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MANUEL DE GESTION DE LAPPROVISIONNEMENT DANS LES STRUCTURES SANITAIRES DE PREMIER NIVEAU

1re version, adapter dans chaque pays

MANUEL DE GESTION DE LAPPROVISIONNEMENT DANS LES STRUCTURES SANITAIRES DE PREMIER NIVEAU


1re version, adapter dans chaque pays

Organisation mondiale de la Sant 2006 Les appellations employes dans la prsente publication et la prsentation des donnes qui y figurent nimpliquent de la part de lOrganisation mondiale de la Sant aucune prise de position quant au statut juridique des pays, territoires, villes ou zones, ou de leurs autorits, ni quant au trac de leurs frontires ou limites. Les lignes en pointill sur les cartes reprsentent des frontires approximatives dont le trac peut ne pas avoir fait lobjet dun accord dfinitif. La mention de firmes ou de produits commerciaux ne signifie pas que ces firmes et ces produits commerciaux sont agrs ou recommands par lOrganisation mondiale de la Sant, de prfrence dautres de nature analogue. Sauf erreur ou omission, une majuscule initiale indique quil sagit dun nom dpos. LOrganisation mondiale de la Sant a pris toutes les dispositions voulues pour vrifier les informations contenues dans la prsente publication. Toutefois, le matriel publi est diffus sans aucune garantie, expresse ou implicite. La responsabilit de linterprtation et de lutilisation dudit matriel incombe au lecteur. En aucun cas, lOrganisation mondiale de la Sant ne saurait tre tenue responsable des prjudices subis du fait de son utilisation.

Remerciements
Nous remercions les personnes et organisations suivantes pour leur contribution llaboration de ce manuel : Ecumenical Pharmaceutical Network : Kandeke Chipupu (Churches Health Association of Zambia)

International Dispensary Association Solutions : Heather Houlihan John Snow Inc./DELIVER : Greg Roche, Albert Mugume (Uganda), Cecilia Sewagudde (Uganda)
Management Sciences for Health (Rational Pharmaceutical Management Plus) : Ross Holland

Ministre de la sant du Lesotho: Masoko Ntsekhe, Lerato Kholokholo, Mamojalefa Matsoara, Palesa Mokoena
Partners in Health : Ashwin Vasan

ReMeD: Vronique Grouzard, Carinne Bruneton, Caroline Damour, Philippe Bousharain


United States Agency for International Development : Roxana Rogers and Samuel Hope United Nations Childrens Fund : Hlne Mller

WHO/Representation (Lesotho): Hlabana Mohlakola, Esther Aceng WHO/ Representation (Uganda): Moses Mutebi, Abdikamil Alisalad
WHO/Regional Office for Africa : Moses Chisale WHO/HIV/AIDS Medicines and Diagnostics Service : Kenji Tamura, Peter Graaff, Jos Perrins WHO/HIV/Partnerships, External Relations and Communication : Kwonjune Seung WHO/Medicines Policy and Standards : Marthe Everard, Clive Ondari WHO/Technical Cooperation for Essential Drugs and Traditional Medicine : Helen Tata, Gilles Forte Nous remercions galement Susan Kress (Winthrop University, USA) pour son travail rdactionnel tout au long de llaboration de ce manuel. Ce document a pu tre ralis grce au soutien financier de USAID mais les opinions exprimes dans ce manuel sont uniquement celles des auteurs.

Table des matires

INTRODUCTION 1. COMMENT AMENAGER LE LOCAL DE PHARMACIE 2. COMMENT RANGER LES PRODUITS 3. COMMENT TENIR LES DOCUMENTS DE GESTION 4. COMMENT PASSER UNE COMMANDE EN SE BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTERIEURE 5. COMMENT GERER LINTRODUCTION DES TRAITEMENTS ANTIRETROVIRAUX 6. COMMENT GERER LEXTENSION DES TRAITEMENTS ANTIRETROVIRAUX 7. COMMENT RECEPTIONNER UNE COMMANDE 8. COMMENT DISPENSER LES MEDICAMENTS 9. COMMENT RECEVOIR LES PAIEMENTS ANNEXES ANNEXE 1 LISTE RECAPITULATIVE POUR LAMENAGEMENT DU LOCAL DE PHARMACIE ANNEXE 2 LISTE RECAPITULATIVE POUR LE RANGEMENT DES PRODUITS ANNEXE 3 LISTE RECAPITULATIVE POUR LA FICHE DE STOCK ANNEXE 4 LISTE RECAPITULATIVE POUR LA PASSATION DES COMMANDES ANNEXE 5 LISTE RECAPITULATIVE POUR LA RECEPTION DES LIVRAISONS ANNEXE 6 LISTE RECAPITULATIVE POUR LES PROCEDURES DE DISPENSATION ANNEXE 7 FICHE DE STOCK ANNEXE 8 FORMULAIRE DE CONSOMMATION MENSUELLE ET DE COMMANDE ANNEXE 9 BON DE COMMANDE ET DE SORTIE ANNEXE 10 FORMULAIRE DE COMMANDE DE PRODUITS PHARMACEUTIQUES ANNEXE 11 BORDEREAU DEXPEDITION ANNEXE 12 FORMULAIRE DE RECLAMATION

Introduction

Toutes les structures sanitaires de premier niveau, cest--dire les centres de soins de sant primaires ou les services externes des hpitaux de district, ont besoin de mdicaments et de produits pharmaceutiques. La gestion de ces produits ncessite un travail dquipe et concerne tous les membres du personnel : mdecins, infirmiers, agents de sant et responsables des dpts de mdicaments. Ceci est particulirement vrai pour les petits centres de sant o ne travaillent quun ou deux agents de sant. Chaque membre du personnel doit savoir grer correctement tous les stocks de ltablissement. Chaque membre du personnel a un rle important jouer. Le Manuel de gestion de lapprovisionnement dans les structures sanitaires de premier niveau dcrit toutes les activits majeures de la gestion de lapprovisionnement pharmaceutique, appeles procdures standard de gestion de lapprovisionnement pharmaceutique1 dans les structures sanitaires de premier niveau. Chaque chapitre aborde lune de ces activits majeures, sa place dans le processus de maintien dun approvisionnement continu en mdicaments et les procdures standard quil est recommand dutiliser. Des annexes, la fin du manuel, runissent diffrentes listes rcapitulatives dvaluation et des fiches et formulaires modles qui peuvent tre introduits dans votre tablissement, selon les besoins. Ce manuel fait partie dun ensemble de documents utiliss dans une approche intgre de formation et de renforcement des capacits humaines au niveau des structures sanitaires de premier niveau. Il peut tre utilis en association avec la stratgie de Prise en Charge Intgre des Maladies de l'Adolescent et de l'Adulte (PCIMAA) dveloppe par lOMS. Ce manuel peut trs bien tre utilis dans le cadre de formations de base indpendantes de la formation PCIMAA. Aprs leur formation, les agents de sant de retour dans leur tablissement doivent expliquer leur quipe les procdures standard de gestion de lapprovisionnement en mdicaments. Chaque fois que possible, tous les membres du personnel doivent se rendre tour de rle la pharmacie et dans la salle de dispensation pour y apprendre ces procdures de faon ce que le stock soit gr correctement. Lidal serait que la formation soit suivie de visites de supervision structure. Ces visites peuvent faire partie de supervision de routine et de supervision dappui pour sassurer que le personnel de sant form met correctement en pratique ce quil a appris lors de la formation. Pendant ces visites de suivi, le personnel de sant form bnficie dun soutien pour amliorer ses pratiques de gestion de lapprovisionnement. Le mode de gestion de lapprovisionnement et de la distribution des mdicaments et produits pharmaceutiques varie dun pays lautre. Certaines procdures dcrites dans ce manuel peuvent tre lgrement diffrentes de celles suivies dans diffrents pays. De plus, certaines activits dcrites dans ce manuel peuvent ne pas tre pertinentes dans certaines
Le contenu est bas sur la publication Drug Supply Management Training . Genve : OMS et BASICS, 1998. 6
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structures de premier niveau. En cas de doute sur les procdures dcrites dans ce manuel, il faudra contacter les coordinateurs ou superviseurs des programmes nationaux ou de district, afin dobtenir des informations complmentaires. Ce manuel doit tre utilis en complment des directives nationales de gestion des approvisionnements.

1. Comment amnager le local de pharmacie


Les mdicaments et produits pharmaceutiques, par exemple les tests diagnostiques et ractifs de laboratoire, sont des produits chers et prcieux, notamment ceux utiliss pour le traitement et le diagnostic du VIH et sida. Il faut en prendre soin, faute de quoi ils se pourraient se dtriorer. En cas de dtrioration, les mdicaments peuvent perdre de leur efficacit, provoquer des effets indsirables chez les patients ou, pour les tests diagnostiques, produire des rsultats incorrects. Par consquent, les produits en stock doivent toujours tre entreposs dans un local rserv cet usage. Votre tablissement doit comporter une pice fermant cl, en bon tat et bien amnage. Cette pice sera votre local de pharmacie. Elle doit tre spare du lieu o sont dispenss les mdicaments. Vous devez conserver tous les produits dans ce local et ne prendre (sortir) pour la dispensation que les quantits quotidiennes ncessaires. Sil nexiste pas dans votre tablissement de local pour amnager la pharmacie, vous devez utiliser un placard ou une armoire avec des tagres, qui ferme cl et qui sera votre pharmacie . Pour lamnagement du local de pharmacie, rfrez-vous la liste rcapitulative correspondante, Annexe 1.
IL EST IMPORTANT DAMENAGER CORRECTEMENT VOTRE LOCAL

(Les cartons doivent tre stocks en laissant suffisamment despace par rapport aux murs et au sol)

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

Pour amnager la pharmacie de votre tablissement


1. Choisissez un endroit sr dans votre tablissement pour en faire le local de pharmacie. Conserver les mdicaments dans une pharmacie permet de connatre en permanence ltat du stock. Cest aussi une manire simple de conserver les produits en scurit. Installez des grilles ou des barreaux sur toutes les ouvertures pour viter les vols. Le local doit tre assez vaste pour contenir tous les produits. Ce local doit tre une pice ou, dans les structures de trs petites tailles, un placard ou une armoire ferme cl. A lintrieur du local, un emplacement spar et scuris doit tre amnag pour conserver les stupfiants et les mdicaments coteux comme les mdicaments antirtroviraux (ARV) pour le traitement du VIH et du sida.
a. Fermez votre local cl.

Il faut placer une serrure sur la porte du local de stockage ou de larmoire. Limitez le nombre de cls disponibles, notamment pour les endroits o sont conservs les stupfiants et produits coteux et les confier des personnes responsables. Pour plus de scurit, lidal serait de placer deux serrures sur la porte du local ou de larmoire Limitez laccs du local de la pharmacie. Seul le responsable du stock ou le pharmacien, et ventuellement un autre membre du personnel, doivent y avoir accs. Fermez cl la pharmacie permet de contrler les mouvements du stock. Cela permet aussi dviter la disparition des mdicaments et autres produits. 2. Maintenez votre local en bon tat. En principe, les tempratures extrmes, la lumire ou lhumidit peuvent dgrader les mdicaments et dtriorer les produits pharmaceutiques. La chaleur dgrade tous les mdicaments, notamment les liquides, pommades et suppositoires. Certains mdicaments sensibles la lumire, tels que les injectables, sont trs rapidement dtriors par la lumire. Lhumidit peut endommager les comprims et glules qui absorbent facilement lhumidit ambiante, ce qui les rend poisseux et les dtriore. Tous les mdicaments doivent tre conservs dans leur emballage, rcipient ou bote dorigine. Pour la conservation, suivez les instructions inscrites sur les tiquettes.
a. Inspectez rgulirement ltat du local.

Faites rparer si besoin la toiture, les murs, la porte, les fentres et le plancher.
b. Contrlez la temprature dans le local.

Assurez-vous que le local possde un double plafond. Sil nen possde pas, construisez-le. Vous pouvez utiliser des cartons demballages usags. Laissez l'air chaud s'chapper de la pice. Ouvrez la porte et les fentres lorsque quelquun travaille dans le local. Soyez vigilant la chaleur que gnrent les rfrigrateurs placs dans la mme pice. Ceci peut provoquer une lvation de la temprature ambiante. Si votre local de stockage est petit et le
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rfrigrateurs augmente la temprature, mettez le un autre endroit et mettez deux serrures de scurit sur la porte du rfrigrateur. Si vous disposez dun ventilateur, utilisez-le. Maintenez-le en tat de bon fonctionnement. Un climatiseur peut tre utile dans la journe. Surveillez les lvations de temprature avec un thermomtre.
c. Contrlez la luminosit dans le local.

Si la lumire entre par les fentres, vitez lexposition directe du stock : peignez les vitres en blanc ou installez des rideaux.
d. Evitez les dgts lis leau et contrlez lhumidit.

Vrifiez le systme de drainage des eaux. Il doit y avoir des canaux de drainage autour du local. La toiture doit tre munie de gouttires. Protgez les zones de drainage. Laissez lair circuler librement. Scurisez les bouches daration et les fentres. Rparez les fuites ds quelles apparaissent pour viter les moisissures et limiter les dgts des eaux. Certaines botes de comprims ou glules contiennent un sachet de produit dshydratant (cristaux secs non consommables). Le produit dshydratant conserve le contenu de la bote au sec. Nouvrez PAS le sachet. Laissez-le dans la bote. Gardez la bote ferme, ne louvrez que pour dispenser des mdicaments.
e. Evitez lintrusion danimaux nuisibles.

Les rats, cafards, fourmis et gupes sont des animaux et insectes nuisibles courants. Les substances renverses sur le sol peuvent attirer les rats. Retirez les flacons briss et nettoyez les produits renverss immdiatement. Posez un grillage fin pour empcher les insectes dentrer. Ne pas introduire daliment dans le local de stockage.

3. Gardez votre local propre et rang. Il est plus facile de trouver un article dans un endroit propre et rang. Les produits stocks y restent en bon tat et prts lemploi.
a. Nettoyez le local et maintenez-le en ordre.

La poussire contamine les produits et gne la lecture des tiquettes. Les produits rpandus sur le sol et les bris de flacons favorisent laccumulation de poussire.

Nettoyez le plancher, dpoussirez les tagres et essuyez les murs rgulirement.


b. Entreposez les produits sur des palettes et sur des tagres.

Lutilisation dtagres facilite le rangement des produits.


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Sil ny a pas dtagres dans votre pharmacie, fabriquez des tagres provisoires. Utilisez des cartons demballage, des briques et des planches ou des palettes. Ne posez PAS les cartons ou planches mme le sol. Le sol peut tre humide. Lhumidit peut provoquer le pourrissement du carton ou du bois. Disposer les cartons sur des palettes pour les grandes quantits ou sur des tagres en inscrivant au niveau de lemplacement le nom en DCI, le dosage du produit, la forme et la date de premption. Pour de petites quantits il est recommand de ne pas laisser les mdicaments dans les cartons et de les disposer au bon emplacement. Les tagres en carton et planches doivent tre considres comme des installations temporaires, en attendant la fabrication de vritables tagres. Lair doit circuler autour des cartons. Laissez un espace entre les cartons et le sol, entre les cartons et le mur. Prvoir un tabouret ou un escabeau pour rendre accessible les tagres du haut.
c. Sil existe un rfrigrateur ou un conglateur, maintenez-le en tat de bon fonctionnement.

Utilisez le rfrigrateur pour conserver les produits et les ractifs de laboratoire sensibles la chaleur. Louverture trop frquente du rfrigrateur peut provoquer une lvation de la temprature intrieure et une dtrioration des mdicaments et des tests. Ne PAS conserver de nourriture dans le rfrigrateur. Suivez les instructions de votre superviseur ou coordinateur de district pour linstallation et la maintenance du rfrigrateur ou du conglateur. Relevez la temprature une fois par semaine et vrifier quelle se situe entre 2 et 8C. Veillez ce quil y ait assez despace autour du rfrigrateur pour permettre lair de circuler librement.

MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE FACILITE LA GESTION DES PRODUITS!

