Open Act

Manager
un
Projet
de A à Z
Persona
Objectifs du séminaire
Acquérir une méthodologie de conduite

de projet (définir - planifier - mettre en
œuvre - conclure)
Connaître les principaux outils
nécessaires à chaque phase du projet
Développer une communication
mobilisatrice autour du projet
Identifier et anticiper les résistances au
changement
Exclusive worldwide distribution by Persona, Inc. 2001© 2000 Open ‘Act © Persona
Introduction
Générale
Persona
« Les 6 phases d ’un projet »
 L ’enthousiasme
 Les désillusions
 le vent de panique
 La recherche des coupables
 La punition des innocents
 Les honneurs et récompenses
décernés aux non-participants
Les facteurs clés d’échec d’un projet
Le manque de clarification des besoins et
objectifs
Le choix d ’un manager de projet inadéquat
Association & implication trop tardive de
l’ensemble des acteurs concernés
Le manque de support et d ’implication du top
management
L ’imprécision des tâches déterminées
L ’absence de recours à une méthode de
management de projet
Le manque de volonté et d ’envie de finaliser le
projet Source : Étude NASA
Les facteurs clés de succès d’un projet
L ’implication des membres de l ’équipe projet
La précision de l ’estimation initiale des coûts
Les compétences et connaissances de l ’équipe projet
La disponibilité des ressources
L efficacité de la planification et du suivi et du contrôle
du projet
L ’absence ou le peu de difficulté dans la la phase de
lancement
Une focalisation de l ’équipe projet sur l ’objectif plutôt
que sur les problèmes relationnels et humains
L ’absence d ’organisation et de contrôle bureaucratique
La proximité et disponibilité du manager de projet
Une liste établie et claire des critères de succès Source : Étude NASA
Les enjeux du changement
 Selon Coopers & Lybrand (1994) seulement 20 à 25% des projets de

changement atteignent l’ensemble des objectifs visés
 En matière de BPR, les initiateurs même du reengeniring – Hammer &
Champy – conviennent que le taux d’échec avoisine les 70%.
 Selon Kepner Tregoe, 2/3 des entreprises ayant mis en place des
programmes de changement enregistrent à court terme des gains de
profitabilité, mais une même proportion revient à l’identique ou pire à
moyen terme.
 60 % des managers évaluent les réactions de leurs collaborateurs comme
allant de l’indifférence à l’hostilité.
Les obstacles à la transformation des organisations
Les 10 obstacles majeurs

Résistance au changement 82%
Sponsoring inadéquat 72%
Objectifs irréalistes 65%
Management de projet déficient 54%
Pas de sentiment d’urgence / chgtt 46%
Manque compétence / équipe projet 44%
Incertitude / l’environnement 44%
Pas de plan de maîtrise du chgt 43%
Pas de vision horizontale des process 41%
Evolution des NTI non intégrée 36%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%
% of Firms
Source: D&T 1995 CIO Survey
Qu’est-ce qu’un projet ?
Un projet est un effort temporaire entrepris pour

élaborer un produit / service unique (Project Management
Body of Knowledge)
Projet: Processus unique qui consiste en un

ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées
comportant des dates de débutet de fin, entrepris
dans le but d’atteindre un objectif conforme à des
exigences spécifiques telles que des contraintes de
délais, de coûts et de ressources. ISO 10006
Cycle de vie d’un projet
La logique Projet conduit à décomposer
 un objectif ambitieux en un ensemble d ’objectifs intermédiaires plus
simples à atteindre
 un produit ou une solution finale complexe en un ensemble de produits
plus simples à réaliser…
Un projet se décompose donc en PHASES dont l ’ensemble constitue le cycle de

vie du projet.
Chaque phase se concrétise par l ’élaboration d’un ou de plusieurs produits
ou livrables.
Elles se terminent par une revue portant à la fois sur ces livrables et sur la
performance du projet.
Le suivi du projet est effectué lors de comités de pilotage et de projet
Les 4 phases techniques d ’un projet (Cycle de vie générique)
PHASE I : DEFINIR
PHASE II : PLANIFIER
PHASE III : METTRE EN OEUVRE
PHASE IV : CONCLURE
Moments clés / 4 phases génériques
PHASE I :
Go / No Go CODIR
DEFINIR
Constitution
équipe projet
Création comité PHASE II :
de pilotage
PLANIFIER
Constitution groupe
de travail
Points d’avancement
PHASE III :
réguliers
M/E/O
Réception du projet
PHASE IV :
Autonomie des cibles
/ utilisateurs CONCLURE
Définir
le
Projet
Phase I
Persona
Phase I : DEFINIR LE PROJET
1 Quelle est la situation actuelle ?

ANALYSE PRÉLIMINAIRE
DE LA SITUATION
2 Où voulons-nous aller ?
Que voulons faire ?
DEFINITION DES OBJECTIFS
DU PROJET
3 Comment allons-nous y aller ?

Quelle est la meilleure façon ..?
CHOIX DE LA DEMARCHE
DE TRAVAIL
4 Comment allons-nous nous

organiser?
ORGANISATION DU PROJET
5 Combien cela peut-il rapporter ?

