10conseilspouroptimiser Outlook

AtelierLestechnologiesauservice delaproductivitducabinet PleLECABINETDUFUTUR www.expertscomptables.fr/65

Outlook est utilis par la plupart des professionnels de notre secteur. Malheureusementilnestpasutilisdefaonoptimum. Il nous permet denvoyer des emails plutt quun pigeon voyageur et de planifier nos rendezvous sans avoir faire un nud notre mouchoir. Maisonentendencoretropsouvent: ilmetdutempssecharger, ilmetdutempsrechercherunmail, ilnestpaseninteractionaveclesautresmoyensdecommunications FAUX! Grcecetoutilvouspourrezentreautres, Prendreplusrapidelelancementdelapplication, InteragiravecTwitterouMSNviaOutlook, VousdplacerrapidementdansOutlook, Rappeler automatiquement vos collaborateurs des rendez vous,desmailstraiter,destravauxraliser, Trouverrapidementunmailetc
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10 CONSEILS POUR OPTIMISER OUTLOOK

Table des matires

ConseilN1: OptimisationdOutlooklouverture ConseilN2: Gestiondelapagegnrale ConseilN3: Gestiondelensembledesfonctionnalits ConseilN4: Optimiserlarecherchededocuments ConseilN5: Gestiondelamessagerie ConseilN6: Gestiondescontacts ConseilN7: Gestionducalendrier ConseilN8: Gestiondelalisteetdestches ConseilN9: Gestiondesliensentrelesdiffrentsmodules ConseilN10: Gestiondelespacedisque&archivage

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Conseiln1:OptimisationdOutlooklouverture
SlectionnerlerpertoirededmarragedOutlook Le rpertoire douverture dtermine ce que vous voyez lorsquOutlook d marre : vous pouvez dcider si vous souhaitez voir la bote de rception, les emails non lus, le calendrier,etc. Vous pouvez donc dmarrer Outlook avec le rpertoire de votre choix et les tapes suivre pour faire ce choix sont les mmespourOutlook2003etOutlook2007. Cliquez sur Outils , puis Options . Ceci ouvre la fentre de dialogue Options. CliquezsurlongletAutre. Dans la section Gnral de cette page Autre, cliquez sur Options Avan ces,cequiouvriralafentre,cidessous,correspondante. Dans la section paramtres gnraux (General settings), vous trouverez un champ Dmarrer dans ce rpertoire . Cliquez, droite, sur le bouton Parcourir ( Browse ). Ceci ouvre la fentre de dialogue Slectionner un rpertoire. Slectionnez le rpertoire avec lequel vous souhaitez dmarrer Outlook, cli quezsurOKetrevenirdanslafentreprincipaledOutlook. Nota: Outlook aujourdhui est une manire de consulter vos activits es sentielles partir dun seul endroit. Bien quil ait t remplac par la ToDo Bar (barre verticale droite de lcran) depuis Outlook 2007, il est toujours disponibledanslesdeuxversionsdOutlook.Voustrouverezdavantagedinfor mationssurOutlookaujourdhuietcommentlefaireapparatreaudmar ragedOutlooksurwww.livingwithoutlook.com/outlooktoday.html SivousavezOutlook2010,lestapessontlessuivantes:
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Conseiln1:OptimisationdOutlooklouverture
DanslemenuFichier,allezsurOptions, Dans la fentre Options Outlook qui vient de souvrir, cliquez sur Optionsavancesdanslemenudegauche Danslapartiedroitedelafentre,allezalorsdansDmarrageetfermeture dOutlooketsuivezlesdeuxdernirestapesprcisesplushaut. DsactiverlesalertesdOutlookpourlesNouveauxMessages Cest une question de productivit ! Les nouveaux messages affluent cons tamment dans votre bote de rception et, par dfaut, Outlook vous alerte chaque fois. Cela revient au mme que davoir un collaborateur qui viendrait vousvoirtouteslescinqminutesavecunenouvellequestion. Si ces interruptions ne nuisent pas votre productivit conservez les aler tes ! Pour les dsactiver, allez dans Outils, choisissez Options au bas du menu etcliquezsurEmailOptions.

