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Mode D'emploi Excel 2007
Mode D'emploi Excel 2007
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Avertissement Ce document accompagne le cours qui a t conu spcialement pour les stagiaires des cours de Denis Belot. Le cours a t ralis en rponse aux diverses questions poses par les stagiaires. Le support de cours est conu dans le but de permettre de suivre la formation sans devoir prendre des notes. Le support de cours permet galement de refaire les exercices raliss durant la formation. Ce document ne constitue pas une rfrence utilisable sans le cours. Le cours est rgulirement adapt pour tenir compte des demandes et des volutions techniques, cest pourquoi le contenu peut tre diffrent chaque session de formation. Ce cours a t adapt pour tre ralis dans une dure rduite tout en prsentant un nombre important de fonctions. Les exemples fournis sont des exemples buts pdagogiques et ne constituent
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A. Introduction
Excel est un logiciel tableur. Il est destin faire des tableaux intgrant des calculs sous forme de formule. Excel peut galement grer des fichiers sous forme de listes simples (pour les clients par exemple). Ce premier cours concerne linitiation au logiciel. Un autre cours de perfectionnement peut tre suivi ultrieurement.
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B. Principes gnraux
1 - Principe
Vis De 10X35 Clous De 15X10 Rondelles Simples
Vis De 10X40
Clous De 15X20
Rondelles Crantes
Vis De 10X50
Clous De 15X30
Rondelles Plomberie
Un tableur est comparable un rayonnage sauf que lon a remplac les objets par des valeurs qui peuvent tre des nombres, des formules (ou calculs) et du texte.
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Notion de colonne
Notion de ligne
Les cases du tableau sont habituellement appeles cellules. Le document sappelle un classeur. Un classeur peut tre compos de plusieurs feuilles.
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Tapez lentte :
Cet exercice nest quune illustration pdagogique pour apprendre le fonctionnement Excel. Cet exercice tant ralis dans un temps limit, il ne sagira pas dune vraie facture avec les diverses mentions obligatoires.
Excel 2007 / Denis Belot / mardi 10 novembre 2009 - 21:29
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Tapez la premire ligne de facture : (ne pas mettre de dcimales au prix unitaire, elles seront mises ultrieurement).
Remarque : nous remplirons les autres lignes ultrieurement. Nous allons tout dabord prparer les formules pour les lignes suivantes.
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Ralisez le total hors taxes : Se placer en dessous des lignes de montant, en ligne 17 :
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Slectionnez les cellules de E11 jusqu F19 : (Cliquez au milieu de la cellule E11 et en maintenant le clic glissez jusqu F19, comme indiqu ci-dessous)
Les montants sont arrondis et les dcimales apparaissent. (Dslectionnez en cliquant sur une cellule quelconque)
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Votre facture est pratiquement acheve dans sa structure et dans son contenu. Nous allons ajouter quelques attributs esthtiques. Un cadre pour ladresse du client, pour le corps de facture, des caractres gras pour les enttes, un surlignage:
Remarque : on peut galement ajouter diverses mentions obligatoires si lon ralise une vraie facture : Numro de facture, Date, N Siretetc
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La fonction enregistrer est utilise la premire fois pour crer le document sur la mmoire disque. Il sagit en fait dune copie depuis la mmoire vive vers le disque. Enregistrer sous
Excel Windows
La fonction enregistrer est utilise les autres fois (pour le mme document). Le document est dj prsent sur le disque. On copie sur le disque le document avec les modifications qui ont t ralises depuis lenregistrement prcdent.
Excel Windows
Enregistrer
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F. Imprimer
Bouton Office, Imprimer
Plusieurs variantes sont possibles : Imprimer avec modification des options (nombre de copies) Impression rapide sans options Aperu avant impression pour voir le document avant de limprimer.
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Remplir le tableau comme indiqu ci-dessous : (Ne pas remplir le contenu de la ligne Total, ni la colonne Total)
Faire la somme de la colonne B (Rayon H) Se placer en B6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique
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Faire la somme de la Ligne 2 (Vendeur 1) Se placer en E6, et cliquez sur le Bouton Somme automatique
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Faites une modification dans les nombres, mettez 2000 (au lieu de 100) dans la cellule B1, pour constater que les totaux sont modifis simultanment. Enregistrez votre document. Ajoutez quelques attributs :
Renregistrez ce document.
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Effacez toutes les valeurs spcifiques dun client (adresse, articles) conservez les formules.
