POURQUOI CE CAHIER DAPPRENTISSAGE?

Nous croyons quil faut dabord et avant tout comprendre ce quoi peut servir un logiciel. Si on le trouve utile, on sera intress dapprendre lutiliser. Cest le principe qui a guid la rdaction de ce livre : fournir aux tudiants et aux professeurs des exercices rellement utiles et rutilisables. Comme vous le constaterez en parcourant ces pages, vous remarquerez que la grande majorit des classeurs peuvent tre crs et utiliss la maison ou au bureau. Vous pourrez les adapter vos besoins et ainsi explorer de faon plus constructive les diffrentes facettes dExcel. Nous vous encourageons rutiliser et modifier le plus possible les exercices fournis avec ce livre. Cest la meilleure faon dapprendre. Vous trouverez aussi un index la fin du livre. Nous vous encourageons y chercher les informations dont vous avez besoin. Ce livre est une rfrence assez complte dExcel et lindex vous permettra de trouver plus rapidement les sujets ou les informations pertinentes. Nous vous encourageons aussi fortement nous faire part de vos commentaires, et des exercices que vous aimeriez voir figurer dans ces pages afin que nous puissions amliorer les versions subsquentes de ce livre. Bon travail! Julien Lacombe NOTE : Ce livre couvre la version Office 2007 dExcel. Il couvre les techniques de base et intermdiaires et certaines notions considres comme avances.

Introduction

 QUOI SERT UN CLASSEUR

Un chiffrier lectronique peut servir plusieurs choses, tant au bureau qu la maison. Il sagit en fait dune feuille de calcul compose de cellules, disposes en lignes et en colonnes, dans lesquelles on peut inscrire du texte ou des nombres. On peut utiliser les fonctions du classeur pour faire des calculs, des graphiques, modifier la prsentation des donnes, les imprimer et ainsi de suite. En gros, on peut dire que les chiffriers lectroniques sont bien adapts aux applications de type comptable : budgets, tats financiers, analyses financires, statistiques, etc. Les classeurs peuvent aussi permettre de conserver et de mettre jour des bases de donnes simples de tailles modestes, de faon relativement facile. Ils ne sont cependant pas trs adapts pour grer des bases de donnes moyennes ou grosses, ni des oprations quotidiennes comme la tenue de livres ou un systme de facturation. la maison, les classeurs peuvent tre utiliss pour tenir un budget, conserver un historique de ses placements ou de ses biens, effectuer diffrentes analyses financires (couverture dassurance-vie ou de rgimes de retraite, achat de maison, comparaisons financires) ainsi que quelques autres tches similaires. Au bureau, on peut grer des budgets, conserver des listes ou des transactions, prparer des analyses ou des rapports financiers, prparer des prsentations graphiques et ainsi de suite. On doit cependant garder lesprit que les chiffriers lectroniques, bien quils soient trs populaires, nont pas une utilit illimite. Ds que les besoins deviennent un peu spcialiss, il vaut mieux utiliser un logiciel plus performant, correspondant rellement la tche raliser. En rsum, un chiffrier lectronique est une grande feuille de calcul travers laquelle on se dplace pour disposer du texte, des nombres et des formules. On utilise des menus pour effectuer des tches plus spcifiques, comme enregistrer ou imprimer les documents, en modifier lapparence ou utiliser les fonctions graphiques ou statistiques. Les exercices de ce volume tentent, dans la mesure du possible, de vous prsenter des exemples rutilisables et pratiques. Nous esprons que cela saura faciliter et agrmenter votre apprentissage.

Introduction

MTHODOLOGIE
Ce cahier dexercices se veut principalement pratique. Il aborde les commandes dExcel qui sont les plus utilises, des plus simples vers les plus complexes. Il vous guide travers chaque tape en vous prsentant : 1. Lobjectif : ce que vous allez apprendre est clairement rsum dans le titre de la page. 2. Voici ce quil faut faire : un rsum des commandes et procdures suivre pour arriver complter lexercice. Ce guide ne prtend pas expliquer Excel sous toutes ses coutures mais plutt vous indiquer les grandes lignes essentielles pour raliser les commandes. Il existe sur le march de nombreux livres de rfrence complets expliquant les commandes en dtail. Mme le livre original du logiciel peut servir de rfrence. 3. Un peu de pratique : les exercices prsentent des classeurs utiles, que vous pouvez pour la plupart utiliser la maison ou au bureau dans des applications pratiques. Il sagit l dune des forces majeures de ce cahier dexercices : vos apprentissages ne seront pas vains. Vous verrez immdiatement lutilit dExcel dans des applications concrtes.

Bonne tude.