Si vous avez Outlook 2010, le chemin daccs est le suivant : Menu Fichier / sousmenu Options puis onglet Courrier dans la fentre OptionsOutlook/RubriqueRceptiondesmessages Dslectionnezlescasesctde: Emettreunsignalsonore Modifierrapidementlecurseurdelasouris Afficherlicneduneenveloppedanslabarredestches Afficherunealertesurlebureau Cliquez enfin sur OK. Naturellement, Outlook continuera expdier et rece voirdenouveauxemailsintervallesrguliersmaissansvousimportuner.
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Conseiln1:OptimisationdOutlooklouverture
Vous pourrez donc consulter votre bote de rception lorsque vous (et non Outlook)ledciderez. Activerlecorrecteurdorthographepourtouslesmessages. Vous arrivetil de commettre des fautes dorthographe ou dinattention ? Limportance lgitime que vous accordez au professionnalisme de vos emails justifie que vous demandiez Outlook de vrifier lorthographe dans tous vos messagessortants.Riendeplussimple!CliquezsurlemenuOutils,allezdans OptionsetslectionnezToujoursvrifierlorthographeavantdenvoyer. Si vous avez Outlook 2010, le chemin daccs est le suivant : Menu Fichier / sousmenu Options puis onglet Courrier dans la fentre OptionsOutlook/RubriqueCompositiondesmessages.

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Conseiln2:Gestiondelapagegnrale
Ajusterlepanneaudenavigation La fentre principale de la messagerie dans Outlook se compose de trois panneaux : le panneau de navigation ( gauche), la liste de messages (partie haute, sous la barre des menus) et le panneau de lecture (ou de prvisualisa tion).Lepanneaudenavigationprendbeaucoupdeplacecomptetenudeson utilit qui est de montrer larborescence des rpertoires. Si vous passez la plupartdutempslirevosemailsdanslabotederceptionoudansunnom bre limit de rpertoires personnels, vous aurez rarement besoin de ce pan neau. Rduisezle un tiers voire un quart de lcran pour mieux lire vos emails. Pour cela, glissez le curseur de la souris sur la frontire sparant les deux panneaux ; lorsque le curseur double flche apparat, cliquez et main tenez la pression tout en tirant de manire ajuster la taille des deux pan neaux adjacents. Cachez le panneau de navigation en appuyant sur Alt+F1. Lorsquevousenavezbesoin,appuyezsurAlt+F1.

Balayerrapidementlesmessages Lire vos messages peut prendre beaucoup de temps et il peut tre difficile dapprcier ceux qui sont importants et ceux qui peuvent tre supprims. Nhsitezpasutiliserlepanneaudeprvisualisationpluttquedouvrircha que message : de cette manire, vous pouvez lire chaque message, passer au suivant ou leffacer en quelques clics. Si vous trouvez aprs lavoir parcouru quevousnavezpasbesoindelirelasuitedelemail,supprimezleouappuyez sur la flche vers le bas pour passer au suivant. Si vous voulez au contraire le lire en entier, appuyez sur la barre Espace. Lorsque vous atteignez la fin de lemail,vouspasserezausuivantenappuyantsurlabarreEspace.

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Conseiln3:Gestiondelensembledesfonctionnalits
Ouvrirdenouvellesfentres Passer dune fentre Outlook une autre (Calendrier, Bote de rception, Contacts, etc.) est parfois ncessaire, selon les tches que vous effectuez. Si vous trouvez que vous alternez beaucoup, arrtezvous. Ouvrez chaque appli cation (ou rpertoire) dans sa propre fentre et utilisez la Barre de Tches (compltementenbasdevotrecran)pourpasserrapidementdelunelau tre. Il vous suffit pour cela de simplement dun clic droit sur lapplication, par exemple calendrier ou le rpertoire souhait, et de choisir Ouvrir dans une nouvellefentre.Ouvrezautantdefentresquerequis.Pourpasserdelune lautre, cliquez simplement sur licne correspondante dans la Barre de t ches. Decettemanire, vousretournez toujours exactement la fentredans ltat o vous lavez quitte. Si la Barre de tches nest pas disponible ou trop charge, utilisez le raccourci Alt+Tab pour voluer entre les applications ou vertes. Pour fermer une fentre, cliquez simplement sur son bouton Fermer. Choisissez Fermer dans nimporte quel menu Fichier pour fermer toutes les fentresOutlookenmmetemps.