Puis enregistrez en choisissant comme type Modle Excel Bouton Office, enregistrer sous
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I. Interface
1 - Principaux lments Bouton Microsoft Office Barre doutils accs rapide
Onglets
Ruban
Groupe
Commandes (courantes)
2 - Bouton Microsoft Office 2007 Ce bouton regroupe les fonctions courantes denregistrement, dimpression et doptions. (Dans les anciennes versions, ces lments taient dans les Menus Fichiers et Menu Outils)
(Noter en particulier les Options Excel, qui regroupent tous les rglages, qui taient auparavant dans Menu Outils, Options.)
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3 - Le Ruban Le ruban regroupe lensemble des fonctions spcifiques du logiciel (Word dans cet exemple).
5 - Les Groupes Chaque Groupe prsente les commandes courantes pour chacune des catgories. (Groupe Presse-papiers, Groupe Police)
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6 - Lanceur de boite de dialogue En dessous de chaque Groupe se trouve le lanceur de boite de dialogue qui prsentent lensemble des commandes et options, y compris celle qui sont moins courantes.
Lanceur
Bote de dialogue
Certaines boites de dialogue peuvent flottantes (ou palettes) en faisant un glisser dplacer :
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7 - Aperu instantan Si un texte est slectionn, laperu est immdiat durant les choix des commandes (Sans mme valider).
8 - Apparition des onglets spcifiques Pour les images et les dessins, les onglets spcifiques apparaissent lorsque le dessin ou limage sont slectionns. Si une image est slectionne, longlet Format et longlet Outils Image apparaissent. Si un dessin est slectionn, longlet Format et longlet Outils Dessin apparaissent.
9 - Mini barre doutils Cette mini barre doutils apparat ds quun texte est slectionn.
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10 - Barre doutils accs rapide Cette barre est personnalisable, et elle permet dajouter les boutons que lon utilise couramment.
11 - Modles De nombreux modles disponibles en ligne (sur Internet) directement depuis le bouton Nouveau
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Afin de simplifier le travail nous allons ultrieurement utiliser un fichier dj rempli Bouton Office, Ouvrir
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Mettez la premire ligne en caractre gras Slectionnez la ligne (en cliquant sur le numro 1 de lentte de ligne)
Puis cliquez sur le bouton Gras Notez que si lon descend dans le fichier pour voir les autres noms de clients, les enttes disparaissent
Nous allons figer les volets pour imposer que les enttes restent en permanence. Revenez au dbut du fichier. Cliquez sur la cellule B2, Onglet affichage, Figer les volets, Figer les volets
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Notez que maintenant si lon se dplace vers les bas, les titres demeurent en place.
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Notez que les numros de lignes sont devenus bleus pour indiquer ce filtrage (ainsi quun dessin sur la flche de la catgorie). Effacer le filtrage :
Il est bien entendu possible des filtrages sur dautres critres : Ville, code postal
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2 - Trier (ou classer) Se placer sur le critre Montant et trier du plus grand au plus petit
Notez que les montants les plus importants sont les premiers
(Remarque : une petite flche sur la flche du critre matrialise le tri) Faites un tri sur le nom :
Le tri a remplac le tri prcdent. Ce fichier client pourra servir divers autres usages (publipostage3 par exemple).
Mailing
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Remarque : attention lors de la validation le total sarrte si des lignes vides apparaissent, il faut donc slectionner avec la souris et tendre la slection propose.
Cet exercice a un but pdagogique, mais ne constitue pas un vrai plan de trsorerie, qui peut dans certains cas tre plus complexe.