Introduction

CE QUE VOUS DEVRIEZ SAVOIR

NOTE IMPORTANTE :
Nous supposons que vous tes dj familiers avec lenvironnement Windows, requis pour utiliser Excel. De plus, toutes les commandes rpondant aux standards Windows sont vues plus rapidement dans ce guide car nous supposons que vous les connaissez dj. Si cela ntait pas le cas, nous vous suggrons fortement de vous procurer notre guide dapprentissage de Windows. Nous avons regroup les standards Windows dans ce guide afin dviter de les rpter continuellement dans les volumes spcifiques comme celui-ci. Nous croyons que cette faon de faire est beaucoup plus pratique et surtout, beaucoup plus conomique si vous dcidez dapprofondir plusieurs applications Windows. Avant dentreprendre ltude dExcel, vous devriez regarder lcran et prendre connaissance des diffrents lments ainsi que de leur signification. La page 6 prsente lcran dExcel. La fentre dapplication dExcel est divise en plusieurs sections distinctes. Il y a les zones standards de Windows comme la barre titre, les menus de contrle et de taille (en haut gauche et droite), les bordures et le menu. Vous trouverez ensuite la ou les barres doutils actives dans la partie suprieure de la fentre, juste sous le menu. Dans Excel cependant, il est possible de dplacer les barres doutils un peu partout. Finalement, la dernire ligne de la partie suprieure affiche la cellule courante et son contenu. La ligne du bas contient des informations sur ltat du programme et des donnes. Par exemple, on pourra y retrouver lhorloge gauche et ltat du clavier droite. Chaque classeur sur lequel vous travaillerez sera affich dans une fentre de document. Cette fentre possde donc les mmes caractristiques Windows que la fentre dapplication, outre le menu. Vous trouverez en bas et droite les diffrentes barres et boutons de dfilement. Les parties en haut et gauche de la fentre de document sont les bordures de lignes et de colonnes, sous lesquelles se trouve la majeure partie de lcran appele la feuille de travail. chaque intersection dune colonne et dune ligne se trouve une cellule, identifie par la colonne et la ligne. Par exemple, la cellule du coin suprieur gauche de la feuille est la cellule A1. Finalement, chaque classeur est constitu dun certain nombre de feuilles (3 par dfaut). On peut passer dune feuille lautre par les onglets de feuilles, affichs en bas gauche. Vous retrouverez la fin du livre la liste des indicateurs de statut et de mode que lon retrouve en bas droite de la fentre dapplication. Vous pourrez vous y rfrer pour savoir ce quils signifient. Dans Excel, on se dplace gnralement dans la feuille de travail (section du centre) pour aller sur la cellule o lon dsire entrer ou changer quelque chose. On entre nos donnes travers les cellules et on utilise les menus pour effectuer des fonctions autres, comme enregistrer, changer de classeur, imprimer ou faire des graphiques. Vous apprendrez toutes ces techniques travers les diffrents exercices qui suivent.

AUTRES RFRENCES UTILES :

Introduction linformatique du mme auteur, permet des dbutants de sinitier lutilisation dun micro-ordinateur sous Windows. Ce manuel donne une vue densemble de Windows, Word, Excel, Access, Powerpoint et Internet.

Introduction

NOTATION
La notation respecte certains standards travers le guide. Pointeur : Le pointeur est le carr qui se dplace dans lcran et qui identifie la cellule active. Consultez la figure de la page suivante pour lidentifier. Ne pas confondre avec le curseur, qui est la barre clignotante qui vous permet dentrer du texte dans une cellule ou une bote de dialogue. Lorsquon vous demande dappuyer sur une touche, celle-ci est identifie selon la notation des claviers franais, quelques exceptions prs. Ainsi Dbut signifie la touche Dbut (Home), Fin la touche Fin (End) et ainsi de suite. Si on vous demande dappuyer sur la touche Dbut, vous devez appuyer sur la TOUCHE Dbut et non pas sur les lettres D, , B, U, T. Notez aussi que lorsquon demande dutiliser une commande comme Fichier Ouverture, appuyez sur la touche Alt plus la lettre souligne du premier mot; appuyez ensuite sur la lettre souligne de chacun des mots ou groupes de mots suivants, tel quexig dans les standards Windows. Vous pouvez aussi utiliser la souris pour cliquer sur les choix de menu. Notez que les cls spciales sont indiques en caractre gras. Voici la correspondance des cls anglaises dont la signification nest pas vidente :
Arrire chap Dfil Backspace Escape ScrollLock Dbut Fin Maj Home End Shift PgHaut PgBas Entre PgUp PgDn Enter

Cls :

International :

Nous utilisons les formats internationaux pour les nombres et les dates. Ainsi, la dcimale est une VIRGULE et non un point. Le sparateur dlments est le POINT VIRGULE. Les dates sont entres sous la forme AAAA-MM-JJ. Vous devrez adapter le texte en fonction de la configuration de votre classeur ou la modifier. Voyez la page 74 pour plus de dtails ce sujet.

La notation des exercices suit elle aussi quelques standards. ? Dans une cellule, le point dinterrogation (?) signifie que vous devez inscrire une valeur ou une rponse vous-mme. ?F Dans une cellule, le point dinterrogation suivi dun F majuscule (?F) signifie que vous devez entrer une FORMULE dans cette cellule.

Introduction

UN CRAN MICROSOFT EXCEL

Cette page prsente un cran MicroSoft Excel. Vous y trouverez notamment la barre de titre, la barre de menu, deux barres doutils, une fentre de document. Ces diffrents lments serons prsents dans les pages qui suivent. Le menu dExcel ainsi que les capacits de fermeture, douverture, de dplacement et de dimension des fentres suivent les standards de Windows. Les barres de dfilement servent dplacer la feuille de travail, vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Menus et rubans Barre de formule

Colonne Pointeur Onglets de feuille Barre de dfilement

Ligne

Dfilement de feuille

Barre dtat

Les rubans sont affichs sous le menu, en haut. Ils vous offrent de nombreuses fonctions. La barre de formule permet dentrer les formules ou de les modifier. Elle est situe en haut, sous le ruban. Les onglets de feuille sont affichs en bas gauche. Vous pouvez passer dune feuille lautre par les onglets. Une barre de dfilement pour les onglets est affiche gauche. Elle permet de retourner la premire feuille ou la dernire ou de faire dfiler les onglets un par un vers la gauche ou la droite. Finalement, la barre dtat, en bas, prsente des informations sur le logiciel et les diffrentes oprations que vous tes en train deffectuer.