Visualiserdavantagederpertoires Si vous travaillez avec de nombreux rpertoires, vous pouvez allonger la vue de la liste de rpertoires en supprimant les raccourcis vers les applications au bas du panneau de navigation. La frontire entre les boutons de raccourcis et la liste des rpertoires compte plusieurs points gris. Tirez simplement cette frontire vers le bas pour pousser les raccourcis hors de vue et augmenter le nombrederpertoiresvisiblesdanslalisteetaccessiblesrapidement.Lesrac courcis restent disponibles au bas du panneau, sous la forme dicnes donc vousnavezrienperdu!
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Conseiln3:Gestiondelensembledesfonctionnalits
UtiliserdesraccourcisdansOutlook Voici des raccourcis clavier qui Raccourci marchent o que vous soyez CTRL1 dans Outlook. Chaque fois que CTRL2 CTRL3 vous pouvez remplacer la mani CTRL4 pulationdelasourisetunclicpar CTRL5 un de ces raccourcis, vous cono CTRL6 CTRL7 misezunpeudetempsetdner F6 gie qui saccumuleront au fil des CTRLY CTRLN semaines:

Action OuvrirlaBotederception OuvrirleCalendrier OuvrirlesContacts OuvrirlesTches OuvrirlesNotes AfficherlalistederpertoiresdupanneaudeNavigation AfficherlalistederaccourcisdupanneaudeNavigation ChangerentrelespanneauxouvertsdanslafentreOutlook SlectionnerunrpertoireOutlookouvrir Crerunnouvellmentdanslapplicationovoustes

CTRLSHIFTM Crerunnouvelemail CTRLSHIFTA Crerunenouvellerunion CTRLSHIFTK Crerunenouvelletche

Rcuprerrapidementunmessagesupprim Si vous venez de supprimer un message et que vous souhaitez le rcuprer, appuyez simultanment sur CtrlZ pour le faire rappa ratre. CtrlZ est galement loutil utiliser pour annuler toute sup pression dans les autres applications Windows, et peut vous sauver la mise si vous venez, par exemple, deffacer plusieurs pages de contenu dans Word.

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Conseiln4:Optimiserlarecherchededocuments
Utiliserlarechercheavance. Si vous estimez quOutlook ne trouve pas assez vite vos messages ou que vous en avez assez de multiplier les requtes sans succs,utilisez la recherche avance : cliquez sur CtrlShiftF pour ouvrir la bote de dialogue et slection nez les options telles que Rechercher uniquement le sujet des emails pour gagnerdutemps. Utiliserlarechercheinstantane(partirdOutlook2007)pourplusdeffi cacit La recherche instantane est unnou vel outil disponible dans toutes les applications dOutlook (emails, ca lendrier, contacts, rpertoires, etc) : la position et lapparence de la bote de recherche varie lgrement dune application lautre mais elle est toujours en haut du panneau dans lequelvousrecherchezunlment. Voiciparexemplequoielleressem blepourlemail: Et la voici dans le Calendrier:

De manire basique, pour faire une recherche, tapez simplement le mot ou groupe de mots dans la bote. Alors que vous tapez, tous les lments dans Outlook ne contenant pas votre texte vont disparatre. Vous navez plus qu parcourirleslmentsrestants.
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Conseiln4:Optimiserlarecherchededocuments
Il y a deux autres fonctionnalits intressantes que vous devez connatre: Activerlarechercheinstantane Pour cela, vous aurez besoin dun composant du programme de recherche de Windows (Windows Desktop Search); ce programme est inclus dans le sys tme dexploitation depuis Vista mais si votre PC est toujours sous XP, vous devrez linstaller. Microsoft a bien fait les choses dans ce cas puisquOutlook 2007 (et 2010) vous demandera automatiquement si vous souhaitez installer ce programme (fentre cidessous) la premire fois que vous ouvrirez lappli cation.