…et coûter ?
EVALUATION PREVISIONNELLE
DES ENJEUX
Comment « vendre » le projet et

6 obtenir le « GO » ?
COMMUNICATION
E1 : Analyse de la situation
Factuel
REPORTINGS, BDD... Quantitatif
Objectif
FEUILLES DE RELEVE
RECUEILLIR FLOW CHART ORDINOGRAMME

L ’INFORMATION
SONDAGE / ENQUETE
OBSERVATION DIRECTE
ENTRETIENS INDIVIDUELS Perception

Motivation
Subjectif
ANALYSER
SYNTHETISER SWOT
E1: SWOT
STRENGHTS WEAKNESSES
OPPORTUNITIES THREATS
E1: SWOT
STRENGHTS WEAKNESSES
• Quelles sont nos forces ? • Quelles sont nos faiblesses ?
• Que maîtrisons-nous bien dans notre chaîne de • Que devons-nous améliorer au sein de notre
valeur ? chaîne de valeur ?
• De quels avantages compétitifs disposons- • Quels sont les dysfonctionnements identifiés ?
nous?
OPPORTUNITIES THREATS
• Quels sont les opportunités et tendances • A quel menaces, obstacles ou dangers de
positives dans notre environnement ? notre environnement devons-nous faire face ?
• Quels sont les chances qui s’offrent à nous au • Quelle concurrence devons-nous affronter ?
niveau de notre environnement concurrentiel, Nouveaux entrants potentiels ?
légal, socio-culturel, des nouvelles • Les changements de technologie, de législation
technologies…? vont ils nous affecter ?
E2 :Définition des objectifs
 Pourquoi voulons réaliser ce projet ?

 En quoi le projet correspond-il à une
2.1. But(s) nécessité ou à une véritable volonté de
notre organisation
 Quel est le résultat escompté concret du

projet ?
2.2. Objectif(s)  Quelle situation cible visons-nous à la
l’issue du projet ?
 Comment allons-nous mesurer les
succès du projet ?
E2 :Définition des objectifs
Finalités Technique de clarification

et enjeux des enjeux
(3 pourquoi ?)
S Spécifiques
Objectifs et
M Mesurables
résultats A Ambitieux
escomptés R Réalistes
T Temporisés
E3 : Choix de la démarche de travail
3.1. STRATEGIE
 Quel chemin allons-nous emprunter pour atteindre l(es) objectif()s ?
 Quelles sont les stratégies possibles et laquelle choisir?
3.2. STRUCTURE
 Comment le produit/service final se
décompose-t-il en sous-produits (livrables) ?
 Comment structurer le projet autour des
livrables et responsabilités ?
3.3. PLAN DE TRAVAIL

 Quelles sont les charges globales
Comment allons-nous
nécessaires à la réalisation de chaque
passer de la situation
livrable ?
actuelle (E1) à la situation
 Quelles sont les principaux jalons et
visée (E2) ?
échéances clés du projet ?
Organigramme Technique
Construction d'une
maison
Fondations & Electricité / Peintures &

Plans Préparation Toîture
Gros oeuvre plomberie finitions
Plan général Permis de construire Terassement Charpente Réseau électrique Platres

Plans détaillés Cah. des charges Fondations Toîture plomberie générale Ferroneries
Planning et Isolation &
Appels d'offre parking Chauffage Carrelage
budget Sélection & traitements
RDC & étages Sanitaires & cuisine Peintures
planning détaillé
Boiseries...
Salle de bains
WC
Cuisine
E4 : L ’organisation du projet
NIVEAU DECISIONNEL
Comité de Direction
Comité de pilotage NIVEAU DE PILOTAGE
Chef
de projet
Equipe projet
NIVEAU OPERATIONNEL
Groupe de W
E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux
5.1. Estimation du Retour sur Investissement
 Combien et que va coûter le projet ? Que devons-nous investir ?
 Combien et que va-t-il nous rapporter ?
 A quelle échéance aurons nous le retour sur investissement ?
5.2. Analyse Préliminaire des Risques

 Quels sont les risques potentiels sur ce projet ?
 Le projet va-t-il susciter des résistances au changement ?
 Pourrons nous les anticiper et les traiter ?
5.3. Analyse des Impacts du Projet

 Le projet a-t-il des impacts en dehors de son périmètre ? (chaîne
de valeur, partenaires, clients, sous-traitants…)
 Comment devons-nous gérer ces impacts ?
E5 : Évaluation Prévisionnelle des Enjeux
Investissements Retour/
 Coûts Directs Investissement
 Coûts Indirects  Gains Directs
Coûts de  Gains Indirects
Fonctionnement
La « vente » se remporte avant la présentation
Donner un feedback régulier à l’initiateur du projet et à sa
hiérarchie tout le temps de la définition
Rencontrer tous les acteurs concernés afin d’intégrer leur
vision du projet
Faire des validations régulières (informelles ou formelles) de
l’avancement de ses travaux
Préparer avec soin sa présentation en anticipant les besoins
des interlocuteurs et leurs objections
« Vendre » le Projet
1. Interlocuteurs
2. Objectifs de la présentation
1. PREPARER 3. Besoins des interlocuteurs
4. Moyens et supports
5. Répétition
1. Accroche
2. Règles du jeu
3. Périmètre du projet
4. Analyse de la Situation
2. PRESENTER 5. Nom du projet
6. Objectifs du projet
7. Démarche et organisation
8. Coûts et bénéfices du projet
9. Traitement des questions et objections
« Livrables » / Phase I
•Rapports d’études, enquêtes, interviews, benchmark,