Introduction

CHOISIR SES OUTILS

OBJECTIF :
Les barres doutils permettent dacclrer votre travail.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Avec larrive dOffice 2007, les barres doutils sont relgues aux oubliettes. Elles ont t remplaces par un ruban plus fonctionnel qui regroupe les boutons par tche. Par contre, certains boutons ne sont pas toujours faciles trouver, et vous pouvez personnaliser, un peu, votre cran dExcel. Si vous cliquez sur la petite flche droite de la barre daccs rapide en haut gauche de lcran, vous verrez apparatre de nombreux choix vous permettant dajouter des commandes la barre. Si vous voulez ajouter une commande qui nest pas disponible, utilisez le choix Autres commandes en bas. Vous pourrez alors choisir nimporte quelle commande. Le choix Rduire le ruban fera disparatre compltement le ruban, ce qui nest videmment pas conseill. On refait la mme chose pour le remettre. Loption Afficher en dessous du ruban dplace la barre daccs rapide sous le ruban, ce qui nest pas trs pratique non plus. Si vous affichez la barre sous le ruban, ce choix devient Afficher au dessus du ruban. Le ruban contextuel Dans certains cas, comme lorsque lon cre un graphique, certaines sections sajoutent au ruban, comme dans la figure ci-dessous. Dans cet exemple, on remarque que les options lies la cration dun graphique sont disposes droite, dans une zone identifie par un ombrage vert :

UN PEU DE PRATIQUE
1. Faites disparatre puis rapparatre le ruban. Dplacez la barre daccs rapide sous le ruban et ramenezla sa place. Ajoutez un bouton ou deux la barre daccs rapide.

Saisie des donnes

DPLACEMENTS SIMPLES
OBJECTIF :
Vous devez vous dplacer pour aller sur la cellule o vous voulez inscrire ou modifier des donnes.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Pour dplacer le pointeur, utilisez lune des combinaisons de touches suivantes : Flches : Dbut : Ctrl+Dbut/Fin : Alt+PgHaut/PgBas : Ctrl+PgHaut/PgBas : Ctrl+Gauche/Droite : Ctrl+Haut/Bas : Ctrl+Arrire : PgHaut/PgBas : Tab/Maj+Tab : F5/Ctrl+T : Dplacent le pointeur dans la direction choisie; Coin suprieur gauche de la ligne courante; Coin suprieur gauche/infrieur droit de la feuille active; Un cran vers la gauche/la droite; Une feuille vers le haut/le bas; Prochaine cellule pleine vers la gauche/la droite; Prochaine cellule pleine vers le haut/le bas; Va la cellule active si elle nest pas visible; Un cran vers le haut ou le bas; Une cellule vers la gauche ou la droite; Entrez la cellule dsire puis appuyez sur Entre.

Attention : les touches prsentes ici doivent tre utilises lorsque le mode Prt est actif. Vous verrez ce mot affich en bas gauche dans la barre dtat. Si le mot Entre apparat, ces touches agissent diffremment (voir la page 42 pour plus de dtails).

Vous pouvez aussi utiliser la souris pour dplacer le pointeur, tel quillustr dans la figure suivante. Si lune ou lautre des barres de dfilement napparat pas, cliquez sur le bouton Office puis cliquez sur Options Excel en bas droite. Dans le choix Options avances, vers le centre, vous trouverez la section Afficher les options pour ce classeur. Cochez les cases Afficher la barre de dfilement horizontale, Afficher la barre de dfilement verticale et Afficher les onglets du classeur.

Ces boutons font dfiler les onglets de feuille : dbut, gauche, droite et fin.

Barres de dfilement verticale et horizontale.

Cliquez sur un onglet de feuille pour lactiver.

Glissez cette barre pour rpartir lespace entre la barre de dfilement et la barre donglets.

UN PEU DE PRATIQUE
1. 2. Dans un classeur vide, utilisez les flches pour aller G7. Allez B20. Retournez A1 avec Ctrl+Dbut. Remarquez, lors de vos dplacements, que la cellule active est toujours indique en haut gauche. Descendez dun cran avec la touche PgBas (normalement, vous devriez atteindre une cellule prs de A20, bien que cela dpende grandement de la taille de votre cran et de la fentre dExcel). Allez un cran droite avec la touche Alt+PgBas. Remontez dun cran avec PgHaut. Retournez dun cran vers la gauche avec Alt+PgHaut. Vous devriez tre de retour la cellule A1. Allez G7 avec la touche F5. Allez Z26 par la touche F5. Retournez A1 avec Ctrl+Dbut.

Saisie des donnes

OBTENIR DE LAIDE
OBJECTIF :
Excel offre diffrentes possibilits pour obtenir de laide en cours dutilisation. En voici un rsum.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Pour obtenir de laide gnrale : Appuyez simplement sur la touche F1 sur le clavier ou cliquez le sur bouton daide en haut droite Excel 2007 propose un nouveau systme daide relie Internet. Le contenu est donc mis jour continuellement et le tout se prsente comme une recherche sur Internet. Tapez voter question dans la case vide en haut puis appuyez sur la touche Entre ou cliquez sur Rechercher. Vous pouvez aussi cliquer sur lun des liens prsents dans la zone centrale Vers le fin de lcran daide, on retrouve aussi des liens vers dautres outils daide, comme des modles par exemple. Les boutons en haut permettent respectivement de reculer la page prcdente ou de retourner la page suivante, dannuler le chargement de la page, de rafrachir la page, de retourner la page initiale, dimprimer la page, de modifier la taille des caractres, dafficher lindex et, finalement, de prciser si on veut que la fentre daide demeure pardessus les autres fentres ou pas. .

UN PEU DE PRATIQUE
1. Essayez dobtenir de laide sur une commande en particulier, comme modifier les marges de la page.