Etendre le panneau de recherche instantane pourplusdoptions Lorsque vous observez la bote de recherche, vous remarquez une double flche sur la droite. Cliquez dessus et le panneau de recherche va souvrir, vouspermettantdepersonnaliserlarecherche.

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Conseiln4:Optimiserlarecherchededocuments
Votre recherche sera dautant plus affine et efficace que vous utiliserez le plus de champs votre disposition. Ceuxci varieront selon lapplication dOu tlook dans laquelle vous vous trouverez, sachant que vous pourrez en outre ajouterdautreschamps. Assurezvous que la recherche dOutlook 2007 de vos messages couvre le rpertoiredesmessagessupprims. Il est bon de noter que les moteurs de recherche de Vista et Outlook 2007 ne fonctionnent malheureusement pas de la mme manire : la mme requ te pourra vous donner des rsultats diffrents. En particulier, Vista recherche automatiquement le rpertoire des Elments Supprims dans Outlook alors quOutlook 2007 ne le fait pas. Afin de rduire les risques de confusion, ajou tezcerpertoireauxchampsderecherchedOutlook: DansOutlook2007: Cliquez sur Outils , puis Recherche instantane puis Options de rechercheafindenouvrirlabotededialogue. Dans la section des Elments supprims de cette bote de dialogue, cochez lacaseInclurecesmessages. CliquezsurOK. DansOutlook2010: Choisissez Options dans le menu Fichier , puis Recherche dans la fentreOptionsOutlook Dans la section des Rsultats , cochez la case Inclure les messages du dossierElmentssupprims(). CliquezsurOK.

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Conseiln5:Gestiondelamessagerie
Acclrerlarapiditdetlchargementdesemails Beaucoup demails vous parviennent en format HTML, gnralement bards de graphismes, photos et autres mises en pagelches. Ces messages prennentplus long temps tlcharger que du texte, ce qui est particulire mentfrustrantlorsquevoustesendplacement. Cependant, la bonne nouvelle est que pour gagner du temps vous navez pas pour autant renoncer au format HTML. Choisissez plutt de ne tlcharger les images que sivousenavezrellementbesoin.DepuislemenuOutils, choisissez Options et cliquez sur longlet Scurit . Cliquez sur Changer les Paramtres de Tlchargement Automatiques dans la section Tlcharger les Images. Slectionnez Ne Pas Tlcharger les Images Ou Autre ContenuAutomatiquementdanslesemailsenHTML.CliquezsurOKdeuxfois. Non seulement vos emails se tlchargeront plus rapidement mais vous pour rez galement balayer vos messages plus vite car Outlook ne rcuprera pas lesimageslorsquevousslectionnerezunmessage. Lorsque vous voudrez voir des images, un clicdroit sur leur emplacement ouvrira un menu o vous slectionnerez Tlcharger les Images, ou simple mentcliquezsurlabannireenhautdelemail.Lorsquevousfermerezlemes sage, Outlook vous demandera si vous souhaitez sauvegarder les modifica tions.Sioui,lesimagesserontconserves,sinon,ellesserontdenouveausup primesdumessage.