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2. Comment ranger les produits


Lorganisation du stock de mdicaments et produits pharmaceutiques doit correspondre aux services proposs par votre tablissement. Toute personne travaillant dans votre pharmacie doit avoir accs aux produits et tre capable de les trouver facilement. Tous les produits doivent toujours tre conservs dans leur emballage dorigine. Les produits similaires doivent tre rangs ensemble sous leur dnomination commune internationale (DCI) et classs par forme galnique (injectables, comprims, divers) et pour chaque forme par ordre alphabtique. Les produits ayant la dure de conservation la plus courte (date de premption proche ou stock ancien) doivent tre placs devant ceux dont la dure de conservation est la plus longue (date de premption loigne ou stock rcent). Pour les procdures de stockage, rfrez-vous la liste rcapitulative correspondante, Annexe 2.
TOUJOURS CONNAITRE CE QUE VOUS AVEZ DANS VOTRE STOCK

(assurez-vous que les dates de premption quand le produit est dans le stock)

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

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Pour ranger les mdicaments et produits pharmaceutiques


Suivez les procdures exposes ci-dessous pour tous les produits, y compris ceux conservs au rfrigrateur ou conservs sous cl. 1. Rangez les produits similaires ensemble sur les tagres. Dans le cadre de lorganisation des rangements, on appelle similaires les produits ayant la mme voie dadministration (usage externe, usage interne, injectables) et la mme forme pharmaceutique (mdicaments solides ou liquides). Rangez les mdicaments selon leur catgorie respective : usage externe, usage interne et injectables. Rangez les comprims avec les glules. Rangez les pommades avec les liquides utiliss en usage externe (antiseptiques). Rangez les autres produits ensemble (dispositifs mdicaux, prservatifs, etc.). Classer les produits de chaque catgorie par ordre alphabtique. En ce qui concerne les ARV, conservez-les sparment, par exemple dans une armoire ou un placard ferm cl. Rangez-les selon leur classe thrapeutique ou selon leur appartenance au traitement antirtroviral (TARV) de premire ligne, au traitement alternatif de premire ligne ou au traitement de deuxime ligne. Conservez obligatoirement les substances contrles, comme les stupfiants, analgsiques opiodes et substances psychotropes, dans un endroit scuris, en respectant les directives nationales.
EXEMPLE : RANGER LES MEDICAMENTS SIMILAIRES ENSEMBLE

Dans le local de pharmacie de la clinique Talor, il y a de la crme de ktoconazole


2% et des comprims de ktoconazole 200 mg. La crme est applique sur la peau (usage externe) et les comprims sont pris par voie orale (usage interne). Lagent de sant range la crme avec les mdicaments usage externe et les comprims avec les mdicaments usage interne. Dans la pharmacie, il y a aussi des comprims damoxicilline 250 mg et une suspension buvable damoxicilline 125 mg/5 ml. Les deux produits sont usage interne. Lagent de sant range les comprims avec les autres comprims et glules, et la suspension buvable avec les autres prparations liquides usage interne. Des comprims de nvirapine viennent dtre livrs. Lagent de sant range les comprims dans le placard ferm cl, avec les autres ARV en comprims.

Si vous disposez dau moins trois tagres, rangez vos produits de la manire suivante :
ETAGERES DU HAUT

Rangez les formes solides (comprims, glules, sachets de SRO). Utilisez des rcipients hermtiques. Si ltagre du haut est proche du plafond ou hors de porte, utilisez-la pour les produits qui ne sont PAS sensibles la chaleur et qui ne sont PAS utiliss rgulirement.

ETAGERES DU MILIEU

Rangez les formes liquides, y compris les injectables et les pommades. Ne rangez PAS de formes solides sur ltagre situe en dessous : une fuite de liquide pourrait les endommager.
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ETAGERES DU BAS

Rangez les autres articles tels que le matriel chirurgical, les fournitures de laboratoire, les prservatifs et les tiquettes. Rappel : ne RIEN entreposer directement sur le sol.

Conservez au rfrigrateur ou au conglateur les produits qui exigent une chane du froid, comme le lopinavir/ritonavir et les tests VIH, en respectant les instructions du fabricant. 2. Trouvez la dnomination commune internationale (DCI) (nom gnrique) de chaque mdicament. La DCI du mdicament doit tre inscrite sur ltiquette. La DCI est diffrente du nom commercial et correspond au nom chimique du mdicament. Le nom commercial est le nom donn au mdicament par le fabricant. Il peut y avoir plusieurs noms commerciaux pour la mme DCI. Par exemple, Cotrex, Cotrim, Bactrim et Septrin sont des noms commerciaux pour le cotrimoxazole (sulphamthoxazole + trimthoprime). 3. Rangez et tiquetez les produits sur les tagres. Dans chaque catgorie, rangez les produits par ordre alphabtique sous leur DCI. Laissez un espace suffisant pour chacun des produits. Groupez les produits identiques par deux, cinq ou dix pour pouvoir les compter facilement. Groupez les injectables par dix. Inscrivez le nom en DCI de chacun des produits sur une tiquette ainsi que le dosage et la forme (cp, sp, inj, etc.). Accrochez ltiquette sur ltagre, devant le produit. En rangeant les produits de cette manire, il vous est facile de savoir ce que vous avez en stock et en quelle quantit. Vous risquez moins de confondre des produits daspect similaire ou dont les noms se ressemblent. 4. Rangez les mdicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de premption selon la mthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI . Les fabricants inscrivent sur les botes de mdicaments des dates indiquant le temps pendant lequel ces mdicaments restent efficaces. Ces dates sont appeles dates de premption. Une fois la date de premption dpasse, les mdicaments peuvent perdre de leur efficacit, provoquer des effets indsirables chez les patients ou ne plus avoir aucun effet. Les tests de dpistage du VIH et du sida prims peuvent donner de faux rsultats. De manire gnrale, nutilisez PAS de produits prims. Vrifiez intervalles rguliers les dates de premption de tous les produits en stock. Placez ceux dont la date de premption est proche devant ceux dont la date de premption est loigne. Si deux botes portent la mme date de premption, placez celle que vous venez de recevoir derrire celle qui tait dj entrepose. Cette mthode du PREMIER PERIME, PREMIER SORTI rduit le gaspillage li la premption des produits.

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Lordre dans lequel vous recevez les produits ne correspond pas ncessairement lordre dans lequel ils seront prims. Des produits reus rcemment peuvent primer plus tt que des produits reus antrieurement. Il est extrmement important de vrifier les dates de premption et de sassurer que ces dates sont visibles pendant toute la dure de lentreposage. 5. Rangez les produits qui nont pas de date de premption selon la mthode du PREMIER ENTRE, PREMIER SORTI . Rangez les produits qui ne portent pas de date de premption (savons, dtergents par exemple) dans lordre o vous les recevez. Placez les produits que vous venez de recevoir derrire ceux qui taient dj entreposs. Il peut y avoir une date de fabrication sur ltiquette qui vous indique les produits les plus anciens utiliser en premier. 6. Retirez de la pharmacie les mdicaments prims et ceux de mauvaise qualit. Les mdicaments et produits pharmaceutiques de mauvaise qualit ou dtriors prsentent autant de risques que les produits prims. Les diffrents types de mdicaments, tels que les liquides, comprims ou produits injectables, subissent diffrents types de dgradation. Vrifiez que le conditionnement na pas t ouvert. A louverture dune boite, identifiez dventuels changements de couleur ou daspect. La table des Indicateurs de Problmes de Qualit et de Dtrioration dcrit les lments permettant didentifier les produits de mauvaise qualit. Aidez-vous de cette table pour dterminer quels sont, dans votre stock, les produits dont la qualit nest pas acceptable.
a. Identifiez les produits prims et ceux de mauvaise qualit.

Suivez les directives de votre tablissement. En cas de doute, contactez votre superviseur ou coordinateur de district.
b. Identifiez les produits en sur-stock et ceux qui ne sont plus utiliss dans votre tablissement.

Quand la consommation mensuelle est faible par rapport la quantit disponible en stock, les produits risques de ne pas pouvoir tre utiliss avant la date de premption (voir chapitre 4) Avant que la date de premption ne soit dpasse, retournez ces produits la pharmacie centrale ou envoyez-les aux tablissements qui en ont besoin. Suivez les directives de votre tablissement pour le retrait des produits. En cas de doute, contactez votre superviseur ou coordinateur de district.
c. Conservez une trace du retrait des produits.

Vous apprendrez les procdures denregistrement dans le chapitre suivant, Comment tenir les documents de gestion. Veillez enregistrer systmatiquement tous les produits dtriors ou de mauvaise qualit que vous retirez du stock. Notez sur la fiche de stock la date, lheure, le nom du tmoin et ce quil est advenu des produits. Suivez les directives de votre tablissement pour le retrait des produits. En cas de doute, contactez votre superviseur ou coordinateur de district.

INDICATEURS DE PROBLEMES DE QUALITE OU DE DETERIORATION2

ne pas utiliser ces produits devant toute dtection de problme de qualit ou de signe de dtrioration. 15

CONDITIONNEMENT, vrifiez :

Conditionnement cass ou dchir (flacons, bouteilles, botes, etc.) :

ETIQUETTES, vrifiez : Etiquettes manquantes, incompltes ou illisibles LIQUIDES, vrifiez : COMPRIMES (PILULES), vrifiez :

Changement de couleur Turbidit (aspect trouble) Prsence dun sdiment Rupture de la capsule sur les flacons Ampoules, bouteilles ou flacons fls Prsence dhumidit ou de moisissures dans lemballage

Changement de couleur Comprims dsagrgs Comprims manquants (dans lemballage plastique thermoform) Aspect poisseux (en particulier pour les comprims enrobs) Odeur inhabituelle

PRODUITS EN LATEX, vrifiez :

GELULES, vrifiez :

Secs Friables, cassants Craquels

Changement de couleur Aspect poisseux Glules crases

PRODUITS EN LATEX LUBRIFIE, vrifiez : Emballage poisseux Produit ou lubrifiant ayant chang de couleur Emballage tach Fuite du lubrifiant (emballage humide) CONDITIONNEMENT SOUS FEUILLE DALUMINIUM, vrifiez :

SOLUTIONS INJECTABLES, vrifiez :

Le liquide ne reforme pas une suspension aprs agitation

PRODUITS STERILES (y compris DISPOSITIF IINTRA-UT ERIN), vrifiez :

Perforations de lemballage

Emballage dchir ou fendu Parties manquantes Parties casses ou tordues Humidit lintrieur de lemballage Emballage tach

REACTIFS CHIMIQUES, vrifiez :

Changement de couleur

TUBES, vrifiez :

Tubes poisseux Contenu qui fuit Perforations ou trous dans le tube

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

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3. Comment tenir les documents de gestion

Il est important denregistrer avec prcision tous les mdicaments et produits pharmaceutiques en stock. Ceci vous permet de suivre les mouvements dentre et sortie des produits, mais aussi de savoir : Quels sont les produits disponibles dans le stock Quelle est la quantit de chaque produit dans le stock Quelles sont les consommations rgulires Quand et en quelle quantit re-commander un produit. Les documents de gestion comportent les informations dont il faut disposer lors des commandes de nouveaux stocks de mdicaments et produits pharmaceutiques. Ceci est particulirement important pour les programmes de soins chroniques qui enrlent constamment de nouveaux patients, tels que les maladies chroniques du VIH et les TARV pour les patients atteints par le VIH et sida. Lenregistrement des informations vous permet de gagner du temps et vous protge. Si vous tes accus(e) davoir vol ou mal utilis un produit, vous devez pouvoir vous rfrer vos registres. Les enregistrements retraceront les mouvements des produits. Ils montreront que vous ntes pas responsable du problme. Lenregistrement des informations permet la gestion des mdicaments quand vous ntes pas l et quun de vos collgues prend le relais : vous devrez faire le point des stocks disponibles avec lui votre dpart et votre retour. Il existe diffrentes manires denregistrer les informations. Les procdures recommandes dans ce chapitre sont bases sur lutilisation dune fiche de stock de format standard. Votre tablissement ou votre programme peut avoir ses propres fiches de stock. Les fiches de stock peuvent tre conues ou modifies de faon correspondre nimporte quel systme denregistrement des donnes.
EXIGENCES PARTICULIERES DES DONATEURS Les donateurs peuvent formuler des exigences particulires quant aux produits pharmaceutiques quils fournissent votre tablissement. Prenez-en connaissance avant daccepter leurs dons. Ces exigences particulires peuvent tre par exemple :

Restreindre lutilisation des produits certains patients (par exemple, un don de nvirapine pour
le programme de PTME uniquement)

Limiter les personnes habilites prescrire aux patients les produits issus de dons (par exemple,
seuls les mdecins sont autoriss prescrire les antirtroviraux) Si votre structure accepte des dons, assurez-vous que le personnel sait que les donateurs ont formul des exigences particulires, quelles sont ces exigences et comment sy conformer. TENUE DES DOCUMENTS DE GESTION Si des conditions de gestion et des rapports dutilisation spcifiques sont exigs, vous devrez probablement sparer les produits venant des dons de ceux fournis par la pharmacie centrale ou dautres fournisseurs. - Dans ce cas, vous devrez aussi tenir des registres de stock spars. - Assurez-vous de savoir comment le faire et de disposer des formulaires requis ds larrive des fournitures des donateurs.

Pour les procdures denregistrement, rfrez-vous la liste rcapitulative correspondante, Annexe 3 et la fiche de stock, Annexe 7.

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La fiche de stock
Il doit y avoir une fiche de stock pour chaque produit en stock. Gardez la fiche de stock sur ltagre ct du produit correspondant. Utilisez-la pour retracer les mouvements du produit. Notez quel moment et de quelle manire le produit est utilis. Notez tous les mouvements, par exemple la date darrive dune commande ou la date laquelle un mdicament a t remis au patient, soit depuis la salle de dispensation, soit directement partir de la pharmacie. Si votre tablissement reoit des dons, les donateurs peuvent avoir des exigences particulires. Suivez les instructions de votre superviseur ou coordinateur de district. Regardez lexemple dune fiche de stock ci-dessous. Dans le cadre, en haut de la fiche, figurent les informations suivantes :

Article, nom du produit, y compris sa forme et son dosage Numro de code, numro identifiant le produit, sil en existe un Conditionnement, type de contenant : bote, flacon, tube, plaquette thermoforme (blister), etc. + quantit de produit dans le conditionnement Prix, par unit, si cette information est recueillie dans votre tablissement Seuil de commande (ou seuil de rapprovisionnement), nombre dunits ncessaires dans le stock qui alerte que le niveau pour se rapprovionner est atteint Nom et adresse de votre formation sanitaire si besoin
EXEMPLE : FICHE DE STOCK

ARTICLE : CONDITIONNEMENT :
DATE PROVENANCE (RECU DE) QUANTITE RECUE DESTINATION (DELIVRE A)

NUMERO DE CODE : PRIX :


QUANTITE DELIVREE STOCK RESTANT

SEUIL DE COMMANDE :
REMARQUES SIGNATURE

Il peut y avoir dans votre pharmacie un mdicament sous diffrentes formes, dosages ou conditionnements. Ces diffrences concernent, par exemple : La forme : un mdicament peut se prsenter sous forme de comprim, liquide ou pommade Le dosage : il existe par exemple des comprims damoxicilline 250 mg ou 500 mg Le conditionnement : une bote peut contenir 50, 100, 500 comprims ou plus Sil y a dans votre stock un produit prsent sous plusieurs formes, dosages ou conditionnements, utilisez une fiche de stock diffrente pour chacun de ces items. Nutilisez PAS la mme fiche pour enregistrer les diffrentes formes, dosages ou conditionnements dun mme mdicament. La fiche de stock comporte galement des colonnes pour enregistrer les informations relatives aux mouvements du produit : DATE, quel moment larticle est entr ou sorti de la pharmacie PROVENANCE (REU DE), nom du fournisseur (grossiste, centrale dachat) QUANTITE RECUE, nombre dunits reues la pharmacie (boite, flacon, tube, etc.)
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DESTINATION (DELIVRE A), nom du lieu o les mdicaments seront dispenss aux patients QUANTITE DELIVREE, nombre dunits sorties de la pharmacie STOCK RESTANT, nombre dunits restant dans le stock REMARQUES, informations importantes sur les mouvements du produit, numro de lot, dates de premption, emprunt , retourn telle autre formation sanitaires, etc. SIGNATURE, de la personne qui enregistre le mouvement du produit Pour remplir la fiche de stock : Utilisez un stylo pour enregistrer lARTICLE, le NUMERO DE CODE, le CONDITIONNNEMENT et toutes les informations relatives aux mouvements des produits. Ces informations ne sont pas susceptibles de changer. Utilisez un crayon pour le PRIX et le SEUIL DE COMMANDE. Ces informations sont susceptibles de changer. (Pour le SEUIL DE COMMANDE, voir Chapitre 4, Comment passer une commande) Utilisez un stylo dune couleur diffrente (par exemple rouge), uniquement pour le contrle par inventaire.

