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Gestion du stock de la pharmacie communautaire sur Excel

Formation ELSA Ouagadougou, Lundi 17 Janvier 2006

Principe du logiciel
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Une bonne gestion de la pharmacie doit permettre :

o Connatre chaque instant ltat de mon stock (en nombre dunits de chaque mdicament) o viter les ruptures de stock o Faciliter le passage des commandes o Connatre la consommation de la pharmacie pour chaque mdicament IO o Traabilit des ordonnances dispenses au niveau de la pharmacie o Suivi des patients frquentant la pharmacie

Principe du logiciel
Remplacer la gestion manuelle du stock et le suivi manuel des dispensations de mdicaments IO dans la pharmacie.
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Fiches de stock : # 1 fiche / produit, # 1 ligne remplie pour chaque entre/sortie du produit, # Pour connatre chaque instant le stock thorique du produit. Registre des dispensations : # 1 ligne / ordonnance dlivre, # Rempli pour chaque ordonnance servie, # Pour avoir une traabilit de tous les produits dlivrs.
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Avec une gestion manuelle


o Quand on reoit un produit = entre en stock $ 1 enregistrement : on enregistre la quantit reue sur la fiche de stock de chaque produit reu. o Quand on dispense un produit = sortie du stock $ 2 enregistrements : - On enregistre la dlivrance de lordonnance dans le registre des dispensations (avec le dtail de chaque produit dispens au patient). - Pour chaque produit dispens, on enregistre la quantit dlivre au patient sur la fiche de stock.

Modle fiche de stock manuelle


DCI, dosage, forme:
Exemple : Paractamol, 500mg, Comprim Exemple: 1000 cps /mois Premption & Remarques Inventaire Premption 08/2007

Consommation Moyenne Mensuelle (CMM):


Date du mouvement 10/01/06 10/01/06 11/01/06 12/01/06 31/01/06 10 000 50 25 Entres Sorties

Stock thorique 0 10 000 9 950 9 925 9 925

Inventaire

Modle registre de dispensation manuel


Mois de Janvier 2006
N ordre

Date
11/01/06 12/01/06

Code patient AAAA BBBB

Nom patient
ADAMA BOULAROU

Mdecin prescripteur Dr O Dr O

Produits dispenss
Paractamol, 500mg, cp : 50 Cotrimoxazole, 480mg, cp : 60 Paractamol, 500mg, cp : 25 Cotrimoxazole, 480mg, cp : 60

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Avec le logiciel Excel


1 mouvement (entre ou sortie de mdicament) = 1 seul enregistrement
o Quand on reoit un produit = entre en stock $ 1 enregistrement sur la grande fiche de stock regroupant tous les produits o Quand on dispense un produit = sortie du stock $ 1 enregistrement sur la fiche de dispensation o sont enregistres toutes les ordonnances dlivres
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Comment viter les ruptures de stock ?


Marche suivre pour passer une commande
Comment calculer ma Consommation Moyenne Mensuelle (CMM) ? Il suffit de prendre la consommation antrieure des 3 ou 6 derniers mois et de la diviser par 3 ou 6. Par exemple si jai consomm 600 comprims de paractamol pendant les 6 derniers mois, ma CMM sera de 100 cps / mois. Cette CMM doit tre rvalue tous les 3 mois en faisant une moyenne sur les 3 derniers mois (car la CMM augmente au mme rythme que la file active)
1.

Principe: avoir en permanence pour chaque produit: Un stock de scurit correspondant 1 mois de consommation (1 CMM) auquel on ne doit toucher quen cas durgence. + La quantit ncessaire pour toute la priode venir avant de recevoir la prochaine commande (par exemple 3 CMM si la commande doit arriver dans 3 mois).
2.
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Par exemple si la commande est passe tous les trimestres, quand je reois la commande je dois avoir en stock la quantit pour 3 mois (3 CMM) + le stock de scurit (1 CMM). Donc mon stock pour chaque produit doit tre de 3CMM + 1CMM = 4CMM. 8

Comment viter les ruptures de stock ?


Marche suivre pour passer une commande
Il faut donc vrifier chaque jour la quantit en stock de chaque produit, indique sur la fiche de stock. Si cette quantit atteint un seuil infrieur 2 CMM (2 CMM= seuil limite si lon se base sur des commandes tous les 3 mois) $ Cest le moment de dclencher une commande pour ce produit. Cela permet davoir un dlai de 1 mois pour passer la commande et la recevoir avant davoir puiser dans le stock de scurit.
3. 4.