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Conseiln5:Gestiondelamessagerie
ConfigurerOutlookpourintgrerWindowsLiveMessenger Depuis Outlook 2003 dj, Microsoft a intensifi ses efforts pour largir les fonctionnalits dOutlook, audel des traditionnels emails et contacts. La connexion avec lapplication de messagerie instantane Live Messenger ajoute le conceptdeprsenceOutlook. Lorsque vous utilisez un programme de messagerie instantane, vous pouvez voir si vos contacts sont, ou pas, en ligne. Ceci vous aide choisir le mode de communication appropri lacirconstance,entreemail,tlphoneouchat(discussioninstantane). La connexion de Windows Live Messenger (WLM) et Outlook permet de vi sualiser ce type dinformation pour tous vos contacts, au moyen de bulles de couleur : une bulle verte signifie que la personne est en ligne tandis que rougesignifiequelleestoccupe. Pourralisercetteconnexion,assurezvousdabordqueWLMestbieninstal lsurvotrePCetquevoustesconnectPuis: CliquezsurOutils,puisOptionspourouvrirlabotededialogueOptions. CliquezsurlongletAutre. Cliquez sur Afficher le Statut En Ligne A Ct du Nom dans la section NomsdePersonnesdelapage(cetteoptionseragrisesivousnavezpasins tallWLM). En option, vous pouvez dfinir Afficher le statut En Ligne Dans les Champs De Destinataires pour connatre la prsence de vos interlocuteurs directe mentdansunemail.
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Conseiln5:Gestiondelamessagerie
SivouspossdezOutlook2010,lechemindaccsestlesuivant: Choisissez Options dans le menu Fichier , puis Contact dans la fe ntreOptionsOutlook. Dans la section des Etat et photographies en ligne , cochez la case Afficher ltat de connexion ct dunomdelapersonne. CliquezsurOK. Une fois que la connexion est tablie, vous verrez des bulles de couleur ct des contacts Outlook qui seront galement devenus des contacts dans Live Messenger. Si vous faites un clic droit sur cette bulle pour une personne en ligne, Outlook affichera un menu vous offrant une liste doptions pour com muniqueraveccettepersonne.

UtiliserOutlookpouraccdervotrecompteTwitter Pourquoi ne pas utiliser Outlook pour grer, en plus de vos emails, contacts et agenda, votre compte Twitter ? Voil li de derrire TwInbox, un composant gratuit qui ajoute la barredoutilsTwitterOutlook. Une fois install, TwInbox ajoute un nouveau rpertoire votre bote de rception. Il peut galement crer des rper toiresindividuelspourchaqueexpditeur.
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Conseiln6:Gestiondescontacts
Ajouterrapidementuncontactreuparemail Sivousvoulezajouterlexpditeurdunemailvotrelistedecontacts,ilvous suffit de faire un clic droit sur le nom de la personne (le mail tant ouvert) et de slectionner Ajouter aux Contacts. Trs utile, surtout si vous supprimez rgulirementlesemails,votrelistedecontactsresterajour.

Conseiln7:Gestionducalendrier
VisualiserplusieurssemainesdansvotreCalendrier Parfois une vue arienne de votre agenda est le meilleur moyen de sorgani ser pour les semaines venir. Lorsque vous ouvrez le calendrier dOutlook, la vuepardfautestdedeuxmoisconscutifsdanslepanneauenhautdroite: avec laide de votre souris, slectionnez depuis la date en haut gauche et tirez votre pointeur jusqu la date la plus loigne (limite 6 semaines!) dans le temps (en bas droite donc). Lorsque vous relchez la souris, vous verrez vos six semaines (maximum), proprement arranges et vous naurez quappuyersurImprimerpourlavoirsurpapier.

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Conseiln8:Gestiondelalisteetdestches
Il faut savoir que les tches dans Outlook ne sont vraiment pertinentes que tant quelles sont lies des messages requrant votre raction. Cest pour cela que les conseils qui suivent se concentrent sur la bote de rception : partir dun email reu, vous pouvez vous crer une tche et personnaliser l chance et les rappels ; partir dun email que vous envoyez, vous pouvez assignerdestchesauxdestinatairesetlessuivreaisment. Pour grez efficacement une liste de tches grce Outlook, et vous assurez quevouslesraliserezdansletempsimparti,lameilleuresolutionestdevous crer, pour chaque tche, une runion dans votre Calendrier : choisissez le moment dans la journe o vous pourrez vous y consacrer, dfinissez une du re approximative au temps requis que vous estimez pour cette tche. En fai sant cela, vous vous rservez des plages de travail o vous pourrez vous concentrer,seulouavecvoscollaborateursvostchesimportantes(deplus, comme vu dans la section 5, Outlook actualisera votre statut de prsence etvousapparatrezautomatiquementOccupdansLiveMessenger). Grouperlestchesparordredimportance Le tableau des tches vous aide suivre les tches. Par dfaut, Outlook trie les tches par importance. Pour indiquer limportance dune tche, utilisez la liste qui se dploie droite du point dexclamation dans votre bote de rception. Comme pour toutes les autres vues, vous pouvez trier les tches rapidement en cliquant sur le critre de vo tre choix (Objet, Statut, Date, etc). Ce qui nest pas vident mais tout aussi facile est le tri des tches par initiateur.Pourtrierdestchesenfonctiondesperson nes qui les ont cres, choisissez Organiser par (cf cidessous)etslectionnezFrom. Rappelezvous quun paramtre choisi dans Organiserparresteactifjusqucequevouslechangiez.

