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Comment Decrire Un Processus
Comment Decrire Un Processus
Fiche outil n 17
But de la dmarche
Cette dmarche vise dcrire les processus dune organisation afin:
de clarifier les activits et pratiques mettre en oeuvre pour atteindre les objectifs du
processus et raliser les lments de sortie attendus.
de garantir une appropriation efficace des rgles et pratiques du processus mettre en
uvre
La dmarche intgre 3 phases cls:
1- dfinir le processus et ses activits
Cette tape permet de dfinir globalement le processus afin didentifier les acteurs, les activits
et les moyens ncessaires latteinte de ses objectifs.
2- tablir le cahier des charges documentaire
Cette tape permet didentifier le besoin en matire documentaire afin de ne rdiger que le juste
ncessaire.
3- rdiger la documentation du processus
Les lments rdiger sont la fiche didentit, les procdures, guides et formulaires ncessaires
la comprhension et lappropriation des pratiques et rgles du processus. Les formulaires permettront aussi de garantir lenregistrement des informations cls du processus, qui ncessitent
un archivage.
Matriel ncessaire
Post-it de diffrentes couleurs,
Grand rouleau de papier,
Feutres,
Centre de Recherche Public Henri Tudor
Laboratoire de Technologie Industrielle
Unit Stratgie & Management
Fiche outil n 17
La modlisation dun processus nest pas une fin en soi, elle vise analyser la pertinence des activits dun processus vis--vis de latteinte de
ses objectifs.
Organisation interne
Fiche outil n 17
AMDEC processus
LAMDEC (Analyse des Modes de Dfaillance, de leurs Effets et de leur Criticit) est une mthode
permettant:
didentifier les risques de problme pouvant survenir sur un processus,
de positionner ces risques par rapport aux objectifs et aux produits de sortie du processus,
dvaluer le poids de ces risques par rapport leur probabilit de survenir, leur impact sur
lobjectif et leur indtectabilit.
Tout ceci pour amliorer la conception du processus ou du produit et orienter les mesures de
prvention.
Fiche outil n 17
Inventaire des documents existants
Sur la cartographie du processus, on positionne chaque document existant laide de post-it
sur les activits. Les documents existants peuvent-tre selon le cas des procdures, des notes
de service, des instructions, des formulaires ou modles de document,
Organisation interne
Fiche outil n 17
But de la dmarche
La documentation dun processus a pour objectifs de garantir une appropriation efficace des rgles et pratiques du processus mettre en uvre et de formaliser le cadre du processus (Qui fait
Quoi, Pourquoi et Comment) et les pratiques et rgles du processus.
Avant dengager la rdaction dune procdure ou dun autre document dorganisation, il est important den valuer au pralable lobjet et limportance. En effet, un document dont limportance
nest pas juge comme critique ne sera pas mis jour ; et un document dont lobjet nest pas
clairement dfini aura une porte et un intrt limits pour son utilisateur. Dans un organisme,
quatre types de document peuvent coexister:
Le manuel dorganisation (manuel qualit), ce document prsente globalement lorganisme,
ses politiques, ses processus, son organigramme, son jargon.
Les procdures, guides, instructions ou modes opratoires, ils formalisent les modalits de
mise en uvre dune activit ou dun processus.
Les plans qualit dcrivent, si ncessaire, les dispositions spcifiques prises pour assurer la
qualit dun produit, dun service ou la relation avec un client.
Les formulaires ou documents type garantissent lenregistrement des informations cls du
processus qui ncessitent un archivage.
Fiche outil n 17
Des processus la documentation dune organisation
La documentation dune organisation ne
peut se faire sans un travail de modlisation
des processus. En effet, la documentation
qui formalise les rgles et pratiques des processus, ncessite une cartographie globale
des processus et une clarification des objectifs et des activits cls des processus.
Cartographie
Fiche didentit
Processus
Documentation du systme
Procdure
QUOI