1 ANALYSE PRÉLIMINAIRE
DE LA SITUATION
veille technologique et concurrentielle, ordinogramme…
•SWOT
2 DEFINITION DES
OBJECTIFS DU PROJET
• Buts du projet
• Objectif(s) SMART
•Organigramme technique premiers niveaux

3 CHOIX DE LA DEMARCHE
DE TRAVAIL
•Gantt Chart prévisionnel
•Plan de charge prévisionnel
•Profil compétences / équipe projet et groupe de travail
4 ORGANISATION DU
PROJET
•Composition comité de pilotage
•Système et règles d’information et de communication
•Première évaluation budgétaire : I / ROI
5 EVALUATION PREV.
DES ENJEUX
•Analyse d’Impact
•Première analyse de risque
•Dossier projet regroupant les éléments ci-dessus
6 COMMUNICATION •Kit de Présentation
•Plan de communication
Le Périmètre du projet
Objectifs clairs
Ce que ne comprend pas Livrables PERIMETRE DU PROJET

le projet
identifiés Ce que comprend le projet
Responsabilités
•Besoins & fonctionnalités non définies •Besoins & fonctionnalités couverts
couverts Définition de •Champ d’intervention
•Hors champ d’intervention projet formelle •Livrables
•Prestations non dues •Prestations dues
Moments clés / 4 phases génériques
PHASE I :
Go / No Go CODIR
DEFINIR
Constitution
équipe projet
Création comité PHASE II :
de pilotage
PLANIFIER
Constitution groupe
de travail
Points d’avancement
PHASE III :
réguliers
M/E/O
Réception du projet
PHASE IV :
Autonomie des cibles
/ utilisateurs CONCLURE
Planifier
le
Projet
Phase II
Persona
Phase II : PLANIFIER LE PROJET
Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment

1 découper le projet ?
DECLINAISON DE LA
DEMARCHE DE TRAVAIL
2 Qui doit être responsable de quoi ?

Quelles compétences réunir ?
IDENTIFICATION DES
ACTEURS
3 Quand doivent être menées les

différentes actions et tâches ?
ELABORATION DU
CALENDRIER
4 Quelles sont les ressources à allouer /

action ?
ETABLISSEMENT DU
BUDGET PREVISIONNEL
5 Quelles sont les risques et

opportunités ?
ANALYSE DES RISQUES
ET OPPORTUNITÉS
Comment informer les différents

6 acteurs concernés ?
COMMUNICATION
E1: Déclinaison de la démarche de travail
SERVICE CLIENT 2000
1. Refonte 2. Formation, Mouvements 3. Rationalisation 4. Mise en place d'une

du système d'information et actions de motivation organisation cellule de crise GMS
1.1. Mise à dispo de terminaux SAP 4.1. Recrutement et 4.2. Mise en place
à l'ADV grâce à LS Usine / Siège formation de 2 personnes des moyens dédiés
1.2. MEP SAP

/ Gestion commerciale 4.1.1. Elaboration 4.2.1.Création SDA / GMS 1 &
profil de poste 2
1.3. Transfert de données
par commerciaux et clients 4.1.2. Elaboration 4.2.2. Mise en place des
contrat de travail Postes de travail
4.1.3. Annonce externe
Décliner et décomposer 4.1.4. Sélection
chaque axe de travail en 4.1.5. Intégration

et Formation
actions et « livrables »
nécessaires à leur réalisation 4.1.5.1
stage intégration
4.1.5.2
Formation
4.1.5.3
Visites client
en faisant appel aux entreprise application et produits avec commerciaux
membres de l ’équipe projet

et aux experts mobilisés
E1: L ’organigramme Technique
Niveau du WBS
1 Projet
2 1. Spécifications n. Installation
détaillées
3 1.1. Collecte de données 1.2. Spécifications techniques 1.3. Prototypage
4 1.1.1. Présentation de la démarche
1.1.2. Collecte des paramètres
1.1.3. Collecte de l'existant
1.1.4.Collecte de l'env. techn
1.1.5. Collecte / plan de formation
1.1.5.1. Définition du profil utilisateurs et de leurs tâches

5 1.1.5.2. Définition du profil administrateur et de leurs tâches
E2: Matrice des Responsabilités
Acteurs
Responsable Responsable ADV Responsable

Recrutement commercial
Organigramme Technique
4.1. Recrutement
4.1.1. Rédige le profil Délivre les éléments Valide le profil de

Elaboration nécessaire poste
Profil de poste
4.1.2. Rédige le contrat de Valide le contrat de
Elaboration travail travail
contrat de travail
4.1.3. Rédige avec Participe à la Valide l’annonce
Annonce externe prestataire rédaction
4.1.4. Sélection Trie les CV et Réalise les entretiens Réalise les entretiens
effectue les de sélection définitifs de
entretiens de recrutement
préselection et tests
Les différents rôles d’un acteur