Les informations enregistres dans les colonnes DESTINATION et QUANTITE DELIVREE portent sur des quantits de conditionnements entiers. Si vous utilisez galement la fiche de stock dans la salle de dispensation, les informations recueillies portent sur le nombre dunits dlivres au dtail, par exemple le nombre de comprims, remis aux patients au cours dune priode donne, par exemple par jour, par semaine, par mois, etc. Linformation contenue dans la colonne STOCK RESTANT vous aide dterminer sil est temps de dclencher la commande et quelle quantit commander. Dans la colonne REMARQUES, enregistrez les informations concernant le stock : Sur la premire ligne, inscrivez solde reporter lorsque vous remplacez la fiche habituelle dun produit par une nouvelle fiche vierge ou nouveau stock si ce produit entre pour la premire fois dans votre stock. Pour un nouveau stock ou une nouvelle commande, inscrivez le numro de commande, la date de premption et le prix si ncessaire. Pour les produits prims, de mauvaise qualit ou en sur-stock, notez ce quil est advenu des produits limins. Consignez toute autre information utile la gestion des mdicaments et produits pharmaceutiques dans votre tablissement.

Enregistrez chaque entre ou sortie dun produit. Ninscrivez quun seul mouvement par ligne (soit une entre, soit une sortie). Notez la date. Regardez lexemple ci-dessous :

EXEMPLE : FICHE DE STOCK 19

ARTICLE :Paractamol comprims 500 mg NUMERO DE CODE : P500 CONDITIONNEMENT : bote de 1000 PRIX : SEUIL DE COMMANDE : 3
DATE PROVENAN CE (RECU DE) QUANTITE RECUE DESTINATION (DELIVRE A) QUANTITE DELIVREE STOCK RESTAN T REMARQUES - PEREMPTION SIGNATURE

2005

30/4 5/5 30/5 Disp PC 1 3

6 5 2

Vrification du niveau de stock (inventaire)

PG KT

Renvoy la pharmacie centrale, prim le 01-05

PG

7/6 15/6 PC 6

Disp

1 7 Commande # 031 Premption 01-12

KT PG

22/6

Clinique

PG

Pour mettre jour les documents de gestion


Suivez les procdures indiques ci-dessous pour lenregistrement des mouvements des produits. 1. Crez une fiche de stock pour chaque produit. Les produits concerns sont les mdicaments, les vaccins, les ractifs de laboratoire et dautres produits pharmaceutiques. Gardez en mmoire quil peut y avoir plusieurs fiches de stock pour les diffrentes formes dun mme produit. Les donateurs peuvent exiger que leur stock soit conserv sparment des stocks provenant de la pharmacie centrale ou dautres fournisseurs. Ceci implique lutilisation de fiches de stock distinctes qui vous aideront, au besoin, fournir aux donateurs des informations prcises sur lutilisation des dons. 2. Gardez la fiche de stock sur ltagre, ct du produit. Accrochez la fiche de stock sur ltagre, ct de ltiquette portant le nom du produit ou bien placez la fiche de stock et le produit ensemble sur ltagre. 3. Enregistrez sur la fiche de stock chaque entre ou sortie dun produit. Utilisez un stylo. Cette information nest pas susceptible de changer. Notez les mouvements au fur et mesure. Nattendez PAS la fin de la sance de dispensation, de la journe, de la semaine ou du mois, pour le faire.
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a. Enregistrez tous les produits que vous recevez.

Quand vous recevez un produit, rangez-le sa place sur ltagre. Enregistrez le mouvement sur la fiche de stock. 1. 2. 3. 4. Enregistrez la DATE de rception. Enregistrez la PROVENANCE du produit (de qui il a t reu). Enregistrez la QUANTITE RECUE en units. Ajoutez la QUANTITE RECUE au STOCK RESTANT.

EXEMPLE : Le 6 dcembre, il y reste en stock 1 bote de comprims damoxicilline 250 mg. Lagent de sant reoit 12 botes. Le nouveau STOCK RESTANT est de 13 botes. 1 bote + 12 botes = 13 botes

5. Enregistrez le nouveau STOCK RESTANT. 6. Enregistrez le numro de la commande et la date de premption du produit dans la colonne REMARQUES.
b. Enregistrez les produits qui sortent du stock.

Un produit doit sortir du stock sous forme dunit de conditionnement complte. Ne dlivrez PAS de portions dunits. 1. 2. 3. 4. Enregistrez la DATE de sortie. Enregistrez la DESTINATION des produits (dlivr ). Enregistrez la QUANTITE DELIVREE en nombre dunits. Soustrayez la QUANTITE DELIVREE du STOCK RESTANT.

EXEMPLE : Le 20 dcembre, il y a en stock 13 botes de comprims damoxicilline 250 mg. Lagent de sant dcouvre 1 bote damoxicilline prime. Il revoit (sort) la bote au fournisseur. Le nouveau STOCK RESTANT est de 12 botes de comprims damoxicilline 250 mg. 13 botes - 1 bote = 12 botes

5. Enregistrez le nouveau STOCK RESTANT. 6. Consignez toute information utile sur le mouvement du produit dans la colonne REMARQUES. 4. Tenez jour le compte prcis du nombre dunits dans la colonne STOCK RESTANT. Il peut rester, la fin de la sance de dispensation, des botes de mdicaments entames. Si cest le cas, ne les remettez PAS dans la pharmacie. Rangez-les sous cls dans la salle de dispensation jusqu la prochaine sance. Vrifiez que le nombre de botes inscrit dans la colonne stock restant de la fiche de stock correspond au nombre de botes prsentes dans la pharmacie.
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5. Comptez les produits en stock, intervalles rguliers, par exemple une fois par mois. Comptez rgulirement le nombre de botes de chacun des produits en stock. On appelle cela un inventaire physique. Linventaire physique permet de vrifier si le nombre de produits en stock correspond au nombre inscrit dans la colonne STOCK RESTANT de la fiche de stock. Quand vous faites linventaire, assurez-vous que les produits comptabiliss ensemble ont le mme nom gnrique, la mme forme, le mme dosage et le mme conditionnement. Les inventaires physiques sont particulirement importants pour les mdicaments coteux, tels que les ARV, certains antibiotiques, et pour les mdicaments susceptibles dtre drobs, tels que les stupfiants. Effectuez un inventaire physique de chaque produit au moins une fois par mois.
a. Passez en revue les informations contenues dans le cadre, en haut de la fiche de stock.

Vrifiez que ces informations sont exactes et jour.


b. Effectuez linventaire physique dun produit.

1. Tracez une double ligne en dessous de la dernire opration enregistre sur la fiche de stock. Vous pouvez utiliser un stylo de couleur diffrente (rouge) pour tracer ces lignes et noter les informations relatives linventaire. 2. Inscrivez la DATE laquelle linventaire a t effectu. Inscrivez le mot "inventaire physique" sur toute la largeur des colonnes. 3. Comptez le nombre dunits du produit disponible sur les tagres (par exemple, de botes). Le nombre dunits dcomptes constitue linventaire physique. 4. Enregistrez le rsultat de linventaire dans la colonne STOCK RESTANT. Si le rsultat de linventaire ne correspond pas au rsultat attendu, cest--dire au rsultat initialement inscrit dans la colonne STOCK RESTANT, mentionnez "cart" dans la colonne REMARQUES, calculez la diffrence entre la quantit attendue et la quantit relle et notez-la sur la fiche. 5. Tracez une double ligne avant et aprs avoir not le rsultat de linventaire physique. Ces doubles lignes mettent en vidence le rsultat de linventaire. Regardez lexemple ci-dessus.

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EXEMPLE : FICHE DE STOCK

ARTICLE : Paractamol comprims 500 mg CONDITIONNEMENT : bote de 1000

NUMERO DE CODE : P500 PRIX : SEUIL DE COMMANDE : 3

DATE

PROVENANCE (RECU DE)

2005

QUANTITE RECUE

DESTINATION (DELIVRE A)

QUANTITE DELIVREE

STOCK RESTANT

REMARQUES

SIGNATURE

30/4 5/5 30/5 Disp PC 1 3

6 5 2

Vrification du niveau de stock

PG KT

Renvoy la pharmacie centrale, prim depuis le 01/05

PG

7/6 15/6 PC 6

Disp

1 7 Commande # 031 Premption 01/12

KT PG

22/6 30/6

Clinique

PG 5 PG

Inventaire physique

6. Cherchez la raison des carts entre linventaire et la fiche de stock. Si le rsultat de linventaire ne correspond pas au rsultat attendu, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Il se peut que le nombre rel de produits stocks soit suprieur ou infrieur celui qui est indiqu sur la fiche de stock. Quelquun peut avoir oubli denregistrer un mouvement sur la fiche de stock. Dterminez qui tait de service, qui avait les cls du stock. Soyez attentif, dans les jours qui suivent, toute activit qui vous semblerait inhabituelle. Sil manque une fiche de stock, CHERCHEZ-EN LA RAISON. Etablissez une nouvelle fiche de stock. Indiquez, dans la colonne REMARQUES, quil sagit dune fiche de remplacement. Si vous retrouvez lancienne fiche, mettez-la jour en y reportant toutes les informations enregistres sur la fiche de remplacement, puis dtruisez la fiche de remplacement. Archivez les anciennes fiches de stock et conservez les pendant la dure dtermine par votre superviseur ou coordinateur de district. Ces fiches contiennent des informations utiles sur les
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consommations de mdicaments et produits pharmaceutiques dans votre tablissement. Elles vous permettent danticiper les variations probables de vos consommations en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes. Les fiches de stock sont indispensables la gestion des stocks. Vous aurez les consulter dans le cadre de la gestion des mdicaments et produits pharmaceutiques dans votre tablissement. Affichez la liste rcapitulative pour lutilisation de la fiche de stock dans votre pharmacie pour indiquer au personnel comment tenir les fiches de stock. Encouragez le personnel respecter les procdures et/ou suivre les instructions de votre superviseur ou coordinateur de district.

LA BONNE TENUE DES DOCUMENTS DE GESTION VOUS AIDE A SAVOIR QUAND PASSER UNE COMMANDE ET QUELLE QUANTITE COMMANDER!

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4. Comment passer une commande en se basant sur la consommation antrieure


Remarque : ce chapitre traite de la passation de commandes rgulires lorsque les besoins en approvisionnement sont connus. Pour les programmes recrutant un nombre toujours croissant de patients, par exemple les programmes de soins chroniques du VIH et de traitement antirtroviral du VIH et sida, rfrez-vous au Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux.

Une gestion des stocks efficace signifie que les produits sont disponibles pour les patients qui en ont besoin. Les produits sont dautant plus susceptibles dtre disponibles si vous commandez rgulirement les quantits requises. En gnral, le calcul des quantits de produits commander doit tre bas sur les quantits de produits utilises ou leur consommation antrieure. Pourquoi est-il important de connatre les produits ncessaires dans votre tablissement? Il est important de la connatre afin : Dviter les ruptures de stock (produits dont le stock est puis) Dviter le sur-stockage (excdent de produits en stock) Dviter le gaspillage (perte ou mauvaise gestion des produits) De pouvoir proposer des services de sant fiables, y compris des mdicaments, votre communaut.

Pour passer une commande en se basant sur la consommation antrieure


1. Calculez la consommation moyenne mensuelle de chaque produit en stock. La consommation mensuelle dun produit est le nombre dunits que votre tablissement utilise pendant un mois. La consommation peut augmenter ou diminuer selon les mois. Par consquent, la consommation moyenne mensuelle (CMM) est la quantit qui est calcule pour tre consomme pendant un mois.
COMMENT CALCULER UNE MOYENNE Prenez une liste de chiffres : 1, 5, 6 Comptez le nombre de chiffres quil y a dans cette liste : 3 chiffres Additionnez les chiffres de la liste : 1 + 5 + 6 = 12 Le rsultat (la somme) est 12. Divisez la somme 12 par le nombre de chiffres 3 : 12 3 = 4 Le rsultat 4 est la moyenne.

EXERCICE 1 : Calculez la moyenne des chiffres suivants : 7, 5, 0, 8 EXERCICE 2 : Calculez la moyenne des chiffres suivants : 5, 4, 5, 3, 3, 2, 1, 1, 2, 2, 3, 5
(Les solutions sont donnes la fin de ce chapitre.)

a. Comptez le nombre dunits sorties pendant un mois. 25

Regardez lexemple ci-dessous. La colonne QUANTITE DELIVREE est entoure. Le nombre dunits dlivres est le nombre dunits consommes.
EXEMPLE : FICHE DE STOCK

ARTICLE : CONDITIONNEMENT :

NUMERO DE CODE : PRIX : SEUIL DE COMMANDE :

DATE

PROVENANCE (REU DE)

QUANTITE RECUE

DESTINATION (DELIVRE A)

QUANTITE DELIVREE

STOCK RESTANT

REMARQUES

SIGNATURE

Comptez le nombre dunits dlivres par mois depuis que vous avez commenc tenir des fiches de stock. Une priode de 12 mois est adquate pour calculer la CMM. En calculant les consommations sur plusieurs annes, vous observerez des variations, lies par exemple aux diffrentes saisons de lanne et la survenue dpidmies. Un calcul sur une priode de 24 ou 36 mois (2 ou 3 ans) donne une image plus prcise de ces variations. La consommation varie selon les mois, en fonction de la frquentation des patients et des variations saisonnires. La consommation dpend de la demande.
b. Additionnez le nombre dunits sorties au cours de chaque mois considr.

La somme est la quantit de produits consomms dans votre tablissement au cours des mois considrs.
c. Divisez la somme par le nombre de mois considrs.

Le rsultat correspond la consommation moyenne mensuelle. Cest la quantit habituellement consomme dans votre tablissement pendant une priode donne (par exemple 3 mois, 12 mois, 24 mois). Si un chiffre de consommation moyenne mensuelle nest pas un entier (un demi, trois quart, etc.), il faut larrondir lentier le plus proche vers le haut pour viter les ruptures de stock (un demi devient deux, deux trois quart devient trois). Des portions dunit, par exemple un demi flacon daspirine, ne peuvent tre commandes. Il faut, par consquent, toujours utiliser le chiffre rond le plus proche.

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Si vous utilisez pour la premire fois des documents de gestion, calculez la consommation moyenne mensuelle aprs 3 mois puis recalculez-la aprs 6 mois, puis aprs 12 mois. Le calcul de la consommation moyenne mensuelle nest pas valide si le produit a connu des ruptures de stock pendant les mois considrs (que ce soit au niveau de votre stock ou au niveau du stock du fournisseur). Si vous tes dans cette situation, calculez la consommation moyenne mensuelle uniquement pour les mois pendant lesquels le produit a t disponible. Gardez vos documents jour. Actualisez votre consommation moyenne mensuelle chaque anne. Additionnez le nombre dunits de chaque produit dlivres chaque mois pendant lanne coule et le nombre dunits de chaque produit dlivres au cours de lanne prcdente. Divisez le nombre total dunits par le nombre total de mois considrs. La mise jour des comptes et des moyennes donne une ide prcise de la consommation antrieure. Elle permet de mettre en vidence les augmentations ou diminutions de la consommation en fonction des saisons, des pidmies ou dautres causes particulires votre rgion. 2. Dterminez la frquence des livraisons dans votre tablissement. Lorganisation des livraisons peut varier dun endroit lautre :

Un fournisseur (pharmacie centrale dapprovisionnement, dpt rgional ou local, hpital) peuvent vous fournir des produits pharmaceutiques selon un calendrier quil a fix, (par exemple chaque mois, tous les 3 mois ou tous les 6 mois), ou selon les directives des programmes spcifiques (Programme National de Lutte contre le Sida, Programme des Nations Unis pour le Dveloppement). Parfois, les produits peuvent tre dlivrs selon diffrents calendriers pour diffrents services. Quelquun de votre tablissement peut rgulirement rcuprer les commandes chez le fournisseur. Les produits peuvent vous tre livrs de faon rgulire quand les conditions le permettent. Mais le rythme des livraisons peut tre perturbes par des conditions climatiques ou des problmes de transport.

Il est recommand de se faire livrer ou daller chercher les commandes tous les mois ou tous les 3 mois, cette frquence offre une meilleure garantie de disponibilit des produits en temps voulu. Il est dconseill de se faire livrer chaque semaine ou de faon irrgulire ou lorsque les conditions le permettent. Si tel est le cas dans votre tablissement, efforcez-vous dtablir un systme dapprovisionnement mensuel.
a. Notez la frquence des livraisons dans votre tablissement.

Cela peut tre une fois par mois, tous les 3 mois ou tous les 6 mois.
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b. Notez le jour de livraison.

