Groupe Eyrolles, 2006, ISBN : 2-212-11723-X

Enregistrement

chapitre 5
Indispensable, lenregistrement conserve les modifications apportes au document. Si le fichier doit tre exploit par la suite avec un autre logiciel ou une ancienne version de Word, vous choisirez un format adquat au moment de lenregistrement. Cette opration suffit convertir le format Word dans un autre. Vous apprendrez aussi comment la fonction Versions permet de garder dans le mme fichier diffrentes versions du document. Grce la sauvegarde automatique, la fonction de rcupration limite les dgts en cas de fermeture accidentelle de Word.

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36 Comment enregistrer ?
Au premier enregistrement dun document dans Word, la commande Fichier>Enregistrer ouvre la bote de dialogue Enregistrer sous. Ensuite, cette mme commande, accessible galement par le troisime bouton de la barre doutils Standard et par le raccourci Ctrl + S, actualise le fichier sans ouvrir de bote de dialogue. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, slectionnez le dossier de stockage partir de la liste Enregistrer dans. Notez que le dossier Mes documents est accessible directement dans le volet gauche de la bote de dialogue. Ajouter un dossier pour le nouveau document
Tchez de mettre au point un systme logique de classement de vos documents dans une hirarchie de sous-dossiers de Mes documents. Il est possible dajouter un sous-dossier partir de la bote de dialogue Enregistrer sous : cliquez sur licne Crer un dossier, la deuxime partir de la droite, puis attribuez un nom au dossier. Le nouveau dossier est prt recevoir le fichier en cours denregistrement.

Dans le champ Nom de fichier, tapez un nom vocateur pour votre fichier. Conservez Document Word pour loption Type de fichier. Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Figure 5-1

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Choisissez lemplacement, le nom et le format du fichier.

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37 Comment crer une copie sous un autre nom ?

Pour enregistrer le document modifi sans remplacer la premire version, choisissez la commande Fichier>Enregistrer sous ou appuyez sur la touche F12. Comme pour un premier enregistrement, choisissez le dossier de stockage, le nom de fichier et son type. Il est possible de conserver plusieurs versions successives du document dans un mme fichier grce la fonction Versions, voir question 41 .

38 Quel format choisir si le destinataire ne possde pas Word ?

WordPad, lutilitaire de traitement de texte inclus dans Windows, est capable douvrir les fichiers Word .doc les plus simples. Choisissez le format .doc pour Word 6 pour tre sr de ne pas inclure de nouvelles fonctions dans le document. Vous disposez sinon du format .rtf que tous les ordinateurs peuvent lire. Pour lire le fichier sur un Macintosh sans Word, choisissez le format .rtf ou .txt.

39 Comment convertir le document dans un autre format de fichier ?

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Si Word permet douvrir des fichiers dorigines diverses, il permet galement denregistrer un document dans un format exploitable par un autre logiciel de traitement de texte. Dans la bote de dialogue Enregistrer sous, accessible par la touche F12, il suffit de slectionner le format qui convient dans la liste Type de fichier. Vous avez le choix parmi une varit de formats pour le Web, pour WordPerfect et pour Works. Dans le doute, choisissez le format .rtf et rservez .txt aux documents texte sans mise en forme. Ces deux formats sont quasi universels et peuvent souvrir dans tout diteur de texte.
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Figure 5-2

La conversion dans un autre format se fait en changeant le type de fichier au moment de lenregistrement.

Les fonctions les plus volues exploites dans le document ne seront pas forcment disponibles dans le nouveau format, surtout sil fait rfrence une version ancienne dun logiciel. Il est possible davoir dans le mme dossier deux documents portant le mme nom avec une extension diffrente ; cest lextension qui dtermine le format. Afficher les extensions de fichiers
Par dfaut, Windows XP masque les extensions de fichiers. Leur affichage se dfinit dans les options des dossiers. partir dune fentre de dossier, choisissez Outils>Options des dossiers. Dans longlet Affichage, dsactivez loption Masquer les extensions des fichiers dont le type est connu.

