'est-il pas étrange qu'une technologie aussi fan-

-
tastique que le courriel rapide, efficace, (rela-
tivement) privée - puisse maintenant être quali-
fiée, comme le t i t r a i t u n article récent de la revue Wiredl
de « grandiose perte de temps américaine » ("Great
American Time-Suck")?

Désormais en effet, nombreuses sont les critiques du courriel

comme mode de communication.

D'emblée, on remarque que nul autre moyen de communica-

tion ne nous offre aussi peu de contrôle sur l'arrivée massive
d'information. II n'est probablement pas rare qu'un courriel
urgent de votre client soit noyé parmi des courriels moins
urgents ... comme le bulletin d'information de votre club de
quilles ou une blague envoyée par un confrère.

Dans la pratique d'un avocat, la gestion des courriels est

particulièrement délicate. Souvent, ils contiennent de
l'information importante qui ne doit pas être effacée. Con-
trairement a ce qu'on peut lire dans certains sites lnternet
qui discutent de la problématique de I'infobésité due aux
courriels, il ne nous est généralement pas loisible d'effacer
systématiquement certains types de messages immédiate-
ment après avoir pris connaissance de leur contenu.
tion et se fiant aux outils de recherche de Outlook (ou d'un
logiciel de courriel similaire). D'autres classent et suppriment
tout, presque en temps réel. Le malheur avec cette dernière
approche est qu'on pourrait passer des journées à simple-
ment classer correctement les courriels au fur et a mesure de
leur envoi ou de leur arrivée.

Quand vient le temps de classer une boîte courriel, les ap- Parmi les autres critiques qu'on entend fréquemment :
proches varient. Certains ne classent rien et n'effacent rien, Les courriels, ça prend de l'espace-disque ... souvent
préférant accumuler les courriels dans leur boîte de récep- pour pas grand-chose. En effet, un courriel est un

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 fichier qui se duplique en autant de copies qu'il y
a de destinataires (sans oublier les transferts et les
réponses).
II est facile de faire des gaffes, de gravité variable, par
exemple en laissant le "autocomplete" choisir le mau-
vais destinataire2 ou en faisant (i répondre a tous » pour
un message qui aurait mieux fait d'atterrir dans une
seule boîte de réception3.
Les courriels, Fa laisse des traces. A force d'envoyer des
courriels pour tout et rien, on finit par documenter un
peu trop notre vie. Dans le cadre d'un litige, ils pour-
raient constituer de véritables squelettes dans le pla-
~ard.~
Enfin, le flot incessant de courriels entrants est consid-
éré par plusieurs comme un frein à la p r o d ~ c t i v i t é . ~
Comme on dirait dans la Ligue Nationale d'Improvisation, je
vous présenterai ici, a la manière d'une conférence pratique
donnée a LegallT, quelques solutions afin :
De mieux circuler I'information en choisissant des modes
de communications qui sont parfois plus appropriés que
les courriels;
D'éviter les gaffes;
De vous entraîner ainsi que vos correspondants a re-
specter une étiquette du courriel; ou
De vous donner les outils pour ci dompter II votre boîte
de courriels.
Utiliser des modes de communication alternatifs
1.Utiliser des fils RSS
Très utiles pour circuler une information d'intérêt général,
un développement récent ou une annonce, les fils RSS con-
stituent une façon de répertorier en temps direct les mises
a jour à un site web. Vos sites de nouvelles préférés en ont
probablement tous6.
Dans une firme d'avocats ou une compagnie, lorsqu'insérés
dans un site intranet (a condition qu'il soit visité régulière-
ment), les fils RSS permettent de diffuser de I'information qui
ne nécessite pas une action immédiate, sans interrompre les
destinataires dans la tâche qu'ils sont en train d'accomplir.
Si on me permet une légère digression, les fils RSS sont
également très pratiques pour suivre les développements ré-
cents dans la jurisprudence. Me Dominic Jaar a déjà expliqué
sur son blogue comment créer un fil RSS depuis une page qui
n'en offre pas d'emblée, par exemple a partir d'une recherche
sur CanL1I7
2.La messagerie instantanée
Alors qu'elle a été longtemps plutôt associée a la procrasti-
nation, la messagerie instantanée ("IM") regagne depuis peu
ses lettres de noblesse comme outil de communication8,.
Si vous échangez souvent des courriels avec un même col-
laborateur, il est possible que la messagerie instantanée soit
un outil de communication approprié : a condition d'éviter
d'avoir trop de contacts sur votre liste qui seraient suscep-
tibles d'engager des conversations (( distrayantes il.
Chose certaine, si vous avez tendance a participer à des
échanges de courriels interminables sur le choix d'un res-
taurant pour dîner, il est sans doute préférable qu'un tel
échange ait lieu sur IM.
Pour un logiciel de I M simple, léger, multiplateforme et gra-
tuit (évidemment), je recommande Pidging. Enfin, pour ceux
qui s'inquiètent de la sécurité des conversations tenues sur
IM, sachez que Pidgin permet l'installation d'une extension
permettant de crypter les con~ersations'~.
3.Le PIN
Les utilisateurs de téléphones intelligents de type Blackberry
utilisent fréquemment leur appareil pour envoyer des cour-
riels de type (1 message texte ». Le désavantage, c'est que ces
courriels rc polluent par la suite leur boîte d'envoi et leur
boîte de réception. Une bonne façon d'éviter ce problème
est d'entrer le PIN de vos correspondants les plus fréquents
dans votre carnet d'adresses, ce qui vous permettra de leur
envoyer des messages, dans la même forme que des cour-
riels, mais qui ne se retrouveront pas dans Outlook à votre
retour au bureau.
Comment trouver votre PIN sur votre appareil de marque
Blackberry? Allez dans Options / État (Options / Status si
votre interface est en anglais).
4.Limiter les échanges-fleuve à l'aide d'outils web
(Toutes ces suggestions sont sujettes à votre appréciation de
l'a propos - déontologique particulièrement - d'utiliser de tels
outils dans votre pratique. Cette analyse doit se faire au cas
par cas. II n'est pas recommandé de placer de I'information
confidentielle dans des outils web, notamment parce que les
serveurs sont souvent basés aux États-unis et donc, il semble,
 susceptibles d'être couverts par le U.S. Patriot Act.")