Un acteur est en production sur un élément
Production dès lors qu’il lui est affecté une charge de
travail.
Responsabilité Le responsable d’un élément est celui qui

gère sa réalisation et qui déclare, le
moment venu, le travail terminé.
Approbation Un acteur approuve un élément lorsqu’il en
fige le résultat et que toute modification
ultérieure est sujette à son autorisation.
Support Un acteur est en support d’un élément
lorsqu’elle doit rester disponible pendant
la durée de l’élément de travail.
E3: Élaboration du calendrier
Lister les actions et tâches à partir

de déclinaison de la démarche de
travail (E1)
Déterminer une durée estimée en
temps/homme
Identifier les interdépendances
entre les actions et tâches
Fixer des dates en fonction de
l ’échéance finale (ou date de
lancement)
E3: La méthode du chemin critique
1. Planning avant :
 Calcul des dates au plus

tôt
2. Planning arrière :
 Calcul des dates au
plus tard
3. Résultante :
 Tâches et chemin(s)
critique(s)
 Marges
E3: Planification par les durées
1. Définition date de début ou de fin de projet
Liens
Contraintes
2. Élaboration du réseau logique
Chemin critique
Marges
3. Affectation des ressources

 Mode de calcul
et élaboration du plan de charge Calendriers des ressources
Affectation (capacité)
Plan de charge prévisionnel
Identification des surcharges
4. Lissage et/ou nivellement
Planning Plans de charge

de référence de référence
E4: Le budget prévisionnel
1. Valoriser chaque tâche compte tenu du(des) profil(s) requis
2. Répartir les coûts fixes selon le planning du projet
3. Définir si nécessaire des provisions selon la complexité ou le
niveau de risque sur le projet.
E5 : Analyse des risques et des opportunités
Coût de
résolution des Conclusion
problèmes
Mise en Oeuvre
Planification
Définition
Temps
 Les problèmes découverts tôt coûtent moins cher
 Ils doivent être anticipés le plus tôt possible
E5 : Analyse des Risques
Menaces
1. IDENTIFIER Impacts
2. EVALUER Probabilité Menace

Poids Impacts
Prévenir : Réduire ou éliminer la menace

3. TRAITER Se Protéger : Réduire la portée de l’impact
Transférer
Actions de traitement engagées

4. SUIVRE
Apparition de nouveau(x) risque(s)
E5: La notion de risque
MENACE Caractéristiques clés :

(Cause – Origine) Probabilité, Accessibilité
Caractéristiques clés :
Poids, Détectabilité
IMPACT(S)
(Conséquences sur les coûts,
délais, qualité)
E5: Évaluer le risque
Probabilité Élevée
Estimer Traiter
systématiquement
Coût engendré /
coût de traitement & suivre avec
Impact attention Impact
Mineur majeur
Archiver Alerter
Faire décider
(Accepter ou traiter ?)
Probabilité faible
Gravité = Probabilité de la menace X Poids de l’impact
E5: Traiter le risques : 4 solutions
Réduire voire éliminer Minimiser voire supprimer
l’apparition de la menace. le poids de l’impact
Prévenir Protéger
Transférer Accepter
Déporter pour tout partie Assumer le risque en toute

du risque sur un 1/3 connaissance de cause
« Livrables » / Phase II
1 DECLINAISON DE LA
DEMARCHE DE TRAVAIL
• Organigramme Technique détaillé
2 IDENTIFICATION DES
ACTEURS
• Matrice des responsabilités
• Gantt Chart détaillé ( planning de référence)

3 ELABORATION DU
CALENDRIER
• Plans de Charge détaillés (plans de charges de
référence)
4 ETABLISSEMENT DU
BUDGET PREVISIONNEL
• Budget
• Devis
5 ANALYSE DES RISQUES

• Liste des risques identifiés, de leur évaluation et des
actions de traitement envisagées
• Plan de maîtrise du changement si nécessaire
• Compléments au dossier projet (éléments ci-dessus)
6 COMMUNICATION • Plan de communication
Manager
une
Equipe
Projet
Persona
Les phases de maturité d’une équipe
CREATIVITE
EFFICACITE
RENCONTRE DISSOLUTION
ADAPTATION « 1+1=3+++ »
« 1+1=2,5 »
« 1+1=1 »
« 1+1=1,5
1+1=2 » »
•Réel
« 1+1=3
intérêt
» porté à autrui
•Prise
•Conscience
en compte des
queapprécié
le n ’a plus de
considérations
groupe
•Travail
•Masques collectif
fonctionnels
EXPLORATION •Objectifs
•Formation
raison d ’être
personnellesclarifiés
de sous-groupes
•Différences
•Flexibilité
•Évaluation des ’autrui
dindividuelles
rôles et desutilisées
procédures
de façon
•Expression
•Rôles
•Lutte
•Mise pour
acceptés
en lespontanées
commun leadership
des des sentiments
expériences acquises
•Concentration
•Prudence
créative sur la tâche
•Analyse
•Mise
•Demandes
•Sentiment
en place
desdeméthodes
de clarification
de procédures
vide, individuelles
/ objectifs
de travail
de
•Expression
•Plans d ’action
•Sentiment dde lon de
’inconfort
perte
terme
sentiments positifs à
•Préoccupation
•Confrontations
travail ’idées du temps collectif
/dgestion
l ’égard des autres
•Approches et questions superficielles
PRISE DE CONTACT •Abandon des masques fonctionnels
•Sentiment d ’appartenance
La production du groupe
Phases Niveau d’efficacité
1. PRISE DE CONTACT Planification de tâches simples et à court terme
Planification, clarification des objectifs, réalisation de tâches

2. EXPLORATION
plus complexes sur le court terme
3. ADAPTATION Planification de tâches plus complexes sur le long terme
Réévaluation des besoins et objectifs.