Cela peut tre le premier jour de chaque mois ou le dernier lundi du trimestre. Informez-vous du calendrier de livraison de votre tablissement. Cette information est utile pour lorganisation du travail dans la pharmacie. 3. Dterminez le facteur de rapprovisionnement de votre tablissement. Le facteur de rapprovisionnement est le chiffre qui permet de calculer en quelle quantit chaque produit doit tre command. Les facteurs de rapprovisionnement correspondant lintervalle entre deux approvisionnements en mois x 2, sont recommands pour la plupart des structures de premier niveau. En utilisant ces frquences dans votre tablissement, vous passerez vos commandes moins frquemment. Vous disposerez des produits ncessaires en temps voulu.
FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT

Le facteur de rapprovisionnement est 2 si les produits sont livrs 1 fois par mois. (1 x 2 = 2) Le facteur de rapprovisionnement est 6 si les produits sont livrs tous les 3 mois. (3 x 2 = 6) Le facteur de rapprovisionnement est 12 si les produits sont livrs tous les 6 mois. (6 x 2 = 12)

Dterminez le facteur de rapprovisionnement pour votre tablissement. Basez-vous sur la date et la frquence des livraisons, le nombre de patients pris en charge et les stocks disponibles dans votre pharmacie.

4. Calculez le SEUIL DE COMMANDE de chaque produit en stock. Le SEUIL DE COMMANDE dun produit vous indique : Quand passer une commande ? Quelle quantit commander ? Quelle est la consommation dans votre tablissement pendant une priode donne ? Utilisez le facteur de rapprovisionnement adapt votre tablissement pour calculer le de tous les produits en stock. Ceci est important. Le maintien des seuils de commande vous permet en principe de disposer des produits ncessaires en quantit suffisante, mme si une livraison programme ntait pas effectue.

SEUIL DE COMMANDE

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Exemple : calculer le seuil de commande A la clinique Talor, les produits sont livrs chaque mois. Le facteur de rapprovisionnement est 2. La consommation moyenne mensuelle des comprims pdiatriques de cotrimoxazole (sulfamthoxazole + trimthoprime 100 + 20 mg) est de 3 botes. Le seuil de commande du cotrimoxazole est de 6 botes. 3 CMM x 2 = 6
SEUIL DE COMMANDE

FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT

Si les produits taient livrs tous les 3 mois, le facteur de rapprovisionnement serait 6. Le seuil de commande du cotrimoxazole serait de 18 botes. 3 CMM x 6 = 18
SEUIL DE COMMANDE

FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT

a. Calculez la consommation moyenne mensuelle dun produit. b. Prenez le facteur de rapprovisionnement correspondant la frquence de vos livraisons. c. Multipliez la consommation moyenne mensuelle du produit par le facteur de rapprovisionnement.

Le rsultat est le SEUIL DE COMMANDE. Regardez la fiche de stock ci-dessous. Le SEUIL DE COMMANDE est entour. Utilisez un crayon pour noter le seuil de commande. Ce seuil peut varier en fonction de modifications de la demande ou du facteur de rapprovisionnement (ou frquence de livraison).

EXEMPLE : FICHE DE STOCK

ARTICLE : CONDITIONNEMENT :

NUMERO DE CODE : PRIX : SEUIL DE COMMANDE :

DATE

PROVENANCE (REU DE)

QUANTITE RECUE

DESTINATION (DELIVRE A)

QUANTITE DELIVREE

STOCK RESTANT

REMARQUES

SIGNATURE

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Si la consommation moyenne mensuelle dun produit change, effacez le SEUIL DE COMMANDE inscrit sur la fiche de stock. Calculez le nouveau seuil de commande. Utilisez un crayon pour inscrire le nouveau chiffre sur la fiche. Indiquez que le seuil a chang dans la colonne REMARQUES. Tenez compte du nouveau chiffre pour dterminer les quantits commander. 5. Dterminez quand passer la commande et quelle quantit commander. Vous passerez une commande correspondant la diffrence entre le SEUIL DE COMMANDE du produit et la quantit restante de ce produit dans le stock. Quand le jour fix dans votre tablissement pour passer la commande mensuelle est arriv, comparez le STOCK RESTANT et le SEUIL DE COMMANDE de chacun des produits en stock. Commandez tous produits dont le STOCK RESTANT est infrieur au SEUIL DE COMMANDE. Pour les commandes rgulires de produits dont la consommation est stable, commandez TOUJOURS le nombre dunits permettant de ramener le stock au niveau du SEUIL DE COMMANDE. Faites le calcul suivant :
SEUIL DE COMMANDE

moins

STOCK RESTANT

quantit commander

a. Vrifiez le STOCK RESTANT inscrit sur la fiche de stock de chacun des produits.

Regardez la fiche de stock. Lisez le nombre dunits restant en stock dans la colonne STOCK RESTANT. Vrifiez quil correspond au nombre dunits entreposes sur les tagres. Vrifiez les dates de premption.
b. Comparez le STOCK RESTANT au SEUIL DE COMMANDE. c. Dcidez si le moment est venu de passer la commande. Dcidez quelle quantit commander.

Si le stock restant est infrieur au SEUIL DE COMMANDE, le moment est venu de commander le produit. Passer une commande. La quantit commander correspond la diffrence entre le SEUIL DE COMMANDE et le STOCK RESTANT. Si le stock restant est suprieur ou gal au SEUIL DE COMMANDE, le moment nest PAS venu de commander le produit. Ne le commandez PAS. Cette situation ne devrait pas tre frquente, toute commande devrait en principe ramener le STOCK RESTANT au niveau du SEUIL DE COMMANDE.

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EXEMPLE : DETERMINER QUAND ET EN QUELLE QUANTITE COMMANDER Le SEUIL DE COMMANDE du cotrimoxazole (sulfamthoxazole + trimthoprime 100 + 20 mg) en comprims pdiatriques est de 20 botes. QUAND COMMANDER : Il y a 20 botes de cotrimoxazole dans le stock : Ne passez PAS encore de commande. Le STOCK RESTANT est gal au SEUIL DE COMMANDE. Il y a 19 botes ou moins de cotrimoxazole dans le stock : Passez une commande maintenant. Le STOCK RESTANT est infrieur au SEUIL DE COMMANDE. Il y a 21 botes ou plus de cotrimoxazole dans le stock : Ne passez PAS encore de commande. Le STOCK RESTANT est suprieur au SEUIL DE COMMANDE. QUELLE QUANTITE COMMANDER : Il y a 17 botes de cotrimoxazole dans le stock : Le SEUIL DE COMMANDE du cotrimoxazole est 20. Le STOCK RESTANT est de 17 units. Calculez 20 17 = 3. Commandez 3 botes pour revenir au SEUIL DE COMMANDE DE 20.

6. Lorsque vous achetez les produits (si votre tablissement achte les produits pharmaceutiques). Vous devez connatre le prix de chacun des produits en stock. Calculez la valeur du stock actuel et celle du stock commander. Cela permet de comparer les diffrences approximatives de prix entre les produits. Par exemple, pour un mdicament donn, les comprims cotent moins cher que les formes liquides.
a. Pour calculer la valeur du stock disponible

Multipliez le STOCK RESTANT par le PRIX actuel de lunit.


EXEMPLE : CALCULER LA VALEUR Le stock restant de comprims damoxicilline 250 mg est de 12 botes. Le prix actuel de la bote est de 25,55. La valeur du stock de comprims damoxicilline 250 mg est de 306,60. 12 botes x 25,55 = 306,60 b. Pour calculer le prix du stock commander

Multipliez le nombre dunits commander par le PRIX actuel de lunit.

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EXEMPLE : CALCULER LE COT

Un agent de sant commande au fournisseur 10 botes de comprims damoxicilline 250 mg. Le prix actuel de la bote est de 25,55. Le prix de la commande est de 255,50. 10 botes x 25,55= 255,50

Quand le prix dun produit change, effacez lancien prix et notez le nouveau sur la fiche de stock. Utilisez un crayon car le prix peut encore changer. Suivez les instructions de votre superviseur ou coordinateur de district pour le paiement des produits. Rfrez-vous au Chapitre 9, Comment recevoir les paiements.

REMARQUE IMPORTANTE POUR LES COMMANDES DANS LES SITUATIONS DURGENCE En cas dpidmie, urgence ou maladie saisonnire, ne suivez PAS les procdures de commande bases sur la consommation antrieure. Planifiez une urgence ou une situation imprvue. Suivez les instructions de votre superviseur ou coordinateur de district. En cas dpidmie ou durgence (comme le cholra par exemple) informez votre superviseur ou votre coordinateur de district. Dterminez vos besoins pour faire face lurgence, en vous basant sur une consommation mensuelle anticipe. Faites une estimation des produits ncessaires et passez une commande en urgence. Assurez-vous de savoir o et comment vous procurer rapidement ces produits. En cas de maladies saisonnires (comme le paludisme ou la diarrhe), commandez les mdicaments adapts, en quantit suffisante, bien avant la priode prsume du dbut de la maladie saisonnire. Dterminez les quantits commander en vous basant sur les consommations de la saison prcdente, par exemple celle de lanne dernire ou de la prcdente saison des pluies ou saison sche.

En cas de problmes de transport ou dintempries, vitez les retards de livraison. Anticipez les problmes. Si la saison des pluies approche, que les routes seront probablement inondes, faites livrer les produits avant larrive des pluies. Commandez les produits en quantit plus importante ou passez vos commandes plus tt qu laccoutumer. Dterminez la quantit commander en tenant compte de la quantit consomme en vous basant sur le nombre de mois couvrir. 7. Passez une commande des produits dont vous avez besoin. Prenez connaissance du systme de commande dans votre tablissement. Votre tablissement peut passer ses commandes date fixe (tous les lundis, le dernier lundi de chaque mois) ou date variable, par exemple au moment o le niveau de stock passe en dessous du seuil de commande. Quel que soit le systme, suivez les procdures exposes cidessous pour passer les commandes.

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a. Passez votre commande par crit.

Lidal serait que votre tablissement dispose dj de formulaires de commande. Le formulaire utilis dans votre tablissement peut ressembler au Formulaire de Consommation Mensuelle et de Commande propos en Annexe 8, au Bon de Commande et de Sortie propos en Annexe 9 ou au Formulaire de Commande de Produits Pharmaceutiques propos en Annexe 10. Si votre tablissement ne dispose pas de formulaires de commande, chacun de ces exemples peut tre modifi de manire correspondre aux besoins de votre tablissement. Un formulaire de commande (ou bon de rquisition) permet dtablir facilement la liste des produits ncessaires. Le formulaire de commande peut tre utilis la fois par la personne qui passe la commande ET par la personne qui traite la commande (le fournisseur) au niveau de la pharmacie centrale, de district ou rgionale. Il doit indiquer le lieu, le type dtablissement de soins et la priode de consommation considre. Les mouvements de chaque produit stock sont enregistrs sur ce formulaire. Un numro de commande doit tre attribu chaque commande. Ce numro permet dassurer le suivi de la commande en cours. Il arrive que des formulaires de commande distincts soit utiliss par diffrents programmes comme les programmes spciaux des donateurs qui appliquent souvent des procdures administratives qui leur sont propres. Assurez-vous de remplir lensemble des formulaires ncessaires pour ces programmes afin de recevoir les produits ncessaires dans votre tablissement.
b. Rdigez soigneusement votre bon de commande.

Quel que soit votre mode de commande, crivez lisiblement en lettres capitales afin dtre compris par tous. Notez la date de la commande, le nom et ladresse de votre fournisseur. Spcifiez le nom de chaque produit, son dosage, sa forme et son conditionnement. Notez le NUMERO DE CODE si ce numro existe dans le catalogue ou la liste du fournisseur. Commandez la quantit ncessaire. Dterminez la quantit en vous basant sur la consommation antrieure ou, si vous procdez lintroduction ou lextension dun service, en vous basant sur les modalits exposes dans le chapitre suivant. Signez le formulaire.
c. Envoyez ou remettez votre commande au fournisseur.

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Rsultats de lexercice de CALCUL DE LA MOYENNE au dbut de ce chapire : 1. Comptez les chiffres de la liste : 4 chiffres Additionnez ces chiffres : 7 + 5 + 0 + 8 = 20 Divisez le rsultat par le nombre de chiffres de la liste : 20 4 = 5 Le rsultat est la moyenne : 5 2. Comptez les chiffres de la liste : 12 chiffres Additionnez : 5 + 4 + 5 + 3 + 3 + 2 + 1 + 1 + 2 + 2 + 3 + 5 = 36 Divisez la somme (36) par le nombre de chiffres de la liste (12) : 36 12 = 3 La moyenne est 3.

EFFECTUER VOS COMMANDES EN VOUS BASANT SUR LA CONSOMMATION ANTERIEURE GARANTIT LE MAINTIEN DU NIVEAU DE STOCK REQUIS!

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5. Comment grer lintroduction traitements antirtroviraux

des

Dans de nombreux pays, les mdicaments et produits pharmaceutiques lis au traitement des malades VIH et sida sont grs sparment du circuit dapprovisionnement pharmaceutique habituel. Ces mdicaments et produits pharmaceutiques doivent tre grs sparment en raison des exigences des diffrents donateurs. Cela implique souvent lutilisation de procdures diffrentes pour la ralisation des commandes, pour la rception des commandes et pour la gestion des stocks, ainsi quun renforcement de la scurit, des capacits de stockage et de lenregistrement des donnes. Ouvrir un service de traitement antiviral (TARV) impose un travail dquipe. Les agents de sant de votre tablissement auront besoin dtre informs et forms. Vous devrez dterminer quand dbutera le nouveau service qui gre les TARV et quels changements il faudra effectuer. Les changements concernent souvent lespace et les conditions de stockage. Il est vraisemblable que ces changements concernent galement les procdures et formulaires de commande et denregistrement qui pourront tre nouveaux ou modifis. Ouvrir un service de patients sous TARV signifie que les patients seront traits pour une maladie chronique et auront besoin dun traitement vie. En tant que personne charge de la gestion des stocks, il sera de votre responsabilit de : vous assurer que lensemble des antirtroviraux (ARV) et produits pharmaceutiques ncessaires au dmarrage du service sont disponibles garantir lapprovisionnement ininterrompu des produits travailler avec le personnel charg de lenregistrement des patients et celui charg de la dispensation. Dans les premiers mois qui suivent lintroduction des TARV, vous devrez calculer les quantits des diffrents TARV dont les patients atteints du VIH et du sida auront besoin. Ceci doit tre fait en troite collaboration avec le programme national de lutte contre le sida ou le coordinateur du district, votre superviseur et le personnel charg des TARV dans votre tablissement.

Pour prparer tablissement.

lintroduction

des

TARV

dans

votre

1. Dterminez qui, dans votre tablissement, participera lintroduction des TARV.


Vous devez savoir qui assurera la gestion des mdicaments et produits lis aux soins des patients atteints du VIH et du sida. Vous devez savoir qui sera responsable des autres composantes des TARV (programme dducation thrapeutique, prise en charge nutritionnelle, etc.). Vous devez comprendre les rles respectifs de chacun et travailler ensemble.
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2. Dterminez qui, en dehors de votre tablissement, participera lintroduction des TARV.


Dterminez de quelle manire votre quipe communiquera avec le coordinateur du programme national ou de district. Vous devez savoir qui fournira les mdicaments et produits lis aux soins des patients atteints du VIH et du sida. Ce peut tre votre fournisseur habituel ; il peut y avoir un ou plusieurs donateurs. Il est possible que les diffrents mdicaments et/ou produits pharmaceutiques destins votre service de TARV proviennent de fournisseurs diffrents. Veillez ce que la communication entre vous et lensemble des acteurs impliqus soit la fois claire et ouverte. Ceci favorisera lintroduction sans heurts de votre service de TARV.

3. Dterminez le nombre initial de patients lors de louverture du service.


Un coordinateur du programme, au niveau national ou du district, peut dcider, avec votre quipe de TARV, du nombre de patients qui recevront le traitement. Planifiez soigneusement les stocks ncessaires pour le nombre de patients quil a t convenu de traiter initialement dans votre tablissement.

4. Prenez connaissance du traitement que vous dispenserez aux patients.


Suivez les instructions du coordinateur national ou du district. Ces instructions sont issues des directives de mise sous traitement nationales et internationales. Lorsque les patients dbutent un TARV, ils suivent un schma thrapeutique particulier, gnralement appel TARV de premire ligne . Lorsque lun des trois ARV de premire ligne doit tre remplac par un autre ARV (essentiellement en cas de grossesse ou dintolrance du mdicament, par exemple en cas de rash cutan), le traitement est appel "TARV alternatif de premire ligne". Un traitement est une association de mdicaments qui peut se prsenter sous diffrentes formes : Produits spars contenant un mdicament par comprim. Dans ce cas, chaque produit compte pour une unit spare. Produits associs, contenant deux ou trois mdicaments dans un mme comprim, appels combinaisons dose fixe (CDF). Dans ce cas, chaque CDF compte pour une unit.
a. Informez-vous des traitements qui seront fournis.