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Conseiln8:Gestiondelalisteetdestches

Modifierdestchessanslesouvrir En cliquant deux fois sur une tche (dans le rpertoireTches),vousouvrezlatchedans une nouvelle fentre. Souvent, cela nest pas ncessaire si vous ne souhaitez modifier quun paramtre : un seul clic vous ouvre le mode modifications et vous dispense dou vrir la tche; cependant, chaque cellule r agit diffremment. Par exemple, le champ Statutafficherasalistedroule,etlechamp DateButoir afficheraun calendrier. En outre, vous navez pas choisir Nouveau dans le menu Fichier pour ouvrir une nouvelle tche. Doublecliquez simplement sur uneligneviergeouappuyersurCtrl+N. Envoyer des rappels vos collaborateurs pour ragir vos messages Si vous passez beaucoup de temps dans Outlook, cette as tuce peut considrablement augmenter votre productivit. Bien qulmentaire, elle est trs rarement utilise. Pour crer un rappel (visible dans votre bote de rception) pour agir ou ragir un message dans Outlook 2003, faites un clic droit sur le mes sageauquelvousvoulezajouterlerappel,slectionnezSuivi,etchoisissezune Date Butoir pour lchance (jour et heure). Depuis Outlook 2007, cela est encore plus simple puisque dans la barre doutil du message, il y a un bouton avecundrapeaurougesurlequelilvoussuffitdecliquer.Lorsquevouscliquez sur OK, le message vous sera signal pourque vous vous souveniez dy rpon dre et lchance sera automatiquement contrle. Pour supprimer le rappel, unclicdroitsurlemessageouledrapeausuffit.
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Conseiln9:Gestiondesliensentrelesdiffrentsmodules
Vous arrivetil parfois davoir crer une tchebase surun emailque vous venez de recevoir ? Ou transformer une tche (liasse fiscale Client X) en un rendezvous (Prsentation Comptes Client X, Jeudi 9h)? Vous pouvez le faire manuellement en crant le nouvel lment puis en copiant linformation de lancien dans le nouveau, et peuttre aussi annuler lancien. Ou vous pouvez utiliserlafonctionnalitglisser&dposer"dOutlook. Transformerdeslmentsduntypeunautre Suivezlestapessuivantespourmagiquementtransformerunlment Outlookduntypeunautre: Faitesunclicdroitetglisserllmentquevousvouleztransformer. Si la bonne fentre est visible, dposez llment dessus. Si elle ne lest pas, dposezllmentsurlebonboutondanslepanneaudenavigation.

Sivousavezchoisilecalendrier,unnouveaurendezvousseracr,intgrant les informations contenues dans llment initial (par exemple un mail) ; il vous restera dfinir lheure et lendroit, sur la base des informations conte nues dans llment prcdent. Si vous choisissez les contacts, un nouveau contactseracravecnotammentlescoordonnesdelexpditeurdumail. Sauvegardezlenouvellmentetfermezle.

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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
Autoarchivage
La fonctionnalit dautoarchivage dans Outlook supprime compltement les anciens lments et les stocke dans un fichier spar appel archive.pst . Ces donnes stockes sont toujours disponibles dans Outlook si vous en avez besoin, mais elles nencombrent pas votre message rie. Dplacer de vieilles donnes vers ce fichier PST peutacclrerOutlookcarildsengorgelefichierPST principal. Nous allons voir comment configurer Outlook afin que ces lments anciens soient automatiquement archivs. Il y a deux tapes fondamentales : la premire est de configurer les param tres globaux sappliquant aux rpertoires contenant les lments dOutlook (hors Contacts). La seconde concerne les paramtres locaux qui commandent certainsrpertoires. Nota:LeprocessussuivantestvalablepourOutlook2003et2007.

