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Fondamentaux Organisation Evenement
Fondamentaux Organisation Evenement
16 et 17 Septembre 2008
Sciencescom / Gilles POUSSIER pour CNRS
Objectifs
2 Objectifs :
Dfinir lvnementiel. Apporter les fondamentaux et une mthode pour lorganisation dvnement.
Sommaire
A - Dfinitions et cadre
Dfinitions Les types dvnement Les 12 postes budgtaires Les risques Les niveaux de prestation
A1 - Dfinitions
Origine latine : evenire (accident ponctuel) Df Larousse : faits marquants, relatif un vnement particulier v ou v (acadmie franaise 75-87) Lvnementiel appartient lunivers de la communication hors mdia Ce mode de communication est bas sur la rencontre et le rassemblement des fins de transmissions de message : Humain.
5 Evnementiel / Sciences Com Services Sept 2008
A1 - Dfinitions
Les mtiers du hors mdia :
Le marketing direct, les relations publiques, les relations presse, le marketing oprationnel, le tourisme daffaires, lvnementiel, la production audiovisuelle, le multimdia, la promotion des ventes, le design, les stands, ldition
6 Evnementiel / Sciences Com Services Sept 2008
En secteurs professionnels
Colloques, congrs, expositions, salons, tourismes daffaires, symposiums
Grand public
Animations de stand, vnements historiques, culturels et sportifs, animations commerciales, tournes promotionnelles, vnements de rue
A4 - Les risques
Hors risques exclus des polices dassurances 1 - Risques lis lunicit dinstant 2 - Risques lis aux lieux et aux accidents 3 - Risques lis aux regroupements humains 4 - Risques de dpassements budgtaires 5 - Risques lis aux vols et effractions 6 - Risques couverts par les assurances : RC, weather day, homme clef
Rglementation du voyage : succession de 2 prestations de forfait.
ds quun interlocuteur dit faire de lvnementiel : faites lui prciser ce quil entend par vnementiel
5 niveaux
gestion
artistique
2 - Producteur dvnement
B1 - Quelle est son utilit ? B2 - Comment se rdige un cahier des charges ? B3 - Exemples
B3 - Exemples
C - CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - La gestion de projet dvnement C3 - Le chiffrage dvnement
C1 - La conception dvnement
Mthodologie (plan de recommandation):
Analyse du contexte :
Objet, objectifs, cibles, donnes numriques fixes Recherches (internet, supports, questions)
Analyse de la demande
Questions (prise de brief) Reformulation de la demande
Brain storming (thme, axes, ide, identit) Rdaction avec dclinaisons du thme Adaptation selon les contraintes
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CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement
C2 - Le chiffrage dvnement
Mthodologie : Achats
Analyser les postes dachats Estimer par masses Acheter (cahier des charges, base de donne, devis, ngociation)
Ressources humaines
Analyser les actions Estimer les temps et planifier Dispatcher les comptences
21 Evnementiel / Sciences Com Services Sept 2008
CAS PRATIQUES
C1 - La conception dvnement C2 - Le chiffrage dvnement C3 - La gestion de projet dvnement
D - Un vnement co-conu
Cest un vnement dont la conception dorigine permet de diminuer lempreinte cologique. Cest dans la conception et les cahiers des charges que soprent la mutation.
D - Un vnement co-conu
Avant Aprs
Moquette utilise 1 fois Rutilisation Consommation de fluides ss limites Sensibilisation des quipes et leds Traiteur classique Produits locaux Impression large Comptage prcis