La quantit commander pour chaque produit devra permettre de reconstituer un stock suffisant lorsque la commande arrivera (4 CMM pour une commande trimestrielle).
Par exemple si je dmarre la commande lorsquil me reste 2 CMM et que je sais que celle-ci arrivera dans 1 mois (bien compter le temps de rcuprer une facture pro forma et de la faire valider par les gestionnaires + temps de livraison par le fournisseur) $ je dois commander une quantit de 3 CMM. Quand la commande arrivera je reconstituerai bien un stock de 4 CMM qui me permettra de tenir 3 mois avec le stock de scurit de 1 mois en cas dimprvu.

Gestion du stock de la pharmacie communautaire sur Excel : EXERCICE DAPPLICATION


(correction disponible dans le fichier Excel ci-joint)

Formation ELSA Ouagadougou, du 17 au 28 Avril 2006

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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


A faire avant de commencer lutilisation: # Liste des mdicaments IO $ ok dj enregistre # Liste des patients du centre $ imaginons un centre compos des participants la formation et rentrons leurs noms et caractristiques dans la liste. # Inventaire de dpart $ imaginons un stock constitu de 100 units de chaque produit.

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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


1. 2. 3.

4. 5.

Dispensation de 2 ordonnances le 17 Janvier 2006 Rception d1 commande le 17 Janvier 2006 Arrive dun nouveau patient ( inclure dans le fichier patients) pour une autre ordonnance le 18 Janvier 2006 Rception d1 autre commande le 18 Janvier 2006 Fin du mois de Janvier : inventaire physique le 30 Janvier 2006 o les quantits comptes sont les mmes que les quantits thoriques en stock.
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

Combien de produits sont contenus dans le stock de la pharmacie en Janvier ? Quels produits ont t consomms en Janvier 2006 ? Quelle est la consommation mensuelle en Janvier de ces produits ? Combien dordonnances ont t servies en Janvier ? Quel est le taux de satisfaction moyen des ordonnances pour le mois de Janvier ? Combien de patients ont bnfici de dispensations de mdicaments IO en Janvier ? Combien de patients sont inscrits dans ma file active de patients la fin du mois de Janvier ? Quel est le % dhommes et % de femmes parmi ces patients ? Quel est le stock de comprims de cotrimoxazole 480mg et de paractamol 500mg la fin du mois de Janvier ? Y a-t-il des produits dont le stock semble trop faible la fin du mois de Janvier et pour lesquels il faudrait donc passer une commande ?
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Liste des patients enregistrer initialement


1. Centre SAS 2. ANSS 3. AAS 4. APECOS 5. ACONDA VS CI 6. Ruban Rouge 7. REVS+ 8. SWAA 9. AnisS 10. ALAVI Cte d'Ivoire Burundi Burkina Faso Burundi Cte d'Ivoire Cte d'Ivoire Burkina Faso Burundi Algrie Burkina Faso BLIN Datro Josphine UMUGABEKAZI Marie Thrse TIENDREBEOGO Pascal MBONYINGINGO Faustin LENAUD CISSE Fatoumata Edwige Anita AFFOUMON Loubet JeanMarc Olivier BOGNINI Boulalou HATUNGIMANA Mathilde MAMMERI Amine ZONGO Drissa F F M M F M M F M M
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


Ordonnance 1 : pour Mr MAMMERI Amine, le 17/01/06.
Paractamol 500mg, 2 comprims / jour pendant 5 jours " Cotrimoxazole 480mg, 2 comprims / jour pendant 30 jours " Omprazole , 2 comprims / jour pendant 30 jours
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


Ordonnance 2 : pour Mr BOGNINI Boulalou, le 17/01/06.
Miconazole pommade, 1 tube " Carbocystine 5% sirop, 1 flacon
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


Commande 1 : reue le 17/01/06.
Cotrimoxazole 480mg comprims, 1 boite de 100 comprims " Ibuprofne 400mg comprims, 2 boites de 150 comprims " Bandes, 1 boite de 10 bandes
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


Ordonnance 3 : pour Mme LANGLOIS Julie, le 18/01/06.
Acyclovir pommade, 1 tube " Cotrimoxazole 480mg, 2 comprims / jour pendant 30 jours
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Utilisation dun logiciel de gestion du stock de la pharmacie sur Excel


Commande 2 : reue le 18/01/06.
Metronidazole 125mg/5ml sirop, 1 boite de 30 flacons " Carbocystine 5% sirop, 1 boite de 25 flacons " Bandes, 1 boite de 10 bandes
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