexion des rseaux de diffrents pays. X400 International Standard for message transmission. Norme pour les transferts de messages.
ANNEXE 9
PAGES DACCUEIL DE SITES INTERNET
ANNEXE 10
REPONSE DU CSOEC : DEONTOLOGIE ET INTERNET
ANNEXE 11
PROPOSITION DE FRANCE TELECOM WEB-EDI
Avec WebEDI, France Tlcom Transpac fait entrer ses clients dans le monde du Commerce Electronique Business to Business Paris, le 16 Janvier 1998 A loccasion du salon Online EDI/ECI, France Tlcom Transpac annonce louverture commerciale de son service de WebEDI, premire brique de loffre de Commerce Electronique Business to Business de loprateur, prolongement naturel de ses solutions EDI (Echanges de Donnes Informatises) , proposes depuis une dizaine dannes. Capitalisant sur son exprience dans le domaine de lEDI et sur son rseau existant de Communauts dAffaires, France Tlcom Transpac enrichit son offre EDI, dploye sur ses rseaux Atlas 400 et Global Intranet, dune solution accessible depuis un simple navigateur Internet. Elle permet lensemble de ses clients, quelle que soit leur taille, et lensemble des leaders dune communaut daffaires datteindre en toute scurit 100 % de leurs partenaires en automatisant leurs changes commerciaux (commandes, avis, factures ). Avec la solution WebEDI, lutilisateur final accde au service en sappuyant sur le service Global Intranet. Le serveur Web est le lien entre les utilisateurs, la base de donnes, le monde Edifact et X400. La base de donnes contient tous les types de formulaires, le profil des utilisateurs et leurs droits daccs, les messages larrive et ceux au dpart, les archives et les journaux dinformations des leaders. WebEDI intgre un traducteur Edifact, pour grer les formulaires et les messages, et comporte un module de communication X400 pour les changes avec les leaders de communaut. Loffre de WebEDI de France Tlcom Transpac comprend un accompagnement du leader par loprateur avec la mise en uvre dune mthode de suivi de projet, appele GENEDIC et utilise dans chaque approche EDI, pour le dploiement et lanimation des communauts daffaires. Elle reprsente par ailleurs un investissement limit pour le partenaire. Rappelons que loffre EDI de France Tlcom Transpac sappuie sur le rseau Atlas, infrastructure de base supportant les flux commerciaux, financiers, administratifs et les applications de commerce lectronique. Ce rseau ouvert, normalis et interconnect aux diffrents rseaux X400 trangers et lInternet occupe la premire place en France dans le domaine des Echanges de Donnes Informatiss. Lutilisation associe des technologies de lIntranet et de lEDI de France Tlcom Transpac apporte aux entreprises leaders sur leur marchs, un service complet pour une communication globale vers leurs partenaires en les faisant entrer dans lre du Commerce Electronique Business to Business .
Web-EDI
In t e r n e t N a v ig a t e u r W e b p a s d 'in t g r a t io n a v e c la b a s e d e d o n n e s lo c a le F o rm e s W e b
L o g ic ie l s e r v e u r v a lid e le s f o r m e s e t le s c o n v e r t it e n m essages ED I S e rv e u r W e b M essages ED I
base de donnes T r a n s la t e u r E D I in t g r e le s m e s s a g e s a v e c le s b a s e d e donnes.
M a in f r a m e
ANNEXE 12
EXTRAIT DUN MESSAGE INFENT POUR LES DCLARATIONS FISCALES EDI-LIASSE
BIBLIOGRAPHIE
OUVRAGES CNCC Audit en milieu EDI CNCC/ECM, 1997 CNCC La dmarche du commissaire aux comptes en milieu informatis CNCC dition, 1995 Grard DUPOIRIER Technologie de la GED Herms, 1995 Eric VAN HERWIJNEN SGML pratique International Thomson Publishing, 1995 AFNOR/EDIFRANCE EDI : Contrle et Audit dun systme EDI AFNOR, 1994 Olivier BEZAUT EDI : une nouvelle approche du systme dinformation Tenor Conseil, 1993 Gordon JENKINS, Ray LANCASHIRE Echanges de documents informatiss Edition rvise, 1993 Michel LESOURD Pratique de lEDI ECM, 1992 Victor SANDOVAL Technologie de lEDI Herms, 1990 Victor SANDOVAL LEDI pour lentreprise
Herms, 1990 Bernard STOVEN Le commerce par ordinateurs Simprofrance, 1990