Saisie des donnes

SLECTIONNER DES ZONES

OBJECTIF :
Chaque fois que vous voulez effectuer une opration sur une ou plusieurs cellules du classeur, vous devez gnralement slectionner les cellules modifier avant dappeler le menu. Cette page explique comment slectionner une zone.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Pour slectionner une zone de cellules sur une feuille, placez le pointeur de la souris dans LE CENTRE de la premire cellule slectionner. Assurez-vous que le pointeur a la forme dune grosse croix blanche. Ceci est trs important. Ensuite, vous pouvez utiliser ces mthodes :

Enfoncez et maintenez enfonc le bouton gauche de la souris et dplacez le pointeur (dans le sens dsir) jusqu ce que la zone dsire soit slectionne. Cette zone change de couleur, sauf la premire cellule qui conserve sa couleur originale, comme dans la figure droite. Cest normal. Relchez le bouton de la souris, la zone est slectionne. Au clavier, maintenez la touche Maj enfonce et dplacez le pointeur avec les touches de dplacement (voir page 8, sauf la touche F5). La slection peut ainsi tre modifie. Par exemple, cliquez dans une cellule, maintenez la touche Maj enfonce et cliquez rptition sur la flche bas. Vous verrez la slection s'tendre. Pour slectionner rapidement une colonne, une ligne ou toute une feuille Cliquez avec le bouton gauche sur un indicateur de colonne (A, B, C...) en haut du classeur pour slectionner toute une colonne. Dplacez le pointeur vers la gauche ou la droite en maintenant le bouton enfonc pour slectionner les colonnes adjacentes. Cliquez sur un indicateur de ligne (1, 2, 3...) gauche pour slectionner toute une ligne. Cliquez sur le coin suprieur gauche de la feuille ( lintersection de la bordure de ligne et de colonne) pour slectionner la feuille. Pour annuler une slection ou slectionner des zones non adjacentes Pour annuler la slection dune zone, cliquez simplement dans nimporte quelle cellule ou utilisez une touche de dplacement sans appuyer sur la touche Maj. Pour modifier une slection errone, vous pouvez soit recommencer la slection, soit la modifier (en maintenant la touche Maj enfonce et en utilisant les touches de dplacement). Pour slectionner des zones non adjacentes dune mme feuille, slectionnez normalement la premire cellule ou zone dsire. Ensuite, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfonce tout au long des slections subsquentes. Vous pouvez ainsi slectionner autant de cellules, de lignes ou de colonnes que vous voulez sur une feuille. Sachez que bon nombre de commandes ne fontionnent pas sur des slections multiples.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Slectionnez les cellules A4 B6. On pourrait y appliquer du gras ou de lombrag. Slectionnez la colonne B. On pourrait en changer la largeur. Slectionnez la ligne 3. On pourrait en changer la hauteur. Slectionnez la feuille complte puis seulement la cellule E3. Slectionnez les cellules A7, B8 et D9. Slectionnez les zones A1 A5 et C1 C5 (les deux doivent demeurer slectionnes). Cliquez dans A1 pour retirer la slection.

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Saisie des donnes

MENUS CONTEXTUELS
Rappel des standards Windows

OBJECTIF :

Dans Excel, tous les diffrents lments du classeur (une cellule, une zone de cellules, une ligne, une colonne, un classeur, un graphique, le titre dun graphique, les axes) possdent un certain nombre de proprits. Ainsi, une colonne peut avoir une certaine largeur, elle peut tre visible ou non et ainsi de suite. Les menus contextuels permettent de modifier rapidement les proprits des objets et datteindre facilement les commandes utiles.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Slectionnez la zone traiter puis cliquez sur le bouton DROIT de la souris, tout en gardant le pointeur dans la zone slectionne. Vous pourrez modifier les proprits de la zone slectionne et faire un certain nombre doprations, comme la supprimer, la copier ou la dplacer. Une fois le menu contextuel affich, cliquez sur le choix dsir ou utilisez les flches Haut et Bas pour changer de choix, tout comme dans un menu normal. Vous pouvez activer le menu contextuel avec le bouton DROIT de la souris ou en appuyant sur la touche Maj+F10. Les menus varieront selon la slection effectue. Si vous dsirez affecter une colonne entire, cliquez sur la lettre de la colonne, dans la bordure suprieure. Si vous dsirez affecter une ligne entire, cliquez sur le chiffre de la ligne, dans la bordure de gauche. Si vous cliquez seulement sur quelques cellules dans une ligne ou une colonne, certains choix ne seront pas disponibles. Notez aussi que le menu contextuel est maintenant divis en deux parties. La partie du haut prsente les commandes habituelle de format de cellule, incluant la police, le motif et quelques formats dalignement et de nombres. La partie du bas prsente plutt des commandes gnrales, adaptes lobjet que vous venez de cliquer.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Cliquez sur une cellule avec le bouton droit de la souris. Voyez comme vous obtenez un menu similaire celui prsent gauche plus haut, sauf que les choix Hauteur de ligne, Masquer et Afficher ne sont pas prsents. Cliquez maintenant sur un numro de ligne, dans la barre gauche, toujours avec le bouton droit. Vous devriez obtenir un menu identique celui prsent plus haut. Essayez maintenant en cliquant plutt sur une lettre de colonne, dans la barre suprieure. Remarquez que le choix Hauteur de ligne est remplac par Largeur de colonne. Finalement, cliquez avec le bouton droit sur une des barres doutils en haut. Voyez comment vous obtenez la liste des barres doutils.

Saisie des donnes

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ENTRER DES DONNES

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :
Allez sur la cellule dsire puis entrez les informations souhaites. Vous pouvez entrer du texte, des nombres ou des dates. Nous verrons plus tard comment entrer des formules. Normalement, vous voyez apparatre dans la barre de formule, en haut gauche, les caractres au fur et mesure que vous les tapez au clavier, comme dans la figure prsente droite. Le X annule votre saisie tandis que le crochet lenregistre. Le bouton Fx sera explor plus loin. Pour corriger une erreur, vous pouvez simplement taper la bonne donne par dessus la donne dj saisie. Pour des instructions plus dtailles concernant les corrections, voyez la page 42. Si la barre de formule nest pas visible, cliquez sur le ruban Affichage puis le bouton Afficher/masquer puis cochez la case Barre de formule. Vous pouvez ainsi voir ce que vous tapez et faire des corrections dans la barre.

Important : appuyez sur la touche Entre ou Tab pour complter votre saisie, ou sur la touche chap pour lannuler. Si vous ne compltez pas une saisie, la majorit des commandes du menu ne seront pas disponibles. Vous aurez alors limpression dtre bloqu. Dans ce cas, appuyez quelques fois sur la touche chap pour tout annuler et essayez nouveau.