Informez-vous des diffrents protocoles de traitement. Vous aurez besoin de savoir pour quels protocoles thrapeutiques vous utiliserez des comprims contenant un seul mdicament et pour quels protocoles thrapeutiques vous utiliserez une association de plusieurs mdicaments dans un mme comprim (CDF).

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Si les trois mdicaments sont sous forme de comprims spars, il faudra 2 ou 3 fois plus de comprims pour fournir le bon traitement. Les CDF contenant trois mdicaments par comprim seront utiliss en tri-thrapie (par exemple d4T3+3TC4+NVP5). Les CDF contenant deux mdicaments par comprim (par exemple AZT6+3TC) seront utiliss en association avec un comprim contenant un autre ARV (par exemple NVP ou EFV7). b. Informez-vous des autres mdicaments fournis pour les soins des patients atteints du VIH et du sida. Soyez attentif tous les mdicaments et produits qui seront ncessaires lintroduction et au maintien de votre service de TARV. Il peut y avoir dautres mdicaments ou produits utiliss par le service de TARV qui sont ncessaires aux soins inhrents ltat chronique de ces malades. Des mdicaments sont utiliss pour le traitement des infections opportunistes. Par exemple, le cotrimoxazole (sulfamthoxazole + trimthoprime ou CTX) est utilis en prophylaxie.

5. Estimez les quantits dARV ncessaires pour ouvrir le service de TARV.


Les quantits dARV sont calcules en fonction des directives de traitement recommandes pour un nombre initial de patients quil est convenu de traiter dans le service au dbut. Le calcul de ces quantits peut tre bas sur lexprience dautres tablissements ayant un service de TARV dans votre pays. Suivez lexemple de la section suivante si vous devez calculer les quantits dARV ncessaires lors de louverture du service.

6. Dterminez quel moment arriveront les premiers produits.


Informez lquipe charge du TARV du moment o arriveront les premiers produits dans votre tablissement. Prparez les membres de lquipe organiser le service de TARV. Le coordinateur du programme national ou du district peut donner des instructions supplmentaires si les stocks proviennent dun donateur. Vous pouvez convenir avec les patients slectionns pour recevoir le TARV du jour et de lheure laquelle ils se rendront dans ltablissement.

7. Prparez votre pharmacie.

d4T : stavudine, 3TC : lamivudine 5 NVP : nvirapine


3 4

6 7

AZT : zidovudine EFV : favirenz 37

Organisez votre pharmacie. Informez-vous de lespace ncessaire au stockage des ARV et autres produits ncessaires au traitement du nombre de patients attendus. Assurez-vous que votre tablissement a suffisamment despace pour stocker des produits supplmentaires. Faites cela bien avant larrive des produits.
a. Retirez les articles inutiles.

Passez en revue tous les mdicaments, produits pharmaceutiques et quipements en stock. Retirez tous produits prims ou qui ne sont plus utiliss. Renvoyez ces stocks au fournisseur. Retirez les articles et quipements anciens, obsoltes ou endommags. Retirez tout article stock qui na pas dutilit, de manire disposer dun espace suffisant pour entreposer les nouveaux mdicaments et autres articles utiliss pour le service de TARV.
b. Rangez la pharmacie.

Nettoyez et rangez tous les espaces de stockage. Rangez ou r-organisez les mdicaments, produits pharmaceutiques et quipements restants. Aidez-vous de la liste rcapitulative pour lamnagement de la pharmacie et de la liste rcapitulative pour le rangement des produits, dans les Annexes 1 et 2 de ce manuel.
c. Estimez lespace de stockage ncessaire aux premiers produits.

Dterminez avec lquipe de TARV lendroit o seront stocks les nouveaux produits. Ils peuvent tre conservs dans la pharmacie ou dans un autre local de stockage. Essayez destimer lespace ncessaire chacun des articles et de dterminer les conditions de conservation requises pour les mdicaments et produits pharmaceutiques. Pour chaque article, rpondez aux questions suivantes : O seront stocks les articles ? Sur une tagre ? Laquelle ? De quel espace avez-vous besoin pour chaque article ? Une chane de froid est-elle ncessaire ? Si oui, au rfrigrateur ou conglateur ? Les donateurs peuvent formuler des exigences particulires quant au stockage de leurs produits. Sil est ncessaire de les stocker sparment, soyez certain de disposer de lespace et des installations ncessaires et de pouvoir garantir des conditions de conservation convenables.

Pour calculer les quantits de TARV commander.


Il est difficile destimer les besoins lorsque lon dispense pour la premire fois le TARV dans un tablissement. La mthode base sur la consommation antrieure, ne peut pas tre utilise puisque vous ne connaissez pas la consommation moyenne mensuelle.

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Par consquent, il est important de calculer le plus exactement possible les quantits ncessaires. Pour cela, vous devez vous baser sur le nombre de patients avec lequel il est convenu de dbuter le TARV selon schma thrapeutique indiqu dans les directives de mise sous traitement. Il existe deux mthodes possibles pour distribuer les TARV dans les structures sanitaires de premier niveau : Kits de traitement pour un nombre dtermin de patients (quantits fixes) Systme par commandes programmes (quantits commandes selon les besoins) Les procdures suivantes vous serviront de guide pour passer la commande correspondant au nombre de patients quil est convenu de traiter.

1. Dterminez le nombre de patients traits en vous basant sur les quantits fixes dARV qui seront livrs.
Lors de la phase initiale, la politique du programme national de lutte contre le sida peut tre dutiliser uniquement des kits de traitement pour un nombre fixe de patients (par exemple 30, 50 patients, etc.). Dans ces programmes, la quantit de kits dARV est base sur un nombre prdtermin de patients traits pendant une priode donne, par exemple un mois. Le nombre de patients inclut ceux recevant un traitement de premire ligne et ceux recevant un traitement alternatif de premire ligne. Estimez le nombre de kits ncessaires en fonction du nombre de patients quil est convenu de traiter dans votre tablissement. Si des kits supplmentaires sont commands, certains peuvent tre conservs comme stock de scurit (stock tampon) au cas o la livraison des kits serait retarde. Ce systme dapprovisionnement nest pas prcis. Aprs quelques temps, par exemple six mois aprs louverture du service de TARV, vous devez informer le coordinateur du programme national ou de district de votre consommation dARV et autres produits pour viter les sur-stocks.

2. Calculez votre commande pour un mois, en vous basant sur le nombre de patients et le TARV quils recevront.
Suivez attentivement les instructions du coordinateur du programme national ou du district pour passer la commande. Ceci est particulirement important lorsque les stocks proviennent de diffrentes sources comme les centrales dachat ou les donateurs. Pour les mdicaments et autres produits utiliss dans le TARV, les procdures denregistrement et de commande, les rapports et le calendrier de livraison sont souvent spcifiques. Utilisez des formulaires spcifiques pour les commandes et rapports. Remplissez-les soigneusement avec votre quipe.

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EXEMPLE: CALCULER LA QUANTITE INITIALE DE TARV POUR LES PATIENTS

La clinique Talor va ouvrir un service de TARV le mois prochain avec un nombre initial de 50 patients. 40 dentre eux recevront un traitement antirtroviraux de premire ligne sous forme de CDF (d4T+3TC+NVP). Ils sont dj sous trithrapie dans dautres structures de soins mais seront transfrez dans votre service. Les 10 patients restants seront traits avec une Combinaison dARV (CA) (dT4+3TC) et un ARV supplmentaire, soit NVP ou EFV. Parmi ces 10 patients, 5 femmes enceintes recevront CA+NVP et 5 autres patients traits pour tuberculose recevront CA+EFV. Etape 1 : Pour 50 patients attendus, les besoins en ARV pour un mois de traitement sont : 40 patients: CDF cp : 40 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 2 400 cp. 10 patients: - CA cp : 10 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 600 cp. - NVP cp : 5 x 1 (cp/jour) x 14 (jours) = 70 cp (2 premires semaines). - NVP cp : 5 x 2 (cp/jour) x 16 (jours) = 160 cp (aprs 2 semaines). - EFV gl : 5 x 1 (cp/jour) x 30 (jours) = 150 gl. 2 : Vrifiez soigneusement le conditionnement de chaque mdicament. Les CDF sont en bote de 60 cp. Pour 2,400 cp, il faut : 2 400 60 = 40 botes. Les CA sont en bote de 60 cp. Pour 600 cp, il faut : 600 60 = 10 botes. La NVP est en bote de 60 cp. Pour 230 cp (70+160 cp), il faut 230 60 = 3,83. Comme il est impossible de pas commander des botes entires, arrondissez au nombre entier le plus proche 4 botes. LEFV est en bote de 90 gl. Pour 450 gl, il faut : 150 30 = 5 botes.

Etape

Etape 3 : Dterminez le facteur de rapprovisionnement. Si vous recevez les commandes une fois par mois, le facteur de rapprovisionnement est 2. Si vous recevez les commandes tous les 3 mois, le facteur de rapprovisionnement est 6. Etape 4 : Calculer la quantit commander pour le premier mois. Il faut inclure le facteur de rapprovisionnement dans le calcul des quantits commander. Si la clinique Talor reoit ses commandes chaque mois, la commande initiale de mdicaments sera : Consommation attendue x facteur de rapprovisionnement = quantit commander CDF : 40 CA : 10 NVP : 4 EFV : 5 x x x x 2 2 2 2 = = = = 80 20 8 10 botes botes botes botes

Pour contrler la gestion des TARV dans votre tablissement.


1. Contrlez soigneusement le nombre de patients et dARV dispenss.

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Pendant les 3 6 premiers mois, votre quipe apprendra grer les stocks du TARV. Tenez jour les registres des patients atteints du VIH et du sida et des ARV dispenss.

a. Calculez le nombre dunits sorties pendant un mois.

Si utilisez des fiches de stock distinctes pour les produits du TARV, suivez attentivement les instructions des donateurs. En principe, les procdures denregistrement restent les mmes que pour les produits qui ne proviennent pas des donateurs. Regardez lexemple ci-dessous. La colonne QUANTITE DELIVREE est entoure. Le nombre dunits dlivres correspond au nombre dunits consommes.

EXEMPLE: FICHE DE STOCK

ARTICLE : CONDITIONNEMENT :

NUMERODE CODE : PRIX : SEUIL DE COMMANDE :

DATE

PROVENANCE (REU DE)

QUANTITE RECUE

DESTINATION (DELIVRE A)

QUANTITE DELIVREE

STOCK RESTANT

REMARQUES

SIGNATURE

Comptez le nombre dunits dlivres pendant le mois prcdent. Le nombre dunits varie selon les mois, en fonction de lgres variations dans la frquentation des patients atteints du VIH et du sida. Suivez les tapes ci-dessous pour vous prparer, vous et votre quipe, commander les TARV. Ces tapes ont dj t exposes dans le Chapitre 3, Comment tenir les outils de gestion.
b. Comptez vos stocks intervalles rguliers, par exemple une fois par mois.

Dterminez la frquence laquelle vous vrifierez les quantits en stock. Lors de lintroduction du TARV, ce peut tre chaque semaine, deux fois par semaine ou chaque mois. Pour les procdures denregistrement, se rfrer la liste rcapitulative pour la fiche de stock en Annexe 3 et la fiche de stock en Annexe 7. Vrifiez si :

Les stocks diminuent plus lentement que prvu. Les stocks diminuent plus rapidement que prvu.

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Dans ces cas, contactez le coordinateur de programme ou du district afin quil dcide des actions correctrices entreprendre. Souvenez-vous quil est de votre responsabilit et de celle de votre quipe dassurer la disponibilit du traitement dune maladie chronique pour laquelle les patients ont besoin dun traitement continu vie.

2. Calculez les quantits ncessaires en vous basant sur le nombre de patients traits et dARV dispenss.
Lquipe du TARV dans votre tablissement doit reporter chaque mois le nombre de patients recevant le traitement de premire ligne ou le traitement alternatif de premire ligne. Utilisez ces chiffres pour calculer les besoins pour le mois suivant ou pour une plus longue priode. Suivez attentivement les instructions spcifiques reues pour le calcul des quantits. Ceci est particulirement important si les produits proviennent de plusieurs sources, tels que les centrales dachat ou les donateurs.

Pour renouveler les commandes de TARV


1. Dterminez les procdures de contrle et de commande. Discutez et dcidez avec votre quipe : quelle sera la frquence du contrle des stocks dARV et autres produits ? quelle sera la frquence des commandes des stocks dARV et autres produits ? qui sera charg de cette tche ? Pour la passation de commande, rfrez-vous la check-liste correspondante en Annexe 4, au Formulaire de consommation mensuelle et de commande en Annexe 8 et au Bon de commande et de sortie en Annexe 9. 2. Discutez avec votre quipe de la faon dont vous effectuerez les commandes. Discutez et dcidez avec votre quipe : Quels formulaires seront utiliss pour commander les mdicaments et autres produits pour les soins des patients atteints du VIH et du sida? Y aura til de nouveaux formulaires? - Les formulaires actuels seront-ils modifis? Lorsque les produits sont des dons, les donateurs auront-ils des exigences particulires? - Y aura til des formulaires de commande spcifiques? - Quelle sera la frquence des commandes? Qui passera et rceptionnera les commandes? 3. Dterminez quand commander et en quelle quantit.

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Rfrez-vous au point 5 du Chapitre 4. 4. Commander des produits dont vous avez besoin. Votre tablissement peut passer ses commandes dARV date fixe, par exemple le dernier lundi de chaque mois. Suivez attentivement les instructions du coordinateur du programme national ou du district pour passer vos commandes.
a. Passez votre commande par crit.

Votre quipe connat dj le formulaire de commande utiliser pour les TARV. Lutilisation dun formulaire de commande permet dtablir facilement la liste des produits ncessaires. Le formulaire est utile la fois pour la personne qui passe la commande des produits du TARV ET pour le fournisseur qui prpare la commande. Le coordinateur du programme ou du district est souvent impliqu. Souvenez-vous quil faut : Ecrire lisiblement, en lettres capitales, afin dtre compris par tous. Donner un numro de srie chaque commande. Indiquer la date de la commande. Indiquer le nom et ladresse du fournisseur, surtout si vous recevez les produits de plusieurs fournisseurs ou donateurs. Spcifier le nom de chaque produit, son dosage, sa forme et son conditionnement. Signer le bon de commande. Assurer le suivi de la commande en vous servant du numro de commande.

b. Remplissez avec prcision les documents requis pour les commandes.

Assurez-vous de remplir lensemble des formulaires ncessaires la commande des produits du TARV, faute de quoi votre tablissement pourrait ne pas recevoir les produits ncessaires.
c. Envoyez ou apportez votre commande au coordinateur du programme national ou du district ou au fournisseur.

Quel que soit le systme de commande en vigueur, suivez attentivement les instructions du coordinateur du programme national ou du district ou du fournisseur.

5. Tenez le coordinateur du programme inform de lvolution de votre service de TARV. Contactez les autorits comptentes si votre quipe rencontre des difficults avec les patients, leurs traitements ou les mdicaments et autres produits pour les soins des patients atteints du VIH et du sida.

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Contactez le coordinateur du programme si le stock du TARV diminue plus lentement ou plus rapidement que prvu. Cette information aidera tablir les prvisions pour la commande suivante. Essayez de surmonter les problmes le plus rapidement possible de faon ce que le service ne soit pas interrompu et que les patients soient satisfaits.

COMMANDER DES TARV ET AUTRES PRODUITS IMPOSE UN TRAVAIL DEQUIPE, LA TENUE CONVENABLE DES DOCUMENTS DE GESTION ET UN CONTROLE RIGOUREUX!

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6. Comment grer lextension traitements antirtroviraux

des

Aprs la phase initiale dintroduction des TARV, votre tablissement peut tre amen inclure de nouveaux patients atteints du VIH et du sida, tout en continuant traiter les patients dj enrls. On appelle cela lextension des TARV. Cela peut galement comprendre la prise en charge des infections opportunistes et de la prophylaxie par le cotrimoxazole chez les patients infects par le VIH. Cela signifie que le nombre de patients traits dans votre tablissement va en gnral continuer daugmenter, en particulier celui des patients ncessitant des soins de longue dure. Il sera de votre responsabilit de vous assurer que lensemble des ARV et produits pour les soins des patients atteints du VIH et du sida sont disponibles pour de nouveaux patients et de grer au mieux cette augmentation de travail. Lors de lextension des TARV, votre quipe et vous mme devez travailler en troite collaboration avec le coordinateur du programme national ou de district. Calculer les besoins pour les nouveaux TARV peut devenir plus complexe. Comme indiqu prcdemment, le TARV est un traitement vie. Les patients dpendront dun traitement continu par les ARV. Vous ne pouvez pas vous permettre dtre en rupture de stock. Ceci demande dtre soigneusement planifi lavance ! Des espaces de stockage, des procdures denregistrement et des rapports supplmentaires peuvent tre ncessaires. Ceci conduit souvent modifier lespace et les conditions de stockage ainsi que les formulaires pour effectuer les commandes et les rapports. Les calendriers de livraison peuvent galement changer. Votre quipe devra sorganiser pour grer convenablement le surcrot de travail, y compris la gestion des documents administratifs supplmentaires.