MEMOIRES Virginie LEFEBVRE-JESTIN Faire le choix dun site sur lInternet pour un cabinet dexpertise comptable, 05/1998 Jean-Luc PFLIEGER Les dclarations fiscales et sociales immatrielles : leur intgration dans un cabinet dexpertise comptable, 11/1997 Jrme LEDIG Laudit des changes de donnes informatises, 11/1997 Arnaud TRESSARIEU-BESINCQ Lchange de donnes informatis (EDI) : opportunit et passage oblig pour la profession comptable, 05/1995 REVUES PROFESSIONNELLES & ARTICLES DE PRESSE Revue Franaise de Comptabilit Revue SIC (Science Indpendance Conscience) 01 Informatique Le Monde Informatique La Lettre de lEDI Lusine nouvelle Edi-tion spciale Logistiques magazine RF Informatique Revue Franaise de lAudit Informatique Dcisions micro & rseaux Logiciels et systmes Tltravail 01 Informatique Thierry PARISOT Les entreprises semballent pour lECR, 6/2/98 Sabine BOHNKE Cryptographie, pour y voir plus clair, 12/12/97 Linformatique du comptable : 73000 F, 12/12/97
Andre MULLER Le commerce lectronique, 11/7/97 Elisa NOTHEDE EDI : la France contre-courant, 8/11/96 Christophe HANOTTE LEDI ne succombera pas totalement la fascination dInternet, 5/7/96 Cryptologie : les tiers de confiance garantiront les transactions, 31/5/96 Emmanuelle DELSOL La gestion lectronique des documents, 31/5/96 Christine PERESSINI Lamirande : un pionnier de lEDI pour toute une filire, 10/5/96 Rosalie HURTADO Candia lavant-garde de lEDI financier, 8/3/96 Jean-Michel ATZEL Le cryptage de donnes va se libraliser en France, 23/2/96 Luc FAYARD et Grard SCHMITT Internet au service de lentreprise, 12/1/96 Banque Philippe BOYER La GED, facteur de productivit, n540, 8-9/93 Economie et comptabilit Jean BENETEAU La profession comptable et les nouvelles technologies, n172, 9/90 Lexpress Jean-Marc BIAIS Les nouveaux experts-comptables, 28/09/95 Le monde informatique Pierre GRUMBERG Amliorez vos relations commerciales grce LEDI, 1/97 Pierre BERGER
Le schma directeur des tlprocdures, 23/5/97 Commerce lectronique, cest parti, 2/97 Edifact et Internet : le Premier Ministre lance ladministration communicante , 31/1/97 Carte sant : les cahots du dcollage, 29/11/96 Thierry PARISOT La justice privilgie les changes lectroniques, 21/6/96 Etudes DAFSA auprs des PME-PMI Informatique, EDI, contrle et expert-comptable, Etude numro 20368 doctobre 1996 Dcisions micro & rseaux Rmi LANGLET La mise en page devient un enjeu sur internet, 2/6/97 Le dcisionnel, outil de la comptitivit, 2/6/97 Revue Fiduciaire Informatique, N 4, LEDI et lentreprise Revue Fiduciaire Comptable Dossier La fraude informatique, n281, 9/96 Michel LESOURD La technique comptable informatise, n275, 2/96 LEDI et la comptabilit, n270, 9/95 Stphane GASH Lexpert, linformatique et lavenir, n263, 1/95 SIC Michel LESOURD La comptabilit informatise est enfin normalise, N157, 11/97 Tldclarations : politique des administrations, n154, 7/97 Dmatrialisation, un grand pas en avant, n151, 3/97 Infotrans, on narrte pas le progrs, n148, 12/96
TDS - Statistiques 95 - Projets 96, n143, 5/96 La construction de lautoroute de linformation, n142, 4/96 Infotrans en pratique, n139, 1/96 EDIFICAS : une opportunit pour la profession, n135, 8-9/95 William NAHUM Tltransmission : le cabinet pivot, n133, 5/95 Accord entre lOEC, CCMX et CEGID La ncessaire ouverture sur lEDI, n127, 11/94 MANIFESTATIONS Universits dt 96 : Les autoroutes de linformation, 12/09/96 au Palais des Congrs de VERSAILLES, confrence n27 Salon : Solutions EDI 98 et OnLine 98, 14 au 16/1/98 au CNIT-PARIS La Dfense Salon : Solutions EDI 97 et OnLine 97, 14 au 16/5/97 au CNIT-PARIS La Dfense Salon : Solutions EDI 96 et OnLine 96, 5 au 7/6/96 au CNIT-PARIS La Dfense CRI-CNAM : Internet, un outil la disposition des entreprises, 10/06/96 au CNAM ADRESSES INTERNET Site Premenos : http://www.premenos.com Site EBES : http://www.cenclcbel.be Site CEFACT : http://www.unicc.org Site CXP : http://www.cxp.fr Site EDIFRANCE : http://www.edifrance.asso.fr Site AFCEE : http://www.afcee.asso.fr Sites gouvernementaux : http://www.telecom.gouv.fr et http://www.finances.gouv.fr
INFORMATIONS SUR INTERNET Rapport sur la rglementation franaise en matire de cryptologie, 6/98
Rapport Lorentz 1/98 Schma Directeur Interministriel des Tlprocdures 8/97