Pour inscrire un nombre, najoutez aucun format, espace, symbole montaire ou autre. Tapez simplement le nombre dsir, en ajoutant la dcimale et les chiffres aprs la dcimale si ncessaire. Exception : il est prfrable dentrer les pourcentages en ajoutant directement le symbole % comme dans 15%.
Important : vous devez utiliser le point OU la virgule, selon la configuration de votre Windows. En gnral, en franais, on doit utiliser la virgule. Cependant, si vous tapez vos nombres sur le pav numrique droite du clavier, Excel convertira le point en virgule si votre sparateur dcimal doit tre la virgule. Notez cependant que cette intressante caractristique ne fonctionne PAS dans les menus mais seulement lorsque vous faites une saisie dans une cellule.

Pour inscrire une date, tapez-la simplement en respectant le format dtermin par votre Windows. En gnral, les dates sont entres sous la forme aaaa-mm-jj ou jj-mm-aaaa dans Windows franais. Par exemple, le 16 janvier 2008 sinscrit 2008-01-16 ou parfois 16-01-2008, selon la configuration de votre Windows. Avec Excel, lorsque vous appuyez sur la touche Entre, le pointeur passe la cellule suivante, vers le bas. Pour modifier cette option, utilisez Options Excel partir du bouton Office puis cliquez sur Options avances. Dans les options ddition, au dbut, dsactivez la case Dplacer la slection aprs validation pour ne pas que le pointeur se dplace lorsque vous appuyez sur Entre. Vous pouvez aussi modifier la direction du dplacement et choisir entre Haut, Bas, Gauche et Droite, mais ce nest pas recommand. En effet, pour saisir une donne et aller droite, vous pouvez utiliser la touche Tab au lieu de la touche Entre. Pour monter, utilisez Maj+Entre. Pour aller gauche, utilisez Maj+Tab.
Truc : si vous voulez faire un changement de ligne lintrieur dune cellule un endroit prcis, appuyez sur la combinaison Alt+Entre. Le curseur changera de ligne et vous pourrez continuer crire.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Voyez la page suivante.

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Saisie des donnes

ALIGNER LE TEXTE DANS UNE CELLULE

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :
Pour modifier lalignement HORIZONTAL dune cellule : Le ruban Accueil offre des boutons pour lalignement gauche, centr et droite. On peut aussi dcaler le texte vers la droite ou le ramener vers la gauche en augmentant ou en rduisant le retrait gauche avec les deux boutons qui suivent. En cliquant sur le petit bouton en bas droite de la zone Alignement, vous pourrez choisir dautres alignements horizontaux : Les choix Justifi et Distribu sont similaires, sauf que le choix Justifi laisse la dernire ligne aligne gauche tandis que le choix Distribu tentera dgaliser les mots, mme sur la dernire ligne. Si elle se termine par un seul mot (comme dans lexemple ci-dessus) alors ce mot sera centr. Il est inutile de cocher la case Renvoyer la ligne automatiquement si on utilise Justifi ou Distribu car cest automatique. Cette case permet aussi de faire revenir le texte sur plusieurs lignes, mais on peut alors choisir daligner le texte gauche, au centre ou droite. Pour modifier lalignement VERTICAL dune cellule : Le ruban Accueil offre des boutons pour lalignement vertical haut, centr et bas. En cliquant sur le petit bouton en bas droite de la zone Alignement, vous pourrez choisir parmi les autres options dalignement vertical, soit les alignements Justifi et Distribu. Pour modifier les autres types dalignement dune cellule : Le ruban Accueil offre un bouton pour modifier lorientation du texte. Le choix Format de cellule Alignement vous amne la bote de dialogue dalignement, o vous pourrez prciser langle exact dorientation de votre texte. Finalement, la case Ajuster permet de rduire la police dune cellule si le texte devient trop large pour tre affich totalement dans la cellule. Voyez lexercice 4 la page 17.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Crez le classeur RESSOURCES sans ajuster les largeurs de colonnes. Lorsque vous entrerez les donnes dans la colonne B, celles de la colonne A seront partiellement caches, mais toujours valides. La page 15 indique comment largir les colonnes. La page 18 indique comment enregistrer votre travail.
A 1 2 3 4 5 Nom LAvocat, Louise Anderson, Pierre Dubois, Louis B C Liste de mes ressources Titre Tlphone Avocat 563-7171 Comptable 221-7346 Assureur 346-3450 D Dossier 9601A 9612B 9605B E Ouvert le 2007-01-05 2007-12-05 2007-05-03

Saisie des donnes

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CENTRER ET FUSIONNER DES CELLULES

OBJECTIF :
Cette page explique comment centrer ou fusionner plusieurs cellules.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Deux solutions soffrent vous. Dans tous les cas, vous devez inscrire le texte centrer dans la cellule la plus gauche de la zone. Par exemple, pour raliser le titre Liste de mes ressources de lexercice prcdent, vous devez inscrire la phrase dans la cellule A1 mme si elle apparat dans B1. Une fois le texte centrer inscrit correctement, vous slectionnez les cellules travers lesquelles vous dsirez que le texte apparaisse. Dans lexemple, il faudrait slectionner A1 E1. Vous pouvez ensuite utiliser lune des mthodes suivantes : Le ruban Accueil offre un bouton pour fusionner les cellules. En cliquant sur la petite flche droite du bouton, vous aurez les choix prsents dans la figure, droite. Le choix Fusionner et centrer colle ensemble TOUTES les cellules de la slection pour nen crer quune seule, centre. Le choix Fusionner fusionne les cellules, sans les centrer, mais en traitant chaque ligne de la slection sparment. Le troisime choix, Fusionner les cellules, cre une seule cellule avec la zone slectionne, sans centrer. Finalement, le choix Annuler permet denlever la fusion et de remettre les cellules individuelles. Lautre option consiste choisir Centr sur plusieurs colonnes comme alignement horizontal. Le rsultat sur papier sera le mme, mais pas dans les cellules. La premire mthode consiste fusionner les cellules. Cest--dire que les cellules ne font plus quune. Une fois plusieurs cellules fusionnes, vous pouvez choisir lalignement dsir (gauche, centr ou droite par exemple) et appliquer un format unique pour la cellule. De plus, les cellules peuvent tre fusionnes horizontalement et/ou verticalement. La seconde mthode indique Excel que vous voulez centrer le texte de la premire cellule dans le centre des cellules slectionnes. La grande diffrence est que les cellules demeurent indpendantes et que le centrage est effectu sur chaque ligne. Les deux mthodes sont bonnes mais seule la seconde permet de centrer rapidement plusieurs lignes.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Crez le tableau suivant sur une feuille vierge. Slectionnez A1 E3 et choisissez Fusionner et centrer. Voyez lavertissement que vous obtenez. Cliquez sur OK. Vous navez maintenant quune seule immense cellule de A1 E3 et vous avez perdu le texte de toutes les cellules sauf A1. Appuyez sur Ctrl+Z pour annuler cette commande et utilisez plutt lalignement horizontal Centrer sur plusieurs colonnes. Voyez comment les titres sont centrs sur chaque ligne, surtout sur la ligne 3.
A 1 Premier titre 2 Second titre 3 Troisime titre B C D E