4. RENCONTRE
Décisions approfondies
Planification très approfondie, processus efficaces et
5. EFFICACITE
décisions de qualité
Évaluations justes, découvertes, solutions innovatrices, mise
6. CREATIVITE
en question de la compétence de l ’organisation.
Approche relationnelle, respect profond des membres,
7. DISSOLUTION
capacité à travailler en groupe
Le temps de maturation
1. PRISE DE CONTACT Les membres

2 JOURS
se rencontrent
2. EXPLORATION et travaillent
Les 3 premières premières étapes
uniquement au
peuvent être franchies rapidement.
3. ADAPTATION niveau rationnel
4. RENCONTRE VARIABLE, PARFOIS X ANNEES On travaille en

combinant
Tout dépend des obstacles rencontrés et efficacement
5. EFFICACITE
des ressources mises en place pour les les registres
traiter rationnel et
6. CREATIVITE affectif
Le niveau affectif
7. DISSOLUTION CONTINUITE est positif
Actions & comportements favorisant le
développement du groupe
1. PRISE DE CONTACT
Travail en sous-groupes -Présentation projet – attentes Management
individuelles – contributions attendues et animation
formels :
2. EXPLORATION respect
Apport méthodologique important, régulation des règles &
échanges -Tour de table - Matrice des responsabilités, principes de
3. ADAPTATION définition procédures & règles de fonctionnement management
Mise au vert, dîner, pots…

4. RENCONTRE Team building Management
informel
« Re-challenger » équipe, « surprendre » et
5. EFFICACITE
6.CREATIVITE
« provoquer »
Cohérence & Cohésion d’équipe
Valeurs partagées, confiance
mutuelle, sentiment
d’appartenance…
Cohésion forte
EQUIPE
« FAMILLE »
Objectif commun,
SOUDEE
Cohérence Cohérence Règles communes,
faible élevée Systèmes d’information

partagés…
 INDIVIDUS TASK FORCE
«COMMANDO»
Cohésion faible
Manager
le
Changement
Persona
Crise = Risque et Opportunité
Modèle de réaction à un changement négatif
Colère
Marchandage
Acceptation
Stabilité
Dénégation
Essai
État de Choc
Dépression
Temps
Le cycle de maintenance
Changement = Problème
BUT
L'individu se
Attitude ferme à la Comportements
négative communication défensifs
Copyright Persona, Inc. 1983

La spirale d’évolution
Nouvel
Objectif
Attitude Comportements
positive constructifs
BUT
Changement = Opportunité
Copyright Persona, Inc. 1983

La gestion du changement
Situation actuelle Transition Situation visée
« Unfreeze » « Refreeze »
La formule de Beckhard
Le succès du changement = IXDXF

R
I : Degré d’insatisfaction par rapport à la situation actuelle

D : Désir d’une situation nouvelle
F : Faisabilité du changement
R : Résistance (coût du changement)
Les Leviers du Changement
S’assurer de la compréhension de la nécessité du changement et
de son urgence
Qualité du leadership
Engagement des sponsors
Vision claire du futur, de la situation visée et de la stratégie pour
l’atteindre
Structure du changement (plan de maîtrise structuré)
Formation et accompagnement
Communication réellement bi-directionnelle efficace
Système de mesure
Cohérence des infrastructures et alignement de tous les
paramètres organisationnels sur le changement
Compétences des agents du changement
Les Acteurs du Changement
SPONSORS
Individu ou groupe d ’individus
qui légitime le changement
AGENTS AVOCATS
Individu ou groupe d ’individus qui voudrait réaliser un
qui est responsable de la mise changement, mais à qui il
en œuvre du changement manque la capacité d ’être
sponsor (légitimité)
CIBLES

qui doit changer
La carte des pertes et bénéfices
BENEFICES PERTES
Materiel
 Rémunération
 Confort et qualité de vie
BENEFICES PERTES
MATERIELS MATERIELLES
 Efficacité personnelle et niveau de
performance
Psychologique
 Sécurité
 Vie de groupe BENEFICES PERTES
 Reconnaissance, statut PSYCHOLOGIQUES PSYCHOLOGIQUES
 Pouvoir, autonomie
Mettre en Oeuvre
le
Projet
Phase III
Persona
Le Suivi du projet
Fiche Action Suivi du chemin cri tique

Suivi de projet
Mise à jour et révision du planning

Avec équipe projet
Point d ’avancement
avec bycomité
Exclusive worldwide distribution de pilotage
Persona, Inc. 2001© 2000 Open ‘Act © Persona
Le processus de suivi & contrôle : Délais
1. Mesurer l’avancement
des tâches
3. Projeter
2. Faire le point
à achèvement
4. Envisager
des scénarios
5. Valider
un scénario
Faire face à un Retard
RENEGOCIER LES DELAIS COMPRIMER LE PLANNING
 Conflits  Délais autres projets  Qualité  Risques
REPORTER LIVRABLES NON AFFECTER PLUS DE