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Les consquences pratiques des nouvelles technologies dchange de donnes informatis sur la mission de lexpert-comptable

INFORMATIONS SUR INTERNET..................................................................................................... XXXIV

TABLE DES ANNEXES GLOSSAIRE (ANNEXE 8) BIBLIOGRAPHIE

PRESENTATION DES ECHANGES DE DONNEES INFORMATISES

CHAPITRE 1 - LES EDI : DFINITION ET VUE DENSEMBLE

CHAPITRE 2 - LES TECHNOLOGIES ET LEUR AVENIR

CHAPITRE 3 - LES RAISONS DE LEUR DVELOPPEMENT

Cf. glossaire annexe 8

IDC, 1997 IDC, European Survey, 1997

CHAPITRE 4 - LES ENJEUX ET CONSQUENCES POUR LES ACTEURS ECONOMIQUES

Logistiques magazines 6/96.

4.1.4 - Consquences LEDI apporte dautres enjeux aux entreprises :

Cf. glossaire annexe 8 Rapport dactivit 1997 de la DGI

cest ce quon nous allons dvelopper dans les parties suivantes.

PARTIE CONSEQUENCES DES EDI SUR II LORGANISATION INTERNE DU CABINET DEXPERT-COMPTABLE

CHAPITRE 1 - SYSTMES EXISTANTS DANS LES CABINETS DEXPERTISE COMPTABLE

Chiffres IDC et Benchmark Group au 31/12/97. Mmoire de Manuel RAIMONDEZ, 1992

Institut dtudes Benchmark Group Le commerce lectronique sur lInternet en France

UFB Locabail 12/97 (au moins un PC connect)

CHAPITRE 2 - LADAPTATION DE LORGANISATION INTERNE DU CABINET LEDI

2.2 - L'AMLIORATION DE LA PRODUCTIVIT

CHAPITRE 3 - LA RVISION ASSISTE PAR ORDINATEUR

mais aussi Best of de Cogito...

CONSEQUENCES DES EDI SUR LA MISSION DE LEXPERT-COMPTABLE

CHAPITRE 1 - LADAPTATION DES MTHODES DE TRAVAIL EN MILIEU EDI

CHAPITRE 2 - NOUVELLES MISSIONS DE LEXPERT-COMPTABLE

CHAPITRE 3 - LES FREINS AUX DVELOPPEMENTS DE CES TECHNOLOGIES

Fdration des Industries Mcaniques

Revue Tlphone - 6/96

TABLE DES ANNEXES

HISTOIRE DE LA NORME EDIFACT

LETTRE DU 1ER MINISTRE SUR LA ANNEXE 3 RECONNAISSANCE DU LANGAGE EDIFACT

DEFINITION DES MOYENS DE COMMUNICATIONS ET DES PROTOCOLES

MESSAGES COMPTABLES A LA NORME EDIFACT

LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

Synthse du nouveau cadre lgislatif et rglementaire

Principes de Cryptologie Algorithmes cl secrte et cl publique Systmes de chiffrement cl secrte :

Extrait des glossaires dEDIFRANCE et du rapport LORENTZ

PAGES DACCUEIL DE SITES INTERNET

REPONSE DU CSOEC : DEONTOLOGIE ET INTERNET

PROPOSITION DE FRANCE TELECOM WEB-EDI

L o g ic ie l s e r v e u r v a lid e le s f o r m e s e t le s c o n v e r t it e n m essages ED I S e rv e u r W e b M essages ED I

base de donnes T r a n s la t e u r E D I in t g r e le s m e s s a g e s a v e c le s b a s e d e donnes.

EXTRAIT DUN MESSAGE INFENT POUR LES DCLARATIONS FISCALES EDI-LIASSE

Herms, 1990 Bernard STOVEN Le commerce par ordinateurs Simprofrance, 1990

Rapport Lorentz 1/98 Schma Directeur Interministriel des Tlprocdures 8/97

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