Configurationdesparamtresglobauxdautoarchivage
Dans le menu principal dOutlook, cliquez sur Outils , puis Options pourouvrirlabotededialogueOptions. Dans cette bote, cliquez sur longlet Autre , puis sur le bouton Auto archivage . Dans la nouvelle bote de dialogue qui vient de souvrir, assurez vous que loption Dmarrer lautoarchivage tous les X jours est active. Elle est par dfaut fixe 14 jours, ce qui est suffisant, mais si vous recevez beaucoupdemails,vouspouvezraccourcirledlai. Si vous voulez quOutlook vous demande lautorisation avant darchiver au tomatiquement, cochez la case Demander avant lexcution de larchivage automatique. Activez loption de suppression des lments prims si vous voulez quOu tlooksupprimedesfichierscaducs. ActivezloptionArchiverousupprimerlesancienslments.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage

Si vous voulez un accs facile aux lments archivs (une bonne ide!), acti vezloptionAfficherlerpertoiredarchivesdanslalistedesrpertoires. Netouchezpasauxparamtrespardfautpourlabotedarchivage. CliquezsurAppliquercesparamtrespourtouslesrpertoires. CliquezsurOKdeuxfoispourretournerlafentreprincipaledOutlook. Nota : si vous possdez Outlook 2010, le chemin daccs la boite de dialo gue est le suivant : choisissez Options dans le menu Fichier , puis Options avances dans la fentre Options Outlook et enfin la section Archivageautomatique.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
Configurerlesparamtreslocauxdautoarchivage Vous pouvez configurer ces paramtres locaux pour nimporte quel rpertoi re. Ils simposent aux paramtres globaux. Par exemple, vous pouvez commu niquer beaucoup par email avec votre frre, et choisir de ne pas archiver ces messagesconversationnels. Dans le panneau de Navigation, faites un clic droit sur le nom du rpertoire quivousintresse. Dans le menu qui apparat, cliquez sur Proprits. Ceci ouvre la bote de dia loguedespropritsdecerpertoire. Cliquez longlet Auto archivage pour accder la pagecidessous. Slectionnez lune des trois options: Narchiver aucun lment de ce rpertoire, Archiver les lments de ce rpertoire en utilisant les paramtres par dfaut, ou Archiver ce rpertoire en utilisantcesparamtres. Cliquez sur OK pour retour ner la fentre principale dOutlook.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
ArchivagedevosdonnesOutlook(parexemplesurunebaseannuelle) Par dfaut, Outlook 2003 range les donnes dans des endroits difficiles identifierquivarientselonlesversionsdeWindowsetdOutlookinstalles,de mme que de la configuration dOutlook avec le serveur Microsoft Exchange. Cette disparit rend complique la gestion de vos donnes. Cest pourquoi il est sans doute plus astucieux de mettre tous ses ufs dans le mme pa nieretdefaireunesauvegardedupanier! Voici une stratgie de sauvegarde pour Outlook 2003 que vous auriez int rtsuivrepourvitertoutdsastrededonnes: # Crez un sousrpertoire Mon Outlook dans le rpertoire Documents, pourcontenirlescopiesdevosdonnes. # Utiliser la sauvegarde des rpertoires personnels pour stocker les sauve gardesdansMonOutlook. #UtiliserAutoArchivepourstockerlesancienslmentsdansMonOutlook #FaitesdessauvegardesdeMonOutlookrgulirement. Depuis Outlook 2007, les choses se sont considrablement simplifies: le fichier Rpertoire Personnel (.pst / PST) est lendroit o Outlook conserve vos donnes (lorsque vous nutilisez pas de serveur Microsoft Exchange). Chaque PST contient tous vos rpertoires Outlook, incluant la bote de rcep tion,lecalendrier,lescontacts... Vous pouvez avoir un seul PST (habituellement appel Rpertoires Inter net ou Rpertoires Personnels dans votre liste de rpertoires), et vous pouvez galement avoir des fichiers PST pour vos archives. En sauvegardant cesPST,voussauvegardeztoutesvosinformationsgresdansOutlook.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
AssurezvousquOutlookestfermavantdecommencerceprocessus. Il y a deux options pour accder vos fichiers de donnes. Dans le menu principal, vous pouvez cliquer, soit sur Fichier , puis Gestion Fichier de Donnes,soitsurOutils,puisParamtresducompte