Comment prparer lextension des TARV dans votre tablissement


Un coordinateur du programme national ou de district peut dcider, en accord avec votre quipe et vous mme, du nombre de nouveaux patients que vous traiterez chaque mois dans votre tablissement. Il est de votre responsabilit de bien coordonner la phase dextension des TARV avec votre quipe. Vous serez responsable de la commande, de la rception et de la gestion des stocks qui devront tre suffisants pour traiter les patients actuels et les patients futurs. Les agents de sant de votre tablissement contribueront lextension des TARV et auront besoin dtre informs en consquence. Ensemble, vous devez dterminer quand commencera lextension des TARV. Suivez les tapes ci-dessous. Si ncessaire, rfrez-vous aux informations du Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux.

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1. Dterminez qui, dans votre tablissement, participera lextension des TARV. 2. Dterminez qui, en dehors de votre tablissement, participera lextension des TARV. 3. Dterminez le nombre de nouveaux patients inclure. 4. Prenez connaissance des schmas de traitement dispenss aux patients. a. Informez-vous des traitements qui seront fournis : un mdicament par comprim ou une association de plusieurs mdicaments dans un comprim (CDF). b. Informez-vous des autres mdicaments fournis pour le traitement des maladies lies au VIH. 5. Estimez les quantits dARV ncessaires. 6. Dterminez quel moment arriveront les premiers produits. 7. Prparez votre pharmacie. Assurez-vous que votre tablissement a suffisamment despace pour stocker les nouveaux mdicaments et autres produits pour les soins des patients atteints du VIH et du sida. Ramnager votre pharmacie au pralable si ncessaire. Suivez les tapes ci-dessous. Si ncessaire, rfrez-vous aux informations du Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux. b. Retirez les articles inutiles. c. Rangez la pharmacie. d. Estimez lespace de stockage ncessaire pour les premiers produits. e. Dterminez si vous avez besoin despace ou dquipement supplmentaire. Si un espace supplmentaire est ncessaire pour tendre les activits, identifiez les besoins. Cela peut comprendre : des quipements supplmentaires, comme des tagres, une plus grande armoire, des rfrigrateurs ou conglateurs supplmentaires. des zones scuriss supplmentaires, serrures et cls. Faites le ncessaire pour dobtenir ces quipements.

Prvoyez les stocks ncessaires lextension des TARV.


Suivez les tapes ci-dessous. Si ncessaire, rfrez-vous aux informations du Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux. Dterminez les procdures de commande et de contrle.
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Planifiez avec votre quipe le contrle des niveaux de stock. Discutez avec votre quipe de la faon dont il faudra effectuer les commandes. Dterminez si vous utiliserez des kits de traitement ou un systme de commandes programmes. Si vous utilisez des kits de traitement : lextension des TARV est relativement facile grer. Les kits sont conus pour un nombre fixe de patients (par exemple 30, 50 patients etc.). Chaque kit contient des TARV pour un nombre dtermin de patients sous traitement de premire ligne et sous traitement alternatif de premire ligne. Le nombre de kits que reoit votre tablissement correspond au nombre de patients que vous traiterez pendant la priode suivante. Si vous utilisez le systme de commandes programmes : cette mthode demande plus deffort de la part de votre quipe. La commande est base sur lestimation du nombre de patients que votre tablissement est susceptible de traiter par mois et sur la quantit de TARV que vous utiliserez au cours de la mme priode.

Pour passer la commande en se basant sur le nombre de patients.


Suivez les tapes ci-dessous pour vous prparer, vous et votre quipe, lextension des TARV dans votre tablissement. Si ncessaire, rfrez-vous aux informations du Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux. 1. Calculez votre commande pour un mois, en vous basant sur le nombre de patients et le TARV quils recevront. a. Calculez le nombre dunits sorties pendant un mois. b. Comptez vos stocks intervalles rguliers, par exemple une fois par mois. c. Additionnez le nombre dunits sorties pour chaque mois considr. d. Effectuez linventaire physique de chaque ARV et vrifier les dates de premption. 2. Calculez les quantits ncessaires en vous basant sur le nombre de patients traits et dARV dispenss. Pour effectuer les commandes lors de la phase dextension des traitements, il faut se baser sur le nombre de patients frquentant le service et le nombre de TARV dispenss. Les commandes ne sont pas bases sur la consommation moyenne mensuelle. Ceci doit tre soigneusement programm avec lquipe charge du TARV dans votre tablissement. Aprs lextension du service dans votre tablissement, la demande de TARV va augmenter. Cependant, aprs une priode de 6 12 mois, le nombre de nouveaux patients inclus chaque mois aura tendance se stabiliser dans la plupart des tablissements. Si cela se produit, vous et votre quipe serez en mesure de calculer plus prcisment les stocks de TARV ncessaires dans votre tablissement. Utiliser les donnes concernant le nombre de patients suivant actuellement diffrents schmas thrapeutiques signifie que
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vous devez tre au courant des diffrents traitements antirtroviraux utiliss dans votre tablissement.
a. Prenez connaissance du facteur de rapprovisionnement utilis lors de lextension des TARV.

Le facteur de rapprovisionnement est le chiffre qui vous aide calculer en quelle quantit chaque produit doit tre command. Le facteur de rapprovisionnement recommand pour une commande mensuelle lors de lextension des TARV est 2. Cest le mme que celui utilis pour les commandes de mdicaments en situation stable. Le SEUIL DE COMMANDE est la quantit de produits que vous devez avoir en stock pour approvisionner correctement les patients dj enrls et les nouveaux patients. Multipliez la quantit ncessaire pour le mois suivant par le facteur de rapprovisionnement 2. Le rsultat est le seuil de commande. Ceci vous permet davoir un stock de scurit (stock tampon) pour maintenir lextension des activits sans provoquer de sur-stockage excessif.
b. Calculez la quantit de stock actuellement ncessaire.

Dterminez la quantit de stock ncessaire pour chaque produit. Notez sil existe, le stock existant/disponible dans la pharmacie. Soustrayez la quantit de stock disponible du SEUIL DE COMMANDE.
EXEMPLE : COMMENT CALCULER LES QUANTITES DARV NECESSAIRES
La clinique Talor fournit des TARV depuis 6 mois, depuis le mois de juillet dernier. Votre quipe passe en revue le registre des patients inclus dans le programme depuis les 6 derniers mois et trouve les chiffres suivants : Mois Nouveaux patients + Patients du mois prcdent = Total DEC 40 260 300 NOV 60 200 260 OCT 60 140 200 SEPT 50 90 140 AOUT 40 50 90 JUIL 50 0 (Juin) 50 Actuellement, il y a 300 patients sous TARV (fin dcembre). Parmi ces 300 patients, 240 (80%) sont traits avec une CDF (d4T+3TC+NVP) et les 60 patients restants (20%) avec une combinaison dARV (CA) (d4T+3TC) et un ARV supplmentaire, soit NVP, soit EFV. Sur ces 60 patients, 40 sont des femmes enceintes recevant CA+NVP et 20 sont des patients traits pour une tuberculose recevant CA+EFV. Etape 1 : Pour ces 300 patients actuellement enrls, la commande dARV et de CTX pour un mois de traitement est : 240 patients : CDF cp : 240 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 14 400 cp 60 patients : - CA cp : 60 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 3 600 cp - NVP cp : 40 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 2 400 cp - EFV gl : 20 x 1 (cp/jour) x 30 (jours) = 600 cp Etape 2 : Si 60 nouveaux patients seront en janvier, les quantits dARV pour un mois devront tre augmentes de la faon suivante : On estime que parmi les 60 nouveaux patients, 30 patients (50%) seront traits avec une CDF quils ont dj car ils ont t transfrs dans votre service. Les 30 patients restants (50%) recevront une CA et un ARV supplmentaire. On estime que 20 sur les 30 sont des nouveaux

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patients et que 6 autres sont des femmes enceintes et que les 4 restants sont sous traitement antituberculeux. 30 patients : CDF cp : 30 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 3 600 cp 30 patients : - CA cp : 30 x 2 (cp/jour) x 30 (jours) = 1 800 cp - NVP cp : 26 x 1 (cp/jour) x 14 (jours) = 364 cp (2 premires semaines) - NVP cp : 26 x 2 (cp/jour) x 16 (jours) = 832 cp (aprs 2 semaines) - EFV gl : 4 x 1 (cp/jour) x 30 (jours) = 120 cp Etape 3 : Ajoutez les quantits calcules pour le groupe de patients dj enrls (300 patients) et pour le groupe de nouveaux patients (60 patients) : 300 + 60 = 360 patients au total. 270 patients : CDF cp : 14 400 + 1 800 = 16 200 cp 90 patients : - CA cp : 3 600 + 1 800 = 5 400 cp - NVP cp : 2 400 + 364 + 832 = 3596 cp - EFV gl : 600 + 120 = 720 cp Etape 4 : Vrifiez soigneusement le conditionnement de chaque mdicament. Les CDF sont en bote de 60 cp. Pour 16 200 cp, vous avez besoin de : 16 200 cp 60 = 270 botes. Les CA sont en bote de 60 cp. Pour 5 400 cp, vous avez besoin de : 5 400 cp 60 = 90 botes. La NVP est en bote de 60 cp. Pour 3596 cp, vous avez besoin de : 3596 60 = 59,93 botes. Comme il est impossible de commander des botes entames, arrondissez au nombre entier le plus proche, soit 60 botes. L EFV est en bote de 30 gl. Pour 720 gl, vous avez besoin de : 720 30 = 24 botes. Etape 5 : Prenez connaissance du facteur de rapprovisionnement. Vous recevez les commandes une fois par mois, ainsi le facteur de rapprovisionnement est 2 (facteur de rapprovisionnement = mois x 2). Etape 6 : Calculez le seuil de commande. QUANTITE NECESSAIRE x 2 (FACTEUR DE REAPPROVISIONNEMENT) = SEUIL DE COMMANDE CDF : 270 x 2 = 540 botes CA : 90 x 2 = 180 botes NVP : 60 x 2 = 120 botes EFV : 24 x 2 = 48 botes Etape 7 : Vrifiez le stock restant et comparez-le au seuil de commande. Il reste en stock 240 botes de CDF, 60 botes de CA, 40 botes de NVP et 18 botes dEFV au moment o lagent de sant prpare la commande mensuelle. Les quantits de mdicaments commander sont : SEUIL DE COMMANDE QUANTITE EN STOCK = CDF : 540 - 240 = 300 botes CA : 180 - 60 = 120 botes NVP : 120 - 40 = 80 botes EFV : 48 - 18 = 30 botes

QUANTITES A COMMANDER

3. Commandez les produits ncessaires dans votre tablissement. Suivez les tapes ci-dessous. Si ncessaire, rfrez-vous aux informations du Chapitre 5, Comment grer lintroduction des traitements antirtroviraux.
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a. Passez votre commande par crit. b. Remplissez avec prcision votre bon de commande. c. Envoyez ou remettez votre commande au coordinateur national ou de district, ou au fournisseur. 4. Tenez le coordinateur du programme inform de vos niveaux de stock dARV. 5. Contrlez les mouvements de stock et le nombre de patients. Pour effectuer les commandes dans le cadre de lextension des activits, il est ncessaire dtre constamment attentif aux modifications du niveau des stocks, du nombre de patients dj sous traitement et du nombre de nouveaux patients qui dbuteront le traitement. Vrifiez le niveau des stocks intervalles rguliers. Il est essentiel dviter les ruptures ou les excs de stock. Vrifiez aussi la frquentation des patients rgulirement. Aussi longtemps que le nombre de patients augmente, recalculez chaque mois les quantits commander, selon les procdures exposes plus haut.

PASSER LES COMMANDES DANS LE CADRE DE LEXTENSION DES TARV EXIGE UNE PLANIFICATION ET UNE SURVEILLANCE RIGOUREUSE, ET UN TRAVAIL DEQUIPE!

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7. Comment rceptionner une commande

Les structures sanitaires de premier niveau sont en gnral approvisionnes par la pharmacie centrale, rgionale ou de district. Les produits proviennent parfois dautres sources comme les grossistes ou les donateurs. Certains fournisseurs livrent les commandes dans les locaux des tablissements de sant; certains tablissements vont chercher leurs commandes chez le fournisseur. Dans tous les cas, la personne charge de rceptionner la livraison, cest--dire les produits provenant du fournisseur, doit la contrler au moment de la rception. La livraison doit correspondre la commande. Cette personne doit vrifier quaucun produit na t perdu ou vol, que les produits livrs sont conformes aux critres de qualit et ne sont ni prims ni proches de la premption. Il est frquent que la livraison ne corresponde pas la commande. Il peut sagir de produits manquants ou de produits livrs en quantit infrieure la quantit commande mais aussi de produits prims ou proches de ltre, endommags ou de mauvaise qualit. Les livraisons non conformes ont un cot important et ne doivent pas tre sous-estimes.

Pour rceptionner une commande


1. Rceptionnez vous-mme les produits.
Au moins un membre du personnel doit tre prsent pour rceptionner les produits lors de la livraison. Il est possible quune deuxime personne soit dsigne pour rceptionner les produits spcifiques, par exemple les ARV, les stupfiants ou les substances psychotropes. Si cest le cas dans votre tablissement, cette personne et vous-mme devez tre prsents pour recevoir et vrifiez les produits. Passez en revue le bordereau dexpdition qui accompagne la livraison. Vrifiez que le nombre de cartons reu est gal au nombre inscrit sur le bordereau dexpdition. 2. Vrifiez lintgrit des cartons demballage pour sassurer

quaucun produit na t vol.


Vrifiez si des cartons ont t ouverts. Le fond du carton a pu tre ouvert dlicatement et des articles de petites tailles ont pu tre retirs. Quelquun peut avoir vid une bote de son contenu, replac la bote vide dans le carton et referm soigneusement le fond du carton. Le contrle du nombre et de ltat extrieur des cartons peut dissuader dventuels voleurs de drober les produits livrs. Si vous dcouvrez que quelque chose a disparu, vous devez dterminer quel moment cela sest produit et qui en est responsable.

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3. Conservez dans un dossier les documents de livraison.


Lors de leur tourne, les camions de livraison transportent souvent les commandes de plusieurs tablissements. Des produits destins votre tablissement peuvent tre livrs par erreur un autre tablissement. Des produits peuvent disparatre. Conserver les documents de livraison permet didentifier et de corriger les problmes qui pourraient survenir.
a. Enregistrez les informations concernant la livraison chaque fois que vous rceptionnez une commande.

Le bordereau dexpdition mis par le fournisseur doit tre vrifi et sign par le chauffeur-livreur et la personne qui rceptionne la commande. Soyez mthodique dans lenregistrement des informations relatives aux livraisons. Regardez lexemple de bordereau dexpdition ci-dessous.

Exemple : Bordereau dexpdition

DATE

No DE COMMANDE (rquisition)

No DU BON DE LIVRAISON

NOM DU LIVREUR + SIGNATURE

No DIMMATRI CULATION DU VEHICULE

NOMBRE DE CARTON S

SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (rception)

Enregistrez les informations suivantes :

DATE

de livraison

numro identifiant la commande NUMERO DU BON DE LIVRAISON, si disponible : Un fournisseur peut attribuer un numro supplmentaire la commande. Ce numro sert identifier la commande qui a t expdie. Ce numro est aussi appel NUMERO DE COLISAGE. NOM DU LIVREUR + SIGNATURE NUMERO DIMMATRICULATION DU VEHICULE (ou numro de carte grise du vhicule) NOMBRE DE CARTONS livrs SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL, personne qui rceptionne la commande SIGNATURE DE LA PERSONNE DESIGNEE OU DU SECOND MEMBRE DU PERSONNEL, si ncessaire, pour la rception des TARV et ractifs de laboratoire.

NUMERO DE LA COMMANDE,

Utilisez un stylo. Cette information nest pas susceptible de changer. Conservez dans un endroit sr les informations relatives aux livraisons. Assurezvous quune copie de ces informations est remise au conducteur/livreur.

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Si votre tablissement ne reoit pas de bordereau dexpdition, vous devrez utiliser une page dun registre de ltablissement. Un exemple de bordereau dexpdition est propos dans lannexe 11.
b. Demandez au livreur de signer le bordereau dexpdition avant son dpart.