Autre titre

2.

Essayez de reproduire ces alignements :

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Saisie des donnes

GRER LES COLONNES

OBJECTIF :
Pour masquer, afficher ou modifier la largeur dune ou de plusieurs colonnes.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Pour ajuster la largeur des colonnes Cliquez ici et dplacez pour ajuster la largeur. Double-cliquez pour un ajustement automatique. Glissez compltement vers la gauche pour masquer la colonne. Ce curseur indique que vous pouvez restaurer la colonne masque.

Note : durant lajustement, la largeur prcise est affiche en haut droite de lcran. Si la bordure de colonne napparat pas en haut du classeur, cliquez sur le ruban Affichage, puis sur le bouton Afficher/Masquer. Assurezvous de cocher loption Titres.

Pour afficher de nouveau une colonne masque, dplacez le curseur de souris juste un peu droite du trait vertical o est situe la colonne masque. Vous remarquerez quil devient double un moment donn (comme dans la figure cidessus). Double-cliquez pour ajuster automatiquement la largeur ou dplacez-la jusqu la largeur dsire. Vous pouvez ajuster les largeurs par dautres techniques. Dabord, slectionnez la ou les colonnes ajuster. Ensuite, dans le ruban Accueil, cliquez sur le bouton Format : Utilisez Largeur de colonne pour entrer une largeur prcise (en pica, une mesure assez obscure) pour les colonnes slectionnes. Cliquez ensuite sur OK. Cette technique est pratique si vous voulez vous assurer que plusieurs colonnes aient exactement la mme largeur. Si vous avez activ le mode Mise en page, la mesure des colonnes sera en centimtres. Le choix Ajuster la largeur de colonne permet dajuster la largeur en fonction du libell le plus large de chaque colonne. Le dfaut de cette technique est que lajustement est parfois trop juste. Par contre, une fois cette largeur minimale dtermine, il est facile de lajuster manuellement. Le choix Largeur par dfaut permet de modifier la largeur par dfaut pour une feuille. Toutes les colonnes qui nont jamais t ajustes avant verront leur largeur modifie. Pour masquer ou afficher de nouveau des colonnes Vous pouvez masquer une colonne pour ne pas limprimer. Par exemple, pour imprimer les colonnes A et C sans imprimer la colonne B, il suffit de la masquer avant dimprimer. Masquer une colonne ne supprime pas les donnes qui sy trouvent. Une fois limpression termine, vous pouvez donc afficher la colonne B de nouveau. Pour masquer une colonne, cliquez sur la lettre de la colonne avec le bouton droit et choisissez Masquer. Vous pouvez afficher une colonne masque en slectionnant la colonne immdiatement gauche et celle immdiatement droite de la colonne masque et en cliquant avec le bouton droit sur lune des lettres de colonnes, choisissez Afficher.

UN PEU DE PRATIQUE
1. 2. Ajustez les colonnes de lexercice de la page 16. Tentez de masquer la colonne B et de lafficher de nouveau. Masquez la colonne A et raffichez-la.

Saisie des donnes

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GRER LES LIGNES

OBJECTIF :
Excel ajuste automatiquement les hauteurs de lignes chaque fois que vous ajoutez, modifiez ou supprimer un lment sur une ligne. En gnral, la ligne est assez haute pour contenir llment le plus haut de la ligne. La taille de la police de caractres utilise est, gnralement, le facteur dterminant. Si vous ajustez une ligne manuellement (avec la souris ou le menu), Excel ne soccupe plus dajuster cette ligne si vous changez quelque chose par la suite. Pour cette raison, il est en gnral dconseill dajuster la hauteur des lignes et de laisser Excel sen occuper. Pour les rares occasions o vous voudriez les ajuster manuellement, voici comment.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Lajustement des lignes est sensiblement le mme que pour les colonnes. Notez que la hauteur saffiche en haut gauche durant lajustement. Cliquez et dplacez pour afficher une ligne masque. Double-cliquez pour lajuster automatiquement. Voyez la forme en double-trait du pointeur. Cliquez ici et dplacez pour ajuster la hauteur. Double-cliquez pour remettre la hauteur par dfaut. Glissez compltement en haut pour masquer la ligne. Dautres techniques sont disponibles. Slectionnez dabord la ou les lignes ajuster. Utilisez ensuite le bouton Format du ruban Accueil puis utilisez lune des commandes suivantes : Le choix Hauteur de ligne permet dentrer la hauteur dsire pour les lignes slectionnes, en points. Rappelons que 72 points galent un pouce. Ainsi, si vous spcifiez une hauteur de 36 points, votre ligne aura pouce de haut. Si vous dsirez remettre une ligne en mode automatique, utilisez Ajuster la hauteur de ligne. Si vous dsirez vrifier toute la feuille, slectionnez la feuille entire (en cliquant dans le coin en haut gauche de la feuille) avant dutiliser la commande prsente. Toutes les lignes seront ainsi ajustes. Il est FORTEMENT dconseill dentrer des donnes double interligne dans un classeur dans le but de larer, car cela vous causera de NOMBREUX problmes. Augmentez plutt la hauteur des lignes pour crer leffet de doubleinterligne. Pour masquer ou afficher des lignes, voyez les techniques prsentes pour les colonnes. Une autre mthode pour masquer ou afficher les lignes et les colonnes consiste utiliser les commandes offertes dans le choix Masquer & afficher du bouton Format du ruban Accueil, tels que prsents droite.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Ajustez automatiquement les deux premires colonnes du classeur RESSOURCES en slectionnant dabord uniquement les cellules A1 B2. Essayez en slectionnant ensuite uniquement A4 B4. Essayez finalement en slectionnant par les bordures de colonnes. Voyez-vous comment lajustement diffre dune fois lautre? Essayez en augmentant lespace entre les colonnes. Pour terminer, ajustez manuellement une colonne. Ajustez la hauteur des lignes pour donner limpression que le classeur RESSOURCES est double interligne. Replacez la hauteur normale. Masquez la colonne B en utilisant toutes les mthodes possibles (le bouton et la souris). Affichez nouveau cette colonne et faites de mme avec la deuxime ligne.