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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
Sil nest pas dj slectionn, cliquez sur longlet Fichier des Donnes . Vous pouvez avoir un ou plusieurs fichiers de donnes. Ces fichiers sont l o vousstockezvosemails,calendriers,etc.

Slectionnez les fichiers que vous souhaitez sauvegarder et cliquez sur lic ne Ouvrir le fichier . Cela lancera Windows Explorer et vous emmnera lendroit o le fichier est sauvegard. Dansce rpertoire,vous devriez trouver unfichiernommoutlook.pst. Gravez ce fichier sur un CDROM ou tout autre support. Si vous archivez vos emails,assurezvousquevoussauvegardezgalementlefichierarchive.pst.

CompressiondesfichiersPST
Une question : quarrivetil au fichier PST lorsque vous effacez un lment dOutlook ? Llment est envoy dans le rpertoire des Elments Supprims. Puisquilpeutytrercupr,ilestdonclogiquequiloccupetoujoursunpeu deplacesurlefichierPST.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
Et maintenant, que se passetil lorsque vous videz le rpertoire des El mentsSupprims?Llmentadisparuphysiquementetnepeutplustre rcupr (en utilisant des moyens normaux ). Llment a galement dis paru du fichier PST MAIS lespace quil occupait ne peut tre pris par un autre lment. Ce qui veut dire que votre fichier PST deviendra, sauf accident, de plus en plus lourd avec le temps, mme si vous gardez le nombre dlments constants. Voici pourquoi vous devez compresser rgulirement vos fichiers PST. Ce faisant, vous rcuprez lespace qui tait rest indisponible. Ceci aide Outlook fonctionner plus efficacement. Effectuer une compression deux fois par an estunebonnefrquence,saufsiOutlookralentitsignificativement. Compression pour Outlook 2003 CliquezsurFichier,puisdanslemenu,surGestiondesFichiersdeDon nes,cequiouvrelabotededialoguecorrespondante. Slectionnez le fichier PST que vous voulez compresser, puis cliquez sur le boutonParamtres,cequiouvrelabotededialoguecorrespondante. CliquezsurlongletGnral,puisCompression. Unefoislacompressionacheve,cliquezsurOKpuisFermer. Le fichier PST est maintenant compress. Rptez la squence pour vos au tresPST. Compression pour Outlook 2007 Cliquez sur Fichier , puis Gestion des Fichiers de Donnes . Ceci ouvre la bote de dialogue Paramtres du Compte, allez dans la page de longlet FichiersdeDonnes. SlectionnezlefichierPSTquevousvoulezcompresser. Cliquez sur Paramtres . Paramtres et autres options apparaissent au dessus de la liste des fichiers PST. Ceci ouvre la bote de dialogue ParamtrespourlefichierPSTchoisi. CliquezsurCompresserMaintenant. Unefoislacompressionacheve,cliquezsurOKpuisFermer.
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Conseiln10:Gestiondelespacedisque&archivage
CompressionpourOutlook2010 Cliquez sur l'onglet Fichier du ruban, puis cliquez sur l'onglet Informationsdanslemenu. Cliquez sur l'onglet Paramtres du compte , puis cliquez de nouveau sur Paramtresducompte. Cliquezsurl'ongletFichiersdedonnes. Cliquezsurvotredossierpersonnel,puiscliquezsurParamtres. Sousl'ongletGnral,cliquezsurCompresser. CliquezsurOK,puissurFermer.

Vous venez de perdre quelques minutes lire ce document, retourner maintenant sur Outlook pour rentabiliser votre investissement...

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CongrsdelOrdredesExpertsComptables Strasbourg 14,15et16octobre2010