40 Les fichiers peuvent-ils tre exploits dans diffrentes versions de Word ?

Word 2003 est capable douvrir tous les documents crs dans une ancienne version de Word. Dans lautre sens, louverture dun fichier Word 2003 risque de poser problme dans une version antrieure Word 97. Pour ouvrir le fichier dans Word 97, Word 2000 ou Word 2002, vous pouvez enregistrer au format Word habituel. Pour Word 6 ou Word 7/95, vous viterez tout risque en choisissant le format Word 97-2003 & 6.0/95 - RTF. Le convertisseur de texte adapte les mises en forme pour les rendre compatibles avec lancien format Word.
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Garantir la compatibilit avec les anciennes versions

Il est possible de dsactiver dans un document les fonctionnalits les plus rcentes afin de rendre le fichier compatible avec Word 6 ou Word 97. Choisissez Outils>Options. Dans longlet Enregistrement, cochez loption Dsactiver les fonctionnalits introduites aprs et slectionnez Microsoft Word 97 ou 6. Dans ce dernier cas, vous confirmerez la conversion au moment de lenregistrement en rpondant Non au premier message et Oui au second. La liste des formats disponibles dans la bote de dialogue Enregistrer sous dpend de la slection de convertisseurs de texte installs avec Office.
Figure 5-3

La rtrocompatibilit implique de renoncer aux fonctions les plus rcentes.

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41 Comment exploiter la fonction Versions de Word ?

Word est capable denregistrer dans le mme fichier des versions successives du document, ce qui permet de revenir sur une ancienne version. La mmorisation dune version peut se faire automatiquement la fermeture du document ou lorsque vous choisissez denregistrer la version actuelle.
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Enregistrer une version

Pour enregistrer une version, choisissez Fichier>Versions. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Dans la bote de dialogue qui apparat, tapez un commentaire qui servira de titre la version. Pour dfinir lenregistrement automatique des versions, cochez loption Enregistrer automatiquement la fermeture du document.

Ouvrir une version

Pour revenir sur une ancienne version, il suffit de la slectionner dans la liste et de cliquer sur Ouvrir. Si vous modifiez cette version, il faut lenregistrer dans un fichier distinct par la commande Enregistrer sous.
Figure 5-4

vitez la confusion, conservez les versions successives dans un mme fichier.

42 Les documents ouverts sont-ils perdus en cas de fermeture accidentelle ?

Par dfaut, Word enregistre le document en cours toutes les dix minutes. Si vous avez d quitter le programme sans enregistrer les travaux en cours, au dmarrage suivant la fonction de rcupration vous propose douvrir la dernire version enregistre des documents ouverts. Pointez un fichier dans le volet de rcupration. Une infobulle indique sil sagit de la version originale ou dune version de sauvegarde automatique.
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Figure 5-5

Slectionnez la version ouvrir.

Les fichiers rcuprs portent la mention Rcupr entre parenthses. Il sagit alors dun nouveau fichier cr par Word. Le programme propose de lenregistrer sous un autre nom. Si vous tes certain que la version rcupre est plus rcente que la dernire version enregistre manuellement, remplacez loriginal en enregistrant la version rcupre sous le nom dorigine du fichier. Puisque le fichier existe dj sous ce nom, trois solutions vous sont proposes. Si vous hsitez, optez pour la deuxime option puis comparez les documents pour conserver la version la plus complte. Pour dcouvrir la fonction de comparaison de Word, voir question 252 .
Figure 5-6
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Choisissez ce que vous voulez faire du fichier rcupr.

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Si vous fermez le volet de rcupration sans enregistrer les documents rcuprs, il vous est propos de les conserver provisoirement ou de les liminer tout de suite.
Figure 5-7

Dernire opportunit de rcuprer le document de sauvegarde automatique.

Dfinir une sauvegarde plus frquente

Il est possible de changer la frquence denregistrement automatique. Choisissez Outils>Options. Dans longlet Enregistrement, changez le nombre de minutes pour loption Enregistrer les informations de rcupration automatique toutes les.

43 Les fichiers Word sont-ils changeables entre Windows et Macintosh ?

Oui, les fichiers Word crs sur Windows peuvent tre exploits sur Macintosh et inversement. Sous Macintosh, il est recommand dajouter lextension .doc pour faciliter lidentification du fichier sous Windows. Word doit tre install sur le Macintosh pour y lire les fichiers .doc. quivalence des touches
Dans ce manuel, toutes les instructions concernent la version Windows. Pour les utilisateurs Macintosh, retenez que les touches Ctrl et Alt du PC correspondent respectivement aux touches Pomme et Option du Mac ; pour la touche Entre, vous comprendrez Retour. Sur PC, le menu contextuel souvre dun clic droit de la souris (ou Maj + F10), tandis que sur Mac il faut cliquer tout en appuyant sur la touche Ctrl.
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44 Que faut-il retenir ?

Prenez le bon rflexe : appuyez sur Ctrl + S aussi souvent que possible pour enregistrer les dernires modifications. Pour viter les mauvaises surprises, choisissez le format du fichier en fonction du logiciel avec lequel il sera exploit sur une autre machine. Le format .rtf autorise des mises en forme moins labores que celles du format Word, mais il est universellement reconnu, ce qui en fait une valeur sre. Le format .doc peut souvrir dans WordPad.

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