PRIORITAIRES RESSOURCES
 Délais  Satisfaction  Coûts  Délais autres projets

Le suivi des actions/ Planning initial
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
Le suivi des actions :Mesure des écarts
Temps passé /
consommé
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F % de réalisation
de la tâche
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
La courbe d’avancement / ligne brisée
Tâche A
Tâche B
Tâche C
Tâche D
Tâche E
Tâche F
t1 t2 t3 t4 t5 t6 t7 t8 t9 t10 t11 t12
Suivi & contrôle des coûts & délais : Les courbes en S
Coûts
Coûts Réel des
Travaux Effectués
(Ressources Coût Budgété du
consommées) Travail Prévu
(Planning de
référence)
Coût Budgété des

Travaux Effectués
(Avancement du projet)
Point Fin prévue

d’avancement du projet
Les courbes en S
CBTP
CRTE
Écart en Coût Écart en production
CBTE
Écart en Délai
Fin prévue
Point
du projet
d’avancement
Le processus de management de la qualité
1. Expression claire des besoins du client

et de la solution les satisfaisant
2. Définition de la qualité 3. Définition des méthodes et

des produits et services à fournir procédures utilisées pour assurer la
qualité des produits et services à fournir
4. Contrôle de la qualité des produits 5. Contrôle du respect des méthodes et

et services fournis procédures définies
6. Mesure de la satisfaction des besoins du

client face à la solution apportée
Le processus de management de la qualité
1. Expression claire des besoins du client
et de la solution les satisfaisant
2. Définition de la qualité 3. Définition des méthodes et

Plan Qualité procédures utilisées pour assurer la
des produits et services à fournir
qualité des produits et services à fournir
4. Contrôle de la qualité des produits 5. Contrôle du respect des méthodes et

et services fournis procédures définies
Recettes et revues Audit Qualité

Décomposition Procédures
du projet en livrables 6. Mesure de la satisfaction des besoins du Assurance Qualité
client face à la solution apportée
Bilan de projet Enquête satisfaction
Conclure
le
Projet
Phase IV
Persona
Les enjeux de la conclusion du projet
Facturer les livrables finaux !

S’assurer de la satisfaction finale du client
Délivrer des recommandations
Passer le relais
 au client (autonomie des utilisateurs)
 à la maintenance
Ne plus être « pollué » par des queues de projet
Évaluer la performance du projet
 Coûts
 Délais
 Qualité
Capitaliser l’expérience
Reconnaître les efforts des intervenants
… Faire la fête
Savoir conclure au bon moment
Les objectifs et résultats escomptés du projet sont atteints ?

Les bénéficiaires (utilisateurs, cibles) sont autonomes : les TSF ont
été faits (documentation, maîtrise des processus…)
Le projet occupe désormais moins de 5% de mon temps
Le top management considère le projet comme achevé
Les problèmes et questions qui se posent désormais n ’étaient pas
dans la définition initiale du projet
Phase IV : CONCLURE LE PROJET
1 Que devons-nous transférer, à qui,

quand et comment ?
TRANSFERT
2 Les résultats et le produit du projet

sont-ils stables et pérennes ?
PERIODE D’OBSERVATION
Pouvons-nous réceptionner
3 définitivement le projet ?
RECEPTION DEFINITIVE
4 Quel bilan pouvons-nous tirer ? BILAN DU PROJET
L’analyse de la performance et le bilan
Bilan de projet
 Coûts
 Qualité
 Objectifs & Performance produit
 Satisfaction client
 Délai
Analyse des processus clés
 Définition du projet
 Planification
 Analyse et maîtrise des risques
 Gestion & développement des ressources humaines
 Gestion de la technique / innovation
 Suivi & contrôle du projet
 Management du changement
Capitalisation des nouveaux acquis
 Qu’avons-nous appris ?
 Que devons-nous faire autrement désormais ?
Annexes
&
Ressources
Persona
Management hiérarchique / projet
Management hiérarchique Management de projet
Gère des process répétitifs et fournit Elabore et fournit de nvx produits, met
des produits /services standards en place de nvx process
Possède plusieurs objectifs Surfocalise sur un objectif
Continu Durée de vie limitée

Management de personnes plutôt Management de personnes plutôt
homogènes hétérogènes
Faible incertitude quant aux résultats Forte incertitude quant aux résultats
escomptés, les coûts, le temps... escomptés, les coûts, le temps...
S ’intègre dans les structures de En dehors des structures habituelles
l ’organisation de l ’organisation
Renforce et pérennise les pratiques Remet en cause les pratiques
établies traditionnelles
Structures d’entreprise et Management de projet
Type de structure &
Matricielle
caractéristiques des
projets Hiérarchique Par projet
Faible Equilibrée Forte
Autorité du Faible ou Faible à Modérée à Elevée ou