Ne signez PAS la place du livreur. La signature du livreur prouve que les produits ont t livrs dans votre tablissement.

4.

Comparez les produits reus aux produits inscrits sur votre bon de commande.

Dballez les produits. Lisez les bons de commande et de livraison. Passez en revue la liste des produits commands. Examinez les produits reus et leur nombre. Vrifiez que ce que vous avez command correspond ce que vous avez reu. Si vous constatez une anomalie au moment de la livraison, rfrez-vous au formulaire de rclamation, Annexe 12. Sil manque des produits, commandez-les nouveau. Si la quantit de produits reue est infrieure la quantit commande, gardez les produits, utilisez-les, mais prvoyez de recommander rapidement les quantits manquantes. Avertissez votre superviseur ou coordinateur de district. Toujours vrifier soigneusement les produits livrs

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003. Si vous recevez des produits que vous navez pas commands ou qui ne figurent pas sur
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votre bon de livraison, suivez la procdure en vigueur dans votre tablissement pour les retourner. Vous serez en mesure de les conserver et de les utiliser si le Ministre de la Sant en recommande lutilisation dans les structures sanitaires de premier niveau et sils proviennent dun fournisseur connu et digne de confiance. Consultez votre superviseur ou coordinateur de district. Si vous conservez des produits excdentaires, il y aura un sur-stock dans votre pharmacie et les produits ayant un dlai de premption court arriveront expiration avant dtre utiliss. Renvoyez ces produits au fournisseur. Ayez une bonne connaissance du stock disponible dans votre tablissement. Demandez votre superviseur ou coordinateur de district la politique tenir en cas de dsaccord avec chacun de vos fournisseurs.

5. Vrifiez la date de premption de tous les produits.


Nacceptez PAS de produits prims. Les produits prims peuvent tre nocifs pour le patient ou navoir aucune efficacit. Retournez ou dtruisez les produits prims, selon les rgles en vigueur dans votre tablissement. Notez les produits prims dans la section correspondante du formulaire de rclamation et informez votre superviseur ou coordinateur de district.

6. Vrifiez laspect gnral de chaque produit livr.


Recherchez les produits endommags ou dtriors. Les mdicaments de mauvaise qualit ou qui ont subi des manipulations intempestives peuvent tre dangereux. Ne les acceptez PAS.
a. Vrifiez les produits ncessitant une chane de froid.

Contrlez et rangez ces produits en priorit. Si les mdicaments conserver au rfrigrateur, comme le lopinavir/ritonavir (inhibiteurs de protases) ou les vaccins ne sont pas livrs dans un emballage rfrigr, ils peuvent tre altrs. Ne les acceptez PAS.
b. Vrifiez la couleur des mdicaments et vaccins.

Si les mdicaments ou les vaccins ont chang de couleur, ils sont dtriors. Ne les acceptez PAS.
c. Recherchez les conditionnements casss, les fuites de liquide.

Retirez avec prcaution les conditionnements casss. En cas de fuites de liquide, retirez et liminez tous les produits endommags, en respectant la procdure en vigueur dans votre tablissement.
d. Recherchez les conditionnements non scells et les produits ne portant pas dtiquette. 54

Les produits conservs dans des conditionnements non scells peuvent avoir t manipuls. Il est dangereux dutiliser des produits ne portant pas dtiquette. Ne les acceptez PAS.
e. Inspectez les comprims et glules.

Ouvrez les conditionnements scells uniquement si vous suspectez une dtrioration. Une fois la bote ouverte, vrifiez la qualit. Sentez le contenu de la bote. Versez quelques comprims ou glules sur une surface propre, par exemple sur un plateau ou une feuille de papier pose sur une table. Si les comprims ou glules : ont une odeur inhabituelle, ils peuvent avoir t dtriors. Ne les acceptez PAS. sont casss, rduits en poudre, poisseux, fendus ou gonfls, ils peuvent avoir t endommags. Ne les acceptez PAS.
g. Inspectez les solutions injectables.

Agitez le flacon. Observez-le la lumire. Une solution limpide ne doit pas contenir de particules rflchissant la lumire. La prsence de petites particules indique que le produit est dtrior. Nacceptez PAS le flacon. Immdiatement aprs linspection, rangez les produits de bonne qualit leur place respective. Ceci permet de maintenir la pharmacie constamment en ordre. Mettez les produits endommags ou de mauvaise qualit dans un carton que vous retournerez au fournisseur. Eliminez ou retournez les produits prims et de mauvaise qualit ds que lopportunit se prsente. Suivez la procdure de retrait des produits de mauvaise qualit en vigueur dans votre tablissement.

7. Documentez toute livraison non conforme la commande.


Si des mdicaments et produits pharmaceutiques manquent, sont livrs en quantit suprieure la quantit commande, sont prims, dtriors ou de mauvaise qualit, signalez-le au superviseur et notifiez-le par crit. Si lanomalie est constate au moment de la livraison, demandez des explications au chauffeur-livreur et mentionnez lanomalie sur le bordereau dexpdition. Si lanomalie est constate aprs la livraison, contactez le fournisseur et suivez les rgles en vigueur dans votre tablissement pour signaler lanomalie. Lidal serait que votre tablissement dispose dun Formulaire de Rclamation car cest un moyen pratique pour signaler les anomalies. Le formulaire utilis dans votre tablissement peut ressembler celui propos en Annexe 12. Enregistrez tous les produits manquants ou livrs en quantit suprieure la quantit commande, les produits prims, endommags et de mauvaise qualit. Signez le formulaire. Conservez-le dans un dossier.

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Si vous ne disposez pas de formulaire, crivez une lettre de rclamation dcrivant les anomalies constates, en incluant toutes les informations dcrites dans ce chapitre. Dterminez avec votre superviseur qui doit recevoir la lettre. Habituellement, une copie est envoye lautorit comptente, une autre au fournisseur, une troisime est archive dans votre tablissement. Etablir un rapport de rclamation vous protge.

VERIFIEZ LES DATES DE PEREMPTION ET LA QUALITE DES PRODUITS AVANT DE LES RANGER DANS VOTRE PHARMACIE!

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8. Comment dispenser les mdicaments

Si vous ntes pas charg de la dispensation des mdicaments dans votre tablissement, enseignez aux agents de sant responsables de la dispensation les procdures exposes dans ce chapitre. Quand un mdicament est dispens un patient, il est important que le patient reoive : le bon mdicament la quantit requise linformation requise pour prendre correctement le mdicament Dispenser un mdicament un patient consiste : examiner lordonnance, aller chercher, compter et emballer le mdicament, et le dlivrer au patient. Le dispensateur doit expliquer au patient de faon prcise et claire comment prendre le mdicament. Cest un point capital. Les mdicaments ne sont efficaces que sils sont pris correctement. Ensuite, le dispensateur doit sassurer que le patient a bien compris comment prendre le mdicament. Le patient doit tre en mesure dexpliquer au dispensateur comment il va prendre le mdicament quil a reu. Que devez vous savoir pour dispenser correctement les mdicaments ?

Comment prparer les mdicaments et produits pharmaceutiques Comment les dlivrer aux patients

La prescription et la dispensation de mdicaments sont deux activits distinctes. Effectuez la prescription dans la salle de consultation. Dispensez les mdicaments dans la salle de dispensation. Effectuez ces deux activits dans deux endroits diffrents si possible. Ne dispensez PAS les mdicaments directement partir du local de stockage! Le lieu o seffectue la dispensation peut tre une salle, une partie dune salle, un cabinet ou un chariot. Pour les procdures de dispensation, rfrez-vous la liste rcapitulative correspondante, Annexe 6.

Pour prparer les mdicaments et produits pharmaceutiques


1. Allez dans la pharmacie. Prenez les produits ncessaires. Posez-les sur un plateau. Emmenez-les dans la salle de dispensation. Pour chacun des produits, estimez le nombre dunits qui devraient suffire pour la journe ou la sance de dispensation. Pour cela, basez-vous sur la consommation antrieure. Si ncessaire, faites-vous aider par une personne exprimente.

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Enregistrez sur la fiche de stock le mouvement de chacun des produits qui sort de la pharmacie. Une fois que les produits ont t amens dans la salle de dispensation, ne les ramenez PAS dans la pharmacie. Conservez-les dans la salle de dispensation. 2. Gardez les produits en scurit et rangs dans la salle de dispensation. Assurez-vous que la salle de dispensation est scurise de la mme manire que la pharmacie. Un membre du personnel doit toujours tre prsent dans la salle de dispensation. Ne laissez PAS la salle ouverte si aucun membre du personnel ne se trouve lintrieur. Rangez les produits de la mme manire que dans la pharmacie, en tenant compte de leur voie dadministration et de leur forme pharmaceutique. Rangez chaque catgorie de produits par ordre alphabtique en tenant compte de leur nom gnrique. Rfrez-vous au Chapitre 2, Comment ranger les produits. Certains tablissements utilisent les fiches de stock aussi bien pour la gestion des produits stocks dans la pharmacie que pour la gestion des produits dlivrs dans la salle de dispensation. Les fiches de stock deviennent alors des registres de dispensation. Les agents de sant y enregistrent les informations relatives aux mouvements des mdicaments et produits pharmaceutiques dispenss aux patients pour le traitement de certaines maladies. Par consquent, il est prfrable dutiliser un cahier pour enregistrer les mdicaments dlivrs chaque jour ou chaque semaine. Ceci peut tre particulirement utile dans le cadre de lextension dun service.

Pour dispenser un mdicament (ou un autre produit) un patient


3. Vrifiez si la prescription est approprie pour le patient. Passez en revue lordonnance. Trouvez le nom gnrique du mdicament. Si vous ne parvenez pas lire lordonnance ou si vous avez la moindre question sur la prescription, demandez des explications la personne qui a rdig lordonnance. Vrifiez que la prescription correspond lge, au poids et au sexe du patient. Vrifiez galement que la forme, le dosage et la posologie du mdicament prescrit sont adquats et que la prescription correspond aux directives de traitement. Si plusieurs produits ont t prescrits, ne les mlangez PAS. Prparez une seule prescription la fois. 4. Prenez le produit et vrifiez la date de premption sur lemballage. Certains mdicaments se ressemblent et peuvent tre facilement confondus les uns avec les autres. Lisez le nom gnrique inscrit sur ltiquette. Vrifiez quil sagit bien du
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mdicament prescrit. Vrifiez que la forme, le dosage et le conditionnement sont conformes la prescription. Vrifiez que le produit nest pas prim. Prenez galement un sachet ou un flacon vide pour emballer les mdicaments remettre au patient. 5. Apposez une tiquette sur lemballage des produits remettre au patient. Certains emballages sont munis dtiquettes pr-imprimes. Certains nen ont pas et vous devrez vous-mme en apposer une. Ecrivez lisiblement sur ltiquette : le nom du patient, la date, le nom du produit, la quantit dispense et les instructions relatives lutilisation du mdicament. Utilisez des pictogrammes ou des chiffres pour indiquer la dose. Associez galement des instructions crites. Les patients qui ne savent pas lire ont besoin dimages et peuvent connatre dans leur entourage des personnes capables de leur lire les instructions. Aprs avoir inscrit les instructions sur ltiquette, attachez ltiquette sur lemballage vide. Il est important que ltiquette soit lisible. Lorsquun patient revient avec une ancienne prescription, tout agent de sant doit tre en mesure de la lire.

6. Ouvrez la bote du mdicament. Vrifiez la qualit de son contenu. Une fois la bote ouverte, vrifiez son contenu. Si les mdicaments dgagent une odeur anormale, ils peuvent tre dtriors. Si les comprims ou glules sont fendus, casss, rduits en poudre ou poisseux, ils sont endommags. Si les glules sont gonfles, de consistance molle ou agglutines les unes aux autres, elles sont endommages. Ne dispensez PAS de mdicaments de mauvaise qualit aux patients. Eliminez convenablement ces mdicaments. 7. Conditionner lavance la quantit ncessaire selon le traitement, en vitant les contaminations. Le dconditionnement et reconditionnement sont des oprations qui ncessitent un minimum dhygine et dorganisation. Comptez les comprims et glules dans un plateau de comptage. Si vous navez pas de plateau, utilisez une feuille de papier ou un film radiographique usag (voir ci-dessous) ou une surface propre recouverte de papier. Comptez les comprims laide dune spatule propre. Ne les touchez PAS avec les mains, vous pourriez contaminer la fois les mdicaments et vos mains. Nutilisez PAS le mme plateau pour compter les comprims dun autre mdicament sans lavoir nettoy. Si vous comptez les comprims sur une feuille de papier, utilisez chaque fois une nouvelle feuille. Si vous rutilisez le mme plateau ou la mme feuille de papier, vous pouvez vous contaminer et contaminer les mdicaments.
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8. Placez dans lemballage la quantit exacte de mdicament destine tre rapport chez lui par le patient. Placez le mdicament dans son emballage tiquet en utilisant le plateau et la spatule (ou le matriel ncessaire la mesure des liquides). Ne mlangez pas plusieurs mdicaments ou plusieurs prescriptions. 9. Remettez immdiatement les comprims ou glules en surplus dans leur emballage dorigine. Si plusieurs mdicaments ont t prescrits, fermez la bote du mdicament qui vient dtre prpar avant douvrir celle du mdicament suivant. Prparez lensemble des mdicaments prescrits avant de les dispenser au patient. 10. Remettez le mdicament emball au patient. Apprenez-lui prendre le mdicament. Si le patient est un enfant, suivez avec la mre (ou la personne qui soigne lenfant), les tapes ci-dessous. Expliquez au patient comment prendre le mdicament (voir ci-dessous les tapes a - d). Si plusieurs mdicaments ont t prescrits, dispensez les un par un.
a. Indiquez au patient le nom du mdicament, sa forme (comprim, sirop, etc.), son action et sa posologie.

La posologie comprend : Quand prendre le mdicament (par exemple, le matin) Combien en prendre (par exemple, un comprim) Pendant combien de temps prendre le mdicament (par exemple, 2 jours) Comment prendre le mdicament (par exemple, pendant le repas)

Vous pouvez afficher dans la salle de dispensation les instructions dutilisation des mdicaments les plus couramment utiliss. De cette manire, les agents de sant seront davantage susceptibles de donner aux patients des instructions identiques (et correctes!). De plus, pour les mdicaments les plus frquemment utiliss, vous pouvez envisager dafficher des fiches dinstructions destines aux patients afin quils puissent les lire. Cela renforce votre message.
b. Montrez au patient comment prparer la dose. Faites-le sexercer.

Si la dose prescrite est moins dun comprim entier, montrez au patient comment diviser le comprim. Sil doit tre mlang de la nourriture, montrez lui comment craser le comprim et le mlanger aux aliments.

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Si vous dispensez un sirop, montrez comment mesurer la quantit correcte. Utilisez le bouchon du sirop ou montrez au patient quelle cuillre utiliser. Demandez au patient de sexercer mesurer la dose. Pour cela, utilisez le mdicament dj emball et destin tre rapport chez lui par le patient. Quand vous tes certain que le patient a compris comment prparer la dose, demandez-lui de prendre la premire dose.
c. Dites au patient de prendre la totalit des mdicaments prescrits.

Il arrive que le patient se sente mieux avant la fin du traitement prescrit. Expliquez au patient quil est ncessaire, mme sil se sent mieux, de poursuivre le traitement jusqu son terme pour viter une rechute. Ceci est particulirement vrai pour les traitements antibiotiques et antipaludiques car les bactries et parasites peuvent persister dans lorganisme. Informez galement les patients sous ARV quils devront revenir rgulirement pour assurer la continuit du traitement.
REMARQUE IMPORTANTE POUR LA DISPENSATION DES ARV Si vous dispensez des ARV dans le cadre dun programme de traitement sous observation directe, le patient vient chercher ses mdicaments dans votre tablissement. Regardez-le prendre ses mdicaments et corrigez, si ncessaire. Procdez ainsi chaque visite. Quand vous avez dj dispens des ARV au patient : Si ltat du patient a chang depuis la dernire visite, signalez-le au prescripteur. Cela peut vouloir dire que le traitement est inefficace et quil doit tre modifi. Si le patient reoit un autre mdicament pour un autre problme de sant, observez-le attentivement. Si ce patient vous parat prsenter des troubles, il est possible quil sagisse dune interaction entre les mdicaments.

d. Demandez mdicaments.

au

patient

de

vous

expliquez

comment

prendre

les

Chaque fois que vous dispensez un mdicament, assurez-vous que le patient a bien compris les instructions dutilisation. Si le patient rpond correctement, flicitez-le! Sinon, expliquez-lui de nouveau la posologie, jusqu ce quil soit capable de rpondre correctement. Si la prescription comporte plusieurs mdicaments, ne donnez quun mdicament la fois. Ne donnez le mdicament suivant quaprs vous tre assur que le patient a bien compris comment prendre le premier. Les mdicaments ne sont efficaces que sils sont pris correctement. Il arrive que les patients ne comprennent pas comment prendre leurs mdicaments. Des mdicaments

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mal utiliss peuvent tre toxiques ou mortels. Assurez-vous que le patient a bien compris les instructions. 11. Dites au patient de conserver ses mdicaments et produits pharmaceutiques dans un endroit sr, hors de la porte des enfants. Expliquez au patient que les produits peuvent se dtriorer, quils cotent chers et quils doivent tre conservs la maison dans un endroit particulier. Cet endroit doit tre frais, sombre et sec, et exempt dinsectes et animaux nuisibles. Indiquez au patient quels sont les endroits adquats pour conserver les mdicaments la maison. 12. Gardez les dossiers des patients jour.

