10 conseils

pour confier
avec succès sa
gestion
informatique
à une autre entreprise.
Sous-traitance
Une réflexion complète est essentielle avant
l’externalisation d’une partie de son service informatique.

Move Improve
 L’externalisation
Mieux connu au Canada sous le terme d’Impartition ou de l’anglais
Outsourcing, l’externalisation désigne le transfert de tout ou partie
d’une fonction d’une organisation vers un partenaire externe.

Cette décision demande une réflexion en profondeur car

elle engagera l’organisation dans un tout nouveau mode de
fonctionnement.

Gérard Chagnon, vice président des services professionnels cumule

plusieurs années d’expérience dans la gestion des grands contrats
d’impartition, son expertise professionnelle et son expérience
pratique sur le terrain sont des atouts précieux pour toutes les
entreprises qui désirent entreprendre une démarche d’externalisation.

Voici vos dix conseils de base.

CONSEIL 1 Concentrez-vous sur
l’essentiel
Concentrez-vous d’abord sur l’essentiel
de votre développement d’affaires (core
business). Les fonctions informatiques sont
des outils destinés à vous aidez à atteindre
plus aisément vos objectifs d’affaires
et non pas vous distraire de votre vison
d’affaires.
CONSEIL 2 Pesez le pour et le contre
On choisit l’externalisation pour les bons
motifs : vos fonctions informatiques
sont importantes sans être stratégique,
elles occupent une part importante de
votre budget d’opérations, votre parc
informatique est vieillissants, votre relève
est à risque, vos employés experts sont
peu nombreux. Ce sont là des pistes de
réflexion qui vous amèneront à explorer la
solution de l’externalisation.
CONSEIL 3 Définissez vos besoins
Cette étape est cruciale pour s’orienter
adéquatement. S’il y a lieu un exercice
d’audit externe pourra vous aider
à y voir plus clair dans l’évaluation
de la capacité de vos infrastructures
informatiques. En plus de bien connaître
ses forces et faiblesses, l’entreprise
doit aussi s’interroger sur le niveau
d’accompagnement souhaité en fonction
de son plan d’affaires. Par exemple si la
stratégie de l’entreprise est de croître
par acquisition, il doit prévoir un contrat
d’externalisation qui lui permettra de
soutenir son expansion.
Nexio Technologies Inc. • 417 rue Saint-Nicolas, Bureau 400, Montréal (Québec) H2Y 2P4 • 1 888 798-3707 • ventes@nexio.com • www.nexio.com
CONSEIL 4 Choisissez votre partenaire
d’affaires avec diligence
D’abord il faut établir un niveau élevé
de confiance envers votre partenaire,
plus la communication est continue
plus la recherche de solutions est
efficace. Il ne faut se parler seulement en
situation de crise. Plus votre partenaire
d’externalisation connaît vos enjeux
d’affaires mieux il pourra répondre à vos
besoins. Ce dernier doit également vous
garantir la qualité des ressources qu’il
mettra à votre disposition et respecter les
ententes liées aux niveaux de service.
CONSEIL 5 Misez d’abord sur les
compétences et non
seulement sur les économies
Choisir l’externalisation ne signifie pas
toujours une baisse annuelle majeure de
ses budgets informatiques, cependant
l’externalisation vous offre une assurance
contre les soucis. Disposant d’un bassin
d’experts pouvant intervenir dans chacune
des entreprises clientes, votre partenaire
peut répondre à vos besoins tant ponctuels
qu’à long terme.
CONSEIL 6 Ne négligez pas la sécurité
Si le contrat d’externalisation inclus
la sécurité en plus de la gestion
opérationnelle, vous décidez de laisser le
plein contrôle à votre partenaire d’affaires!
Cela peut représenter un risque important
car l’entreprise a une responsabilité légale
de protéger ses données personnelles.
Dans ce cas il faut prévoir des moyens de
contrôle performants, cela peut vouloir
dire de charger un tiers de surveiller à
distance le travail de votre partenaire.
CONSEIL 7 Élaborer un contrat adapté
à vos besoins
Le contrat définit les limites des parties
en présence, il faut donc s’assurer que le
partenaire choisi sera en mesure de vous
suivre tout au long de votre croissance
et que la tarification exigée ne deviendra
pas un frein à votre plan d’affaires. Il y
a plusieurs combinaisons possibles en
fonctions des besoins de chacun des
clients. La planification d’incitatifs peut
également motiver votre partenaire à
mettre son énergie au bon endroit.
CONSEIL 8 Petit pas par petit pas
Vous êtes inquiet et vous désirez être
certain de votre choix! Dans un premier
temps, confier l’externalisation de
petites parties de votre infrastructure
informatique et prenez le temps d’évaluer
la performance de votre partenaire. Si le
résultat est positif vous continuerez de
développer votre partenariat d’affaires à
plus long terme.
Nexio Technologies Inc. • 417 rue Saint-Nicolas, Bureau 400, Montréal (Québec) H2Y 2P4 • 1 888 798-3707 • ventes@nexio.com • www.nexio.com
CONSEIL 9 Évaluez les résultats et non
les façons de faire
Choisir l’externalisation exige de lâcher
prise sur ce qui se faisait dans l’entreprise
et de permettre à un tiers de bien faire
son travail. Il est certain que les processus
de travail ne seront plus les mêmes. Le
partenaire est responsable de maintenir les
applications et de les optimiser, toujours
en relation avec les besoins définis au
préalable. Les informaticiens internes
devront désormais gérer un partenaire
externe et non plus une fonction interne
de l’entreprise.
CONSEIL 10 Entretenez la relation
Bâtir une saine relation d’affaires prend
du temps et il faut mettre en place
des mécanismes de communication
qui faciliteront le dialogue. Le contrat
d’externalisation doit faire état d’un mode
de gouvernance qui permettra aux parties
en présence de se parler régulièrement et
cela à différents niveaux de l’organisation.
Gérard Chagnon
Vice-Président
Services professionnels
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