manager de projet Limitée
inexistante modérée élevée totale
Plein
Disponibilité du
temps Plein
manager de projet / Mi-temps Mi-temps Plein temps
projet multi- temps
projets
% de collaborateur
affecté à temps Quasi nul 0-25% 15-60% 50-95% 85 à 100%
plein aux projets
Les finalités du cycle de vie projet
Piloter l’avancement d ’un projet
Disposer de points de contrôles
Avoir une vue d’ensemble
Avoir un langage commun
Maîtriser la qualité du projet
Garantir la méthodologie auprès du client
Faciliter la maîtrise du projet et l ’anticipation des événements
et risques
Pouvoir capitaliser l’expérience à partir de référents
communs
Phases et étapes du cycle de vie d’un projet
ACTEURS CYCLE DE VIE CYCLE de DECISION LIVRABLES
Demandeur Phase initiale Fiche de demande
Maître d’ouvrage de service
Formalisation de la demande
Directeur de projet
Décision de lancement
de l’étude préliminaire
Demandeur 1. Étude préliminaire Dossier d’étude
Maître d’ouvrage • Étude d ’opportunité ou d’appréciation préliminaire
Directeur de projet Fiche projet
Expert • Lancement du projet
Note de lancement
Décision de lancement
2. Étude préalable de l’étude préalable
Comité de pilotage Fiche projet
Directeur de projet • Définition et organisation de projet complétée
Maître d ’œuvre Dossier d’étude
• Conception d’ensemble
Responsable projet préalable
Groupe(s) utilisateurs • Élaboration cahier des charges Cahier des charges
Choix d’un scénario
Cadre de conception
Comité de pilotage 3. Conception Spécifications
Directeur de projet • Préparation fonctionnelles
Responsable projet • Conception générale & cConception détaillée Plan de comm°
Equipe projet Maquette / prototype
Groupe(s) utilisateurs
• Plan de réalisation Validation du dossier Plan de formation
Expert
4. Réalisation de conception et du Cadre dederéalisation
Dossier réalisation
Comité de pilotage plan de réalisation Programme de
Directeur de projet • Étude technique formation
Responsable projet
Equipe projet
• Fabrication Produit
PV de qualification
Groupe(s) utilisateurs • Vérification maîtrise d’œuvre& d ’ouvrage Décision de mise en PV de réception
Expert/Fournisseur(s)
Comité de pilotage 5. Mise en œuvre pilote œuvre ( pilote ) provisoire
Bilan de mise en
œuvre pilote
Directeur de projet • Vérification en service régulier Communication sur
Responsable projet Décision de
généralisation
Equipe projet 6. Généralisation généralisation Formation
Responsable(s) du • Organisation de la généralisation PV de réception
(des)site(s) • Généralisation définitive
concerné(s) Réception définitive
Utilisateurs
Comité de pilotage 7. Fin de projet du projet Bilan de fin de projet
Directeur de projet • Bilan Communication sur
Responsable projet • Arrêt du projet fin de projet
Equipe projet Décision de clôture
Le Cycle de vie Projet Installateur Télécom
LIVRABLES
ELABORATION DE Offre
Besoins du Client
SOLUTION
Plan Qualité Projet

Spécifications
SPÉCIFICATIONS tech. techniques (collecte,
CONCEPTION prototype) - Plans
Formation
DÉVELOPPEMENT
INSTALLATION Recette provisoire
Recette définitive
FIN DE PROJET Bilan de projet
MAINTENANCE
Bilan de
ET EXPLOITATION maintenance
DEMARCHE EN 6 PHASES
PHASE 3 : SPECIFICATIONS TECHNIQUES - CONCEPTION
P3 Spécifica tions techniques
Conception
E1 Collecte de données
E2 Spécifications techniques
et cahiers de recette
E3
Plan
Plan de
de formation
formation
E4
Prototypes d’évaluation
Revue de spécifications
J1
techniques
E5
Conception
J2 Revue de conception
DEMARCHE EN 6 PHASES
PHASE 4 : DEVELOPPEMENT - INSTALLATION
P4 D é ve lop p e m e nt - I nsta lla tion
E1 Développement de logiciel
spécifique
E2 Intégration usine
J1 Recette usine
E3 Formation du Client
E4 Installation site pilote
J2 Recette site pilote
E5 Déploiement - Installation
J3 Recette provisoire
Cycle de vie d’un projet de développement nouveau produit
LANCEMENT
COMMERCIALISATION
CIAL
PRODUCTION
Phase
Phase
FIN
OPPORTUNITE
DE VIE
Phase Phase Phase
ANALYSE PREPARATION PRODUCTION
MARKETING COMMERCIALE SERIE
Phase
Phase
PRODUCTION
SPECIF.
PILOTE
Phase Phase
DEV. DEV
MAQUETTE PROTOTYPE
E1 : Analyse de la situation
Définir le périmètre de réflexion : QQOQQCCP
 Quoi
 Qui
 Où
 Quand
 Comment
 Combien
 Pourquoi ?
E1: WBS et cycle de vie
7
2
1
DEFINITION PLANIFICATION MISE EN OEUVRE CONCLUSION
Persona
Exclure les comportements

Plan(s) de maîtrise du changement
Récompense hors jeu

Résistances
Renforcer
& alignement
Cibles
Valoriser les efforts

Méthodologie de conduite du changement
Montrer les résultats et

Impact Formation bénéfices
Favoriser l’émergence
D’une nouvelle culture
Flexibilité Org
Rel. Sociales
Accompagner
Culture Montrer l’engagement de la