Excel 2007 / Denis Belot / mardi 10 novembre 2009 - 21:29
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Electricit On copie les 100 en mars, mai et juillet Tlphone, on dplace les 80 en fvrier et on copie en avril et juin Mettre le montant de lassurance en mai
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Faire La diffrence
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On peut galement ajouter des prlvements et un solde de fin de mois et un solde de dbut de chaque mois correspondant au solde du mois prcdent Ajout prlvement de 1000 Ajout du solde de dbut de mois Pour ajouter une ligne, slectionnez la ligne 2, puis faites un clic droit et Insertion
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En effet, la ligne que lon vient dajouter a le mme format que la ligne prcdente. Et il est prvu des dates dans les colonnes B, C, D, E, F, G, H Pour remettre un format standard (qui nest pas une date) Faites une slection de la ligne,
Choisissez standard
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Indiquez le solde de fin en ajoutant le solde de dbut, la diffrence moins les prlvements
Recopiez le solde de fin pour mettre jour les formules Pour le dbut de fvrier le solde sera gal au solde de fin janvier
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Rsultat
Diminuez la taille visuelle en utilisant le zoom de la souris. Molette souris et touche Ctrl Etablissez votre tableau jusquen dcembre (par une recopie et/ou modification)
Appliquez quelques modifications pour rendre vos prvisions plus ralistes. Les achats 1500 en mars, avril, mai, Les ventes 3500 en mars, avril, mai Notez les changements dans votre tableau
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Pour dplacer le graphique, cliquez sur le graphique (dans lespace blanc) et dplacer le
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Pour changez les dimensions du graphique, cliquez sur le graphique (dans un coin de prfrence) et faites un clic avec maintien pour rduire ou agrandir
Rsultat :
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Ajoutez une colonne Total en colonne N Puis faites le total du loyer (Onglet Accueil, bouton Somme)
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(Remarque : ne pas prendre les soldes de dbut et fin de mois) Faites une slection multiple avec les libell et le contenu de la colonne Total : Slectionnez les libell des charges de loyer jusqu achats
Appuyez sur la touche Ctrl en la maintenant appuye Puis cliquez sur les montants de la colonne Total que vous avez cr juste avant (en regard des libells) Les deux espaces correspondants sont slectionns
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Votre tableau est quasiment achev. On peut ajouter dautres graphiques ou des attributs de couleuretc
Il sagit dun tableau prvisionnel que nous avons cr au mois de janvier pour prvoir la gestion de lanne venir.
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Arriv fin janvier, nous allons renseigner le mois laide des valeurs rellement constates sur les factures Indiquez les valeurs relles : Electricit 113, Achats marchandises 1324, Ventes 2345, Prlvements 1242
Constatez que les valeurs des formules ont changs ainsi que les graphiques. Slectionnez les lments de janvier Pour matrialiser le fait que janvier concerne des lments raliss (et non plus prvisionnels) slectionnez les valeurs de janvier et appliquez une couleur jaune (par exemple)
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Pour fvrier Indiquez les valeurs relles : Tlphone 112, Achats marchandises 1245, Ventes 2243, Prlvements 1348
Il sagit dun cas peu optimiste qui vous permet de constater que ds la fin du mois de fvrier on peroit dj des difficults de trsorerie pour les mois venir Do des dcisions diverses : changement dans les achats, rduction des prlvements, campagne de publicit, emprunt de trsorerie auprs de la banque etc
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M.Exercice de Caisse
Sur un classeur vide remplir comme ci-dessous :
Faites un clic droit et choisir les options comme indiqu ci-dessous. (ventuellement tester chaque option indpendamment la premire fois)
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Slectionnez les cellules de F1 jusqu N1 faire un clic droit et choisir les options comme indiqu ci-dessous (mme cas que prcdemment).
Slectionnez E1, E2
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Faites un clic droit, Format de cellule, Onglet Bordure Choisissez Contour et Intrieur
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Et validez avec OK Pour les types de ventes procder de la mme faon avec une couleur bleue claire Slectionnez les cellules A1, A2
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Puis Onglet Remplissage, Mettez une bordure Contour Et validez Pour reproduire cette mise en forme, slectionnez la zone N Vente (Normalement, elle encore slectionne)
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Slectionnez la cellule B3, Figez les volets (Onglet Affichage, Figer les volets) Saisissez la premire vente
Faites un total du Montant de paiement Plusieurs modes de paiement peuvent tre ajouts. Il convient donc de faire la somme de B3 D3
De la mme faon, faites la somme des types de ventes de F3 N3 Ralisez le solde pour permettre de vrifier que la somme des diverses ventes est gale la somme des paiements.
En temps normal le solde devrait tre de zro. Nous allons mettre en uvre une mise en forme conditionnelle pour afficher le solde en rouge sil est diffrent de zro.
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Reproduisez E3 jusquen E22 Reproduisez O3 et P3 jusquen O22 et P22 Indiquez 2 dans A4, puis remplissez le numro de ventes comme ci-dessous, Jusquen A22
Faites une sommes dans B23 Puis recopiez la jusquen P23 Masquez les colonnes E et O Slectionnez la colonne, clic droit, Masquer
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Protger les cellules ne pas saisir Pour protger certaines cellules (celles qui contiennent des formules par exemple), il suffit denlever le verrouillage des cellules pour lesquelles on souhaite permettre la saisie. Attention : il y a deux mcanismes Un choix pour verrouiller les cellules (elles sont toutes verrouilles au dpart) Un choix pour activer la protection (elle ne lest pas au dpart).
Slectionnez les cellules saisir de B3 D22 et de F3 N22 Faites un clic droit sur lune des slections.
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Puis retapez-le pour valider Votre tableau de caisse est achev, vous pouvez procder des essais