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MS-Project 2002 – Suivi de projet

Contrainte
Pour pouvoir utiliser la fonction de suivi de projet, il est indispensable d’enregistrer votre fichier « avec
une planification » lors du premier enregistrement.
(outil / suivi / enregistrer planification initiale)

Suivi de projet
Une fois que le projet est lancé, vous pouvez effectuer le suivi des dates de début et de fins réelles de
chaque tâche. Le suivi du réel vous montre comment les modifications (de dates, de durée etc.)
affectent les autres tâches et, par conséquent, la date de fin du projet.

Pour pouvoir afficher le suivi réel du projet, afficher le «Gantt suivi ». (Affichage > Gantt suivi).

L'affichage Gantt suivi met en parallèle pour chaque tâche les prévisions actuelles et initiales. Lorsque
vous avez enregistré le projet avec une planification initiale, mais n'avez pas encore entré les données
d'avancement réelles, dans cet affichage, les barres planifiées sont synchronisées avec les barres
prévues ou réelles.

Lorsque vous entrez les données réelles, la barre supérieure se déplace pour indiquer un mouvement
par rapport à la planification. Par exemple, si la date de début de « L'inventaire des objets » bouge de
deux jours et que cette tâche est achevée à 55 %, la barre prévue rouge s'étend sur deux jours au-
delà de la barre planifiée inférieure.

Pour afficher les champs de variation, dans le menu Affichage, pointez sur Table, puis cliquez sur
Variation.

Mettez à jour l'avancement des tâches dans votre projet.

 Si la tâche a commencé à la date prévue, cliquez sur la tâche, puis cliquez sur Mettre à jour
selon les prévisions.
 Si la tâche n'avance pas conformément aux prévisions, voici la procédure à suivre :

Procédure à suivre si l’avancement des tâches ne correspond pas aux


prévisions :

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.


2. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d'outils, puis cliquez sur Suivi si l'option n'est pas
encore sélectionnée.
3. Dans le champ Nom de la tâche, sélectionnez les tâches que vous souhaitez mettre à jour.
4. Pour sélectionner des tâches qui ne se trouvent pas les unes à la suite des autres, maintenez
la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les tâches. Pour sélectionner des tâches adjacentes,
maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la première et sur la dernière tâche que
vous voulez mettre à jour.
5. Icône « Mettre à jour les tâches » de la barre d’outil suivi
6. Sous Réel, tapez ou sélectionnez une date dans la zone Début ou Fin.

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7. Si vous entrez une date de fin, assurez-vous que la tâche est achevée à 100 % ; Microsoft
Project supposera que la date est correcte et replanifiera les tâches en conséquence.
8. OK

Remarque : Entrer une date réelle de début ou de fin pour une tâche modifie la date prévue
correspondante pour cette tâche. Les dates planifiées, toutefois, restent inchangées.

Entrer la durée réelle d'une tâche

Si vous savez depuis combien de jours une tâche a commencé et si son avancement est conforme
aux prévisions, vous pouvez suivre l'avancement en entrant la durée de l'intervention de la ressource
sur cette tâche.

Lorsque vous entrez la durée réelle d'une tâche, Microsoft Project met à jour la date de début réelle, le
pourcentage d'achèvement de la tâche ainsi que la durée restante de la tâche dans les prévisions.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.


2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche pour laquelle vous souhaitez entrer la
durée réelle.
3. Dans le menu Outils, pointez sur Suivi, puis cliquez sur Mettre à jour les tâches.
4. Dans la zone Durée réelle, tapez la durée réelle de la tâche.
5. Cliquez sur OK.

Conseil : Si vous pensez qu'une tâche se terminera plus tôt ou plus tard que ce qui était initialement
prévu, vous pouvez entrer une nouvelle valeur dans la zone Durée restante.

Mettre à jour l'avancement d'une tâche sous forme de pourcentage

Vous pouvez indiquer le taux d'avancement d'une tâche en entrant le pourcentage d'achèvement de
cette tâche. Dans le cas de tâches relativement courtes, il n'est pas forcément intéressant de suivre
l'avancement de façon aussi précise ; mais pour des tâches plus longues, l'indication du pourcentage
d'achèvement aide à suivre l'avancement réel de la tâche par rapport à la planification initiale.

1. Dans le menu Affichage, cliquez sur Diagramme de Gantt.


2. Dans le champ Nom de la tâche, cliquez sur la tâche dont vous souhaitez mettre à jour
l'avancement.
3. Cliquez sur Informations sur la tâche, puis sur l'onglet Général.
4. Dans la zone % achevé, tapez un nombre entier compris entre 0 et 100.
5. Cliquez sur OK.

Remarques

 Microsoft Project calcule le pourcentage d'achèvement de la tâche récapitulative en se basant


sur l'avancement de ses tâches subordonnées. Vous pouvez également entrer manuellement
le pourcentage d'achèvement de la tâche récapitulative ; Microsoft Project l'utilise alors pour
calculer le pourcentage d'achèvement de ses tâches subordonnées.
 Par défaut, Microsoft Project indique le pourcentage d'achèvement de la tâche sous la forme
d'un fin trait noir horizontal au milieu de chaque barre du Gantt du diagramme de Gantt.
 Lorsque vous marquez une tâche comme achevée à 100 %, Microsoft Project affiche une
coche dans le champ Indicateurs.

Conseil : Vous pouvez utiliser les boutons de la barre d'outils Suivi pour mettre à jour l'avancement
de la tâche et effectuer d'autres activités de suivi. Pour afficher cette barre d'outils, pointez sur Barre
d'outils dans le menu Affichage, puis cliquez sur Suivi.

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Conclusion

Lorsque vous enregistrez une planification initiale puis mettez à jour vos prévisions, vous pouvez
comparer la planification initiale avec l'avancement réel afin d'identifier des variations. Ces variations
vous indiquent les parties du projet qui ne correspondent pas à la planification.

Pour respecter les prévisions de votre projet, assurez-vous que les tâches commencent et finissent à
temps autant que possible. Chaque projet subit des variations, mais il est important de repérer les
tâches qui diffèrent de la planification initiale le plus tôt possible pour pouvoir ajuster les
interdépendances de tâches, réaffecter les ressources ou supprimer certaines tâches afin de
respecter les échéances.

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