Exclusive worldwide distribution by Persona, Inc. 2001© 2000 Open ‘Act ©
direction
Aligner les systèmes et
Histoire Com. procédures
Développer les
compétences
Problématique du changement
État Avocats
Déployer le plan de com.
Transitoire et experst
Stratégie Acteurs
Impliquer les cibles
Focaliser
État Agents du Montrer l’engagement de la
Cible changement direction
Gérer les partenaires
sociaux.
État
Sponsors
Actuel Créer un sentiment
d’urgence
Implémenter
Préparer
Identifier
Intensité des résistances: Impact culture / pouvoir
Conséquences Politiquement Politiquement Politiquement

du changement déstabilisant neutre bienvenu
Peu de résistances
Changement Dépend de la
si volonté et
culturellement Résistance élevée flexibilité
leadership forts du
fort de l ’entreprise
top management
Dépend de
l ’ampleur du
Changement
changement Renforcement
culturellement Peu de résistances
politique et des positif
acceptable
personnalités
impactées
Les Comportements des Cibles
Attitude
Constructif Destructif
Ouverte CRITIQUE TERRORISTE
Communication INDECIS
Fermée
SCEPTIQUE SABOTEUR
Team Management Skills
1. Communiquer une vision claire et challegeante du projet à aux
membres de son équipe en démontrant son engagement total
(VISION).
2. Motiver les membres de l'équipe en valorisant leurs contributions
et les associant à la réussite du projet (MOTIVATION). Vision
3. Leur délivrer le niveau d'autonomie, de liberté et d'initiative ad hoc

(AUTONOMIE). Ouverture Motivation
4. Clarifier les responsabilités de chacun, apporter et garantir la

méthodologie dans l'organisation et la gestion du projet Soutien Autonomie
(ORGANISATION).
5. Assurer l'efficacité de la communication et l'ouverture des Organisation
échanges au sein de l'équipe (OUVERTURE).
6. Apporter le soutien nécessaire à l'équipe projet tant au niveau
individuel et technique qu'au niveau collectif et politique (SOUTIEN).
Change Leadership
1. L'analyse des besoins des utilisateurs et leur prise en compte
spécifique dans la démarche projet (COMPRÉHENSION).
2. Un effort spécifique de pédagogie et de communication auprès
des utilisateurs sur les enjeux, objectifs bénéfices et démarche
du projet (ADHÉSION).
Compréhension
3. La valorisation des contributions des utilisateurs au projet de
changement et la mise en avant rapide de premiers résultats Mobilisation Adhésion
(MOBILISATION).
4. L’intégration des besoins des utilisateurs dans le cadre des
Communication Négociation
contraintes et impératifs du projet ainsi que la gestion et
négociation de leurs demandes (NÉGOCIATION).
Stratégie
5. L’information régulière des utilisateurs au travers d’une
communication adaptée (COMMUNICATION).
6. La mise en place de stratégies d’alliance et l’utilisation des
soutiens ad hoc pour assurer la légitimité du projet et lever les
résistances éventuelles(STRATÉGIE).

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5 Combien cela peut-il rapporter ?

Comment « vendre » le projet et

RECUEILLIR FLOW CHART ORDINOGRAMME

ENTRETIENS INDIVIDUELS Perception

 Pourquoi voulons réaliser ce projet ?

 Quel est le résultat escompté concret du

Finalités Technique de clarification

3.3. PLAN DE TRAVAIL

Fondations & Electricité / Peintures &

Plan général Permis de construire Terassement Charpente Réseau électrique Platres

Comité de pilotage NIVEAU DE PILOTAGE

5.2. Analyse Préliminaire des Risques

5.3. Analyse des Impacts du Projet

•Rapports d’études, enquêtes, interviews, benchmark,

•Organigramme technique premiers niveaux

Ce que ne comprend pas Livrables PERIMETRE DU PROJET

Qu’est-ce qui doit être fait ? Comment

2 Qui doit être responsable de quoi ?

3 Quand doivent être menées les

4 Quelles sont les ressources à allouer /

5 Quelles sont les risques et

Comment informer les différents

1. Refonte 2. Formation, Mouvements 3. Rationalisation 4. Mise en place d'une

1.2. MEP SAP

4.1.3. Annonce externe

Décliner et décomposer 4.1.4. Sélection

chaque axe de travail en 4.1.5. Intégration

membres de l ’équipe projet

3 1.1. Collecte de données 1.2. Spécifications techniques 1.3. Prototypage

4 1.1.1. Présentation de la démarche

1.1.2. Collecte des paramètres

1.1.3. Collecte de l'existant

1.1.4.Collecte de l'env. techn

1.1.5. Collecte / plan de formation

1.1.5.1. Définition du profil utilisateurs et de leurs tâches

Responsable Responsable ADV Responsable

4.1.1. Rédige le profil Délivre les éléments Valide le profil de

Responsabilité Le responsable d’un élément est celui qui

Lister les actions et tâches à partir

 Calcul des dates au plus

3. Affectation des ressources

Planning Plans de charge

2. EVALUER Probabilité Menace

Prévenir : Réduire ou éliminer la menace

Actions de traitement engagées

MENACE Caractéristiques clés :

Gravité = Probabilité de la menace X Poids de l’impact

Déporter pour tout partie Assumer le risque en toute

• Gantt Chart détaillé ( planning de référence)

5 ANALYSE DES RISQUES

Planification, clarification des objectifs, réalisation de tâches

3. ADAPTATION Planification de tâches plus complexes sur le long terme