a)Google FormsI2
Un nouvel outil qu'offre Google depuis son service
Google Docs est la possibilité de créer des formulaires
dont les résultats sont automatiquement importés dans
une feuille de calcul de type ii Excel ». Lorsqu'on doit
récolter les commentaires de plusieurs personnes, c'est
sans doute mieux que de recevoir une pluie de courriels-
réponses.

b)Timebridge13
Si vous organisez souvent des rencontres avec des personnes
à l'extérieur de votre bureau, Timebridge peut éviter un
échange de courriels pour choisir la plage horaire qui convi-
ent a tous. D'abord, on crée une invitation a une réunion en
suggérant jusqu'a cinq plages horaires. Ensuite, les invités
votent pour leur plage horaire favorite.

c)Circuler des documents avec Drop.ioT4

Pour éviter de circuler des documents par courriel
aussitôt qu'une mise a jour est proposée, vous pouvez
mettre les documents en ligne (et les protéger par m o t
de passe) avec une facilité déconcertante en utilisant le
site drop.io. Le populaire Google Docs15 permet aussi de
téléverser ("uploader") des documents en divers formats
(dernièrement le .PDF). Par contre, contrairement à drop.
io, Google Docs requiert la création d'un compte t a n t
Un outil de référence pour les spécialistes en droit
des technologies de I'information
Toute entente importante et complexe liée à l'acquisition
et à la vente de produits et services en TI doit être bien
conçue, préparée et négociée.
Voici un livre, d'un auteur qui a plus de vingt ans
d'expérience dans les négociations d'ententes, qui
survole toutes les questions importantes liées au droit des
technologies de I'information.

pour celui qui téléverse les documents qui ceux qui sou-
haitent les consulter.
Éviter les gaffes
J'ai mentionné plus tôt comment certaines fonctions des
logiciels de messagerie comme Outlook peuvent s'avérer être
de véritables pièges. Pour les usagers de Outlook, sachez qu'il
est possible de supprimer le dangereux bouton (i répondre a
tous )il6 et de désactiver la fonction "auto-complete"".
L'ouvrage s'avère indispensable tant pour les spécialistes
en droit des technologies de I'information et en propriété
intellectuelle que pour les bibliothèques de droit au
Québec.
V ~ f i i eguide pour rnieiii; con~~rc~?ciie
les trai~çactionc/ici-esa i l x teciliioicjgies de
!'iinfoirnatio~iau Q~iebec.

Enseigner aux usagers à respecter une certaine étiquette

quant aux courriels
Nombreux sont ceux qui ont tenté d'élaborer de meil-
leures pratiques quant a la rédaction de courriels et quant
à leur usagela. La règle cardinale qui ressort de chacun de
ces essais est qu'on ne devrait jamais écrire dans un cour-
riel quelque chose qu'on ne voudrait pas que notre supérieur
hiérarchique, notre client ... ou notre mère... ne lise.