Compltez les registres de dispensation en respectant les instructions reues de votre superviseur ou coordinateur de district. Assurez-vous de respecter les dispositions particulires relatives aux substances contrles et aux mdicaments issus de dons pour lesquels des procdures denregistrement spcifiques peuvent tre appliques.

LORS DE LA DISPENSATION DUN MEDICAMENT APPRENEZ AU PATIENT COMMENT PRENDRE LE MEDICAMENT ET VERIFIEZ QUIL A COMPRIS LES INSTRUCTIONS!

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9. Comment recevoir les paiements

Dans de nombreux pays, il existe un systme de recouvrement des cots. Les tablissements de soins de tous les niveaux du systme de sant doivent acheter leurs mdicaments la centrale dachat. La politique est de faire payer aux patients les mdicaments qui leur sont dispenss dans les tablissements de soins. Cependant, certains mdicaments peuvent tre donns gratuitement aux tablissements de soins et les patients nont pas payer ces mdicaments. Si votre tablissement reoit des paiements, les autorits nationales de sant doivent vous indiquer comment procder. Si vous tes responsable de lencaissement des paiements, respectez la politique en vigueur dans votre tablissement. Veillez : Toujours remettre au patient la quantit correspondant un traitement complet Enregistrer tous les paiements reus des patients Vrifier que le montant vers correspond au montant inscrit sur le reu d'encaissement Conserver largent en lieu sr Garder vos registres jour Dposer rgulirement largent la banque, au bureau municipal ou au bureau de poste

SUIVRE LES DIRECTIVES NATIONALES EN VIGUEUR DANS VOTRE ETABLISSEMENT VOUS PROTEGE!

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Rfrences
1. World Health Organization and Basics (1998) Drugs supply management training: Handbook for drug supply management at the first-level health facility. Geneva, WHO John Snow Inc., World Health Organization and United Nations Children's Fund. (2003) Guidelines for the storage of essential medicines and other health commodities. Arlington, VA.: John Snow Inc./DELIVER. World Health Organization Regional Office for Africa (2004) Management of drugs at health center level: training manual. Brazzaville, WHO AFRO.

2.

3.

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ANNEXES
Listes rcapitulatives et formulaires de gestion de lapprovisionnement pour les structures sanitaires de premier niveau
LISTES RECAPITULATIVES Annexe 1. Liste pharmacie Annexe 2. Liste Annexe 3. Liste stock Annexe 4. Liste commandes Annexe 5. Liste Annexe 6. Liste dispensation FORMULAIRES Annexe Annexe Annexe Annexe Annexe Annexe 7. Fiche de stock 8. Formulaire de consommation mensuelle et de commande 9. Bon de commande et de sortie 10. Formulaire de commande de produits pharmaceutiques 11. Bordereau dexpdition 12. Formulaire de rclamation rcapitulative pour lamnagement du local de rcapitulative pour le rangement des produits rcapitulative pour lutilisation de la fiche de rcapitulative pour la passation des rcapitulative pour la rception des livraisons rcapitulative pour les procdures de

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ANNEXE 1 - Liste rcapitulative pour lamnagement du local de pharmacie


Votre local de stockage ressemble til au local idal? Cochez () la case OUI si laffirmation correspond la description de votre local de stockage. Cochez NON si elle ne correspond pas. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.
OUI NON

1.

Le local de stockage est spar du lieu de dispensation; les mdicaments ne sont pas dispenss aux patients directement depuis le local de stockage. Le local est assez vaste pour contenir tous les produits. La porte du local ferme avec deux serrures; chaque serrure possde sa propre cl. Le local est ferm en dehors des priodes dutilisation. Le local est en bon tat; il ny a pas de fissures, trous ou traces de dgts lis leau. Le local est muni dun plafond; ce plafond est en bon tat. Lair circule librement dans le local; les ventilateurs et cloisons sont en bon tat. Les fentres sont peintes en blanc ou munies de rideaux; des grilles sont installes aux fentres. Il ny a pas dinsectes et animaux nuisibles; il ny a pas de trace dinfestation par les insectes et animaux nuisibles. Le local est rang; les tagres sont dpoussires, le sol est balay, les murs sont propres. Les produits sont en ordre sur les tagres ou dans les cartons. Les tagres et cartons ne reposent pas mme le sol, ils sont poss sur des palettes ou sur des planches et des briques. Le rfrigrateur est en bon tat; il ny a pas de nourriture appartenant au personnel dans le rfrigrateur.

2. 3.

4. 5.

6. 7.

8.

9.

10.

11. 12.

13.

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ANNEXE 2 Liste rcapitulative pour le rangement des produits


Votre pharmacie est-elle bien organise? Cochez () la case OUI si laffirmation dcrit lorganisation de votre pharmacie. Si non, cochez NON. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.
OUI NON

1.

Les mdicaments sont rangs sur les tagres selon leur catgorie : usage externe, usage interne et injectables. Les comprims, glules et autres formes solides (comme les sachets de SRO), sont conservs dans un flacon ou une boite hermtique sur les tagres du haut. Les liquides, pommades et mdicaments injectables sont rangs sur les tagres du milieu. Les autres produits tels que le matriel chirurgical, les prservatifs et les tiquettes, sont rangs sur les tagres du bas. Les produits qui ncessitent une chane du froid sont conservs au rfrigrateur. Les substances contrles sont conserves sparment, dans un endroit ferm, avec un double verrouillage. Les produits sont rangs par ordre alphabtique, sous leur nom gnrique. Les produits sont groups de manire faciliter leur dcompte. Il ny a pas de produits prims dans la pharmacie. Les produits dont la date de premption est proche sont placs devant ceux dont la date de premption est loigne. Pour les produits ayant la mme date de premption : les produits qui viennent dtre reus sont placs derrire ceux qui taient dj stocks. Les produits dont lemballage ne porte ni date de premption ni date de fabrication sont rangs selon leur ordre darrive dans le stock. Pour les produits sans date de premption mais portant une date de fabrication : ceux dont la date de fabrication est la plus rcente sont placs derrire ceux dont la date de fabrication est la plus ancienne. Il ny a pas de produits de mauvaise qualit dans la pharmacie.
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6.

7. 8. 9. 10.

11.

12.

13.

14.

15. 16.

Il ny a pas de produits en sur-stock ou non utiliss dans la pharmacie. Il existe un enregistrement des produits limins du stock ; les informations concernant la date, lheure, le(s) tmoin(s) et ce quil est advenu du produit limin, sont enregistres.

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ANNEXE 3 Liste rcapitulative pour lutilisation de la fiche de stock


Comment les fiches de stock sont-elles utilises dans votre pharmacie? Cochez () la case OUI si laffirmation est exacte. Si non, cochez NON. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.

OUI

NON

1. 2.

Il existe une fiche de stock pour chaque produit stock. Toutes les informations enregistres sur la fiche de stock sont exactes et jour. La fiche de stock est conserve avec le produit correspondant, sur ltagre. Linformation est enregistre sur la fiche au fur et mesure que se produisent les oprations. Les comptes de la colonne STOCK RESTANT sont prcis et jour. Un inventaire physique est effectu rgulirement, par exemple une fois par mois.

3.

4.

5. 6.

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ANNEXE 4 Liste rcapitulative pour la passation des commandes


Utilisez cette liste rcapitulative si votre tablissement passe les commandes en se basant sur les consommations antrieures.

Rpondez aux questions suivantes (en utilisant un crayon). Si votre calendrier de livraison est modifi, effacez les anciennes informations et inscrivez les nouvelles. Actualisez vos rponses. 1. 2. 3. Quelles sont les dates de livraison?_____________________________ Quelle est la frquence des livraisons?______________________________ Quel est le facteur de rapprovisionnement utilis dans votre tablissement? _____________

Cochez () la case OUI si laffirmation est exacte. Sinon, cochez NON. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.
OUI NON

4.

Lagent de sant sait calculer la consommation moyenne mensuelle, cest--dire : a. Compter le nombre dunits dlivres pendant un mois. b. Additionner le nombre total dunits dlivres au cours des mois considrs. c. Diviser la somme par le nombre de mois considrs. Lagent de sant calcule le seuil de commande en multipliant la consommation moyenne mensuelle par le facteur de rapprovisionnement. Le seuil de commande a t calcul pour chacun des produits stocks dans la pharmacie. Le seuil de commande est inscrit sur la fiche de stock de chacun des produits. Lagent de sant sait quil est temps de dclencher la commande lorsque le stock restant dun produit devient infrieur au seuil de commande.

5.

6.

7.

8.

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9.

Lagent de sant sait quil faut toujours commander le seuil de commande. Lagent de sant passe la commande par crit. Toutes les informations figurant sur le bon de commande sont compltes, prcises et crites lisiblement.

10. 11.

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ANNEXE 5 - Liste rcapitulative pour la rception des livraisons


Comment les produits sont-ils rceptionns dans votre pharmacie? Cochez () la case OUI si laffirmation est exacte. Sinon, cochez NON. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.
OUI NON

1.

Un agent de sant est prsent au moment de la rception des livraisons. Lagent de sant vrifie ltat extrieur des cartons demballage au moment de la rception. Lagent de sant conserve une trace crite des livraisons. Le livreur signe ltablissement. le bordereau dexpdition avant de quitter

2.

3. 4.

5.

Lagent de sant compare la liste des produits reus la liste des produits inscrits sur le bon de commande et de livraison. Lagent de sant vrifie la date de premption de tous les produits livrs. Lagent de sant recherche les produits de mauvaise qualit, par exemple :

6.

7. 8. 9. 10.

Produits ncessitant une chane du froid non livrs en emballage rfrigr Changement de couleur des mdicaments et vaccins Conditionnements casss et produits endommags par des coulements de liquide Conditionnements ouverts et non tiquets Sil suspecte une dtrioration des produits, lagent de sant recherche :

11. 12. 13. 14.

Les comprims et glules ayant une odeur inhabituelle Les comprims et glules endommags Les solutions injectables contenant des particules rflchissant la lumire Lagent de sant refuse les produits prims ou de mauvaise qualit.

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15.

Lagent de sant notifie par crit toutes les anomalies constates lors de la livraison. Lagent de sant range les produits dans la pharmacie; le mouvement de chaque produit est enregistr sur la fiche de stock.

16.

73

ANNEXE 6 - Liste rcapitulative pour les procdures de dispensation


Comment les mdicaments sont-ils dispenss dans votre tablissement? Cochez () la case OUI si laffirmation est exacte. Si non, cochez NON. Les items NON devront tre mis en uvre ou amliors.
OUI NON

1.

Au dbut de la journe ou de la sance de dispensation, lagent de sant prend dans la pharmacie tous les produits dont il a besoin dans la salle de dispensation. Lagent de sant enregistre les mouvements de chaque produit sur la fiche de stock. Les produits entreposs dans la salle de dispensation sont rangs de la mme manire que les produits entreposs dans la pharmacie. Le dispensateur vrifie que lordonnance est approprie au patient. Le dispensateur prend le rcipient contenant le mdicament prescrit et vrifie la date de premption. Le dispensateur prend un petit emballage pour y mettre les mdicaments que le patient ramnera chez lui. Le dispensateur appose sur lemballage une tiquette o est inscrit le nom du patient, la date de dispensation, le nom du produit, la quantit dlivre, et les instructions crites destines au patient. Le dispensateur ouvre le rcipient contenant le mdicament puis vrifie la qualit du mdicament. Le dispensateur compte la quantit prescrite en vitant les contaminations. Le dispensateur met la quantit de mdicament requise dans lemballage destin au patient. Le dispensateur remet les comprims ou glules en surplus dans leur rcipient dorigine; il ferme ce rcipient avant douvrir le suivant. Le dispensateur remet lemballage au patient et lui indique le nom, le rle et la posologie du mdicament.

2.

3.

4. 5.

6.

7.

8.

9. 10.

11.

12.

74

13.

Le dispensateur montre ou explique au patient comment prparer et prendre la dose prescrite. Le dispensateur demande au patient de rpter les instructions. (Important!) Le dispensateur demande au patient de conserver les mdicaments et produits pharmaceutiques chez lui, dans un endroit sr, hors de la porte des enfants.

14. 15.

75

ANNEXE 7 Fiche de stock


ARTICLE : CONDITIONNEMENT : NUMERO DE CODE : PRIX : SEUIL DE COMMANDE :

DATE

PROVENA NCE (RECU DE)

QUANTITE RECUE

DESTINATIO N (DELIVRE A)

QUANTITE DELIVREE

STOCK RESTANT

REMARQUES

SIGNATURE

76

ANNEXE 8 - Formulaire de Consommation Mensuelle et de Commande


Province : Lieu :
TYPE DETABLISSEMENT Dpt :

District : Pharmacie de district : Etablissement de soins :


FINISSANT LE :

Autre :

RAPPORT POUR LE MOIS DEBUTANT LE :_____________,

20____

_____________, 20__

PRODUIT

SOLDE DE DEPART

RECU CE MOIS

DISPENSE/ SORTI

PERTES/ AJUSTEMENTS

SOLDE FINAL

QUANTITE NECCESSAIRE

Soumis par : ________________________________

Date : _____________

Explication des pertes : _____________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

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Annexe 9 - Bon de commande et de sortie

Source : JSI/OMS/UNICEF. Principes directeurs applicables au stockage des mdicaments essentiels et autres fournitures mdicales. Arlington, VA. : John Snow Inc./Deliver; 2003.

78

79

ANNEXE 10 - Formulaire de commande de produits pharmaceutiques

Cachet de ltablissement

Etablissement de sant :

NUMERO DE COMMANDE :

______________________________________________________________ 01390 _________________________________________________ PARTIE RESERVEE AU FOURNISSEUR ___________________


NUMERO DU BON DE SORTIE

Commande adresse :______________________________________


(Fournisseur) DATE : PRODUITS Un seul produit (une forme, un dosage) par ligne. NUMERO DE CODE CONDITIONNEM ENT NUMERO DE CODE QUANTITE COMMANDEE
(si changement du code fournisseur) QUANTITE DELIVREE

Les produits pharmaceutiques ci-dessus ont t livrs en bon tat et sont de bonne qualit.
_______________________________

DATE DE RECEPTION DE LA COMMANDE : _______________________________ DATE DEXPEDITION DE LA COMMANDE :

TOTAL Nb DE CARTONS EXPEDIES

DATE DE LEXPEDITION :___________________

(Signature et tampon du client)

___________________________________________ ________________________________ _______________________________

(Signature et tampon du fournisseur)

(signature et tampon du destinataire)

ANNEXE 11 - Bordereau dexpdition

DATE

NUMERO DE COMMANDE (rquisition)

NUMERO DU BON DE LIVRAISON

NOM DU LIVREUR + SIGNATURE

N DIMMATRI CULATION DU VEHICULE

NOMB RE DE CARTO NS

SIGNATURE DU MEMBRE DU PERSONNEL (rception)

82

ANNEXE 12 - Formulaire de rclamation


ETABLISSEMENT :
RECEPTIONNE PAR : TEMOIN(S) :

DATE :

RENSEIGNEMENTS SUR LA LIVRAISON NUMERO DE COMMANDE :


NOMBRE DE CARTONS RECUS : TRANSPORTEUR : NOM DU LIVREUR : N DIMMATRICULATION DU VEHICULE :

RENSEIGNEMENTS SUR LES ANOMALIES


BON DE LIVRAISON DESCRIPTION DU PRODUIT CODE CONDITIONNEMENT QUANTITE

PRODUITS MANQUANTS/ LIVRES EN QUANTITE SUPERIEURE A LA QUANTITE COMMANDEE

PRODUITS PERIMES

PRODUITS ENDOMMAGES OU DE MAUVAISE QUALITE

AUTRES ANOMALIES

NOM (en capitales) :

(signature)

FONCTION :

Prix total

Copie adresse :

83

84