2.

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EXERCICES : ALIGNEMENTS, COLONNES

1. Dans lexemple qui suit, notez la diffrence dalignement entre le premier et le second tableau au niveau de lalignement vertical des mots du titre. Dans le tableau du bas, ils sont centrs verticalement.
Partie Samedi AM Nombre de joueurs 23 Nombre de joueurs 23 ge moyen des joueurs 12 ge moyen des joueurs 12 Entraneur J. Langlois

Partie Samedi AM

Entraneur J. Langlois

2.

Dans lexemple qui suit, notez la diffrence dalignement entre le premier et le second tableau au niveau de lalignement des titres. Les premiers sont centrs tandis que les seconds sont aligns droite de la cellule. Essayez de faire varier lorientation des jours (B1 F1).

3.

Lexemple suivant ncessite lutilisation de la fonction de centrage sur plusieurs colonnes. Vous pouvez aussi utiliser la fonction de Fusion, mais vous devrez le faire en deux tapes.
Joueur quipe locale Prsent Joueur Visiteurs Prsent

4.

Lexemple suivant permet de mettre en pratique la fonction de dajustement automatique du contenu des cellules et les diffrents modes de justification. Tapez dabord la phrase suivante dans la cellule A1. Dans les options dalignement, cochez la case Renvoyer la ligne automatiquement. Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble lexemple de gauche. Ensuite, retournez dans les options dalignement et cochez aussi Justif dans lalignement horizontal. Vous obtiendrez lexemple du centre. Pour terminer, replacez lalignement gauche et dsactivez la case de renvoi la ligne. Cochez plutt la case Ajuster. Vous obtiendrez du texte illisible (exemple de droite). Jouez avec la largeur de la colonne et voyez comment le texte sajuste, bien que la taille de la police demeure la mme.
Ceci est un long texte dans une cellule Ceci est un long texte dans une cellule
Ceci est un long texte dans une cellule

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ENREGISTRER UN CLASSEUR
Rappel des standards Windows

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Excel suit le standard Windows pour enregistrer vos fichiers. En voici un rsum : Utilisez le bouton , la commande Enregistrer du bouton Office ou la touche Ctrl+S. Slectionnez le lecteur et/ou le dossier utiliser dans les cases appropries. Entrez le nom dsir pour le fichier puis cliquez sur Enregistrer. Si le nom EXISTE DJ, Excel demande de confirmer le remplacement. Choisissez Oui pour enregistrer ou Annuler pour annuler lenregistrement. Dans ce cas, reprenez lenregistrement sous un autre nom. Mme si Windows supporte des noms trs longs, il est conseill de ne pas dpasser 15 20 caractres et dviter, si possible, les espaces dans les noms. Ainsi, au lieu dutiliser Rapport annuel, utilisez plutt RapportAnnuel. Voyez comment on utilise les majuscules pour sparer artificiellement les mots dans le titre. Si jamais vous utilisez des commandes de liaisons avec le fichier ou que vous faites de la programmation, les espaces sont parfois plus difficiles grer. vitez aussi toute ponctuation (point, point dexclamation et autres). Si Excel affiche la bote de dialogue Proprits lorsque vous enregistrez un nouveau classeur, cliquez sur OK. Pour plus de dtails sur les proprits, voyez la page 30. Le bouton Outils offre plusieurs options. Le choix Connecter un lecteur rseau permet d'ajouter un lecteur rseau au besoin. Consulter l'aide de Windows au sujet des lecteurs rseaux. Le choix Options WEB n'est pas couvert dans ce manuel. Le choix Options gnrales offre une case Crer une copie de sauvegarde qui permet de conserver la version antrieure du classeur en plus de la version que vous vous apprtez enregistrer. Pour rcuprer une copie de scurit, voyez la page 30. La section Partage du fichier permet dentrer un mot de passe pour le document et un autre pour la mise jour. Ce second mot de passe permet louverture du fichier sans mot de passe mais pour enregistrer les modifications, il faudra inscrire le mot de passe principal. La case Lecture seule recommande affichera un message recommandant louverture du classeur en lecture seule. Vous aurez le choix daccepter ou non cette recommandation. Cliquez OK pour enregistrer les options. Finalement, le choix Compression dimages permet de rduire la taille du document sur le disque dur en compressant une, plusieurs ou toutes les images de votre document. Pour pouvoir changer le nom du classeur ou choisir un autre lecteur ou dossier pour l'enregistrer, utilisez la commande Enregistrer sous du bouton Office.
Pour changer vos donnes avec quelquun qui ne possde pas Excel, vous pouvez enregistrer le fichier dans une multitude dautres formats en choisissant parmi les types offerts dans la case Type de fichier. Si vous utilisez un format diffrent, certaines options incompatibles peuvent tre perdues. Attention : enregistrez RGULIREMENT vos travaux, car si une panne de courant survient, vous perdrez tout le travail accompli depuis la dernire sauvegarde. Il est possible dactiver une fonction denregistrement automatique avec Excel. Consultez laide dExcel ce sujet.