Parmi les autres règles on compte :

Aidez le destinataire à déterminer le sujet et l'urgence d'un
courriel en garnissant votre courriel d'un objet révélateur,
 par exemple (1 Dossier X, rencontre demain matin 8h00 @
salle 2.19).
@ "FYI", I( Re : 11, "Fw" ne sont tout simplement pas de bons
objets.
@ Évitez d'écrire en lettres majuscules : les gens ont
l'impression de vous entendre crier.
0 Soyez brefs : ça permet a votre destinataire de traiter
rapidement I'information contenue dans votre courriel.
maines, puis environ 40$ la licence) qui indexe votre boî-
te de courriels et fournit des suggestions de dossiers dans
lesquels classer un courriel en fonction de son contenu et
de l'identité des correspondants. Au surplus, Simply File vous
demande automatiquement lors de l'envoi d'un courriel dans
quel dossier vous souhaitez le classer.
Enfin, pour ceux qui préféreront chercher plutôt que classer,
des logiciels (gratuits) comme Copernic Desktop Search2?et
X ~ b npeuvent
i ~ ~ augmenter la rapidité de vos recherches.

@ Lorsque la pièce jointe a un texte relativement court, Malgré tous ces conseils et outils, comme le conclut l'article
copiez-en le texte dans le corps du courriel pour per- du magazine Wired précité, il est probable que la meilleure
mettre a la personne de traiter rapidement l'information, solution pour régler le problème du courriel est tout simple-
surtout lorsque la pièce jointe est lourde. ment d'envoyer moins de courriels et a la limite, comme le
titrait un article sur BBC News, "[to] turn off e-mail and do
@ Lorsque vous envoyez des courriels a plusieurs per- some ~ o r k " ~ ~ .
sonnes qui ne se connaissent pas, utilisez la fonction 1 nttp//tinyurl.comlmonce]ur~dique
(1 c.c.i. s ou "b.c.c." pour éviter que vos destinataires soi-
2 Comme !'ovocote qui ouroit envoyé par erreur o Alex Berenson, jotirnoiiste, de iinformot~on
conhdentielie qti'eile s o ~ h ~ i t oplutE:
ii ervoyer à son confrere Bradford Berenson http:llti-
ent ensuite pris dans des chaînes de courriels provenant nyuri com/mondejurid!que
3 Poiexempie, ie cotirrieloucontenii trèspeo ~rofessionneienvoyeporerreurotrentedeses omis
d'inconnus. par une conseiilere en relotionspubiiques http//tinyuricom/mondejundique
4 Comme ies courrieis, iendus publics dons ie codre d'un iitige, dons lesquels ies responsables
de projets de Microsoit temoigpoient de ieurs doutes quont aux periormonces des premiers
Dompter votre boîte de réception ordinateurs vendus ovec Vislo "1 now nove o $2 IOOe-moi! rnochine " disoit i'un d'eux httpi/
hn yurl comlmondejuridioue
Pour ceux qui sont déprimés par le nombre ahurissant 5 Un orticie ptibiie sur iesite de CNN titrait "i/iorkers datrocted by phone cails, e-moiis ond text
messages suffer o greoter ioss of iQ thoq a penon smoking morguono, O British studyshows "
d'éléments non classés traînant dans leur boîte de réception,
nttp//tinyuri corn/mondejuridiçue
le projet "lnbox Zero" du site de productivité 43 Foldersl9 6 awwcyberpresseco/sectionlCPRSSHOME
7 http://tinyur!corn/monde~urid~que
offre plusieurs conseils intéressants quant à la gestion d'une 8 http~lt!nÿ~:l~~m/nl~~de]~ridiq~e
9 http jlpidgin im/
boîte courriel (surtout quant au défi d'en venir a une boîte 10 httpj/pidgin-encryptsourceforgenei/
de ïéceptioii vide). ~ e ï t d j Tconsei;s
is y sont peu 11 http://tinyurlcomjmonde]rir!dique
12 http://t,nyuricom/mondejurioique
applicables a la pratique du droit. En ce sens, je recommande 13 h t t p : / / ~ w w:!mebridge com
fortement l'article de notre confrere Me David J. Bilinsky, qui 15 http://docs googie corn
16 htip.//tinyurlcorn/mondejur10ique
était d'ailleurs conférencier a l'occasion de la dernière édi- 17 httpj/tinyur/.corn/mondejuridiçue
18 http://tinyurl.com/monde]uridi~e
tion de LegallT.20 19 www43fo/den.com/izero
20 httpj/tinyurlcom/mondejuridique
21 www.iechhitcom/S!mpiyFiie
Un outil pratique pour gérer les courriels est Simply File2', 22 wwwcopernic corn
23 wwwxobni.com
une extension a Outlook (gratuite pendant plusieurs se- 24 httpiitinyurl.com/mondejurid!qüe

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