UN PEU DE PRATIQUE
1. 2. Enregistrez le classeur RESSOURCES, si ce nest pas dj fait. Ajoutez votre nom au bas de la liste. Mettez jour le classeur. Voyez quExcel ne demande plus le nom de fichier, car il est dj nomm.

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INSRER UN COMMENTAIRE
OBJECTIF :
Vous pouvez ajouter un commentaire une cellule pour rfrence future.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Pour insrer un commentaire dans une cellule, positionnez-vous sur la cellule et appuyez sur Maj+F2 ou utilisez Insrer un commentaire affich sur le menu contextuel quand vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule. Tapez le texte dsir dans la bote jaune qui apparat. Vous pouvez ajuster la taille de la bote jaune avec la souris. Cliquez hors du cadre du commentaire pour lenregistrer. Normalement, un petit triangle rouge apparat en haut droite de la cellule qui contient un commentaire. En glissant la souris sur la cellule, le commentaire apparat automatiquement. Par contre, longlet Optionsavances des options dExcel que lon peut atteindre par le bouton Options Excel affich en bas droite du bouton Office permet de choisir si on veut voir ou non les commentaires et leurs indicateurs.

Si vous cochez plutt Commentaires et indicateurs, vous verrez la fois le triangle et le commentaire en tout temps. Le choix Aucun commentaire ni indicateur naffichera rien du tout, ce qui rendra le reprage des commentaires difficiles. Notez que le triangle rouge ne simprime pas, il ne sert qu reprer les commentaires. Pour modifier le commentaire, cliquez sur la cellule o il se trouve avec le bouton droit de la souris puis utilisez Modifier le commentaire. Pour le supprimer, utilisez plutt Effacer Commentaire.

UN PEU DE PRATIQUE
1. Crez le classeur BILAN. Nentrez pas de formules pour les totaux. Remplacez les ? par des nombres. Ajustez les largeurs. Entrez le commentaire suivant dans la cellule C5 : Bas de laine la maison.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Actifs Argent Dpts Court terme Total Placements REER/RER Total Biens personnels Maison Total Actif total $ ? ? B C D E F G

Bilan
Votre nom
Passif Cartes de crdit Emprunts banque Total Dettes long terme Emprunt placements Empr. biens pers. Total Passif total Valeur nette $ ? ?

? ?

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ENTRER UNE FORMULE SIMPLE

OBJECTIF :
Vous devez pouvoir entrer des formules pour compiler des donnes ou faire des calculs.

VOICI CE QUIL FAUT FAIRE :

Cliquez dans la cellule o vous voulez voir la rponse puis entrez la formule dsire en dbutant par le signe =. La rponse sera affiche. Si la formule apparat au lieu de la rponse, assurez-vous, dans le ruban Formules, que le bouton Afficher les formules prsent droite nest pas enfonc. Au besoin, cliquez dessus pour dsactiver cette option. Pour utiliser des nombres qui sont dj entrs dans une cellule, inscrivez ladresse de la cellule plutt que le nombre qui sy trouve pour faire le calcul. Par exemple, pour calculer le double du nombre de la cellule A1 et obtenir la rponse dans A2, inscrivez =A1*2 dans la cellule A2 et appuyez sur Entre. Si la valeur de la cellule A1 change, la rponse affiche dans A2 changera aussi.
Important : dbutez TOUTE formule par =. Exemples : =A1*2 ou =(B4+B6-B7). Dbuter par une parenthse nest pas suffisant. Dbuter par + ou - fonctionne, mais nest pas recommand.

Utilisez les parenthses pour modifier lordre de calcul. Les exposants (^) sont valus en premier, suivis des multiplications (*) et des divisions (/) et, finalement, des additions (+) et des soustractions (-). Si vous utilisez une parenthse gauche, vous devrez la terminer par une parenthse droite plus loin. Si lindicateur #NOM? apparat dans la cellule o vous venez dentrer une formule, cest quil y a une erreur. Tapez nouveau la formule. La page 80 prsente les autres messages derreurs possibles. Si la rponse dune formule en apparence correcte ne donne pas le rsultat escompt, vrifiez si TOUTES les cellules auxquelles vous faites rfrence dans la formule contiennent uniquement des nombres. Si vous avez mal entr un nombre (en utilisant le point dcimal au lieu de la virgule par exemple), Excel les traite comme du texte. Si vous entrez une formule circulaire, cest--dire une formule qui utilise sa propre cellule, un message derreur apparat. Cliquez sur OK et corrigez la formule. Si vous ne la corrigez pas immdiatement, la cellule sera affiche en bas au centre de lcran aprs lindicateur de statut Circulaire. Par exemple, la formule =A1+1 sera circulaire si vous lentrez dans A1, puisquExcel a besoin de la valeur de A1 pour calculer... A1.

UN PEU DE PRATIQUE
1. 2. Crez le classeur TAXES. Tapez dans la cellule B2 une formule multipliant le montant de lachat par 5%. Faites de mme pour la cellule B3 (montant de lachat + TPS, le tout multipli par 7,5%). Dans la cellule B4, inscrivez la formule requise pour additionner les cellules B1, B2 et B3. Modifiez le montant brut. Les formules sont mise jour automatiquement chaque fois que le montant brut change.
1 2 3 4 5 A Montant brut TPS TVQ TOTAL B 200 ?F ?F ?F Rponses 10 15,75 225,75

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